Asistensi Kearsipan DJBC (SE Arsip) rev310820

Sosialisasi Surat Edaran Direktur Jenderal Bea dan Cukai

nomor SE-13/BC/2020 tentang Pedoman Kearsipandi Lingkungan DJBC

Kantor Pusat DJBCSeptember 2020

DIREKTORAT JENDERALBEA DAN CUKAI

OUTLINE

• Pentingnya MengelolaArsip1

• Pengelolaan ArsipDinamis2

• PemusnahanArsip3

• Arsip Elektronik4


Tujuan Pembahasan

Peserta diharapkan dapat mengimplementasikan penyelenggaraankearsipan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

Peserta memahami manfaat dan kegunaan arsip dalam pelaksanaantugas fungsi organisasi

Peserta memahami pengertian arsip serta konsep dasar pengelolaanarsip sesuai ketentuan yang benar


SETELAH PENATAAN…SEBELUM PENATAAN…

DasarHukum

KearsipanUU Nomor 43 Tahun 200901

Pelaksanaan Undang-Undang KearsipanPP Nomor 28 Tahun 201202

Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian KeuanganPMK Nomor 196/PMK.01/2019

03 Tata Cara Penyusutan Arsip di Lingkungan KementerianKeuangan

KMK Nomor 938/KM.1/2015

04Jadwal Retensi Arsip FasilitatifKMK Nomor 769/KM.1/201005

Jadwal Retensi Arsip Substantif DJBCKMK Nomor 1082/KM.1/201406

Pedoman Kearsipan di Lingkungan Direktorat JenderalBea dan Cukai

SE Nomor SE-13/BC/202007

SusunanSE-13/BC/2020 tentangPedomanKearsipan di lingkungan DJBC

BATANG TUBUH SURAT EDARANLAMPIRAN SURAT EDARAN:

Terdiri dari VII Bab• Bab I : Pendahuluan• Bab II : Kebijakan Kearsipan• Bab III : Pembinaan Kearsipan• Bab IV : Pengelolaan Arsip Dinamis• Bab V : Pengelolaan Arsip Elektronik• Bab VI : Sumber Daya Kearsipan• Bab VII : Penutup

SOP KEARSIPAN

DirektoratJenderalBea danCukai

1. SOP Penitipan Arsip

2. SOP Penyerahan Arsip Inaktif ke Pengelola Arsip

3. SOP Peminjaman Arsip Inaktif

4. SOP Pemusnahan Arsip

5. SOP Pelaporan Arsip Aktif

6. SOP Penataan Arsip Inaktif

7. SOP Penyusunan Daftar Arsip Aktif

Materi Pengelolaan Arsip di Lingkungan DJBC

Video Kearsipan DJBC

Video Kearsipan DJBC

10 Direktorat Jenderal Bea dan CukaiKementerian Keuangan RI

Definisi Arsip

Berdasarkan PMK nomor 196/PMK.01/2019:

~ Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip~ Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diterima oleh KementerianKeuangan.

~ Arsip elektronik adalah arsip yang penciptaannya dalam format elektronik

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah lembaga kearsipanberbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugasnegara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

1


Penggolongan Arsip Berdasarkan Fungsinya

Arsip ArsipDinamis

Arsip Aktif

Arsip Inaktif

Arsip VitalArsip Statis

arsip yang dipergunakansecara langsung dalamkegiatan pencipta arsip dandisimpan selama jangkawaktu tertentu

arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena:-. memiliki nilaiguna kesejarahan;-. telah habis retensinya; dan-. berketerangan dipermanenkanyang telah diverifikasi secara langsung maupun tidaklangsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

-. Frekuensi penggunaannya tinggi-. Berada di Unit Pengolah

-. Frekuensi penggunaannya telahmenurun-. Berada di Unit Kearsipan

Arsip yang keberadaannya merupakanpersyaratan dasar bagi kelangsunganoperasional penciptaan arsip, tidakdapat diperbaharui, dan tidak dapattergantikan apabila rusak atau hilang. Seperti BPKB, Sertifikat tanah, dll


Siklus Hidup Arsip

Pemeliharaan Arsip

Penggunaan Arsip

Penyusutan Arsip

Pembuatan dan Penerimaan

Pemindahan Arsip Inaktif, Pemusnahan, dan Penyerahan Arsip Statis

Penciptaan Arsip

Pemberkasan, Penataan, dan Penyimpanan

1.

3.

2.

4.


1. Penciptaan Arsip

- Merekam dan mencatat informasi- Sifat : Biasa/Terbuka, Terbatas, Segera dan Sangat

Segera.

