Tugas Tengah Semester

TEORI ORGANISASIMartinus, S.sos, M.Si

ZIYAN FUADIE0061131087

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu PolitikProdi Administrasi Perkantoran Diploma III

Universitas TangpuraTahun 2014/2015

1. Jelaskan pengertian organisasi dan unsur-unsur organisasi !

Jawab:

Definisi dan Pengertian Organisasi

Banyak macam dan ragam bentuk suatu organisasi mulai dari yang

berbentuk kecil hingga organisasi yang bentuknya besar dan

mempunyai suatu tujuan yang berbeda pula, begitu pula tentang

pengertian organisasi itu sendiri. Banyak definisinisi dan

pengertian dari organisasi yang di paparkan oleh para ahli,

berikut adalah beberapa definisi dan pengertian dari Organisasi :

Organisasi : penyusunan dan pengaturan bagian-bagian hingga

menjadi suatu kesatuan; sususan dan aturan dari berbagai bagian

sehingga merupakan kesatuan yang teratur; gabungan kerja sama

(untuk mencapai tujuan tertentu). Kamus modern bahasa Indonesia

M. dahlan Al Barry

Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian

(orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S.

Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia).

Organisasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu :

1. Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama, artinya :

Organisasi merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-

orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah

ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-

orang untuk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang

tidak mengetahui bagaimana cara bekerja sama tersebut akan

dilaksanakan. Pengertian tempat di sini dalam arti yang

konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan

demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung

atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk

mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka

organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang

mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh,

organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.

2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang, artinya : Suatu

organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupakan

proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek,

jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak orang, maka

organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain

proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,

mempunyai kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik

hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu

hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama

antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan

sebaikbaiknya.

3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing, artinya : Dengan

adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing

orang atau pihak hubungan satu dengan yang lain akan dapat

lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan

sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa

orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugastugasnya

dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.

4. Ada tujuan tertentu, artinya : Betapa pentingnya kemampuan

mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang

kurang baik tetapi organisasinya baik akan cenderung lebih

baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi

organisasi tidak baik.

2. Apa yang dimaksud organisasi sebagai sistem terbuka jelaskan

!

Jawab:

Teori sistem terbuka merupakan generalisasi yang penting dari

teori fisik kinetik dan thermodinamik. Teori ini telah

menghasilkan suatu prinsip dan wawasan baru seperti misalnya

prinsip equifinalitas, generalisasi prinsip thermodinamik kedua,

peningkatan keteraturan yang mungkin dalam sistem terbuka

terjadinya fenomena periodis, overshoot dan kesalahan permulaan

dan lain-lain. Konsep sistem terbuka menemukan aplikasinya dalam

ilmu pengetahuan tentang bumi, geomorphologi dan meteorologi

dengan memberikan suatu perbandingan terperinci dari suatu konsep

meteorologis dan konsep organismik Bertalanffy dalam bidang

biologi.

3. jelaskan bagaimana hubungan antara stres dengan kinerja

karyawan!

Jawab:

Tujuan yang dicapai perusahaan tidak akan terlepas dari

peran dan adil setiap karyawan yang menjadi penggerak kehidupan

organisasi, sehingga sudah selayaknya peran  dari pimpinan para 

manajer perusahaan untuk dapat memahami kondisi para karyawannya,

apabila karyawan terdapat beban masalah yang dapat menghambat

kinerja perusahaan maka secepatnya pimpinan dapat mengurangi dan

menyelesaikan beban karyawan tersebut, terutama mengenai stresss

kerja yang semestinya harus dikelola dengan penuh

berkesinambungan supaya tidak menghambat jalannya kinerja

perusahaan. Adapun definisi mengenai stresss kerja adalah sebagai

berikut :

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2001:201) dalam bukunya yang

berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia menyatakan “Stress kerja

adalah kondisi ketergantungan yang mempengaruhi emosi, proses

berpikir, dan kondisi seseorang. Orang-orang yang mengalami

stresss menjadi nervous dan merasakan kekuatiran kronis”.

4. bandingkan teori hierarki kebutuhan abraham maslow dengan

teori ERG!

Jawab:

1. Menurut Abraham Maslow manusia mempunyai lima kebutuhan yang

membentuk tingkatan-tingkatan atau disebut juga hirarki dari yang

paling penting hingga yang tidak penting dan dari yang mudah

hingga yang sulit untuk dicapai atau didapat. Motivasi manusia

sangat dipengaruhi oleh kebutuhan mendasar yang perlu dipenuhi.

