PENGEMBANGAN INDIKATOR MUTU PELAYANAN FARMASI

Perspektif Manajemen dan Medication Safety

IRMA RISDIANA, MPH, Apt

Program Studi Profesi Apoteker

Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta

Definisi Mutu/Quality (Philip B Crosby)

Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan persyaratan (the conformance of requirements)

Empat hal yang mutlak menjadi bagian integral dari manajemen mutu adalah :

- Mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan

- Sistem mutu adalah pencegahan

- Standar penampilan mutu adalah tanpa cacat

(zero defect)

- Ukuran mutu adalah harga/nilai ketidaksesuaian

Persyaratan mutu/quality requirement :

1. Technical requirement

2. Customer requirement

INDIKATOR

Definisi Indikator : Suatu cara untuk menilai penampilan kerja dengan menggunakan instrumen

Syarat Indikator (Donabedian)

Measurable (dapat diukur)

Reliable (dapat diandalkan)

Valid (benar)

Specific (tertentu)

Relevant (berhubungan)

Timely (tepat/sesuai waktu)

FUNGSI INDIKATOR

Keamanan

Tanda adanya masalah

Menilai apakah proses sesuai standar

Menilai keberhasilan

Antisipasi agar tidak melanggar aturan

Mencari peluang perbaikan

Menilai dampak dari suatu intervensi

Untuk membandingkan (benchmarking)

Tiap-tiap indikator mempunyai tujuan:

To replace intuition by fact

Wettstein, T., Kueng, P., A Maturity Model for Performance Measurement Systems, at www.measure.ch/docs/wetkue2002.pdf

Prioritas tinggi Sederhana Mulai dengan sedikit indikator Data tersedia Ditingkatkan secara bertahap Dampak terhadap pengguna Mengukur berbagai dimensi

PEMILIHAN INDIKATOR

Penetapan Target/Sasaran Pencapaian Indikator

Kepustakaan

Hasil Penelitian

Benchmarking

Kepatutan

Bagaimana mengembangkan indikator

mutu ?

8

Karakteristik Mutu

Mutu

Produk Mutu

Pelayanan

Spesifikasi dimensi dan

karakteristik operasional

Masa penggunaan dan

ketahanan

Keamanan produk

Keterkaitan standar

Pemeliharaan

Penggunaan energi dan

bahan baku

Dampak terhadap

lingkungan

Biaya operasi

Keindahan

Ketepatan

Konsistensi

Tanggapan pd pelanggan

Keahlian

Keramahan

Kemudahan kontak

Komunikasi

Pemahaman Pelanggan

KERANGKA KONSEP QUALITY IMPROVEMENT

PERSYARATAN

pasien,

masyarakat,

pemerintah

Perbaikan sistem manajemen mutu secara terus menerus

Tanggung

jawab

manajemen

Manajemen

sumber

daya

Realisasi

Pelayanan/

produk

Penilaian,

analisa, dan

peningkatan

pelayanan

Kepuasan

pasien/

masyarakat

pemerintah

INPUT

PRODUK

OUTPUT

Diambil dari Proses Model ISO 9001:2008

INDIKATOR MUTU PENGELOLAAN OBAT

Perspektif Manajemen Farmasi

Distribution

Procurement Use

Management Support

Organization

Financing

Information Management

Human Resources

Selection

Drug Management Cycle

KERANGKA KONSEP PENGELOLAAN OBAT YANG EFISIEN

IFRS

PFT

RAB RS

Kebutuhan Obat

SDM

Tahap Pengelolaan

Obat :

Perencanaan Pengadaan Penyimpanan Distribusi Penggunaan

1. Pengukuran

indikator mutu

Perencanaan Pengadaan Penyimpanan Distribusi Penggunaan

2. Analisa

3. Rencana intervensi

4. Intervensi

Pengel obat yang efektif dan efisien :

Kecukupan jenis dan jumlah obat

Mutu pelyn ter- Jamin

Harga terjangkau Penggunaan obat yang rasional

Waste rendahl

INPUT PROSES OUTPUT

TAHAP PERENCANAAN Nama Indikator Tujuan Cara Pengukuran Target

% dana yang tersedia dengan keseluruhan dana yang sesungguhnya dibutuhkan

Untuk mengetahui seberapa jauh persediaan dana RS diberikan kepada farmasi

Untuk meramalkan ketersediaan obat

Mengumpulakan data rencana/realisasi anggaran dan kebutuhan/perencanaan obat dalam periode satu tahun