Pembuatan Arsip

• Kegiatan yang berhubungan denganpengaturan arsip yang telah diterima

• Arsip diterima dengan aman, sahdiregistrasi oleh penerima surat

Penerimaan Arsip

Atas Penciptaan Arsip tersebut dilakukan:1. Registrasi2. Distribusi kepada pihak berwenang3. Tindakan Pengendalian(Ketentuan baru pada SE baru)


2. Penggunaan Arsip

❑ Klasifikasi Kemananan dan Akses ArsipPenggunaan arsip memperhatikan Sistem Klasifikasi Keamanandan Akses Arsip (PMK 196/PMK.01/2019). Sistem inilah yangakan mengatur dokumen mana yang sifatnya TERBUKA,TERBATAS, RAHASIA atau pun SANGAT RAHASIA.

Penggunaan Arsip


3. Pemeliharaan Arsip

q Pemeliharaan Arsip AktifPemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab UnitPengolah, berupa kegiatan Pemberkasan dan Penyimpanan.Pemberkasan Arsip ditujukan untuk tertatanya fisik daninformasi Arsip, serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.

Pemberkasan mengacu pada Klasifikasi Arsip (PMK196/PMK.01/2019) berdasarkan subjek permasalahannya(bukan SURAT MASUK & SURAT KELUAR).

Pemeliharaan Arsip

Pemberkasan, Penataan, Penyimpanan & Alih Media


3. Pemeliharaan Arsipq Pemeliharaan Arsip Inaktif

Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan,berupa kegiatan Penataan dan Penyimpanan.Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan Asas Asal Usul dan AsasAturan Asli.Penataan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisikArsip, pengolahan informasi Arsip, dan penyusunan daftar Arsip Inaktif.

Pemeliharaan Arsip


Asas Asal Usul:Arsip tetap terkelola dalam satu kesatuanPencipta Arsip, tidak tercampur dengan arsipyang berasal dari Pencipta Arsip lainnyaAsas Aturan Asli:arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturanaslinya (original order) atau sesuai denganpengaturan ketika Arsip masih digunakanuntuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip


Pemberkasan Arsip Aktif

Pemeliharaan Arsip


Dilakukan Pemberkasan

oleh Unit Pengolah

Arsip yang diterima

Arsip yang dibuat

Unit Pengolah melaksanakan :1. Pemberkasan fisik arsip dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi arsip.2. Membuat Daftar Arsip Aktif, terdiri atas Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas3. Menyampaikan Daftar Arsip Aktif tersebut ke Unit Kearsipan di lingkungannya sesuai

dengan jadwal pelaporan arsip aktif pada SE-13/BC/2020


Tahapan Pemberkasan Arsip Aktif

Menentukan kata tangkap (keyword ) terhadap isi informasiarsip yang akan disimpan dan dicantumkan pada folder.

Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah atau kurun waktu.

1. Penentuan Indeks

Penulisan kode klasifikasi berdasarkan indeks yang dipilih. Penentuan kode klasifikasi merujuk pada Klasifikasi Arsipyang diatur dalam PMK 196/PMK.01/2019.

2. Pemberikan Kode Klasifikasi

Indeks : Pemusnahan Arsip

Fungsi : KA Kearsipan

Primer : KA4 Penyusutan Arsip

Sekunder : KA41 Pemusnahan Arsip

Indeks dan Kode KlasifikasiContoh Pengkodean


Kode Klasifikasi

Fasilitatif (13 Fungsi)DL = Pendidikan & Pelatihan

HK = Hukum

HM = Hubungan MasyarakatKA = Kearsipan

KP = Kepegawaian

KU = KeuanganOT = Organisasi & Tata Laksana

PL = Perlengkapan

PR = PerencanaanPS = Perpustakaan

PW = Pengawasan

RT = Rumah TanggaTI = Teknologi Informasi

Substantif (8 Fungsi)

AG = Anggaran

BR = Pembiayaan Risiko

IK = Perimbangan Keuangan

KN = Kekayaan Negara

KT = Kajian dan Penelitian

PB = Perbendaharaan

PK = Profesi Keuangan

PN = Penerimaan Negara


Contoh Proses Pemberkasan Berkas Pemusnahan Arsip tahun 2019

KorespondensiUsul Musnah

Arsip

KorespondensiBerita Acara Penilaian Arsip

KorespondensiBerita Acara Penilaian Arsip

KMK dan BA PemusnahanArsip

Surat PermintaanSurat

PermintaanSurat PermintaanSurat

PermintaanSurat Permintaan

KA41PemusnahanArsip Tahun

2019

Surat masuk dansurat keluar

terkait UsulanPemusnahan Arsip

DitambahBerita Acara Penilaian Arsip

Ditambah lagidengan KMK dan

Berita Acara Pemusnahan Arsip

Seluruh dokumenPemusnahan Arsiptahun 2019 dalam

satu kesatuan berkas


Pelabelan Map Arsip

Pemberian deskripsi informasi pada folder dengan menyantumkan kodeklasifikasi beserta indeks yang telah ditetapkan pada bagian atas folder.

