Komunikasi bisnis

BA B 1A.

PRINSIP DASAR KOMUNIKASI BISNIS

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan melibatkan dua orang atau lebih Komunikasi menggunakan cara-cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyalsinyal nonverbal) Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal Verbal == melalui tulisan dan lisan Bentuk Dasar Komunikasi Non Verbal == bahasa tubuh, ekspresi Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis. B. BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi. Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

1

berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik. Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini : 1. Membuat dan mengirim surat klaim 2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain 3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain 4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan 5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain 6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru 7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work) 8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan 9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan 10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah 11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji 12. Melakukan teleconference dengan pihak lain. 13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. C. BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakangerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini : 1. Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan 2. Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir 3. Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya 4. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam 5. Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan 6. Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain 7. Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan. 8. Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok 9. Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya.


2

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam dari orang tersebut. Jika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata. Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tujuan penting seperti contoh dibawah ini : Menyediakan atau memberikan informasi Mengatur alur suatu percakapan Mengekspresikan emosi Memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain Mempermudah tugas-tugas khusus D. PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

1. 2. 3. 4. 5.

Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia. Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti : Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai, Menyusun rencana kerja, Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi. Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun juga dapat dilakukan secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan secara efektif antarlain : 1. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau objektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari usaha menutupnutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik. 2. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari. 3. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi. 4. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai. 5. Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai.


3

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun Jujur, mempunyai integritas yang tinggi Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif.

Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia BisnisKOMUNIKASI NON VERBAL

KREDIBILITAS

POTENSI

KEPEMIMPINAN SESEORANG

KOMUNIKATOR YANG BAIK

PENGELOLAAN PESAN BISNIS

Gambar 1.1. Peran komunikasi non verbal Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain kemampuan verbal seseorang juga harus memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. Ternyata kemampuan nonverbal seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang. Seseorang


BA B 1

4

akan dianggap mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada khalayak jika ditunjang dengan kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan nonverbal. Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya, apakah ia mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar, tidah hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan tetapi juga teknik atua metode cara penyampaian pesan tersebut. Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang baik yang mampu menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif, terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis. E. PROSES KOMUNIKASI Secara garis besar proses komunikasi terhat pada gambar dibawah ini.Tahap 1 Pengirim Mempunyai Pesan Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan (feedback)

SALURAN

Tahap 2 Pengirim mengubah ide menjadi Pesan

Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan

Tahap 3 Pengirim Mengirim Pesan

MEDIA

Tahap 4 Penerima menerima pesan

Gambar 1.2. Proses komunikasi Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang menjebatani informasi dari dua arap antara pengirim dan penerima pesan. Proses komunikasi itu sendiri terdiri dari beberapa tahap, yaitu : 1. Pengirim memiliki ide yang ingin disampaikan kepada pihak lain.


5

2.

3.

4.

5. 6.

Pengirim mengubah idenya menjadi pesan. Pasa saat ide di ubah menjadi pesan yang akan diterima oleh pihak lain, ia menentukan bentuk pesan (kata, ekspresi wajah, isyarat), panjang uraian pesan, susunan, nada, dan gaya, yang semua tergantungpada ide, penerima pesan , dan suasana hati si pengirim pesan Pengirim menyampaikan pesan. Untuk mengirim pesan kepada penerima perlu dipilih saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan media yang sesuai. Saluran dan media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan disampaikan, lokasi penerima, sifat pesan, dan formalitas. Pihak penerima menerima pesan. Komunikasi terjadi apabila penerima mnerima pesan terlenih dahulu. Jika pesan yang dikirim dalam bentuk surat, penerima telah membacanya dan memahami pesan yang diterima. Apabila pesan yang diterima dalam bentuk presentasi lisan, penerima harus dapat mendengar pembicara dan memperhatikan pesan yang disampaikan. Penerima menafsirkan pesan. Penerima harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak penerima pesan, mnerima dan memahaminya, kemudian pesan yang diterima disimpan dalam pikiran. Penerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. Umoan balik berupa respon penerima, sebagai batas akhir rangkaian komunikasi. Umpan balik merupakan unsur utama dalam proses komunikasi karena umpan balik memungkinkan pihak pengirim pesan untuk mengevaluasi efektivitas pesan yang dikirim.


6

BA B 2A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi. Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkahlangkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi. Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan : 1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan 2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. 3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar. B. TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadangkadang terjadi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut : 1. Penentuan Tujuan Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai. Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi


7

suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain : a. Keputusan untuk meneruskan pesan b. Keputusan untuk menanggapi audiens c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi : a. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. b. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis. c. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. 2. Pertimbangan Pengiriman Pesan Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut : a. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis. b. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan. c. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang. d. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi. 3. Analisis Audiens Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut : a. Mengembangkan profil audiens dengan cara : Menentukan ukuran dan komposisi audiens


8

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal. Menentukan siapa audiensnya Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka. Mengetahui bagaimana reaksi audiens Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif. Mengetahui pemahaman audiens Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik. Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. b. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut: Menemukan keinginan audiens Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator. Informasi yang diberikan harus akurat Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya. Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens


9

c.

d.

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka. Penentuan Ide Pokok Isi dari pesan bisnis tersurat pada : Topik pokok Ide pokok tujuan topik. subjek pesan yang lebih luas pernyataan tentang suatu topik,menjelaskan tentang isi dan

Metode identifikasi terhadap ide pokok : Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storytellers tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain. Pembatasan Cakupan Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens. C. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut. 1. Komunikasi Lisan Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat


10

berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show. 2. Komunikasi Tertulis Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.


11

BA B 3A. ARTI PENTING MENYIMAK

KEAHLIAN KOMUNIKASI : MENYIMAK

Tujuan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang diinginkan oleh seorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan atau informasi tertentu. Pada saat menetapkan tujuan seseorang perlu mengetahui alasan melakukan penyimakan (mendengar). Secara umum, orang menyimak atau mendengarkan sesuatu untuk memahami, mengingat, menganalisis, dan mengevaluasi isi dari pesan atau informasi, dan meningkatkan hubungan empatik dengan orang lain. Menyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses komunikasi, karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi. Pada proses menyimak atau mendengarkan terdapat peruses memahami ide dalam suati informasi yang disampaikan oleh seseorang baik secara lisan maupun non lisan. Pada waktu menyimak atau mendengarkan untuk memahami konsep yang merupakan pokok informasi atau pesan harus dipisahkan dari uraian tambahan. Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi keberhasilan suatu pekerjaan. Faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan dari sudut pandang orang lain. Pesona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik, bekerja dalam kelompok, memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi bisnis lainnya. B. SIFAT PROSES MENYIMAK

Menyimak adalah suatu aktivitas tunggal , tetapi para penyimak melakukan berbagaimaktivitas yang berhubungan dan berkaitan dengan upaya mereka yang berfungsi sebagai penerima dalam proses komunikasi. Memahami proses menyimak membuat orang mengetahui alasan yang menyebabkan pesan komunikasi lisan seringkali tidak lengkap diterima audiens. Menyimak merupakan rangkaian dari beberapa aktivitas antar lain : 1. Memperhatikan, dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan. Penerimaan pesan dapat terganggu oleh suara gaduh, pendengaran yang lemah, atau tingkat perhatian yng rendah.


