BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi tidak akan terlepas dari arsip

karena arsip merupakan hasil samping dari pelaksanaan

kegiatan administrasi suatu organisasi. Semakin besar

suatu organisasi maka semakin kompleks kegiatan yang

dilakukan seiring dengan terciptanya arsip yang volumenya

juga semakin meningkat. Arsip memegang peranan penting

dalam menjalankan kegiatan organisasi baik untuk

pengambilan keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban

maupun sebagai sumber informasi. Untuk itu arsip perlu

dikelola dengan baik mulai dari pada saat diciptakan,

digunakan sampai dengan dimusnahkan.

Kementerian Kehutanan sebagai lembaga pemerintah

yang memiliki kompleksitas kegiatan bidang kehutanan

memerlukan suatu manajemen arsip dinamis untuk mengelola

arsip yang tercipta agar dapat digunakan secara efektif

dan efisien dalam bidang kegiatan sektor kehutanan. Arsip

tersebut perlu dikelola dengan baik, sistematis dan

kronologis agar apabila suatu saat diperlukan dapat

ditemukan kembali secara cepat dan akurat serta dapat

dipertanggungjawabkan, dari sinilah perlu adanya

pelayanan infromasi arsip yang handal dimana arsip dapat

disajikan dengan cepat, tepat serta lengkap dalam rangka

pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan sebagai

1

bahan bukti pertanggungjawaban kegiatan oleh pimpinan

atau pengguna, serta untuk kepentingan organisasi

lainnya.

B. Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Kearsipan

Tujuan Praktik Kerja Kearsipan ini adalah untuk

mengetahui dan memahami tahapan kegiatan pengelolaan

arsip inaktif mulai dari penerimaan arsip, penyimpanan

dan pemeliharaan, penyusutan, sampai dengan pemberian

layanan informasi arsip kepada pengguna.

Manfaat praktik kerja kearsipan :

1. Menambah wawasan dan pengetahuan secara lebih nyata

melalui praktik langsung dalam kegiatan pengelolaan

arsip inaktif khususnya dalam pelaksanaan kegiatan

pelayanan arsip.

2. Memberikan solusi atau pemecahan dari permasalahan

yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan

arsip khususnya dalam pemberian layanan informasi

arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan.

C. Sistematika Penulisan

Laporan Praktik Kerja Kearsipan ini dibuat menjadi

empat bab. Dengan pembagian bab seperti berikut :

2

Bab I merupakan pendahuluan yang didalamnya berisi

tentang Latar Belakang yang mendasari dilaksanakannya

Praktik Kerja Kearsipan, Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja

Kearsipan, Sistematika Penulisan.

Bab II berisi uraian/gambaran umum tentang Kantor

Unit Pusat Kearsipan yang meliputi sejarah, tugas pokok,

fungsi dan struktur organisasi, sumber daya manusia,

sumber dana, prasarana dan sarana kearsipan, pengelolaan

arsip dinamis, dan layanan kearsipan.

Bab III memaparkan tentang permasalahan yang ada di

Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan dalamprosedur

pelayanan arsip dan temu kembali serta pemecahan

permasalahan tersebut.

Bab IV merupakan penutup berisi kesimpulandan saran

yang menjadi inti dari isi laporan serta rekomendasi

untuk perbaikan ke depan.

3

BAB II

PENGELOLAAN KEARSIPAN DI UNIT PUSAT KEARSIPAN

KEMENTERIAN KEHUTANAN

A. Sejarah Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan

Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan pertama

kali didirikan pada tahun 1990 berdasarkan Surat

KeputusanMenteri Kehutanan No. 368/Kpts-II/1990 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Departemen

Kehutanan yang merupakan unit kearsipan dibawah langsung

Sekretariat Jenderal Departemen Kehutanan. Sebagai Unit

Kearsipan Departemen Kehutanan pada waktu itu masih

berkedudukan di Salemba, Jakarta sampai dengan tahun

1992. Baru kemudian tahun 1992 berpindah ke lokasi gedung

baru di Jalan Raya Jakarta-Bogor KM 37,2, Cimanggis. Pada

tahun 1992-2001 Unit Pusat Kearsipan Departemen Kehutanan

masih sebagai eselon III (Bagian Kearsipan) karena

adanya perampingan struktur organiasi sehingga tahun 2002

menjadi eselon IV (Sub Bag Kearsipan dan Dokumentasi).

Meskipun (Sub Bag Kearsipan dan Dokumentasi) sekarang

menjadi eselon IV dibawah langsung Bagian TU Kementerian

Kehutanannamun dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi

lebih luas dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif

Kementerian Kehutanan. Dengan jumlah sumber Daya Manusia

kearsipan yang semakin meningkat dari tahun 1992-1998

hingga saat ini kurang lebih berjumlah 35 orang arsiparis

yang ada di Kantor Unit Pusat Kearsipan.

4

Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan dibangun

terpisah dari kantor induknya yaitu Gedung Manggala

Wanabhakti Jalan Gatot Subroto, Jakarta Pusat dikarenakan

sebagai suatu pusat arsip yang mengelola arsip

Kementerian Kehutanan dengan volume yang sangat besar

tidak memungkinkan apabila dibangun menyatu dengan gedung

induknya selain sewa gedung yang mahal dan banyak polusi

udara menjadi pertimbangan Unit Pusat Kearsipan

Kementerian Kehutanan dibangun di Cimanggis.Selain itu

dengan pertimbangan lokasi, kemudahan akses, jauh dari

perumahan penduduk, karena tidak menutup kemungkinan

dengan dibangunnya Unit Pusat Kearsipan di Cimanggis

dapat menyesuaikan volume arsipnya yang setiap saat

meningkat denganpengembangan pembangunan gedung

penyimpanan baru di lingkungan Cimanggis akan lebih

efektif dan efisien.

