FASE I DEFINICION

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FASE I

DEFINICIÓN

En esta fase se da el soporte teórico necesario para la realización de una

buena investigación, encontrándose la identificación de los antecedentes,

bases teóricas, descripción de la problemática, objetivos del trabajo la

justificación y también describe la delimitación de la investigación:

1. TEORIZACIÓN DE LA VARIABLE

A continuación se presentan los principales fundamentos teóricos

relacionados con los procesos administrativos y los sistemas de información,

sus clasificaciones, problemáticas y su importancia con la finalidad de

suministrar información para el desarrollo del sistema.

1.1. ANTECEDENTES

En toda investigación es importante documentarse sobre las variables de

estudio; por ello se deben analizar trabajos realizados con anterioridad que

guarden alguna similitud y permitan la sustentación para el desarrollo de la

investigación actual. Fueron diversos los trabajos de grados que se

consultaron con carácter investigativo, que a continuación se mencionan:

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El realizado por Baez A., y Jaime L. (2003), “Sistema de Información para

los Procesos Administrativos del Departamento de Circulación del Diario

Panorama”. El objetivo de esta investigación es desarrollar un sistema de

información para los procesos administrativos del departamento de

circulación del Diario Panorama. La investigación fue de tipo aplicada,

descriptiva bajo las modalidades de campo y documental, así como

tecnológico; la recolección de datos se obtuvo con las técnicas de

observación directa y documental, además de entrevistas informales a los

usuarios potenciales, con lo cual se obtuvo la información real y precisa de la

situación planteada.

Para el desarrollo del sistema se llevaron a cabo las fases del ciclo de vida

de los sistemas de información propuesto por James Senn (1992),

utilizándose MS Dexterity para la construcción del mismo. Donde el sistema

logro cumplir con los objetivos plateados permitiendo ejecutar de una manera

precisa y segura las actividades diarias.

Esto describe una similitud con la investigación que está siendo

desarrollada, debido a que su objetivo es hacer que la información sea

manejada de forma eficaz y rápida; y por las bases teóricas como un

instrumento guía para la presente investigación; también se persigue la

automatización de los procesos administrativo en general.

Otra propuesta fue la desarrollada por Cabrera (2005), titulada “Sistema

de información para el proceso de inventario de materiales, caso: Taller

Lemar”. Dicha investigación tuvo como propósito desarrollar un sistema de

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información para el proceso de inventario de materiales en la empresa Taller

Lemar cuya principal función es la de manejar todos aquellos productos que

se utilizan como insumos al momento de realizar trabajos de enderezado y

pintura.

La investigación fue proyectiva; ya que en ella se aplican las fases de

desarrollo de un sistema sin incluir su implantación, además se siguieron

algunas de las fases de desarrollo de sistemas planteadas por el autor

James Senn: la investigación preliminar, determinación de requerimientos,

diseño lógico y físico del sistema, desarrollo del software y pruebas del

sistema, para su elaboración, se utilizaron técnicas de recolección de datos

como la observación directa, entrevista no estructurada y observación

documental. Finalmente se consiguió un software completamente funcional

que permitió facilitar el logro de los objetivos organizacionales.

Este estudio se diferencia del trabajo en desarrollo en cuanto a que no

solo se enfoca en el inventario, también el sistema será capaz de elaborar

facturas y contar con modalidad de consulta; por lo tanto busca mejorar la

gestión de la mayor cantidad de procesos organizacionales.

Una gran alternativa es la de Ortega y Méndez (2004), en su trabajo

“Sistema Automatizado para el control de procesos administrativos e

inventario de la empresa VenColor, C.A”. El propósito de esta investigación

fue desarrollar un sistema para lograr la automatización de los procesos

administrativos e inventario de la empresa VenColor, C.A.

Según Chávez (1997), esta investigación es Descriptiva y Aplicada,

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usándose para su desarrollo una metodología ecléctica entre la propuesta de

Montilva J. (1999) y Senn J. (1999 y 2001), de las cuales se tomaron las

fases de Definición del Proyecto, Análisis del Sistema Actual, Definición de

Requerimientos, Diseño del Sistema, Construcción del Sistema y Pruebas

del Sistema; vale la pena destacar que fueron logrados con éxito los

objetivos de la investigación propuestos, ya que el sistema permite llevar un

control actualizado de los datos de administración y almacén de la empresa.

Las herramientas de recolección de información utilizadas son la observación

simple y entrevista.

Esta investigación revistió gran importancia, pues suministró información

referente a los aspectos relacionados a la metodología que debe ser aplicada

para el análisis y desarrollo de un sistema de información. De igual modo,

ofrece apoyo en el manejo teórico de los procesos administrati vos, ejemplo

de ello es lo concerniente a inventario y facturación.

Por último, se acudió a Galué (2006), en su “Sistema de Información para

los Procesos Administrativos. Caso: Infersanca.”. El propósito de esta

investigación consistió en satisfacer las necesidades de la organización

tomando en cuenta los requerimientos expresados por el encargado de la

empresa. Dicha investigación es de tipo proyectiva y descriptiva, y su diseño

es de campo y no experimental, el sistema se adaptó a la metodología CASE

que plantea Sánchez (1995). Los resultados de las pruebas de estudio

determinaron que el sistema ofrece una interfaz fácil de manejar por el

usuario y además al implantarlo reducirá los tiempos de espera al cliente

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garantizando así el mejoramiento del servicio de la organización.

