Makalah Teori Sistem: Manajemen Kearsipan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang

mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada

suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu

hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk

dari suatu kantor adalah surat, formulir dan

laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan

yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada

akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah

suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa

penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis

sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen

1 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n

itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan

Teguh Wahyono, 2005:2).

Pengelolaan arsip di Kota Magelang menjadi

rujukan studi banding. Belum lama ini, beberapa

anggota DPRD Provinsi Jawa Tengah berkunjung ke

Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota

Magelang. Kedatangan mereka untuk belajar mengenai

tata kelola kearsipan di kota se-juta bunga

tersebut. Kami sedang menyusun raperda tentang

kearsipan. Dipilihnya Kota Magelang sebagai objek

studi banding, karena memiliki perda tentang

kearsipan.1

Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk

memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk

keperluan informasi intern dalam kantor tersebut.

Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada

seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan

di segala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor.1 http://www.radarjogja.co.id/blog/2015/04/07/anggota-dewan-kunjungi-kantor-perpustakaan/ (diakses tanggal 8 April pukul 16.40)


Dalam hal ini, pengelolaan arsip di Kota Magelang

patut dijadikan contoh, mengingat cakupan kearsipan

sangat yang luas. Hal ini menunjukkan bahwa

manajemen kearsipan di Kota Magelang tertata dengan

baik dan apik.

Apabila pengelolaan arsip sebuah kantor kurang

baik, menemukan informasi yang telah disimpan akan

menjadi sulit dan akhirnya menghambat tahapan proses

pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat

penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan

sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian di atas dirumuskan

permasalahan sebagai berikut.

1. Apakah yang dimaksud dengan arsip?

2. Apa saja kegunaan arsip?

3. Apa saja jenis-jenis arsip?


4. Apa saja peralatan dan perlengkapan kearsipan?

5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip?

6. Bagaimana cara penemuan kembali arsip?

7. Apakah arsip dapat dipindahkan?

1.3 Tujuan Pembahasan

1. Diharapkan mahasiswa mengerti makna dari Arsip.

2. Diharapkan mahasiswa menerapkan system

kearsipan dalam kehidupan sehari-hari.

3. Diharapkan mahasiswa semakin peka terhadap

pentingnya manajemen arsip.

4. Diharapkan mahasiswa dapat membagikan ilmu yang

diketahui kepada sekeliling mereka.

BAB II


PEMBAHASAN

2.1 Definisi Konseptual

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa

Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk

menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip

memang menunjukkan tempat atau gedung tempat

penyimpanan arsip, namun belakangan, orang

cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai

kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution

sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.2

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum

(bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang

pada zaman dahulu tali atau benang ini

digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.

Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

2 https://dwioktanur20.wordpress.com/2014/02/21/makalah-kearsipan/ (diakses pada tanggal 27 Maret 2015 pukul 09.56)


Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

Segenap warkat dari suatu organisasi

kenegaraan atau badan swasta yang diadakan

dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan

organisasi tersebut dan yang dipandang

berharga untuk disimpan secara permanen bagi

suatu keperluan.

Tempat dimana warkat-warkat organisasi

disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang

kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan

istilah archival intsituation (kantor arsip).

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip

adalah:

a.) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima

oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan

pemerintah dalam berbagai corak, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.


b.) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima

oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk

corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

menyatakan bahwa:

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah,

foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,

bagan atau dokumen lain dalam berbagai bentuk dan

sifat, atau salinan dengan segala cara pembuatan

yang dihasilkan/diterima oleh suatu badan sebagai

bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi

kebijakan, kebijakan, keputusan,

prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan

pemerintah lain atau karena pentingnya informasi

yang terkandung di dalamnya.


Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh The

Liang Gie3

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan

secara sistematis, terencana, karena mempunyai nilai

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip

adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan

tertulis yang disebut warkat harus mempunyai

3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan

teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat

ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal

usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan

data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas,

foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar

peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan

sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga

3 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 1996), hal. 118


pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan

yang disusun menurut sistem tertentu untuk

mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali

dengan cepat dan tepat.

