Makalah Komunikasi Bisnis

PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF DAN

PERSUASIF

DISUSUN OLEH:

Zumrotul Arifah (13730057)

R.Rachmad Cahyo S (13730058)

Achmad Hafizh A P (13730060)

Haryadi Sudibyo (13730061)

Nur Rohmah (13730062)

ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA

YOGYAKARTA

2014/2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpakan rahmat

dan hidayahnya sehingga makalah ini dapat selesai tepat pada waktunnya.

Makalah ini dibuat guna untuk memenuhi tugas Komunikasi Bisnis Tentang

Penulisan Pesan-Pesan Persuasif, kami merasa makalah ini masih jauh dari

sempurna kami masih merasa mempunyai banyak kekurangan dalam penulisan

makalah ini. untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan untuk membangun

dan agar lebih memperbaiki penulisan kami sehingga akan menjadi jauh lebih

baik.

Dalam pembuatan makalah ini kami mengalami banyak kendala tetapi dapat

diselesaikan dengan bantuan. Dan kami ucapkan kepada pihak yang telah

membantu dan akhirnya makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.

Oleh karena itu kami mengucapkan terimakasih kepada :

1. Ibu selaku Dosen pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis di Universitas

Islam Negeri Sunan Kali jaga

2. Teman-teman yang telah bersedia meluangkan waktunnya untuk

membantu kami.

3. Dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, yang telah

memberikan bantuan dalam pengerjaan makalah ini.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi teman-teman sekalian yang

mau membacannya dan bila ada kesalahan kami mohon maaf.

Yogyakarta, 4 November 2015

(Anggota Kelompok )

Bab 1

Pendahuluan

A. Latar Belakang

Komunikasi merupakan hal yang paling penting dalam kehidupan kita

karena kita tidak dapat hidup tanpa berkomunikasi dengan orang lain.

Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan pesan kepada orang lain

sehingga apa yang kita inginkan dapat tersampaikan serta segala hal yang

kita butuhkan dapat terpenuhi.

Kemudian dalam hal ini komunikasi bisa digunakan untuk

penyampaian pesan-pesan persuasi dimana pesan persuasif berfungsi untuk

mengubah sikap dan kepercayaan serta tindakan .

BAB II

PEMBAHASAN

A. Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Negatif

1. Menciptakan Audience-centered Tone

Bagaimana nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad news

mamp memberikann kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas

penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan

secara spesifik:

Membantu audiens anda mengerti bahwa badnews menggambarkan

suatu keputusan yang tegas

Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adalah adil

Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan

2. Memilih pendekatan organisasional

Ada dua pendekatan organisasional yang dappat diterapkan dalam

kaitannya dengan pesan negative, yaitu:

Pendekatan tak langsung

Merupakan pendekatan paling familiar digunakan untuk penulisan

pesan yang memiliki dampak kurang menyenangkan kepada audiens.

4 bagian penting dalam pendekatan ini adalah:

a. Pembuka

Di bagian ini gunakan pernyataan-pernyataan netral, pernyataan

yang tanpa beban bagi audiens anda.

b. Alasan

Memberikan alas an mengapa suatu keputusan tersebut harus

diambil. Dalam hal ini seorang komunikatior harus memusatkan

perhatian terhadap manfaat apa yang dapat diambil oleh audiens

anda.

c. Bad news

Setelah anda memberikan alas an mengapa suatu keputusan harus

diambil, maka pada tahapan ini anda dapat secara langsung

mengemukakan keputusan apa yang diambil.

d. Penutup

Memberikan kata penutup yang bersidfat positif, hangat,

bersahabatt, dan lebih menyenangkan.

Pendekatan Langsung

Dalam pendekatan ini, audiens hanya memerlukan waktu yang

relative singkat untuk sampai pada mai ide pokoknya, yaitu bad news.

