KOMUNIKASICHAPTER 8

KOMUNIKASI

• Peran Komunikasi

• Pengertian Komunikasi

• Proses Komunikasi

• Kontinum Komunikasi Dalam Perilaku Organisasi

• Media Komunikasi

• Komunikasi Nonverbal

• Komunikasi Antar Pribadi

PENTINGNYA KOMUNIKASI

Barnard dalam Luthans (2006:371) menyatakan, ”komunikasi membuat sistem kooperatif organisasi menjadi lebih dinamis dan menghubungkan tujuan orgnisasi dengan semua manusia yang terlibat di dalamnya.

Kontribusi aktivitas komunikasi pada efektivitas manajer (Luthans, 2006:370)1. Komunikasi rutin/Routine

communication (44 % ), 2. Pertukaran informasi/ Networking

(11 %), 3. Manajemen tradisional /Tradisional

management (19 %), 4. MSDM/ Human resources

management (26 %)

Definisi Komunikasi

Luthans (2006:372) menyatakan,”kebanyakan definisi komuni-kasi yang digunakan dalam buku perilaku organisasi menekankan penggunaan simbol2 untuk mentransfer arti informasi (The use of symbols to transfer the meaning of information)”

Robbins (2008:5) Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman makna.

Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006:3) komunikasi adalah proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

Komunikasi adalah bentuk apa saja dari interaksi – kata-kata, senyuman, anggukan kepala, gerakan tangan, sikap badan , gerakan mata – yang berakibat diterimanya arti, sikap, atau perasaan yang sama.

Proses Komunikasi

Pesan yang akan dikirim

Penyandian pesan

Pesan disandikan

SALURAN Pesan diterima

Pengirim Penerima

Gangguan

Umpan balik

Sumber: Robbins, Perilaku Organisasi, Buku 2 Salemba Empat, Jakarta, 2008, h.7

1. Pengirim (komunikator) mengirimkan pesan dengan cara menyandikan pemikirannya Pesan adalah produk fisik aktual

dari penyandian oleh komunikator Pembicaraan, tulisan, gerakan, ekspresi wajah adalah pesan.

2. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan Saluran formal disediakan oleh

organisasi,, dan mengikuti rantai otoritas dlm organisasi

Saluran informal, diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan thd pilihan-pilihan individual.

3. Penerima (komunikan) adl obyek yg menjadi sasaran pesan. Sebelum pesan diterima,

dilakukan penerjemahan sandi shg simbol-simbol pesan dapat dipahami oleh komunikan

4. Gangguan, mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan Baik datang dari pengirim,

saluran, penerima maupun umpan balik.

5. Umpan balik, adalah sarana pengecekan apakah pesan telah diterima seperti yg dimaksudkan pada awalnya.

Kontinum Komunikasi dalam Perilaku Organisasi

Media dan teknologi komunikasi

Komunikasi interpersonal

Komunikasi nonverbal

Sumber : Luthans, Perilaku Organisasi , Penerbit Andy, Yogyakarta ,2006, h.373

MEDIA DAN TENOLOGI KOMUNIKASI

Media komunikasi, saluran melalui mana pesan komuni-kasi berjalan seperti tatap muka, telepon, surat pribadi, surat resmi, laporan, buletin dsb.

Luthans (2006:373) Memilih media komunikasi yg tepat tergantung pada kapasitas media dalam membawa informasi, yang dapat diukur dari empat faktor;1) umpan balik, (dari sangat lambat s.d. seketika)

2) saluran yang digunakan untuk membawa informasi (dari kombinasi audio dan visual sampai visual terbatas)

3) jenis komunikasi, (personal dan nonpersonal)

4) bahasa yang digunakan (termasuk bahasa tubuh, bahasa alamiah atau angka)