12

2.

Menafsirkan, memahami pesan sesuai dengan penilaian, ide, harapan, dan pengalaman pribadi. Kerangka referensi pembicara dapat berbeda dengan yang ada dalam pikiran audiens sehingga perlu mengetahui maksud pembicaraan. 3. Mengingat, menyimpan pesan di dalam memori untuk referensi untuk waktu yang akan datang. Selama menyimak, audiens harus mengingat pesan yang didengarnya dengan membuat catatan di dalam ingatan tentang informasi yang disampaikan. 4. Mengevaluasi, dengan kemampuan berpikir kritis, audiens akan menilai pernyataan yang dilontarkan oleh pembicara, membedakan antara fakta dan opini, dan mengevaluasi bukti yang dikemukakan. 5. Memberi tanggapan, pada komunikasi yang terjadi dalam kelompok, tanggapan awal dapat berupa umpan balik secara verbal tetapi dapat saja bentuk tanggapan berupa hal lain, seperti tepuk tangan, tertawa atau diam. Terlihat bahwa perlu adanya perlakuan terhadap penyimak sebagai partisipan aktif dalam proses komunikasi. Satu-satunya langkah yang membutuhkan sedikit usaha pada pihak penyimak adalah mendengarkan. Karena mendengarkan merupakan suatu kegiatan penerimaan suara. Mendengar pada dasarnya merupakan syarat penting untuk melakukan penyimakan. C. SYARAT-SYARAT MENYIMAK YANG EFEKTIF

Pada saat melakukan proses penyimakan ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan agar proses menyimak (mendengarkan) berjalan secara efektif antara lain: 1. Mempunyai atensi untuk mendengarkan 2. Mendengarkan dan memahami arti kata-kata yang diucapkan pembicara 3. Menguasai bahasa yang dipergunakan pembicara 4. Memahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara 5. Menyaring inti dan memisahkannya dari bunga-bunga pembicaraan, membedakan fakta dan opini pembicara 6. Memberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan. D. FAKTOR PENYEBAB PROSES MENYIMAK TIDAK EFEKTIF

Terkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering terjadi hal-hal yang kita simak menjadi tidak efektif, biasanya ini terjadi dikarenakan faktor-faktor berikut ini : 1. Lebih Banyak Berbicara Daripada Menyimak Kita sering kali lebih suka mendengar suara kita sendiri dan merasa bahwa tak satupun yang dikatakan orang lain semenarik dengan kita. Biasanya orang akan lebih dan ingin berbicara daripada menyimak. Hal ini disebabkan dalam proses menyimak seseorang akan bersifat pasif yang kadang kala akan menimbulkan kejenuhandan kebosanan. 2. Sindrom Hiburan Pada dasarnya, setiap manusia memiliki kesukaan akan hiburan, setiap penyimak selalu mengharapkan atau menuntut para pembicara menyampaikan informasi yang menarik dan bersifat menghibur mereka. Tidak semua pembicara mampu menyampaikan 13


3.

4.

5.

6.

informasi yang bersifat menarik dan mengandung unsur hibuan, hal ini yang sering kali menyebabkan para audiens menjadi jenuh. Untuk itu setiap penyimak perlu mengkondisikan kapan seorang pembicara harus menyampaikan informasi yang bersifat menghibur, serta bagi pembicara hendaknya mampu mangkombinasi materi yang disampaikan sedemikian rupa agar terlihat menarik dan disukai audiens. Mengutamakan Prasangka Hal ini akan menimbulakan proses penyimakan yang kurang efektif karena kurangnya perhatian dalam memahami pembicara serta adanya pemberian analisis dan evaluasi yang buruk terhadap pesan yang disampaikan. Walaupun berprasangka merupakan sesuatu yang tidak salah namun apabila tidak pada tempatnya tentu akan menimbulkan persepsi yang berbeda antara pembicara dan audiens. Menyimak Secara Tidak Kritis Terkadang dalam proses menyimak, paudiens dihadapkan pada kondisi dimana kurangnya perhatian pada informasi yang disampaikan. Hal ini tentunya dapat menyebabkan materi yang disampaikan idak sepenuhnya dapat dimengerti oleh audiens dengan baik. Ini akan berdampak pada respon atau tanggapan yang akan diberikan oleh audiens. Oleh karena itu diperlukan proses penalaran dan pengkritisan terhadap materimateri yang disampaikan. Terpengaruh Oleh Gangguan Gangguan biasanya akan mengalihkan perhatian audiens ke hal-hal lain diluar materi yang disampaikan. Biasanya gangguan tersebut dapat terjadi dari faktor dalam diri audiens sendiri atau dari faktor lain yang ada disekelilingnya. Tidak betah berlamalama ditempat pertemuan, sifat tergesa-gesa, sakit kepala, merasa bosan, dan lain sebagainya merupkan contoh dari faktor yang ada dalam diri audiens. Faktor yang muncul dari luar diri audiens biasanya menyangkut hal-hal yang terjadi disekitar mungkin dapat saja disebabkan karena kondisi ruangan yang panas, pengeras suara yang buruk, cuaca yang buruk yang menimbulkan kegelisahan, suara-suara bising d luar gedung, dan sebagainya dapat saja menjadi gangguan tersendiri bagi audiens dalam memahami informasi yang disampaikan. Rasa Takut Terhadap Materi yang Sukar Dalam proses menyimak biasanya audiens dihadapkan pada hal-hal yang sifatnya baru dan terkesan sukar untuk dimengerti. Biasanya hal ini terjadi jika sebelumnya audiens tidak memiliki pengetahuan terlebih dahulu terhadap materi tersebut. Pada saat dihadapkan pada kondisi seperti itu biasanya audiens akan mencoba menghindar dengan alasan-alasan tertentu, walaupun dalam kenyataannya ia harus tetap mengerti akan materi tersebut. Alasan utama menhindar dari materi tersebut adalah ketakutan akan kegagalan yang akan diterimanya. Oleh karena itu bagi setiap audiens haruslah menerapkan sikap sabar serta mencoba sekuat tenaga dan termotivasi untuk mampu memahami materi yang sifatnya sukar dimengerti tersebut.