2.2 Penelitian yang Relevan

Archival research is a type of primary research which involves

seeking out and extracting evidence from original archival records.

Archival research can be contrasted with (1) secondary research

(undertaken in a library or online), which involves identifying and

consulting secondary sources relating to the topic of enquiry; and (2)

with other types of primary research and empirical investigation.

Archival research is generally more complex and time-

consuming than library and internet research, presenting challenges in

identifying, locating and interpreting relevant documents. Archival

records are often unique, and the researcher must be prepared to

travel to reach them. Some finding aids to archival online documents,


but many more are not, and some records lack any kind of finding aid

at all. Although most archive repositories welcome researchers, and

professional staff tasked with assisting them, the sheer quantity of

records means that finding aids may be of only limited usefulness: the

researcher will need to hunt through large quantities of documents in

search of material relevant to his or her particular enquiry. Some

records may be closed to public for reasons of confidentiality; and

others may be written in archaic handwriting, in ancient or foreign

languages, or in technical terminology. Archival documents were

generally created for immediate practical or administrative purposes,

not for the benefit of future researchers, and additional contextual

research may be necessary to make sense of them.

Archival research lies at the heart of most academic and other

forms of original historical research; but it’s frequently also

undertaken (in conjunction with parallel research methodologies) in

other disciplines (the humanities and social sciences, including literary

studies, archaeology, sociology, human geography, anthropology, and

psychology). It also be important in other non-academic types of


enquiry, such as the tracing of birth families by adoptees, and criminal

investigations.4

Penelitian arsip merupakan jenis penelitian

utama yang melibatkan mencari dan penggalian bukti

dari catatan arsip asli. Penelitian arsip dapat

dibandingkan dengan (1) penelitian sekunder

(dilakukan di perpustakaan atau online), yang

melibatkan identifikasi dan konsultasi sumber-sumber

sekunder yang berkaitan dengan topik penyelidikan;

dan (2) dengan jenis penelitian primer dan

investigasi empiris.

Penelitian arsip umumnya lebih kompleks dan

memakan waktu lebih banyak dari perpustakaan dan

internet, menyajikan tantangan dalam

mengidentifikasi, menemukan dan menafsirkan dokumen

yang relevan. Catatan arsip seringkali unik, dan

peneliti harus siap untuk melakukan perjalanan untuk

menjangkaunya. Beberapa menemukan bantuan untuk

4 http://en.wikipedia.org/wiki/Archival_research (diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul 10.13).


dokumen arsip online, tetapi lebih banyak lagi yang

tidak, dan beberapa catatan tidak memiliki sama

sekali. Meskipun sebagian besar repositori arsip

mendukung para peneliti, dan staf profesional yang

membantu mereka, kuantitas semata-mata catatan

berarti bahwa menemukan bantuan mungkin hanya

kegunaan terbatas: peneliti harus berburu melalui

dokumen dalam jumlah besar untuk mencari materi yang

relevan dengannya atau pertanyaan tertentu. Beberapa

catatan mungkin tertutup untuk publik karena alasan

kerahasiaan; dan lain-lain dapat ditulis dalam

tulisan tangan kuno, dalam bahasa kuno atau asing,

atau dalam istilah teknis. Dokumen arsip umumnya

dibuat untuk tujuan praktis atau administratif

langsung, bukan untuk kepentingan peneliti di masa

depan, dan penelitian kontekstual tambahan mungkin

diperlukan untuk memahami mereka.

Penelitian arsip sebagian besar terletak di

jantung akademik penelitian sejarah; tapi sering


dilakukan (dalam hubungannya dengan metodologi

penelitian paralel) dalam disiplin lain (humaniora

dan ilmu sosial, termasuk studi sastra, arkeologi,

sosiologi, geografi manusia, antropologi, dan

psikologi). Hal ini juga penting dalam penyelidikan

bidang non-akademik lainnya, seperti penelusuran

keluarga, adopsi, dan investigasi kriminal.