B. Struktur Organisasi Kantor Unit Pusat Kearsipan

Sesuai dengan struktur organisasi Sekretriat

Jenderal dan Biro Umum Kementerian Kehutanan menurut

Peraturan Menteri Kehutanan No.P.40/Menhut-II/2010

tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kehutanan

bahwa Unit Pusat Kearsipan berada pada Sub Bagian

Kearsipan dan Dokumentasi, Bagian Tata Usaha Kementerian

Kehutanan yang bertanggung jawab langsung pada Biro Umum.

Unit Pusat Kearsipan/Sub Bagian Kearsipan dan

Dokumentasi yang selanjutnya dalam Peraturan Menteri

5

Kehutanan Republik Indonesia Nomor: P.51/Menhut-II/2011

tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan

disebutkan bahwa Unit Pusat Kearsipan dilaksanakan oleh

Bagian Tata Usaha Kementerian, Biro Umum Sekretariat

Jenderal Kementerian Kehutanan.

Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan dalam

pasal 16 ayat 2 Peraturan Menteri Kehutanan Republik

Indonesia Nomor: P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata

Kearsipan Kementerian Kehutanan mempunyai beberapa tugas,

yaitu:

1. Menyusun kebijakan di bidang kearsipan

2. Menerima, mengolah, menyimpan, menyusutkan, melakukan

pemeliharaan arsip inaktif, dan menyajikan informasi

arsip inaktif Kementerian Kehutanan

3. Melakukan penataan sistem kearsipan

4. Layanan jasa kearsipan dan penyuluhan

5. Perawatan koleksi dan pelacakan arsip serta

pengembangan teknologi kearsipan

6. Analisis nilai guna/penilaian arsip

7. Preservasi dan konservasi arsip

8. Penyelamatan dan pengamanan arsip vital

9. Akuisisi arsip Kementerian Kehutanan

10.Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan dan

peraturan yang berlaku

11.Menyerahkan arsip statis Kementerian Kehutanan ke

Arsip Nasional Republik Indonesia.

6

STRUKTUR ORGANISASI SEKJEN DAN BIRO UMUM

KEMENTERIAN KEHUTANAN

C. Gedung, Ruang dan Sarana Kearsipan

Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan sebagai

pusat arsip yang menyimpan arsip inaktif seluruh satuan

kerja lingkup Kementerian Kehutanan dengan volume arsip

yang sangat besar memiliki 4 (empat) gedung untuk

menunjang pelaksanaankegiatan kearsipan, yaitu:

7

UNIT PUSATKEARSIPAN

1. Gedung Flora

Gedung Floraterdiri dari 2 lantai. Lantai 1 (satu)

digunakan sebagai ruang aktifitas kerja pegawai dan

ruang pencacahan non arsip serta pemusnahan arsip,

sedangkan lantai dua digunakan sebagai ruang

kerja/pengolahan arsip, ruang perpustakaan, dan ruang

penyimpanan arsip yang terdiri dari 3 (tiga) ruang

yaitu :

a. Ruang M

Ruang M digunakan untuk menyimpan arsip-arsip

dari Biro Keuangan,Direktorat Jenderal Bina

Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan

Sosial, dan Pusat Pembinaan dan Penyuluhan

Kehutanan. Di dalam roll o’pact mampu menampung

6120 boks.

b. Ruang N

Ruang N digunakan untuk menyimpan arsip-arsip

dari Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah

8

Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial dan Biro Umum.

Ruang N memiliki 20 roll o’pact yang dapat

menampung 2400 boks.

c. Ruang O

Kapasitas ruang O sama dengan ruang N yaitu

terdapat 20 roll o’pact sehingga mampu untuk

menampung 2400 boks. Ruang ini digunakan untuk

penyimpanan arsip Perum Perhutani dan PT Inhutani

V

2. Gedung Fauna

Gedung Fauna terletak di sayap kiri belakang

Gedung Flora. Gedung Fauna terdapat 2 (dua) lantai.

Untuk lantai 1 (satu) dipergunakan sebagai ruang

penyimpanan dan ruang transit setelah ada pemindahan

arsip dari Eselon I. Lantai 1 (satu) ini terdiri dari

beberapa ruang yaitu:

a. Ruang A

9

Ruang A digunakan untuk menyimpan arsip-arsip

dari Direktorat Jenderal Kehutanan Departemen

Pertanian dan dari Pusat Standarisasi dan

Lingkungan. Dengan menggunakan roll o’pact dengan

kapasitas yang dapat menampung 2640 boks.

b. Ruang B

Ruang B menggunakan pintu besi karena digunakan

untuk menyimpan arsip-arsip penting dan vital

seperti arsip Sekretariat Jenderal, arsip Menteri,

arsip surat keputusan, arsip eselon I pada saat

masa Departemen Kehutanan, arsip staff ahli

menteri, arsip Badan Planologi, dan arsip Biro

Umum.Ruang B mampu menampung 5160 boks. Sedangkan

lantai 2 (dua) untuk ruang pertemuan yang

berbentuk aula/auditorium.

3. Gedung Raflesia

Gedung Raflesia merupakan gedung terbaru yang baru

selesai dibangun1 (satu) lantai dari perencanaan

pembangunan 4 (empat) lantai. Gedung ini berada di

10

sayap kanan belakang Gedung Flora. Gedung Raflesia

terbagi menjadi beberapa ruang, yaitu:

a. Ruang A

Ruang A dapat menampung 2250 boks namun untuk

sementara ini roll o’pact dan ruangan belum

digunakan.

b. Ruang B

Ruang B digunakan untuk menyimpan arsip Bina

Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan

Sosial, arsip Direktorat Jenderal Planologi, dan

Arsip Direktorat Jenderal Pengendalian Kebakaran

Hutan. Roll o’pact dalam ruangan ini dapat

menampung 2250 boks.

c. Ruang rapat kecil.