Kebutuhan maslow harus memenuhi kebutuhan yang paling penting

dahulu kemudian meningkat ke yang tidak terlalu penting. Untuk

dapat merasakan nikmat suatu tingkat kebutuhan perlu dipuaskan

dahulu kebutuhan yang berada pada tingkat di bawahnya.

Lima (5) kebutuhan dasar Maslow - disusun berdasarkan kebutuhan

yang paling penting hingga yang tidak terlalu krusial :

Kebutuhan Fisiologis

Contohnya adalah : Sandang / pakaian, pangan / makanan,

papan / rumah, dan kebutuhan biologis seperti buang air

besar, buang air kecil, bernafas, dan lain sebagainya.

Kebutuhan Keamanan dan KeselamatanContoh seperti : Bebas

dari penjajahan, bebas dari ancaman, bebas dari rasa

sakit, bebas dari teror, dan lain sebagainya.

Kebutuhan Sosial Misalnya adalah : memiliki teman,

memiliki keluarga, kebutuhan cinta dari lawan jenis, dan

lain-lain.

Kebutuhan Penghargaan

Contoh : pujian, piagam, tanda jasa, hadiah, dan banyak

lagi lainnya.

Kebutuhan Aktualisasi Diri

Adalah kebutuhan dan keinginan untuk bertindak sesuka

hati sesuai dengan bakat dan minatnya

-Teori ERG dikemukakan oleh Clayton Alderfer seorang psikolog

asal Amerika Serikat, kelahiran 1 September 1940, dimana teori

ini merupakan simplifikasi dan pengembangan lebih lanjut dari

teori hirarki kebutuhan Abraham Maslow.

1. E (Existence atau keberadaan)

2. R (Relatedness atau hubungan)

3. G (Growth atau pertumbuhan)

Ketiga kebutuhan pokok manusia ini diurai Aldelfer sebagai

simplifikasi teori hirarki kebutuhan Abraham Maslow sebagai

berikut:

1) Existence atau keberadaan adalah suatu kebutuhan akan tetap

bisa hidup sesuai dengan tingkat kebutuhan tingkat rendah dari

Maslow yaitu meliputi kebutuhan fisiologis dan kebutuhan akan

rasa aman.

2) Relatedness atau hubungan mencakup kebutuhan untuk

berinteraksi dengan orang lain. Kebutuhan ini sesuai dengan

kebutuhan afiliasi dari Maslow.

3) Growth atau pertumbuhan adalah kebutuhan yang mendorong

seseorang untuk memiliki pengaruh yang kreatif dan produktif

terhadap diri sendiri atau lingkungan. Realisasi dari kebutuhan

penghargaan dan perwujudan diri dari Maslow.

Clayton Alderfer. Courtesy: tenlongview.net

Alderfer berpendapat bahwa pemenuhan atas ketiga kebutuhan

tersebut dapat dilakukan secara simultan, artinya bahwa hubungan

dari teori ERG ini tidak bersifat hirarki.

Mekanisme Kebutuhan:

Frustration – Regression

Satisfaction – Progression

Penjelasan dari sanggahan Alderfer terhadap teori hirarki

Abraham Maslow adalah sebagai berikut; seseorang menurut teori

Maslow akan tetap pada tingkat kebutuhan tertentu sampai

kebutuhannya  terpuaskan. Sedangkan menurut teori ERG, jika

kebutuhan di tingkat yang lebih tinggi buruk maka seorang

individu mungkin kembali untuk meningkatkan kepuasan dari

kebutuhan tingkat rendah. Ini disebut frustasi-regresi dari aspek

teori ERG.

Misalnya ketika kebutuhan-pertumbuhan buruk, maka seseorang

mungkin akan termotivasi untuk mencapai kebutuhan yang berkaitan

dan jika ada masalah dalam mencapai kebutuhan yang berkaitan,

maka dia mungkin akan termotivasi oleh kebutuhan eksistensi.

Dengan demikian, frustrasi/kejengkelan dapat mengakibatkan

regresi untuk kebutuhan tingkat rendah.

Sementara teori hirarki Maslow kaku karena mengasumsikan bahwa

kebutuhan mengikuti hirarki spesifik dan tertib, kecuali

kebutuhan tingkat rendah terpuaskan, seorang individu tidak dapat

melanjutkan ke kebutuhan tingkat yang lebih tinggi, Teori ERG

sangat fleksibel.

Implikasi Teori ERG

Manajer harus memahami bahwa karyawan memiliki berbagai kebutuhan

yang harus dipenuhi pada waktu yang sama. Menurut teori ERG, jika

manajer hanya memusatkan perhatian pada satu kebutuhan pada satu

waktu, hal ini tidak akan efektif memotivasi karyawan.

