Post on 20-Feb-2023
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
ANALISIS STRATEGI KOMUNIKASI HUMAN RESOURCES TERHADAP PENERAPAN PRESENSI FINGERPRINT
Lie, Elke Melvinda Christian, Lina Sinatra Wijaya Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60. Salatiga 50711, Indonesia Email: 602017005@student.uksw.edu , lina.sinatra@uksw.edu
DOI:
Article Info Article history: Received : 2021-04-13 Revised : 2021-08-08 Accepted : 2021-08-19
ABSTRAK Sistem presensi merupakan salah satu bentuk pengawasan kedisiplinan yang telah diterapkan bagi perusahaan untuk karyawannya. Sistem presensi fingerprint ini bisa mengetahui tingkat kedisiplinan karyawan dan mengurangi kecurangan seperti manipulasi data. Penerapan presensi berbasis fingerprint juga digunakan oleh PT. X untuk mendisiplinkan karyawannya. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui strategi komunikasi yang digunakan serta perancangan action plan dalam meminimalkan pelanggaran terkait presensi fingerprint karyawan dan upaya peningkatan performansi karyawan dalam bekerja. Penelitian ini menggunakan metode deskripsi kualitatif dengan teknik pengambilan data observasi dan wawancara mendalam. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa strategi komunikasi HRD PT. X berupa monitoring data serta follow up kepada bagian cabang dapat menurunkan pelanggaran karyawan toko terkait presensi berbasis fingerprint. Penerapan action plan yang sudah direncanakan yaitu membuat video reminder dan menyediakan fasilitas chatbot juga meningkatkan perfomansi karyawan toko. Kata Kunci: Strategi komunikasi,Human Resources, Fingerprint.
ABSTRACT The presence system is a form of disciplinary supervision
that has been implemented by companies for their employees. This fingerprint presence system can find out the level of employee discipline and reduce fraud such as data manipulation. The application of absence fingerprint-based is also used by PT. X to discipline its employees. The purpose of this study is to determine the communication strategies used and the design of an action plan in minimizing violations related to employee fingerprint attendance and efforts to improve employee performance at work. This study uses a qualitative description method with observation data collection techniques and in-depth interviews. The results of this research shows that communication strategy HRD PT. X , monitoring data and follow-up to the branch section can reduce violations related store employee fingerprint-based presence. The implementation
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
159 of the action plan is making video reminders and facilities chatbot, which can also increase the employee perfomance.
Key word: Communication strategy, Human Resources, Fingerprint.
PENDAHULUAN
Teknologi pada era globalisasi atau disebut dengan digitalisasi ini berpengaruh
khususnya pada bidang komputer karena menghasilkan informasi yang lebih cepat dan
akurat bahkan lebih relevan. Tidak dapat disangkal bahwa teknologi informasi telah
menjadi kebutuhan bagi sebuah organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan
yang diinginkan. Teknologi tidak hanya diterapkan pada beberapa sektor saja namun
juga berpengaruh pada setiap fungsi dalam organisasi, salah satunya pengembangan
Sumber Daya Manusia (SDM).
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu sistem yang terdiri dari
banyak aktivitas yang saling terkait satu dengan yang lainnya (independen). Dengan
adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) maka kualitas SDM
juga harus mendukung agar bisa memiliki prakarsa dan daya kreasi untuk memajukan
diri. SDM juga harus mempelajari hubugan dan peranannya dalam berinteraksi dengan
sesamanya. Seperti mengkomunikasikan segala hal, memiliki inisiatif yang baik
dalam melakukan pengembangan diri agar bisa menjadi SDM yang bisa berkualitas
yang diinginkan oleh suatu perusahaan.
Salah satu fungsi manajemen SDM adalah kedisiplinan. Menurut Hasibuan
(2017) kedisiplinan merupakan salah satu poin terpenting yang harus dimiliki oleh
SDM. Karena semakin disiplin kualitas suatu karyawan maka semakin tinggi pula
prestasi kerja yang dapat dicapai. Tanpa adanya penerapan sikap disiplin kerja
karyawan yang baik pasti sulit bagi suatu perusahaan untuk mencapai hasil yang
optimal. Sikap kedisiplinan manajemen waktu juga sangat diperlukan bagi karyawan
untuk diterapkan, karena manajemen waktu bagi karyawan bisa memaksimalkan
produktivitas waktu kerja.
Sistem presensi merupakan salah satu bentuk pengawasan kedisiplinan yang
telah diterapkan bagi perusahaan untuk karyawannya. Jumlah presensi dalam
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
160 perusahaan menggambarkan pertukaran benefit antara karyawan dengan perusahaan
(Harumy, T.H.F., Julham Sitorus, 2018:3). Di era digital ini, dalam hal presensi
memiliki berbagai sistem yang diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan mulai
menerapkan presensi kehadiran karyawan dengan sistem biometrik. Presensi yang
paling sering digunakan adalah biometrik sidik jari atau fingerprint. Fingerprint
adalah salah satu biometrik yang tergolong mudah untuk dijangkau dan mudah untuk
dianalisis karena tidak pernah berubah dengan sejalannya usia seseorang. Pada sistem
biometrik tersebut dapat mengidentifikasi atau mengenal seseorang berdasarkan sidik
jarinya (Pangemanan, 2019:4). Presensi tipe ini bisa mengetahui tingkat kedisiplinan
karyawan dalam bekerja dimulai dari jam berangkat kerja sampai jam pulang kerja.
Dengan adanya sistem presensi tersebut diharapkan dapat mengurangi atau
meminimalkan terjadinya pelanggaran kedisiplinan karyawan.