Realisasi/rencana anggaran dibagi kebutuhan kali 100%

100%

Perbandingan ant jml item obat yg ada dlm perencanaan dg kenyataan pemakaian

Untuk mengetahui seberapa jauh ketepatan perkiraan dalam perencanaan

Lihat buku catatan peMbelian, lap stok obat dan pemakaian obat kemudian hitung jumlah pengadaannya dalam periode waktu tertentu

Bandingkan dengan rencana pengadaan

Menyesuaikan dengan kesepakatan/kepatutan

TAHAP PENGADAAN

Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target

Frek. Pengadaan tiap item obat

Untk mengetahui berapa kali obat2 tsb dipesan tiap bulannya

Ambil 30 sampel kartu stok obat secara acak

Catat berapa kali pengadaan obat

Bandingkan dengan hasil EOI

Semakin rendah frek. kemungkinan penumpukan barang semakin tinggi

Frek. Kesalahan faktur Utk mengetahui berapa kali petugas melakukan kesalahan penerimaan

Ambil sampel faktur secara acak

Cocokkan dengan Surat pesanan

Jika ada, lihat buku catatan penerimaan barang

Catat frekuensi kesalahan faktur

Sangat Minimal

Sesuaikan target dengan kondisi setempat

Frek. tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati

Utk mengetahui kualitas pembayaran RS

Melihat daftar hutang

Cocokkan dengan daftra pembayaran

Catat frekuensi keterlambatan pembayaran

Tidak ada yang tertunda

TAHAP PENYIMPANAN Macam Indikator Tujuan Indikator Cara Pengukuran Standar/Target

Kecocokan barang & kartu stok

Utk mengetahui keandalan data penyimpanan

Lakukan sampel counting

Lihat jumlah barang antara data fisik, kartu stok, data komputer

Catat yang tidak cocok

100% cocok atau sesuai

Turn Over Ratio Utk mengetahui berapa kali perputaran modal

Cari data omset satu tahun dan nilai stok opname akhir tahun

TOR = omset setahun/nilai stok

Industri manufaktur : 9 kali

Jasa/RS : 12 kali

Sistem Penataan Gudang

Menilai sistem penataan obat di gudang

Ambil 30 sampel obat

Cocokan nama obat, no batch, tgl ED dan tgl beli

Catat yang tidak sesuai kaidah FEFO dan FIFO

Menilai sistem penataan obat di gudang

% nilai obat ED dan rusak

Mengetahui besarnya kerugian FRS

Cari nama, jumlah dan harga obat ED

Hitung total nilai ED

Bagi dengan total stok opname akhir tahun

1%

% Stok mati Utk mengetahui item obat yang tidak digunakan selama 3 bulan

Cari nama, jumlah dan harga obat stok mati

Hitung total nilai stok mati

Bagi dengan total stok opname akhir tahun

1% atau 3%

% stok obat akhir tahun

Utk mengetahui nilai stok akhir obat

Menilai tingkat efisiensi inventori

NIlai stok akhir dibagi jumlah nilai total persediaan

20-30%

TAHAP DISTRIBUSI

Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target

Rata2 waktu melayani resep (dispensing time)

Mengetahui kecepatan pelayanan

Ambil 30 sampel pasien ralan dan ranap per pekan/minggu

Catat waktu penyerahan resep sampai pemberian obat

Sesuaikan dengan permintaan dan harapan pelanggan

Standar resep paten dan racikan berbeda

% obat generik yang dilayani

Mengetahui ketersediaan obat generik

Ambil 100 resep secara acak

Hitung total item generik yang diserahkan dibagi yang diresepkan

100%

% obat terlayani Meengetahui kemampuan menyediakan resep

Ambil data jumlah pasien rawat jalan

Kurang 10% (asumsi mondok atau pem diagnosa)