3.

Contoh Pelabelan:

Rapat Pimpinan

OT. 11

Indeks

Kode Klasifikasi

LABEL

ditempel

OT11 – Rapat PimpinanArsip yang berkaitan dengan kegiatan rapat pimpinan mulaidari bahan rapat sampai dengan risalah rapat pimpinan/unit kerja.

OT.11 Rapat Pimpinan


4. Penataan Arsip

Penyimpanan folder yang berisikan arsip dan telah diberikan label kedalam filling cabinet berdasarkan Klasifikasi Arsip dan susunan Primer, Sekunder dan Tersier sebagai dasar penataan.

Penataan Arsip

Contoh Penataan Sub-Sub MasalahSub MasalahPokok Masalah

PN3 CUKAI

PN30 PITA CUKAI

PN300 PENGADAAN


Penjajaran Arsip (Menggunakan Map Folder)

PL1001. Pengadaan Meja Kerja

Tahun 2017PL100Pengadaan Barang Bergerak

PL10Pengadaan Barang

PL1Pengadaan


Foto Penataan Arsip


Penataan Arsip

TAHUN ARSIP

JENIS ARSIP

NOMOR BOKS

SARANA DAN PRASARANA

• Rak Arsip• Filling Cabinet• Lemari Arsip• Boks Arsip• Sekat / Guide

PerangkatKeras

• Klasifikasi Arsip• Indeks

PerangkatLunak

Contoh Rak Arsip dan Boks Arsip

BOKS ARSIP


Pemberkasan arsip yang diharapkan

Pemberkasan dengan menggunakan klasifikasi arsip akan membuat arsip yang mempunyai permasalahan yang sama akan ditempatkan dalam satu kesatuan berkas (tidak terpencar).

Subbagian Subbagian Umum dan KI

KP20Daftar Penilaian

Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/Sasaran Kinerja

PegawaiTahun 2019

KU11Belanja/Pengeluaran

AnggaranTahun 2019

KP50Perjalanan Dinas

Tahun 2019




Daftar Arsip Aktif: Daftar Berkas & Daftar Isi Berkas

No Berkas KodeKlasifikasi

Uraian Informasi Berkas

Kurun Waktu

Tingkat Perkembangan

Jumlah (bundel)

Lokasi UIC Ket

1 KP20 Kontrak Kinerja KepalaKantor

2018 Asli 1 FC.1 KPPBC Medan

2 KU11 Pembayaran Biaya Perjalanan Dinas ke xxx a.n. xxx

2018 Asli 1 FC.2 KPPBC Medan

3 dst.

Daftar Berkas Unit Pengolah: Subbagian Umum dan KI

Daftar Isi Berkas Unit Pengolah: Subbagian Umum dan KINo.

Item Uraian Informasi Arsip Nomor

Surat/Naskah Dinas

Tgl Tingkat Perkembangan

Jml No. Berkas

KodeKlasifikasi

Lokasi Ket

1 Undangan Kepala Kantor pada Para Kepala Seksi dan

Kasubbag terkait PenyusunanIKU

UND-2/SJ.3/2018

5 Jan 2018

Asli 1 1 KP20 FC.1

2 Undangan Kepala Kantor pada Para Kepala Seksi terkait

Penadatanganan IKU

UND-4/SJ.3/2018

15 Jan 2018

Asli 1 1 KP20 FC.1

3 Kontrak Kinerja Kepala Kantor dan Manual IKU

3/SJ/2018 1 April 2017

Asli 1 1 KP20 FC.1

4. dst.


Tabel Daftar Arsip Aktif dan Jadwal Pelaporannya

Daftar Berkas dan Daftar isi Berkas

Jadwal Pelaporan Arsip AktifKeterangan:• Pelaporan Daftar Arsip Aktif

meliputi juga arsipelektronik pada Nadinedan/atau Office DJBC


Pemindahan

PemusnahanPenyerahan

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta arsip melalui Sekretaris Jenderal kepada

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

.

Penyerahan Pemusnahan Arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna yang pemusnahannya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

Pemusnahan

Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan sesuai jenjang Unit Kearsipan yang ada

PemindahanPenyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara:

Penyusutan Arsip


Tujuan Penyusutan Arsip

Pelestarian bukti pertanggungjawaban nasional bagi generasi bangsa masa mendatang.

Menyelamatkan dan mengamankan arsip dari kemusnahan.

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pemanfaatan penggunaan ruangan kantor.