E.

PETUNJUK PENYIMAKAN YANG EFEKTIF


14

Ada beberapa tips atau petunjuk yang dapat dijadikan sebagai bahan kajian agar proses menyimak dapat berjalan dengan efektif antara lain: 1. Memberikan Perhatian yang Besar Hendaknya pada saat melakukan proses penyimakan (mendengarkan) audiens mencoba mencoba menyisihkan sebagian dari dirinya untuk mencoba memahami arti dari setiap pesan atau informasi yang disampaikan. Pemahaman ini sangat penting untuk dilakukan karena berhasil atau tidaknya seorang pembicara atau komunikator dalam menyampaikan sesuatu tergantung dari sejaumana lawan komuniasi (audiens) memahaminya. Agar mampu menciptakan perhatian yang besar, audiens harus dapat menghilangkan berbagai macam gangguan yang mungkin akan mengganggu konsentrasi dalam memahami pesan atau informasi. 2. Memahami Sifat Komunikasi Non Verbal Terkadang dalam penyampaiannya, seorang komunikator atau pembicara lebih sering menggunakan komunikasi nonverbalnya agar audiens lebih cepat dalam memahami setiap pesan atau informasi. Tidak semua audiens terntunya memiliki kemampuan dalam menafsirkan setiap bentuk komunikasi nonverbal yang dilakukan oleh pembicara. Bagi pembicara hendaknya perlu memperhatikan kaidah atau petunjuk dalam menggunakan komunikasi nonverbal, harus mampu menempatkannya dalam kondisi yang sesuai, sehingga pesan yang disampaikan akan dimengerti oleh seluruh audiens. 3. Memahami Simbol Verbal atau Pesan Selaim memahami hal-hal yang bersifat nonverbal, inti dari proses menyimak adalah mengerti akan pesan utama atau inti dari pesan yang dimaksud. Biasanya para pembicara akan menggunakan berbagai macam cara agar pesan yang ia sampaikan dapat mengena pada sasaran. Hal ini juga menyangkut dari penyampaian materi pesan yang dibuat. Pesan yang disampaikan harusnya disajikan dalam bentuk yang realistis dan tidak mengada-ada, dapat berupa data, hasil penelitian maupun pesan dalam bentuk tertulis lainnya. Bagi para audiens diperlukan kemampuan analisa untuk memahami pesan-pesan tersebut. F. MENINGKATKAN KEMAMPUAN MENYIMAK

Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan kebiasaan secara sadar yang membedakan antara pendengar yang efektif dan yang tidak. Strategi yang dapat dilakukan setiap individu dalam meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat dilakukan melalui cara-cara seperti terlihat dibawah ini, antara lain : 1. Mengetahui kelebihan pembicara dalam subjek yang merupakan sesuatu yang belum pernah diketahui oleh audiens. 2. Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terdapad sesuatu yang disampaikan, dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan di dengar. 3. Mengatasi gangguan dengan menutup pintu atau jendela dan lebih mendekati pembicara. 4. Mendengar konsep dan pokok pikiran, serta mengetahui perbedaan antara ide, dan contoh, bukti dan argumen.PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

15

5. 6.

Meninjau ulang pokok pembicaraan. Tetap berpikir terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang mengklarifikasikan pemahaman. 7. Tidak menyela pembicaraan. 8. Memberikan umpan balik (feed back) 9. Mengevaluasi dan mengkritisi isi pembicaraan, bukan pembicaranya. 10. Membuat catatan tentang pokok pembicaraan. Selain yang sudah disebutkan diatas, untuk meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) secara efektif, tingkat penerimaan informasi diidentifikasikan dalam empat tahapan yang dapat membantu pengukuran efektivitas menyimak. Dapat dilihat pada ilustrasi gambar dibawah ini. G. UMPAN BALIK (FEED BACK)

Umpan balik (feed back) berhubungan erat dengan proses menyimak (mendengarkan). Oengembangan pemahaman dan pengetahuan tentang cara kerja umpan balik dapat meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan). Umpan balik terdiri dari semua pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan baik secara sadar atai tidak dalam merespon komunikasi dari pihak lain. Umpan balik seringkali diungkapkan secara implisit. Umpan balik dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu : 1. Umpan Balik Evaluatif Respon yang diungkapkan pada saat orang memberikan penilaian atas sesuatu yang dibicarakan. Pada saat seseorang meminta penilaian atas aktivitas yang dilakukan akan mengundang respon yang bersifat evaluatif. Umpan balik ini cenderung membentuk perilaku yang bersifat tetap selama perilaku tersebut bergerak sesuai dengan arah perilaku yang terdahulu.Umpan balik jenis ini juga bersifat korektif yang berfungsi mencegah perilaku konikator atau pembicara yang tidak diharapkan. 2. Umpan Balik Non-evaluatif Bersifat tidak diungkapkan secara terbuka pada tindakan pembicara (komunikator), melainkan diterapkan pada saat seseorang ingin mengetahui lebih banyak tentang perasaan orang lain untuk merumuskan pendapatnya tentang suaru subjek tertentu. Pada saat menawarkan umpan balik ini seseorang tidak mengacu pada pendapat dan penilaian pribadi, melainkan hanya memberikan penjelasan, bertanya, atau menunjukkan minat pada subjek yang sedang dikomunikasikan. Meskipun tidak bersifat memberi penilaian,umpan balik ini sering diartikan sebagai sesuatu yang positif, yaitu sikap lawan komunikasi semakin percaya pada waktu orang lain mencermati dan menawarkan dukungan ketika dia berusaha mengatasi persoalan yang dihadapi. Umpan balik jenis ini memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengatasi sendiri permasalahan yang dihadapinya untuk mendapatkan solusi.

Memerlukan banyak energiPENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

16

Mendengarkan untuk mengingat isi pesan/informasi Mendengar

Mendengarkan aktif /empatik Mendengarkan untuk analisis dan evaluasi isi informasi Mendengarkan untuk mengingat isi informasi Mendengarkan untuk mengetahui isi informasi Mendengarkan

Memerlukan sedikit energi Gambar 3.1. Skala Tingkat Penggunaan Energi MenyimakKeterangan gambar: Gambar dibagian bawah sempit dan mengarah ke atas searah dengan tanda panah semakain lebar menunjukkan bahwa menyimak (mendengar) sampai dengan tingkat mendengarkan untuk mengetahui isi pesan diperlukan sedikit energi, dan semakin keatas semakin banyak diperlukan energi. Energi terbesar diperlukan pada saat seseorang mendengarkan dengan aktif.

Umpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain : a. Penyelidikan, yaitu teknik nonevaluatif untuk memperoleh informasi dari pihak lain dan menunjukkan kesedian untuk mendengarkan masalah yang dihadapi. b. Pemahaman, pada saat berusaha memahami perkataan pihak lain, seseorang akan mengulanghi perkatan yang didengarnay. Pengulangan menunjukkan perhatian kepada pihak lain dan permasalahan yang dihadapi. c. Dukungan, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk membangkitkan semangat dan harapan.


17

BA B 4

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

A.

ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut : 1. Subjek dan tujuan harus jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini : 1. Memahami pesan yang disampaikan Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. 2. Membantu audiens menerima pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. 3. Menghemat waktu audiens Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. 4. Mempermudah pekerjaan komunikator. Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktorPENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

19

yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. B. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara : 1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain : a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya. b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok. c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik. 2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutanurutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu : a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini. b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

20

Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif. C. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin. Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain: 1. Bagian Awal Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut. 2. Bagian Pertengahan Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. 3. Bagian akhir Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi. D. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

21

Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis. 1. Permintaan dari dalam organisasi Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya. Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estndar perencanaan langsung. Mulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki. 2. Permintaan dari luar organisasi Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat. E. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF

Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach). Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu: 1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali 2. membaca suatu pesan) 3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan 4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama. Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah polaPENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

22

pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir. Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens. F. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/ pegawai dan masyarakat pada umumnya. Disamping itu, mereka juga mengirimkan pesan-pesan good will kepada karyawan, klien dan masyarakat pada umumnya. Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis : 1. Good News tentang pekerjaan Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja. 2. Good News Tentang Produk Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap). 3. Pesan-Pesan Goodwill Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dan sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan non bisnis, merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka. G. PENULISAN BAD NEWS 23


Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini : 1. Menciptakan Audience Centerred Tone Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu : a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil. c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. 2. Memilih Pendekatan Organisasional Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan). a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens. Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis. Bad news, merupakan hal yang mungkin menyakitkan bagi audiens yang mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi. Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.

PEMBUKA

ALASAN

Pernyataan Netral

Penjelasan Logis

BAD NEWS

PENUTUP

Nyatakan


Positif, Bersahabat, dan 24

Gambar 4.1. Pendekatan Organisasi Perencanaan Tidak Langsung b. Perencanaan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila : Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan Pesan disampaikan secara empati.

BAD NEWS Pernyataan Bad News

ALASAN Jelakan Alasan Bad News

PENUTUP Positif, dan Bersahabat

Gambar 4.2. Pendekatan Organisasi Perencanaan Langsung

H.

PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti


25

permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain : 1. Analisis Audiens Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau tingkat kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya. 2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya. 3. Memilih Pendekatan Organisasional Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Penggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bahwasannya pesan tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki alasan. Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu : 1. Menetapkan kredibilitas Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang. Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens. 2. Membuat kerangka argumentasi audiens 26


3.

Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action). a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan. b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens. c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan. d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan. Memilih Daya Pemikat Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens. Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut. a. Pemikat Emosional Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan. b. Pemikat Logika Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya : Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula. Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum. Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus. c. Pertimbangan Etika Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang


27

paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.


28

BA B 5A.

WAWANCARA DALAM LINGKUNGAN BISNIS

WAWANCARA SUATU KETERAMPILAN MANAJEMEN

Dalam menjalankan setiap kegiatan bisnis, para pelaku yang ada di dalamnya tentunya akan selaku berhadapan dengan lawan bisnisnya. Pada saat terjadi interaksi diantara mereka, sering kali kita jumpai mereka melakukan semacam dialog, perundingan atau wawancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam organisasi teknik wawancara dapt dijumpai terutama pada kegiatan sumber daya manusia, yang salah satu kegiatan didalamnya adalah melakukan wawancara kerja. Tujuan dilakukannya wawancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi yang akan sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. Pada kegiatan pemasaran adanya bagian riset memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen, pasar produk yang sedang booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya, yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak terkait. Dalam setiap kegiatan wawancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu pewawancara (interviewer) dan yang diwawancarai (interviewee). Pada komunikasi timbal balik Interviewer mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan wawancara. Pada perkembangan dunia bisnis saat ini, tidak mudah untuk menemukan orang yang ahli dalam berbicara dan yang memiliki bakat atau kemampuan sebagai interviewer. Namun demikian kini telah hadir sarana-sarana pelatihan yang nantinya siap mencetak tenaga-tenaga interviewer yang handal didukung oleh para praktisi yang handal di bidangnya. Tujuan bisnis dari kegiatan wawancara biasanya lebih bersifat formal, jika dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap saja. Bagi seorang interviewer bisnis, ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan wawancara antara lain pembukaan (opening), inti wawancara (body), dan penutup (closing). Wawancara bisnis merupakan keterampilan manajemen (management skill) yang wajib dipelajari dan dilatih apabila seseorang ingin menjadi interviewer yang profesional. Wawancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang menyangkut interaksi antara pewawancara dan yang diwawancarai, yaitu : 1. Direktif (perintah), dalam hal ini pewawancara menetapkan tujuan-tujuan situasi pada awal interaksi. Sehingga pewawancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan wawancara tersebut. Hal-hal yang menyangkut isi dari materi wawancara sepenuhnya berada pada pihak pewawancara, serta pewawancara berhak menentukan kapan


29

2. B.

wawancara tersebut mulai dan berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume) dari wawancara tersebut. Non direktif (nonperintah), dalam hal ini pewawancara membiarkan orang yang diwawancarai mengendalikan tujuan, langkah dan masalah pokok suatu wawancara. JENIS WAWANCARA BISNIS

Wawancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan menjadi beberapa jenis wawancara, antara lain : 1. Wawancara seleksi pelamar pekerjaan (personnel selection interview) Wawancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karyawan. Dengan wawancara ini, pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas dari calon pelamar pekerjaan yang nantinya diharapkan dapat berguna bagi perusahaan. 2. Wawancara evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal interview) Wawancara ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari proses penilaian atau evaluasi hasil yang telah dikerjakan oleh karyawan. Wawancara ini biasanya dilakukan di tiap-tiap bagian dalam suatu organisasi. Dengan wawancara seperti ini, organisasi dapat mengetahui seberapa besar kinerja serta prospek dari karyawan yang bersangkutan. 3. Wawancara pemberian nasehat (coucelling interview) Wawancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli di bidangnya (councelor/psikiater). 4. Wawancara peringatan (correction interview) Wawancara yang dilakukan dengan tujuan yang bersifat mengingatkan seseorang akan sesuatu hal, biasanya wawancara ini terjadi diakibatkan adanya pelanggaranpelanggaran terhadap peraturan yang berlaku. Wawancara ini bertujan untuk membuat pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali menjalankan aktivitas sesuai dengan peraturan. 5. Wawancara untuk tujuan khusus (specific purpose interview) Wawancara ini biasanya dilakukan pada peristiwa-peristiwa yang sifatnya khusus seperti wawancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta pembahasan masalah-masalah yang dianggap khusus. C. PENGUMPULAN INFORMASI MELALUI WAWANCARA