Ambil data jumlah resep

Bagi jumlah resep dengan jumlah pasien ralan kalikan 100%

95%

% obat dilabeli dengan benar

Mengetahui penguasaan petugas ttg info pokok yang hrs dicantumkan

Ambil sampel 30 resep

Hitung jumlah obat yang dilabeli benar

Meliputi : nama pasien, aturan pakai,

100%

TAHAP USE (WHO,1993) Macam Indikator Tujuan Tujuan Standar/Target

Jml item obat/lembar resep

Mengukur derajat polifarmasi Ambil sampel 100 resep secara acak

Hitung jumlah peresepan generik, jumlah obat tiap lembar resep

Resep mengandung AB, injeksi, vitamin dan analgetik serta resep yang mengandung obat formularium dan non formularium

Berkisar antara 1,3 2,2 obat/lbr

Indonesia : 3,3 obat/lbr

% penulisan obat generik

Mengukur kecenderungan penulisan obat generik

Berkisar 82% atau 94%

Indoensia : 80%

% penulisan resep antibitotika

Mengukur penggunaan antibiotika secara berlebihan

Berkisar antara 29% - 43 %

Yaman : 22,7%

% penulisan resep analgetik

Mengukur penggunaan analgetik yang berlebihan

Belum ada standar tertentu

Sebagai kontrol peresepan analgetik yg berlebihan

% penulisan resep injeksi

Mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan

Berkisar 0,2% - 48%

Yaman : 17.2%

% penulisan resep vitamin

Mengukur penggunaan vitamin yang berlebihan

Belum ada standar tertentu

Sebagai kontrol peresepan vitamin yg berlebihan

% penulisan resep sesuai formularium

Mengukur kepatuhan thd formularium Tanzania : 88%

Indicator of Prescribing Quality (WHO, 1999)

Rata-rata jumlah obat per lembar resep Prosentase obat yang diresepkan dengan nama

generik Prosentase antibiotic yang diresepkan Prosentase injeksi yang diresepkan Prosentase obat esensial dan obat formularium yang

diresepkan Peresepan yang mematuhi standar terapi/standar

pelayanan medik Prosentase pasien yang tidak diberikan terapi obat Prosentase pasien yang puas dengan pengobatan yang

diterima

Indikator Dispensing (WHO,1999)

Rata-rata waktu pelayanan obat

Rata-rata waktu pemberian informasi obat

Prosentase obat diresepkan yang dapat dilayani

Prosentase obat yang diberi label dengan benar/lengkap (meliputi : nama pasien, nama obat, dosis dan frekuensi penggunaan)

Pengetahuan pasien tentang dosis yang tepat

NO DESKRIPSI INTERPRETASI

1 Indikator Waktu tunggu pelayanan resep racikan 25 menit dan non

racikan 10 menit

2 Ukuran prosentase

3 Target Cakupan kesesuaian waktu tunggu 85% untuk resep

racikan dan 80% untuk resep non racikan

4 Sumber Data Lembar pemantauan waktu tunggu

5 Jumlah Data per Periode

Updating

30 pengamatan per minggu

6 Pengumpulan data :

Cara Pengambilan Data

Mencatat waktu dari mulai resep masuk sampai obat

diserahkan

Waktu Pengumpulan Tiap minggu

Alat Bantu Stop watch, lembar pemantauan waktu tunggu

9 Cara Penghitungan

tan

tantan

pengamajumlahTotal

darssesuaipengamaJumlahx 100%

10 Penyajian Data Tabel

11 Update Data Perbulan

12 Periode Evaluasi Per 3 bulan

13 Evaluasi Buat evaluasi atau validasi pencapaian sasaran mutu

( Quality Objective) dan tentukan langkah tindak lanjut

berupa:

Bila target tercapai: perbaiki target, kembangkan

sasaran mutu lain.

Bila tidak tercapai, lakukan tindakan koreksi dan

pencegahan (lihat formulir tindakan koreksi dan

pencegahan

PEDOMAN

PENGUKURAN

INDIKATOR

SASARAN MUTU PIC AKTUAL TARGET Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Kaur. Farmasi Rawat

Jalan Direktur Meningkatkan cakupan pelayanan resep dengan waktu tunggu

pelayanan resep racikan 25 menit dan non racikan 10

Ka.Ur. farmasi Rawat Jalan

R= 76.28%

NR= 84.75%

R= 80% NR= 85%

Irma R, SSi., Apt.

dr. H.A.Hidayat, Sp.OG, M.Kes

Relevansi dengan Kebijakan Mutu Batasan/Definisi Operasional

ANTUSIAS dalam pelayanan Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari resep diterima sampai obat diserahkan

Monitoring (mingguan) No Action Plan PIC

Jan Feb Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1.

