Komunikasi Bisnis VI

download Komunikasi Bisnis VI

of 27

description

e3vtrryy66

Transcript of Komunikasi Bisnis VI

  • Korespondensi Bisnis Pesan E-Mail dan MemoMary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4eCopyright 2003

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Pesan tertulis dalam organisasi, dulu, biasanya menggunakan kertas.e-mail menjadi pilihan saluran dalm berkomunikasiPenelitian di Kanada menyebutkan bahwa dengan e-mail 85 % orang menjadi lebih efisien, dan hampir dua pertiga (62 %) senang berkomunikasi melalui e-mail daripada melalui saluran lainnyaMary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • E-mail merupakan saluran komunikasi yang baru, maka dari itu penggunaan e-mail secara aman dan efektif untuk menulis pesan merupakan hal yang sangat penting.Keterampilan menulis memo email dan memo penting karena :Menulis pesan eksternal dengan baik, akan menciptakan kesan baik dan dapat dengan mudah dipahami dan mencapai tujuan dari penulisan pesan tersebut.Menulis pesan internal dengan baik, akan meningkatkan citra diri di dalam organisasi.

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Karakteristik Dari E-Mail dan Memo Yang BerhasilPesan e-mail dan memo yang efektif mengandung unsur :Judul : Tanggal, Kepada, Dari, Subyek / BahasanSatu topikBersifat / terdengar seperti percakapan

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Karakteristik Dari E-Mail dan Memo Yang BerhasilRingkasPenggunaan grafis untuk menonojolkan ide-ide seperti tabel, penomoran, tanda bintang, dll

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 5, Slide *Proses Menulis 3 x 3Phase 1: Prewriting (Pra penulisan)Analyzing, anticipating, adapting (analisis, antisipasi, adaptasi)Phase 2: Writing (Penulisan)Researching, organizing, composing (meneliti, mengelola, menyusun)Phase 3: Revising (Perbaikan)Revising, proofreading, evaluating (merevisi, mengkoreksi, mengevaluasi)

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Organisasi Pesan E-Mail dan MemoBaris SubyekBaris ini biasanya meringkas ide pokok, yang memberi identifikasi cepat untuk mengetahui kira-kira isi dari pesan tersebut. Tidak perlu kalimat lengkap dan tidak perlu menggunakan titik. Subyek : Rapat Staf Untuk Membahas Kenaikan Gaji bukan Subyek : Rapat Staf

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • PembukaanPembukaan ini biasanya diisikan muatan ide yang utama, yang biasanya telah diringkas dalam baris subyekIsiBiasanya Mencakup lebih banyak informasi mengenai alasan pesan tersebut ditulis. Didalamnya biasanya menggunakan grafis untuk mempermudah keterbacaan

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • PenutupanBiasanya berisi : informasi tindakan beserta tanggal dan tenggat waktu, ringkasan atau pikiran penutup

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • MEMOMemorandum atau Memoranda (selanjutnya di sebut memo atau memos), adalah suatu formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. Biasanya pesan yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal sehingga dapat digunakan tulisan tangan. Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, yakni ringkas dan to the point.Biasanya, memorandum digunakan sebagai alat komunikasi tertulis diantara dua pihak, yakni :a. Karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informalb. Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Dalam dunia bisnis, memo biasanya digunakan oleh seseorang bila hendak berkomunikasi dengan teman sejawat dalam sebuah perusahaan, baik yang berada dikantor yang sama maupun dengan sesorang yang berada dikantor cabang yang terpisah bahkan di kota lain, komunikasi biasanya ditulis dengan menggunakan memo. Memo yang ditulis untuk berkomunikasi antar departemen atau bagian disuatu perusahaan bentuk dan susunannya lebih ringkas dan sederhana daripada bentuk dan susunan surat bisnis.Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Dalam dunia bisnis pada umumnya menekankan pentingnya informasi tertulis bagi setiap orang yang terlibat di dalamnya, mulai dari atasan sampai pada bawahan. Setiap informasi tertulis akan membantu dalam :a. Menentukan tanggung jawab seseorangb. Menghilangkan ketidakmenentuan / inkonsistensic. Merekam informasi yang diperlukanMary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Apabila seseorang mengirimkan dokumen atau surat penting kepada pihak atau orang lain, cara terbaik adalah dengan menggunakan memorandum sehingga apabila dokumen tersebut hilang, pengirim memiliki catatan yang berupa salinan berkas yang dapat dijadikan bukti bahwa berkas asli telah dikirim, dan dalam memo disebutkan dengan rinci dan pasti dokumen yang telah dikirim.Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Jenis-Jenis MemoMemo Prosedur dan InformasiMemo Permintaan dan BalasanMemo Konfirmasi

