1Komunikasi dan Negosiasi Bisnis

BAB IDASAR-DASAR KOMUNIKASI

Definisi Komunikasi• Himstreet dan Baty dalam Djoko Purwanto (2011:4) KOMUNIKASI

adalah proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistemyang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupunperilakuatau tindakan.

• Bovee dalam Djoko Purwanto (2011:4) KOMUNIKASI adalah prosespengirimandan penerimaanpesan

• Rogers, dalam Dewi (2007:3) KOMUNIKASI adalah suatu prosesdimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukanpertukaran informasi terhadap satu sama lain yang padagilirannya akan tiba kepada saling pengertian.

• Secara umum, KOMUNIKASI melibatkan minimal dua orangatau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukandengan menggunakan cara berkomunikasi yang biasa dilakukanoleh seorang melalui lisan, tulisan maupun sinyal-sinyal non-verbal.

Definisi Komunikasi• Jenis KOMUNIKASI yang kita ketahui adalah:

a) Komunikasi Antar Pribadi (Interpersonal Communication)merupakan bentuk dari komunikasi yang dilakukan oleh dua orangatau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahamikedua pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal.Misal: komunikasi antara teman, keluarga, tetangga dalam bentukbahasa gaul, bahasa tubuh, maupun bahasa gado-gado ataucampuran.

b) Komunikasi Lintas Budaya (Intercultural / Cross-CulturalCommunication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukandua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yangberbeda karena geografis tempat tinggal. Misal: komunikasi antardaerah, wilayah, maupun negara.

c) Komunikasi Bisnis (Business Communication) merupakankomunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakupberbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbalmaupun komunikasi non-verbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Definisi Komunikasi• Perbedaan Komunikasi Antar Pribadi dan Komunikasi Bisnis:

. URAIAN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

KOMUNIKASIBISNIS

Orientasi / Tujuan Kepentingan Pribadi Kepentingan Bisnis

Pokok Bahasan Masalah Pribadi Masalah Bisnis

Bahasa yang Digunakan Informal, Bahasa Campuran Formal, Baku

Format Penulisan Tidak Standar, Fleksibel Standar

Gaya Penulisan Tidak Standar Standar

Kertas Surat yang Digunakan Tanpa Kop Surat Dengan Kop Surat

Stempel / Cap Tanpa Stempel / Cap Dengan Stempel / Cap

Contoh Surat Keluarga Surat Bisnis

Komunikasi BISNIS• Komunikasi Bisnis (Business Communication) merupakan

komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakupberbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupunkomunikasi non-verbal untuk mencapai tujuan tertentu (Djoko Purwanto(2011:5).

• Komunikasi Bisnis (Business Communication) adalahkomunikasi yang dilakukan antar manusia , manusia dengan institusi,institusi dengan institusi, yang berkaitan dengan pertukaran barang/jasa untuk memperoleh profit (Priyatna dan Elvinaro (2009:25)) .

Model Komunikasi Berlo (David K. Berlo)

Sumber(Source)

Penerima (Receiver)

Pesan(Message)

Saluran dan

Media(Channel)

Efek

UmpanBalik

Sumber: diadosi dari Dewi,2007, Komunikasi Bisnis, C.V Andi Offset, Yogyakarta, hal. 4

Lingkungan

Unsur utama komunikasi; Source, Message, Channel, Receiver dan 3 unsur lainyaitu; effect, feedback, dan lingkungan

2Komunikasi dan Negosiasi Bisnis

• Komuniksi dianggap efektif hanya jikakomunikan memahami pesan dengan benardan memberikan respon sesuai dengan apayang diinginkan oleh komunikator.

• Bovee & Thill (2007:7) komunikasi yangefektif akan membantu mengatur arus kerja,memperbaiki hubungan bisnis, meningkatkancitra profesional, dan memberikan berbagaimanfaat lainnya (gambar 1.2)

KOMUNIKASIYANG

EFEKTIF

Pemecahan masalah lebih

cepatPengambilan keputusan

lebih mantab

Hubungan bisnis lebih

kuat

Citra profesional

lebihmeningkat

Produktivitas lebih

meningkat

Bahan promosi

lebih jelas

Responstakeholder

lebihmeningkat

Arus kerja lebih

mantab

Gambar 1.2 Manfaat Komunikasi Yang Efektif

Sumber: Bovee& Thill ,2007, KomunikasiBisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 5

Karakteristik Komunikasi yang Efektif.