Tujuan dari setiap wawancara adalah memperoleh data atau informasi yang dibutuhkan, yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila wawancara yang dilakukan berpedoman pada tahapan-tahapan sebagai berikut : 1. Menentukan tujuan wawancara Setiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tujuan, begitu pula halnya dengan wawancara. Para pihak utama dalam proses wawanvara ini harus mampu menentukan tujuan tersebut. Maksud dan tujuan wawancara di sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi.PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

30

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Membaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipelajari mengenai suatu topik Agar proses wawancara memiliki makna dan arti penting, maka perlu diperhatikan mengenai topik atau bahasan yang akan dijadikan pokok pembahasan dalam wawancara tersebut. Wawancara yang tidak berisikan suatu topik uang jelas hanya akan menjadi pembicaraan yang ngalor ngidul tidak jelas maksud dan tujuannya. Menyeleksi sumber yang tepat Setelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah mencari sumber atau referensi dari pokok bahasan tersebut. Untuk mendapatkan sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar nantinya menghasilkan nilai wawancara yang berbobot. Penyeleksian sumber ini dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan cocok sebagai bahan acuan dalam wawancara. Membuat janji Wawancara biasanya melibatkan dua pihak, masing-masing pihak harus dapat memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya wawancara dilakukan bagi mereka. Oleh karena itu, perlu adanya kesepakatan dalam penentuan kapan wawancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya serta waktu pelaksanaan wawancara. Hal ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan kekecewaan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat wawancara dilakuan. Merencanakan bentuk pertanyaan Untuk menggali informasi dari yang diwawancarai, biasanya pihak pewawancara harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tujuan ter sebut dapat tercapai. Bentuk pertanyaan yang diajukan disesuaikan dengan apa yang hendak diketahui oleh pewawancara. Pertanyaan dapat bersifat umum sampai dengan pertanyaan yang bersifat khusus. Membuat kesan yang positif Selama wawancara berlangsung pewawancara harus mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan bersahabat. Perlu dihindari suasana yang sifatnya kaku, agar yang diwawancarai tidak merasa jenuh dan bosan. Usahakan menghindari memberikan pertanyaan yang bersifat mendikte yang diwawancarai, karena hanya kan membuat orang yang diwawancarai terpojok dan akan menjawab seadanya saja. Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan dari yang diwawancarai, biarkan orang yang diwawancarai berekspresi dengan jawabann, juga jangan pernah membatasi jawaban orang yang diwawancarai. Merencanakan perekaman/ mencatat Agar pewawancara memiliki gambaran tentang isi dari wawancara yang telah dilakukan, ada baiknya dalam wawancara tersebit pewawancara mencatat hal-hal penting yang menjadi jawaban orang yang diwawancara. Atau dapat juga dengan merekam hasil dari wawancara tersebut untuk kemudian dilakukan proses penganalisaan hasilnya. Menutup wawancara Setelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan, pewawancara dapat segera menutup wawancara. Pada menutup wawancara tersebut jangan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang diwawancarai atas


31

9.

kehadirannya melakukan wawancara, juga yang perlu diperhatikan adalah memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang diswawncarai. Melakukan evaluasi hasil wawancara Tahap terakhir dari wawancara adalah mengevaluasi hasil wawancara, hal ini merupakan bahan perimbangan untuk menindak lanjuti (follow up) hasil dari wawancara serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. TEKNIK MENGAJUKAN PERTANYAAN

D.

Pertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar wawancara, apakah itu pada saat memimpin survey, menyeleksi pegawai, melakukan penjualan, atau mengumpulkan informasi untuk artikel surat kabar. Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Bentuk pertanyaan dalam wawancara, antara lain : 1. Pertanyaan terbuka (open questions) Pertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng diwawancarai untuk menjawab pertanyaan, dan ruang lingkup pertanyaan ini juga cukup luas. Orang yang diwawancarai diberikan kesempatan untuk menjawab pertanyaan sesuai dengan persepsi dan informasi yang mereka miliki. Contoh dari bentuk pertanyaan terbuka, yaitu : a. Ceritakanlah hal-hal yang menyangkut diri Anda b. Ceritakan apa yang Anda ketahui tentang perusahaan kami c. Menurut Anda apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari diri Anda d. Apakah menurut Anda perusahaan kami akan menerima Anda e. Apa yang menyebabkan Anda keluar dari perusahaan Anda, dan sebagainya. Pertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan bagi yang diwawancari dalam menjawab setiap pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang dimilikinya. 2. Pertanyaan tertutup (closed questions) Pertanyaan ini membatasi jawaban yang diberikan orang yang diwawancari. Dengan pertanyaan tertutup arah jawaban berada dalam kendali pewawancara. Biasanya bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh informasi yang berdasarkan hasil questioner, angket ataupun survey. Contih dari pertanyaan bentuk tertutup antara lain : a. Agar tugas ini berjalan dengan baik, sebaiknya Anda memilih partner siapa? Rudi atau Anto? b. Apakah jumlah penghasilan Anda dibawah 2 juta atau diatas 2 juta? c. Setujuhkah anda jika para karyawan diberikan tambahan fasilitas, dan sebagainy? 3. Pertanyaan yang Mengarah (leading questions) Pertanyaan semacam ini mengandung jawaban yang diarahkan pada suatu maksud atau tujuan tertentu. Pertanyaan ini terutama digunakan untuk menjajaki persamaan pendapat antara pewawancara dengan yang diwawancarai tentang sesuatu hal.


32

4.

5.

