PROGRAMA AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

PROGRAMA AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

MARCO NORMATIVO

La Constitución Política y la Ley 42 de 1993 determinaron que lasContralorías ejercieran la función pública de vigilar la Gestión Fiscalde la administración y de los particulares o entidades que manejan fondoso bienes del estado en todos sus órdenes y niveles.

De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 190 de 1995 artículo 48, lasentidades del Estado deben elaborar un manual de indicadores deeficiencia para la gestión de los servidores públicos, de lasdependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán responder aindicadores generalmente aceptados.

La ley 42 de 1993 establece, que las entidades deben cumplir losprincipios de economía, eficacia, equidad, y la valoración de los costosambientales (ecología). Sobre estos principios realiza la ContraloríaDistrital el control de gestión.

En el artículo 12 de la misma ley, se dice que “el control de gestión esel examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en laadministración de los recursos públicos, determinada mediante laevaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadoresde rentabilidad pública y desempeño”. El uso de indicadores en el controlfiscal debe ser generalizado, pero esto no debe implicar el uso de losmismos indicadores para todos los sectores, ya que el objeto social y lasactividades misionales son distintos para cada entidad.

MARCO CONCEPTUAL

1. AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

Es el examen de los planes, programas y actividades ejecutadas por lasentidades públicas para establecer el grado de economía y eficiencia enla adquisición y utilización de los recursos; el nivel de eficacia en elcumplimiento de objetivos y metas propuestas, la efectividad con queimpacta en los receptores de su acción y la verificación de la equidad enla distribución de los costos y beneficios entre los distintos sectores,así como la evaluación del efecto que las actividades de la entidadtienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.

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La auditoría de gestión y de resultados incluye un examen, no sólo delpasado sino del presente y de la proyección en el futuro. Esto implicaque si bien es cierto, se debe evaluar el logro de los objetivos en unperíodo determinado, también debe evaluase la gestión actual y su impactohacia el futuro de forma tal que la entidad pueda tomar correctivosoportunamente, generando valor agregado en el proceso auditor. 1.1. Objetivos

1.1.1. Objetivo General

Evaluar los resultados de la gestión fiscal, obtenidos en el cumplimientode las políticas, planes y programas encomendados a las entidades,examinando si los recursos disponibles, involucrados en las diferentesactividades y procesos fueron asignados, distribuidos y utilizados demanera eficiente, económica, eficaz y efectiva. Así mismo, buscaestablecer la equidad en la prestación del servicio.

1.1.2. Objetivos Específicos

Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados deoperación y su eficiencia.

Verificar la existencia de políticas, planes, programas, objetivosy metas coherentes y realistas, así como el adecuado cumplimientode los mismos.

Determinar la efectividad con que los programas y planes impactanen el cliente o usuario.

Evaluar el efecto que las actividades de la entidad tienen sobre elmedio ambiente y los recursos naturales y las acciones de laorganización para mitigarlos.

Comprobar la adopción y aplicación de controles para asegurar eluso de los recursos y el cumplimiento eficaz de sus actividades

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad. Consecuentemente, el equipo de auditoría debe estar alerta a laexistencia de situaciones tales como: duplicación de esfuerzos, flujosoperativos no fluidos, uso no económico de recursos y prácticasineficaces o ineficientes.

Al preparar el Programa de Auditoría, se deben considerar los beneficiosde relacionar la auditoría de los ciclos operacionales con lasactividades misionales y las funciones claves de la administración.

1.2. Alcance de la Auditoría de Gestión y Resultados

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El control de gestión y de resultados, se aplicará mediante el análisis,estudio y evaluación de la información contable, financiera, legal,técnica, administrativa, estadística, propios de las diferentesactividades misionales desarrolladas por la entidad, en cumplimiento desu propósito institucional, a través de instrumentos de evaluación, comoindicadores de gestión, cuadros analíticos, análisis de la contrataciónadministrativa, del recurso humano y financiero, la relación beneficio -costo, entre otros.

1.3. Características de la Auditoría de Gestión

Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempodeterminado.

Concentra el análisis hacia actividades y procesos productivos o deprestación de servicios propios de cada entidad, aplicando indicadoresque midan adecuadamente la gestión realizada.

Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad,estableciendo el beneficio o pérdida social.

Determina el comportamiento de las cifras durante un período deanálisis y sus variaciones significativas.

Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.

Contribuye a que las entidades públicas mejoren la eficienciaadministrativa y financiera en el manejo de los recursos asignadospara su funcionamiento.

Garantiza vigilancia permanente a la delegación que hace el estado dela función administrativa.

Evalúa el impacto que genera el bien o servicio que produce o prestala entidad, en la comunidad que lo recibe.

2. LA GESTIÓN

Por gestión fiscal se entiende el conjunto de actividades económicas,jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y laspersonas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondospúblicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación,conservación, administración, custodia, explotación, enajenación,

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consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienespúblicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas enorden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujeción a losprincipios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad,imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de loscostos ambientales.

La característica relevante entre la economía, eficiencia, eficacia yefectividad de la gestión es la relación existente entre los recursos(input) y los bienes, servicios y otros resultados (output) de unaentidad.

Las definiciones de las "E´s" brindan una impresión de claridad debido ala separación abstracta de valores.

Sin embargo, en la realidad puede resultar muy difícil abarcar un valorhaciendo abstracción de los otros.

Se suele opinar que la eficacia de los programas públicos constituye elcentro de la optimización de recursos porque, aunque puede haber méritoen "lograr los objetivos haciendo un mal trabajo", no hay mérito algunoen "hacer un buen trabajo y no lograr los objetivos".

Sin lugar a dudas que para fines de medición, es útil distinguir cada unade las “E”. Allí no reside el problema; el problema se encuentra cuandoal intentar llegar a una opinión global del rendimiento de un programa, odar cuenta de ello, no es posible, ni siquiera útil, proseguir como silos conceptos fueran independientes el uno del otro.

Qué es una buena gestión?

Es preciso señalar que las entidades públicas no buscan principalmenteobtener una rentabilidad económica, sino que su objetivo se debeconcentrar en incrementar el bienestar colectivo mediante la prestaciónde un servicio público, la construcción de infraestructura física parauso de la comunidad o el suministro de productos. Por tanto, una buenagestión es la que garantiza que los recursos asignados son utilizadoscorrectamente en el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Responsabilidad por la gestión

En la mayoría de las entidades existen cuatro niveles donde se practicauna revisión de la economía, la eficiencia, la eficacia, la equidad y laefectividad de la gestión pública:

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El primero y el más importante, es la revisión que efectúa el propioadministrador con la finalidad de maximizar el valor de su gestión,considerando los recursos que le fueron asignados;

El segundo es la revisión que hace cada funcionario responsable de laejecución de las tareas asignadas, encaminadas al cumplimiento de losobjetivos institucionales.

El tercer nivel es la evaluación y asesoramiento que hace la Oficina deControl Interno, un grupo específico o consultor externo, con el objetode verificar el cumplimiento de los procedimientos administrativos y dela normatividad aplicable.

El cuarto nivel es el que realiza la Contraloría de Bogotá D.C. comoparte de su labor fiscalizadora.

Practicas Antieconómicas, Ineficientes, Inapropiadas o InsatisfactoriasProcedimientos inefectivos o de costo injustificable

Duplicación de esfuerzos por funcionarios o áreas de la organización.

Ejecución de tareas de poca o ninguna importancia.

Uso ineficiente y antieconómico de equipos y otros bienes.

Exceso de personal en relación con las tareas por cumplir.

Sistemas de adquisiciones defectuosos o ineficientes.

Adquisiciones y acumulaciones de cantidades excesivas o innecesarias demateriales y suministros.

Desperdicio de recursos.

Las normas generales principales que deben seguirse al revisar lautilización de los recursos, se dirigen a que éstos sean:

Utilizados solamente para, propósitos autorizados y necesarios.

Salvaguardados apropiada y eficazmente.

Utilizados de manera eficiente y económica.

2.1. LOS PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL Y LOS INDICADORES

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La vigilancia de la gestión fiscal, se fundamenta en la eficiencia,economía, eficacia, efectividad, la equidad y la valoración de los costosambientales, de tal manera que permita determinar en la administración,en un periodo determinado que la asignación de los recursos sea la másconveniente para maximizar sus resultados (eficiencia), que en igualdadde condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menorcosto (economía), que sus resultados se logren de manera oportuna yguarden relación con sus objetivos y metas (eficacia).

Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económicay analizar la distribución de costos y beneficios entre sectoreseconómicos y sociales y entre entidades territoriales (equidad) ycuantificar el impacto por el uso y deterioro de los recursos naturales yel medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso yexplotación de los mismos (valoración de costos ambientales).

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2.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN

Economía

Es la relación existente entre los recursos y los insumos utilizadosfrente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad decondiciones de calidad y oportunidad.

La Gestión Pública se inicia desde el momento que le son asignadosunos recursos a un administrador público, para ser transformados en unbien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directascomo la de planear el manejo de los mismos en la adquisición,mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación; es aquí dondeel auditor enfoca el análisis de este principio.

Objetivos de la Auditoría al evaluar la Economía:

Determinar la racionalización en la adquisición de los insumosrequeridos en el proceso de producción.

Estudiar y analizar la planeación y programación de necesidades yutilización de los recursos.

Evaluar el costo de adquisición de los insumos.

Eficiencia

Es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades,de los recursos financieros, humanos, físicos, técnicos y naturales,efectuada por las entidades públicas en los diferentes procesos paramaximizar sus resultados.

Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es elresultado de su medición en términos físicos (productividad) y laeconómica en términos monetarios (costos).

Una operación es eficiente cuando produce la máxima cantidad de bienesy servicios con una cantidad determinada de recursos o utiliza unacantidad mínima de recursos para proveer una cantidad y calidaddeterminada de bienes y servicios.

Objetivos de evaluar la eficiencia:

Establecer sí la asignación de los recursos disponibles es la másconveniente para maximizar los resultados.

Medir la productividad administrativa y operativa en relación conel recurso utilizado y el servicio prestado.

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Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidadpública o social), que permite valorar los costos y beneficios dela empresa a la sociedad.

Identificar los procesos administrativos y operativos utilizados enla transformación de los recursos, a fin de evaluar su celeridad ylos costos incurridos en el proceso productivo.

Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en ellogro de objetivos previstos.

Determinar si con cobertura alcanzada en la producción o prestacióndel servicio se logran las metas establecidas al mínimo costo.

Eficacia

La eficacia puede ser definida como el éxito de un programa o de unaactividad para la obtención de los objetivos y metas predeterminadosen términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes yservicios producidos. Es el logro de resultados de manera oportunaguardando relación con los objetivos y metas planteadas.

Objetivos de la auditoría al evaluar la eficacia: Verificar el cumplimiento de las metas, planes y programas

preestablecidos en el ámbito institucional y sectorial,fundamentados en la política de desarrollo económico y socialdeterminada por el Gobierno Distrital.

Medir el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados frenteal plan indicativo.

Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, en lacantidad determinada, en el volumen ejecutado por unidad de tiempoy con la calidad requerida, a satisfacción del usuario.

Establecer el grado de cobertura del servicio prestado, de acuerdoa lo contenido en el Plan de Desarrollo del Distrito Capital y delPlan de Desarrollo de cada entidad sujeto de control.

Equidad

Estudia el desarrollo de la administración, identificando losreceptores de su acción económica y la distribución de costos ybeneficios entre los diferentes agentes económicos de bienes yservicios entre individuos de una misma categoría esencial.

Objetivos de la auditoría al evaluar la equidad

Identificar los receptores del bien o servicio por estratosocioeconómico.

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Analizar la distribución de los recursos financieros frente a losdiferentes factores productivos necesarios para la prestación delbien o servicio.

Determinar los criterios utilizados en la selección de la poblaciónbeneficiaria en la ejecución de planes y programas.

Determinar el agente económico de mayor participación.

Efectividad

Este principio se conceptualizó como el cierre del ciclo productivo(producción de un bien o la prestación del servicio) de una entidad.Es decir, controla y mide si el producto cumple con el propósito finalpara el cual fue diseñado.

Es importante tener en cuenta que la efectividad complementa elprincipio de eficacia, en el sentido de que ésta mide el grado decumplimiento de los objetivos: Sin embargo, no es suficiente medir elcumplimiento de lo planeado en términos de cantidad, calidad yoportunidad, sino que es necesario determinar cuál fue el resultadocon respecto al impacto esperado en el entorno.

Objetivos de la auditoría al evaluar la efectividad

Establecer que el producto de la entidad satisfaga las necesidadesreales de la comunidad o cliente, lo cual requiere que su mediciónse realice en el entorno de la organización.

Evaluar el impacto o efectividad de la gestión, considerando losdiferentes tipos de variables relacionadas con la naturaleza de laentidad, la clase de bien o servicio que produce y la comunidadobjetivo.

Determinar el impacto económico, social, ambiental y el nivel denecesidades insatisfechas.

2.3. LOS INDICADORES

El análisis de los indicadores permite realizar un estudio económico,financiero y presupuestal y opinar sobre la eficiencia, economía,eficacia, equidad y efectividad en el cumplimiento de los objetivos,planes y programas institucionales.