El estudio está vinculado con el presente trabajo de investigación en el

desarrollo de las mismas variables, que son: sistema de información y

procesos administrativos, las cuales proporcionaran partes de las bases

teóricas necesarias para esta investigación. Por otra parte, se busca

proponer un sistema amigable, interactivo, garantía de un ciclo vital

suficiente.

1.2. BASES TEÓRICAS 1.2.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Según Senn (2003, p 21), todo sistema organizacional depende de un

sistema de información. Debido a que este es el medio en el cual los datos

fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier

cosa, desde la comunicación y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo

que generan reportes periódicos para varios usuarios.

Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro

sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener

archivos de datos relacionados con la organización y producir información,

reportes y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que

incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para

archivos y base de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados

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(equipo específico archivos y procedimientos) es lo que se denomina una

aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas de

información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad y compras.

El sistema de información empresarial aporta la mejor herramienta para el

trabajo, con el fin de comunicar entre varios elementos y personas

cumpliendo así con mayor eficiencia y mejor tiempo de respuestas al

momento de atención al cliente, personal de trabajo y control del manejo de

documentación para la empresa.

1.2.1.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Para complementar este concepto es necesario conocer las

características que debe presentar un sistema de información, que para

Chiavenato (2001, p. 47), son las siguientes:

• Un conjunto de elementos que son parte u órganos componentes del

sistema, esto es, los subsistemas.

• Los elementos se interrelacionan de manera dinámica identificadas como

interacción e interdependencia llegando a formar una red de comunicación y

relaciones, en función de la dependencia entre ellos.

• Desarrollan una actividad o función consistente en la operación, actividad

o proceso del sistema.

• Para lograr uno o más objetivos, propósitos los cuales constituyen la

finalidad para la que fue creado el sistema. Las finalidades de los sistemas

de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una

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organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos

relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras

salidas.

Por lo tanto, se debe conocer que todo sistema de información busca

fundamentalmente suministrar información precisa de entradas de datos, y

salida de la misma; esta debe ser capaz de soportar datos claramente

definidos, para brindar a los usuarios (gerentes, personal administrativos,

entre otros) la ayuda necesaria para el mejor funcionamiento organizacional.

Para alcanzar sus objetivos, los sistemas deben interactuar con su medio

ambiente y así formar una red de comunicación y relaciones.

1.2.1.2 FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Según Senn (2003, p.26) los sistemas de información tienen distintos

elementos como las entradas y salidas, el tipo de procesamiento y su

estructura; los cuales están determinados por el propósito u objetivo del

sistema, establecido a su vez, por la organización. Pero a pesar de las

diferencias, en todos ellos se pueden encontrar las siguientes funciones:

Procesamiento de Transacciones. Consiste en capturar o recolectar,

clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados durante

la realización de actividades en la organización.

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Definición de Archivos. Consiste en almacenar los datos capturados, por

el procesamiento de transacciones, de acuerdo a:

• Una estructura u organización de almacenamiento adecuada.

• Un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso.

• Un dispositivo apropiado de almacenamiento.

Mantenimiento de Archivos. Los archivos o bases de datos del sistema

deben mantenerse actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento

son la inserción, la modifi cación y la eliminación de datos en los medios de

almacenamiento.

Generación de Reportes. La realización de esta función es esencial para

el sistema de información, ella se encarga de producir la información

requerida y transmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten.

Los reportes que genera el sistema de información se clasifica en:

- Reporte de Errores. Proporciona información sobre los errores que

ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.

- Reporte de Activ idad. Proporciona información sobre las actividades o

elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones.

- Reporte Regulares. Están orientados a la toma de decisiones. Se

preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo; por lo que se

puede generar automáticamente.

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- Reporte de Excepción. Útiles para controles situaciones anormales

pues señalan la ocurrencia de condiciones “fuera de límite”. Tienen un

formato predefinido y se puede generar automáticamente bajo solicitud o

cuando ocurra la condición anormal.

- Reportes No Planeados. Requeridos eventualmente para la toma de

decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato

predefinido.

- Reportes especiales. Requeridos generalmente una sola vez para con

fines de analizar situaciones o resolver problemas. No tiene formato

predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Involucra modelos

que responden a interrogantes del tipo “que ocurre si”.

Procesamiento de Consultas. Parte de la información requerida por los

usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son

generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo como el de

los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas

y constituyen un medio directo de comunicación hombre-máquina.

Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas de

administración de datos, que facilita el acceso a los datos, y de

procesamiento de información, que trasforma los datos almacenados en

información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que

existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función,

13

denominada lenguaje de consulta o de interrogación o lenguajes para el

diálogo hombre-máquina.

Mantenimiento de la Integridad de los Datos. Los datos mantenidos por

el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que unas de

sus funciones deben garantizar la integridad de tales datos y protegerlos

contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal

intencionada.

Los sistemas de información tienen diversas funciones, pero para los

efectos de esta investigación las que se tomaron en cuenta es la generación

de archivos, el procesamiento de transacciones, mantenimiento y consultas,

debido a que estas engloban los distintos elementos para el procesamiento

de las entradas y salidas de datos en el proceso administrativo.

1.2.1.3 CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Para Senn (2003, p25) existen tres tipos de sistemas de información:

Sistema para el Procesamiento de Transacciones (TPS): El sistema,

basado en computadora, más importante dentro de una organización es el

que está relacionado con el procesamiento de las transacciones. Tienen

como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las

que depende toda la organización,

Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de

mercancía, pago a empleados y depósito de cheques. Los tipos de

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transacciones cambian en cada una de las diferentes organizaciones. Sin

embargo, la mayor parte de las compañías procesan dichas transacciones

como una mayor parte de sus actividades cotidianas. Las empresas con

mayor éxito llevan a cabo este trabajo en una forma ordenada y eficiente.