1. Praktis. Memuat informasi yang berguna bagi penerima, yaitu informasidapat membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkanatau untuk memahami keinginan pengirim.

2. Faktual. Berisi fakta yang jelas, meyakinkan, akurat, etis dan bukan kesan.

3. Padat. Mengandung informasi yang paling penting, dan bukan semuainformasi.

4. Jelas. Berisi pesan –pesan yang menghasilkan respon spesifik daripenerima.

5. Persuasif. Mengungkapkan manfaat bagi penerima yang memberikan responsesuai dengan cara yang pengirim inginkan.

Proses Komunikasi

Langkah 1Pengirim

mempunyai ideatau informasiuntuk dibagi

Langkah 2Pengirim

menyandikanide

Langkah 3Pengirimmengirim

pesan

Langkah 4Penerimamenerima

pesan

Langkah 5Penerima

mengartikanpesan

Langkah 6Penerimamengirim

umpan balik

Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 12

Umpan balik juga perlu disan-dikan, dikirim, dan diartikan

TUJUAN KOMUNIKASI

• Efek dari proses komunikasi dapat sepertiyang menjadi tujuan komunikasi atausebaliknya.

• Secara umum tujuan komunikasi meliputi;– Perubahan sikap [attitude change].– Perubahan pendapat [opinion change].– Perubahan perilaku [behaviour change].

– Perubahan sosial [social change].

3Komunikasi dan Negosiasi Bisnis

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

1. Fungsi Informatif ini berkaitan dengan pemenuhan kebu-tuhan informasi yang diperlukan agar setiap anggotaorganisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebihpasti.

2. Fungsi regulatif ini berkaitan dengan pengaturan danpengendalian organisasi – melalui peraturan, prosedur,perintah dan laporan.

3. Fungsi persuasif ini berkaitan dengan upaya menumbuhkankomitmen bawahan dalam melaksanakan tugasnya.

4. Fungsi Integratif berkaitan dengan upaya organisasimenyediakan saluran komunikasi baik formal maupuninformal, yang memungkinkan karyawan dapatmelaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

Bentuk Dasar Komunikasi1. Komunikasi Verbal merupakan salah satu komunikasi

yang lazim digunakan dalam bisnisuntuk menyampaikanpesan-pesan bisnis kepada pihak lain dalam bentuk tulisanmaupun tulisan. Contoh:

• Membuat dan mengirim surat penawaran barang.

• Melakukan presentasi proposal tentang pengembanganperusahaan dihadapan penguji.

2. Komunikasi Non-Verbal, contoh:• Mengerutkan dahi, menunjukkan sedang berpikir keras.• Gambar Pria/Wanita yang terpasang di pintu toilet

menunjukkan kamar sesuai jenis kelamin.• Membuang muka, menunjukkan sikap tidak senang

terhadap orang lain.

KOMUNIKASI VERBAL• Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yg digunakan

untuk menyampaikan pesan (bisnis) kepada pihak lain denganmenggunakan kata/bahasa baik secara tertulis atau lisan.

• Contoh– Membuat dan mengirim suat pengantar barang kepada

pihak lain.– Seorang presenter membawakan acara musik di stasiun

televisi,– Seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat

kabar, atau– Seorang manajer menelpon bawahannya.

• Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar.Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan,lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang nonverbal.

Praktek Komunikasi VerbalPraktek komunikasi verbal bisa dilakukan dengan dua cara:1. Berbicara (speaking) dan menulis (writing).

• Untuk menyampaikan pesan (bisnis), orang cenderung lebihmenyukai berbicara ketimbang menulis.

• Selain karena alasan cepat dan praktis, berbicara dianggap lebihmudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengarkomunikan.

• Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepatdisampaikan secara tertulis. Bentuk komuniikasi tertulis antaralain berupa surat, memo, dan laporan.