Los Indicadores son medidas de desempeño. La medición de la productividadpor ejemplo, puede ser controlada a través de indicadores comoporcentajes, factores deflacionarios, relaciones de costo, efectividad,recuperación de precios, etc.

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Actualmente es cada vez más marcada la necesidad de parte de la gerenciade tener unos indicadores que puedan responder por el éxito futuro de laorganización en condiciones cambiantes. Para esto, se requiere usar lainformación de manera rápida y adecuada, de tal forma que pueda decidircon mejor conocimiento y mayor capacidad de medir los riesgos posibles yaceptables.

Los investigadores reportan que se ha quedado rezagado el control desituaciones de complejidad en la empresa del Estado, lo que estágenerando problemas organizacionales. Se afirma que las empresas, o biendeben aumentar su capacidad organizacional para poder responder a suentorno o deben tratar de desarrollar una capacidad gerencial que puedadisminuir la complejidad de ese medio ambiente.

Por lo tanto, el sistema de indicadores de gestión debería reportar acada administrador oportuna y periódicamente, en forma sintetizada, lainformación que es relevante a su área de responsabilidad.

Los indicadores se empiezan a perfilar en la fase de planeación desde laetapa de conocimiento de la entidad, se utilizan unos generales en laevaluación del control interno y se intensifica su uso y análisis en lafase de ejecución. Se emplean en toda la entidad, teniendo en cuenta laempresa auditada como un sistema (entrada de recursos, transformación ysalida), que se relaciona permanentemente con su entorno y cuyos bienes oservicios llegan a una comunidad de usuarios.

También es posible medir una actividad o proceso intermedio, ello dependede las características específicas de la Auditoría de Gestión que serealice y del alcance establecido para evaluar las E's.

Esta sección ofrece algunos elementos y criterios que apoyarán al auditoren la evaluación y estudio de los indicadores de la entidad auditada.

Dada la necesidad de hacer que las entidades del Estado sean cada vez máseficientes y eficaces se hace necesario mantenerlas bajo control yevaluación. Con esto se pretende lograr eficiencia y eficacia en lasinstituciones a través del cumplimiento de las metas y objetivos. Losinstrumentos indispensables para este control son los indicadores queservirán para evitar riesgos, crisis y traumas, para mantener el rumbo,para prever el cambio, garantizar la subsistencia organizacional y paraavanzar hacia el progreso. Es claro que no se puede mejorar un proceso, hecho o dato si no se mide,evalúa y controla. El estudio y la experiencia han demostrado que el modo

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más eficaz y menos costoso de lograr estos objetivos es por medio del usode indicadores que permitan decir qué es lo que se está haciendo, cómo seestá haciendo y cómo puede mejorarse.

Los indicadores le permiten a la gerencia orientarse para saber haciadonde deben concentrarse los esfuerzos. Son un criterio, una visiónclara, real y concisa de la realidad.

Hoy en día existe un gran Inventario de Indicadores a la mano del auditorque le facilitan su actividad, de todas formas si se presenta el caso enque no se encuentran en las bases de datos los indicadores deseados quepermitan valorar los alcances y logros de la acción institucional, esnecesario que el auditor construya su propio indicador o indicadores,aportando de paso a la consolidación de bancos de indicadores y a unamayor rigurosidad en los procesos de valoración y evaluación de planes,programas y organizaciones.

Actualmente, es cada vez más marcada la necesidad por parte de lagerencia de responder por el éxito de la organización en condicionescambiantes, para lo que se requiere usar la información de manera rápiday adecuada. El propósito de definir indicadores es apoyar a laadministración para así identificar anticipadamente los problemas que seperfilan en la ejecución de los procesos para corregirlos en formaoportuna.

Definición de Indicador

Un indicador es la relación entre variables cuantitativas o cualitativasque permite la comparación entre la situación presente de la organizacióny la norma o patrón establecido como requerimiento de la productividad ycompetitividad organizacional en función de la misión, la visión y lasmetas establecidas. Los indicadores son particulares para cada entidad, pues lo que dependende su naturaleza. En Colombia se está en los niveles de diseño y mediciónde indicadores más rudimentarios como son los de eficiencia y eficaciapor la concepción de nuestro Estado Social de Derecho y su misión. Comose están trabajando, no poseen significación ni relevancia y mucho menosalejado de la génesis del servicio que está enclavada en la políticapública. Si el origen es excelente, su desencadenamiento debe ser elmejor y así se debe evaluar.

Características de los Indicadores

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Se desarrollan en el espacio donde se comparan los tipos de serviciosen diferentes lugares; y en el tiempo, con otros de similarescaracterísticas, ya sean del sector, económicos, internos y/oexternos.

Son oportunos, ya que se pueden aplicar en cualquier momento.

Se pueden analizar en términos absolutos o relativos.

Son de orden cualitativo y cuantitativo.

Se interrelacionan por unidades homogéneas de medida (tiempo, dineroy cantidad).

Son selectivos.

Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así comologros de desempeño.

Pueden ser representados gráficamente.

Pueden ser comparables consigo mismo y/o con estándares. Deben ser dicientes de la realidad que modelan y dar claridad en forma

inmediata para los ejecutivos. Permite actuar en forma proactiva sin esperar análisis posteriores que

dilaten decisiones.

Identificación de los Indicadores Una vez se construye el indicador, es importante definir y tener encuenta los siguientes aspectos:

Nombre: se refiere a la característica de la variable, al atributodel resultado, o al impacto de la gestión que se quiere medir. p.ej.: eficiencia en el uso de los materiales.

Objetivo: se refiere al uso que se le espera dar a la informaciónobtenida. p. ej.: conocer el grado de eficiencia con respecto a lacompetencia.

Proceso: proceso al cual pertenece el indicador.

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Dueño del proceso: se refiere a la necesidad de especificar yclarificar a quién(es) le corresponde actuar en cada momento ynivel de la organización frente a la información que estásuministrando el indicador y su posible desviación respecto a lasreferencias seleccionadas.

Niveles de referencia: se refiere a los estándares de comparaciónde los indicadores. Algunos de ellos son: histórico, teórico,competencia, política, consenso y planificado, entre otros.

Especificidad: hace referencia a lo que verdaderamente se quieremedir.

Puntos de lectura: se refieren a actividades del proceso en lascuales debe realizarse la medición. Está claramente definida paraevitar distorsiones en sus medidas, debiendo quedar claros losprocedimientos y los métodos.

Frecuencia: se refiere a la periodicidad con que deben realizarselas mediciones, de tal manera que permita una toma de decisionesoportuna.

Adicionalmente se deben tener en cuenta los siguientes Parámetros en elmomento de la aplicación de los indicadores:

Conocimiento del sector y subsectores. Identificación y análisis de la entidad, tanto en su estructura

organizacional como funcional. Selección y análisis de las variables relevantes o estratégicas que

involucran aspectos como: situación económica, financiera,presupuestal, distribución del servicio, inversiones y otras que seconsideren inherentes a cada entidad.

El diseño de indicadores debe basarse en las variablesseleccionadas que apunten a la medición de los principios deeconomía, eficiencia, eficacia y equidad.

La relación establecida entre las variables definidas en elnumerador y denominador deben expresarse en unidades de medidafísica, según su naturaleza (kilos, metros, etc.) y aritmética(miles, millones, etc.).

Determinación de la frecuencia (tiempo de aplicación de losindicadores).

Establecimiento de estándares de medición internos y externos. Cabeanotar que se entiende por estándares valores referenciales“ideales” que miden stocks y cuantifican flujos que sirven de basepara observar desvíos respecto de lo real.

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Para que los valores obtenidos tengan carácter de efectividad deben sercomparados con los valores referenciales ya anotados: los internos secomparan con fijación de metas, series históricas, etc.; y los externosse comparan con entidades de similares características del sector, área oactividad y con estándares internacionales, si es posible.

Propósitos de los Indicadores

Que la gestión institucional esté basada en datos y hechos.

Crear una cultura de medición y mejoramiento.

Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la empresa.

Valorizar los factores determinantes para obtener éxito.

Establecer criterios de comparación con el mejor.

Información para analizar la eficacia y la eficiencia.

Analizar cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

Importancia de los Indicadores Es necesario mantener la organización bajo control. Los instrumentosindispensables para el control son los indicadores, sin ellas la entidadno puede dirigirse. Los indicadores sirven para:

Evitar riesgos, crisis y traumas

Mantener el rumbo

Prever el cambio

Garantizar la subsistencia organizacional

Avanzar hacia el progreso

Por lo tanto es importante que la entidad logre:

Crear indicadores de acuerdo a sus necesidades

Saber usar los indicadores

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Saber interpretar los indicadores

Saber que hay mas allá del indicador

Beneficios del Uso de Indicadores

Direccionan las estrategias de la alta dirección hacia los nivelesinferiores.

Indican el control, manejo y resultados de los procesos.

Permiten comprender de manera sencilla lo que ocurre y el por qué deello en la organización. Así se podrán establecer programas demejoramiento del desempeño.

Permiten monitorear los resultados que se van obteniendo, muestran elavance que se logra, lo que ello da pie a que el progreso seacontinuo.

Dicen a las personas lo que están haciendo y cómo lo hacen, indicandoel aporte de las diferentes áreas y miembros de la organización.

Analiza el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

Crea una cultura de medición y mejoramiento: una vez se establezcan yse apliquen los indicadores han de irse mejorando.

Son oportunos, se pueden aplicar en cualquier momento.

Se pueden analizar en términos absolutos o relativos.

Son de orden cualitativo o cuantitativo.

Se interrelacionan por unidades homogéneas de medida (tiempo, dinero ycantidad).

Son selectivos.

Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así comologros de desempeño.

Pueden ser representados gráficamente.

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Pueden ser comparables consigo mismo y/o con estándares.

Pueden medirse contra un estándar deseado de logros.

Son confiables.

Se reportan a través del tiempo.

Presentación de los Indicadores

Los indicadores se pueden presentar:

Matemáticamente

Estadísticamente

Gráficamente

Parámetros Generales Para la Elaboración de Indicadores

El diseño de indicadores varía de acuerdo a las características de laentidad, sector, área, actividad, programa o procesos a evaluar. Sinembargo, para su elaboración se deben tener en cuenta los siguientesparámetros:

Conocimiento del sector y subsectores.

Identificación y análisis de la entidad tanto en su estructuraorganizacional como funcional.

Selección y análisis de las variables relevantes o estratégicas queinvolucran aspectos como: situación económica, financiera,presupuestal, distribución del servicio, inversiones y otras que seconsideren inherentes a cada entidad.

El diseño de indicadores debe basarse en las variables seleccionadasque apunten a la medición de los principios: economía, eficiencia,eficacia y equidad.

La relación establecida entre las variables definidas en el numeradory denominador, deben expresarse en unidades de medida física, según sunaturaleza (kilos, metros, etc.) y aritmética (miles, millones, etc.).

Determinación de la frecuencia (tiempo de aplicación de los indicadores).

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Establecimiento de estándares de medición internos y externos. Cabe

anotar que se entiende por estándares los valores referenciales“ideales” que miden stocks y cuantifican flujos que sirven de basepara observar desvíos respecto de lo real.

Para que los valores obtenidos tengan carácter de efectividad debenser comparados con los valores referenciales ya anotados: los internosse comparan con fijación de metas, series históricas, etc.; y losexternos se comparan con entidades de similares características delsector, área o actividad y con estándares internacionales, sí esposible.

Construcción de Indicadores

Siempre que se construya un indicador se debe responder las siguientespreguntas:

¿Qué medir?

Definir el tipo de actividades Objetivos y metas Determinar todas las áreas de la organización mirando sus metas, fines

y objetivos internos

Qué hacemos y cómo lo hacemos?

Establecer las estrategias Definir los resultados de los procesos Precisar las acciones de control y las mejoras de los procesos

¿Donde medir?

Actividades de Gestión: Abarcan la misión, los objetivos y políticasen general, así como la planificación, organización y control.

Actividades Programáticas: Denominadas también operacionales,relacionadas con el cometido de la entidad.

Actividades Financieras: Cubren las áreas tradicionales del control,como son: presupuesto, flujo de fondos, ingresos y costos, los activosy pasivos y la información financiera.

Actividades Administrativas: Las que respaldan las tareas principalesde la entidad, constituyen los apoyos y servicios a la Gestión.

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Sistemas: Administrativo, financiero contable, comunicaciones,planeación, logístico, físico, operativo, control interno, atención alpúblico, legal.

¿Contra qué medir?

Precisar cuáles son los niveles de referencia: Histórico: se obtiene con base en los resultados obtenidos en el

pasado. Competencia: se obtiene con base en el comportamiento presentado por

la competencia. Meta: se obtiene con base en métodos y medición del trabajo, en las

especificaciones de diseño o en las solicitudes del cliente. Debenrealizarse comparaciones entre los resultados reales y los previstos

¿Cuándo medir?

Una vez se establezcan los indicadores a utilizar y los procesos,planes, objetivos a medir, éstos deben evaluarse periódicamente, segúnla administración.

El Efecto Cascada de los Indicadores

El fundamento de este efecto es el de integrar el direccionamientoestratégico de la organización (misión) con las actividades y procesos.Este efecto empieza en la cumbre, es decir, la dirección debe comunicar alos empleados QUÉ es lo importante, para que así LA MISIÓN o propósito dela organización conduzca las actividades.