Sistemas de Información Administrativa (MIS): ayudan a los directivos

a tomar decisiones y resolver problemas. En cualquier organización se deben

tomar decisiones sobre muchos asuntos que se presentan con regularidad y

para hacerlo se requiere de cierta información. Dado que los procesos de

decisión están claramente definidos, entonces se puede identificar la

información necesaria para formular las decisiones.

Sistema para el Soporte de Decisiones (DSS): Ayuda a los directivos

que deben tomar decisiones no estructuradas o decisiones

semiestructuradas. Una decisión se considera no estructurada si no existen

procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible identificar, con

anticipación, todos los factores a considerarse en la decisión.

Por su parte, Montilva (1999, p 47) clasifica los sistemas de información de

la siguiente manera:

-Sistemas de Información Formal. Basados en un conjunto de normas,

estándares y procedimientos que permiten que la información se genere y

llegue a quien la necesita en el momento deseado. La información formal

puede ser producida por el computador.

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-Sistema de Información Informal. Están basados en la comunicación

no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización. Este

tipo de sistema no tiene estructura y no sigue normas o procedimientos

establecidos porque su información puede ser bastante imprecisa, irregular e

incierta, imposibilitándose así, el procesamiento automático.

En este mismo orden de ideas, Montilva (1999, p 47) también clasifica los

sistemas de información de una organización de acuerdo a su naturaleza y

objetivos, de la siguiente manera:

-Sistemas de Comunicación. Transmiten información entre diferentes

subsistemas de una organización. Estos subsistemas pueden ser personas

de la organización o equipos electrónicos. La información producida como

salida por uno o varios de estos subsistemas es utilizada como datos de

entrada por otro de ellos, por lo que la interface entre dos subsistemas es el

mensaje que se transmite.

-Sistemas de información Informal. Es una red no estructurada de

comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la

organización. Este tipo de sistema surge del contacto entre personas

orientado a satisfacer sus necesidades de información relativas al trabajo o

hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente.

-Sistemas de información Organizacional. Formados por los flujos o

canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles

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jerárquicos de la organización desde los niveles de planificación, pasando

por los de control, hasta los operacionales. El objetivo de este tipo de

sistema de información es transmitir las directivas organizacionales desde los

niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la información de

retroalimentación necesaria para controlar la organización.

-Sistemas de Información Operativos. Son definidos como sistemas de

información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la

realización de operaciones básicas en la organización. El objetivo primordial

de este tipo de sistema es el de preparar y mantener los registros de la

organización.

-Sistemas de información Gerencial. Es un tipo de sistema que

proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan

ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una

organización. El objetivo de este tipo de sistema es proporcionar a los

gerentes información confiable, a tiempo y completa, relacionada con el

rendimiento y estado de la organización.

-Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones. Es un tipo muy

especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para

realizar automáticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e

indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro

de condiciones normales de funcionamiento.

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-Sistema de Procesamiento de Datos. El procesamiento de datos es

parte fundamental e implícita de la mayoría de sistemas de información

discutidos anteriormente. Sin embargo, existe un tipo de sistema cuyo

objetivo exclusivo es transformar datos en información fácil de entender y

utilizar. La información producida puede ser por el usuario, con algún fin

específico, en la realización de sus tareas o actividades.

Para la realización de un buen sistema de información es de gran

importancia saber a que o quien esta dirigido, cual es su utilidad, cual es su

clasificación. Para los efectos de esta tesis, se toma las definiciones de Senn

y Montilva de lo que es el Sistema para el procesamiento de Transacciones o

Datos, debido a que sirve para procesar gran cantidad de datos para

transacciones rutinarias de los negocios, tales como facturación e

inventarios; las cuales forman parte de sus actividades rutinarias.

1.2.1.4 COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Montilva (1999, p35) afirma que para lograr el estudio de los componentes

de un sistema de información se debe realizar una clasificación de los

mismos, de forma tal que quedan categorizados de la siguiente forma:

COMPONENTES FISICOS. Se puede dividir un sistema de información en

varios subsistemas físicos:

El subsistema computador está formado por el equipo de computación

(procesador, unidades de entrada y salida de datos, entre otros.), y por los

18

programas de apoyo de ese equipo (sistema operativo, sistema de manejo

de bases de datos, editores, compiladores, utilitarios, entre otros.).

El subsistema de personal lo constituyen los usuarios del sistema, el

administrador de la base de datos, los operadores, el personal de entrada de

datos y el grupo de desarrollo y soporte (gerentes de procesamiento de

datos, ingenieros de sistemas, analistas y programadores).

El subsistema programado consiste en los programas de aplicación para

ejecutar el procesamiento en el computador y de los procedimientos para

hacer las aplicaciones operativas.

El subsistema de datos esta constituido por los elementos de

almacenamiento de datos, estos elementos pueden ser de dos tipos: (1)

archivos convenciones o (2) bases de datos. El tipo de elemento que se

utilice determina tanto los programas de aplicación como los programas de

apoyo del equipo.

COMPONENTES FUNCIONALES. Considerando las dos funciones

básicas de un sistema de información: Procesamiento de transacciones y

procesamiento de información, y adicionando la función implícita de

almacenamiento de datos, un sistema de información se divide en tres

componentes fundamentales. Estos son:

Subsistema de Procesamiento de Transacciones. Su propósito es

capturar, clasificar, ordenar, calcular y resumir los datos originados por las

transacciones relevantes que acontecen en la organización.