Pada penelitian ini nama perusahaan yang bersangkutan serta hal hal yng
berhubungan dengan nama perusahaan tidak akan disebutkan dalam artikel ini. Semua
hal yang menyangkut nama perusahaan akan disebutkan dengan istilah Perusahaan
X/PT.X karena permintaan dari perusahaan serta terkait MoU dengan perusahaan.
PT. X juga menerapkan peraturan untuk mendisiplinkan karyawannya tersebut
yaitu dengan adanya sistem presensi biometrik sidik jari yang selalu di monitoring
setiap harinya. Tidak hanya bagian cabang yang menangani hal ini, namun divisi
human resources pusat juga ikut turun tangan dalam melakukan monitoring.
PT. X telah memberlakukan sistem presensi dengan teknologi fingerprint yang
sudah sangat modern dan mudah tersebut, masih saja terjadi pelanggaran di berbagai
toko yang disebabkan oleh berbagai faktor antara lain human error atau complain
order. Karena dengan adanya berbagai permasalahan dari presensi fingerprint tersebut
bisa mengurangi performansi seorang karyawan. Dari permasalahan tersebut peneliti
akan menganalisis lebih dalam terkait pelanggaran yang terjadi dan upaya seorang
human resources dalam menangani hal ini. Karena dengan adanya berbagai
permasalahan dari presensi fingerprint tersebut bisa mengurangi performansi seorang
karyawan.
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
161 TINJAUAN PUSTAKA
Komunikasi
Komunikasi harus dilihat dari dua sisi yaitu secara umum dan paradigmatik.
Secara umum komunikasi berasal dari bahasa latin communication yang bermakna
‘sama’, pada definisi ini maka komunikasi berlangsung apabila orang-orang yang
terlibat memiliki kesamaan saat komunikasi berlangsung. Dengan kata lain apabila
seorang komunikan dan komunikator memahami suatu hal yang mereka
komunikasikan maka hubungan mereka bersifat komunikatif atau sefrekuensi
(Effendy, 2017:5)
Beberapa efek yang ditimbulkan dari suatu komunikasi jika dikelompokkan
sesuatu kadarnya, yakni: efek kognitif, efek afektif, dan juga efek konatif atau
behavioral (Effendy, 2017:144). Efek kognitif adalah efek yang menambah
pengetahuan kepada komunikan mengenai suatu hal akibat informasi dari
komunikator. Efek afektif memiliki kadar lebih tinggi dibandingkan efek kognitif,
karena komunikator berusaha untuk menggerakkan hati komunikan untuk memicu
sikap dan perasaan tertentu dan mengubah emosional komunikan seperti iba, sedih,
gembira, marah, sedangkan efek konasi atau behavioral memiliki kadar yang paling
tinggi dari efek lainnya, karena efek ini merubah perilaku komunikan setelah pesan
yang telah disampaikan oleh komunikator.
Adapun fungsi dan tujuan dari komunikasi yakni, memberikan informasi dan
pengetahuan kepada seseorang, menyampaikan pendapat dan mengambil keputusan
yang tepat. Secara singkatnya tujuan dari komunikasi adalah untuk menciptakan
keselarasan antara kedua belah pihak (Nurhadi & Kurniawan, 2017:91).
Komunikasi bisa dikatakan sebagai suatu kunci dalam setiap kegiatan yang
dilakukan oleh manusia, tanpa komunikasi yang baik maka suatu tujuan tidak bisa
tercapai dengan sukses. Dengan adanya komunikasi juga bisa mempengaruhi
seseorang apabila pesan tersampaikan dengan baik bahkan bisa merubah perilaku
seseorang.
Strategi Komunikasi
Strategi komunikasi merupakan perpaduan antara perencanaan komunikasi
dan juga manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu pelaksanaan suatu
komunikasi yang berhasil. Pada faktor ini komunikator wajib pandai membuat strategi
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
162 agar tujuan komunikasi bisa tercapai sesuai tujuannya, seluruh pesan yang hendak
disampaikan harus disusun secara sistematis, entah apapun bentuk sebuah pesan
tersebut baik percakapan atau pidato, pesan yang disusun harus mengikuti urutan yang
sesuai dan runtut (Effendy, 2017:32).
Jika ingin mempengaruhi suatu seseorang maka harus terlebih dahulu
mendapat perhatiannya, lalu membangkitkan pada kebutuhannya, kemudian berikan
gambaran pada pikirannya mengenai keuntungan dan kerugian terkait efek terkait ide
dan gagasan jika itu diterapkan, setelah itu berilah dorongan atau motivasi agar
seseorang berani mengambil suatu tindakan (Effendy, 2017:21).
Nurhadi & Kurniawan (2017) mengungkapkan bahwa strategi komunikasi
merupakan panduan perencanaan komunikasi dengan manajemen komunikasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam menyusun strategi komunikasi tidaklah
mudah, karena seluruh aktifitas komunikasi itu sangatlah kompleks. Ada beberapa
faktor yang harus diperhatikan dalam membuat strategi komunikasi, antara lain yaitu
memperhatikan komponen-komponen setiap aktifitas yang ada.
Rumusan perencanaan pertanyaan tersebut dikenal dengan paradigma
Lasswell (dalam Effendy, 2017:32) yang terdiri dari Who? (siapakah
komunikatornya?), says What? (pesan apa yang akan disampaikan?), in Which channel
(media apa yang akan digunakan?), to Whom (siapa komunikannya?), with what effect
(dampak apa yang diharapkan?). Kelima hal tersebut adalah komponen dasar yang
perlu disusun dalam melakukan strategi komunikasi, dalam berkomunikasi dengan
seseorang ataupun sekelompok orang (organisasi) agar suatu pesan dapat
tersampaikan dengan berhasil bahkan memberikan dampak bagi komunikan, perlu
menggunakan acuan diatas.
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi merupakan struktur, fungsi suatu organisasi dan
hubungan antarmanusia dengan komunikasi. Komunikasi organisasi diberi batasan
sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifatnya saling berhubungan satu sama
lain. Hubungan antara komunikasi dan organisasi difokuskan pada manusia manusia
yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi suatu perusahaan (Awaru, 2019:1).
Adapun implementasi dalam proses komunikasi pada perusahaan seperti,
pimpinan perusahaan memiliki gagasan dalam memanfaatkan komunikasi organisasi
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
163 dan menyalurkan gagasan tersebut kepada anggotanya, sehingga gagasan tersebut
dapat dilaksanakan oleh anggota organisasi demi mencapai tujuan perusahaan.
Komunikasi organisasi juga memiliki beberapa fungsi dalam suatu perusahaan seperti,
fungsi informatif yang ditujukan kepada karyawan terkait pemberian informasi
seputar perusahaan. Adapula fungsi lain dari komunikasi organisasi adalah fungsi
persuasif yang digunakan untuk mempengaruhi anggotanya agar menjadi lebih baik.
Selain itu fungsi persuasif juga bisa ditujukan kepada beberapa pihak untuk
melakukan kerjasama dalam mensukseskan pencapaian suatu perusahaan (Zahara,
2018:3).
Dalam menjalankan komunikasi organisasi agar berjalan dengan lancar maka
terdiri dari beberapa proses yakni, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan,
pengevaluasian (Dakhi, 2016:1).
Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi dalam lingkungan
perusahaan atau organisasi, komunikasi ini bisa terjadi antara karyawan dengan
karyawan atau karyawan dengan atasan maupun atasan dengan atasan. Komunikasi
internal ini bisa terjadi karena adanya struktur organisasi dalam suatu perusahaan yang
bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM (Sumber Daya Manusia) dalam suatu
perusahaan atau organisasi. Dalam komunikasi ini biasanya terjadi proses pertukaran
informasi diantara batang struktur organisasi tersebut. (Munthe & Tiorida, 2017:2)
Menurut Effendy (2017:2) “Komunikasi Internal ditunjang dua komunikasi,
yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal”. Komunikasi vertikal yakni
komunikasi dari atasan kepada bawahan dan begitu sebaliknya secara timbal balik
(two-way traffic. communication). Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut
dalam organisasi sangat penting, sehingga dalam mengambil keputusan dapat dicapai
dengan tujuan yang ditetapkan, sedangkan komunikasi horizontal sendiri merupakan
komunikasi mendatar yang terjadi antara sesama seperti karyawan dengan karyawan,
pimpinan dengan pimpinan. Komunikasi internal atau komunikasi yang berlangsung
didalam suatu perusahaan pada hakikatnya untuk menjalin hubungan baik dikalangan
internal perusahaan, sehingga memungkinkan untuk mencapai sebuah tujuan
perusahaan.
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
164 Pelaksanaan komponen komunikasi internal menjadi komponen penting
karena komunikasi dapat dikenali adanya harapan manajemen maupun karyawan.
Rosady (2014) menegaskan bahwa tujuan komunikasi internal adalah Sebagai sarana
komunikasi internal secara timbal balik yang digunakan dalam suatu organisasi atau
perusahaan, untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara
manajemen perusahaan dengan karyawannya, sebagai sarana atau alat komunikasi
dalam upaya menjelaskan tentang kebijakan, peraturan dan ketatakerjaan dalam
sebuah organisasi, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi internal bagi pihak
karyawan untuk menyampaikan keinginan atau sumbang saran dan informasi serta
laporan kepada pimpinan perusahaan.
Human Resources
Human Resources Development atau HRD adalah divisi pengembangan
sumber daya manusia dengan menggabungkan pengembangan diri dan pelatihan karir
untuk meningkatkan kualitas suatu sumber daya manusia (Irmawati, 2015:3).
Menurut Davis (2010) tujuan dari HRD adalah meningkatkan kinerja suatu
individu sehingga bisa memberikan kontribusi langsung kepada suatu organisasi atau
lembaga. Pengembangan SDM bertujuan untuk membuat karyawan lebih baik dan
juga memberikan binaan yang dibutuhkan untuk membuat karyawan lebih baik dari
apa yang mereka lakukan.
Human Resources Management (HRM) adalah praktik pengelolaan tenaga
kerja/karyawan dalam perusahaan untuk mendapatkan keunggulan guna mencapai
target bisnis suatu perusahaan. DeCenzo (2015) mengemukakan definisi dari human
resources management adalah suatu proses yang terdiri dari empat tugas untuk
menarik, mengembangkan, memotivasi dan mempertahankan sumber daya manusia.
Human Resources Management memiliki enam fungsi yaitu pengembangan, evaluasi
kinerja, kompensasi, hubungan karyawan dengan staff, keselamatan kesehatan,
rekrutmen dan seleksi. Selain itu human resources juga bertanggung jawab untuk
memastikan kepatuhan memanfaatkan potensi karyawan serta pendisiplinan
karyawan. Human resources juga memonitoring karyawan selama bekerja, dari hasil
monitoring itu juga akan ditarik suatu evaluasi terkait kendala dan keluhan karyawan,
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
165 maka human resources juga akan mencari solusi untuk penyelesaian kendala tersebut
(Hatane, 2016:3)
Presensi
Saputra & Hartanto (2013:45) mengemukakan, presensi adalah suatu kegiatan
yang memiliki tujuan untuk menginformasikan suatu angkat terkait tingkat prestasi
kehadiran serta tingkat kedisiplinan pada anggota dalam suatu instansi atau
perusahaan. Presensi juga dijadikan sebagai alat ukur dalam menghitung kehadiran
seseorang. Presensi merupakan salah satu unsur kedisiplinan, maka tujuannya adalah
peningkatan sikap kedisiplinan terhadap karyawan selama bekerja, adapun tujuan
presensi ialah untuk memantau ketepatakn waktu kehadiran suatu karyawan sesuai
shift, meningkatkan kedisiplinan karyawan, mengukur rasa semangat dan keaktifan
karyawan saat bekerja, serta sebagai bahan laporan penilaian setiap individu (Saputra
& Hartanto, 2013:45).
Fingerprint
Fingerprint atau sidik jari merupakan salah satu identitas pribadi yang dimiliki
oleh manusia dan tidak mungkin bisa disamakan dengan manusia lainnya. Guratan-
guratan pada sidik jari juga melekat pada manusia seumur hidup, kondisi sidik jari
manusia juga tidak akan bisa berubah kecuali kondisi tidak terduga seperti kecelakaan
yang menyebabkan perubahan pola sidik jari tersebut (Pangemanan, 2019:3).
Sistem presensi fingerprint memiliki kelebihan yaitu menghindari kecurangan
dari titip absen, pengelolaan lebih mudah karena data yang masuk pada mesin bisa
disambungkan pada sistem komputer dan juga mencatat seluruh aktifitas tanpa bisa
dimanipulasi. Data yang masuk pada sistem juga langsung bisa membaca nama dan
identitas hal hal tersebut yang menjadi kelebihan dari sistem presensi sidik jari (Fakih
et al., 2015:7).
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang akan menghasilkan
data deskriptif berupa kata kata tertulis sesuai dengan tujuan penelitian yaitu
menggambarkan tentang strategi komunikasi human resources terhadap penerapan
presensi fingerprint yang digunakan oleh PT. X dalam upaya meminimalkan
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
166 pelanggaran karyawan. Menurut Creswell (2017:207) penelitian kualitatif merupakan
jenis penelitian dengan memahami makna pada individu atau kelompok berasal dari
masalah sosial.
Teknik pengambilan data menggunakan metode observasi, wawancara
mendalam dan dokumentasi. Dalam penelitian ini yang akan menjadi sumber
informasi yaitu HRD HO PT. X dan HRD cabang Medan dan Parung. Data yang
didapat akan dianalisis menggunakan metode Miles dan Huberman (dalam Sugiyono,
2018:310). Langkah pertama adalah pengumpulan data, mempersiapkan catatan
perjalanan atau logbook selama observasi berlangsung dan mempersiapkan pertanyaan
penelitian dan menuliskan transkrip hasil wawancara. Reduksi data adalah langkah
kedua untuk pemusatan perhatian atau pengabstrakan data ‘kasar’ yang didapat selama
di lapangan. Data melalui observasi, wawancara dan dokumen dari PT. X Jakarta
diringkas dan dipilih hal hal pokok dan fokus pada poin penting untuk menyajikan
data. Langkah ketiga adalah penyajian data yang disajikan dalam bentuk uraian
singkat, grafik, flowchart. Data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang
jelas terkait informasi seputar hasil pengamatan yang dilakukan dalam penelitian ini
terkait strategi komunikasi yang dilakukan oleh PT. X Jakarta. Data presensi karyawan
berdasarkan informasi data yang didapatkan melalui PT. X Jakarta selama penelitian
berlangsung akan disampaikan dalam bentuk uraian deskriptif, tabel dan grafik.
Penarikan kesimpulan dari data data tersebut diverifikasi keakuratannya. Verifikasi
dilakukan untuk memperjelas strategi komunikasi yang dilakukan oleh PT. X Jakarta
terkait permasalahan pelanggaran presensi karyawan toko berbasis fingerprint.
Validasi dan reliabilitas data menggunakan metode trianggulasi sumber dan
trianggulasi teori (Bachri, 2010:56), karena dalam mengambil data harus menguji data
dan membandingkan informasi yang didapat dari beberapa narasumber yang
bersangkutan. Trianggulasi teori juga diperlukan untuk memanfaatkan teori agar
memberikan hasil yang lebih komprehensif.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Strategi komunikasi human resources terhadap penerapan presensi fingerprint
dalam upaya meminimalkan pelanggaran karyawan.
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
167 Permasalahan yang dialami oleh HRD selama mengurus presensi karyawan
toko dibagi menjadi 2 jenis permasalahan yaitu human error dan complain order.
Permasalahan human error merupakan kasus yang disebabkan oleh kelalaian
karyawan itu sendiri yang lupa melakukan presensi, sedangkan untuk permasalahan
complain order disebabkan karena adanya error program pada sistem presensi seperti
ketidaksesuaian data sebenarnya dan data pada server, maka karyawan akan tercatat
pelanggaran. Maka dari itu upaya penerapan presensi dengan menggunakan sistem
fingerprint adalah salah satu bentuk upaya HRD dalam meminimalkan pelanggaran
karyawan. Berdasarkan hasil wawancara serta observasi yang telah dilakukan oleh
peneliti bersama 3 narasumber yang bersangkutan yaitu dengan HRD HO, HRD
cabang Medan dan HRD cabang Parung mengenai strategi komunikasi yang
diterapkan oleh HRD PT. X untuk meminimalkan pelanggaran presensi karyawan
toko, adalah monitoring data dan diskusi rutin.
Dalam melakukan monitoring data, HRD HO PT. X maupun HRD cabang rutin
melakukan tarikan data setiap harinya untuk memantau pelanggaran karyawan toko,
peningkatan perfomansi karyawan, serta memantau kendala yang dialami oleh
karyawan toko terkait presensi setiap harinya. Berdasarkan hasil wawancara, maka
monitoring presensi yang dilakukan oleh HRD PT. X mengacu pada sistem dan data
presensi yang dimiliki oleh perusahaan antara lain yaitu HRMS (Human Resources
Management System): Sistem ini digunakan untuk penarikan data serta monitoring
presensi karyawan toko. TSM (Time Schedule Management): Sistem ini digunakan
untuk monitoring karyawan toko yang melakukan penyimpangan presensi.
Penyimpangan presensi terjadi apabila karyawan dari toko strukturnya diperbantukan
oleh atasan di toko yang bukan struktur karyawan tersebut, dalam hal ini karyawan
tersebut tidak akan tercatat pelanggaran apabila presensi karyawan tersebut di-
approve oleh atasan. Google spreadsheet: Media ini berisi laporan monitoring
presensi dari masing-masing cabang meliputi, laporan harian, laporan mingguan,
laporan bulanan untuk melihat tingkat performansi presensi di setiap cabang. Sistem
sistem diatas yang dimiliki oleh PT. X hanya bisa diakses oleh HRD melalui akun dan
komputer pada kantor, maka saat monitoring berlangsung dan informasi atau data
yang dihasilkan pada sistem sudah pasti aman dan valid karena monitoring
bermanfaat untuk menganalisa sebuah data atau informasi dan dari hasil monitoring
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
168 tersebut analisis data yang dihasilkan sudah cukup untuk menilai reliabilitas dan
validitas temuan (Mustofa, 2012:116).
Monitoring setiap hari yang dilakukan oleh HRD HO maupun HRD cabang
berguna untuk mengetahui situasi dan kondisi karyawan toko diseluruh cabang, dalam
hal ini monitoring rutin bermanfaat untuk mendapatkan informasi ter-update setiap
harinya dan dijadikan tolak ukur seperti, penurunan pelanggaran karyawan toko yang
disebabkan oleh presensi berbasis fingerprint, karena monitoring merupakan proses
pengumpulan dan analisis dari suatu informasi berdasar indikator yang telah
ditetapkan untuk dijadikan tolak ukur tercapai atau tidaknya suatu program
(Triwiyanto, 2015:67). Strategi yang kedua yaitu berupa diskusi rutin terkait kendala
presensi yang dialami oleh setiap cabang. Diskusi rutin pun kerap dilakukan untuk
mengkomunikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan presensi karyawan yaitu
dengan, media online (Group chat, personal whatsapp chat dan telepon). HRD PT. X
menggunakan sistem jemput bola atau follow up melalui personal chat melalui media
komunikasi online yang disebutkan oleh narasumber, sangatlah efektif dalam
mendapatkan sebuah informasi terkait permasalahan yang terjadi pada karyawan
karena masih banyak yang mengabaikan pesan pada group chat, sehingga salah satu
cara untuk mendapatkan informasi secara terperinci dan jelas adalah melakukan sistem
jemput bola kepada yang bersangkutan yaitu area supervisor atau karyawan tokonya,
dalam hal ini sistem jemput bola sangat berpengaruh dalam mendapatkan respon yang
cepat kepada target karena sistemnya langsung membidik target/informan
(Purnamasari et al., 2016:115).
Dalam menghadapi permasalahan dan menyelesaikannya hanya perlu
dilakukan sebuah komunikasi, HRD PT. X akan melakukan follow up dengan
menggunakan media online dikarenakan jumlah karyawan yang banyak serta lokasi
yang berjauhan dengan yang bersangkutan agar HRD bisa langsung menindaklanjuti
masalah tersebut dan cepat terselesaikan karena suatu komunikasi massa, dalam hal
ini komunikasi menggunakan media online, berfungsi untuk memberikan informasi,
kemajuan teknologi informasi serta memudahkan untuk bertukar pesan dan
menyalurkan informasi secara cepat bahkan hingga jarak jauh (Gumilar & Zulfan,
2014:85). HRD PT. X juga melakukan Meeting rutin untuk membahas terkait
permasalahan presensi yang disebabkan oleh sistem serta pengembangan yang akan
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
169 dilakukan untuk penyempurnaan program presensi itu sendiri dan juga mendiskusikan
kendala terbesar pada presensi karyawan toko. Berdasarkan informasi yang
didapatkan pada wawancara mendalam bersama ibu Dian selaku HRD HO yang
mengungkapkan bahwa
“Kalau meeting itu jelas, dulu kita meeting seminggu sekali dengan cabang”
HRD cabang Medan pun juga melakukan meeting dengan area untuk membahas
permasalahan seperti yang diucapkan oleh ibu Zahra selaku HRD cabang Medan
bahwa:
“Kita melakukan google meet dengan AS AM, dilakukan google meet untuk FU (follow up) ke AS nya”
Meeting berbasis online dan offline yang dilakukan oleh HRD PT. X untuk
mengkomunikasikan segala sesuatu seperti, pengembangan program atau membahas
seputar kendala presensi yang dialami oleh PT. X untuk dijadikan evaluasi
pengembangan program presensi yang berdampak memajukan perusahaan
kedepannya, meeting sangat berpengaruh untuk memajukan mutu perusahaan, karena
dengan diadakannya suatu rapat atau pertemuan yang membahas seputar kinerja
hingga kendala yang dialami di perusahaan dapat meningkatkan mutu dari suatu
perusahaan/lembaga (Afif, 2017:31).
Meeting yang dilakukan antar HRD dengan Area supervisor ini termasuk
dalam komunikasi vertikal, seperti yang diungkapkan Effendy (2017:112) bahwa
komunikasi vertikal komunikasi dari atasan kepada bawahan dan sebaliknya secara
timbal balik atau two-way traffic communication, dalam organisasi komunikasi
vertikal sangat penting dalam mengambil keputusan untuk mencapai tujuan bersama.
Strategi komunikasi yang digunakan PT. X dalam meminimalkan pelanggaran
presensi berbasis fingerprint telah dirancangkan dan dikomunikasikan dengan baik
dan telah mencapai tujuan, seperti yang dikatakan oleh Effendy (2017:31) bahwa
strategi komunikasi merupakan perpaduan antara perencanaan komunikasi dan juga
manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
Action plan yang dirancang oleh human resources terhadap penerapan presensi
fingerprint dalam upaya meminimalkan pelanggaran karyawan
Dalam merancangkan action plan maka HRD akan berdiskusi mengenai jenis
permasalahan beserta penyelesaiannya, dalam diskusi itu terbentuklah suatu ide dan
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
170 gagasan untuk menciptakan sebuah action plan. Pada wawancara mendalam yang
dilakukan
HRD PT. X selalu merancangkan dan menjalankan action plan baik berdampak
ataupun tidak, dampak dari action plan itu dijadikan evaluasi serta tolak ukur
penurunan pelanggaran karyawan, dalam hal ini action plan bertujuan untuk
memberikan gambaran kesuksesan dalam meningkatkan kualitas perusahaan (Tedi,
2020:40).
Adapula action plan yang dirancangkan dan sudah dijalankan oleh HRD yaitu,
Membuat video reminder upaya mengurangi pelanggaran yang disebabkan oleh
human error atau kelalaian karyawan toko, maka HRD HO membuat video reminder
yang ditayangkan di toko seluruh cabang. Video reminder yang dibuat oleh HRD dan
ditayangkan di toko X seluruh Indonesia, bertujuan untuk menginformasikan serta
mengingatkan karyawan toko untuk melakukan presensi dan akibat dari tidak
melakukan presensi. Video reminder tayang di pagi hari, saat didengarkan dan
ditonton oleh karyawan saat bekerja maka informasi lebih mudah didapatkan, dalam
hal ini karyawan lebih tertarik dan jadi lebih tertib dalam melakukan presensi, karena
media video dapat menghilangkan verbalisme dan memvisualkan pesan pesan yang
ingin disampaikan (Agustiningsih, 2015:58).
Adapula action plan yang kedua yaitu membuat fasilitas call center presensi
dengan media chatbot whatsapp, sistem kerja chatbot adalah menjawab secara
otomatis jika karyawan toko mengirimkan pesan terlebih dahulu, dan akan
memberikan solusi serta informasi yang dibutuhkan karyawan toko saat menemui
kendala presensi, jenis kendala yang sering terjadi saat karyawan melakukan presensi
sudah disediakan pada menu chatbot, sehingga karyawan toko hanya perlu menuliskan
angka sesuai dengan kebutuhan kendalanya. Fasilitas chatbot cukup efektif dalam
memberikan solusi kepada karyawan toko saat menemui kendala presensi karena
masalah yang terjadi pada saat itu dapat langsung terselesaikan, pada hal ini chatbot
mampu menggantikan peran customer service dalam merespon keluhan karena
chatbot dapat menjawab pertanyaan secara cepat hanya dengan membaca tulisan yang
dikirimkan oleh penggunanya (Ananda Dwi et al., 2018:1)
Action plan yang dirancang oleh human resources berimbas pada peningkatan
performansi karyawan toko
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
171 Action plan yang dirancangkan oleh HRD HO berdampak positif karena
menjadikan angka pelanggaran karyawan setiap hari semakin turun dan dari tolak ukur
tersebut bisa dinilai bahwa perfomansi karyawan dalam tertib presensi semakin bagus.
Jika dibandingkan dengan periode periode sebelumnya. Berdasarkan pada data
presensi pelanggaran karyawan toko periode bulan Juni 2020-Maret 2021 menunjukan
angka pelanggaran terus menurun.
Grafik diatas menunjukan persentase rata-rata pelanggaran seluruh cabang, grafik
pelanggarannya tinggi pada bulan Juli 2020 menyentuh angka 3,9% lalu sejak adanya
monitoring rutin, follow up setiap hari dan juga pelaksanaan action plan oleh HRD
kepada bagian toko, maka pelanggaran terus menurun hingga pada akhirnya
menyentuh angka 0,8% pada bulan Maret 2021.
Peningkatan pelanggaran presensi karyawan toko diakibatkan karena error
program yang menjadikan karyawan tercatat pelanggaran karena ketidaksesuaian data
dengan sistem server, selain itu pemicu peningkatan angka pelanggaran juga bisa
disebabkan oleh human error seperti karyawan yang lupa melakukan presensi dan
juga tidak input ijin sehingga tercatat mangkir, karena kelalaian seorang karyawan saat
bekerja bisa menyebabkan pelanggaran dan mempengaruhi pekerjaan (Zainal et al.,
2016:1), sedangkan untuk penurunan pelanggaran presensi karyawan toko karena AS
sudah memiliki sikap disiplin dan inisiatif dalam melakukan approval presensi setiap
Grafik 1. Persentase pelanggaran karyawan toko periode Juli 2020-Maret 2021
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
172 harinya, AS juga rajin menegur serta mengingatkan karyawan toko agar melakukan
presensi, dalam hal ini sikap disiplin yang tertanam pada karyawan dapat
meningkatkan kualitas sebuah perusahaan (Nani & Wijaya, 2020:14).
Grafik diatas menunjukan persentase rata-rata peningkatan perfomansi karyawan toko
seluruh cabang periode Juli 2020 sampai Maret 2021, pada data diatas menunjukan
peningkatan sebesar 3,1%. Peningkatan perfomansi karyawan toko diukur dari
keberhasilan karyawan dalam melakukan presensi, angka keberhasilan tersebut dilihat
pada kedisiplinan karyawan saat melakukan presensi tanpa adanya halangan sehingga
tidak tercatat pelanggaran, peningkatan perfomansi karyawan toko X sangat
berpengaruh baik dalam meningkatkan kinerja karyawannya, dalam hal ini
peningkatan perfomansi karyawan dapat menjadi tolak ukur kinerja seseorang serta
memberikan pengaruh yang dihasilkan terhadap perusahaan (Sunaryo et al., 2018:78).
Penerapan action plan berbasis komunikasi memberikan dampak yang baik karena
sangat mempengaruhi perfomansi karyawan toko menjadi lebih baik, seperti pendapat
dari Effendy (2017:10) bahwa komunikasi memiliki efek konasi yang memiliki kadar
yang paling tinggi, karena efek ini dapat merubah perilaku komunikan setelah pesan
yang telah disampaikan oleh komunikator.
96,1%96,3%
97,6%
98,4%98,6% 98,7% 98,9% 99,2% 99,2%
JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER JANUARI FEBRUARI MARET
PERSENTASE PENINGKATAN PERFOMANSI KARYAWAN TOKOPERIODE JULI 2020-MARET 2021
Grafik 2. Persentase peningkatan perfomansi karyawan toko periode Juli 2020-Maret 2021
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
173 SIMPULAN
Berdasarkan hasil pembahasan maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan
atau kendala presensi dikategorikan menjadi 2 yaitu error program presensi dan
human error atau kelalaian dari karyawan itu sendiri, dalam mengatasi permasalahan
presensi dan upaya menurunkan pelanggaran karyawan toko X maka perlu dilakukan
strategi komunikasi terhadap bagian cabang seperti melakukan monitoring data secara
dan melakukan follow up setiap hari agar HRD mengetahui kondisi yang dialami oleh
karyawan toko setiap harinya terkait kendala yang dialami dalam melakukan presensi.
Adapula action plan yang dirancangkan oleh HRD PT. X untuk mengatasi
permasalahan human error atau kelalaian karyawan toko yaitu, penayangan video
reminder setiap pagi di seluruh toko, video ini bersifat mengingatkan karyawan untuk
melakukan presensi dan juga informasi terkait sanksi yang dikenakan apabila
karyawan tidak melakukan presensi. Dengan adanya video ini banyak karyawan yang
teredukasi, sehingga mereka lebih tertib dalam melakukan presensi. Action plan
selanjutnya yaitu berupa fasilitas chatbot untuk memudahkan karyawan toko saat
mengalami kendala presensi. Fasilitas chatbot sangat efektif karena terdapat pilihan
menu berupa nomor kendala yang sering terjadi saat karyawan melakukan presensi.
Karyawan toko hanya perlu menuliskan angka sesuai dengan kebutuhan kendalanya
maka chatbot akan menjawab pertanyaan secara otomatis, chatbot sangat efektif
dalam memberikan respon kepada karyawan.
Strategi komunikasi telah direalisasikan oleh HRD PT. X dan berhasil
mengontrol permasalahan yang terjadi setiap harinya terutama terkait permasalahan
error program, serta sejak penayangan video reminder serta chatbot juga terlihat
pelanggaran karyawan terkait human error pun turun, dan perfomansi karyawan toko
X menjadi naik.
Diharapkan untuk penelitian selanjutnya lebih difokuskan untuk melakukan
penelitian terhadap pelanggaran presensi karyawan berbasis fingerprint namun
penggunaan strategi yang berbeda seperti pengembangan program presensi berbasis
fingerprint yang lebih maju dibandingkan yang sudah ada.
DAFTAR PUSTAKA
Afif, N. (2017). Implementasi Open Meetings Menggunakan Raspberry PI Sebagai
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
174 Server. Jurnal Instek (Informatika Sains Dan Teknologi), 2(2), 31–40.
https://doi.org/10.24252/instek.v2i2.4015
Agustiningsih, A. (2015). Video Sebagai Alternatif Media Pembelajaran Dalam
Rangka Mendukung Keberhasilan Penerapan Kurikulum 2013 di Sekolah Dasar.
PEDAGOGIA: Jurnal Pendidikan, 4(1), 50.
https://doi.org/10.21070/pedagogia.v4i1.72
Ananda Dwi, Imamah, F., Andre, Y. M., & Ardiansyah. (2018). Aplikasi Chatbot
(Milki Bot) Yang Terintegrasi Dengan Web CMS Untuk Customer Service Pada
UKM MINSU. Jurnal Cendikia, XVI, 100–106.
Awaru, T. (2019). Komunikasi organisasi. Jurnal Universitas Muslim Indonesia.
Bachri, B. S. (2010). Meyakinkan Validitas Data Melalui Triangulasi Pada Penelitian
Kualitatif. Teknologi Pendidikan, 10, 46–62.
Creswell, J. W. (2017). Research Design: Qualitative, Quantitative & Mixed Methods
Approache. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Dakhi, Y. (2016). Implementasi POAC terhadap Kegiatan Organisasi dalam Mencapai
Tujuan Tertentu. Jurnal Warta, 53(9), 1679–1699.
https://media.neliti.com/media/publications/290701-implementasi-poac-
terhadap-kegiatan-orga-bdca8ea0.pdf
Davis, D. K. (2010). Teori Komunikasi Massa dasar.Jakarta: Salemba Humanika.
DeCenzo, D. A. (2015). Human Resources Management. New York.
Effendy, O. U. (2017). Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek.Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya
Fakih, A., Raharjana, I. K., & Zaman, B. (2015). Pemanfaatan Teknologi Fingerprint
Authentication untuk Otomatisasi Presensi Perkuliahan. Journal of Information
Systems Engineering and Business Intelligence, 1(2), 41.
https://doi.org/10.20473/jisebi.1.2.41-48
Gumilar, G., & Zulfan, I. (2014). Penggunaan Media Massa Dan Internet Sebagai
Sarana Penyampaian Informasi Dan Promosi Oleh Pengelola Industri Kecil Dan
Menengah Di Bandung. Jurnal Kajian Komunikasi, 2(1), 85–92.
https://doi.org/10.24198/jkk.vol2n1.9
Harumy T. Henny Febriana, Julham Sitorus, M. L. (2018). Sistem Informasi Absensi
Pada Pt . Cospar Sentosa Jaya Menggunakan Bahasa Pemprograman Java. Jurnal
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
175 Teknik Informartika, 5(1), 63–70.
Hasibuan, M. (2017). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Hatane, H. dan S. E. (2016). Analisa Pengaruh Human resources management
terhadap financial melalui variabel intervening learning organization. 112
Business Accounting Review, 4(1), 109–120.
Irmawati, A. (2015). Peran Human Resource Development (HRD) Dalam
Meningkatkan Produktivitas Karyawan. Jurnal Aplikasi Administrasi, 18(2),
123–132.
Munthe, K., & Tiorida, E. (2017). Pengaruh Komunikasi Internal Terhadap Kinerja
Karyawan. Jurnal Riset Bisnis Dan Investasi, 3(1), 86.
https://doi.org/10.35697/jrbi.v3i1.549
Mustofa, M. L. (2012). Monitoring dan Evaluasi : Konsep dan Penerapannya bagi
Pembinaan Kemahasiswaan (Issue I). UIN-MALIKI Press.
Nani, A., & Wijaya, A. A. M. (2020). Efektifitas Penerapan Absensi Finger Print
Terhadap Disiplin Pegawai Di Kantor Kecamatan Sorawolio Kota Baubau.
Jurnal Studi Ilmu Pemerintahan, 1(1), 8–15.
Nurhadi, Z. F., & Kurniawan, A. W. (2017). Kajian Tentang Efektivitas Pesan Dalam
Komunikasi. Jurnal Komunikasi Hasil Pemikiran Dan Penelitian-ISSN: 2461-
0836, 3(1), 90–95.
Pangemanan, S. (2019). Evaluasi Kebijakan Disiplin Pegawai Negeri Sipil Melalui
Presensi Sistem Sidik Jari. Jurnal Jurusan Ilmu Pemerintahan ISSN: 2337-5736,
3(3), 1–10.
Purnamasari, N., Suryatna, U., & Kusumadinata, A. A. (2016). Strategi Komunikasi
Pemasaran Majalah Tren Bogor dalam Upaya Menarik Minat Pemasang Iklan
Marketing Communication Strategy Tren Bogor Magazine in Effort Interest of
Advertiser. Jurnal Komunikatio, 2(1), 115–124.
Rosady, R. (2014). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: PT.
Raja Grafindo Persada.
Saputra, R., & Hartanto, A. (2013). Perancangan Sistem Informasi Presensi
Menggunakan Visual Basic Pada Jogja Fitnes. Jurnal Ilmiah Data Manajemen
Dan Teknologi Informasi (DASI), 14(3), 44.
Sugiyono, P. D. (2018). Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif,
PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949
176 Kualitatif, R&D). Bandung: Alfabeta.
Sunaryo, S., Cikusin, Y., & Afiffuddin, A. (2018). Absensi berbasis finger print dalam
memotivasi kerja dosen universitas islam malang. Jurnal Administrasi Publik,
12(2), 72–81. http://riset.unisma.ac.id/index.php/rpp/article/view/1569
Tedi, T. T. (2020). Evaluasi Proses Program Community Action Plan Dalam Upaya
Meningkatkan Kualitas Lingkungan Di Kampung Akuarium Jakarta Utara.
Jurnal AL-IJTIMAIYYAH: Media Kajian Pengembangan Masyarakat Islam,
6(1), 31–52. https://doi.org/10.22373/al-ijtimaiyyah.v6i1.6674
Triwiyanto, T. (2015). Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Untuk
Penilaian Kinerja Manajerial Kepala Sekolah. Cakrawala Pendidikan, 1, 67–77.
Zahara, E. (2018). Peranan Komunikasi Organisasi Bagi Pimpinan Organisasi. Jurnal
Warta, 56(1), 1–8.
Zainal S, A.Pawennari, M. D. (2016). Pengaruh Kedisiplinan dan Kelalaian Kerja
Terhadap Kecelakaan Kerja Di PT Sermani Steel. JIEM, 1(April), 12–17.