Pendekatan ini dapat diterapkan jika:

a. Penerima pesan lebih sukan pesan langsung ke poin

b. Pesan mempunyai pengaruh yang kecil

c. Pesan disampaikan secara empati

B. Mengkomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif

Keterampilan komunikator untuk mengatakan “tidak” dengan tetap

menjaga hubungan baik merupakan hal yang penting dimiliki.

a. Bad News tentang produk

Untuk menolak penawaran produk, seorang komunikator harus

memahami pendekatan langsung atau didak langsung yang akan

digunakan. Jika produk dalam keadaan rusak maka seorang komunikator

harus pula mempertimbangkan dampak yang akan ditimbulkan.

Jika produk tersebut mengalami kenaikan harga, lebih baik

pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tak langsung yang

diawali dengan pernyataan netral, didukung dengan alasan yang logis

serta diakhiri dengan kalimat yang negative.

Lain halnya jika bad news tentang produk dikarenakan kenaikan

produk untuk kepentingan intern perusahaan, maka pendekatan yang

digunakan adalah perencanaan langsung.

b. Penolakan Kerjasama

Dalam penolakan kerjasama, pendekatan yang dilakukan dapat

berupa pendekatan langsung maupun tidak langsung.

c. Penolakan Undangan

Bila anda harus mengatakan “tidak” atas siat mdamgam te,am

bosmos, maka anda dapat menggunakan pendekatan langsung maupun

tak langsung. Hal tersebut bergantung pada seberapa dekat hubungan

anda.

C. Penyampaian Bad News ke Pelanggan

Untuk menyampaikan pesan Bad News kepada pelanggan atau calon

pelanggan, maka perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca pesan

anda tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis dikemudian

hari. Oleh karena itu, terdapat tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu:

Tetap bekerja sebaik mungkin muenuju kepada terwujudnya suatu

penjualan ulang

Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan

Tetap optimis dan percaya diri

1. Bad News Tentang Pesanan

Dalam kaitannya dengan penullisan bad news kepada pelangga,

paling tidak ada dua jenis bad news yang bisa disampaikan kepada

pelanggan anda, yaitu:

a. Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau

b. Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan

tersebut.

Bila anda dapat memenuhi sebagian pesanan, maka pendekatan

yang tepat adalah pendekatan tak langsung, dimana paragraf pertama

berisi berita bagus karena pesanannya telah sampai dan diikuti dengan

tindakan untuk meningkatkan penjualan produk dan diakhiri dengan

penutup untuk mendorong kearah pemenuhan semua transaksi.

Sedangkan apabila anda sama sekali tidak dapat memenuhi pesanan

pelanggan, anda masih dapat menggunakan pendekatan tak langsung.

Namun demikian, dalam paragraph pembuka buffer hanya akan

mengkonfirmasikan suatau penjelasan dan diikuti alasan mengapa tidak

dapat memenuhi produk.

2. Penolakan surat aduan dan keluhan

Bila melakukan penolakan atas surat aduan dari pelangga, maka

sebaiknya anda perlu mnghindari penggunaan Bahasa ang mempunyai

dampak negative bagi mereka. sebagai gantinya, tunjukkan bahwa anda

memahami dan telah memperhatikan keluhan tersebut.

Anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung dimana anda

menyatakan penolakan tersebut pada bagian tengah surat. Diawal surat,

tunjukan sesuatu yang bersifat netral. Selanjutnya, pada bagian

berikutnya dijelaskan keputusan menolak dan pernyataan secara eksplisit.

Dan pada akhir surat, perlu kata bersahabat dan menawarkan suatu

informasi yang menarik.

3. Mengganti produk

Pendekatan dalam mengganti produk adalah menggunakan

pendekatan tak langsun. Anda dapat menbayangkan suatu ttantangan

yang menarik, manakala produk pengganti adalah lebih mahal dari

produk aslinya. Anda harus dapat menjelaskan mengapa produk itu lebih

mahal.

4. Tidak memenuhi pesanan

Katakana secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanan

dari pelanggan anda. Gunakan pendekatan secara tak langsung, dan untuk

menjaga kepercayaan pelanggan, berikan informasi dimana produk

tersebut dapat dicari.

D. Bad News Tentang Orang

1. Penolakan menulis surat rekomendasi

Pada prinsipnya dalam mehulis surat penolakan atas surat

rekomendasi dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung

dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan

penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas

penolakan tersebut, nyatakan secara ringkas dan jelas.