Pertanyaan ini juga digunakan untuk menguji konsistensi jawaban yang duberikan sebelumnya. Berikut ini contoh dari bentuk pertanyaan tersebut : a. Jadi Anda menginginkan atasan yang dapat memahami diri Anda? b. Seperti kebanyakan orang kain, apakah Anda juga akan menghimbau pemerintah untuk tidak korupsi ? c. Dari berbagai pilihan tersebut Anda menilai pilihan yang pertama merupakan pilihan yang terbaik buat Anda? dan sebagainya Pertanyaan bermuatan (loaded questions) Jawaban yang diinginkan pewawancara dengan pertanyaan bermuatan lebih menjurus dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. Pertanyaan ini biasanya bersifat keras dan sensitif. Tujuan digunakannya pertanyaan ini untuk menguji daya tahan orang yang diwawancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. Wawancara dengan menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi. Contoh dari bentuk pertanyaan tersebut antara lain : a. Apa saran Anda untuk memberantas praktek korupsi yang telah banyak dilakukan oleh para pejabat kita b. apakah anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan kebiasaan sebagian besar rekan sejawat Anda, dan sebagainya. Pertanyaan lanjutan (mirror questions) Pertanyaan lanjutan merupakan pertanyaan terhadap jawaban dari pertanyaan sebelumya. Tujuannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan orang yang diwawancarai. Contoh dari pertanyaan ini antara lain : Pewawancara : Jadi anda Sudah merasa tidak berkenan bekerja di perusahaan tempat anda bekerja ? Yang diwawancarai : Sebenarnya saya tidak masalah bekerja di perusahaan saya, hanya pada saat pergantian supervisor bulan lalu, suasana keja menjadi tidak baik. Pewawancara : Ada apa dengan Supervisor yang baru itu ? Yang diwawancarai : Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti. KOMUNIKASI WAWANCARA KERJA

E.

Wawancara dalam konteks wawanvara kerja merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Kegiatan wawancara kerja ini adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karyawan. Dalam suatu penarikan tenaga kerja wawancara digunakan untuk menilai capability calon pelamar dan merupakan bagian dari proses seleksi.


33

Pelamar

Seleksi

Penilaian

Penerimaan

Wawancara Karyawan Gambar 5.1 Proses Seleksi Karyawan Pada proses wawancara kerja ini bagi pihak yang diwawancarai harus mempersiapkan diri sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan verbal dan nonverbal. Biasanya aspek yang akan mendapatkan perhatian pada saat wawancara adalah aspek kepribadian (personality aspect), yang meliputi : 1. Penampilan anda secara fisik 7. Tanggap dan kerja sama 2. Gerak-gerik dan sopan santun 8. Ekspresi wajah 3. Nada suara (tone voice) 9. Kemampuan berkomunikasi 4. Rasa percaya diri 10. Sikap terhadap pekerjaan 5. Inisiatif 11. Selera humor 6. Kebijaksanaan Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas, pewawancara akan mendapatkan gambaran mengenai calon yang akan terpilih. Wawancara tahap awal sering disebut juga dengan wawancara pendahuluan. Pada tahap ini, wawancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat pelamar. Hal ini untuk memastikan kesesuaian antara kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar dengan syarat yang diajukan untuk mengisi suatu posisi jabatan. Bagi seorang pelamar, pada saat wawancara berlangsung hendaknya memberikan keterangan secara, jelas, singkat, padat dan tidak berbelit-belit. Jangan sesekali memberikan jawaban pertanyaan diluar dari pertanyaan yang diajukan. Setelah wawancara pendahuluan, maka dillanjutkan dengan wawancara tahap selanjutmya yaitu wawancara seleksi. Dalam wawancara ini biasanya orang yang diwawancarai (calon pelamar) akan ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang mencakup kualifikasi, pengalaman kerja, pelatihan dan semangat kerja yang secara umum untuk mengetahui informasi mengenai calon pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada posisi tertentu. F. PERSIAPAN WAWANCARA ada beberap hal yang harus

Agar proses wawancara kerja berhasil diperhatikan/dipersiapkan antara lain : 1. Datang tepat waktu 2. Bersikap yakin (Optimis) 3. Siapkan sertifikat, serta surat penghargaan 4. Berpakaian rapi dan sopan


34

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Bersikap tenang Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan Tersenyum Tunggu sampai dipersilahkan duduk Ingat nama pewawancara dengan benar Tataplah pewawancara jika anda berbicara Tunjukkan kemampuan diri Perhatikan setiap pertanyaan yang diajukan Berbicara dengan jelas Atur nada suara dan intonasi Tunjukkan minat dan kesungguhan Bersikap jujur dan terbuka Selain melakukan hal-hal tersebut diatas, ada beberapa hal-hal lain yang perlu dihindari dalam suatu wawancara yaitu : 1. Jangan datang terlambat 2. Terlihat kesal karena menunggu 3. Datang Tanpa Persiapan 4. Berpenampilan berlebihan (Norak) 5. Membawa tas belanja atau sejenisnya 6. Mengajak teman atau keluarga 7. Duduk sebelum dipersilahkan 8. Meletakkan tas di meja wawancara 9. Membungkuk atau menundukkan kepala 10. Bertopang dagu 11. Melipat tangan di dada 12. Merokok atau makan saat wawancara 13. Membuka percakapan 14. Memotong kalimat pewawancara 15. Melebih-lebihkan diri anda 16. Mendikte pewawancara/perusahaan 17. Jangan membual 18. Mengkritik diri sendiri 19. Mengkritik/menjelekkan atasan tempat bekerja 20. Memberikan informasi yang tidak relevan 21. Memberikan kesan ditawarkan perusahaan 22. Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi) 23. Emosional 24. Membuka rahasia perusahaan yang lama 25. Tidak sabar G. CARA MENGENALI PEKERJAAN DAN PERUSAHAAN

Sebelum wawancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi sebanyakbanyaknya mengenai bidang pekerjaan yang dimaksud, hal ini agar nantinya pada saat wawancara berlangsung, calon pelamar telah memiliki gambaran mengenai bidang pekerjaanPENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

35

tersebut. Informasi tersebut dapat di peroleh dari berbagai sumber antara lain jurnal, atau media publikasi yang ada di perusahaan. Dalam wawancara diperkenankan menanyakan tentang pekerjaan dan perusahaan kepada pewawancara. Pertanyaan yang diajukan dapat berupa : 1. Tugas dan jawab pekerjaan 2. Kebijakan perusahaan dalam hal promosi 3. Kesempatan berkembang/peningkatan karir 4. Ketersediaan program pelatihan karyawan 5. Produk unggulan perusahaan 6. Pesaing perusahaan 7. Pangsa pasar produk yang dihasilkan H. PERTANYAAN PENTING DALAM WAWANCARA

a. b. c. d. a. b. c.

