KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI ORGANISASI

Fransisca Fortunata G.331.11.0065Angga Fradonal G.331.11.0072Adelia Ayu P G.331.11.0068

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

Apakah Informasi itu mengalir (Secara Harfiah)

Informasi itu TIDAK BERGERAK ! Tidak mengalir

Yang sesungguhnya terlihat :Penyampaian suatu pesan,

Interpretasi penyampaian tersebut, dan Penciptaan penyampaian lainnya

Penciptaan, penyampaian dan interpretasi pesan itu merupakan PROSES yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi.

PROSES: peristiwa-peristiwa dan hubungan-hubungan itu bergerak dan berubah secara berkesinambungan.

Suatu proses dinamik; dimana dalam proses tsb pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan.

Proses tsb berlangsung terus dan berubah secara konstan (terjadi sepanjang waktu)

Aliran Informasi dalam Organisasi terjadi dalam 3 Cara :

(Guetzkow (1965) dalam Pace & Faules)

Serentak

Berurutan

Kombinasi kedua cara tsb

Penyebaran Pesan Secara Serentak

Contoh:Manager yang harus infokan perubahan jadwal kerja /prosedur baru kepada seluruh bawahannya

Cara:Memo, surat/faxsms, intranet

Penyebaran Pesan secara Berurutan

Pesan dari A disampaikan kepada B, dari B kepada C, dari C kepada D, dari D kepada E

Pola : Siapa berbicara kepada siapa

Penyebaran info berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan

Informasi tiba di tempat yang berbeda dalam waktu yang berbeda

Timbul masalah dalam koordinasi

Kebenaran dan kecermatan informasi terganggu akibat interpretasi dan reproduksi

POLA ALIRAN INFORMASIPola Roda

Pola Lingkaran

A

B

C

E

D

A

B

C

D

E

Pola Roda• Akses antar anggota: rendah

• Pengawasan aliran pesan: tinggi

• Moral atau kepuasan: sangat rendah

• Kemunculan pemimpin: tinggi• Kecermatan solusi: baik• Kecepatan kinerja: cepat• Jumlah pesan yang dikirimkan:

rendah• Kemunculan organisasi yang

stabil: cepat• Penyesuaian dengan perubahan

kerja: lambat• Kecenderungan beban berlebih:

tinggi

Pola Lingkaran• Tinggi

• Rendah• Tinggi• Sangat

rendah• Buruk• Lambat• Tinggi• Sangat

lambat• Cepat• Rendah

Pengaruh Dua Pola Komunikasi Atas Sepuluh Proses Komunikasi Organisasi

7 Peranan Jaringan Kerja Organisasi

Arah Aliran Informasi

Komunikasi ke BawahKomunikasi ke AtasKomunikasi HorisontalKomunikasi Lintas – Saluran

Komunikasi ke Bawah Dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah.

Ada 5 jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Kahn 1996):

1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan

2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan

3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik – praktik organisasi

4. Informasi mengenai kinerja pegawai 5. Informasi untuk mengembangkan rasa

memiliki tugas (sense of mission)

Pemilihan Metode dan Media :

1. Tulisan saja 2. Lisan saja3. Tulisan diikuti Lisan4. Lisan diikuti Tulisan

Metode Lisan diikuti Tulisan dinilai paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun.

Ada 6 kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai (Level & Galle,1988) :

1. Ketersediaan, metode yang tersedia dalam organisasi, setelah diinventariskan, organisasi dapat memutuskan metode yang bisa ditambahkan untuk sebuah program yang lebih efektif

2. Biaya, metode yang dinilai paling murah, bila diperlukan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih mahal dapat digunakan.

3. Pengaruh, metode yang memberi pengaruh / kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.

4. Relevansi, metode yang tampak paling relevansi dengan tujuan yang ingin dicapai (tujuan singkat = memo, rumit = teknis tertulis)

5. Respons, metode yang dipilih akan dipengaruhi ketentuan apakah dikehendaki respons kusus terhadap informasi.

6. Keahlian, metode yang sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakan dengan kemampuan penerima untuk mencapai pemahaman.

SITUASI PALING EFEKTIF

PALING TIDAK EFEKTIF

1.Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan segera pegawai

Lisan diikuti Tulisan

Tulisan saja

2.Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang

Tulisan saja Lisan saja

3.Penyampaian informasi yang bersifat umum Tulisan saja Lisan saja

4.Penyampaian arahan/ perintah perusahaan Lisan diikuti Tulisan

Lisan saja

5.Penyampaian informasi menegenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting

Lisan diikuti tulisan

Lisan saja

6.Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia langsung anda.


Lisan saja

7.Promosi kampanye keamananan Lisan diikuti tulisan

Lisan saja

8.Pemberian pujian kepada pegawai atas prestasi kerjanya


Tulisan saja

9.Pemeberian teguran kepada pegawai atas kelalaian kerjanya.

Lisan saja Tulisan saja

10.Penyelesaian perselisihan antara para pegawai mengenai masalah kerja

Lisan saja Tulisan saja

Komunikasi ke AtasDalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi ( penyelia).

Pentingnya Komunikasi ke Atas

1. Aliran informasi keatas memberikan informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang – orang lainnya (Sharma,1979)

2. Komunikasi keatas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty&Machaver,1952)

3. Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan merekadan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974)

Prinsip – Prinsip Komunikasi Ke Atas1. Program komunikasi keatas yang efektif harus

direncanakan.2. Program komunikasi keatas yang efektif berlangsung

secara berkesinambungan.3. Program komunikasi keatas yang efektif menggunakan

saluran rutin.4. Progam komunikasi keatas yang efektif menitikberatkan

kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gaagsan dari tingkat yang lebih rendah.

5. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objectif.

6. Program komunikasi keatas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah.

7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.

KOMUNIKASI HORISONTAL

Terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan – rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama

Tujuan Komunikasi Horisontal

1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja2. Berbagi informasi mengenai rencana dan

kegiatan.3. Untuk memecahkan masalah.4. Untuk memperoleh pemahaman bersama.5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi

perbedaan.6. Untuk menambahkan dukungan antarpersona.

KOMUNIKASILINTAS – SALURANDalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas – batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka.Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang – orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka.

Fayol (1916-1940) , menunjukkan bahwa komunikasi lintas – saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran .

A

B C

D

H

P

G

N O

Y Z

Jembatan Fayol untuk pegawai P

Karena ada kemungkinan mengganggu saluran otoritas dan kehilangan kendali atas aliran informasi, ada 2 kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan jembatan fayol :

1.Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintasi saluran harus meminta izin terlebih dulu dari atasan langsungnya ( pegawai P mendapat izin dari penyelia H).

2.Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas – saluran harus memberitahukan hasil – hasil pertemuannya kepada penyelianya.

Pentingnya komunikasi Lintas – Saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (1967) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf :

1.Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.

2.Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka.

3.Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Documents

Transcript of KOMUNIKASI ORGANISASI