2. Mendengar (listening) dan membaca (reading).• Pelaku bisnis cenderung lebih suka menerima atau

mendapatkan informasi ketimbang menyampaikannya.• Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat

diperlukan.

Gambar 1.2. Aneka Bentuk Komunikasi Verbal dalam Bisnis

1Mengirim

pesan2

Menerimapesan

Membaca16 %

Mendengarkan45 %

Menulis9 %

Berbicara30 %

KOMUNIKASI LISAN (Oral Communication)

KOMUNIKASI TERTULIS (Written Communication)

Sumber: diadopsi dari Purwanto. Komunikasi Bisnis, 2006:7

KOMUNIKASI NONVERBAL• Komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang

diguna-kan untuk menyampaikan pesan tanpa kataterucap dan tertulis.

• Komunikasi nonverbal memiliki sifat;– Kurang terstruktur, sehingga sulit dipelajari,– Spontan dalam hal penyampaian pesan.– Efisien– Sahih/ reliabel, komunikasi nonverbal mempunyai

tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaranpesan-pesan yang disampaikan lewat bahasa isyarat.

• Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkanbahwa tingkat kepercayaan yang bersumber daripembicaraan orang, hanya 7 % yg berasal dari bhsverbal , 38 % dari vokal suara dan 55 % dari ekspresiwajah

4Komunikasi dan Negosiasi Bisnis

FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBALMark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima fungsi pesannonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal:1. Repetisi, yaitu meyakinkan apa yang. Misalnya setelah

mengatakan penolakan, kita menggelengkan kepala.2. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal.

Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkanpersetujuan dengan mengangguk-anggukkan kepala.

3. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yanglain terhadap pesan verbal. Misalnya anda ’memuji’ prestasiteman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata ”Hebat, kaumemang hebat.”

4. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesannonverbal. Misalnya, air muka anda menunjukkan tingkatpenderitaan yang tidak terungkap dengan kata-kata.

5. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal ataumenggarisbawahi-nya. Misalnya, anda mengungkapkan betapajengkelnya anda dengan memukul meja.

Aneka Bentuk Komunikasi Nonverbal

Sentuhan

Ekspresi wajah

BahasaSandi

Bahasa Simbol

Seragam

Bahasa Tubuh

Intonasi Suara

Etika Berkomunikasi• Bovee & Thill (2007:31) komunikasi yang beretika

terdiri dari semua informasi yang: relevan, benarsecara akal sehat, dan tidak menipu dengan caraapa pun.

• Komunikasi yang tidak beretika meliputi informasiyang salah dan informasi yang menyesatkan.

• Untuk memastikan komunikasi bisnis yang etisharus melibatkan tiga elemen yaitu:1. Individu yang beretika2. Kepemimpinan perusahaan yang beretika3. Kebijakan dan struktur yang tepat untuk

mendukung pemilihan keputusan dan tindakanetis.

Hambatan KomunikasiHambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yangmemberikan dampak pencegahan terhadap kelancaranpengiriman dan penerimaan pesan. Contoh; suara bising,cetakan yang tidak jelas, tidak ada sinyal. (transmisi).

Hambatan SemantikSemantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewatbahasa. Hambatan jenis ini terjadi karena salah mengartikanmakna. Contoh; orang berbicara dengan bahasa yangberbeda, menggunakan istilah rumit ,dsb

Hambatan ManusiawiHambatan yang muncul dari masalah pribadi yg dihadapi,baik komunikator maupun komunikan. Hambatan inimencakup baik yang berasal dari perbedaan individualmanusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi,maupun faktor psikologis, seperti prasangka, pikiran yangsempit.

Cara Mengatasi Hambatan danMemperbaiki Komunikasi (Bovee & Thill,2007)

• Meminimumkan gangguan teknis.

• Mengadopsi pendekatan yang berpusat padapenerima.

• Menyesuaikan keterampilan bisnis

• Memberikan – dan merespon – umpan balikyang konstruktif.

• Menjjadi sensitif pada etka bisnis

• Memanfaatkan teknologi