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Memo Prosedur Dan InformasiPesan ini biasanya mengalir dari atas ke bawah (manajemen ke karyawan), menjelaskan prosedur dan informasi tentang perusahaan.Fungsi utama pesan tersebut adalah menyampaikan ide dengan jelas dan tidak perlu adanya penjelasan lebih lanjut.Menuntut partisipasi dan kerjasama dari seluruh karyawan

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Memo Permintaan dan BalasanMemo permintaan untuk meminta informasi biasanya menggunakan pendekatan secara langsung.Memo balasan disusun juga dengan pendekatan secara langsung, membalas memo permintaan atas pertanyaan yang paling penting terlebih dahulu.Dihindari pembukaan yang berlebihan dan bertele-tele dan membosankan.

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Memo KonfirmasiPesan konfirmasi sering disebut juga laporan untuk arsip (to-file reports) atau laporan peristiwa (incident report)Memo ini merekam, keputusan, petunjuk dan diskusi yang dilakukan secara lisan menjadi tertulis.Menyertakan nama dan jabatan orang yang terlibat

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Memo KonfirmasiMengurutkan poin-poin atau isu-isu utama secara ringkasMeminta umpan balik mengenai poin yang tidak jelas atau kurang akurat.

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Fenomena pertumbuhan dari internet dan meluasnya penggunaan e-mail berarti seorang komunikator harus mengelola pesan dengan baik, disusun secara teliti dan benar secara tata bahasa.Berkomunikasi Menggunakan E-Mail

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Untuk dapat menggunakan e-mail secara sukses, komunikator harus mampu :Ekspresikan diri anda secara singkat dan cepat Jawab e-mail langsung melalui keyboard.Paham mengenai etika, kesopanan, dan isu personal yang berhubungan dengan emailBerkomunikasi Menggunakan E-Mail

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Membangun percaya diri untuk menggunakan e-mailBerfikir secara global

    Berkomunikasi Menggunakan E-Mail

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Praktek Menggunakan E-Mail Secara CerdasDapatkan dan tulis alamat e-mail secara tepatHindari baris subyek yang membingungkan atau menyesatkanMenulislah secara singkatJangan mengirimkan sesuatu yang tidak ingin anda publikasikanJangan menggunkan e-mail untuk menghindari kontak

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Jangan menjawab e-mail saat anda marahPeduli terhadap ketepatan penulisanHindari humor dan komentar yang tidak serius atau menjilatGunakan elemen desain untuk meningkatkan keterbacaan pesan yang panjangPertimbangkan perbedaan budayaAsumsikan bahwa semua e-mail diawasiPraktek Menggunakan E-Mail Secara Cerdas

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Enam Kesalahan Yang Lazim Dilakukan Dalam Mengirim E-Mail1. Alamat yang konyol2. Pesan atau lampiran yang terlalu panjang3. Baris subyek yang menyesatkan4. Isi e-mail yang tidak pantas

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *Enam Kesalahan Yang Lazim Dilakukan Dalam Mengirim E-Mail5. Melakukan perbuatan yang tidak bijaksana misalnya mengeluarkan pernyataan kemarahan atau sembrono6. Mengkopi secara gegabah

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

  • Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e Ch. 8, Slide *TERIMAKASIH

    Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

    3