2.3 Pembahasan

2.3.1 Pengertian Arsip

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip

berasal dari bahasan Yunani yaitu dari kata arche,

kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya

mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche

artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau

fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea

artinya dokumen atau catatan mengenai

permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.5

5 Yufid, Kamus Besar Bahasa Indonesia offline (aplikasi), Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Indonesia.


Penjelasan di atas ditegaskan lagi oleh Sri

Endang R. menyatakan bahwa kata arsip berasal

dari:

Bahasa

Yunani

archium Peti untuk menyimpan

sesuatu

Bahasa Latin felum

(bundle)

Tali dan benang

Bahasa

Inggris

archieve

record

file

kumpulan warkat

catatan

kumpulan informasi

Bahasa

Belanda

archief Warkat

Bahasa

Jerman

archivalen Warkat

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk media sesuai perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah,


lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang

disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu

kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara

cepat ditemukan kembali.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor

7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan

pada Bab I Pasal I:6

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam

bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

badan-badan swasta dan atau perorangan dalam

6 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.


bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip

adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau

ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar,

yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai

bahan komunikasi informasi, yang terekam pada

kertas (kartu, formulir), kertas film (film-strip,

mikro film), media komputer (piringan, rekaman,

disket), kertas fotokopi, dll.

2.3.2 Guna Arsip

Arsip mempunyai peran yang sangat penting bagi

sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu

mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan

arsip pada sebuah kantor benar-benar menunjukkan

peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian


pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor

tersebut.

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada

beberapa kegunaan arsip, antara lain:7

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat

dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan.

Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan

kembali informasi-informasi yang terekam adalam

arsip tersebut.

2. Arsip sebgai bahan pengambil keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya

memerlukan berbagai data atau informasi yang akan

digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam

pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut

dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam

berbagai media elektronik maupun non elektronik.

3. Arsip sebgai bukti legalitas

7 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hal.


Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi

sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti

apabila diperlukan.

4. Arsip sebagai rujukan historis

Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan

informasi untuk masa yang akan dating. Sehingga

arsip dapat digunakan sebgai alat untuk mengetahui

perkembangan sejarah dinamika kegiatan organisasi.

Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama,

setiap arsip punya kegunaan yang berbeda. Guna lain

dari arsip adalah sebagai alat ukur kegiatan

organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.

2.3.3 Jenis Arsip

Sri Endang R. mengemukakan bahwa lima jenis

arsip, yaitu:8

1. Arsip berdasarkan bentuk fisiknya, dibagi

atas:8 Sri Endang, R, dkk, Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, (Jakarta: Erlangga, 2009), hal.


Arsip yang berbentuk lembaran

Arsip yang tidak berbentuk lembaran

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, terbagi

atas:

Financial record, yaitu arsip-arsip yang

berisi catatan-catatan mengenai masalah

keuangan

Inventory record, yaitu arsip-arsip yang

berhubungan dengan masalah inventaris

Personal record, yaitu arsip-arsip yang

berhubungan dengan kepegawaian

Sales record, yaitu arsip-arsip yang

berhubungan dengan masalah penjualan

Production record, yaitu arsip-arsip yang

berhubungan dengan masalah produksi

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, dibagi

atas:

Lembaga pemerintahan, misalnya, arsip

nasional negara (Arsip Nasional Republik

Indonesia) dan arsip nasional di setiap


ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional

Daerah)

Instansi Pemerintah/swasta

4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, dibagi

atas:

Arsip tidak penting, yaitu arsip yang

hanya mempunyai kegunaan informasi

Arsip biasa, yaitu yang semula penting,

akhirnya tidak berguna lagi pada saat

arsip yang diinformasikan berlalu

Arsip penting, yaitu arsip yang ada

hubungannya dengan masa lalu dan masa yang

akan dating, sehingga perlu disimpan dalam

waktu yang lama

Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip

yang dapat dijadikan alat pengingat

selama-lamanya

Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya

hanya boleh diketahui oleh orang tertentu

dalam suatu organisasi


5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi

atas:

Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan

secara langsung dalam perencanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya, atau dalam penyelenggaraan

administrasi Negara. Arsip dinamis

dibedakan sebagai berikut.

1) Arsip aktif, yaitu arsip yang

dipergunakan secara terus menerus dalam

kegiatan kantor,

2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang

frekuensi penggunaannya sudah menurun,

tetapi kadang-kadang masih diperlukan,

3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang

sudah sangat jarang digunakan,

Arsip statis, yaitu arsip yang tidak

digunakan secara langsung dalam

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan


secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi Negara.