2. Penolakan lamaran pekerjaan

Untuk penolakan lamaran pekerjaan, pendekatan yang dilakukan

adalah pendekatan organisasional secara tak langsung.

3. Surat Penolakan Kredit

Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi tentu saja dapat

disebabkan oleh berbagai alasan, baik yang berkaitan dengan persyaratan

administrasi, tujuan kredit, maupun karakteristik kondite peminjam.

Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, maka anda

menggunakann pendekatan organisasional perencanaaan tak langsung.

Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan

secukupnya, termmasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnua,

pada bagian akhir anda dapat menyampaikan kata penutup yang hangat

dan bersahabat.

E. Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif

Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau

tindakan untuk mencapai suatu rujukan. Secara sederhana, persuasive yang

efektif dan kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara

membuat audiens mersa mempunyai pilihan dan membuatnya mereka

setuju.

Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis bersifat rutin dalam

beberapa situasi tertentu diperlukan suatu pesan yang didesan untuk

memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Di dalam suatu

organisasi, pesan-pesan persuasive dimaksutkan untuk menjual ide/gagasan

kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien,

mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta

bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

a. Analisis Audiens

Untuk melakukan persuasi mungkin diperlukan waktu cukup lama, bukan

saja mingguan bahkan bulanan. Hal ini dikarenakan setiap orang

mempunyai kebutuhan yang berbeda-bda dan setiap orang akan

memproses setiap pesan ayng disampaikan secara berbeda-beda pula.

Penyampaian pesan-pesan persuasive yang terbaik adalah dengan

menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk

mengakomodasikan perbedaan individual, analisis anda dan kemudian

sunsunah suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.

b. Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman anda terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan

membantu anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan

membantu bagaimana mereka memandang anda. Hal ini mengingat

bahwa cara memberikan persusasi untuk budaya yang berbeda akan

berbeda pula. Sebagai contoh, Di swedia audiens memiliki

kecenderungan memfokuskan pertanyaan-pertanyaan teoritis dan

implikasi strategis, sedangkan di Amerika Serikat dan Jerman para

audiens cenderung memperhatikanhal-hal yang lebih bersifat teknis dan

praktis.

c. Memilih Pendekatan Organisasional

Sebagaimana dengan penyampaian pesan-pesan rutin dan bad-news,

Anda perlu memilih pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan

kemungkinan reaksi audiens terhadap pesan yang anda sampaikan.

Hakikat persuasi adalah untuk meyakinkan audiens anda atau mengunbah

sikap, kepercayaan atau tindakan mereka.

Dalam hal ini anda dapat menggunakan pendekatan tak alngsung

(indirect approach) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan

tetapi, jika audiens anda objektif atau jika anda tahu bahwa mereka lebih

suka mendengarkan pesan-pesan disampaikan secara langsung.

F. Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif

a. Menetapkan Kredibilitas

Kredibilitas anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan

keandalan anda. Kalau kredibilitas anda di hadapkan audiens diragukan,

mereka cenderung skeptic dan tidak akan menerima begitu saja setiap

apa yang anda sampaikan. Oleh karena itu, Anda harus dapat mengatasi

audiens yang memiliki sikap skeptic tersebut. Kredibilitas anda adalah

kapabilitas anda untk dapat dipercaya oleh orang lain. Tanpa kredibilitas,

upaya anda untuk melakukan persuasi akan tampak sebagai bentuk

tipuan.

Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah

melalui fakta, semua bentuk dokumen, statistic, jaminan, dan hasil riset

merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.

Cara-cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain: seseorang yang

ahli dalam bidang tertentu; antusias sikap terhadapa materi yang

disampaikan; objektif dalam melakukan penilaian sesuatu; sikap hormat

dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens; kejujuran dapat

menumbuhkan respek audiens; baik sikap maupun kepercayaan

sebelumnya yang dapat membantu mengidentifikasi audiens anda.

b. Kerangka Argumentasi

Ketika tidak cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan

lainnya, Anda telah siap untuk membuat kerangka argumentasi.