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Subsistema de Administración de Datos. Los datos originados por las

transacciones deben almacenarse en medio apropiados tales como bases de

datos o archivos. Se requiere, entonces, de un subsistema encargado del

mantenimiento y actualización de esos medios de almacenamiento de forma

tal que facilite el almacenamiento, acceso y transformación de datos en

información.

Subsistema de Procesamiento de Información. Se encarga de producir

y distribuir la información requerida por los usuarios del sistema. Este

subsistema toma los datos de la base de datos o archivos, los procesa de

acuerdo a patrones predefinidos (algoritmos, modelos, etc.) y los distribuye

presentando la información en forma de reporte (informes, gráficos, entre

otros.).

Como lo manifiesta Montilva en la elaboración de sistemas es primordial

definir los componentes tanto físicos como funcionales del sistema que se

esta elaborando; ya estos dan como resultante a quien va dirigido y cual va a

ser su plataforma.

1.2.2 PROCESOS ADMINISTRATIVOS. Según Hampton (1993, p. 22) desde la perspectiva tradicional de la

administración ve en ella un conjunto común de procesos que, cuando se

efectúan debidamente, favorece la eficacia y la eficiencia organizacional. Los

procesos básicos son planeación, organización, dirección y control.

20

Desde el punto de vista de Chiavenato (2001, p. 131) cuando se

consideran por separado, planeación, organización, dirección y control

constituyen funciones administrativas; cuando se toman en conjunto, en un

enfoque global para alcanzar los objetivos, conforman el llamado proceso

administrativo. El proceso administrativo no es sólo una simple secuencia ni

un ciclo repetitivo de funciones, sino que conforma un sistema en el que el

todo es mayor a la suma de las partes, gracias al efecto sinérgico. Es un

medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia

empresarial.

El proceso administrativo es un conjunto de funciones integradas para dar

respuesta a las necesidades organizacionales; para que una empresa

funcione en todas sus capacidades es de gran importancia el cumplimiento

de las funciones administrativas en general. En el Taller mecánico existen

ciertas fallas en estas funciones, lo que le ha generado retrasos y pérdida de

información, dificultando así poner en marcha la estrategia organizacional

definida por Chiavenato.

1.2.2.1 PRINCIPALES ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS. a) PLANEACIÓN

Según Hampton (1993, p. 23), la planeación incluye reflexionar sobre la

naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo conviene situarla

en su ambiente, como hay que desarrollar y aprovechar sus fuerzas y cómo

21

se afrontarán los riesgos y oportunidades del ambiente . La planeación

también incluye analizar las ambiciones básicas y a largo plazo y traducirlas

en objetivos más específicos y a corto plazo, así como los métodos de

realización.

Existen otros puntos de vistas en donde la planeación se define en base a

los distintos niveles empresariales, ya que las empresas son vistas desde la

estrategia empresarial, tal es el caso, de Chiavenato (2001, p. 146), en

donde indica que la estrategia constituye un enfoque integrado que relaciona

las ventajas de la empresa con los desafíos del ambiente, para asegurar la

consecución de los objetivos básicos de aquella. La estrategia se preocupa

por "qué hacer" y no por "cómo hacer".

En otros términos, la estrategia exige que se implementen todos los

medios necesarios para ponerla en práctica. Como estos medios incluyen

toda la empresa, es necesario atribuir responsabilidades a todos los niveles

(o subsistemas) de la empresa: nivel institucional, nivel intermedio y nivel

operacional. La implementación exige planeación, es decir, la estrategia

empresarial requiere un plan básico - la planeación estratégica- para que la

empresa pueda enfrentar todas estas fuerzas en conjunto. De este modo, la

planeación estratégica requiere planes tácticos y cada uno de estos exige

planes operacionales.

b) ORGANIZACIÓN.

Según Hampton (1993, p. 23) Se refiere a la división de la organización

22

entera en unidades, comúnmente llamadas divisiones o departamentos, y en

subunidades, conocidas con el nombre de secciones, que tiene

determinadas responsabilidades, y una jerarquía de relaciones jerárquicas:

una estructura. Todo esto con el fin de que sus esfuerzos se combinen y

cumplan los objetivos globales de la organización.

Para Chiavenato (2001, p. 202), mediante la organización, la empresa

reúne e integra sus recursos, define la estructura de los órganos que

deberán administrarlos, establece la división de trabajo mediante la

diferenciación, proporciona los medios de coordinar las diferentes actividades

mediante la integración, define los niveles de autoridad y de responsabilidad,

etc. La organización representa todos los medios que la empresa utiliza para

poner en práctica la planeación, dirección y control de la acción empresarial

para alcanzar sus objetivos.

Las definiciones expuestas por Hampton y Chiavenato son similares,

debido a que ambos muestran la importancia de llevar a cabo una

organización bien definida en cuanto a las actividades a realizar, es decir, es

de relevancia saber que procesos son necesarios centralizar y cuales no,

para de esta manera funcionar eficientemente, pero para esto es necesario

tomar en cuenta a aquellos procesos que son utilizados frecuentemente.

c) CONTROL.

Según Hampton (1993, p. 24) Es un proceso que consiste en vigilar el

proceso basándose en los objetivos y normas obtenidos de la planeación. El

23

control cierra el ciclo de los procesos gerenciales pues relaciona en progreso

o avance real con el que se previó al momento de la planeación.