Juga, aspek frustasi-regresi Teori ERG memiliki efek tambahan

pada motivasi kerja. Misalnya jika seorang karyawan tidak diberi

kesempatan pertumbuhan dan kemajuan dalam sebuah organisasi, ia

mungkin kembali untuk memenuhi kebutuhan bersosialisasi, jika

lingkungan atau keadaan tidak memungkinkan, ia mungkin kembali ke

kebutuhan akan uang untuk memenuhi kebutuhan bersosialisasi.

Semakin cepat manajer menyadari dan menemukan ini, langkah-

langkah lebih cepat akan mereka ambil untuk memenuhi kebutuhan

tersebut.

5. jelaskan perbedaan antara kelompok formal dan kelompok

informal serta masing-masing berikan contohnya!

Jawab:

. Kelompok Formal

Kelompok formal ada dalam setiap organisasi. Kelompok formal

(formal group) adalah suatu sub unit organisasi yang resmi yang

didirikan dengan anggaran dasar organisasi atau dengan surat

keputusan manajer. Contoh kelompok formal: kelompok kerja,

panitia, departemen kecil, dan tim proyek. Tujuan kelompok

formal: peraturan-peraturan, keanggotaan, pemilihan pemimpin

biasanya ditentukan oleh organisasi dalam ketentuan-ketentuan

atau perintah organisasi ini.

Kelompok formal dibedakan menjadi dua yaitu kelompok

komando (command group) dan kelompok tugas (task group). Di

perguruan tinggi misalnya, biro-biro, fakultas-fakultas dan

unit-unit lainnya yang ada di lingkungan suatu perguruan tinggi

atau departemen yang ada dalam perusahaan.

. Kelompok Informal

Kelompok informal (informal group) juga dapat ditemukan

dalam setiap organisasi.

Kelompok-kelompok ini berkembang menyimpang dari rancangan

organisasi yang ditetapkan secara resmi dan kelompok informal

hidup sebagai subkultur yang relatif berkuasa atau dominan

dalam organisasi. Ada kelompok informal yang terdiri dari para

manajer disamping kelompok-kelompok informal yang terdiri dari

para pekerja non-pengawas.

Kelompok informal dibedakan menjadi dua yaitu

kelompok persahabatan dan kelompok kepentingan. Kelompok

persahabatan terbentuk karena adanya kesamaan-kesamaan tentang

suatu hal, seperti kesamaan hobi, status perkawinan, jenis

kelamin, latar belakang, pandangan politik dan lain sebagainya.

Kelompok kepentingan, yaitu kelompok yang berafiliasi

untuk mencapai sasaran yang sama. Sasaran jenis kelompok ini

tidak berkaitan dengan tujuan organisasi tetapi semata-mata untuk

mencapai kepentingan kelompok itu sendiri.

Kelompok-kelompok informal memenuhi bermacam-macam

kebutuhan para pekerja. Keanggotaan dalam kelompok informal

memberikan kesempatan untuk memuaskan kebutuhan– kebutuhan

sosial, seperti: berkawan, kasih-sayang serta pembinaan atau

pendidikan.

Fungsi khusus kelompok informal yang penting adalah

pengaturan perilaku sosial dan kerja. Meskipun beberapa norma

aktivitas sosial diciptakan oleh organisasi dan oleh kebudayaan

luar, namun terdapat kebutuhan untuk mengoperasikan norma-norma

tersebut dalam situasi kerja. Pentingnya kelompok-

kelompok informal sebagai sumber pengaruh atas perilaku dan

pelaksanaan kerja pekerja telah dipertunjukan dalam studi

Hawthorne tahun 1930-an. Salah satu diantara studi tersebut

(Bank Wiring Room), sekelompok laki-laki yang memasang kabel dan

menyorder panel telepon diteliti dalam kurun waktu beberapa

bulan.

6. bedakan antara keputusan terprogram dan keputusan tidak

terprogram serba berikan contohnya!

Jawab:

Keputusan Terprogram

Merupakan keputusan yang berulang dan telah ditentukan

sebelumnya, dalam keputusan terprogram prosedur dapat digunakan

untuk menyelesaikan permasalahan yang dialami organisasi.

Keputusan terprogram memiliki struktur yang baik karena pada

umumnya kriteria bagaimana suatu kinerja diukur sudah jelas,

informasi mengenai kinerja saat ini tersedia dengan baik,

terdapat banyak alternatif keputusan, dan tingkat kepastian

relatif yang tinggi. Tingkat kepastian relatif adalah

perbandingan tingkat keberberhasilan antara 2 alternatif atau

lebih. Contoh keputusan terprogram adalah, aturan umum penetapan

harga pada industri rumah makan dimana makanan akan diberi harga

hingga 3 kali lipat dari direct cost.