Ruang rapat ini digunakan untuk membahas

tentang pengelolaan arsip.

d. Ruang transit.

Ruang transit digunakan untuk menampung arsip

dari hasil penyerahan arsip Eselon I untuk diolah

di Kantor Unit Pusat Kearsipan.

4. Gedung Pengolahan

11

Gedung pengolahan merupakan ruang dimana

kegiatan pengolahan arsip inaktif dilakukan, gedung

ini terletak diantara gedung fauna dan gedung

raflesia. Kegiatan pengelolaan arsip inaktif dimulai

dari pemilahan,pendiskripsian sampai dengan boks arsip

siap ditata dalam rak roll o’pact.

Dalam proses pengelolaan arsip inaktif, peralatan yang

digunakan terdiri dari perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software):

1.Perangkat Keras (hardware)

Guna menunjang pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif

diperlukan sarana pendukung seperti Alat Tulis Kantor,

antara lain : spidol, ballpoint, stepler, gunting,

lem, klips dan lain-lain. Selain itu juga diperlukan

perangkat lain seperti:

a.Kartu Deskripsi

Formulir/kartu untuk mencatat informasi dari

berkas arsip inaktif yang meliputi nomor, kode

12

klasifikasi, indeks, isi ringkas/uraian masalah,

no/tanggal arsip, jenis arsip, kurun waktu/tahun,

keadaan arsip, jumlah arsip, retensi arsip, nomor

boks, dan lokasi penyimpanan, yang digunakan

sebagai sarana pengolahan arsip. Contoh dapat

dilihat pada lampiran 1 gambar 1.

b.Kertas kising/pembungkus arsip

Kertas pembungkus arsip digunakan untuk

membungkus arsip inaktif guna menjamin kebersihan

arsip, berukuran panjang 90 cm dan lebar 40 cm.

Contoh dapat dilihat pada lampiran 1 gambar 2.

c. Sekat/guide

Sekat /guide digunakan sebagai sarana pemisah

atau penunjuk antara kelompok/bagian/kode/masalah

yang satu dengan kelompok/ bagian/kode/masalah yang

lain sesuai dengan pembagian dalam klasifikasi

arsip. Guide arsip terbuat dari kertas karton ± 1

mm, lebih tebal dari bahan folder sehingga tidak

mudah melengkung ( terlipat ) Guide berbentuk empat

persegi panjang dan memiliki tab, guide terdiri

dari guide primer, guide sekunder dan guide

tersier. Guide diletakkan diantara kelompok berkas

arsip yang satu dengan kelompok berkas lainnya di

dalam laci filing cabinet/ boks. Tab pada guide

digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi dan

13

indeks. Contoh : dapat dilihat pada lampiran 1

gambar 3.

d. Label guide

Label guide adalah kertas yang ditempelkan di

tab guide, label sebaiknya mempergunakan kertas

yang berkualitas agar tidak mudah rusak, dan

berwarna terang agar mudah dibaca. Contoh : dapat

dilihat pada lampiran 1 gambar 4.

e. Boks Arsip

Boks Arsip terbuat dari Karton gelombang,

berbentuk kotak persegi panjang berukuran 39x19x27

cm yang dilengkapi lubang ventilasi udara untuk

boks besar berdiameter 3 cm. Fungsi Boks Arsip

yaitu untuk menyimpan arsip (di dalam kertas

kising) sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan

kembali secara efektif dan efisien. Contohdapat

dilihat padalampiran 1 gambar 5.

f. Label Boks

Label boks adalah kertas yang ditempelkan pada

boks arsip yang menerangkan informasi antara lain:

pemilik arsip, kode klasifikasi, nomor berkas/nomor

arsip, nomor boks dan kurun waktu/tahun terciptanya

arsip. Contoh: dapat dilihat pada lampiran 1gambar

6.

g. Rak roll o’pact

Lemari roll o’pact adalah sarana penyimpanan

boks arsip/ordner yang disusun secara lateral dari

14

kiri ke kanan dari rak paling atas ke bawah dan

seterusnya dan terbuat dari bahan metal. Contoh

gambar dapat dilihat pada lampiran 1 gambar 7.

2.Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak digunakan dalam pengelolaan

kearsipan antara lain:

a. Sistem Kearsipan Elektronik (SKE).

Perangkat ini membantu mengolah data kearsipan

yang telah dientry arsiparis untuk membantu proses

temu kembali. Dalam Sistem Kearsipan Elektronik

dapat menemukan arsip sesuai dengan kata

tangkap/caption yang diinginkan. Seperti contohnya

jika arsiparis hanya memiliki kata tangkap nomor

surat maka Sistem Kearsipan Elektronik akan

memunculkan nomor-nomor surat yang mengandung unsur

tersebut secara cepat disertai lokasi simpannya.

Contoh gambar dapat dilihat pada lampiran 1 gambar

8.

b. Pola Klasifikasi

Pola klasifikasi digunakan untuk memberkaskan

arsip sesuai dengan pola masalah. Berdasar

P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan

Kementerian Kehutanan memiliki pola klasifikasi 18

pokok masalah, yang terdiri dari kegiatan

Fasilitatif dan Substantif, yaitu:

1) Kegiatan Fasillitatif terdiri dari:

15

Organisasi dan Tata Laksana, Kepegawaian,

Kesekretariatan, Keuangan, Perlengkapan,

Pendidikan dan Pelatihan Kehutanan, Hukum,

Hubungan Masyarakat, Kerjasama Luar Negeri,

Pengawasan dan Pemeriksaan, Perencanaan.

