Kelompok 5Komunikasi

BisnisA I Yudhakusuma 135030200111118Andhika Tanjung 135030201111028Seno Darma Aji 135030207111069Agung Santoso 135030201111066

Apriliani Isnandari 135030201111169Fitria Nindy Lestari 135030201111141

Niku April Izang 135030201111162Nunung Farida 135030201111143

KOMUNIKASI MELALUI SURAT

Berkomunikasi Berkomunikasi ialah kegiatan tindak berbahasa, baik lisan maupun tulisan, antara pihak satu (pembicara/penulis) dengan pihak lainnya (audiens: pendengar/pembaca).

sehingga terjadi kesepemahaman dan saling pengertian di antara kedua pihak.

Komunikasi Melalui Surat

Berkomunikasi melalui surat termasuk berkomunikasi tidak langsung.

Dikarenakan antara pihak yang berkomunikasi tidak saling bertatapan (bertemu) dan melalui perantara media surat.

Karakteristik Surat Yang Baik

• Penyampaian pesan secara langsung serta mudah dipahami.• Tulislah dengan ejaan yang

benar dan mudah dibaca.• Penulisan format yang tepat.

Direct RequestDirect Request bukanlah bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka.

Direct RequestNamun, Direct Request adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (individu/organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada.

Pengorganisasian Direct Request

1. Bagian awal :sajikan ide pokok dengan diikuti dengan fakta-fakta yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat pembuka :“….Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku Diponegoro dan terarik untuk..”Gunakan bahasa yang sopan :“Saya senang sekali atau saya sangat berterima kasih..

Pengorganisasian Direct Request

2. Bagian Pertengahan :Biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya “ Saya ingin sekali memesan buku Komunikasi Bisnis, dengan pengarang Djoko Purwanto.

3. Bagian Akhir :Nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah.

Direct Request Untuk Pengaduan

Ketidakpuasan konsumen atas pelayanan akan menimbulkan klaim.

Dalam menangani masalah-masalah tersebut perlu perlakuan khusus.

Sehingga dapat terjalin kerja sama yang baik antara perusahaan dengan konsumen.

Contoh klaim yang sering terjadi :

• Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali.

• Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan.

• Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

• dsb.

Menulis Direct Request Untuk

PengaduanDalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci.2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur

pembelian.3. Permintaan tindakan khusus.

Contoh direct request untuk pengaduan.Malang, 27 Maret 1995Yh. Manajer Departemen Pakaian Olah RagaRaganata Store

Dengan hormat,

Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tanggal 14 Maret 1995 karena ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweater tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang saya inginkan yaitu ukuran L warna biru muda.

Melalui telepon 9 Maret 1995, saya telah memesan sweater yang berukuran L warna biru muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun yang saya terima adalah sweater ukuran S warna merah dan tentu saja saya tidak dapat memakainya.

Saya mohon agar dikirim kembali sweater ukuran L warna biru muda secepatnya. Apabila sweater yang saya pesan tidak tersedia, mohon uang saya dikembalikan saja. Terima kasih.

Hormat saya,

(Nama..)

Contoh direct request untuk meminta rekomendasi :Palembang, 16 Mei 2011

Kepada Yth. Prof. Yogi SudiroMDP Business SchoolJl Rajawali 14 Palembang

Dengan hormat,Perkenalkan saya Joana Lamora, mahasiswa bapak di MDP business school program studi sistem informasi dan sudah wisuda bulan Maret lalu. Saya baru saja lolos seleksi tahap wawancara di PT X. PT X meminta surat rekomendasi dari dosen sewaktu kuliah. Bolehkah saya meminta rekomendasi dari bapak Yogi? Mengingat Bapak Yogi adalah Ketua Program Studi Sistem Informasi.

Jika Bapak berkenan, surat rekomendasi tersebut harus diterima oleh Bapak Blackmon di bagian HRD paling lambat tanggal 30 Mei 2011. Untuk itu saya sertakan juga alamat dan amplop beserta perangko.