Kebanyakan pesan-pesan persuasive mengikuti rencana organisasi AIDA

(Attention Interest Desire Action)

1. Attention

2. Interest

3. Desire

4. Action

c. Memilih Daya Pikat

Kebanyakan pesan-pesan persuasive menggunakan daya pikat dengan

logika dan daya pikat yang emosional untuk melakukan persuasi audiens.

Keseimbangan di antara keduanya bergantung pada empat faktor penting

yaitu (1) tindakan yang anda harapkan, (2) harapan audiens anda, (3)

tingkat resistensi yang harus anda atasi, dan (4) seberapa jauh anda

mampu menjual ide/gagasan anda tersebut pada audiens.

1. Pemikat Emosional

Untuk melakukan persuasu terhadap audiens, anda dapat

memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi dalam

bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut

sangat kuat. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan atau memilih

kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya :

kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan,

dan keamanan.

Dalam berbagai alas an, anda dapat menggunakan untuk melakukan

persusasi audiens, seperti membuat pengaduan dan selanjutnya

memberikan dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan

alas an dan bukti-bukti yang ada .

Ketika anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis

alas an berikut :

a. Analogi

Analogi addalah menggunakan sutau alas an dari bukti-bukti

spesifik menuju bukti-bukti pula. Untuk melakukan persuasi

kepada karyawan agar mau mengakhiri sesi perencanaan, anda

dapat menggunakan suatu analogi pertemuan komunitas, dengan

membandingkan perusahaan anda dengan komunitas kecil tempat

karyawan anda memberikan nilai bagi anggota komunitas tersebut.

b. Induksi

Induksi adalah memberikan alas an dari bukti-bukti spesifik

menuju kesimpulan umum. Untuk meyakinkan pelanggan potensial

bahwa produk anda adalah yang terbaik, anda dapat melaporkan

hasil tes pasar yang memperlihatkan bahwa orang lebih

menyenangi produk anda dibandingkan lainnya.

c. Deduksi

Adalah pemberian alas an dari yang bersifat umum untuk

kesimpulan yang spesifik. Untuk melakukan persuasi kepada

pimpinan anda dalam merekrut karyawan baru, anda dapat

menjelaskan dari proyeksi industry yang dapat meningkatkan

produk dalam empat bulan kedepan.oleh karena itu, anda

memerlukan beberapa karyawan baru untuk dapat meningkatkan

produk tersebut.

d. Pertimbangan Etika

Dalam pemahaman yang positif, persuasi dapat digunakan untuk

memperngarujhi dengan memberikan informasi dan menambah

pemahaman mereka dalam berbagai hal. Pelaku bisnis secara etis

menginformasikan kepada para pelanggan hal yang berkaitan

dengan manfaat ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu

sehingga para pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu

iede, organisasi, produk, atau tindakan tertentu yang dapat

memenuhi kebutuhan mereka.

G. Menulis Permintaan Pesan-Pesan Persuasif

Yang paling penting untuk diingat ketika menyusun permintaan

persuasi untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaan

oleh karena itu, dalam membuat suatu permintaan persuasive perlu

perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung atau

tidak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

Manfaat langsung permintaan persuasi meliputi pengurangan

beban kerja seseorang supervisor atau memberikan premi kepada seseorang

yang memberikan tanggapan atas survey. Adapun manfaat tak langsung

permintaan persuasive meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan

peningkatan pretise atau tantangan untuk membuat kontribusi yang berarti

bagi perusahaan.

a. Permintaan Persuasi untuk Tindakan

Apakah anda sedang mengajukan surat permintaan peningkatakn

anggaran atau sesuatu yang menyenangkan,sebaiknya gunakanlah

perencanaan organisasi AIDA untuk merencanakan penulisan pesan-

pesan persusasif anda.

Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang mampu

mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda

mengetahui sesuatu yang sanat diharapakan pembaca. Bahwa pesan

persuasive yang sifatnya memuji atau menyanjung tentang pembaca juga

dapat dibenarkan.

Selanjutnya pada bagian pertengahan, gunakanlah kalimat mampu

menarik minat dan harapan pembaca yang mencakup apa yang

sebenarnya anda ketahui tentang situasi yang anda harapkan untuk

mencakup apa yang sebenarnya anda ketahui tentang situasi yang anda

harapkan untuk suatu tindakan tertentu seperti fakta yang ada, manfaat

bantuan, dan pengalaman yang mampu mendorong minat anda tersebut.