Una medida de una actividad primaria de la organización o PROCESO parauna dependencia o unidad de la organización, puede ser medida deresultado para la dependencia o unidad siguiente inferior.

Así, cada nivel de la organización debe APOYAR los procesos de lainmediatamente superior. Como resultado de este efecto cascada es que lasmedidas de rendimiento enlazan la misión, la estrategia, los objetivos ylos procesos de la entidad.

Los indicadores de gestión se materializan de acuerdo con las necesidadesde la institución, es decir, con base en lo que se quiere medir,analizar, observar o corregir.

Para formular el indicador, característica o variable relevanteseleccionada, correspondiente a cada tema, sólo basta convertir y

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expresar el objetivo y sus variables en patrón o categoría de valoracióny evaluación.

Se tiene la siguiente estructura para la construcción de indicadores:

El primer paso es identificar la unidad de análisis, y luego, se trabajaen la explicación de ésta, para así, poder desglosar esta unidad envariables. Por último se obtiene los indicadores que medirán esta unidady servirán como patrón de lo que se quiere valorar y/o evaluar.

Para una mayor compresión de esta estructura a continuación se definenlos aspectos anteriormente mencionados:

Unidad de Análisis

Se entiende por unidad de análisis el elemento mínimo de estudio,observable o medible, en relación con un conjunto de otros elementos queson de su mismo tipo. Generalmente se determinan partiendo de losobjetivos previamente establecidos.

Variables

Son las características, cualidades, elementos o componentes de unaunidad de análisis, las cuales pueden modificarse o variar en el tiempo.En la selección de variables relevantes para cada unidad de análisis serecomienda metodológicamente iniciar con la desagregación de losobjetivos; al desmoronar la unidad de estudio, salen a relucir los temas relevantesque tienen importancia para la comprensión y transformación de hechos yrealidades, según el punto de vista de la institución y de la auditoría.

En síntesis, para establecer un indicador, se desglosa ó “desmenuza” elobjetivo en variables, esto es, los componentes, elementos, atributos y/otemas relevantes que en su conjunto constituyen el objetivo para el cualqueremos construir los indicadores.

En el proceso de distinguir y seleccionar las variables relevantes, sesugiere ser muy cuidadoso. Mientras más concretas y menor el número devariables seleccionadas, mayor la posibilidad de profundizar en suanálisis y mayor el aporte a los procesos propios de seguimiento yevaluación.

Una vez se formulen las variables correspondientes es necesariodefinirlas, esto implica definir cada variable con la mayor rigurosidad

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posible, asignándole un sentido unívoco y claro para evitar que seoriginen ambigüedades, discusiones y disputas terminológicas al interiorde las organizaciones.

Por último, es importante generar una “percepción conceptual” en cuanto ala condición o esencia de las “variables” a las cuales nos hemos venidorefiriendo, y no es otra que recalcar la condición cambiante de éstas, esdecir, las variables mutan, se modifican, varían.

Ahora bien, esta “variación de la variable” podría entenderse o aplicarseal menos en dos direcciones:

Primero, la variable o característica varía de caso a caso; es decirentre diferentes unidades u objetos considerados Variables Estáticas. Porejemplo, el grado de autogestión de las comunidades rurales en dos zonasde amortiguamiento o reservas naturales es diferente entre ellas.

Segundo, la variable o característica varía en un mismo objeto o unidadde análisis. Son al menos dos dimensiones de la misma variable y sonconocidas como Variables Dinámicas. Por ejemplo, el grado o nivel decapacitación de los habitantes en una misma reserva natural después de untiempo determinado.

Metodológicamente, cada uno de los objetivos debe ser descompuesto envariables relevantes y, a cada variable se le debe formular al menos unindicador dando origen así a la trilogía básica, antes mencionada, parala construcción de cualquier indicador: Objetivo, Variables eIndicadores.

Para formular el indicador sólo basta convertir y expresar el objetivo ysus variables en patrón o categoría de valoración y evaluación,haciéndose las preguntas: Al finalizar el período: ¿Qué resultado concreto queremos entregar? y¿Cómo sabremos que ya hemos logrado el objetivo?

La elaboración de los indicadores corre a cargo de cada una de lasdependencias, quienes tienen que diseñar, aplicar y evaluar sus propiosindicadores.

Para ello, se deben tener en cuenta los planes y programas de la entidad,los planes específicos de cada dependencia, sus funciones específicas ylas variables que maneja expresadas en términos de cantidad, calidad,tiempo, recurso y resultado esperado.

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La elaboración de los indicadores se debe realizar bajo criterios comunesy coordinadamente, pues lo que se va a implementar es un SISTEMA deindicadores de gestión INSTITUCIONAL que a su vez debe desarrollarse altiempo con los procesos y actividades.

Los indicadores deben ser disientes y claros en forma instantánea paralos ejecutivos y les debe permitir actuar en forma proactiva, sin esperaranálisis posteriores que dilaten sus decisiones y acciones.

El sistema de indicadores de gestión deberá reportar a cada administradoroportuna y periódicamente, en forma sintetizada, la información que esrelevante a su área de responsabilidad.

Análisis e Interpretación

Los indicadores por sí solos no evalúan, sino que suministran informaciónpara profundizar en áreas específicas que permitan el mejoramientocontinuo de la entidad.

El análisis e interpretación de los mismos debe ser claro, razonable yobjetivo. Es necesario identificar los factores internos y externos queinfluyeron en los resultados alcanzados, sin desconocer que las entidadesdel Estado son ejecutoras de políticas económicas y sociales. Dentro de los factores externos se encuentran:

Tasas de interés fluctuantes. Políticas salariales al margen de la productividad. Tipos de cambio sub o sobre/valuados. Políticas del Gobierno respecto al manejo de precios, tarifas y

subsidios. Una vez se obtenga el resultado de la relación de las variablesseleccionadas, se establecerá la causa y el efecto del comportamiento delos indicadores, de acuerdo con los factores que incidieron en elresultado, mostrando la situación real de lo observado, el cual sirve deapoyo para el replanteamiento de nuevas estrategias.

Condiciones: Deben existir objetivos claramente establecidos. Se debe disponer de criterios técnicos para comparar y valorar la

situación encontrada. Se debe trabajar con la mayor flexibilidad para poder adecuarse a

las necesidades de la evaluación.

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Lo que se evalúa, debe mostrar características que resalten y seansignificativas por su efecto e incidencia.

Criterios de Evaluación

Al referirse a una evaluación de tipo institucional, ésta debe adquirirun carácter explicativo con el propósito de responder el por qué de lasacciones y, más concretamente, a preguntas del siguiente tipo:

El programa, proyecto o actividad que se evalúa debe continuar?

Se requiere introducir mejoras al funcionamiento de la organización?

Es necesario suprimir o adicionar algo?

La información que se considere útil para juzgar alguna de las anteriorespreguntas, requiere un manejo tipo sistémico considerando todo elcontexto sobre el cual recae la evaluación, de tal forma que permitamedir, conceptuar, decidir y actuar.

Al evaluar, es necesario tener en cuenta las circunstancias en las cualesse encuentra la empresa, para ello existen fuentes que ayudan a lafijación de criterios de calificación. Adicionalmente, para que lacalificación de los indicadores sea objetiva, es necesario considerar lossiguientes aspectos:

Comparación con personas similares en otras partes. Comparaciones con el desempeño de la misma empresa en años previos. Juicios profesionales por terceros. Juicios profesionales por la escala industrial o gremial. Juicios de profesionales en el ámbito de la organización. Los indicadores deben tener en cuenta los efectos futuros.

La finalidad del indicador es brindar una descripción real de un procesoo actividades, con el objeto de medir los efectos de un programa encomparación con las metas que se propuso alcanzar, a fin de contribuir ala toma de decisiones subsiguientes acerca del programa para mejorar laplaneación futura.

Clasificación de Indicadores

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Los indicadores que describen un proceso, actividad, plan o proyectogeneralmente se caracterizan por ser de dos tipos:

Los Indicadores Cuantitativos: es decir, los valores y cifras que seestablecen periódicamente de los resultados de las operaciones son uninstrumento básico.

Los Indicadores Cualitativos: este instrumento permite tener en cuentala heterogeneidad, las amenazas y las oportunidades del entornoorganizacional. Permite además, evaluar con un enfoque de planeaciónestratégica la capacidad de gestión de la dirección y demás niveles dela organización.

Los indicadores se emplean en toda la entidad, teniendo en cuenta laempresa auditada como un sistema (entrada de recursos, transformacióny salida), que se relaciona permanentemente con su entorno y cuyosbienes o servicios llegan a una comunidad de usuarios. También esposible medir una actividad o proceso intermedio, dependiendo de lascaracterísticas específicas de la Auditoría de Gestión que se realicey del alcance establecido para evaluar los cinco principios:eficiencia, eficacia, economía, equidad y ecología.

Indicadores de Gestión

Para lograr una eficiencia en el cumplimiento de la misióninstitucional y una efectividad en la parte operativa deben realizarsemediciones específicas que muestren el estado real de la entidad.Estas mediciones son precisamente los Indicadores de Gestión.

El análisis de los indicadores financieros y de gestión permiterealizar un estudio económico, financiero y presupuestal así comoopinar sobre la eficiencia, economía y eficacia, en el manejo de losrecursos de la Organización.

“Las medidas de rendimiento son la cuantificación del grado en que lasactividades de un proceso o resultados del mismo, alcanzan un objetivoespecífico.”

Los Indicadores de Gestión permiten medir la eficiencia, la eficacia,las metas, objetivos y en general el cumplimiento de la misióninstitucional. Cuantifican el grado en que las actividades de unproceso logran un objetivo. Con lo anterior el auditor podrá conocercon certeza, qué está haciendo la empresa auditada y cómo lo estáhaciendo. Generando una herramienta aplicable para controlar y mejorarlos procesos de la compañía.

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En el Marco Metodológico de este capítulo se presenta un cuadro resumende los principales Indicadores de Gestión universalmente conocidos, elcual contiene una clasificación, con su descripción y aplicabilidad. Estoviene acompañado de un ejemplo característico. Para el desarrollo de losejemplos se hizo referencia a los componentes que tiene la fórmula delindicador en el momento de construirse.

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MARCO METODOLOGICO

A partir de esta sección el Auditor encontrará las metodologías básicaspara abordar la auditoría de la gestión de los sujetos de control,partiendo de las pruebas que debe realizar a las distintas actividadesmisionales de la organización, así como los principales procedimientosque deberá incluir en sus programas de auditoria.

1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

1.1. Criterios de Evaluación de la Economía

a. Atributos Racionalidad: Es la identificación adecuada de las necesidades yaspiraciones que se demandan.

Prioridad: Es la ordenación tanto de las necesidades como de lassoluciones, de acuerdo con el grado de urgencia, impacto y costoimplicados para suplirlas o solucionarlas.

b. Procedimientos

Para medir e informar sobre la economía en la adquisición de los recursosdebe evaluarse si existe dentro de la organización procedimientos quegaranticen:

Una adecuada definición de las necesidades de la entidad en materia delos recursos

Una adecuada definición de los requerimientos de recursos formulados porlas diferentes dependencias de la organización.

Una adecuada adquisición de los recursos.

Una adecuada utilización de los recursos adquiridos.

Un adecuado retiro de los recursos adquiridos una vez concluido su ciclode vida o utilización.

1.2. Criterios de Evaluación de la Eficiencia a. Atributos

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Calidad: Es el cumplimiento de aquellos requisitos técnicos y demáscondiciones demandadas para satisfacer cabalmente una necesidad.

Costo: Es la cuantificación de los factores productivos que se utilizanen la generación de un bien o servicio.

b. Procedimientos

Para evaluar y medir la eficiencia, debe examinarse si la entidad aplicalos siguientes sistemas y procedimientos:

Emplea medidas exactas y adecuadas de desempeño.

Compara el rendimiento con una norma.

Adecua los informes a las necesidades de la administración.

Emplea datos de rendimiento para lograr un mejoramiento de laproductividad.

1.3. Criterios de Evaluación de la Eficacia a. Atributos

Oportunidad: Es el cumplimiento de la meta en el plazo estipulado.

Cantidad: Es el volumen o número de bienes y servicios generados en el tiempo.

b. Procedimientos

Para evaluar, medir e informar sobre la eficacia de los programas, deberevisarse si la entidad tiene establecido los siguientes procedimientos:

Si especifica los objetivos y efectos de los programas en forma tanprecisa como sea posible.

Si identifica los objetivos y efectos del programa que puedan sermedidos.

Si informa los resultados de la evaluación de su efectividad.

Si emplea las evaluaciones para incrementar la efectividad delprograma.

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Si existen políticas, objetivos y metas adoptadas por órganosdebidamente autorizados.

Si las políticas, objetivos y metas han sido establecidas con base eninformación (contable o de otra índole) suficiente, relevante yconfiable.

Si se han establecido sistemas y procesos para el logro de losobjetivos, y se han considerado alternativas.

Si los objetivos y metas están claramente establecidos.