Keputusan Tidak Terprogram

Keputusan ini belum ditetapkan sebelumnya dan pada keputusan

tidak terprogram tidak ada prosedur baku yang dapat digunakan

untuk menyelesaikan permasalahan. Keputusan ini dilakukan ketika

organisasi menemui masalah yang belum pernah mereka alami

sebelumnya, sehingga organisasi tidak dapat memutuskan bagaimana

merespon permasalahan tersebut, sehingga terdapat ketidakpastian

apakah solusi yang diputuskan dapat menyelesaikan permasalahan

atau tidak, akibatnya keputusan tidak terprogram menghasilkan

lebih sedikit alternatif keputusan dibandingkan dengan keputusan

terprogram selain itu tingginya kompleksitas dan ketidakpastian

keputusan tidak terprogram pada umumnya melibatkan perencanaan

strategik.

7. apa yang dimaksud dengan pembagian kerja?, bagaimana cara-

cara yang dilakukan untuk pembagian kerja!

Jawab:

cara agar pembagian tugas yang anda berikan kepada

personal-personal di perusahaan anda dapat berdampak optimal

terhadap kinerja bisnis anda? Yuk silakan disimak tips-tips

manajerial berikut ini:

1) Lakukan Seleksi dan Analisa Personal

Tahap pertama dan cukup vital adalah menempatkan

personal-personal yang tepat terhadap tugas kerja yang

diberikan. Untuk melakukan hal ini anda bisa melihat

track record para calon personil yang akan dipercayakan

untuk diberi tugas atau pekerjaan. Atau anda dapat

menentukannya dengan cara uji kelayakan baik secara

terbuka atau pun dengan rahasia. Dengan berbagai kajian

tersebut, anda tentu akan dapat memprediksi pembagian

tugas dari orang-orang yang ada di perusahaan anda.

2) Delegasikan Tugas secara Bertahap

Setelah terbentuk pembagian kerja yang anda

rancang, maka ada baiknya pengerjaan tugas atau pun

pendelegasian kerja tersebut dilakukan secara bertahap,

mulai dari yang termudah hingga ke tugas pokok. Hal ini

dapat berfungsi sebagai sarana pembelajaran dan

evaluasi awal. Apalagi jika para personil yang anda

tunjuk belum punya pengalaman yang banyak. Misalnya

saat anda membagi tugas untuk suatu proyek yang

membutuhkan inventarisasi barang, maka pada tahap awal

anda memberikan tugas pencatatan barang saja, dan

kemudian pada tahap selanjutnya anda mempercayakannya

untuk tugas melobi harga barang. Dimana pada tugas

melobi harga barang tersebut pada mulanya dilakukan

oleh anda.

3) Berikan Bimbingan dan Pendampingan

Hal yang wajib anda lakukan agar pembagian dan

pendelegasian pekerjaan tersebut berjalan maksimal dan

efektif adalah melakukan controling dan pembinaan.

Dengan pendampingan tersebut, tentu para personil dapat

lebih mudah memahami apa yang menjadi tugasnya dan apa

yang menjadi keinginan perusahaan.

4) Jangan Terlalu Dikekang dengan Aturan yang Ketat

Aturan memang hal penting sebagai pijakan bagi

semua personalia di perusahaan. Namun jangan sampai

aturan dan kebijakan yang diterapkan dalam pembagian

tugas kerja tersebut akan mengekang kemajuan dan

perkembangan profesionalitas para karyawan anda.

Berikan sedikit toleransi ruang dan waktu terhadap

tenaga kerja yang masih baru belajar atau sedikit

kebebasan dalam mengambil keputusan sendiri (ide dan

inovasi) demi kemajuan perusahaan.

5) Lengkapi dengan Petunjuk Tertulis

Petunjuk teknis secara tertulis (misalnya SOP =

Standard Operating Procedure) merupakan hal yang

dibutuhkan bagi para karyawan dalam manjalankan tugas-

tugasnya. Prosedur standard tersebut juga akan membantu

pelaku usaha dalam mengajarkan dan menjalankan bisnis

yang dikembangkan.

6) Lakukan Monev secara Berkala

Agar semua pembagian dan pendelegasian tugas dapat

berjalan tetap maksimal, maka anda sebagai pimpinan

usaha perlu melakukan monitoring dan evaluasi terhadap

efektifitas rancangan kerja tersebut. Segera ubah

kebijakan jika mendapati rancangan pembagian kerja

tersebut tidak berjalan secara optimal.