2.

3.

4.

5

Evaluasi jadwal dan metode kerja SDM

Mengatur jadwal istirahat

Menjamin ketersediaan obat

Mengusulkan penambahan tenaga untuk mencapai rasio

resep banding pegawai yang ideal.

Penambahan dan peremajaan alat kerja

Kaur.

Farmasi

Ralan

No Sumber / Jenis Data PIC Rekap Hasil Monitoring (Bulanan)

BULAN 1.

Lembar monitoring waktu tunggu resep Kaur.

Farmasi

Ralan

Januari Februari Maret

Cara Perhitungan / Pengukuran

tan

tantan

pengamajumlahTotal

darssesuaipengamaJumlahx 100%

FTKP No. FTKP No. FTKP No

BULAN

April Mei Juni

Bila Sasaran Mutu tidak tercapai saat Monitoring, segera lakukan Analisa dengan menggunakan Form FTKP

FTKP No. FTKP No. FTKP No

LEMBAR MONITORING PENGUKURAN INDIKATOR

INDIKATOR MUTU PELAYANAN FARMASI

Perspektif Medication Safety dan Clinical Pharmacy

MEDICATION USE SYSTEM

Seleksi dan

pengadaan obat monitoring

Penyiapan

dan dispensing Pemberian Peresepan

formularium Penilaian

pasien;

menentukan

Kebutuhan

terapi obat ;

pemilihan obat

dan peresepan

Pembelian dan

penyimpanan obat;

review dan

konfirmasi ;

penyiapan obat;

distribusi ke

pasien/

unit perawatan,

pemebrian

informasi obat

Review obat

yang

diserahkan

dan order;

penilaian

pasien dan

pemberian

Menilai respon pasien terhadap obat; pelaporan reaksi pasien dan terjadinya error

Klinisi dan

administra

tor

Dokter/

Prescriber Farmasis Perawat/profesi

kesehatan lain

Seluruh praktisi

plus pasien dan

/atau keluarga

outpatient

inpatient

INPUT PROSES OUTPUT

Indikator Prescribing Error 1. Rata-rata jumlah item obat per lembar resep

2. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang tidak diperlukan oleh pasien (unnecessary drug theraphy).

3. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang salah (wrong drug)

4. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu kecil/rendah (dosage too low)

5. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu besar/tinggi (dosage too high)

6. Jumlah kejadian penulisan resep dengan 2 obat atau lebih yang berinteraksi (potential drug interaction)

7. Persentase antibiotik kombinasi yang diresepkan.

8. Persentase peresepan yang tidak mematuhi standar terapi yang ditetapkan.

9. Persentase pasien yang puas dengan pengobatan yang diterima.

10. Persentase kesalahan terkait dengan incompatibilitas (pharmaceutical issues)

11. Persentase kesalahan dalam penulisan resep atau ketidakjelasan penulisan resep

Indikator Dispensing Error

1. Rata-rata waktu pemberian informasi obat.

2. Persentase kesalahan pengambilan obat

3. Persentase kesalahan pemberian etiket/label obat

4. Persentase kesalahan peracikan obat

5. Persentase kesalahan penyerahan obat pasien

6. Persentase kesalahan penulisan copy resep/salinan resep

Indikator Administration Error

1. Jumlah kesalahan memberi obat pada pasien (wrong medication)

2. Jumlah kesalahan pemberian dosis obat (wrong dose)

3. Jumlah kejadian lupa memberikan obat pada pasien

4. Jumlah kesalahan pemilihan pelarut injeksi (wrong diluent error)

5. Jumlah kesalahan dalam penentuan kecepatan pemberian obat (wrong rate error)

6. Jumlah ketidapatuhan terhadap metode aseptic (process errors associated with poor aseptic technique)

Penyajian Data dan Analisa

Bentuk Penyajian Data

Tabel

Grafik :

a. Pie

b. Balok dan Bar chart

c. Control chart (p chart, u chart, XmR chart) dll

Narasi: terutama untuk data yang bersifat kualitatif seperti jam buka pelayanan, kelengkapan dokumen, tingkat pendidikan dan kompetensi karyawan dll