Si las prácticas de la Administración son consistentes con dichosobjetivos y metas y han sido adoptadas por órganos debidamenteautorizados.

Si las instrucciones al personal son consistentes con las prácticasestablecidas por la Administración y han sido debidamentecomprendidas.

Si existen conflictos (o conflictos potenciales) entre los objetivos ymetas o entre las prácticas adoptadas para su logro.

Si los costos de producción y servicios han sido considerados y sonperiódicamente revisados ante variaciones en el entorno en que laentidad opera.

El área más difícil de una auditoría de gestión se refiere al de laeficacia, dado que en el sector público, no siempre existen objetivosclaramente definidos.

No es función de la Contraloría de Bogotá D.C. cuestionar los méritosde los objetivos de las políticas gubernamentales. Sin embargo, sufunción es considerar los efectos de dichas políticas y examinar losprocedimientos utilizados para definir las mismas.

1.4. Criterios para la evaluación de la Equidad

Es la distribución de bienes y servicios y trato iguales a los individuosde una misma categoría esencial.

a. Atributos

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Progresividad: Son las contribuciones o tarifas que están gravadas segúnla capacidad real de pago de los individuos para que el esfuerzorealizado por cada uno de ellos sea equivalente. Proporcionalidad: Los beneficiarios son retribuidos en la medida delmayor grado de necesidad y urgencia que tengan los individuos.

1.5. Criterios para la evaluación de la Efectividad

Este principio se conceptualizó como el cierre de ciclo productivo(producción de un bien o la prestación del servicio) de una entidad. Esdecir, controlando y midiendo si el producto cumple con el propósitofinal para el que fue diseñado.

Lo anterior significa que el producto de la entidad debe medirse entérminos de la satisfacción o el impacto que produzca en la comunidad ocliente, lo cual requiere que su medición deba realizarse en el entornode la organización.

Para medir el impacto o efectividad de la gestión es necesario tener encuenta diferentes tipos de variables relacionadas igualmente con lanaturaleza de la entidad, la clase de bien o servicio que produce y lacomunidad objetivo. Así por ejemplo, se puede determinar el impactoeconómico, social, ambiental y dentro de éstos, el nivel de necesidadesinsatisfechas.

2. ENFOQUES DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

Auditoría de la gestión global de la empresa: Evaluación de la posicióncompetitiva, evaluación de la estructura organizacional, Balance social,evaluación del proceso de la dirección estratégica, evaluación de loscuadros directivos.

Auditoría de la gestión del sistema comercial: Análisis de la estrategiacomercial, Oferta de bienes y servicio, sistema de distribución física,política de precios, función publicitaria, función de ventas.

Auditoría de gestión del sistema financiero: Capital de trabajo,Inversiones, Financiación a largo plazo, Planificación financiera, Areainternacional.

Auditoría de gestión del sistema de producción: Diseño del sistema,programación de la producción, control de calidad, almacén e inventarios,productividad técnica y económica, diseño y desarrollo de productos.

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Auditoría de gestión de los recursos humanos: Productividad, Climalabora, Políticas de promoción e incentivos, políticas de selección yformación, diseño de tareas y puestos de trabajo.

Auditoría de gestión de sistemas administrativos: Análisis de proyectos yprogramas, Auditoría de procedimientos administrativos y formas decontrol interno en las áreas funcionales,

Auditoría de gestión a los sistemas de información: Sistema de PlaneaciónEstratégica (Formulación de Políticas) , Sistema de InformaciónGerencial, procesamiento electrónico de datos.

3. PRUEBAS SOBRE LA GESTION

La realización de pruebas para la evaluación de la gestión consiste en laevaluación de controles y la recolección de evidencias suficientes yconfiables para determinar si los asuntos identificados durante la fasede planeación como de potencial riesgo, realmente revisten suficienteimportancia.

Las conclusiones se relacionan con la evaluación de las relaciones ycumplimientos de la economía, eficiencia, eficacia, equidad yefectividad. Estas relaciones pueden ser visualizadas en el flujooperacional que permite identificar claramente los estadios en los cualesse miden cada una de las E´s.

La evaluación de la gestión debe comprender:

Niveles de Revisión Aplicación de Indicadores de Desempeño Metodología

El enfoque básico de la evaluación de la eficiencia y economía recaeprincipalmente sobre los recursos utilizados o consumidos por la entidadauditada, su manejo o conversión en productos o servicios útiles, asícomo la entrega o prestación de dichos productos o servicios desde unpunto de vista objetivo, de tal forma que se puedan conceptualizaralternativas que resulten en mayor eficiencia y/o economía.

La esencia de la evaluación de la eficiencia y economía es la aplicacióndel sentido común al sugerir modificaciones o cambios en la adquisición,manejo o empleo de los recursos que resulten en el consumo de menosrecursos o en el aumento de la productividad con los mismos recursos.

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El propósito de la evaluación de la eficiencia y economía es determinarsi la entidad auditada administra o utiliza sus recursos humanos,materiales y financieros de manera eficiente y económica. El auditor debedetectar las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica,incluyendo deficiencias en los sistemas de información gerencial, losprocedimientos administrativos o la estructura organizativa que tienencomo efecto disminuir la eficiencia y/o economía.

Al realizar la evaluación de la eficiencia y economía, se buscadeterminar si la entidad auditada, al llevar a cabo su misión, presta ladebida atención a la conservación de sus recursos con el mínimo gasto deesfuerzos. Durante estos exámenes, el auditor debe estar alerta paraencontrar prácticas antieconómicas, ineficientes, inapropiadas oinsatisfactorias en la utilización de los recursos y examinar ampliamentelas deficiencias aparentes. Su interés en la administración de recursosse extiende no sólo a los bienes propiedad de la entidad sino a todos losbienes bajo su custodia.

El alcance de la labor de auditoría requiere un examen de la economía yeficiencia con que se utilizan los recursos humanos, materiales yfinancieros de la entidad. Este tipo de labor no se efectuará como parteseparada y distinta de una auditoria sino que estará integrada en elexamen de las actividades de la entidad. Para algunos tipos deactividades importantes, sin embargo, un programa de auditoría especialpara revisar la utilización de recursos puede ser la mejor forma deefectuar este tipo de labor.

Las pruebas de cumplimiento incluyen cualquiera de las técnicascomentadas en este manual y constituyen la base para evaluar si lasprácticas promueven la economía, eficiencia, eficacia, equidad yefectividad en el manejo de los recursos de la entidad. Para lo cual sedebe modelar la organización con el propósito de identificar susactividades misionales e indagar acerca del control relativo a la gestióny los resultados de la entidad, a manera de ejemplo se presenta unejercicio realizado con la SHD.

Niveles de Revisión

La auditoría de gestión comprende uno o ambos de los siguientes niveles:

Revisión de "alto nivel"

Consiste en obtener un entendimiento general de las prácticasimplantadas por la Administración para asegurar la economía,

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eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursosde la entidad. Incluye entrevistas a la alta dirección respecto a lasprácticas empleadas para asignar y controlar los recursos; unarevisión a los procedimientos aplicados para establecer dichasprácticas y un análisis de indicadores de desempeño.

Los objetivos de una revisión de "alto nivel" son los siguientes:

Determinar si la Administración ha establecido adecuadosprocedimientos generales de gestión para asegurar la economía,eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursosde la entidad.

Evaluar si los mismos están siendo aplicados eficazmente para asegurarvalor.

Determinar si los indicadores de desempeño muestran una evoluciónpositiva respecto al desarrollo de las operaciones.

Ayudar al equipo de auditoría a planificar la auditoría de gestión yresultados y en particular, a identificar áreas donde sea aconsejablerealizar revisiones en profundidad.

Una revisión de "alto nivel" usualmente involucra las siguientesactividades:

Un examen de las minutas de directorio y cualquier otra documentaciónque provea evidencia respecto a la adopción de cambios en losobjetivos de la entidad, en las funciones claves de la administracióny en cualquier otra iniciativa para promover la economía, eficiencia,eficacia y equidad de las operaciones;

El uso de ciertas estadísticas e indicadores de desempeño paraefectuar análisis de tendencias, controles presupuestarios y Benchmarkexterno.

La lectura de informes de gestión (emitidos por la Administración,oficina de control interno, etc.);

Indagaciones con la dirección y la alta gerencia para identificar lasfunciones claves para promover las operaciones.

Para obtener el entendimiento de las funciones claves de laAdministración considera:

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Los sistemas de planeación, presupuesto y control de ingresos y gastose inversiones de capital.

Políticas de Talento Humano incluyendo, búsqueda, selección yreclutamiento de personal, así como su capacitación, promoción ymotivación;

Administración de los bienes de uso de la entidad, incluyendo laspolíticas de adquisición, mantenimiento, desarrollo y disposición debienes;

Prácticas para obtener economías de escala, habilidades y,particularmente la adquisición de bienes y servicios.

Prácticas para adjudicar responsabilidades, autoridad y rendición decuentas.

Prácticas para comparar los resultados con los objetivos, metas yestándares y para promover buenos desempeños y corregir losinadecuados.

Revisión “en profundidad”

Consiste en un examen detallado de los procedimientos establecidospara asegurar la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividaden el uso de los recursos y obtención de resultados por parte de undepartamento, área o sección, y una evaluación a los procedimientospara establecer si son adecuados y se están aplicando.

Los objetivos de una revisión "en profundidad" son los siguientes:

Evaluar si las prácticas establecidas por la Administración pararealizar su gestión son apropiadas y efectivas.

Identificar ahorros y mejoras en la economía, eficiencia y eficaciade las operaciones.

Verificar que la producción de un bien o prestación del serviciosatisfaga efectiva y equitativamente las necesidades de quienes losreciben.

Una revisión "en profundidad" cubrirá por ejemplo, los siguientesaspectos:

Áreas misionales y de apoyo. Servicios prestados por la entidad. Funciones claves de administración. Procesos críticos de la entidad.

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Control de proyectos desde su concepción hasta su puesta enoperación.

Esta revisión usualmente requiere la revisión de procesos yactividades a través de toda la organización, el uso de especialistasy la consideración de los indicadores de desempeño desarrollados porla Administración y la evaluación de:

Estructura organizacional y dotación de los diversos niveles. Niveles de actividad. Procesos de trabajo. Cargas de trabajo. Duplicaciones e ineficiencias. Cualquier evaluación respecto a la economía, eficiencia, eficacia,

equidad y efectividad realizada por la propia entidad.

Esta revisión no se circunscribe a entrevistas con la altaAdministración, sino con el personal a diferentes niveles de laorganización.

Una revisión de "alto nivel" consiste en obtener un entendimientogeneral de las prácticas implantadas por la Administración paraasegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursosde la entidad. Incluye entrevistar a la alta dirección respecto a lasprácticas empleadas para asignar y controlar los recursos. Incluyeasimismo, una revisión de los procedimientos aplicados para establecerdichas prácticas y la revisión de indicadores clave de desempeño.

Una revisión "en profundidad" consiste en un examen detallado de losprocedimientos establecidos para asegurar la economía, eficiencia yeficacia en el uso de los recursos por parte de un departamento,sección o función, y una evaluación respecto a si dichosprocedimientos son adecuados, eficaces y están siendo aplicados.

4. ELEMENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DE GESTION

La metodología básica consiste en la aplicación de uno o varios de lossiguientes procedimientos:

Lectura de documentación; Entrevistas con los directivos y losfuncionarios que ejecutan los ciclos operacionales.

Identificar y documentar los procedimientos, funciones y actividades;Efectuar pruebas de cumplimiento para confirmar los procedimientos y

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funciones relevadas; Revisar la gestión por medio de indicadores dedesempeño relevantes.

Al Identificar los procedimientos, funciones y actividades el auditordebe aclarar: ¿Porqué se ejecuta el procedimiento, la función o la actividad?, ¿Cuál es su valor agregado?, ¿Qué pasaría si no se ejecutara?; ¿Porqué se ejecuta el procedimiento, la función o la actividad en la

forma en que se hace?; ¿Podría ejecutarse en otra forma más eficiente y a un menor costo?; ¿Podrían reducirse los costos sin afectar la eficacia y la

eficiencia?. Pruebas de cumplimiento Procedimientos

4.1. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Las pruebas de cumplimiento en el marco de la evaluación de la gestión nodifieren sustancialmente de las pruebas que ejecutamos en el examen deEstados Contables, y se refieren a aquellos procedimientos que se aplicanpara confirmar la información recopilada en la fase de planeación.

Las pruebas de cumplimiento consisten confirmar que los procedimientos,funciones y actividades están operando tal como se esperaba.