2.3.4 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Ignasius Wursanto mengemukakan bahwa dalam

melakukan penataan terhadap arsip diperlukan

peralatan dan perlengkapan kearsipan. Peralatan dan

perlengkapan itu adalah sebagai berikut:9

1. Map, lipatan kertas atau karton/manila yang

dipergunakan untuk menyimpan arsip.

2. Folder, lipatan kertas tebal/karton manila

berbentuk segi empat panjang untuk

menyimpan/menempatkan arsip atau sekelompok arsip

di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab

untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung

pada sistem penataan yang digunakan apakah

vertikal atau horizontal.

9 Ignasius Wursanto, Kearsipan I, (Yogyakarta: Kanisius, 1989), hal.


3. Guide, lembaran kertas tebal/karton/manila yang

dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah

dalam penyimpanan arsip.

4. Filling cabinet, perabot kantor yang berbentuk segi

empat panjang yang diletakkan secara vertikal

dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau

arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua

samapi lima laci.

5. Almari arsip, suatu perabot kantor yang

dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau

arsip.

6. Rak arsip, sejenis almarai tidak berpintu yang

digunakan untuk menaruh atau menyimpan berkas atau

arsip.

7. Rotary, alat penyimpan arsip yang dapat digerakkan

berputar sehingga penempatan dan penemuan tidak

memakan tenaga.

8. Cardex (card index), alat yang dipergunakan untuk

menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu)

dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik


keluar memanjang. Biasanya digunakan untuk

menyimpan kartu kendali.

2.3.5 Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan

dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis

yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita

dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip

tersebut. Meteode penyimpanan tersebut sering

disebut sistem penyimpanan arsip (filling system).

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

terdiri atas:10

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,

penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan

kembali warkat menggunakan petunjuk abjad.

Warkat yang akan disimpan dikelola

berdasarkan nama orang atau organisasi.

10 https://endangsuciharti.wordpress.com/2012/03/04/5-sistem-kearsipan/ (diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul 10.26)


2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal (Subject

Filling System)

Salah satu sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan kepada isi dari dokumen itu. Isi

dokumen sring disebut perihal, pokok masalah,

permasalahan, pokok surat atau subjek.

3. Sistem Nomor (Numerical Filling System)

Salah satu sistem penyimpanan dan penemuan

kembali arsip yang disusun dengan menggunakan

kode/nomor.

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filling

Sytem)

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan tanggal, bulan, tahun. Dalam

sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan

dan penemuan kembali arsip adalah tanggal,

bulan atau tahun pemubatan yang tercantum

dalam arsip itu sendiri.

5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah (Geographical

Filling System)


Sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau

arsip yang dijadikan pedoman adalam menemukan

arsip secara cepat berdasarkan wilayah dari

pengirim surat atau wilayah yang dkirim

surat.

2.3.6 Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik

secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan

kembali secara manual berarti penemuan kembali

dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa

menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali

dengan mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi

penyimpanan arsip melalui sarana elektronik

(komputer).11

Arsip tidak boleh disimpan sembarangan, harus

disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang

baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan

11 Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, (Bandung: Mandar Maju, 2003), hal.


mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada

waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat

terlaksana dengan baik, perlu memperhatikan beberapa

syarat:

1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti

dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

2. Harus di dasarkan atas kegiatan nyata instansi

yang bersangkutan, maka disusun kata tangkap atau

indeks sebagai tanda pengenal.

3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis,

konsisten dan mudah diingat, serta didukung oleh

peralatan dan perlengkapan.

4. Sistem penemuan harus didukung oleh personil yang

terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang

tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja

secara detail tentang informasi. Beberapa faktor

penunjang perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam

rangka memudahkan dalam penemuan arsip adalah

sebagai berikut.