Gambar 8.3 :Kemampuan Informasi pada Berbagai Media yang Berbeda

Tinggi

Tinggi/Sedang

Sedang

Sedang/rendah

Rendah

Media

Tatap muka

Telepon

Suratpribadi

Surat resmi

Numerikformal

Kekayaan informasi

Umpanbalik

SaluranJenis

komunikasiBahasasumber

Seketika Visual, audio PribadiBahasa tubuh,

alamiah

Cepat Audio Pribadi Alamiah

LambatVisual

terbatasPribadi Alamiah

SangatLambat

SangatLambat

Visualterbatas

Umum Alamiah

Visualterbatas

Umum Alamiah

Sumber : Luthans, Perilaku Organisasi , Penerbit Andy, Yogyakarta ,2006, h.373

TEKNOLOGI KOMUNIKASI

Berhubungan erat dengan media komunikasi adalah teknologi komunikasi yang diterapkan melalui SIM.

Teknologi komunikasi melalui komputer, telepon dan TV, anggota organisasi di lokasi yang sama atau tersebar di penjuru tempat dapat saling berkomunikasi.

Walaupun SIM biasanya berhubungan dengan jaringan informasi terintegrasi yang mendukung pengambilan keputusan manajemen dan e-business, SIM juga dapat digunakan untuk perencanaan strategis, pengembangan layanan pelanggan.

SIM juga mulai digunakan sbg bagian dari sistem komunikasi interpersonal dan organisasi. Misalnya manajer memanfaatkan intranet dan internet perusahaan

KOMUNIKASI NONVERBAL

Komunikasi nonverbal adalah penyampaian pesan tanpa kata, yang dikirim melalaui gerak badan, ekspresi wajah, gerak mata, gerak tangan, nada suara, dsb. Karena merupakan respon manuasia tanpa

kata, maka membutuhkan akurasi interpretasi perilaku nonverbal.

Komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri maupun bersama-sama /melengkapi pesan verbal.

Bentuk komunikasi nonverbal antara lain; Bahasa tubuh, yang mencakup ekspresi wajah,

gerak mata, kaki, tangan, dan sikap badan. Paralanguage, yang mencakup segala sesuatu

seperti nada suara, kecepatan bicara, tertawa, ungkapan (“ah”, “uh”, “ah”)

FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL

Fungsi komunikasi nonverbal:1. Meyakinkan apa yang diucapkan

(repetition)2. Menujukkan perasaan atau emosi yg

tak bisa diutarakan dengan kata-kata (subtitution)

3. Menunjukkan jati diri sehingga orang bisa mengenalnya (identity)

Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan yg bersumber dari pembi-caraan orang, yang beasal dari:

1. bahasa verbal hanya 17 % , 2. vokal suara sebanyak 38 % 3. ekspresi wajah 35 %

KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

Komunikasi yang mengalir antar individu yang menekankan transfer informasi dari satu individu ke individu lain.

Berada ditengah garis kontinum di antara media komunikasi dan teknologi informasi di satu sisi dan komunikasi nonverbal di sisi lain.

Paling relevan dalam studi Perilaku Organisasi

Komunikasi antar pribadi yang efektif tergan-tung pada umpan balik

Umpan balik menciptakan komunikasi dua arah

Umpan balik dapat menguji bagaimana pesan diintepretasikan

Gambar :Bentuk-bentuk Dasar Komunikasi Antarpribadi

KomunikasiLisan

Komunikasitertulis

Komunikasiformal

Komunikasiinformal

Komunikasiverbal

Deskripsi

disampaikan di Luar hirarkhi otoritas organisasi

Bentuk Komunikasi

Contoh

Komunikasi disampaikan dengan suara

Percakapan pribadi, pidato, rapat, Telepon, videoconferences

Komunikasi disampaikanmelalui tulisan

Surat, memo, laporan formal, beri-ta, e-mail, faksimile, pengumuman

Komunikasi disampaikian Lewat mata rantai komando

memo, laporan, rapat,presentasi, Surat, konferensi pers (eksternal)