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5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

DETALLE FECHA INICIO

FECHATERMINACION

REF.P/T OBSERVACIONES

Analice en forma detallada la entidad objeto de control que le permitaconcluir si hace uso eficiente y económico de los recursos asignados y sicumple eficaz y equitativamente con los planes y programas que le competerealizar en la producción de un bien o prestación de un servicio, teniendoen cuenta algunas actuaciones tales como: 1. Qué hace la entidad,cómo lo hace, para qué lohace y con quién lo hace.(Utilice la técnica delTASCOI, u otra queconsidere conveniente).2. Determine cuáles sonlas actividadesmisionales, esto es,aquellas que generanvalor agregado a lainstitución y cuáles lasde apoyo, Realice eldesdoblamiento decomplejidad y efectúe suanálisis.3. Efectúe un análisis dela estructuraorganizacional ydetermine si es o nofuncional, de acuerdo conlas actividades quedesarrolla y haga ladistinción entre laestructura formal (la quese desprende delorganigrama) y laestructura informal, (laque refleja con mayorprecisión la forma en quelas personas serelacionan entre sí).Recuerde que unaestructura adecuadapermite a lasorganizaciones mantenerseindependiente y con

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FECHATERMINACION


viabilidad. 4. Evalúe las debilidadesestructurales yfuncionales de laorganización, dándoleapoyo a situacionesproblemáticasespecíficas. 5. Verifique laexistencia de PlanesIndicativos oEstratégicos Herramientade gestión que organiza yorienta estratégicamentelas acciones de unaentidad para alcanzarobjetivos acordes con sumisión y con el Plan deDesarrollo del DistritoCapital y los Planes deAcción, los cualesconsisten en el conjuntode acciones organizadasestratégicamente paraalcanzar objetivos desoporte, acorde con losobjetivos primordiales yla misión de lasentidades.6. Determine si losresultados alcanzados porla entidad reflejan ladebida programación delas actividades y losrecursos desde suaprovisionamiento,distribución y aplicaciónhasta la prestación delservicio. 7. Verifique y evalúe laexistencia de planesrelacionados con eldesarrollo operativo y

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FECHATERMINACION


administrativo, talescomo: financiero, deinversión, adquisición,producción o prestacióndel servicio, deprocesos, investigaciónde mercados, entre otros.Para su análisis yevaluación tenga encuenta: Ø Que existaconcordancia entre losobjetivos y políticas dela entidad frente a losdel sector y subsector. Ø Relación entre losrecursos, actividades yproductos ofrecidos,frente a los resultadosobtenidos.Ø Qué tan adecuado hasido el uso de losrecursos humanos, físicosy financieros frente alvolumen de servicios oproductos ofrecidos. Ø Si los planes fuerondiseñados dentro de uncronograma previamenteestablecido y si sucumplimiento fueoportuno.Ø Qué clase de acciones yestrategias seconsideraron parasolucionar lasdificultades coyunturalespresentadas en laejecución. Ø Que controles existenpara detectardesviaciones y tomarcorrectivosoportunamente.

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FECHATERMINACION


8. Verifique que losobjetivos misionales dela entidad guardenrelación con loslineamientos trazados enel Plan de Desarrollo delDistrito Capital. 9. Confronte losresultados obtenidos enel Plan de Acción frentea lo preestablecido en elplan indicativo. Indaguesobre las desviaciones,si las hay, determinandosu causa, efecto y de serposible sucuantificación.10. Confronte losresultados obtenidos conlos objetivospreestablecidos en losplanes, programas yproyectos e indague sobrelas causas que originaronlas desviacionespresentadas (si existen).11. Identifique las áreasinvolucradas en el Plande Acción, determinandoaquellas de mayorincidencia en laobtención de losresultados previstos y sifueron sujetas amodificaciones, medidascorrectivas y de control.12. Analice las técnicas(sistemas de información,estadísticas,metodologías,herramientas,procedimientos y control)utilizadas en la

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FECHATERMINACION


preparación, elaboración,ejecución y seguimientodel presupuesto, paradeterminar elcumplimiento de loslineamientos ydisposiciones legalmenteestablecidos. 13. Compruebe si el plananual de compras fueprogramado y ejecutadoconforme a losrequerimientos ynecesidades de la entidado estableciendo el gradode cumplimiento delmismo.14. Verifique si existecoordinación entre lasdiferentes áreas de laorganización para eldesarrollo de lasactividades propias decada proceso,identificando las áreasque por su relevancianecesitan serreorientadas por la altadirección. 15. Compruebe laexistencia y cumplimientode mecanismos demotivación del recursohumano al determinar sucontribución alincremento de laproductividad. 16. Elabore y analice uncuadro que describa pordependencias, lasfunciones, actividadesy/o responsabilidadesdelegadas, con el fin de

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FECHATERMINACION


determinar: Areas conmayor delegación,Responsabilidad delegada,Actividades delegadas,Resultados de ladelegación, Problemas quese ocasionaron, Dualidadde funciones yoportunidad para la tomade decisiones ensituaciones coyunturales.17. Verifique si laentidad tiene establecidoun sistema de control queabarque todas las áreasde la organización,comprobando si estecontrol dispone deadecuados procedimientose instrumentos deevaluación, medición yseguimiento quegaranticen detectar yprever errores ydesviaciones, así como laoportunidad en laaplicación de medidascorrectivas. 18. Compruebe si laentidad dispone de unsistema de Control deGestión que permita medirel cumplimiento de lasmetas, según loestablecido en laConstitución PolíticaArt. 343, Parágrafo 3º yla ley 87/93 Art. 8º. 19. Verifique si laentidad dispone deestándarespreestablecidos eindicadores de gestión

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FECHATERMINACION


que permitan evaluar losprocesos necesarios parael logro de objetivos ycompare si están acordescon el desarrolloorganizacional de laentidad. 20. Identifique si existeuna cultura institucionalpara el control, medianteel análisis de losinstrumentos adoptadospara el mismo, de acuerdocon las sugerenciasformuladas pordependencias u organismosde control. 21. Si detectainconsistenciasestablezca la relación deCAUSA y EFECTO, esto esestablecer el Porqué sepresentan y lasincidencias o riesgos desu corrección. 22. Realice programasespecíficos para evaluarla correcta asignación,distribución yutilización de losrecursos (Presupuesto yContratación). Enconcordancia con losexpuestos en el capítulode Auditorías especiales.“Además de losprocedimientos descritosanteriormente, queda acriterio de los auditoresel diseño, elaboración yaplicación de otros quesurjan en el momento dela evaluación, los cuales

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FECHATERMINACION


deben ser analizados enMesas de Trabajo.” 23. Examine losresultados y hallazgos deauditoria en mesa detrabajo.

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6. EVALUACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Los procesos administrativos se definen como el conjunto de decisiones yacciones que resultan de la formulación y fomento de estrategiasdiseñadas para lograr los objetivos de la organización.

Estos procesos son los fundamentos básicos en el desarrollo de todaactividad dentro de la organización, tanto en el ámbito administrativocomo operativo, permitiéndole al administrador evaluar permanentementesus tareas, con el fin de realizar un mejoramiento continuo de la entidaden el cumplimiento de su objeto social. En este numeral se describenguías para la evaluación de la planeación, organización, dirección ycontrol.

6.1. Programa para evaluar el proceso de planeación Objetivo Determinar si los resultados alcanzados por la entidad, reflejan ladebida programación de las actividades y los recursos desde suaprovisionamiento, distribución y aplicación hasta la prestación delservicio. Procedimientos Generales

DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION

REF:P/T OBSERVACIONES

1. Verifique la existenciade: Plan Indicativo Plan de Acción

2. Compruebe si losresultados alcanzados en laejecución del planindicativo obedecen a loslineamientos trazados en elPlan Nacional de Desarrollo.3. Confronte los resultadosobtenidos en el plan deacción frente a lopreestablecido en el planindicativo. 4. Indague sobre lasdesviaciones, si las hay,determinando su causa,efecto y de ser posible sucuantificación.

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


5. Confronte los resultadosobtenidos con los objetivospreestablecidos en losplanes, programas yproyectos e investigue sobrelas causas que originaronlas desviaciones presentadas(si existen).6. Identifique las áreasinvolucradas en el plan deacción, determinandoaquellas de mayor incidenciaen la obtención de losresultados previstos y sifueron sujetas amodificaciones, medidascorrectivas y de control. 7. Analice las técnicas(sistemas de información,estadísticas, metodologías,herramientas, procedimientosy control) utilizadas en lapreparación, elaboración,ejecución y seguimiento delpresupuesto para determinarel cumplimiento de loslineamientos y disposicioneslegalmente establecidos. 8. Compruebe si el plananual de compras fueprogramado y ejecutadoconforme a losrequerimientos y necesidadesde la entidad y establezcael grado de cumplimiento delmismo.9. Verifique y evalué laexistencia de planesrelacionados con eldesarrollo operativo yadministrativo, tales como:financiero, de inversión,adquisición, producción o

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


prestación del servicio, deprocesos, investigación demercados, teniendo encuenta, además lo siguiente:

Concordancia entre losobjetivos y políticas de laentidad frente a los delsector y subsector.

Relación entre losrecursos, actividades yproductos ofrecidos, frentea los resultados obtenidos. Qué tan adecuado ha sido

el uso de los recursoshumanos, físicos yfinancieros frente alvolumen de servicios oproductos ofrecidos.

Si los planes fuerondiseñados dentro de uncronograma previamenteestablecido y si sucumplimiento fue oportuno.

Qué clase de acciones yestrategias se consideraronpara solucionar lasdificultades coyunturalespresentadas en la ejecuciónde los mismos. Que existan controles que

permitan detectardesviaciones y tomarcorrectivos oportunamente.

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6.2. Programa para Evaluar el Proceso de Organización

Objetivo

Determinar la estructura organizacional y funcional de la entidad en susniveles de autoridad, responsabilidad y distribución de los recursos ymecanismos utilizados para el alcance de los objetivos. Procedimientos Generales

DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


Para evaluar la función de organización se debe identificar la estructurafuncional de la entidad, analizando: Tipo de estructura, formal oinformal. Cultura organizacional (cómose identifican los miembrosde la organización conrespecto a otros).

Capacidad de dirección(referente a los medios omecanismos utilizados por ladirección para el logro demetas y objetivos de laorganización). Niveles de autoridad,responsabilidad yoperatividad para suadecuada coordinación.

Confiabilidad y oportunidaden la utilización de lossistemas de las líneas decomunicación.

Oportunidad en el suministrode la información generadapor las diferentes áreaspara la toma de decisiones.

Que las actividades esténplenamente definidas ydistribuidas entre los

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


diferentes niveles de laorganización para suejecución y desarrollo. Que los niveles de autoridady responsabilidad esténacordes con las funcionespropias de cada cargo,elaborando un cuadroanalítico que muestre cargo,funciones y registros,comparados con la situaciónreal.

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6.3. Programa para Evaluar el Proceso de Dirección

Objetivos

Determinar si existe coordinación del esfuerzo común de los diferentesmiembros de la organización en el logro de metas y objetivos, y si sealcanzaron a través de mecanismos de supervisión, control, motivación ycomunicación.

Procedimientos Generales


FECHATERMINACION


Evalúe si los medios osistemas de comunicaciónutilizados por la entidadson oportunos, ágiles yadecuados en el suministrode información tanto internacomo externa para la toma dedecisiones. Verifique si existecoordinación entre lasdiferentes áreas de laorganización para eldesarrollo de lasactividades propias de cadaproceso, identificando lasáreas que por su relevancianecesitan serredireccionadas por la altadirección. Compruebe la existencia ycumplimiento de mecanismosde motivación del recursohumano al determinar sucontribución al incrementode la productividad. Elabore y analice un cuadroque describa pordependencias, las funciones,actividades y/oresponsabilidades delegadas,con el fin de determinar: Areas con mayor

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FECHATERMINACION


delegación. Responsabilidad delegada. Actividades delegadas. Resultados de la

delegación. Problemas que se

ocasionaron. Dualidad de funciones.

Oportunidad para la tomade decisiones en situacionescoyunturales.

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6.4. Programa para Evaluar el Proceso de Control

Objetivo

Verificar si la entidad tiene establecido un sistema de control queabarque todas las áreas de la organización, comprobando si este controldispone de adecuados procedimientos e instrumentos de evaluación,medición y seguimiento que garanticen detectar y prever errores ydesviaciones; así, como la oportunidad en la aplicación de medidascorrectivas. Procedimientos Generales

DETALLE FECHA INICIO FECHATERMINACION


Solicite la normatividadcompetente y los manualessobre procedimientosestablecidos por la entidadpara la evaluación de losprocesos, e identifique siestablecen mecanismos decontrol y si son aplicadosde acuerdo con losrequerimientos ynecesidades de las áreas. Compruebe si la entidaddispone de un sistema decontrol de gestión quepermitan medir elcumplimiento de las metas,según lo establecido en laConstitución Política Art.343, Parágrafo 3º y la ley87/93, Art. 8º. Verifique si la entidaddispone de estándarespreestablecidos quepermitan evaluar losprocesos necesarios para ellogro de objetivos ycompare si están acordescon el desarrolloorganizacional de laentidad.

Estudie y analice las actividades de control en situaciones que se reflejan

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como: Procedimientos no efectivoso costos no justificablespara el ejercicio delcontrol. Ejecución de operacionesque tiene poca o ningunaincidencia en la acción decontrol.Exceso de personal enrelación con las tareas decontrol. Oportunidad y calidad en laaplicación del control enlos diferentes procesos enque se detectendesviaciones eirregularidades en losmismos. Prepare una relación brevede las situaciones críticasque se hayan identificadoen el proceso de control.Identifique y analice lasmedidas correctivasadoptadas para cada una deellas. Identifique si existe unacultura institucional parael control mediante elanálisis de losinstrumentos adoptados parael mismo, de acuerdo conlas sugerencias formuladaspor dependencias uorganismos de control. Verifique los controlesestablecidos para losprocesos y actividades dela organización, analizandosi los responsables cumplencon su ejecución.Constate si los mecanismos

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de control son apropiados yse revisan o renuevanpermanentemente, de acuerdoa las exigencias dedesarrollo institucional.

