BAB XMANAJEMEN KOMUNIKASI

ADEL WIRATAMABAYU AGUNG

MANAJEMEN PROYEK TI

Tujuan Pembelajaran

• Memehami pentingnya Komunikasi yang baik dalam sebuah proyek

• Menjelaskan bagian-bagian dari perencanaan manajemen komunikasi dan bagaimana membuat sebuah perencanaan manajemen komunikasi

• Menjelaskan berbagai metode untuk meningkatkan komunikasi proyek, seperti mengelola konflik, menjalankan pertemuan yang efektif, dengan menggunakan e-mail dan teknologi lainnya secara efektif, dan lainnya

Pentingnya Komunikasi yang baik dalam sebuah proyek• Ancaman terbesar bagi sebuah proyek adalah

kegagalan untuk berkomunikasi• Orang-orang uang bekerja dibidang TI bukan

merupakan komunikator yang baik• Penelitian menunjukkan bahwa profesional TI harus

mampu berkomunikasi secara efektif untuk berhasil dalam posisi mereka

• Kemampuan verbal yang kuat merupakan faktor kunci dalam kemajuan karir bagi profesional TI

Tahap-tahap dalam Manajeman Komunikasi Proyek• Mengidentifikasi stakeholder: mengidentifikasi semua orang yang terlibat

dalam sebuah proyek dan menentukan cara terbaik untuk mengelola hubungan dengan mereka

• Perencanaan komunikasi: menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi para stakeholder

• Mendistribusikan informasi: membuat informasi yang dibutuhkan tersedia bagi stakeholder secara tepat waktu

• Mengelola harapan pemangku kepentingan: mengelola informasi dan komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan menyelesaikan masalah

• Pelaporan kinerja: mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan perencanaan

Mengidentifikasi stakeholder

• Tujuan akhir dari manajemen proyek adalah untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek, sehingga Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi siapa stakeholder dalam sebuah proyek

• Dua output utama dari proses ini meliputi:• Daftar Stakeholder : sebuah dokumen yang mencakup rincian

terkait dengan identifikasi setiap stakeholder • Stakeholder strategi manajemen: suatu pendekatan untuk

membantu meningkatkan dukungan dari para stakeholder, sering kali berisi informasi sensitif

Perencanaan Komunikasi

• Setiap proyek harus mencakup beberapa jenis rencana pengelolaan komunikasi, dokumen yang memandu proyek komunikasi

• Membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek juga membantu dalam perencanaan komunikasi

Communications ManagementPlan Contents• Komunikasi yang dibutuhkan oleh Stakeholder • Informasi yang akan dikomunikasikan,

termasuk format, isi, dan tingkat detail• Orang-orang yang akan menerima informasi

tersebut dan siapa yang akan memproduksinya• Metode yang disarankan atau teknologi untuk

menyampaikan informasi

Communications Management (cont..)• Frekuensi komunikasi• Eskalasi prosedur untuk menyelesaikan

masalah• Revisi prosedur untuk memperbarui rencana

manajemen komunikasi• Kamus istilah umum

Pendistribusian Informasi

• Memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang berguna adalah sama pentingnya dengan pengembangan informasi itu sendiri

• Pertimbangan penting termasuk:• Menggunakan teknologi untuk meningkatkan

distribusi informasi• Formal dan informal metode untuk mendistribusikan

informasi

Mendistribusikan Informasi dalam Cara efektif dan tepat waktu• Jangan memendam informasi penting• Jangan takut untuk melaporkan informasi yang

buruk• Komunikasi lisan melalui pertemuan dan

pembicaraan informal membantu membawa informasi penting(baik yang bersifat baik atau buruk) menjadi terbuka

Pengelolaan Stakeholder

• Manajer proyek harus memahami dan bekerja sama dengan berbagai pihak

• Perlu menemukan cara untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah

• Matriks manajemen harapan dapat membantu memperjelas harapan

• Pelaporan kinerja yang berkesinambungan, dimana stakeholder diberitahu tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek:

• Laporan status :menggambarkan keadaan proyek dalam waktu tertentu

• Laporan kemajuan: menggambarkan apa yang telah dicapai selama periode waktu tertentu

• Forecasts : memprediksi status proyek masa depan dan kemajuan berdasarkan informasi masa lalu dan tren

Saran untuk Meningkatkan Komunikasi Proyek• Mengelola konflik secara efektif• Mengembangkan keterampilan komunikasi

yang lebih baik• Jalankan pertemuan yang efektif• Gunakan e-mail dan teknologi lainnya secara

efektif• Gunakan template untuk komunikasi proyek

Metode Penanganan Masalah

• Konfrontasi: langsung menghadapi konflik dengan menggunakan pendekatan pemecahan masalah

• Kompromi: menggunakan pendekatan memberi dan menerima

• Smoothing: memperkecil perbedaan dan memperbesar persamaan

• Memaksa: pendekatan menang-kalah• Penarikan: mundur atau menarik diri dari suatu perselisihan

aktual atau potensial• Kolaborasi: pengambil keputusan menggabungkan sudut

pandang yang berbeda dan wawasan untuk mengembangkan konsensus dan komitmen

Rapat yang EfektifTentukan terlebihdahulu apakah rapat dapat dihindari Tentukan tujuan dan outcome yang diinginkan dari sebuah

rapat Tentukan siap yang hrs menghadiri rapatBerikan agenda rapat sebelum rapat dilaksanakan pada

semua peserta rapatPersiapkan segala perlengkapan sebelum rapat seperti

handout, alat peraga,dsbJalankan rapat secara profesinalBangun relasi

Efektif E-mailYakinkah bahwa e-mail merupakan media yang tepat untuk

berkomunikasiYakinkan anda mengirim e-mail yang tepat pada orang yang

tepat pulaGunakan judul yang “berarti”Batasi isi e-mail hanya pada satu subyek, dan buat sejelas dan

seringkas mungkinBatasi jumlah dan ukuran attachmentsHapus e-mail yg tidak anda butuhkan dan jangan buka jika

anda ragu asal e-mail tsbResponi e-mail secepatnyaPelajari menggunakan fitur-fitur penting