1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi,

menyusun, menyimpan dan memlihara arsip

berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip

kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan

arsip yang baik hendaknya memperhatikan faktor-

faktor penunjang, antara lain:

a. Kesedrahanan. Sistem penyimpanan yang dipilih

harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti

oleh satu orang saja, melainkan juga dapat

dimengerti pegawai lain.

b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem

yang digunakan, harus memungkinkan penemuan

kembali arsip dengan cepat dan tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus

memanfaatkan ruangan, tempat, peralatan yang

ada serta biaya yang tersedia.

d. Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari

kerusakan, pencurian kemusnahan dan bahaya

air, api, binatang, udara yang lembab, dll.


Sehingga penyimpanan harus di tempat yang

benar-benar aman dari segala gangguan.

e. Penempatan arsip. Hendaknya pada tempat yang

strategis, mudah dicapai oleh semua unit.

f. Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus

memberikan kemugkinan adanya perubahan-

perubahan dalam rangka penyempurnaan

efisiensi kerja.

g. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan

dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-

baiknya.

4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa

yang terjadi setiap hari, lengkap dengan

tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat

bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan

kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara berkala

agar dapat memahami seluruh media informasi


yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan

penyusutan/pemusnahan bila perlu.

2.3.7 Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan

arsip-arsip dari aktif kepada in-aktif karena jarang

sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan

memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka

waktu tertentu ke tempat lain sehingga filling cabinet

yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan

sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan

arsip-arsip baru.

2.3.8 Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan/kegiatan

menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir

fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.

Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total,


yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan

cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi

maupun bentuknya.

Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi,

perlu dimusnahkan untuk memungkinan tersedianya

tempat penyimpan dan pemeliharaan yang lebih baik

terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.

Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat

dilakukan dengan beberapa cara yaitu:12

1. Pembakaran. Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup

mudah, tetapi memakan waktu cukup lama. Oleh

karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah

arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

2. Pencacahan. Pemusnahan arsip dengan cara ini

dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus

selesai pada saat itu, melainkan dapat dilakukan

secara rutin tidak perlu waktu khusus dan

sebaiknya mempunyai mesin pencacah kertas.

12 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hal.


3. Penghancuran. Pemusnahan arsip dengan cara ini

adalah dengan menuangkan bahan kimia di atas

tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya karena

bahan kima yang digunakan dapt melukai

pericikannya mengenai badan.

Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada

umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan berita acara

pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan

saksi-saksi.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan


Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan

peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasayarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting

bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu

mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan

arsip pada sebuah kantor benar-benar menunjukakkan

peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian

pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor

tersebut.

Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama,

setiap arsip punya kegunaan yang berbeda-beda.

Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya

terdiri dari seleksi, pembuatan berita acara


pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan

saksi-saksi.

3.2 Saran

Dalam pengelolaan kearsipan perlu adanya

ketelitian sebab arsip merupakan warkat atau dokumen

yang penting bagi sebuah perusahaan. Dalam menangani

kearsipan harus melalui beberapa proses dimulai dari

sarana dan prasarana yang harus diperhatikan.

Kemudian dalam pengelolaan sistem arsip itu

diperlukan juga pengawasan dan pemeliharaan agar

arsip itu tetap aman dan terjaga.


DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT

Gramedia Pustaka Utama.

Gie, The Liang. 1996. Administrasi Perkantoran Modern.

Yogyakarta: Liberty.

R., Sri Endang, dkk. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga

Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen

Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Wursanto, Ignasius. 1989. Kearsipan I. Yogyakarta:

Kanisius.


Yufid, Kamus Besar Bahasa Indonesia offline (aplikasi),

Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Indonesia.

http://www.radarjogja.co.id/blog/2015/04/07/anggota-

dewan-kunjungi-kantor-perpustakaan/ (diakses tanggal 8

April pukul 16.40).

https://endangsuciharti.wordpress.com/2012/03/04/5-

sistem-kearsipan/ (diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul

10.26).

http://en.wikipedia.org/wiki/Archival_ research

(diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul 10.13).

https://dwioktanur20.wordpress.com/2014/02/21/makalah-

kearsipan/ diakses pada tanggal 27 Maret 2015 pukul

09.56)


Makalah Teori Sistem: Manajemen Kearsipan

Documents

Transcript of Makalah Teori Sistem: Manajemen Kearsipan