6.5. Programa para Evaluar el Proceso de Nómina y Prestaciones Sociales

Objetivo

Comprobar que la planta de personal aprobada, sea la misma que seencuentra vigente y que no exista nómina paralela.

Verificar la existencia de planes, políticas y programas para manejo delpersonal.

Determinar que el personal vinculado a la entidad tenga el perfilrequerido para el cargo, los requisitos y la experiencia mínima,establecidos en el manual de funciones.

Verificar que la liquidación y pago de nómina, novedades, prestaciones,pagos anticipados, descuentos y pasivos acumulados estén debidamentecalculados, clasificados y registrados de conformidad con los principiosy normas de contabilidad pública, normas laborales, tributarias y demásnormas legales.

Comprobar que los valores causados por los conceptos de nómina esténincluidos en las partidas presupuestales apropiadas para la vigencia.

Verificar que en la captura y procesamiento de la información para lanómina exista los suficientes controles que garanticen la transparenciaen los pagos efectuados.


DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION

REF:P/T

OBSERVACIONES

Solicite los indicadores dedesempeño que aplique laentidad y valídelos.Solicite la nómina depersonal y verifique que

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION

REF:P/T

OBSERVACIONES

esté debidamenteautorizada, certificada yfirmada por losfuncionarios. Cruce estainformación con la plantalegalmente autorizada. Solicite aleatoriamentealgunas hojas de vida, yconfronte los requisitosexigidos, los salariosasignados y las funcionesque cumple y lasnecesidades del servicioprestado.Aleatoriamente revise laliquidación de algunosfuncionarios, tales comohoras extras,bonificaciones, vacaciones,o cualquier tipo deprestación que se le estepagando, y la veracidad dela información en especialdel personal que participaen el proceso.Efectúe una clasificaciónde los funcionarios porniveles y establezca elvalor real de la nómina porcada nivel frente a lasactividades misionales quedesarrolla la entidad yevalúe que exista unaadecuada distribución delpersonal en las diferentesáreas. Analice la cantidad depersonal vinculado porcontrato de prestación deservicios y constate lanecesidad de dicho servicioy que no se configurenómina paralela. Asimismo

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION

REF:P/T

OBSERVACIONES

constate que el personalcontratado preste realmenteel servicio o si solo pasana cobrar el sueldo.Constate que lassolicitudes del PAC porservicios personales ytransferencias (aportesparafiscales) y susmodificaciones, seanpresentadas dentro de lasfechas límites exigidas porla Dirección del TesoroNacional del Verifique quela ejecución del programapresupuestal se cumpliócorrectamente.Verifique que se realizan yse contabilizanadecuadamente el salariobásico, prestacionessociales, deducciones parasalud, aportesparafiscales, retención enla fuente, provisiones ydemás autorizadas por elfuncionario o por mandatojudicial. Compruebe ademásque se han efectuado lascausacionescorrespondientes.Solicite el estudio delcálculo actuarial yverifique: Funcionarios enplanta, si la pensión esasumida en su totalidad porel ente público, o si escompartida. Compruebe elregistro y cálculo total. Selectivamente y con ayudade las TAAC (Técnicas deauditoría apoyadas en elcomputador), verifique los

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION

REF:P/T

OBSERVACIONES

controles que se tienen enel procesamiento de lanómina y la confiabilidadde los mismos.

6.6. Programa para Evaluar el Proceso de Compras

Objetivos

Comprobar que las compras y adquisiciones que realiza la entidad serealicen en los términos y condiciones establecidas en la Ley 80 de 1993y Decreto 111 de 1996

Verificar que las compras realizadas por la entidad se ajusten a lascondiciones mínimas y necesidades reales de cada dependencia y que seefectúen en cumplimiento de las normas de contratación vigentes. Establecer que las adquisiciones efectuadas obedezcan a un plan decompras, que las partes estén debidamente facultadas y que se hayancumplido los requisitos presupuestales y demás requisitos establecidos.

Determinar que las obligaciones contraídas se cancelen oportunamente ypor los valores acordados en cumpliendo los requisitos legales yprocedimientos establecidos por la entidad.

Determinar la razonabilidad de las cuentas que se afectan por las comprasque realiza la entidad, así como los registros contables realizados.

Evaluar la suficiencia y eficiencia del control interno implementada porel arrea encargada de este proceso.


DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


Solicite una relación delas compras realizadas enel periodo analizado, lacual contenga la siguienteinformación: Numero deorden de compra, proveedor,tipo de bienes adquiridos,valor unitario y valor

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


total. Seleccione una muestrarepresentativa de lasordenes de compra yestablezca: si se ajustan alas disposiciones vigentes,el valor de las mismas y elporcentaje que esterepresenta dentro del valortotal del presupuesto degastos de funcionamiento.Compruebe que las comprasrealizadas obedezcan a lasnecesidades reales de cadadependencia, encaminadas aldesarrollo del objetosocial y si obedecen a unPlan de Compras. Visitealgunas dependencias ymediante una técnica deauditoria compruebe que lasnecesidades han sidosatisfechas en condicionesde cantidad, calidad yoportunidad.Verifique que las comprasrealizadas tienen soportepresupuestal y si se estaafectando correctamente elrubro correspondiente deacuerdo con la adquisiciónrealizada.

Sobre los pagos realizados verifique:Que el valor del registropresupuestal esté incluidoen la disponibilidad. Que los rubros afectadoscorrespondan a lanaturaleza del gasto y alos certificados dedisponibilidad. Verifique que los pagoscontengan los soportes

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


exigidos Cotizaciones, Cuenta decobro o factura aprobadapor la entidad, Comprobantede ingreso de bienes alalmacén. Comprobante de pago con losdescuentos de ley,debidamente diligenciado(fecha de elaboración,descripción del bien oservicio, número de chequey fecha de giro, imputaciónpresupuestal y contable,fecha de recibo del pagopor el contratista o sudelegado debidamentefacultado y autorizado).Adicionalmente verifiqueque el pago concuerde conel registro y ladisponibilidadpresupuestales. Soliciteuna relación de las comprasrealizadas en el periodoanalizado, la cual contengala siguiente información:Numero de orden de compra,proveedor, tipo de bienesadquiridos, valor unitarioy valor total.Verifique que lasadquisiciones por conceptode bienes y elementos queafecten las cuentasPropiedades, Planta yEquipo, Bienes de BeneficioPublico, Recursos del MedioAmbiente, etc., seancontabilizadasadecuadamente dentro de lasmismas.Compruebe la correcta

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


causación de cada una delas cuentas que tienenmovimiento con lasadquisiciones efectuadas. Efectúe seguimiento por lasdistintas dependencias paraverificar si los bienesadquiridos están siendoutilizados adecuadamente ysi los mismos sonfuncionales y tienen lacapacidad instalada segúnlos requerimientosefectuados.Determine los mecanismos decontrol establecidos porcada dependencia y por laentidad para salvaguardarlos bienes adquiridos.

6.7. Programa para Evaluar la Contratación Administrativa


DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


ANÁLISIS DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Procedimientos:

Analice y evalúe elcomportamiento que tuvo laadministración en la iniciación,ejecución, terminación yliquidación del contrato; deacuerdo a las disposicioneslegales, administrativas,económicas, financieras ytécnicas, que debieronobservarse en el procesocontractual, enmarcadas dentrode los principios fundamentalesde control fiscal y la función

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


administrativa.

Con base en la informaciónanterior, evalúe: Que el objeto del contrato

esté contemplado dentro delas políticas, planes yprogramas establecidos poralta dirección

La disponibilidadpresupuestal y registroscontractuales

Compare los precioscontractuales frente a losprecios comerciales yestablezca las diferenciasen calidad y cantidad

El grado de cumplimiento ensu ejecución según términoscontractuales o contables.

Las repercusiones internas yexternas ocasionadas porsobre costos

La oportunidad en lacontratación

Costos de los procesosjudiciales por relacióncontractual (incumplimiento,mala calidad, entre otros).

Verificación del cumplimientode los procesos deinterventoría

6.8. Programa para Evaluar el Recurso Humano


DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


ANÁLISIS DEL RECURSO HUMANO Analice el manejo dado al recursohumano dentro de los procesos deselección, incorporación,

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


clasificación, remuneración,capacitación, motivación, entre otrosen los diferentes niveles queconforman la planta de personal segúnlas disposiciones legales,financieras, técnicas y loslineamientos trazados por laDirección, por ejemplo, estándares deproductividad del recurso humano,nivel de rotación, sistemas demotivación. Clasifique el personal de planta ysupernumerario por niveles encantidad y costos (sueldos, salarios,cesantías, pensiones, vacaciones,horas extras, etc.) y determine:

· Costo total de personal · Costo de personal de planta

por niveles · Costo de personal

supernumerario · Costo promedio

Con base en los datos obtenidos,analice:

· La participación de cada unode los niveles frente al totalde gastos de personal

· La participación de gastos depersonal frente a los gastos defuncionamiento

· Con la información anterior,establezca si la asignación delos recursos financieros parael manejo del recurso humanofue razonable frente a laactividad o programa ejecutado.

6.9. Programa para Evaluar el Recurso Financiero

Procedimientos Generales DETALLE FECHA

INICIOFECHA

TERMINACIONREF:P/T

RESPONSABLES

ANÁLISIS DEL RECURSO FINANCIERO

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION

REF:P/T

RESPONSABLES

Elabore un cuadro analítico donde sedescriban los ingresos financieros encuanto a su origen y aplicación paraevaluar:

Origen: Analice la participación delos diferentes rubros con respecto altotal de ingresos, Sí los ingresospropios son representativos, evalúela eficiencia en el recaudo de losmismos, Composición de los recursosde los créditos (internos yexternos).

Aplicación: Determine laparticipación por ítems frente altotal de gasto, analice la causa y elefecto del rubro de mayorparticipación, de acuerdo con lascaracterísticas de la entidad, evalúesi el porcentaje para inversión seajusta a los requerimientos ynecesidades de la entidad en el logrode sus objetivos

6.10. Programa para Evaluar los Costos Ociosos de los Activos Fijos deOperación


DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS COSTOS OCIOSOS DE LOS ACTIVOS FIJOS DE OPERACIÓN Procedimientos:

Realice una prueba selectiva que deltotal de los activos fijos deoperación permita determinar, losactivos operativos que se encuentransubutilizados, o han sido destinadosa actividades diferentes de su objetosocial.

Efectúe mediante inspección ocular,

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


cuestionarios, entrevistas alpersonal operativo, informacióncontable entre otros; lascaracterísticas del bien y determine: Costo de adquisición. Capacidad instalada. Capacidad de producción. Ajustes por inflación. Valorizaciones. Reparaciones (frecuencia y costo). Mantenimientos (programas y

costo). Personal involucrado al manejo del

bien. Tiempo utilizado en el período. Valor en libros. Depreciación del período. Depreciación acumulada. Vida útil del bien. Avance tecnológico. Adaptaciones.

Interrelacione la informaciónobtenida en forma coherente yrazonable para medir incidencias enlos niveles o grados de productividadpérdida o lucro cesante. Multipliqueel valor obtenido de estos activospor la tasa de mercado financiero(DTF), para determinar cuánto estádejando de percibir la entidad portener en inoperabilidad dicho stock,si lo hay. Para tal efecto deberátenerse en cuenta la incidencia demantener costos ociosos es fielreflejo de una inadecuadaadministración de los recursosfísicos que a su vez, traduce en ladisminución de los ingresosoperativos y la cobertura de losbienes o servicios ofrecidos, lo cualrepercute en un detrimento en elbeneficio social reportado a la

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


sociedad.

6.11. Programa para Evaluar la Relación Beneficio - Costo


DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


ANÁLISIS DE LA RELACIÓN BENEFICIO –COSTOUna manera de evaluar los programasde carácter social es por medio de lametodología análisis Beneficio -Costo, donde se establece larentabilidad social de los proyectos;y se contrastan los beneficios y loscostos que se derivan de suejecución. Dicho proceso se puederepresentar en un flujo por medio delcual se determina la racionalidad enla asignación de los recursos y elimpacto social del mismo sobre lacomunidad. Al realizar la evaluación social, sepretende saber qué es lo que quierela sociedad y los precios de losrecursos utilizados en la prestacióno producción de un servicio, a fin deestablecer la eficiente asignación delos insumos con el máximo beneficio. Para realizar este tipo de análisisse requiere la utilización de losprecios sociales, porque los preciosde mercado de los insumos no reflejanel verdadero costo social por suutilización, al encontrarsedistorsionados por una serie defactores políticos y económicos,razón que conlleva a valorar loscostos y beneficios a precios“cuenta” o “sociales” o “deeficiencia” para determinar lacontribución a la sociedad, al hablar

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DETALLE FECHAINICIO

FECHATERMINACION


de términos sociales las condicionesdel mercado deben ser de competenciaperfecta.