Saya sangat menghargai waktu dan usaha Bapak untuk surat rekomendasi ini. Atas perkenannya saya ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,

(Nama..)

• Perusahaan yang progresif selalu ingin mengatahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang diberikan.

• Konsumen yang puas akan bercerita kepada orang lain seperti seorang NABI. Sementara konsumen yang tidak puas akan bercerita pada orang lain seperti seorang teroris.

• Dalam membuat surat aduan/claim hindari berbahasa yang kasar, karena hal ini akan membuat si penerima surat enggan untuk membacanya.

Contoh lain Direct Request

•Surat Undangan•Surat pesanan dan Reservasi.

Positif Komunikasi Bisnis

Menulis pesan-pesan bisnis baik berupa surat-surat, laporan, dan proposal untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.

Penulisan surat bisnis dapat memberikan suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi perusahaan.

Pesan Rutin, Good News dan Good Will

Yang dimaksud dengan pesan-pesan rutin adalah, pesan-pesan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan yang perlu dilakukan atau dijawab secepatnya.

Pesan-pesan good news dan good will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.

Permintaan Informasi Rutin

Dibagi dua :1. Permintaan di dalam organisasi

contoh : memoMemo mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :• Memberikan suatu catatan permanen• Menghemat waktu dan pertanyaan• Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan untuk

dilakukan

2. Permintaan ke luar organisasi.Meminta informasi produk baru, buku-buku terbaru, keinginan untu berlangganan koran, majalah dll.

Pesan Rutin, Good News dan Good

Will

Routin messages (Pesan Rutin) Good News (Berita baik)

• Pembuka :Pernyataan ide pokok (main)

• Pembuka : Pernyataan good News

•Pertengahan /isi : Penjelasan Rinci

• Pertengahan /Isi : Penjelasan rinci

•Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.

• Penutup : Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.

Strategi Permintaan Pesan – Pesan Rutin

1. Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan.

2. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca

3. Bagian penutup : kemukakan pernyataan keramahan, penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan.

Strategi penulisan pesan-pesan positif

(good will) Goodwill : suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. • Dapat menggunakan pendekatan langsung• Apapun bentuk permintaan yang diinginkan,

usahakan selalu sopan, ramah dan tidak emosional.

• Usahakan bagian awal pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.

Contoh pesan Good news dan Good

will :Finansial Nonfinansial

Kenaikan gaji Promosi jabatan

Bonus lembur kerja Tanda penghargaan

Insentif Fasilitas kendaraan atau perumahan

THR Proposal (usulan ) suatu proyek diterima.

Kredit bunga sangat ringan

Contoh goodwill :1. Ucapan Selamat (Congratulations)

Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan ucapan selamat kepada perusahaan atau individu yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu.

Contoh goodwill :2. Ucapan penghargaan (messages of

appreciation)

Dalam perusahaan adalah penting untuk memperhatikan apa yang telah diberikan karyawan secara individual terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima ucapan terima kasih secara tertulis.

Contoh goodwill :3. Ucapan belasungkawa (condolence)

Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu yang menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan yang lebih cerah.

Contoh pernyataan goodwill

• Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via kiriman semalam. Anda telah membantu kami untuk memuaskan kebutuhan pelanggan yang sangat membutuhkan AC.

• Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak pernah menolak untuk membantu .Inisiatifnya atas sangat kami hargai.

Berita baik untuk pelamar pekerjaan.Selamat datang ke Lake Valley rehabilitation Center. Anda berhasil terpilih dari sekian banyak pelamar yang telah diwawancarai. Anda berhasil menduduki posiis koordiantor catatan medis karen pendidikan dan pengalaman Anda di Memorial Hospital.

Anda diharapkan datang pada hari senin tanggal 9 mei 2001, pukul 09.00 untuk menemui Ibu Nancy staf HRD untuk mendapatkan orientasi lebih mendalam.

Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Nick Oshinski)Manajer HRD