Según Chiavenato (2001, p. 346) El control favorece la medición y la

evaluación de los resultados de la acción empresarial obtenida a partir de la

planeación, la organización y la dirección de la acción empresarial.

La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada

esta alcanzando o no los resultados deseados; Cuando se habla de

resultados deseados, se parte del principio de que estos resultados estaban

previstos y requieren ser controlado, entonces, el control presupone la

existencia de objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que

haya planes que definan lo que debe hacerse, el control verifica si la

ejecución esta acorde con lo que se planteó; y a cuanto mas completos,

definidos y coordinados sean los planes y mayor sea el periodo para el cual

fueron hechos, más complejo será el control.

d) DIRECCIÓN.

Según Hampton (1993, p.24) Esta posee dos significados por lo menos.

La primera se refiere a la amplia gama de actividades mediante los cuales

los gerentes establecen el carácter y el tono de su organización. El segundo

significado de dirección denota el proceso de influjo interpersonal en virtud

del cual los gerentes se comunican con sus subalternos respecto a la

ejecución de trabajo. Se facilita el trabajo cuando se intercambia información

acerca de problemas técnicos, de coordinación y de motivación.

24

Para Chiavenato (2001, p. 282) La Dirección constituye una de las mas

complejas funciones administrativas, pues incluye orientación, asistencia a la

ejecución, comunicación y liderazgo, en fin, todos los procesos que utilizan

los administradores para influir en los subordinados, de modo que se

comporten de acuerdo con las expectativas de las empresas.

Mientras que las otras funciones administrativas (planeación, organización

y control) son impersonales, la dirección constituye un proceso interpersonal

que determina las relaciones entre los individuos. La función administrativa

de dirección está relacionada con los recursos humanos.

1.2.2.2 FACTURACIÓN. a) DEFINICIÓN DE FACTURACIÓN. Redondo (1995, p. 657) señala que consiste en el proceso contable a

través del cual se manejan los inventarios y las cuentas por cobrar. Agrega

además que implica abonar las cantidades reservadas, dar salidas a los

inventarios y cargar su valor en las cuentas de los correspondientes clientes,

organizando las cantidades facturadas a cada uno de ellos. También implica

la separación de las ventas a contado y a crédito, realizando listados diarios

y mensuales que permiten al contador el registro de las ventas mensuales

para realizar los correspondientes asientos.

Para los efectos de esta investigación la definición hecha por Redondo

refleja las peculiaridades que maneja este proceso en el taller, como lo es el

25

inventario, las cuentas por cobrar y el registro de clientes, que forman los

puntos claves en el momento de la venta y de la factura.

b) CARACTERÍSTICAS. Las características más importantes del proceso de facturación están

claramente explicadas por Redondo (1995, p. 657); entre estas se pueden

mencionar están:

- Si se trata de una venta a crédito, se debe contar con un código de

cliente. De no existir se notificará que previamente a la facturación, se

deberá crear la cuenta de ese cliente.

- Al intentar facturar un producto o servicio se determina si existe la

disponibilidad del mismo para cubrir la cantidad a facturar. Si hay suficiente,

se debe rebajar la cantidad disponible, sin darle salida; lo que permite

almacenar un archivo de cantidades reservadas.

De las características expuestas por Redondo la que tiene mayor similitud

es la segunda, debido a que es de vital importancia saber las existencias de

materiales junto con sus cotos para poder facturar. Adicionalmente se

encuentra la implicación del impuesto el cual todo tipo de organización esta

obligada a declarar, y el de registro de clientes para de esta forma llevar un

control de que y a quien se le presto el servicio.

Cabe destacar que un sistema de control interno para el proceso de

facturación no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de

las cifras que son reflejadas en las facturas, sino también evalúa el nivel de

26

eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.

c) IMPORTANCIA.

Según Catácora (1997) el proceso de facturación tiene el objetivo de

controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones que tiene

como objetivo el mantener y aumentar las ventas de una empresa.

La factura es importante ya que es un símbolo de compromiso entre la

empresa y el cliente, esta constituye un papel formal y al mismo tiempo

legal, debido a que forma parte de los deberes formales para el cumplimiento

de la obligación tributaria. En tal sentido contribuye al funcionamiento óptimo

de los procesos en que se involucra, permitiendo soportar los deberes o

derechos que se adquieran con los clientes.

Para el caso del Taller mecánico la aplicación de un óptimo proceso de

facturación sería de gran utilidad puesto a que se podrá tener mayor control

en el registro inequívoco de las transacciones involucradas en las ventas.

1.2.2.3 INVENTARIO.

a) DEFINICIÓN DE INVENTARIO.

Según Hampton (1993, p. 706) los inventarios son materiales que tiene un

valor económico por su posible uso en algún momento futuro. Al almacenar

inventarios, las firmas pueden servirse de las mismas instalaciones para

fabricar diversos productos.

27

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o

servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario. Adicionalmente le

permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también

conocer al final del período contable un estado confiable de la situación

económica existente.

b) CARACTERÍSTICAS DEL USO DE INVENTARIOS.

Según Hampton (1993, p. 706) estos entre otras características se

encuentran:

- Contribuyen a nivelar las actividades de la producción y a desacoplar las

etapas en el proceso de producción, de modo que la operación global no se

vea interrumpida por suspensiones.

- También permiten a la empresa aprovechar las ventajas de comprar en

grandes cantidades o de prevenirse en contra de futuros incrementos en los

precios.