La relación precio cuenta (RPC) delos insumos se encuentran disponiblesen el Departamento Nacional dePlaneación. Es importante definir los conceptosde costo y beneficio para laevaluación de proyectos sociales:

Costo: es todo aquello quereduce el bienestar de lasociedad.

Beneficio: es todo aquello queeleva el bienestar de lasociedad.

Conceptos que difierensustancialmente de ladefinición de rentabilidadprivada en donde:

Costo: es todo aquello que setraduce en una erogaciónmonetaria.

Beneficio: es todo aquello quesupone un ingreso monetario.

El análisis beneficio costo serealiza teniendo en cuenta lasmetodologías existentes para laevaluación de proyectos sociales.

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7. INTEGRACION DE RESULTADOS, PARA EMITIR CONCEPTO SOBRE LA GESTION

Tablero de agregación de resultados

El tablero de agregación de resultados, es una herramienta fundamentalpara el análisis, que permite evaluar la gestión de una entidad o sectoren su conjunto y, además, efectuar el seguimiento de las actividadesmisionales y de procesos.

Como resultado del análisis al comportamiento de los indicadores y de loshallazgos de auditoría, se podrá conceptuar sobre la gestión del sujetode control y, con base en este concepto y la opinión sobre los EstadosContables de la entidad, definir la expedición del fenecimiento a lacuenta, rendida por los responsables, tal y como se señala en el capítulode Fase de Informe de auditoría, de este manual.

Aplicación de indicadores para la integración de resultados

Los indicadores constituyen uno de los instrumentos vitales para laevaluación global de la gestión. Por consiguiente, su diseño,construcción y determinación de los elementos para su análisis se debenrealizar mediante un esquema participativo y, en la medida de lo posible,concertado con los sujetos de control, en atención a su naturaleza,características particulares y objetos misionales.

Para efectos de la agregación de resultados, de cada uno de los tipos deauditoria aplicados (de cumplimiento y de gestión y resultados) seobtendrán indicadores que contribuyan a la medición de los principios dela gestión fiscal.

El objetivo de cada uno de los programas de auditoria que se ejecute debefacilitar la evaluación de uno o varios principios de la gestión fiscal,por medio de indicadores de carácter cuantitativo o cualitativo que seconsignarán en el tablero de resultados.

TABLERO DE RESULTADOS

CONCLUSIONES DELA AUDITORIA DE

GESTION

CONCLUSIÓN1 CONCLUSION2 CONCLUSION3 CONCLUSIÓN 4

PRINCIPIOSDE LAGESTIONFISCAL

PLAN DEDESARROLLO

EconomíaEficienciaEficaciaEfectividadValoración

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TABLERO DE RESULTADOS

CONCLUSIONES DELA AUDITORIA DE

GESTION

CONCLUSIÓN1 CONCLUSION2 CONCLUSION3 CONCLUSIÓN 4

PRINCIPIOSDE LAGESTIONFISCAL

costosambientales

PRESUPUESTO

EconomíaEficienciaEficaciaEfectividad

CONTRATACIONADMINISTRATIVA


CONTROL INTERNOEficienciaEficaciaEfectividad

PLANESTRATÉGICOObjetivos

CorporativosNo incluidos enel Plan deDesarrollo

EficienciaEficaciaEfectividad

OTRASAUDITORIAS(Indicarcuáles)


Los resultados finales se recogen en el informe anual de evaluación a lagestión, de conformidad con lo establecido en la sección de fase deinformes de este manual.

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8. BANCO DE INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTION

Cuadro de Indicadores de Gestión

INDICADORES DE GESTIÓNTIPO QUÉ EVALÚA EJEMPLO

Indicadores deresultados porárea ydesarrollo deinformación

Los resultados operativos yfinancieros de la gestión.

La capacidad administrativade la institución paraobservar, evaluar y mediraspectos como:

Organización de los sistemasde información.

Calidad, oportunidad ydisponibilidad de lainformación.

Arreglos para laretroalimentación ymejoramiento continuo.

Los indicadores deresultados públicoscontenidos en:

Ingresos y gastos,frente a metas ypresupuesto.

Cantidad de empleados ysu participación en elingreso y en el gasto.

Tamaño y dimensión dela produccióninstitucional frente alsector estatal.

Dispersión de laorganización y grado deobservación,descentralización oconcentraciónfuncional.

INDICADOR DE EJECUCIÓNPRESUPUESTAL PARA LA COMPRADE EQUIPOS

1.Indicadores de laVariable: Qué porcentajedel presupuesto que setiene se ha gastado paracompra de equipos(variable: Compra deequipos).

2.Denominador: El total deasignación presupuestalpara la compra de equipos.

3.Numerador: Lo gastado.

4.Tiempo: Un Semestre.

Es el porcentaje deejecución o uso de losrecursos para el semestrede interés para la comprade equipos.

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El resultado financiero dela gestión: en el cuadro quese encuentra al finalizareste resumen, se encontraranen forma detallada losindicadores para la mediciónde este aspecto.

Indicadoresestructurales

Sirven para establecer y mediraspectos como: · Participación de los gruposde conducción institucionalfrente a los grupos deservicios, operativos yproductivos. · Las unidadesorganizacionales formales einformales que participan enla misión de la institución. · Unidades Administrativas,económicas, productivas ydemás que permiten eldesenvolvimiento eficientehacia objetivos establecidosen la organización.

INDICADOR DE PARTICIPACIÓNDEL NIVEL DIRECTIVO FRENTE ALA PLANTA DE PERSONAL

1. Indicador de la variable:Nombre de la variable: niveldirectivo. El indicadormuestra el porcentaje deejecutivos que corresponde alnivel directivo frente altotal de la planta depersonal. 2. Denominador: Es el númerototal de funcionarios delárea a analizar. Por ejemplola Secretaría General. 3. Numerador: Al momento derealizar el informe se sabede acuerdo a la plantaactual, cuántas personasocupan cargos de dirección. 4. Tiempo: El marco temporalpodrá ser considerado almomento del informe y con lainformación de la planta depersonal existente a esafecha. El resultado será elporcentaje de participaciónde funcionarios que ocupancargos directivos frente alnúmero total de funcionariosque conforman la planta de laSecretaría.

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Indicadores derecursos

Tienen relación con laplanificación de las metas yobjetivos. Sirven para medir y evaluar losiguiente: .Planificación de metas ygrado de cumplimiento de losplanes establecidos. · Formulación de presupuestos,metas y resultados de logro. · Presupuesto de gradocorriente, en comparación conel presupuesto de inversión yotros. · Recaudación y administraciónde la cartera. · Administración de losresultados logísticos.

INDICADOR DE EJECUCIÓN DELPLAN DE VISITAS DE CONTROLINTERNO 1. Indicadores de laVariable: Nombre – Visitarlas dependencias de laSecretaría, se parte de unplan trazado para el añolectivo que puede detallarsemes a mes. 2. Denominador: Número devisitas que el plan contemplapara el año. 3. Numerador: Al momento derealizar el informe sabemoscuántas y cuáles visitas sehan realizado. 4.Tiempo: El marco temporalconsiderado es de un año. El resultado es el porcentajede cumplimiento al plan devisitas programadas para elaño.

Indicadores deproceso

Aplicables a la funciónoperativa de la institución,relativa al cumplimiento de sumisión y objetivos sociales. Sirve para establecer elcumplimiento de las etapas ofases de los procesos encuanto a: · Extensión y etapas de losprocesos administrativos. · Extensión y etapas de laplaneación. · Agilidad en la prestación delos servicios o generación deproductos que indica laceleridad en el cicloadministrativo. · Aplicación tecnológicas y sucomparación evolutiva.

INDICADOR DE TIEMPO PROMEDIODE ATENCIÓN DE QUEJAS 1. Indicador de la variable:Nombre – tiempo en atención aquejas recepcionadas deacuerdo al término fijado porley. 2. Denominador: Es el númerototal estimado de días en laatención a las quejasrecepcionadas en formaescrita. 3. Numerador: Al momento derealizar el informe sabemosqué tiempo real demora unaqueja en ser atendida. 4. Tiempo: El marco temporales de días, dados lostérminos que establece la leypara dar respuesta a las

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solicitudes de la ciudadanía.

Indicadores depersonal

Corresponden estos indicadoresa las actividades delcomportamiento de laadministración de los recursoshumanos. Sirven para medir o establecerel grado de eficiencia yeficacia en la administraciónde los recursos humanos. · Condiciones de remuneracióncomparativas con otrasentidades del sector. · Comparaciones de la clase,calidad y cantidad de losservicios. · Comparación de serviciosper-cápita · Rotación y administración depersonal, referida a novedadesy situaciones administrativasdel área. · Aplicación y existencia depolíticas y elementos deinducción, motivación ypromoción.

INDICADOR DE PARTICIPACIÓNDEL NIVEL PROFESIONAL EN LAESTRUCTURA DE LA SECRETARÍA 1. Indicador de la variable:Nombre – Promedio dedistribución de cargos enplanta global. 2. Denominador: Es el númerototal de cargos existentespor niveles en la planta dela Secretaría. 3. Numerador: Número decargos del nivel que nosinteresa – profesional. 4.Tiempo: Esta informaciónpuede ser tomada en una solafecha como tambiénconfrontarla con los datos deotro momento para analizar suvariación lo que arrojaría uníndice. El resultado es la parte oporción total de cargos en lasecretaría que son ocupadospor personas profesionales.

Indicadoresinterfásicos

Son los que se relacionan conel comportamiento de laentidad frente a los clientesexternos ya sean personasjurídicas o naturales. Miden el cumplimiento relativoa la interacción con sumercado externo (clientes,ciudadanos, usuarios)estableciendo además: · Velocidad y oportunidad delas respuestas al cliente. · La demanda y oferta en eltiempo. · Transacciones con elpúblico, relativos a servicios

INDICADOR DE ATENCIÓN AQUEJAS 1. Indicador de la variable:Nombre – Quejas atendidas. 2. Denominador: Es el númerototal de quejas recibidasdurante el mes. 3. Numerador: Número dequejas atendidas en el mes. 4. Tiempo: Esta informaciónse toma a nivel mensual deacuerdo al registro deradicación que se lleve a lasquejas recepcionadas yradicadas. El resultado es el porcentaje

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corrientes y esporádicos(comportamientos de la demandapotencial, demanda atendida,satisfecha) · Satisfacción permanente delos clientes. · Calidad del servicio. · Número de quejas, atención ycorrección. · Existencia y aplicabilidadde normas y reglamentos. · Generan satisfacción oinsatisfacción sobre aquellosíndices fundamentales como sonla rentabilidad y los índicesde competitividad.

de atención brindado a lasquejas que han tenidorespuesta y solución.

Indicadores deaprendizaje yadaptación

Son aplicables cuando sepresenta: · Existencia de unidades deinvestigación y entrenamiento.· Estudios y tareas deadiestramiento. · Investigación para elmejoramiento y adaptacióntecnológica. · Mejoramiento de métodos,procedimientos y formatos. · Corresponden alcomportamiento de los recursoshumanos dentro de los procesosevolutivos tecnológicos,grupales y de entidad. Es uno de los indicadores demayor importancia, pues esnecesaria la evaluaciónconstante, para verificar sila gestión que se adelantaestá de acuerdo con la funciónasignada, las metas, objetivosy demás. Además, permite ellogro de objetivos enfunciones operativas,financieras, ejecutivas,

INDICADOR DE CAPACITACIÓN ENWORD PERFECT 1.Indicador de la variable:Nombre – Personas capacitadasen Word Perfect bajo Windows.2.Denominador: Es el númerototal de personas quesolicitan asistir al curso.Se consideran las personasque por razón a su trabajorequieren de esa capacitaciónespecífica. 3. Numerador: Número depersonas que asisten alcurso. 4.Tiempo: Se consideran lassolicitudes recibidas porejemplo durante el año y asímismo el número de personasque asisten al curso. El resultado es el porcentajede personas que ya recibieroncapacitación en Word.

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administrativas, legales ydemás. Estos indicadores evalúan:unidades de inducción ymotivación, unidades deinvestigación, unidades deentrenamientos, unidadesnormales de adiestramiento,estudios de investigación parael desarrollo, estudio parainnovación.

INDICADORES DE RESULTADOS POR ÁREA Y DESARROLLO DE INFORMACIÓNCLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA

Razones de Liquidez

Razón de liquidezsimple

Activo corriente/ Pasivocorriente

Una razón corrientemayor o igual que 1,quiere decir que laempresa sí tiene lacapacidad de cubrir susobligaciones del cortoplazo.

Prueba ácida

(activocorriente –inventarios) /pasivo corriente

Indica el grado desolvencia de la entidad.El comportamientodeseable de esteindicador es que seaigual o superior a 1. Esdecir que la empresacuenta con la capacidadde cubrir lasobligaciones de cortoplazo con los activos demás alta realización.

Capital de trabajo Activo corrientemenos Pasivocorriente

Ayuda a medir el nivelde gastos corrientes enlos que la empresa puedeentrar para mantener suoperación de gastos encorto plazo. Un capitalde trabajo negativoindica un problema deliquidez en la empresa y

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significa que ésta notiene los recursos paracubrir sus obligacionescorrientes.