Contoh Grafik Pie: % Ketidaklengkapan Label Obat

Persentase Ketidaklengkapan Label Obat

12,8%

8,7%

56,4%

9,2%

12,9%

Tanggal R/ tak ditulis

Nama tidak benar

Cara pakai tidak lengkap

No R/ tak ditulis

Nama obat tak ditulis

% peresepan non formularium (chart control)

Indikator % penulisan resep non formularium

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Bulan

% r

es

ep

no

n f

orm

ula

riu

m

Analisa data % non formularium

Adanya spsesial variation (statistical process) :

a. Adanya 2 titik yang menonjol penyimpangannya

b. Adanya peningkatan yang berurutan pada periode tertentu

Kejadian tertentu yang spesifik menjadi penyebab dari penyimpangan

Dispensing Time

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

rera

ta d

isp

tim

e (

me

nit

)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112131415161718192021222324252627282930

tanggal

dispensing time resep non racikan

Series2

Tampilan data pre dan post intervensi

Proporsi Coverage pelayanan resep rawat jalan

0

20

40

60

80

100

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des

bulan

% c

overa

ge r

esep

Series1

TAHAP-TAHAP DLM FOLLOW UP HASIL

EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG SPESIFIK

MENCARI FAKTOR PENYEBAB

PELAJARI BUDAYA YANG BERLAKU SAAT INI

MOTIVASI UNTUK PERUBAHAN

PILIH DAN LAKUKAN INTERVENSI

UKUR KEBERHASILAN INTERVENSI

EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG SPESIFIK

Fokus pada tujuan perbaikan (misal aspek manajemen atau klinik) atau isu-isu penting lainnya

Sesuaikan dengan tujuan dan fokus perhatian yang ditetapkan RS dalam visi misi

Pilih aspek yang berpengaruh penting pada proses pelayanan atau

dampak perbaikan yang diharapkan cukup signifikan

Kemudahan dalam melakukan intervensi

Follow up question

Rata-rata jumlah obat per lembar

Jika lebih tinggi dari standar :

Apakah prescriber kurang pengetahuan/pelatihan ttg obat

Apakah financial insentif berpengaruh dalam peresepan?

Jika lebih rendah dari standar :

Ketersediaan obat? Apakah ada regulasi pembatasan peresepan?

Kurang pelatihan/pengetahuan tentang terapi obat?

Prosentase Obat generik

Supply factor

Prescriber factor

Health problem factor

Persentase Peresepan Antibiotik

Kecenderungan peresepan antibiotik tertentu (bentuk sediaan, spektrum AB, harga)

Faktor-faktor yang mempengaruhi peresepan antibiotik

Dampak peresepan antibiotik

Persentase peresepan injeksi

Kecenderungan penggunaan injeksi tertentu (penyakit, umur pasien, alternatif bentuk sediaan lain)

Faktor yang kemungkinan mempengaruhi penggunaan injeksi

Dampak penggunaan injeksi berlebihan

Persentase peresepan formularium

Peresepan obat tertentu di luar formularium (nama obat, penyakit, generik atau branded )

Supply factor

Karakteristik formularium dibandingkan dengan formularium RS lain

Rata-rata waktu pemberian informasi

Aspek fasilitas kesehatan

Faktor prescriber

Karakteristik interaksi antara pasien dan petugas farmasi (farmasis)

Rata-rata dispensing time

Aspek fasilitas kesehatan

Latar belakang dispenser

Karakteristik hubungan dan interaksi pasien dan dispenser

Percentage of drugs adequately labelled

Specify inadequate labelling

pemberian label obat apa yang spesifik sering salah, penulisan nama, dosis,cara pakai atau tanggal dan nomer resep sering tak ditulis.

in adequate labelling terjadi pada karyawan tertentu.

Reason for inadequate labelling

masalah pribadi, kurang pelatihan, resep yang tidak terbaca jelas atau alasan lainnya.

Poin Penting :

Farmasis harus memiliki pengetahuan pendukung

yang memadai untuk mengembangkan follow

up question pada indikator yang lain