Agar tidak terjadi penumpukan/akumulasi arsip.


Alur Pemusnahan

Satuan Kerja

❑ SK Tim Pemusnahan Arsip❑ Surat Pengusulan Pemusnahan❑ Daftar Arsip Usul Musnah

❑ Hardcopy❑ Softcopy

Sekretaris DJBC

Menteri Keuangan c.q.Sekretaris Jenderal

[ Meneruskan Surat Pengusulan ]


Alur Pemusnahan

Arsip Nasional

Panitia Penilai Arsip

[ Melakukan Penilaian ke Satuan Kerja ]

Menteri Keuangan c.q.Sekretaris Jenderal

[ Pembuatan KMK Pemusnahan ]


Dilakukan secara total sehingga tidak

dikenal lagi baik fisik maupun

informasinya, dengan cara:

Metode Pemusnahan

35

Pembakaran;

Pencacahan;

Penggunaan bahankimia;

Pulping; dan

Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.


Dokumen Musnah

Jadwal Retensi Arsip

Substantif Fasilitatif

❑ Tidak memiliki nilai guna

❑ Primer (Administrasi, Hukum, Keuangan dan Ilmiah)

❑ Sekunder (Evidential, Informasional dan Intrinsik)

❑ Telah habis masa retensi

❑ Memiliki keterangan musnah

❑ Berkaitan dengan penyelesaian perkara

❑ Bertentangan dengan perundang-undangan

❑ Masih berstatus aktif


Contoh Usulan Arsip Musnah

xx

xxxxxxx

xxx

x


Alih Media Arsip dan Pemeliharaan Arsip VitalAlih Media

1. Alih media Arsip dapat dilakukan untukmendukung Pemeliharaan Arsip;

2. Alih media Arsip dilaksanakan dalamberbagai bentuk dan media sesuai dengankemajuan teknologi informasi dan komunikasiberdasarkan peraturan perundang-undangan;

3. Alih media Arsip dilaksanakan denganmemperhatikan kondisi dan nilai informasiArsip

Pemeliharaan Arsip Vital1. Pemeliharaan terhadap Arsip Vital dilaksanakan

berdasarkan Program Arsip Vital2. Program arsip vital meliputi kegiatan:

a.Identifikasib.Perlindungan dan Pengamananc.Penyelamatan dan Pemulihan

3. Pemeliharaan terhadap Arsip Vital menjadi tanggungjawab Unit Pengolah

(Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannyamerupakan persyaratan dasar bagi kelangsunganoperasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dantidak tergantikan apabila rusak atau hilang.Contoh: Sertifikat Tanah & Bangunan Kantor, BPKBKendaraan Dinas)


BAB V Pengelolaan Arsip Elektronik

Arsip Elektronik merupakan arsip yang penciptaannya dalam format elektronik sesuai dengan peraturan menteri keuangan tentang tata naskahdinas elektronik.Kriteria Arsip Elektronik:

Rancangan SE

2. Diciptakan dan dikelola denganmenggunakan sistem elektronikyang berlaku di lingkunganKementerian Keuangan

1. Isinya berkaitan denganpelaksanaan tugas dan fungsi DJBC

Tata cara Pengelolaan Arsip Elektronik ditetapkan oleh Menteri Keuangan(Dalam tahap pembahasan)


KMK nomor 912/KMK.01/2019 tentang Implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan Kemenkeu

KEENAM: Pengesahan terhadap Naskah Dinas yang dihasilkan melalui Nadine berlaku sebagaiberikut:a. Dilakukan dengan tanda tangan elektronik (digital signature) yang tersertifikasi oleh Penyelenggara

Sertifikasi Elektronik yang memiliki kerja sama dengan Kemenkeu, sesuai ketentuan peraturanperundang-undangan

b. Naskah dinas yang telah ditandatangani secara elektronik, maka tidak memerlukan tanda tangandan cap dinas; dan

c. Dalam hal dicetak dalam bentuk hardcopy, dalam naskah dinas yang tercetak oleh sistem terdapattulisan “Ditandatangani secara elektronik” beserta QR Code pada bagian kolom tanda tangan di sisi kanan bawah naskah dinas.

PERTAMA: Menetapkan implementasi Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan KementerianKeuangan dalam suatu modul aplikasi Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disebut Nadine.


Kontak Subbagian Persuratan dan Kearsipan

CONTACT US

[email protected]

021-4890308 ext.213

Jl. Jenderal A. Yani (By Pass)

Kantor Pusat DJBC – Gedung

Papua Lantai 2

Persuratandankearsipan_bc

Thank You

Asistensi Kearsipan DJBC (SE Arsip) rev310820

Documents

Transcript of Asistensi Kearsipan DJBC (SE Arsip) rev310820