2) Kegiatan Subtantif terdiri dari:

Penyuluhan, Planologi Kehutanan, Bina Usaha

Kehutanan, Standarisasi, Perlindungan Hutan

dan Konservasi Alam, Bina Pengelolaan

Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial,

Penelitian dan Pengembangan

Sedangkan sarana yang digunakan dalam kegiatan

pelayanan arsip antara lain: Formulir Peminjaman, Buku

Tamu, Daftar Arsip, Komputer dan Sistem Kearsipan

Elektronik serta Out Indikator.

D. Kondisi Pengelolaan Arsip Dinamis

Unit pusat kearsipan kementerian kehutanan mempunyai

fungsi utama mengolah arsip inaktif yang dipindahkan dari

masing-masing satuan kerja setingkat eselon 1 mulai dari

proses penerimaan, pengolahan, pemeliharaan sampai dengan

penyusutan arsip dan kondisi saat ini proses pengolahan

arsip inaktif sudah dapat dilakukan secara terus menerus

oleh arsiparis, meskipun dalam pelaksanaannya ada

beberapa kendala yang dihadapi namun masih bisa

dilaksanakan.

16

Dalam hal penerimaan arsip yang dipindahkan dari

satuan kerja sudah mulai dilaksanakan dengan teratur dan

tertib karena arsip yang dipindahkan beberapa satuan

kerja sudah mengolah arsip terlebih dahulu sehingga pada

saat kegiatan penerimaan arsip di unit pusat kearsipan

sudah rapi disertai daftar arsip dan berita acara sesuai

fisik arsip yang dipindahkan.

Dalam hal pengolahan arsip inaktif mulai dari tahap

pemilahan, pendeskripsian, sampai pendataan arsip ke

komputer dan penataan boks ke dalam roll o’pact sudah

berjalan dengan baik.

Dalam hal pemeliharaan arsip masih belum

dilaksanakan secara maksimal mengingat arsip yang

disimpan tidak hanya berupa arsip kertas namun juga arsip

bentuk foto atau peta yang sarana pemeliharaan masih

kurang sehingga hanya sebatas dengan pemanfaatan vacum

cleaner dan penggunaan kampers di masing-masing boks serta

pelaksanaan fumigasi untuk menghilangkan hama atau

serangga yang menempel pada arsip yang belum diolah.

E. Kegiatan Penerimaan Arsip, Pengelolaan dan Penilaian

Arsip

Kantor Unit Pusat Kearsipan mengelola arsip dari

beberapa Eselon I, salah satunya berasal dari Sekretariat

Direktorat Jenderal Perlindungan Hutan dan Konservasi

Alam. Saat melakukan Praktik Kerja Kearsipan penulis

ditugaskan untuk mengelola arsip dari Direktorat

17

Pengendalian Kebakaran Hutanyang berada di bawah

Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan Hutan dan

Konservasi Alam. Jenis arsip yang penulis kelola

mencangkup arsip surat masuk/surat keluar yang berupa

arsip surat undangan, arsip Surat Perintah Tugas, arsip

penawaran harga, dan sebagainya.

Adapun prosedur pengelolaan arsip inaktif

Direktorat Pengendalian Kebakaran Hutan Sekretariat

Jenderal Perlindungan Hutan dan Konservasi Alam yaitu:

1. Penerimaan Arsip

Penerimaan arsip dari Direktorat Pengendalian

Kebakaran Hutan yang dipindahkan ke Kantor Unit

Pusat Kearsipan dilakukan dengan melampirkan

daftar dan berita acara pemindahan arsipyang

masih global belum terperinci. Berita acara

tersebut mencantumkan jenis arsip, banyaknya

arsip, jadwal retensi arsip, dan jumlah arsip

serta tandatangan pemilik arsip dan pimpinan

Kantor Unit Pusat Kearsipan.

2. Pemilahan Arsip

Arsip Direktorat Jenderal Perlindungan Kebakaran

Hutan dipilah antara arsip, majalah, dan non

arsip (sampah, formulir kosong, lembaran lepas,

duplikasi).

3. Pengelompokan Berdasarkan Pola Klasifikasi

Setelah arsip dipilah, arsip dikelompokkan

berdasarkan masalah pola klasifikasi yang ada

18

sesuai P.51/Menhut-II/2011 yang terdiri dari

18(delapan belas) pokok masalah, yang terdiri

dari 11 (sebelas) kegiatan Fasilitatif dan 8

(delapan) kegiatan Substantif yang mencerminkan

kegiatan yang dilaksanakan unit kerja lingkup

Kementerian Kehutanan, yaitu :

a. Kegiatan Fasillitatif

1) Organisasi dan Tata Laksana

2) Kepegawaian

3) Kesekretariatan

4) Keuangan

5) Perlengkapan

6) Pendidikan dan Pelatihan Kehutanan

7) Hukum

8) Hubungan Masyarakat

9) Kerjasama Luar Negeri

10) Pengawasan dan Pemeriksaan

11) Perencanaan

b. Kegiatan Subtantif

1) Penyuluhan

2) Planologi Kehutanan

3) Bina Usaha Kehutanan

4) Standarisasi

5) Perlindungan Hutan dan Konservasi Alam

6) Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan

Perhutanan Sosial

7) Penelitian dan Pengembangan

19

4. Pendiskripsian

Proses selanjutnya adalah pendiskripsian arsip.

Arsip Direktorat Pengendalian Kebakaran Hutan

didiskripsi sesuai dengan kondisi arsipnya. Isi

dari diskripsi antara lain : Unit Pengolah, Kode

Klasifikasi, Nomor Arsip, Tanggal Arsip, Isi

Ringkas Arsip, Asal Arsip, Jenis Arsip, Uraian

Arsip dan retensi. (Contoh pengisian kartu

deskripsi arsip Direktorat PKH Sekditjen PHKA

dapat dilihat pada lampiran 2)

5. Pemberkasan

Proses pemberkasan adalah menyatukan arsip

sesuai dengan masalahnya. Setelah arsip

Direktorat Pengendalian Kebakaran Hutan

didiskripsi kemudian diberkaskan sesuai dengan

permasalahan yang sama dijadikan dalam satu

berkas. Misalnya arsip Kepegawaian dijadikan

satu dengan arsip kepegawaian, Keuangan,

Kesekretariatan dll.