- Permite servir mejor a los clientes cuando la demanda es estacional o

fluctuante.

- Los inventarios de materias primas, trabajo en proceso y bienes

terminados representan a menudo una importante inversión en efectivo para

las compañías manufactureras.

c) SISTEMAS PARA EL CONTROL DE INVETARIOS.

Según Hampton (1993, p. 707), pueden utilizarse dos sistemas para el

28

control de inventarios 1) la cantidad fija de orden y 2) los sistemas de

intervalos de cantidades fijas. El primero requiere una vigilancia constante y

pedir una cantidad previamente determinada de inventario siempre que su

nivel descienda a un “punto de orden”. El segundo exige evaluaciones

periódicas y pedir suficientes cantidades para que el inventario recobre

determinados niveles. Ambos son sistemas de “emisión de ordenes” que

indican al planificador cuanto pedir.

Según Catácora (1997) el control de inventarios es de importancia debido

a que se encarga de regular en forma óptima las existencias en los

almacenes tanto de refacciones como de herramientas , materias primas,

productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos

innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.

Para toda organización es de gran relevancia llevar un control de lo que

se encuentra en el almacén debido a que esto, le permite a la empresa

compras innecesarias y además, rapidez en la búsqueda de materiales.

1.2.3 METODOLOGÍA (CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN).

Senn (2003, p.33) denomina el método de ciclo de vida para el desarrollo

de sistemas como el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y

usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información, y

consta de las siguientes actividades:

29

Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema

de información puede originarse por varias razones; sin importar cuales sean

éstas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona,

administrador, empleado o especialista en sistemas. Cuando se formula la

solicitud comienza la primera actividad de sistemas: la investigaron

preliminar. Esta actividad tiene tres partes: aclaración de la solicitud, estudio

de factibilidad y aprobación de la solicitud.

- Aclaración de la solicitud: Muchas solicitudes que provienen de

empleados y usuarios no están formuladas de manera clara, por

consiguiente, antes de considerar cualquier investigación de sistemas, la

solicitud de proyecto debe examinarse para determinar con precisión lo que

el solicitante desea.

- Estudio de factibilidad: Un resultado importante de la investigación

preliminar es la determinación de que el sistema solicitado sea factible. En la

investigación preliminar existen tres aspectos relacionados con el estudio de

factibilidad:

1.- Factibilidad técnica. El trabajo para el proyecto, ¿puede realizarse

con el equipo actual, la tecnología existente del software y el personal

disponible?, si se necesita nueva tecnología, ¿cuál es la posibilidad de

desarrollarla?

2.- Factibilidad económica. Al crear el sistema, ¿los beneficios que se

30

obtienen serán suficientes para aceptar los costos?, ¿los costos asociados

con la decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar

el proyecto?

3.- Factibilidad Operacional. Si se desarrolla e implanta, ¿será utilizado

el sistema?, ¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios

que dé como resultado una disminución de los posibles beneficios de la

aplicación?

El estudio de factibilidad lo lleva a cabo un pequeño equipo de personas

(en ocasiones una o dos) que está familiarizado con técnicas de sistemas de

información; dicho equipo comprende la parte de la empresa u organización

que participará o se verá afectada por el proyecto, y es gente experta en los

procesos de análisis y diseño de sistemas.

- Aprobación de la solicitud: No todos los proyectos solicitados son

deseables o factibles. Algunas organizaciones reciben tantas solicitudes de

sus empleados que sólo es posible atender unas cuantas. Sin embargo,

aquellos proyectos que son deseables y factibles deben incorporarse en los

planes.

En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque

lo común es que los miembros del equipo de sistemas se encuentren

ocupados con otros proyectos. Cuando esto ocurre, la administración decide

qué proyecto son los más importantes y decide el orden en que se llevarán a

cabo. Después de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el

31

tiempo necesario para determinarlo y las necesidades de personal; con esta

información se determina dónde ubicarlo dentro de la lista existente de

proyectos.

Determinación de los Requerimientos de un Sistema: El aspecto

fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas

importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio (es por

esta razón que el proceso de adquirir información se denomina, con

frecuencia, investigación detallada).

Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben

estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes

preguntas clave: ¿Qué es lo que se hace? ¿Cómo se hace? ¿Con que

frecuencia se presenta? ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o

de decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las

tareas? ¿Existe algún problema? Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?

¿Cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas

para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus

opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y

sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener

esta información cuando no es posible entrevistar, en forma personal, a los

miembros de grupos grandes dentro de la organización.

Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre

32

requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe

tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los

sistemas junto con características operacionales tales como controles de

procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.

Diseño del Sistema: El diseño de un sistema de información produce los

detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los

requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en

sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en

contraste con la de desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando

los reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior

se determinan con toda precisión los datos específicos para cada reporte y

salida. Es común que los diseñadores hagan un bosquejo del formato o

pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema este terminado. Lo

anterior se efectúa en papel o en la pantalla de una terminal utilizando para

ello algunas de las herramientas automatizadas disponibles para el desarrollo

de sistemas.

El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que

serán calculados y los que deben ser almacenados. Así mismo, se escriben

con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Los

diseñadores seleccionan las estructuras de archivo y los dispositivos de

almacenamiento, tales como discos y cintas magnéticas o incluso archivos

33

de papel. Los procedimientos que se escriben indican como procesar los

datos y producir las salidas.

Desarrollo del Software: Los encargados de desarrollar software puede

instalar (o modificar y después instalar) software comprado a terceros o

escribir programas diseñados a medida del solicitante. La elección depende

del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y

de la disponibilidad de los programadores.

