Secretary and Management Record

Oleh:Sovia Rosalin, MAB

Daftar Riwayat Hidup• Nama Lengkap : Sovia Rosalin, A.Md.,S.Kom.,S.AP., M.AB• TTL : 05 Desember 1982• Riwayat Pendidikan :

- D3 Teknik Elektronika- S1 Teknik Informatika - S1 Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya- S2 Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

• Riwayat Pekerjaan : - Admin Rajawali Cipta Komputer- SPV HRD PT.Babylonish Garment- Guru TIK dan Multimedia SMK PGRI 3 Malang- Dosen Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya- KBK Perpustakaan dan Kearsipan Pendidikan Vokasi UB- KBK Manajemen Informasi Bisnis Pendidikan Vokasi UB

KONTRAK KULIAH

Aturan Umum• Kehadiran min 80%• UTS dan UAS susulan hanya dapat diberikan bila disetujui oleh Kepala Sub.Bagian Akademik VOKASI misal sakit, ibadah haji.

• Ketidakhadiran : Alpha, Surat Ijin, Surat Keterangan Dokter

• Di kelas mahasiswa tidak diperbolehkan makan kecuali izin

• Di kelas mahasiswa tidak diijinkan menggunakan kaos, sandal, jaket dan berpakaian sopan

• Masuk paling lambat ???????

Aturan Tugas dan Praktikum• Kumpulkan sebelum UTS dan Sebelum UAS

• Jika terlambat maka akan ada penilaian tersendiri

• Hardcopy/softcopy• Untuk tugas/pratikum dikerjakan tulis tangan dengan landasan teorinya di atas kertas A4

• Kirim via email : soviavokasi@ub.ac.id / soviarosa@gmail.com

• 081233288666/081233467000• PIN : 27C010AD / 52AE4BB5

NILAI?Objektif3 sks (1-2)• 30% Tugas dan Quiz• 30% Praktikum• 10% Kehadiran• 15% UTS• 15% UAS

Konversi Nilai

Rencana Perkuliahan• Pendahuluan + Kontrak Kuliah + Sekilas tentang MR1

• Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan + UU2

• Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan + Perka ANRI3

• Prosedur Surat Masuk4• Prosedur Surat Keluar5• Praktek Surat Masuk6• Praktek Surat Keluar / Studi Lapang7• UJIAN TENGAH SEMESTER8

Rencana Perkuliahan• Sistem Penyimpanan 9• Praktek Sistem Penyimpanan10• Pemeliharaan Arsip11• Pemindahan Arsip12• E-Filling13• Praktek E-Filling14• Review15• UJIAN AKHIR SEMESTER16

Referensi• Barthos, Basir. (2013) Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

• Dewi, Chrisyanti Dewi. (2011) Manajemen Kearsipan. Jakarta : Prestasi Pustaka.

• Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. (2014) Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta : Gava Media.

• Nuraida, Ida. (2013) Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : PT.Kanisius.

SEKRETARIS DAN ARSIP???

ARSIP?

Sekretaris

Memberikan

Surat/arsip yang baik,

lengkap, akurat

ProblemSiapkan arsip

kerjasama provinsi tanggal 11 September

2004 ?

Ampunn……..dimana nih..?

16

Arsip = hal sepele..?

Resiko dokumen rusak atau hilang ketika arsip dibutuhkan

5 W + 1 H

5 W + 1H

What

Where

WhyWhoWhen

How

Landasan Hukum• UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan• PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43

Tahun 2009 • Permendagri No.78 Tahun 2012 tentangTata Kearsipan

di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah

• Undang-Undang Nomor 8 .Th 1997 tentang Dokumen Perusahaan

• ISO

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIANomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan• Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Record Management SystemInput

•Informasi

•Peralatan

•Biaya•SDM

Proses•Penciptaan

•Penggunaan

•Pemeliharaan

•Penyusutan

Output•INFORMASI

TUJUAN Mampu menyediakan arsip yang benar, untuk orang yang berwenangan, pada waktu yang tepat, dengan biaya yang

efesien

Konvensional dan

memanfaatkan Teknologi Informasi

Tugas 1• Carilah pengertian arsip? (10 pengertian)• Jelaskan secara singkat hubungan sekretaris dengan manajemen kearsipan? Beserta contohnya?

• Download UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Resume uu tersebut.

• Sebagai Sekretaris tindakan preventif apakah yang akan anda lakukan untuk perlindungan arsip agar arsip-arsip di perusahaan saudara terselamatkan apabila suatu saat terjadi bencana?