Pada proses wawancara akan terjadi interaksi antara pewawancara dengan yang diwawancarai, pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan diajukan antara lain : 1. Pekerjaan yang Dilamar, bentuk-bentuk pertanyaan yang sering disampaikan seperti : a. Mengapa anda menginginkan bekerja di perusahaan tersebut ? b. Apakah pengalaman kerja Anda telah relevan dengan posisi yang anda lamar saat ini ? c. Mengapa Anda merasa tertarik dengan jabatan dan posisi tertentu yang anda lamar ? d. Jika Anda masih bekerja, mengapa Anda memetuskan untuk beralih pekerjaan ? e. Apa yang anda ketahui tentang perusahaan ini? dan sebagainya. 2. Pendidikan dan Pelatihan Mata kuliah apa yang paling Anda senangi, dan yang paling Anda tidak senangi, mengapa? Pembahasan apa saja yang paling menarik Anda dari mata kuliah ? Apakah pendidikan dan pelatihan yang telah Anda peroleh dapat membantu pengembangan karir Anda? Apakan ada keinginan untuk melanjutkan studi anda? dan sebagainya. 3. Latar Belakang Keluarga Apa pekerjaan orang tua Anda? Apakah Pendidikan terakhir orang tua Anda? Bagaimana pandangan orang tua Anda terhadap pekerjaan yang Anda pilih? dan sebagainya. 4. Kepribadian a. Bagaimana Anda menjelaskan tentang diri anda? b. Apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan Anda? c. Bagaimana Anda menilai orang lain? dan sebagainya.


36

5.

a. b. c. d.

Penilaian Pribadi a. Menurut Anda, faktor-faktor apa sajakah yang mampu mengembangkan karir Anda? b. Faktor apa saja yang Anda rasa menjadi penghambat karir Anda? c. Apa yang paling mengesankan, menjengkelkan dan menyebalkan bagi diri Anda? d. Pengalaman yang bagaimanakah yang menurut Anda mampu menyenangkan Anda? dan sebagainya. 6. Tujuan Karir Apa yang menjadi tujuan karir Anda? Bagaimana Anda dapat mencapai tujuan karir Anda? Posisi apakah kira-kira yang cocok dengan diri Anda? Mengapa Anda merasa cocok dengan posisi tersebut? dan sebagainya. 7. Hobi dan lain-lain a. Apa yang Anda lakukan pada saat senggang? b. Apakah Anda pernah atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di masyarakat ? c. Jelaskan tetantang hobi Anda? d. Jenis olahraga apa saja yang paling Anda gemari? e. Apakah anda selalu mengikuti perkembangan berita akhir-akhir ini? f. Buku, majalah, surat kabar serta bacaan apa yang paling Anda sukai ? dan sebagainya. I. ARUS PROSES WAWANCARA PEKERJAAN

Proses wawancara kerja merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan penarikan (rekruitmen) tenaga karja.Dimana wawancara berperan dalam menentukan layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu jabatan tertentu. Secara umum arus proses wawancara kerja terbagi dalam beberapa tahap, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau kepentingan yang ada. Bagi pelamar pentingnya wawancara ini sangat berguna bagi perkembangan karir dan pekerjaan yang akan diterimanya. Sedang bagi perusahaan kegiatan ini dimaksudkan sebagai sarana untuk memperoleh orang-orang yang sesuai dan cocok dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan. 2. Sebelum pelamar mengajukan lmaran perkejaan sebaiknya perlu dilakukan penyelidikan terhadap bidang pekerjaan yang akan dilamar. Hal ini dimaksudkan agar bidang pekerjaan tersebut sesuai dengan latar belakang pendidikan dan, kemampuan serta keahlian pelamar. penyelidikan pekerjaan dapat dilakukan dengan menyeleksi setiap lowongan pekerjaan yang ditawarkan dan dibandingkan dengan latar belakang pelamar. 3. Tahap selanjutnya adalah membuat lamaran, pada tahap ini dituntut kemahiran pelamar dalam menyajikan sebuah surat lamaran. Tidak ada pedoman yang baku terhadap penulisan lamaran ini, hanya yang perlu diperhatikan dalam pembuatanya haruslahPENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

37

4.

5.

6.

7.

8.

9.

dibuat semenarik mungkin karena surat lamaran tersebut akan menjadi nilai jual bagi pelamar. Buatlah surat lamaran yang simple, padat, jelas dan tidak berbelit-belit. Perlu juga melampirkan resume yang berkualitas, yang menggambarkan capabity pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum hingga yang paling khusus, masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii, termasuk di dalamnya pendidikan,pengalaman kerja, pelatihan yang telah diikuti, penghargaan-penghargaan yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersifat menjual diri pelamar sehingga layak untuk dipertimbangkan. setelah lamaran dibuat dan dikirim, tugas dari perusahaan adalah menyaring atau menyeleksi lamaran yang diterima. proses penyaringan ini meliputi seleksi administrasi terhadap lamaran tersebut. Menyangkut didalamnya kesesuaian antara syarat dalam lowongan kerja dengan berkas-berkas yang dilampirkan. Ini merupakan syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pelamar sebagai tahapan awal dalam melamar pekerjaan. Setelah secara administrasi lmaran yang diajukan telah memenuhi syarat, tahp selanjutnya adalah melakukan wawancara pendahuluan, yang bertujuan mengetahui profil pelamar secara fisik serta mencari informasi mengenai minat pelamar, keahlian PEWAWANCAR ORANG YANG dan keterampilan pelamar serta hal lain yang menyangkut diri pelamar. A DIWAWANCARAA pelamar akan apabila telah dinyatakan berhasil pada wawanvara pendahuluan memasuki tahap selanjutnya yaitu wawancara lanjutan, Pada tahap ini pewawancara akan memberikan pertanyan yang sifatnya lebih khusus seputar bidang pekerjaan yang akan akan ditawarkan. Hal-hal yang sifatnya kompleks akan ditanyakan pada tahap ini. setelah dirasakan memenuhi kualifikasi bidang pekerjaan yang dibutuhkan, maka pada Menilai tahap selanjutnya akan dilakukan tindak lanjut (foloow up) terhadap hasil wawancara Menyelidiki Pekerjaan Kebutuhan pendahuluan dan lanjutan. Bentuk dari follow up tersebut biasanya diadakan seleksi lanjutan atau tes penentuan yang bertujuan untuk menyaring dan menemukan sosok orang yang benar-benar sesuai dengan bidang pekerjaan yang dimaksud, dapat berupa psikotes, tes kesehatan, wawancara penentuan, atau penentuan akhir dari pihak manajemen perusahaan. Hal ini karena setiap bidang pekerjaan yang ditawarkan mungkin hanya akan diberikan pad satu orang saja. Setelah dinyatakan memenuhi standar atau kriteria yang yang ditetapkn dan layak Menyaring Membuat Lamaran untukmenempati posisi jabatan tertentu, pihak perusahaan akan menentukan di bagian Pelamar mana pelamar yang telah berhasil tersebut akan ditempatkan, disesuaikan dengan posisi atau jabatan yang dilamarnya. Pada tahap terakhir setelah menempati posisi jabatan yang sesuai, bagi karyawan baru perlu adanya pengenalan terhadap seluk beluk perusahaan serta tugas dan tanggung jawab bidang pekerjaannya dalam suatu orientasi kerja. tujuan dari orientasi ini agar karyawan yang bersangkutan memiliki bekal yang cukup dalam menjalankan pekerjaannya. Wawancara Wawancara

Seleksi

Tindak Lanjut

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNISOrientasi

38

Penempatan

Gambar 5.2 Arus Proses Wawancara Pekerjaan

BA B PENGANTAR 6 KOMUNIKASI BISNIS

KOMUNIKASI MELALUI39

PROPOSAL

A.