Los programadores también son responsables de la documentación de los

programas y de proporcionar una exp licación de cómo y por que ciertos

procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación es

esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez

que la aplicación se encuentra instalada.

Prueba de los Sistemas: Durante la fase de pruebas de sistemas, el

sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el

software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las

especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se

alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su

procesamiento y después se examinan los resultados. En ocasiones se

permite que varios usuarios utilicen el sistema para que los analistas

observen si tratan de emplearlo en formas no previstas. Es preferible

descubrir cualquier sorpresa antes de que la organización implante el

sistema y dependa de el.

34

En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas

ajenas al grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue

asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por

otra, que el software sea más confiable.

1.3 SISTEMA DE VARIABLE

Como se indicó antes, las variables objeto de estudio son las siguientes:

- SISTEMA DE INFORMACIÓN

- PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1.3.1 DEFINICIÓN CONCEPTUAL:

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Conceptualmente, un sistema de información es “el conjunto de

procedimientos, manuales y automatizados, y de funciones dirigidas a la

condensación y distribución de informaciones dentro de una organización,

orientado a promover el flujo de las mismas desde el punto en el que se

generan hasta el destinatario final de las mismas” (Garcia, Chamorro y

Molina, 2000, p. 33).

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

De una forma conceptual, “los procesos administrati vos son el conjunto de

fases o etapas sucesivas a través de la cuales se efectúa la administración,

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dichas fases se interrelacionan entre si formando un proceso integral

“(Munich G., 2004, p. 31).

1.3.2 DEFINICIÓN OPERACIONAL:

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Operacionalmente, el sistema de información consistió en el conjunto de

procesos administrativos que ocurren en el taller mecánico y tornos

MODICA, los cuales se busco automatizar; dicho sistema esta destinado a la

elaboración, de control de facturas e inventarios.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Refiriéndose a los procesos administrativos de una forma operacional, se

puede decir que son aquellos que se llevan a cabo dentro del taller mecánico

y tornos MODICA, y funcionan entre sí para el manejo de óptimo de dicho

taller. Estos fueron automatizados de forma que son satisfechas las

necesidades de plantación, organización, dirección y control por parte de los

usuarios del sistema de información automatizado.

2.- DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMATICA

En un intento por racionalizar y entender la administración de la tecnología

dentro de las organizaciones comenzó el estudio de los sistemas de

información, el cual tuvo origen como una sub-disciplina de las ciencias de la

36

computación. Los sistemas de información han llegado a convertirse en un

campo de estudios superiores dentro de la administración, y es enseñado en

las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el mundo,

todo esto gracias a la madurez y el crecimiento que han alcanzado.

Actualmente, los sistemas, es uno de los factores con el cual cuentan los

ejecutivos que les permiten crear y/o modelar una organización: el personal,

dinero, material, maquinaria y la información y tecnología de la información.

Pero también estas, se ven forzadas al cambio, de tal manera que hoy el

mercado ya no compite en cuanto al producto, sino en términos del proceso y

la innovación. Asimismo, ya no se hace énfasis en la calidad y cantidad de

producción, sino en el proceso de producción en sí mismo y los servicios que

lo acompañan.

Hoy, el mayor de los activos de una compañía radica en su información,

ésta a su vez está representada en su personal, conocimientos, experiencias

e innovaciones. Una organización debe contar con una fuerte infraestructura

de información, en cuyo núcleo se sitúe la infraestructura de la tecnología de

la información. De forma tal que los procedimientos para optimizar el uso de

la tecnología que soporta el flujo de la información dentro de la compañía

deben ser estudiados y llevados a cabo por el sistema de información.

A través del procesamiento de información, una compañía crea valor, en

especial si se trata de una empresa que ofrece servicios. Por lo tanto, en este

caso, la información tiene un valor aún mayor porque ayuda a alcanzar los

37

objetivos de la compañía. Un sistema de información permite representar

todos los elementos que forman parte de la administración, el procesamiento,

el transporte y la distribución de la información dentro de la compañia.

Por otro lado, desde finales del siglo XIX se ha definido la administración

en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación,

la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a

cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. La tarea

actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la

organización y transformarlo en acción organizacional a través de la

planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades

realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales

objetivos de la manera más adecuada a la situación.

Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo

fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso

adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el

establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de

determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una

efectiva toma de decisiones. Debido al dinamismo que rodea el ambiente

administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones

deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer

uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de

hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases.

En el Taller mecánico y tornos “MODICA” se busca ser el proveedor líder

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en servicio y mantenimiento mecánico, con un alto índice en ventas, servicio

y reparación de vehículos. Mostrando la última tecnología orientada a

garantizar la satisfacción de los clientes por la excelencia en la calidad de los

productos y servicios ofrecidos. La empresa mantiene los más altos niveles

de credibilidad y confianza con sus clientes, compartiendo con ellos normas

de éticas, integridad y respeto por las personas.

En la actualidad, dicha empresa se encuentra con deficiencia y problemas

en el control de los procesos administrativos, debido a que no poseen ningún

tipo de sistema que les permita tener un mane jo óptimo y seguro de la

información. Ésta carencia ha originado graves consecuencias, ya que todos

los procesos de administración como registro de clientes, inventario, facturas,

presupuestos, balances de contabilidad, entre otros, en vez de utilizar una

base de datos para gestionarlos, se hacen de forma manual y utilizando el

papel como material principal, siendo éste muy susceptible a daños

ocasionados por accidentes o deterioro en el tiempo, ocasionando una

pérdida de información valiosa; además de acumulación y redundancia de

datos, debido a que no se tiene conocimiento de si alguna nueva información

entrante ya se encuentra asentada por escrito.