Menyampaikan pesan dalamBentuk kata-kata

Pertemuan, pembicaraan telepon,videoconferences

Rumor, yang disebarluaskan Melalui selentingan

Komunikasinonverbal

Komunikasi disampaikan lewattindakan,dan perilaku

Gerak, ekspresi muka, bahasaBadan, dandanan, pakaian

Pentingnya Umpan Balik

1.Tujuan, umpan balik yang efektif diarahkan untuk membantu karyawan mencapai kinerja, bukan untk meremehkan

2.Kekhususan (Specificity), informasi yang disampaikan hanya yang diperlukan agar mereka mengetahui apa yang seharusnya dilakukan, bukan yang umum

3.Deskripsi (Discription), memberi gambaran mengenai hal-hal yang harus dilakukan, bukan yang evaluatif

4.Kegunaan) Usefulness , informasi yang disampaikan dapat digunakan komunikan untuk memperbaiki kinerja

5.Ketepatan waktu (Timeliness ), informasi yang disapaikan harus tepat waktu

6.Kesiapan (Readiness) – komunikan siap menerima informasi, misalnya berupa perintah, keputusan dan sebagainya.

7.Kejelasan (Clarity) – informasi haru dapat dipahami secara jelas oleh komunikan

8.Validasi (Validity) – informasi nya dapat dipercaya dan benar, bukan yang tidak akurat

DIREKTUR

BAGIANPEMASARAN

BAGIAN KEUANGAN

MANAJER MANUFAKTURING

SupervisorAkuntansi

SupervisorKredit

SupervisorProduksi

SupervisorKredit

SupervisorPeriklanan

SupervisorPenjualan

Pekerja

KONTEKS KOMUNIKASI INTERPERSONAL

1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication)

2. Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication)

3. Komunikasi interaktif (interactive communication)

KOMUNIKASI DARI ATAS KE BAWAH

Adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu organisasi ke suatu tingkat yang lebih rendah.

Tujuan aliran komunikasi ke bawah (Katz dan Kahn :1978)

1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu

2. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional

3. Untuk menyediakan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan

4. Untuk memberitahu karyawan mengenai kinerja karyawan

5. Untuk menyajikan informasi tentang aspek ideologi dalam membantu menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang akan dicapai

Media yang digunakan Media cetak, seperti buku panduan, papan

pengumuman, diskripsi prosedur, laporan standar, memo

Media oral, seperti; rapat, instruksi langsung, pidato, telepon, tetepon

KOMUNIKASI DARI BAWAH KE ATAS

Adalah komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat lebih tinggi mengikuti garis pelaporan dalam hirarki organisasi.

Tujuan utamanya adalah Memberikan umpan balik kepada

atasan mengenai pelaksanaan kerja Menginformasikan kemajuan

pencapaian tujuan, Meneruskan masalah-masalah yang

timbul.

Bentuknya dapat berupa , laporan, keluhan, saran/ masukan, konsultasi.

KOMUNIKASI INTERAKTIF

Adalah komunikasi yang mengalir secara horizon-tal maupun diagonal dan memotong rantai perintah dalam organisasi.

Tujuan utamanya adalah;1.Koordinasi tugas2.Pemecahan masalah lintas unit

kerja, 3.Saling tukar informasi, dan4.Memecahkan konflik antar

kelompok.

Media yang digunakan dapat; Media cetak, seperti buku panduan,

diskripsi prosedur, laporan standar, memo, surat resmi

Media oral, seperti; rapat, telepon, tetepon

HAMBATAN KOMUNIKASI

Hambatan TeknisHambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Seperti keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi,

Hambatan SemantikSemantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya

Hambatan ManusiawiHambatan yang muncul dr masalah pribadi yg dihadapi, baik komunikator maupun komunikan.Hambatan ini mencakup baik yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, maupun yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan, seperti iklim kerja serta tata nilai yang dianut .