6. Pembungkusan arsip dengan kertas kising

Agar arsip rapi dan tidak cepat rapuh, arsip

dibungkus menggunakan kertas kising untuk

menjaga keamanan fisik dan informasi arsip

dengan kertas yang bebas asam.

20

7. Penomoran definitif

Setelah pemberkasan, arsip diberi nomor

definitif yaitu nomor berkas yang digunakan

untuk input data ke komputer.

8. Penataan dalam boks

Arsip yang sudah dibungkus dengan kertas kising

setelah diberi nomor definitif kemudian arsip

ditata dalam boks arsip.

9. Pemberian label pada boks

Setelah arsip tertata dalam boks, boks diberi

label untuk memberi kode perihal macam arsip

yang didalam boks, tahun arsip, asal arsip dan

kode lokasi penyimpanan.

10. Penataan boks dalam rak roll o’pact

Setelah boks diberi label untuk mempermudah

penemuan kembali, boks ditata berdasarkan

urutannya.

11. Entry data dalam Sistem Kearsipan Elektronik

(SKE)

Tahap ini adalah tahap akhir dalam pengelolaan

arsip. Pada tahap ini setiap arsip diinput agar

dapat dengan mudah diketemukan.

12. Pembuatan Daftar Arsip

Pembuatan daftar arsip Direktorat Pengendalian

Kebakaran Hutan dilakukan dari hasil input data

arsip ke komputer yang diprint out dalam bentuk

daftar arsip inaktif. (Daftar arsip inaktif

21

Direktorat Pengendalian Kebakaran Hutan hasil

input data SKE dapat dilihat pada lampiran 3)

13. Penilaian Arsip

Tahap akhir dari pengelolaan arsip adalah tahap

penyusutan arsip. Tahap penyusutan arsip adalah

kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke

Unit Kearsipan, menyerahkan arsip statis kepada

lembaga kearsipan (arsip Nasional Republik

Indonesia), dan pemusnahan arsip yang sudah

tidak memiliki nilai guna. Pada saat

melaksanakan praktik, penulis melakukan kegiatan

penilaian arsip berdasarkan Peraturan Menteri

Kehutanan No.P.33/Menhut-II/2013 tentang Jadwal

Retensi Arsip Keuangan dan Peraturan Menteri

Kehutanan No.P.145/Menhut-II/2014 tentang Jadwal

Retensi Arsip Kepegawaian, Jadwal Retensi Arsip

Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian,

Jadwal Retensi Arsip Substantif.

(Daftar hasil penilaian arsip Direktorat

Pengendalian Kebakaran Hutan Setditjen PHKA yang

diusulkan musnah dapat dilihat pada lampiran 3A)

Hasil kegiatan pengolahan arsip inaktif Direktorat

Pengendalian Kebakaran Hutan Setditjen Perlindungan Hutan

dan Konservasi Alam selama mengikuti praktek kerja

kearsipan sebanyak 111 berkas arsip inaktif Direktorat

22

Pengendalian Kebakaran Hutan Direktorat Jenderal

Perlindungan Hutan dan Konservasi Alam yaitu dari nomor

03417PKH.SRT-03475PKH.SRT yang berada di boks 184 sampai

186 lokasi simpan di Gedung Raflesia dengan rak nomor 5,

Baris nomor 5 dan Kolom nomor 5.

(Untuk mengetahui lebih jelas mengenai proses

kegiatan pengolahan arsip inaktif yang dilakukan penulis

dapat dilihat pada lampiran 4)

F. Sumber Daya Manusia

Kantor Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan

memiliki pegawai dengan jumlah total keseluruhan ada 72

orang dengan rincian 58 orang adalah Pegawai tetap dan 16

orang adalah pegawai honorer. Dengan komposisi 35

arsiparis yang terdiri dari 10 orang arsiparis keahlian

dan 25 orang arsiparis keterampilan.

Adapun rincian jumlah pegawai di Kantor Unit Pusat

Kearsipan Kementerian Kehutanan berdasarkan jenjang dapat

dilihat pada tabel sebagai berikut :

1. Arsiparis

Jenjang Jumlah

AhliArsiparis Madya 8 orangArsiparis Muda 1 orangCalon Arsiparis Pertama 1 orang

Terampil Arsiparis Penyelia 13 orang

23

Arsiparis Pelaksana

Lanjutan12 orang

Jumlah 35 orang

2. Non Arsiparis

Jabatan JumlahKepala Sub Bagian Dokumentasi dan

Kearsipan1 orang

Non Struktural 13 orangNon Struktural Honor 2 orangSatuan Pengaman Kantor 14 orang

Cleaning servise / Petugas Kebersihan 8 orang

Jumlah 38 orang

G. Sumber Dana

Sumber dana untuk kegiatan di Unit Pusat Kearsipan

Kementerian Kehutanan berasal dari Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Biro Umum Sekretariat

Jenderal Kementerian Kehutanan.

H. Pelaksanaan Pelayanan Arsip Kepada Pengguna

Sebagai suatu unit pusat kearsipan yang salah satu

tugasnya memberikan layanan kearsipan, maka petugas

dituntut untuk menguasai khasanah arsip serta daftar

arsip yang ada untuk mendukung pelayanan kearsipan yang

akan dilakukan. Pelayanan kearsipan dilakukan untuk

menyediakan informasi arsip kepada pengguna baik dari

24

internal maupun ekspternal. Tema tulisan tentang

pelayanan arsip di KUPK ini yang akan diuraikan dalam

laporan Praktik Kerja Kearsipan ini. Sebelum lebih jauh

dibahas tentang layanan kearsipan terlebih dahulu

dijabarkan tentang layanan arsip.

Layanan arsip adalah suatu proses penyediaan

informasi yang dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan

untuk dapat disajikan kepada umum yang dapat digunakan

untuk kegiatan pemerintah, penelitian dan kepentingan

umum.

Pelaksanaan kegiatan layanan arsip di Kantor Unit

Pusat Kearsipan dilakukan setiap hari hari kerja yaitu

Senin- Kamis pukul 08.30-16.00 WIB dan pelayanan di hari

Jum’at dari pukul 7.30-16.30 WIB dengan dilengkapi

pengaturan jadwal piket pelayanan bagi semua arsiparis

yang diatur setiap bulan dengan petugas piket sebanyak 5

orang/ bulan.

Kegiatan layanan arsip yang dilakukan di Kantor Unit

Pusat Kearsipan tidak hanya sebatas peminjaman arsip dan

penyediaan informasi kearsipan namun lebih luas

lagimeliputi semua pelayanan yang berkaitan dengan

kearsipan seperti konsultasi kearsipan, magang, bimtek

dan lain-lain yang pelaksanaannya disesuaikan dengan

petugas piket.

1.Sarana yang digunakan dalam pemberian pelayanan arsip

kepada pihak pengguna antara lain:

a. Formulir Peminjaman

25

Berdasarkan pada P. 51/Menhut-II/2011 tentang

Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan tanda

bukti peminjaman arsip rangkap 3 (tiga) dengan

peruntukan :

1) Lembar ke-1 disimpan dalam file sebagai

pengganti arsip yang dipinjam.

2) Lembar ke-2 disertakan pada arsip yang dipinjam.

3) Lembar ke-3 disimpan sebagai sarana kontrol.

Tanda bukti peminjaman arsip/layanan arsip dapat

dilihat pada lampiran 5 gambar 1.

b. Buku Tamu

Setiap pengunjung wajib untuk mengisi buku tamu.

Guna buku tamu untuk mengetahui jumlah pengunjung

dalam kurun waktu tertentu dan keperluan

pengunjung. Contoh dapat dilihat pada lampiran 5

gambar 2.

c. Daftar Arsip

Daftar arsip dapat membantu dalam penemuan kembali.

Daftar arsip dapat berupa print out data SKE dapat

juga dilihat pada daftar arsip yang ada di

sistemnya. Fitur dapat dilihat pada lampiran 5

gambar 3.

d. Sistem Kearsipan Elektronik (SKE)

Sistem Kearsipan Elektronik membantu dalam

pencarian arsip dan penemuan kembali dengan cepat

dengan menunjukkan ruang lokasi simpan. Tampilan

26

Menu SKE dapat dilihat pada lampiran 5 gambar 4 dan

5.

e. Out indicator

Out indicator berfungsi untuk memberi tanda di dalam

boks bahwa terdapat arsip yang dipinjam.Contoh

dapat dilihat pada lampiran 5 gambar 6.

Pelaksanaan pelayanan arsip biasanya dilakukan

dengan beberapa keperluan seperti untuk bahan bukti

persidangan/kasus hukum yang memerlukan bukti yang

autentik, sebagai bahan pengambilan data arsip dan

kepentingan dinas lain terkait dengan masalah kehutanan.

2. Alur Pelayanan Arsip dalam Proses Peminjaman Arsip

Pelaksanaan layanan arsip dalam proses peminjaman

arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan memiliki alur

sebagai berikut :

1) Permohonan peminjaman arsip.

Pengguna arsip dapat memesan arsip via

email/surat, telpon atau langsung. Seringkali

permasalahan proses peminjaman arsip terbentur

pada masalah jarak dan waktu. Dengan fasilitas

layanan via telpon memungkinkan pengguna bisa

memastikan apakah arsip yang dibutuhkan statusnya

“tersedia” di Kantor Unit Pusat Kearsipan.

2) Pemohon mengajukan surat permohonan.

Pemohon harus menyertakan surat permohonan yang

ditujukan kepada Biro Umum dengan tembusan kepada

kepala Kantor Unit Pusat Kearsipan saat

27

pengambilan arsip yang akan dipinjam. Surat

permohonan ini bersifat resmi karena Kantor Unit

Pusat Kearsipan berada di bawah Biro Umum

Sekreataris Jenderal Kementerian Kehutanan.

3) Pencarian melalui Sistem Kearsipan Elektronik

(SKE)

Setelah pengguna arsip mengajukan surat

permohonan, Arsiparis melakukan proses pencarian

melalui Sistem Kearsipan Elektronik sesuai surat

permintaan dengan tujuan untuk mengecek data arsip

yang dicari serta lokasi simpan arsip tersebut.

4) Pencarian fisik arsip

Selanjutnya jika data arsip yang dimaksud telah

ditemukankeberadaannya di Sistem Kearsipan

Elektronik, maka arsiparis bisa langsung mencari

fisik arsip ke ruang penyimpanan arsip.

5) Memasang out indicator

Sebelum arsip diserahkan ke pengguna, arsiparis

mengambil fisik arsip tersebut ke lokasi simpan

dengan memasang out indicatorsebagai pengganti arsip

yang dipinjam. Out indicatorberupa selembar kerta

ukuran A4 atau folio yang berisi data peminjam,

tanggal dan paraf. Setelahfisik arsip diambil

kemudianmengisi data yang dipinjam di jurnal

pelayanan sebagai bahan kontrol keluar masuk arsip

yang dipinjam.( Format out indicator dapat dilihat

pada lampiran 5 gambar 6)

28

6) Jangka waktu peminjaman

Jangka waktu peminjamn maksimal 1 (satu) minggu

dan maskimal dapat diperpanjang 1x seminggu. Jika

arsip yang dipinjam adalah arsip asli maka

peminjam diwajibkan meninggalkan kartu identitas

namun jika arsip yang dipinjam sifatnya penting

dan tidak boleh keluar maka peminjam hanya

mendapatkan fotocopy arsip untuk dilegalisir oleh

Kepala Bagian TU atau Biro Umum sesuai dengan

kebutuhan pengguna.

7) Mengecek jatuh tempo pengembalian arsip

Agar tertib administrasi arsiparis selalu mengecek

tanggal jatuh tempo arsip yang dipinjam. Bilamana

ada arsip yang sudah jatuh tempo maka petugas

berhak untuk menagih kepada pengguna.

8) Pengembalian Arsip

Setelah arsip dikembalikan oleh peminjam maka

arsip dikembalikansesuai lokasi semula dan

mencabut out indicator sebagai bukti arsip sudah

dikembalikan.

(Untuk lebih jelas memberikan gambaran mengenai

alur pemberian layanan arsip kepada pengguna dapat

dilihat pada lampiran 6)

3. Pelaksanaan Kegiatan Pelayanan arsip di Unit Pusat

Kearsipan Kementerian Kehutanan.

29

Pelayanan arsip dilaksanakan pada jam kerja namun

tidak setiap hari ada yang meminta layanan

arsip/meminjam arsip, pada saat dilaksanakan praktik

kerja kearsipan ada 2 pihak yang meminta layanan arsip

yaitu:

a. Permintaan pelayanan arsip dari PT. Inhutani V

melalui Surat Nomor 87/IHT-V/I-1/2015 Tanggal 11

Maret 2015 tentang data koperasi PT Inhutani V

berupa akte pendirian koperasi karyawan PT.

Inhutani V Palembang tahun 1992 (surat permohonan

peminjaman arsip PT.Inhutani V dapat dilihat pada

lampiran 7 dan Formulir Peminjaman Arsip a.n Iwa

Warsa dari PT. Inhutani V dapat dilihat pada

lampiran 8)

b. Permintaan pelayanan arsip tanggal 23 s/d 26 Maret

2015 dari Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan

Direktorat Jenderal Planologi Kehutanan via telpon

dan datang langsung a.n Fatnarul untuk meminjam

arsip berupa surat Menteri Kehutanan tentang

penggunaan kawasan hutan sebanyak 47(empatpuluh

tujuh) berkas (Daftar arsip yang dipinjam dari

Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan Ditjen

Planologi dapat dilihat pada lampiran 9) namun

penulis pada waktu praktek kerja kearsipan hanya

melayani arsip sebanyak 4 (empat) berkas (formulir

permintaan arsip/bukti layanan penelusuran arsip

30

dari Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan Ditjen

Planologi dapat dilihat pada lampiran 10)

Daftar arsip penggunaan kawasan hutan dari Ditjen

Planologi hasil pelayanan arsip dil sebagai

berikut:

NO NO. ARSIP PENGGUNA TAHUN BOKS

1S.429/Menhut-

VII/2006

Menteri ESDM-PLTP

Bedugul2006 407

2S.158/Menhut-

VII/2007PT.Excelcomindo Pratama 2007 410

3S.353/Menhut-

VII/2007

PT. Aditya Buana Inter

(PT. ABI)2007 410

4S.355/Menhut-

VII/2007PT. Mahakam Sumber Jaya 2007 410

Apabila pengguna menginginkan arsip asli maka pengguna

diwajibkan meninggalkan tanda pengenal seperti Kartu

Tanda Penduduk (KTP), Kartu tanda Mahasiswa (KTM) atau

Surat Izin Mengemudi (SIM). Saat pencarian fisik arsip,

pengguna dipersilakan untuk menunggu di ruang tunggu

karena tata letak arsip bersifat rahasia dan tidak boleh

diketahui oleh pihak eksternal demi keamanan.

31

BAB III

MASALAH DAN PEMECAHAN

A. Permasalahan

DalampelaksanaanPraktikKerjaKearsipan di Unit Pusat

Kearsipan Kementerian Kehutanan, penulis

menemukanbeberapa permasalahan, yaitu :

1. Kantor Unit Pusat Kearsipan sebagai pusat arsip di

Kementerian Kehutanan sudah memiliki kapasitas gedung

yang cukup memadai, namun masih memiliki permasalan

pada sarana penunjang. Kantor Unit Pusat Kearsipan

belum memiliki sarana penunjang untuk mengelola arsip

bentuk khusus seperti negatif foto, peta, kartografik

sehingga arsip tersebut tidak terjaga dengan baik.

Mesin scaner, plotter saat ini baru tersedia 2 unit

dan komputer sebanyak 15 unit padahal volume arsip

yang perlu dientry sangat banyak sehingga untuk proses

32

entry data para arsiparis menggunakan laptop/netbook

masing-masing.

2. Sumber Daya Manusia untuk mengelola arsip belum

sebanding dengan volume arsip yang banyak dan semakin

hari semakin menumpuk. Disamping jumlah Sumber Daya

Manusia secara kuantitas yang masih sedikit,

permasalahan juga ada pada keahlian dan pengetahuan

arsiparis dalam mengelola arsip dan pelayanan arsip

yang masih minim.

3. Ketersediaan anggaran masih sangat minim dalam

melakukan sosialisasi/pembinaan kearsipan karena arsip

masih dianggap remeh sehingga anggaran digunakan untuk

kegiatan lain.

4. Kantor Unit Pusat Kearsipan belum memilki Standar

Operasional Prosedur (SOP) dalam pelayanan informasi

arsip sehingga petugas layanan belum melakukan

pelayanan secara optimal.

5. Belum adanya kesadaran akan pentingnya arsip bagi

pemilik arsip. Sehingga proses pemindahan arsip hanya

disertai berita acara pemindahan dan daftar arsip yang

isinya masih global. Hal ini menyebabkantidak dapat

ditemukannya arsip secara detail. Selain itu, pemilik

arsip juga hanya melakukan pemindahan arsip dalam

bentuk karung dan bercampur antara arsip dan non

arsip.

6. Salah satu alat pelayanan kearsipan yang berupa out

indicator dan tanda bukti peminjaman arsip di Kantor

33

Unit Pusat Kearsipan hanya berupa selembar kertas

ukuran A4 atau Folio yang belum sesuai standar.

7. Belum adanya tanda bukti peminjaman yang sesuai

prosedur P.51/Menhut-II/2011, karena baru sebatas

penggunaan formulir peminjaman dan hanya rangkap 1

(satu).

B. Pemecahan Masalah

Berikut penulis paparkan beberapa pemecahan

permasalahan yang dapat digunakan sebagai bahan

pertimbangan untuk perbaikan ke depannya bagi Kantor Unit

Pusat Kearsipan

1. Kantor Unit Pusat Kearsipan perlu menyediakan sarana

penunjang untuk mengelola arsip bentuk khusus, seperti

: scanner, alat untuk membaca peta, alat untuk membaca

negatif foto, pemutar kaset dan lain-lain. Disamping

itu, perlu disediakan komputer sebagai sarana

pencarian arsip.

2. Sumber Daya Manusia perlu ditambah dengan cara

rekruitmen. Kantor Unit Pusat Kearsipan juga perlu

mengadakan sosialisasi, kursus dan diklat yang

berkaitan dengan pelayanan arsip khususnya untuk

penyusunan petunjuk pelaksanaan.

3. Perlu disediakan anggaran yang berkaitan dengan

pelayanan arsip, khususnya dalam penyusunan petunjuk

pelaksanaan atau Standar Operasional Prosedur,

34

sehingga arsip dipandang sebagai kegiatan yang tidak

kalah penting dengan kegiatan lainnya.

4. Perlu disusunStandar Operasional Prosedur (SOP)

tertulis yang baku agar sebagai pedoman dalam

pemberian layanan arsip kepada pengguna tertib

administrasi sehingga dengan prosedur pelayanan jasa

kearsipan akan jelas alur pelayanan arsip, siapa yang

bertanggung jawab dalam peminjaman, jelas pengendalian

dan tepat waktu pengembaliannya.

5. Sebaiknya setiap pemindahan arsip, inaktif ke Kantor

Unit Pusat Kearsipan harus dilengkapi daftar arsip

yang lengkap dan terperinci, sehingga apabila sewaktu-

waktu ada pencarian arsip dapat ditemukan dengan mudah

lewat daftar arsip yang dipindahkan meskipun belum

dientry dalam Sistem Kearsipan Elektronik. Daftar

arsip inaktif sebaiknya memuat informasi tentang:

pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode

klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat

perkembangan, jumlah, retensi, keterangan.

6. Alat pelayanan arsip seperti out indicator sebaiknya

menggunakan out indicator berbahan karton tebaldan

berwarna terangagar lebih terlihat sehingga apabila

suatu saat arsip dikembalikan ke tempatnya mudah

melihat out indicator sebagai pengganti arsip yang

keluar.

35

7. Sesuai prosedur P.51/Menhut-II/2011 arsiparis harus

mengisi tanda bukti peminjaman rangkap 3 (tiga) dengan

peruntukan :

a. Lembar ke- 1 disimpan dalam file sebagai pengganti

arsip yang dipinjam.

b. Lembar ke- 2 disertakan pada arsip yang dipinjam.

c. Lembar ke- 3 sebagai sarana kontrol.

Dengan demikian akan meminimalisir hilangnya arsip.

BAB IV

PENUTUP

36

A. Kesimpulan

1.Sebagai Pusat Arsip Kementerian Kehutanan yang

melaksanakankegiatan pengelolaan arsip inaktif serta

pelayanan arsip kepada pengguna harus didukung dengan

sarana prasarana, anggaran, Sumber Daya Manusia serta

prosedur yang baku agar pelaksanaan manajemen kearsipan

dinamis berjalan dengan berkesinambungan.

2.Penulis melihat beberapa permasalahan yang ada di

Kantor Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan

terkait pengelolaan arsip inaktif khususnya dalam

pelaksanaan layanan arsip yaitu belum adanya Standar

Operasional Prosedur (SOP) dalam pelayanan informasi

arsip, belum adanya sarana penunjang layanan arsip,

terbatasnya Sumber Daya Manusia yang mengelola arsip

dari segi kualitas dan kuantitas, masih kurang

kesadaran akan pentingnya arsip bagi pemilik arsip,

terbatasnya anggaran kegiatan arsip dan penggunaan

outindicator yang kurang tepat.

B. Saran

Penulis memberikan beberapa saran terkait permasalahan

layanan arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan Kementerian

Kehutanan yaitu : Kantor Unit Pusat Kearsipan perlu

membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baku

mengenai pelayanan arsip,menyediakan sarana penunjang

layanan arsip, menambah Sumber Daya Manusia yang

37

mengelola arsip perlu melalui proses rekrutmen serta

memberikan sosialisai, diklat atau kursus untuk

meningkatkan kualitas layanan arsip, pemilik arsip harus

menyerahkan arsip ke Kantor Unit Pusat Kearsipan dengan

format daftar arsip yang lengkap, meningkatkan anggaran

untuk kegiatan arsip dan menggunakan out indicator sesuai

dengan standar.

38