Igualmente se produce una gran perdida de tiempo puesto que si en algún

momento se desea encontrar alguna información, ésta debe ser buscada de

forma manual y hoja por hoja, para incluso en algunas ocasiones ni siquiera

poder encontrarla.

Todos estos inconvenientes a su vez generan una nueva cadena de

39

problemas, bien sea dentro de la misma empresa, afectando el flujo de

trabajo y generando estrés y frustración entre sus empleados al no sentirse

capacitados para manejar tal situación; así como también repercute sobre el

servicio que la empresa le brinda a sus clientes, pues se ve afectada la

capacidad de respuesta que tiene la empresa ante las necesidades del

cliente, y por último se crean problemas legales, como consecuencia de la

falta de integridad que dicho descontrol representa sobre la empresa.

Por tales motivos ésta investigación propone como solución a los

inconvenietes antes mencionados la automatización de los procesos

administrativos a través de la creación de un sistema de información para el

control de los procesos de facturación e inventario presentes en el taller

mecánico y tornos “MODICA”, en el cual se reunirán en un mismo entorno

todos los datos obtenidos de acciones previas y posteriormente se proceda

al ingreso de toda la información en un computador con dicho sistema que

procese y ejecute las operaciones necesarias de acuerdo al tipo de

información registrada, brindando resultados en un tiempo oportuno y

productivo para la toma de decisiones.

Una vez procesada la información el sistema será capaz de ofrecer la

salida de información necesaria de acuerdo a los peticiones que le sean

realizadas, como por ejemplo el registro y consulta de clientes, gestión de

inventario; permitiendo tener un control de los artículos y materiales con los

que cuenta el taller, realización de facturas; lo cual es una gran ventaja pues

se podrá tener un control de las ventas realizadas, ofreciendo a su vez

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balances de las mismas en un período de tiempo especificado; diario,

mensual o anual.

La automatización de estos procesos hará que la información sea versátil,

oportuna, confiable y actualizada; así como también permitirá eliminar los

inconvenientes y obstáculos que impiden que dentro de la empresa exista el

mejor ambiente y flujo de trabajo y que sus empleados puedan realizar sus

labores con facilidad, comodidad y rapidez, y por supuesto todo en conjunto

traerá como resultado que en el taller mecánico y tornos “MODICA” se pueda

brindar el mejor servicio a los clientes, manteniendo la integridad, el respeto,

la confianza y la credibilidad que ha sido depositada por muchos clientes en

la empresa durante años.

3. OBJETIVOS DEL TRABAJO

3.1 GENERAL:

Desarrollar un Sistema de información para los Procesos Administrativos

presentes en el Taller Mecánico y Tornos “MODICA”.

3.2 ESPECÍFICOS:

- Analizar los actuales procesos administrativos presentes en el Taller

Mecánico y Tornos “MODICA”.

- Determinar los requerimientos necesarios para el desarrollo del sistema.

- Diseñar lógica y físicamente el sistema de información propuesto con

base en los requerimientos preestablecidos.

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- Verificar mediante pruebas el funcionamiento del diseño. 4. JUSTIFICACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan

entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En la

actualidad con el crecimiento tecnológico y humano, las organizaciones se

han visto en la necesidad de poder abarcar una mayor capacidad y

eficiencia; este es el motivo de la presente investigación, brindar en los

procesos administrativos (inventario, nómina, ventas, facturación, entre otros)

mediante un sistema una mayor eficiencia al momento de buscar

información, organizarla, acoplarla y desarrollarla; y de esta manera obtener

en cualquier momento datos actualizados tanto para el usuario como para el

administrador; y así contar con una empresa que esta en la vanguardia

tecnológica.

Desde el punto de vista teórico, la investigación permitirá generar

conocimientos relativos a los sistemas de información; específicamente en

los procesos administrativos y sus fases tales como la planeación,

organización, ejecución y control, presentes en las relaciones humanas y en

el tiempo.

Igualmente, el desarrollo del sistema de información tendrá mucha

relevancia en el área práctica, tomando en cuenta que proporcionara los

medios, canales, protocolos y terminales de trabajo; así como también

permitirá conocer cuales serán los métodos y procedimientos a utilizar; todo

42

esto con la finalidad de que la empresa Taller Mecánico y Tornos “MODICA”

pueda, de una forma eficiente y sencilla, contar con sistema adecuado para

la realización de los procesos administrativos.

Finalmente, el desarrollo un Sistema de información, tiene una incidencia

desde el punto de vista metodológico, puesto que, su desarrollo, los

procesos y las técnicas servirán como instrumentos que permitirán una

orientación para cualquier investigación relacionada con el tema que sea

realizada en el futuro por algún estudiante o profesional de área.

5.- DELIMITACIÓN

Esta investigación se realizara en la Universidad Rafael Belloso Chacin

ubicada en la prolongación circunvalación no. 2, cruce con avenida Guajira al

lado de la Plaza de Toros de la ciudad en la Parroquia Juana de Ávila de la

ciudad de Maracaibo, en un tiempo de duración de ocho (8) meses,

comprendidos desde septiembre de 2008 hasta abril de 2009.

Asimismo, esta inscrita en e l área de Computación; específicamente en lo

relacionado al desarrollo de un Sistema de Información.