PROPOSAL

Proposal adalah jenis laporan khusus yang didesain untuk menawarkan suatu produk, rencana atau proyek kepada pihak lain di luar perusahaan. Proposal harus disusun dengan cermat dan menarik untuk meyakinkan pihak lain agar tertarik melakukan suatu kerja sama yang berkaitan dengan aktivitas bisnis. B. FUNGSI DAN JENIS PROPOSAL

Proposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan usaha baru atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah berjalan. Suatu perusahaan atau lembaga menerbitkan proposal untuk menawarkan jasa atau produk dengan mengacu pada permintaan pengajuan proposal yang menyebutkan spesifikasi produk atau jasa yang diinginkan oleh pihak pembeli. Permintaan pengajuan proposal menyebutkan semua persyaratan yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang harus ditepati oleh pihak pemasok sehingga hubungan bisnis kedua pihak dapat terwujud. Proposal juga dapat berupa catatan transaksi antara pemasok dan perusahaan yang telah menjalin hubungan bisnis dan kedua pihak telah menyetujui perjanjian untuk bekerja sama sebelum proposal ditulis. Meskipun hubungan bisnis kedua pihak telah berjalan dengan baik, proposal harus tetap dibuat dan diaujukan untuk bahan peninjauan dan pertimbangan tentang hubungan bisnis antara perusahaan pemasok dan perusahaan penjual. Proposal dapat diajukan berdasarkan permintaan pihal lain, dan dapat pula dibuat atas inisiatif pihak perusahaan, organisasi, atau lembaga.. 1. Proposal berdasarkan permintaan klien. Proposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk dibuatkan produk tertentu. Permintaan biasanya dinyatakan dalam bentuk request for proposal atau permintan proposal. Pada saat menerima permintan prosal ini, mnajemen hrus menyatakan minat terhadap pekerjaan tersebut dan memikirkan kemungkinan untuk dapat memperoleh barang yang ditawarkan. Perusahaan meninjau persyartan, menetapkan lingkungan pekerjaan, metode dan prosedur yang digunakan, dan perkiraan waktu yang diperlukan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan biaya yang harus disediakan. kemudian semua dituliskan dalam proposal untuk merespons dengan cermat dan perhitungan yang tepat pada setiap permintaan yang diajukan dalam permintaan proposal. proposal disusun dimulai dengan pembukaan pada bab pertama yang menytakn tujuan proposal, menetapkan lingkup pekerjaan, menyajikan latar belakang informasi, dan menerangkan btasan-batasan yang mungkin diterapkan dlam kontrak. Badan proposal, yang merupakan bagian pokok, menyebutkan rincian tentang upaya dan spesifikasi yang


40

2.

dipersiapkan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang terjadi. sedangkan bagian uraian meliputi metode, jadwal, fasilitas, perlengkpan, tenaga kerja, dan biaya yang akan digunakan dalam kontrak. Bagian akhir biasnya berupa ringkasan pokok proposal dan meminta keputusan dari konsumen. Proposal berdasarkan Inisiatif Proposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang bertujuan untuk mendapatkan konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan. Proposal ditulis tidak berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien.proposal ini biasanya berisi penjelasan tentang alasan yang memotivasi pihak penerima agar mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan tujuan proposal. Sebagai contoh, perguruan tinggi yang mencari dana untuk membiayai penelitian atau riset ilmiah terhadap sesuatu hal, dan untuk meyakinkan perusahaan proposal harus menunjukkan srgi manfaat hasil riset tersebut KOMPONEN PROPOSAL

C.

Proposal terdiri dari komponen-komponen antara lain : bagian pembukaan, teks proposal, dan bagian tambahan. 1. Bagian Pembukaan Bagian ini terdiri dari sampul, hlaman judul, daftar isi, dan daftar ilustrasi yang sama dengan yang diterapakan pada laporan. Tetapi , pada bagian pembukaan lainnya terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut : a. Salinan atau foto kopi permintaan proposal, sebagai pengganti surat kuasa, salinan atau fotokopi ini yang berupa surat atau memo permintaan proposal untuk proyek tertentu digunakan sebagai pengganti surat kuasa. b. Surat pengantar, jika proposal dibuat berdasarkan permintaan klien atau pihak konsumen, surat pengantar ditulis dengan menggunakan pola surat pemberitahuan, dan apabila proposal dibuat atas dasar inisiatif perlu disertai surat pengantar yang bernada persuasif. 2. Teks Proposal Teks proposal berfungsi membujuk konsumen atau klien agar mengikat kontrak dengan pihak perusahaan atau lembaga yang mengajukan proposal, dan menyebutkan persyaratannya. Bagian ini terdiri atas : a. Pembukaan, ditulis dengan berorientasi pada audiens, pihak yng membaca proposal. Jika proposal disusun berdasarkan permintaan klien, pembukaan harus mengacu pada permintaan proposal, jika hal ini tidak dilakukan maka proposal harus menyebutkan faktor-faktor yang merupakan alasan pengujian proposal. b. Inti Proposal, bagian yang menguraikan tujuan pengajuan proposal yang mencakup informasi antar lain : pendekatan yang diusulkan, rencana kerja, pernyataan kualifikasi, dan biaya. 3. Susunan Isi Proposal Isi proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang panjangnya dapat disesuaikan dengan tujua. Bagian tersebut antara lain :


41

a. b. c. D.

Bagian depan, menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan proposal memahami kebutuhan konsumen, menyatakan maksud dan tujuan pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dapat diperoleh, mendorong minat untuk segera mengambil keputusan. Bagian inti, diagram yang menunjukkan setiap tahapanpekerjaan, jadwal pelaksanaan tahapan pekerjan, rincian keterangan hasil, prnyelesaian dan keuntungan. Kesimpulan, pengalaman dan kapabilitas perusahan, prosedur untuk pemanfaatan jasayang diberikan, kesimpulan yang mengarah pada penyerahan pekerjaan.

FORMAT PROPOSAL

Lembaga penyandang dana pada umumnya menyediakan formulir proposal yang disesuaikan dengan permint

Komunikasi bisnis

Documents

Transcript of Komunikasi bisnis