Apabila anda sudah betul-betul yakin bahwa pesan-pesan yang ingin

anda sampaikan relevan dengan pembaca anda, akhiri tulisan anda

dengan suatu permintaan atasu permohonan tindakan spesifik.

b. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuain

Meskipun surat pengaduan persusasi dan surat permintaan pernyesusasi

akdang kala merujuk pada suatu keluhan, tujuan anda adalah melakukan

persusasi kepada orang lain untuk melakukan penyesuasin-penyesuaian

yang diperlukan untuk mencapai tujuan anda tersebut, periu ditujukkan

perbedaan antara apa yang sebenarnya anda harapkan dengan apa yang

sebenarnya telah anda terima.

Kebanyakan surat pengaduan dimulai dengan penyampaian pesan-pesan

rutin. Namun demikian, Anda juga dapat menulis surat pengakuan

persuasive dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan

tehnik lebih menarik perhatian pembaca.

H. Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive, yaitu surat penjualan dan surat

permohonan bantuan dana. Pesan-pesan ini meliputi brosur. Formulir

jawaban, atau surat-surat khusus lainnya. Penulisan surat tersebut

memerlukan keterampilan tulis-menulis yang cukup tinggi.

Perbedaan pesan-pesan penjualan dengan Permohonan Dana adalah

Pesan-pesan penjualan berorientasi pada laba yang dikirmkan oleh

organisasi yang bertujuan untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar

mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Di lain pihak,

pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi

nirlaba untuk melakukan persuasi kepda pembaca agar memberikan bantuan

dana atau lainnya kepada pihak lain.

Disamping memiliki perbedaan, keduanya jga memiliki persamaan,

yaitu keduanya bersaing untuk bisnis dan kepentingan public. Selain itu,

keduanya juga berusaha melakukan persuasi kepada pembaca untuk

mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilsai tertentu

yang ditawarkan.

a. Perencanaan Pesan-Pesan Penjualan

Salah satu tujuan ketika anda merencanakan pesan-pesan penjualan

adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk

anda. Berbagai pertanyaan yang sering muncul berkaitan dengan produk,

bagaimana cara kerja dan manfaat produk, berapa harga produk, berapa

diskon produk, bagaimana pengiriman produk, bagaimana pengepakan

produk, dan berbagai atribut produk lainnnya.

Dengan menggunakan data produk yang telah anda kumpulkan, anda

dapat membentuk citra tentang poduk yang ingin anda jual tersebut.

Selanjutnya coba lakukan cek tentang berbagai pertanyaan, seperti : siapa

audiens anda, apa manfaat yang bisa mereka peroleh, bagaimana kualitas

produk yang dihasilkan, bagaimana memilih saran produksi produk, dan

bagaimana menentukan harga produk. Dengan kata lain, dalam

penyampaian pesan-pesan persuasive, mulailah dengan melakukan

analisis audiens anda dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan,

minat, dan emosi mereka.

Langkah selanjutnya adalah memilih point penjualan produk atau

manfaat yang paling menarik bagi audiens. Ketika anda melakukan

komposisi pesan-pesan bagi audien. Sebagai contoh, bagaimana masalah

harga, kulitas, dan pelayanan atas penjualan produk seringkali menjadi

perhatian audiens.

Bagaimana anda dapat menyampaikan pesan-pesan penjualan kepada

audiens anda ada beberapa cara yang bisa dilakukanuntuk menyampaikan

pesan-pesan penjualan di antaranya melalui pengiriman surat, brosur,

sampel, kartu telepon surat elektronik dan iklan media masaa dan

elektronik.

Pemahaman yang baik terhadapa audiens akan membuat anda dapat

menyampaikan pesan secara ekrftif, membantu anda dalam memiliki

perbendaharaan kata uang tepat dan membantu anda dalam memilih

manfaat utama dari penyampaian pesan-pesan anda.

BAB III

A. KESIMPULAN

B. SARAN

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga