ANALISIS STRATEGI KOMUNIKASI HUMAN RESOURCES ...

PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 2 - April 2021 E-ISSN: 2776-7949

ANALISIS STRATEGI KOMUNIKASI HUMAN RESOURCES TERHADAP PENERAPAN PRESENSI FINGERPRINT

Lie, Elke Melvinda Christian, Lina Sinatra Wijaya Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana

Jl. Diponegoro 52-60. Salatiga 50711, Indonesia Email: [email protected] , [email protected]

DOI:

Article Info Article history: Received : 2021-04-13 Revised : 2021-08-08 Accepted : 2021-08-19

ABSTRAK Sistem presensi merupakan salah satu bentuk pengawasan kedisiplinan yang telah diterapkan bagi perusahaan untuk karyawannya. Sistem presensi fingerprint ini bisa mengetahui tingkat kedisiplinan karyawan dan mengurangi kecurangan seperti manipulasi data. Penerapan presensi berbasis fingerprint juga digunakan oleh PT. X untuk mendisiplinkan karyawannya. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui strategi komunikasi yang digunakan serta perancangan action plan dalam meminimalkan pelanggaran terkait presensi fingerprint karyawan dan upaya peningkatan performansi karyawan dalam bekerja. Penelitian ini menggunakan metode deskripsi kualitatif dengan teknik pengambilan data observasi dan wawancara mendalam. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa strategi komunikasi HRD PT. X berupa monitoring data serta follow up kepada bagian cabang dapat menurunkan pelanggaran karyawan toko terkait presensi berbasis fingerprint. Penerapan action plan yang sudah direncanakan yaitu membuat video reminder dan menyediakan fasilitas chatbot juga meningkatkan perfomansi karyawan toko. Kata Kunci: Strategi komunikasi,Human Resources, Fingerprint.

ABSTRACT The presence system is a form of disciplinary supervision

that has been implemented by companies for their employees. This fingerprint presence system can find out the level of employee discipline and reduce fraud such as data manipulation. The application of absence fingerprint-based is also used by PT. X to discipline its employees. The purpose of this study is to determine the communication strategies used and the design of an action plan in minimizing violations related to employee fingerprint attendance and efforts to improve employee performance at work. This study uses a qualitative description method with observation data collection techniques and in-depth interviews. The results of this research shows that communication strategy HRD PT. X , monitoring data and follow-up to the branch section can reduce violations related store employee fingerprint-based presence. The implementation


159 of the action plan is making video reminders and facilities chatbot, which can also increase the employee perfomance.

Key word: Communication strategy, Human Resources, Fingerprint.

PENDAHULUAN

Teknologi pada era globalisasi atau disebut dengan digitalisasi ini berpengaruh

khususnya pada bidang komputer karena menghasilkan informasi yang lebih cepat dan

akurat bahkan lebih relevan. Tidak dapat disangkal bahwa teknologi informasi telah

menjadi kebutuhan bagi sebuah organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan

yang diinginkan. Teknologi tidak hanya diterapkan pada beberapa sektor saja namun

juga berpengaruh pada setiap fungsi dalam organisasi, salah satunya pengembangan

Sumber Daya Manusia (SDM).

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu sistem yang terdiri dari

banyak aktivitas yang saling terkait satu dengan yang lainnya (independen). Dengan

adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) maka kualitas SDM

juga harus mendukung agar bisa memiliki prakarsa dan daya kreasi untuk memajukan

diri. SDM juga harus mempelajari hubugan dan peranannya dalam berinteraksi dengan

sesamanya. Seperti mengkomunikasikan segala hal, memiliki inisiatif yang baik

dalam melakukan pengembangan diri agar bisa menjadi SDM yang bisa berkualitas

yang diinginkan oleh suatu perusahaan.

Salah satu fungsi manajemen SDM adalah kedisiplinan. Menurut Hasibuan

(2017) kedisiplinan merupakan salah satu poin terpenting yang harus dimiliki oleh

SDM. Karena semakin disiplin kualitas suatu karyawan maka semakin tinggi pula

prestasi kerja yang dapat dicapai. Tanpa adanya penerapan sikap disiplin kerja

karyawan yang baik pasti sulit bagi suatu perusahaan untuk mencapai hasil yang

optimal. Sikap kedisiplinan manajemen waktu juga sangat diperlukan bagi karyawan

untuk diterapkan, karena manajemen waktu bagi karyawan bisa memaksimalkan

produktivitas waktu kerja.

Sistem presensi merupakan salah satu bentuk pengawasan kedisiplinan yang

telah diterapkan bagi perusahaan untuk karyawannya. Jumlah presensi dalam


160 perusahaan menggambarkan pertukaran benefit antara karyawan dengan perusahaan

(Harumy, T.H.F., Julham Sitorus, 2018:3). Di era digital ini, dalam hal presensi

memiliki berbagai sistem yang diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan mulai

menerapkan presensi kehadiran karyawan dengan sistem biometrik. Presensi yang

paling sering digunakan adalah biometrik sidik jari atau fingerprint. Fingerprint

adalah salah satu biometrik yang tergolong mudah untuk dijangkau dan mudah untuk

dianalisis karena tidak pernah berubah dengan sejalannya usia seseorang. Pada sistem

biometrik tersebut dapat mengidentifikasi atau mengenal seseorang berdasarkan sidik

jarinya (Pangemanan, 2019:4). Presensi tipe ini bisa mengetahui tingkat kedisiplinan

karyawan dalam bekerja dimulai dari jam berangkat kerja sampai jam pulang kerja.

Dengan adanya sistem presensi tersebut diharapkan dapat mengurangi atau

meminimalkan terjadinya pelanggaran kedisiplinan karyawan.

Pada penelitian ini nama perusahaan yang bersangkutan serta hal hal yng

berhubungan dengan nama perusahaan tidak akan disebutkan dalam artikel ini. Semua

hal yang menyangkut nama perusahaan akan disebutkan dengan istilah Perusahaan

X/PT.X karena permintaan dari perusahaan serta terkait MoU dengan perusahaan.

PT. X juga menerapkan peraturan untuk mendisiplinkan karyawannya tersebut

yaitu dengan adanya sistem presensi biometrik sidik jari yang selalu di monitoring

setiap harinya. Tidak hanya bagian cabang yang menangani hal ini, namun divisi

human resources pusat juga ikut turun tangan dalam melakukan monitoring.

PT. X telah memberlakukan sistem presensi dengan teknologi fingerprint yang

sudah sangat modern dan mudah tersebut, masih saja terjadi pelanggaran di berbagai

toko yang disebabkan oleh berbagai faktor antara lain human error atau complain

order. Karena dengan adanya berbagai permasalahan dari presensi fingerprint tersebut

bisa mengurangi performansi seorang karyawan. Dari permasalahan tersebut peneliti

akan menganalisis lebih dalam terkait pelanggaran yang terjadi dan upaya seorang

human resources dalam menangani hal ini. Karena dengan adanya berbagai

permasalahan dari presensi fingerprint tersebut bisa mengurangi performansi seorang

karyawan.


161 TINJAUAN PUSTAKA

Komunikasi

Komunikasi harus dilihat dari dua sisi yaitu secara umum dan paradigmatik.

Secara umum komunikasi berasal dari bahasa latin communication yang bermakna

‘sama’, pada definisi ini maka komunikasi berlangsung apabila orang-orang yang

terlibat memiliki kesamaan saat komunikasi berlangsung. Dengan kata lain apabila

seorang komunikan dan komunikator memahami suatu hal yang mereka

komunikasikan maka hubungan mereka bersifat komunikatif atau sefrekuensi

(Effendy, 2017:5)

Beberapa efek yang ditimbulkan dari suatu komunikasi jika dikelompokkan

sesuatu kadarnya, yakni: efek kognitif, efek afektif, dan juga efek konatif atau

behavioral (Effendy, 2017:144). Efek kognitif adalah efek yang menambah

pengetahuan kepada komunikan mengenai suatu hal akibat informasi dari

komunikator. Efek afektif memiliki kadar lebih tinggi dibandingkan efek kognitif,

karena komunikator berusaha untuk menggerakkan hati komunikan untuk memicu

sikap dan perasaan tertentu dan mengubah emosional komunikan seperti iba, sedih,

gembira, marah, sedangkan efek konasi atau behavioral memiliki kadar yang paling

tinggi dari efek lainnya, karena efek ini merubah perilaku komunikan setelah pesan

yang telah disampaikan oleh komunikator.

Adapun fungsi dan tujuan dari komunikasi yakni, memberikan informasi dan

pengetahuan kepada seseorang, menyampaikan pendapat dan mengambil keputusan

yang tepat. Secara singkatnya tujuan dari komunikasi adalah untuk menciptakan

keselarasan antara kedua belah pihak (Nurhadi & Kurniawan, 2017:91).

Komunikasi bisa dikatakan sebagai suatu kunci dalam setiap kegiatan yang

dilakukan oleh manusia, tanpa komunikasi yang baik maka suatu tujuan tidak bisa

tercapai dengan sukses. Dengan adanya komunikasi juga bisa mempengaruhi

seseorang apabila pesan tersampaikan dengan baik bahkan bisa merubah perilaku

seseorang.

Strategi Komunikasi

Strategi komunikasi merupakan perpaduan antara perencanaan komunikasi

dan juga manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu pelaksanaan suatu

komunikasi yang berhasil. Pada faktor ini komunikator wajib pandai membuat strategi


162 agar tujuan komunikasi bisa tercapai sesuai tujuannya, seluruh pesan yang hendak

disampaikan harus disusun secara sistematis, entah apapun bentuk sebuah pesan

tersebut baik percakapan atau pidato, pesan yang disusun harus mengikuti urutan yang

sesuai dan runtut (Effendy, 2017:32).

Jika ingin mempengaruhi suatu seseorang maka harus terlebih dahulu

mendapat perhatiannya, lalu membangkitkan pada kebutuhannya, kemudian berikan

gambaran pada pikirannya mengenai keuntungan dan kerugian terkait efek terkait ide

dan gagasan jika itu diterapkan, setelah itu berilah dorongan atau motivasi agar

seseorang berani mengambil suatu tindakan (Effendy, 2017:21).

Nurhadi & Kurniawan (2017) mengungkapkan bahwa strategi komunikasi

merupakan panduan perencanaan komunikasi dengan manajemen komunikasi untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam menyusun strategi komunikasi tidaklah

mudah, karena seluruh aktifitas komunikasi itu sangatlah kompleks. Ada beberapa

faktor yang harus diperhatikan dalam membuat strategi komunikasi, antara lain yaitu

memperhatikan komponen-komponen setiap aktifitas yang ada.

Rumusan perencanaan pertanyaan tersebut dikenal dengan paradigma

Lasswell (dalam Effendy, 2017:32) yang terdiri dari Who? (siapakah

komunikatornya?), says What? (pesan apa yang akan disampaikan?), in Which channel

(media apa yang akan digunakan?), to Whom (siapa komunikannya?), with what effect

(dampak apa yang diharapkan?). Kelima hal tersebut adalah komponen dasar yang

perlu disusun dalam melakukan strategi komunikasi, dalam berkomunikasi dengan

seseorang ataupun sekelompok orang (organisasi) agar suatu pesan dapat

tersampaikan dengan berhasil bahkan memberikan dampak bagi komunikan, perlu

menggunakan acuan diatas.

Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi merupakan struktur, fungsi suatu organisasi dan

hubungan antarmanusia dengan komunikasi. Komunikasi organisasi diberi batasan

sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifatnya saling berhubungan satu sama

lain. Hubungan antara komunikasi dan organisasi difokuskan pada manusia manusia

yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi suatu perusahaan (Awaru, 2019:1).

Adapun implementasi dalam proses komunikasi pada perusahaan seperti,

pimpinan perusahaan memiliki gagasan dalam memanfaatkan komunikasi organisasi


163 dan menyalurkan gagasan tersebut kepada anggotanya, sehingga gagasan tersebut

dapat dilaksanakan oleh anggota organisasi demi mencapai tujuan perusahaan.

Komunikasi organisasi juga memiliki beberapa fungsi dalam suatu perusahaan seperti,

fungsi informatif yang ditujukan kepada karyawan terkait pemberian informasi

seputar perusahaan. Adapula fungsi lain dari komunikasi organisasi adalah fungsi

persuasif yang digunakan untuk mempengaruhi anggotanya agar menjadi lebih baik.

Selain itu fungsi persuasif juga bisa ditujukan kepada beberapa pihak untuk

melakukan kerjasama dalam mensukseskan pencapaian suatu perusahaan (Zahara,

2018:3).

Dalam menjalankan komunikasi organisasi agar berjalan dengan lancar maka

terdiri dari beberapa proses yakni, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan,

pengevaluasian (Dakhi, 2016:1).

Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi dalam lingkungan

perusahaan atau organisasi, komunikasi ini bisa terjadi antara karyawan dengan

karyawan atau karyawan dengan atasan maupun atasan dengan atasan. Komunikasi

internal ini bisa terjadi karena adanya struktur organisasi dalam suatu perusahaan yang

bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM (Sumber Daya Manusia) dalam suatu

perusahaan atau organisasi. Dalam komunikasi ini biasanya terjadi proses pertukaran

informasi diantara batang struktur organisasi tersebut. (Munthe & Tiorida, 2017:2)

Menurut Effendy (2017:2) “Komunikasi Internal ditunjang dua komunikasi,

yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal”. Komunikasi vertikal yakni

komunikasi dari atasan kepada bawahan dan begitu sebaliknya secara timbal balik

(two-way traffic. communication). Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut

dalam organisasi sangat penting, sehingga dalam mengambil keputusan dapat dicapai

dengan tujuan yang ditetapkan, sedangkan komunikasi horizontal sendiri merupakan

komunikasi mendatar yang terjadi antara sesama seperti karyawan dengan karyawan,

pimpinan dengan pimpinan. Komunikasi internal atau komunikasi yang berlangsung

didalam suatu perusahaan pada hakikatnya untuk menjalin hubungan baik dikalangan

internal perusahaan, sehingga memungkinkan untuk mencapai sebuah tujuan

perusahaan.


164 Pelaksanaan komponen komunikasi internal menjadi komponen penting

karena komunikasi dapat dikenali adanya harapan manajemen maupun karyawan.

Rosady (2014) menegaskan bahwa tujuan komunikasi internal adalah Sebagai sarana

komunikasi internal secara timbal balik yang digunakan dalam suatu organisasi atau

perusahaan, untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara

manajemen perusahaan dengan karyawannya, sebagai sarana atau alat komunikasi

dalam upaya menjelaskan tentang kebijakan, peraturan dan ketatakerjaan dalam

sebuah organisasi, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi internal bagi pihak

karyawan untuk menyampaikan keinginan atau sumbang saran dan informasi serta

laporan kepada pimpinan perusahaan.

Human Resources

Human Resources Development atau HRD adalah divisi pengembangan

sumber daya manusia dengan menggabungkan pengembangan diri dan pelatihan karir

untuk meningkatkan kualitas suatu sumber daya manusia (Irmawati, 2015:3).

Menurut Davis (2010) tujuan dari HRD adalah meningkatkan kinerja suatu

individu sehingga bisa memberikan kontribusi langsung kepada suatu organisasi atau

lembaga. Pengembangan SDM bertujuan untuk membuat karyawan lebih baik dan

juga memberikan binaan yang dibutuhkan untuk membuat karyawan lebih baik dari

apa yang mereka lakukan.

Human Resources Management (HRM) adalah praktik pengelolaan tenaga

kerja/karyawan dalam perusahaan untuk mendapatkan keunggulan guna mencapai

target bisnis suatu perusahaan. DeCenzo (2015) mengemukakan definisi dari human

resources management adalah suatu proses yang terdiri dari empat tugas untuk

menarik, mengembangkan, memotivasi dan mempertahankan sumber daya manusia.

Human Resources Management memiliki enam fungsi yaitu pengembangan, evaluasi

kinerja, kompensasi, hubungan karyawan dengan staff, keselamatan kesehatan,

rekrutmen dan seleksi. Selain itu human resources juga bertanggung jawab untuk

memastikan kepatuhan memanfaatkan potensi karyawan serta pendisiplinan

karyawan. Human resources juga memonitoring karyawan selama bekerja, dari hasil

monitoring itu juga akan ditarik suatu evaluasi terkait kendala dan keluhan karyawan,


165 maka human resources juga akan mencari solusi untuk penyelesaian kendala tersebut

(Hatane, 2016:3)

Presensi

Saputra & Hartanto (2013:45) mengemukakan, presensi adalah suatu kegiatan

yang memiliki tujuan untuk menginformasikan suatu angkat terkait tingkat prestasi

kehadiran serta tingkat kedisiplinan pada anggota dalam suatu instansi atau

perusahaan. Presensi juga dijadikan sebagai alat ukur dalam menghitung kehadiran

seseorang. Presensi merupakan salah satu unsur kedisiplinan, maka tujuannya adalah

peningkatan sikap kedisiplinan terhadap karyawan selama bekerja, adapun tujuan

presensi ialah untuk memantau ketepatakn waktu kehadiran suatu karyawan sesuai

shift, meningkatkan kedisiplinan karyawan, mengukur rasa semangat dan keaktifan

karyawan saat bekerja, serta sebagai bahan laporan penilaian setiap individu (Saputra

& Hartanto, 2013:45).

Fingerprint

Fingerprint atau sidik jari merupakan salah satu identitas pribadi yang dimiliki

oleh manusia dan tidak mungkin bisa disamakan dengan manusia lainnya. Guratan-

guratan pada sidik jari juga melekat pada manusia seumur hidup, kondisi sidik jari

manusia juga tidak akan bisa berubah kecuali kondisi tidak terduga seperti kecelakaan

yang menyebabkan perubahan pola sidik jari tersebut (Pangemanan, 2019:3).

Sistem presensi fingerprint memiliki kelebihan yaitu menghindari kecurangan

dari titip absen, pengelolaan lebih mudah karena data yang masuk pada mesin bisa

disambungkan pada sistem komputer dan juga mencatat seluruh aktifitas tanpa bisa

dimanipulasi. Data yang masuk pada sistem juga langsung bisa membaca nama dan

identitas hal hal tersebut yang menjadi kelebihan dari sistem presensi sidik jari (Fakih

et al., 2015:7).

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang akan menghasilkan

data deskriptif berupa kata kata tertulis sesuai dengan tujuan penelitian yaitu

menggambarkan tentang strategi komunikasi human resources terhadap penerapan

presensi fingerprint yang digunakan oleh PT. X dalam upaya meminimalkan


166 pelanggaran karyawan. Menurut Creswell (2017:207) penelitian kualitatif merupakan

jenis penelitian dengan memahami makna pada individu atau kelompok berasal dari

masalah sosial.

Teknik pengambilan data menggunakan metode observasi, wawancara

mendalam dan dokumentasi. Dalam penelitian ini yang akan menjadi sumber

informasi yaitu HRD HO PT. X dan HRD cabang Medan dan Parung. Data yang

didapat akan dianalisis menggunakan metode Miles dan Huberman (dalam Sugiyono,

2018:310). Langkah pertama adalah pengumpulan data, mempersiapkan catatan

perjalanan atau logbook selama observasi berlangsung dan mempersiapkan pertanyaan

penelitian dan menuliskan transkrip hasil wawancara. Reduksi data adalah langkah

kedua untuk pemusatan perhatian atau pengabstrakan data ‘kasar’ yang didapat selama

di lapangan. Data melalui observasi, wawancara dan dokumen dari PT. X Jakarta

diringkas dan dipilih hal hal pokok dan fokus pada poin penting untuk menyajikan

data. Langkah ketiga adalah penyajian data yang disajikan dalam bentuk uraian

singkat, grafik, flowchart. Data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang

jelas terkait informasi seputar hasil pengamatan yang dilakukan dalam penelitian ini

terkait strategi komunikasi yang dilakukan oleh PT. X Jakarta. Data presensi karyawan

berdasarkan informasi data yang didapatkan melalui PT. X Jakarta selama penelitian

berlangsung akan disampaikan dalam bentuk uraian deskriptif, tabel dan grafik.

Penarikan kesimpulan dari data data tersebut diverifikasi keakuratannya. Verifikasi

dilakukan untuk memperjelas strategi komunikasi yang dilakukan oleh PT. X Jakarta

terkait permasalahan pelanggaran presensi karyawan toko berbasis fingerprint.

Validasi dan reliabilitas data menggunakan metode trianggulasi sumber dan

trianggulasi teori (Bachri, 2010:56), karena dalam mengambil data harus menguji data

dan membandingkan informasi yang didapat dari beberapa narasumber yang

bersangkutan. Trianggulasi teori juga diperlukan untuk memanfaatkan teori agar

memberikan hasil yang lebih komprehensif.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Strategi komunikasi human resources terhadap penerapan presensi fingerprint

dalam upaya meminimalkan pelanggaran karyawan.


167 Permasalahan yang dialami oleh HRD selama mengurus presensi karyawan

toko dibagi menjadi 2 jenis permasalahan yaitu human error dan complain order.

Permasalahan human error merupakan kasus yang disebabkan oleh kelalaian

karyawan itu sendiri yang lupa melakukan presensi, sedangkan untuk permasalahan

complain order disebabkan karena adanya error program pada sistem presensi seperti

ketidaksesuaian data sebenarnya dan data pada server, maka karyawan akan tercatat

pelanggaran. Maka dari itu upaya penerapan presensi dengan menggunakan sistem

fingerprint adalah salah satu bentuk upaya HRD dalam meminimalkan pelanggaran

karyawan. Berdasarkan hasil wawancara serta observasi yang telah dilakukan oleh

peneliti bersama 3 narasumber yang bersangkutan yaitu dengan HRD HO, HRD

cabang Medan dan HRD cabang Parung mengenai strategi komunikasi yang

diterapkan oleh HRD PT. X untuk meminimalkan pelanggaran presensi karyawan

toko, adalah monitoring data dan diskusi rutin.

Dalam melakukan monitoring data, HRD HO PT. X maupun HRD cabang rutin

melakukan tarikan data setiap harinya untuk memantau pelanggaran karyawan toko,

peningkatan perfomansi karyawan, serta memantau kendala yang dialami oleh

karyawan toko terkait presensi setiap harinya. Berdasarkan hasil wawancara, maka

monitoring presensi yang dilakukan oleh HRD PT. X mengacu pada sistem dan data

presensi yang dimiliki oleh perusahaan antara lain yaitu HRMS (Human Resources

Management System): Sistem ini digunakan untuk penarikan data serta monitoring

presensi karyawan toko. TSM (Time Schedule Management): Sistem ini digunakan

untuk monitoring karyawan toko yang melakukan penyimpangan presensi.

Penyimpangan presensi terjadi apabila karyawan dari toko strukturnya diperbantukan

oleh atasan di toko yang bukan struktur karyawan tersebut, dalam hal ini karyawan

tersebut tidak akan tercatat pelanggaran apabila presensi karyawan tersebut di-

approve oleh atasan. Google spreadsheet: Media ini berisi laporan monitoring

presensi dari masing-masing cabang meliputi, laporan harian, laporan mingguan,

laporan bulanan untuk melihat tingkat performansi presensi di setiap cabang. Sistem

sistem diatas yang dimiliki oleh PT. X hanya bisa diakses oleh HRD melalui akun dan

komputer pada kantor, maka saat monitoring berlangsung dan informasi atau data

yang dihasilkan pada sistem sudah pasti aman dan valid karena monitoring

bermanfaat untuk menganalisa sebuah data atau informasi dan dari hasil monitoring


168 tersebut analisis data yang dihasilkan sudah cukup untuk menilai reliabilitas dan

validitas temuan (Mustofa, 2012:116).

Monitoring setiap hari yang dilakukan oleh HRD HO maupun HRD cabang

berguna untuk mengetahui situasi dan kondisi karyawan toko diseluruh cabang, dalam

hal ini monitoring rutin bermanfaat untuk mendapatkan informasi ter-update setiap

harinya dan dijadikan tolak ukur seperti, penurunan pelanggaran karyawan toko yang

disebabkan oleh presensi berbasis fingerprint, karena monitoring merupakan proses

pengumpulan dan analisis dari suatu informasi berdasar indikator yang telah

ditetapkan untuk dijadikan tolak ukur tercapai atau tidaknya suatu program

(Triwiyanto, 2015:67). Strategi yang kedua yaitu berupa diskusi rutin terkait kendala

presensi yang dialami oleh setiap cabang. Diskusi rutin pun kerap dilakukan untuk

mengkomunikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan presensi karyawan yaitu

dengan, media online (Group chat, personal whatsapp chat dan telepon). HRD PT. X

menggunakan sistem jemput bola atau follow up melalui personal chat melalui media

komunikasi online yang disebutkan oleh narasumber, sangatlah efektif dalam

mendapatkan sebuah informasi terkait permasalahan yang terjadi pada karyawan

karena masih banyak yang mengabaikan pesan pada group chat, sehingga salah satu

cara untuk mendapatkan informasi secara terperinci dan jelas adalah melakukan sistem

jemput bola kepada yang bersangkutan yaitu area supervisor atau karyawan tokonya,

dalam hal ini sistem jemput bola sangat berpengaruh dalam mendapatkan respon yang

cepat kepada target karena sistemnya langsung membidik target/informan

(Purnamasari et al., 2016:115).

Dalam menghadapi permasalahan dan menyelesaikannya hanya perlu

dilakukan sebuah komunikasi, HRD PT. X akan melakukan follow up dengan

menggunakan media online dikarenakan jumlah karyawan yang banyak serta lokasi

yang berjauhan dengan yang bersangkutan agar HRD bisa langsung menindaklanjuti

masalah tersebut dan cepat terselesaikan karena suatu komunikasi massa, dalam hal

ini komunikasi menggunakan media online, berfungsi untuk memberikan informasi,

kemajuan teknologi informasi serta memudahkan untuk bertukar pesan dan

menyalurkan informasi secara cepat bahkan hingga jarak jauh (Gumilar & Zulfan,

2014:85). HRD PT. X juga melakukan Meeting rutin untuk membahas terkait

permasalahan presensi yang disebabkan oleh sistem serta pengembangan yang akan


169 dilakukan untuk penyempurnaan program presensi itu sendiri dan juga mendiskusikan

kendala terbesar pada presensi karyawan toko. Berdasarkan informasi yang

didapatkan pada wawancara mendalam bersama ibu Dian selaku HRD HO yang

mengungkapkan bahwa

“Kalau meeting itu jelas, dulu kita meeting seminggu sekali dengan cabang”

HRD cabang Medan pun juga melakukan meeting dengan area untuk membahas

permasalahan seperti yang diucapkan oleh ibu Zahra selaku HRD cabang Medan

bahwa:

“Kita melakukan google meet dengan AS AM, dilakukan google meet untuk FU (follow up) ke AS nya”

Meeting berbasis online dan offline yang dilakukan oleh HRD PT. X untuk

mengkomunikasikan segala sesuatu seperti, pengembangan program atau membahas

seputar kendala presensi yang dialami oleh PT. X untuk dijadikan evaluasi

pengembangan program presensi yang berdampak memajukan perusahaan

kedepannya, meeting sangat berpengaruh untuk memajukan mutu perusahaan, karena

dengan diadakannya suatu rapat atau pertemuan yang membahas seputar kinerja

hingga kendala yang dialami di perusahaan dapat meningkatkan mutu dari suatu

perusahaan/lembaga (Afif, 2017:31).

Meeting yang dilakukan antar HRD dengan Area supervisor ini termasuk

dalam komunikasi vertikal, seperti yang diungkapkan Effendy (2017:112) bahwa

komunikasi vertikal komunikasi dari atasan kepada bawahan dan sebaliknya secara

timbal balik atau two-way traffic communication, dalam organisasi komunikasi

vertikal sangat penting dalam mengambil keputusan untuk mencapai tujuan bersama.

Strategi komunikasi yang digunakan PT. X dalam meminimalkan pelanggaran

presensi berbasis fingerprint telah dirancangkan dan dikomunikasikan dengan baik

dan telah mencapai tujuan, seperti yang dikatakan oleh Effendy (2017:31) bahwa

strategi komunikasi merupakan perpaduan antara perencanaan komunikasi dan juga

manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.

Action plan yang dirancang oleh human resources terhadap penerapan presensi

fingerprint dalam upaya meminimalkan pelanggaran karyawan

Dalam merancangkan action plan maka HRD akan berdiskusi mengenai jenis

permasalahan beserta penyelesaiannya, dalam diskusi itu terbentuklah suatu ide dan


170 gagasan untuk menciptakan sebuah action plan. Pada wawancara mendalam yang

dilakukan

HRD PT. X selalu merancangkan dan menjalankan action plan baik berdampak

ataupun tidak, dampak dari action plan itu dijadikan evaluasi serta tolak ukur

penurunan pelanggaran karyawan, dalam hal ini action plan bertujuan untuk

memberikan gambaran kesuksesan dalam meningkatkan kualitas perusahaan (Tedi,

2020:40).

Adapula action plan yang dirancangkan dan sudah dijalankan oleh HRD yaitu,

Membuat video reminder upaya mengurangi pelanggaran yang disebabkan oleh

human error atau kelalaian karyawan toko, maka HRD HO membuat video reminder

yang ditayangkan di toko seluruh cabang. Video reminder yang dibuat oleh HRD dan

ditayangkan di toko X seluruh Indonesia, bertujuan untuk menginformasikan serta

mengingatkan karyawan toko untuk melakukan presensi dan akibat dari tidak

melakukan presensi. Video reminder tayang di pagi hari, saat didengarkan dan

ditonton oleh karyawan saat bekerja maka informasi lebih mudah didapatkan, dalam

hal ini karyawan lebih tertarik dan jadi lebih tertib dalam melakukan presensi, karena

media video dapat menghilangkan verbalisme dan memvisualkan pesan pesan yang

ingin disampaikan (Agustiningsih, 2015:58).

Adapula action plan yang kedua yaitu membuat fasilitas call center presensi

dengan media chatbot whatsapp, sistem kerja chatbot adalah menjawab secara

otomatis jika karyawan toko mengirimkan pesan terlebih dahulu, dan akan

memberikan solusi serta informasi yang dibutuhkan karyawan toko saat menemui

kendala presensi, jenis kendala yang sering terjadi saat karyawan melakukan presensi

sudah disediakan pada menu chatbot, sehingga karyawan toko hanya perlu menuliskan

angka sesuai dengan kebutuhan kendalanya. Fasilitas chatbot cukup efektif dalam

memberikan solusi kepada karyawan toko saat menemui kendala presensi karena

masalah yang terjadi pada saat itu dapat langsung terselesaikan, pada hal ini chatbot

mampu menggantikan peran customer service dalam merespon keluhan karena

chatbot dapat menjawab pertanyaan secara cepat hanya dengan membaca tulisan yang

dikirimkan oleh penggunanya (Ananda Dwi et al., 2018:1)

Action plan yang dirancang oleh human resources berimbas pada peningkatan

performansi karyawan toko


171 Action plan yang dirancangkan oleh HRD HO berdampak positif karena

menjadikan angka pelanggaran karyawan setiap hari semakin turun dan dari tolak ukur

tersebut bisa dinilai bahwa perfomansi karyawan dalam tertib presensi semakin bagus.

Jika dibandingkan dengan periode periode sebelumnya. Berdasarkan pada data

presensi pelanggaran karyawan toko periode bulan Juni 2020-Maret 2021 menunjukan

angka pelanggaran terus menurun.

Grafik diatas menunjukan persentase rata-rata pelanggaran seluruh cabang, grafik

pelanggarannya tinggi pada bulan Juli 2020 menyentuh angka 3,9% lalu sejak adanya

monitoring rutin, follow up setiap hari dan juga pelaksanaan action plan oleh HRD

kepada bagian toko, maka pelanggaran terus menurun hingga pada akhirnya

menyentuh angka 0,8% pada bulan Maret 2021.

Peningkatan pelanggaran presensi karyawan toko diakibatkan karena error

program yang menjadikan karyawan tercatat pelanggaran karena ketidaksesuaian data

dengan sistem server, selain itu pemicu peningkatan angka pelanggaran juga bisa

disebabkan oleh human error seperti karyawan yang lupa melakukan presensi dan

juga tidak input ijin sehingga tercatat mangkir, karena kelalaian seorang karyawan saat

bekerja bisa menyebabkan pelanggaran dan mempengaruhi pekerjaan (Zainal et al.,

2016:1), sedangkan untuk penurunan pelanggaran presensi karyawan toko karena AS

sudah memiliki sikap disiplin dan inisiatif dalam melakukan approval presensi setiap

Grafik 1. Persentase pelanggaran karyawan toko periode Juli 2020-Maret 2021


172 harinya, AS juga rajin menegur serta mengingatkan karyawan toko agar melakukan

presensi, dalam hal ini sikap disiplin yang tertanam pada karyawan dapat

meningkatkan kualitas sebuah perusahaan (Nani & Wijaya, 2020:14).

Grafik diatas menunjukan persentase rata-rata peningkatan perfomansi karyawan toko

seluruh cabang periode Juli 2020 sampai Maret 2021, pada data diatas menunjukan

peningkatan sebesar 3,1%. Peningkatan perfomansi karyawan toko diukur dari

keberhasilan karyawan dalam melakukan presensi, angka keberhasilan tersebut dilihat

pada kedisiplinan karyawan saat melakukan presensi tanpa adanya halangan sehingga

tidak tercatat pelanggaran, peningkatan perfomansi karyawan toko X sangat

berpengaruh baik dalam meningkatkan kinerja karyawannya, dalam hal ini

peningkatan perfomansi karyawan dapat menjadi tolak ukur kinerja seseorang serta

memberikan pengaruh yang dihasilkan terhadap perusahaan (Sunaryo et al., 2018:78).

Penerapan action plan berbasis komunikasi memberikan dampak yang baik karena

sangat mempengaruhi perfomansi karyawan toko menjadi lebih baik, seperti pendapat

dari Effendy (2017:10) bahwa komunikasi memiliki efek konasi yang memiliki kadar

yang paling tinggi, karena efek ini dapat merubah perilaku komunikan setelah pesan

yang telah disampaikan oleh komunikator.

96,1%96,3%

97,6%

98,4%98,6% 98,7% 98,9% 99,2% 99,2%

JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER JANUARI FEBRUARI MARET

PERSENTASE PENINGKATAN PERFOMANSI KARYAWAN TOKOPERIODE JULI 2020-MARET 2021

Grafik 2. Persentase peningkatan perfomansi karyawan toko periode Juli 2020-Maret 2021


173 SIMPULAN

Berdasarkan hasil pembahasan maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan

atau kendala presensi dikategorikan menjadi 2 yaitu error program presensi dan

human error atau kelalaian dari karyawan itu sendiri, dalam mengatasi permasalahan

presensi dan upaya menurunkan pelanggaran karyawan toko X maka perlu dilakukan

strategi komunikasi terhadap bagian cabang seperti melakukan monitoring data secara

dan melakukan follow up setiap hari agar HRD mengetahui kondisi yang dialami oleh

karyawan toko setiap harinya terkait kendala yang dialami dalam melakukan presensi.

Adapula action plan yang dirancangkan oleh HRD PT. X untuk mengatasi

permasalahan human error atau kelalaian karyawan toko yaitu, penayangan video

reminder setiap pagi di seluruh toko, video ini bersifat mengingatkan karyawan untuk

melakukan presensi dan juga informasi terkait sanksi yang dikenakan apabila

karyawan tidak melakukan presensi. Dengan adanya video ini banyak karyawan yang

teredukasi, sehingga mereka lebih tertib dalam melakukan presensi. Action plan

selanjutnya yaitu berupa fasilitas chatbot untuk memudahkan karyawan toko saat

mengalami kendala presensi. Fasilitas chatbot sangat efektif karena terdapat pilihan

menu berupa nomor kendala yang sering terjadi saat karyawan melakukan presensi.

Karyawan toko hanya perlu menuliskan angka sesuai dengan kebutuhan kendalanya

maka chatbot akan menjawab pertanyaan secara otomatis, chatbot sangat efektif

dalam memberikan respon kepada karyawan.

Strategi komunikasi telah direalisasikan oleh HRD PT. X dan berhasil

mengontrol permasalahan yang terjadi setiap harinya terutama terkait permasalahan

error program, serta sejak penayangan video reminder serta chatbot juga terlihat

pelanggaran karyawan terkait human error pun turun, dan perfomansi karyawan toko

X menjadi naik.

Diharapkan untuk penelitian selanjutnya lebih difokuskan untuk melakukan

penelitian terhadap pelanggaran presensi karyawan berbasis fingerprint namun

penggunaan strategi yang berbeda seperti pengembangan program presensi berbasis

fingerprint yang lebih maju dibandingkan yang sudah ada.

DAFTAR PUSTAKA

Afif, N. (2017). Implementasi Open Meetings Menggunakan Raspberry PI Sebagai


174 Server. Jurnal Instek (Informatika Sains Dan Teknologi), 2(2), 31–40.

https://doi.org/10.24252/instek.v2i2.4015

Agustiningsih, A. (2015). Video Sebagai Alternatif Media Pembelajaran Dalam

Rangka Mendukung Keberhasilan Penerapan Kurikulum 2013 di Sekolah Dasar.

PEDAGOGIA: Jurnal Pendidikan, 4(1), 50.

https://doi.org/10.21070/pedagogia.v4i1.72

Ananda Dwi, Imamah, F., Andre, Y. M., & Ardiansyah. (2018). Aplikasi Chatbot

(Milki Bot) Yang Terintegrasi Dengan Web CMS Untuk Customer Service Pada

UKM MINSU. Jurnal Cendikia, XVI, 100–106.

Awaru, T. (2019). Komunikasi organisasi. Jurnal Universitas Muslim Indonesia.

Bachri, B. S. (2010). Meyakinkan Validitas Data Melalui Triangulasi Pada Penelitian

Kualitatif. Teknologi Pendidikan, 10, 46–62.

Creswell, J. W. (2017). Research Design: Qualitative, Quantitative & Mixed Methods

Approache. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Dakhi, Y. (2016). Implementasi POAC terhadap Kegiatan Organisasi dalam Mencapai

Tujuan Tertentu. Jurnal Warta, 53(9), 1679–1699.

https://media.neliti.com/media/publications/290701-implementasi-poac-

terhadap-kegiatan-orga-bdca8ea0.pdf

Davis, D. K. (2010). Teori Komunikasi Massa dasar.Jakarta: Salemba Humanika.

DeCenzo, D. A. (2015). Human Resources Management. New York.

Effendy, O. U. (2017). Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek.Bandung: PT. Remaja

Rosdakarya

Fakih, A., Raharjana, I. K., & Zaman, B. (2015). Pemanfaatan Teknologi Fingerprint

Authentication untuk Otomatisasi Presensi Perkuliahan. Journal of Information

Systems Engineering and Business Intelligence, 1(2), 41.

https://doi.org/10.20473/jisebi.1.2.41-48

Gumilar, G., & Zulfan, I. (2014). Penggunaan Media Massa Dan Internet Sebagai

Sarana Penyampaian Informasi Dan Promosi Oleh Pengelola Industri Kecil Dan

Menengah Di Bandung. Jurnal Kajian Komunikasi, 2(1), 85–92.

https://doi.org/10.24198/jkk.vol2n1.9

Harumy T. Henny Febriana, Julham Sitorus, M. L. (2018). Sistem Informasi Absensi

Pada Pt . Cospar Sentosa Jaya Menggunakan Bahasa Pemprograman Java. Jurnal


175 Teknik Informartika, 5(1), 63–70.

Hasibuan, M. (2017). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Hatane, H. dan S. E. (2016). Analisa Pengaruh Human resources management

terhadap financial melalui variabel intervening learning organization. 112

Business Accounting Review, 4(1), 109–120.

Irmawati, A. (2015). Peran Human Resource Development (HRD) Dalam

Meningkatkan Produktivitas Karyawan. Jurnal Aplikasi Administrasi, 18(2),

123–132.

Munthe, K., & Tiorida, E. (2017). Pengaruh Komunikasi Internal Terhadap Kinerja

Karyawan. Jurnal Riset Bisnis Dan Investasi, 3(1), 86.

https://doi.org/10.35697/jrbi.v3i1.549

Mustofa, M. L. (2012). Monitoring dan Evaluasi : Konsep dan Penerapannya bagi

Pembinaan Kemahasiswaan (Issue I). UIN-MALIKI Press.

Nani, A., & Wijaya, A. A. M. (2020). Efektifitas Penerapan Absensi Finger Print

Terhadap Disiplin Pegawai Di Kantor Kecamatan Sorawolio Kota Baubau.

Jurnal Studi Ilmu Pemerintahan, 1(1), 8–15.

Nurhadi, Z. F., & Kurniawan, A. W. (2017). Kajian Tentang Efektivitas Pesan Dalam

Komunikasi. Jurnal Komunikasi Hasil Pemikiran Dan Penelitian-ISSN: 2461-

0836, 3(1), 90–95.

Pangemanan, S. (2019). Evaluasi Kebijakan Disiplin Pegawai Negeri Sipil Melalui

Presensi Sistem Sidik Jari. Jurnal Jurusan Ilmu Pemerintahan ISSN: 2337-5736,

3(3), 1–10.

Purnamasari, N., Suryatna, U., & Kusumadinata, A. A. (2016). Strategi Komunikasi

Pemasaran Majalah Tren Bogor dalam Upaya Menarik Minat Pemasang Iklan

Marketing Communication Strategy Tren Bogor Magazine in Effort Interest of

Advertiser. Jurnal Komunikatio, 2(1), 115–124.

Rosady, R. (2014). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: PT.

Raja Grafindo Persada.

Saputra, R., & Hartanto, A. (2013). Perancangan Sistem Informasi Presensi

Menggunakan Visual Basic Pada Jogja Fitnes. Jurnal Ilmiah Data Manajemen

Dan Teknologi Informasi (DASI), 14(3), 44.

Sugiyono, P. D. (2018). Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif,


176 Kualitatif, R&D). Bandung: Alfabeta.

Sunaryo, S., Cikusin, Y., & Afiffuddin, A. (2018). Absensi berbasis finger print dalam

memotivasi kerja dosen universitas islam malang. Jurnal Administrasi Publik,

12(2), 72–81. http://riset.unisma.ac.id/index.php/rpp/article/view/1569

Tedi, T. T. (2020). Evaluasi Proses Program Community Action Plan Dalam Upaya

Meningkatkan Kualitas Lingkungan Di Kampung Akuarium Jakarta Utara.

Jurnal AL-IJTIMAIYYAH: Media Kajian Pengembangan Masyarakat Islam,

6(1), 31–52. https://doi.org/10.22373/al-ijtimaiyyah.v6i1.6674

Triwiyanto, T. (2015). Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Untuk

Penilaian Kinerja Manajerial Kepala Sekolah. Cakrawala Pendidikan, 1, 67–77.

Zahara, E. (2018). Peranan Komunikasi Organisasi Bagi Pimpinan Organisasi. Jurnal

Warta, 56(1), 1–8.

Zainal S, A.Pawennari, M. D. (2016). Pengaruh Kedisiplinan dan Kelalaian Kerja

Terhadap Kecelakaan Kerja Di PT Sermani Steel. JIEM, 1(April), 12–17.

ANALISIS STRATEGI KOMUNIKASI HUMAN RESOURCES ...

Documents

Transcript of ANALISIS STRATEGI KOMUNIKASI HUMAN RESOURCES ...