Solución Tecnológica: Mejoras Sistema SAPPrograma RetosJunio 2015

1 CAFAM - Programa Retos 2015 09/11/2022

CAFAM e IBM analizan toda la funcionalidad SAP implementada y detectan necesidades y oportunidades de mejora en diferentes frentes:

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Área FinancieraÁrea Logística

Presupuesto Público

Interfaces Desarrollos

Antecedentes:

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Alcance FMEstructura OrganizativaDatos MaestrosControl de DisponibilidadPresupuestacion EjecuciónCierreReportesImpactos en otros módulosIntegración con ERPDesarrollosMejora - Control de Inversiones y DotacionesMejora - Implementación de FMManejo Presupuestal a nivel de cuenta y unidadTipificación compras del 4% y no 4%.Control y seguimiento al presupuesto del área de mantenimiento Vs. Órdenes de Mantenimiento

Alcance: Detalle FM

Consultor FM-IBM: Luis Humberto MorenoFuncionales CAFAM: Luz Yaneth Cárdenas (Análisis Financiero) - Gloria Liliana Oviedo (TI), Procesos por demanda

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Alcance BWMejora – Entrenamiento en obtención de datos para declaraciones tributariasMejora - Ajuste a los reportes existentes para la gestión de carteraMejora - Cálculo del Subsidio a la Demanda y a la OfertaVisibilidad de cadena Logística.Reporte automático para medición de indicadores.Generación de reportes e indicadores de gestión e informes gerenciales con indicadores de cumplimiento.

Alcance COMejora - CostosMejora - Estructura Jerárquica Cecos, Cebes y segmentos

Alcance: Detalle BW – CO

Consultor BW- IBM (Juan Diego López)Funcionales CAFAM (German Trujillo) Recursos TI (Omar Puin)

Consultor CO-IBM: Orlando DíazNuevo Funcional CAFAM: Germán Isaías Carrero (Funcional) Gloria Liliana Oviedo (TI) por definir necesidad en Datos y Procesos

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Alcance FIMejora - Ampliación en la interfaz contable para incluir los campos Nivel de reclamación, procedimiento de reclamación y Fecha de reclamaciónMejora - Ajuste interfaz contable identificando si la factura es exigible o no.Mejora - Interfaz sistema legado deterioro cartera

Alcance: Detalle FI

Mejora - Distribución IVA transitorio

Mejora - Control del IVA en Ingresos Gravados

Mejora - Cierre contable mensual del módulo deudores

Mejora - Ajuste a transacciones

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Alcance WFMejora - Incluir niveles de aprobación por monto en los registros de ajustes, reclasificaciones e interfaces, (WF)

Nuevo Consultor WF (en definición)Nuevo Funcional CAFAM (en definición)

Alcance: Detalle WF

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Alcance SDFacturación de procesos varios e individual UESPlan de facturación procesos de educación: requiere de un contrato y fechas programadas de facturación.Facturación Masiva: requiere de cargues masivos a través de un desarrollo.Facturación Alianza Éxito: se factura por medio de contratos o pedidos abiertosConfiguración de ciclos de salida de productos con inventarioSe requiere una Estructura Organizativa por cada unidad de negocio (10)Ajuste a los grupos de cuentas en FI y creación de grupo de materiales en MMElaboración de formularios de impresión con código de barras

Alcance: Detalle SD

Nuevo Consultor SD-IBM: Teresa Gómez

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ALCANCECambio del sistema de recaudo ambiente de caja (Iseries) por herramienta de recaudo en SAPConsolidación diaria en SAP del total del recaudo de CAFAMDesarrollo en SAP del Flujo de Tesorería de corto plazo.

Escenario 1: Ambiente de caja Iseries asumido por SAP

Consultor FITRConsultor SD (Compartido)Consultor MM (Compartido)Consultor ABAP

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PREMISASLa facturación actual por conceptos de recreación y educación entre otros que se realiza en Iseries, debe ser asumida por SAPCada servicio de facturación tendrá integración bidireccional en el sistema de recaudo y los legados.En sistema no incluirá funciones de validación de supervisorEl sistema de registro mediante lectura laser o digital de imágenes se requiere para el recaudo de las plantillas SimpleNo se incluye:

• Alerta automática en el sistema de valor máximo de efectivo• Confirmaciones automáticas por retiro parcial.• El alcance de los Informes estadísticos de gestión y control de operaciones se definirá en la etapa de BBP

La integración de SAP con los sistemas legados no es en línea

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Ventajas y desventajas de la solución en SAP

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VENTAJASOportunidad de la informaciónSe inicia proceso de transición hacia un único recaudadorReemplazo de un sistema obsoleto por uno de tecnología de puntaIntegración en el ERP, de las operaciones de recaudo en SAP.Sistema amigable al usuario

DESVENTAJASNo tener la conciliación en línea de los recaudos de los sistemas legadosSe requiere de una fase 2 para dar cubrimiento a todos los requerimientos de la caja, por temas tales como la actualización en los legados.

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ALCANCEGeneración de informes de caja utilizando BWModelamiento del flujo de datos y si requiere integración con algunos otros módulos de SAPGeneración de sistema fuente para los legados (puertos abiertos en diferentes ambientes)Construcción de reporte en función de la información a cargar

Escenario 1: Ambiente de caja Iseries y sistemas legados se mantiene

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VENTAJASIntegración de varios legadosAseguramiento de la calidad y consistencia de la informaciónPosibilidad de modelar flujo de datos dinámico a nivel de carga de datos (Condiciones, formulas…)Generación de reporte dinámicos Facilidad de análisis OLAP, facilidad de navegar en múltiplex características con multiplex módulos DESVENTAJASLa información de los sistemas legados debe estar homologada, de lo contrario implicaría implementar reglas en BW o ajustes en los legados.BW trabaja sobre datos existentes. En caso de requerirse información para proyecciones hay que desarrollarPara reporte de información masiva se recomienda por mejor practica generarlo por open hub, de lo contrario generar un reporte con los suficientes filtro para mitigar el volumen de datos. (Si en el reporte se superan 720.000 celdas)Oportunidad de la informaciónConsultor FIConsultor BW

RecursosConsultores por rolDe acuerdo a la estimación de tiempos y recursos de IBM, se presenta la lista de consultores a asignar para el proyecto de mejoras SAP.

* Recursos compartidos con proyecto de implementación.

IBM Confidential

Tiempo estimado de Proyecto mejoras 6 Meses% Asignación

100% Asignación

Consultor SD *Consultor PM% Asignación

Consultor BWConsultor WF

Consultor ABAP

* Consultor MM

* Gerente de Proyecto

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* Director

Consultor FM

* Consultor PI

Los consultores serán asignados por IBM en el momento y con la dedicación que la etapa del proyecto lo requiera y su porcentaje de asignación será informado a CAFAM.

* Recursos compartidos con proyecto de implementación.

Consultor FITR (cajas)Consultor MM (cajas)Consultor SD (cajas)Consultor ABAP (cajas)