Rotación delcapital de trabajo

Ventas y/oingresosoperacionales /capital detrabajo

Muestra las veces que elcapital rota en elperíodo con relación alas ventas y/o ingresosoperacionales. Determinael nivel de eficienciade utilización de losactivos.

Periodo de cobropromedio

(Cuentas porcobrar X 360) /Ingresosoperacionales ode ventas

Expresa la duraciónpromedio en días en quese recupera la carterasegún los ingresosoperacionales o deventa; este indicadordebe guardar relacióndirecta tanto con laspolíticas de ventas comode la naturaleza de lasactividades adelantadaspor la entidad. Cuantomayor sea el periodo decobro, existe una menorliquidez.

Rotación cuentaspor cobrar

Ventas y/oingresosoperacionales /Cuentas porcobrar

Lo deseable es que seamayor que 1. Puesto queuna tendencia quemuestre valoresinferiores tendráefectos perniciosos conla estabilidadfinanciera de laentidad, tanto en elcorto como en el medianoy largo plazo. Es decir,cuanto mayor sea larotación habrá másliquidez en la cartera.

Rotación deinventarios

costo deventas /

Inventario promedio =(inventario inicial +

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inventariopromedio

inventario final) / 2 yel costo de ventas es elcosto de comprar omanufacturar losproductos vendidosdurante un periodo. Sedebe tener en cuenta elnivel de mantenimientode inventarios. Cuandoéste es muy alto, sedebe adoptar unaestrategia para elmanejo de éstos y buscaruna mayor rotación.También se puedeplanificar un sistemapara optimizar laproducción y disminuirestos gastos.

Rotación decuentas por pagar

Compras /cuentas porpagar

Refleja el período enque la empresa sefinancia mediante susproveedores. Unadisminución en larotación indica que elplazo para pagar lascuentas ha aumentado yesto favorece el estadode liquidez. Unacombinación ideal parala liquidez de unaempresa es tener uníndice de rotación decuentas por cobrar altoy un índice de cuentaspor pagar bajo.

Razones deActividad.

Rotación deActivos fijos

Ventas y/oIngresosoperacionales /Propiedad plantay equipo(activos fijos).

Permite medir laeficiencia interna de laempresa en términos delmanejo de los activospara la obtención deingresos y utilidades,sirve para comparar la

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eficiencia de unaempresa con la de otrasimilar. Un resultado de2.25 en la rotación deactivos fijos dice quepor cada peso invertidoen activos fijos segeneran 2.25 pesos enventas.

Rotación de Activototal

Ventas y/oingresosoperacionales /Activos totales.

Este índice es muysimilar al anterior perocarece de la virtud derelacionar las ventascon activos productivos(como los activosfijos).

Rotación deRentabilidad

Margen Bruto deUtilidad

utilidad bruta /ventas netas

Indica el porcentaje delas ventas disponiblepara cubrir otros gastosoperacionales. Mide laeficiencia de lacompañía en los procesosproductivos.

Margen de UtilidadOperativa Utilidad

operativa /ventas netas

Esta razón es similar ala anterior pero mideadicionalmente laeficienciaadministrativa y deventas.

Margen de UtilidadNeta

utilidad neta /ventas netas

Da la eficiencia de lacompañía a un nivel másgeneral, pues no sóloincluye costos de ventaso de producción, gastosoperacionales, sino quetambién involucra otrosgastos y un descuentotributario. Se puede verademás la calidad de lasinversiones con losexcedentes de liquidez yel manejo de laspolíticas tributarias.

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Rendimientos delos activos

Utilidad neta /activo total;utilidad neta /activos totalesoperativos(propiedadplanta y equipo– operativo)

Indica el rendimiento delos activos totales enrelación con la utilidadfinal del periodo. Unresultado de 0.15significa que por cadapeso invertido enactivos totales seobtienen 15 centavos deutilidad neta.

Razones deApalancamiento

Razón deEndeudamiento

Pasivos /(Pasivo +Patrimonio)

Da el porcentaje en elcual al empresa estáfinanciada porendeudamiento. Es uníndice importante puesda referencia sobre elriesgo financiero de laempresa. Un valor de0.48 dice que el 48% delos recursos utilizadosfue financiado por losacreedores.

Razón Pasivo aPatrimonio

Pasivos /Patrimonio

Indica la cantidad deendeudamiento de unaempresa por cada pesoinvertido en capital.

Razón de Coberturade Intereses

Utilidadoperacional /Intereses

Determina la cantidad deutilidades operacionalesque se genera por cadapeso de interésadquirido por elendeudamiento.

IndiceDupont

Margen de Ventas *Rotación deActivos

Utilidad Neta /activos

Ayuda a determinar larentabilidad de losactivos. Su resultadodice la cantidad deutilidades obtenidas porcada peso de activo enla empresa.

Indicadores Financieros

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Se utilizan para efectuar los análisis financieros que permiten emitir undiagnóstico en este sentido y solvencia económica de la entidad encuestión.

Indicadores de Gestión o Eficiencia

Conocidos también como indicadores de seguimiento, de control, demonitoreo, de administración de actividades, de tareas, de metasintermedias, de adelantos, de avances o de progresos. Los Indicadores de Gestión permiten valorar la eficiencia en lautilización de los recursos durante el tiempo que se adelanta el plan,programa o proyecto social. Tienen como función valorar el rendimiento(productividad física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados aobtener ciertos objetivos con unos tiempos y costos registrados yanalizados. Permite la valoración de aspectos como: los recursos humanos,físicos y financieros, el tiempo, el cumplimiento de actividades, tareaso actividades intermedias, el rendimiento físico promedio (productividad)medido éste como la relación que existe entre los logros y recursosutilizados, el costo promedio y el grado de Eficiencia.

Indicadores de Logro o Eficacia

Son también conocidos como indicadores de éxito, externos, de impacto, ode objetivos; los cuales permiten la valoración de los cambios en lasvariables medidas, propiciados por la acción de los proyectos sociales.

Se pueden distinguir cinco tipos de Indicadores de Logro o de Eficacia,concordando cada uno de ellos con el nivel de planificación y losobjetivos establecidos para cada nivel:

Indicadores de Producto: relacionados con el inmediato plazo y lascontribuciones de los componentes y actividades al cumplimiento de lospropósitos establecidos en cada objetivo específico.

Indicadores de Logro: son “hechos” concretos, verificables, medibles,evaluables que se establecen a partir de cada objetivo.

Indicadores de Resultado: relacionados con los logros a corto plazo. Indicadores de Efecto: relacionados con los logros a mediano plazo. Indicadores de Impacto: relacionados con los logros a largo plazo.

Criterios que permiten valorar las modificaciones de las variablesmacro al más alto nivel.

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Indicadores para la Evaluación de Proyectos Sociales

Al buscar que las empresas auditadas sean cada vez más eficientes yeficaces es importante que los proyectos y planes que lleven a cabotambién lo sean. Es en este punto donde recae la importancia dedesarrollar una herramienta útil y ágil que permita seguir y evaluar losgrados de eficiencia y eficacia de los proyectos sociales que se lleven acabo. Esta herramienta se logra desarrollando un sistema de indicadoresque permita evaluar en forma integral el proyecto y la problemática aresolver. Es decir, que permita seguir y evaluar la marcha del ProyectoSocial, valorar el cumplimiento de los objetivos propuestos y presentarinformación suficiente y oportuna para la toma de decisiones. Estaperspectiva integral comprende el proceso desde la fase inicial de lasituación sin proyecto hasta su culminación y aún más allá hastacontemplar el efecto y el impacto generado por dichos proyectos sociales.

En este proceso es imprescindible establecer (ver figura) el Status,entendido como el valor de la variable (problema a resolver) antes deiniciarse el proyecto; las Metas, entendidas como la expresióncuantitativa y cualitativa de lo que se pretende obtener con el proyectosocial; así como construir y analizar el Logro o valor de la variable(problema inicial) al “finalizar el proyecto”. Por lo tanto, se debenconstruir diferentes indicadores que permitan conocer, entender, seguir yevaluar este proceso.

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9. RESUMEN INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS

9.1. Indicadores por Principios

Retomando lo dicho anteriormente en el Marco Teórico, la Ley 42 de 1993establece que las entidades deben cumplir los principios de economía,eficacia, equidad, y la valoración de los costos ambientales (ecología),sobre estos principios realiza la Contraloría de Bogotá la Auditoría deGestión y Resultados. Como consecuencia, el sistema de indicadores queutilice el auditor debe ser capaz de medir estos principios tanto a nivelgeneral como en cada una de las diferentes áreas y procesos de lacompañía.

A continuación se relacionan y definen los diferentes principios sobrelos cuales el auditor desarrolla la evaluación de la gestión.

9.2. Indicadores de Economía 9.2.1. Objetivos

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Determinar la racionalización en la adquisición de los insumosrequeridos en el proceso de producción.

Establecer sí la asignación de los recursos disponibles es la másconveniente para maximizar los resultados.

Estudiar y analizar la planeación y programación de necesidades yutilización de los recursos.

Evaluar el costo de adquisición de los insumos. Evaluar el beneficio o pérdida social derivado de los diferentes

proyectos y/o programas realizados por las entidades.

9.2.2. Criterios para su elaboración

Al diseñar este tipo de indicadores se consideran aspectos propios decada recurso como:

Recurso Humano: Se deben analizar y estudiar situaciones relacionadas conel personal involucrado, directa o indirectamente en los procesos yactividades de producción y/o prestación de servicios, seleccionando lasvariables más relevantes, así:

Número de personal que labora en planta, con contrato de prestación deservicio, etc. y en tiempo (mes, hora, año, nocturno, etc.).

Número de especialistas por profesión y/o servicio en tiempo. Programas de capacitación y frecuencia del mismo en tiempo. Costo unitario o promedio laboral por servicios prestados. Utilización del recurso humano comparado con la actividad realizada. Servicios prestados y tiempo requerido. Costo total de la nómina.

Los indicadores del recurso humano establecen la intensidad con la cualse utiliza este insumo en los diferentes procesos, estableciendorelaciones entre: sueldos y salarios, gastos por servicios personales,prestaciones sociales, con el número de personas que proporcionan lasiguiente información: sueldos y salarios percápita, gastos por serviciopersonal percápita y prestaciones sociales percápita.

Recursos Físicos: Se incluirán el análisis sobre el manejo dado a losbienes muebles e inmuebles en los procesos de adquisición, utilización,conservación y mantenimiento, necesarios en la producción y/o prestacióndel servicio y observe los siguientes aspectos:

Cantidad y costo de los bienes utilizados y/o por servicios.

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Calidad de los equipos y demás bienes involucrados de acuerdo con lasnormas de calidad.

Oportunidad en la adquisición, adecuación, reposición y mantenimientode los bienes (frecuencia).

Capacidad instalada. Capacidad utilizada. Costo de mantenimiento. Recursos Financieros: Se evaluará la distribución y aplicación dado elpresupuesto, en cumplimiento de sus políticas, planes y programassugeridos para el logro de su objeto social. Para el análisis de esterecurso se deben tener en cuenta aspectos relacionados con:

a. Origen de los ingresos: Aportes del presupuesto Distrital y/o Nacional Recursos propios Recursos del crédito Transferencias

b. En cuanto al objeto del gasto: Se analizará la distribución de losdistintos factores de producción y/o prestación de servicio, comoresultado de la utilización de los mismos:

Apropiación para servicios personales Apropiación para gastos generales Apropiación para gastos de inversión Apropiación para gastos distintos de los anteriores

9.2.3. Cuadro de Indicadores de Economía

INDICADORES DE ECONOMÍACLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA

Indicadores deinsumo Establecenrelaciones entre losinsumos o recursos(humanos, físicos,financieros ytécnicos) necesariosen el desarrollo dela Actividad de la

Costo de Personal( V/r. Totalnómina personalpor nivel /Valor total denómina personalde la entidad) *100

Muestra laparticipaciónde los diferentesnivelesdel personal frente algasto total de lanómina, indicando cuálde los niveles tienemayor incidencia en elcosto total.

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entidad, porejemplo: el númerototal de personasque laboran en laentidades por sísolo un indicadorhistórico quepermite medir losincrementos oreducciones de laplanta; alrelacionarse conotras como elfinanciero,determina el nivelpromedio de salario,los salarios porniveles, entreotros.

( Gasto total denómina / N° detotal defuncionarios deplanta (o porniveles)) * 100

El resultado obtenidopermite establecer elvalor unitario promediopor empleado o nivelesde planta.

( Gastos porserviciospersonales /Gastos defuncionamiento)* 100

Muestra la proporciónde los gastos porservicios personalescon respecto al gastofuncionamiento.

Abastecimiento ( Compras en elperíodo /Presupuesto decompras) * 100

El resultado permitedeterminar queporcentaje del plan decompras se haejecutado, con respectoal presupuesto asignadoen un períododeterminado.

( V/r. Compra deequipo delperíodo / Totalgastosinversión) * 100

Del total destinado agastos de inversión,muestra cuanto se haejecutado en la comprade equipo.

Indice departicipación de la contratación

( Valor totalContratación delperíodo /Presupuesto deinversión de laentidad) * 100

Este indicador mide laincidencia de lacontratación en elpresupuesto deinversión de laentidad.

( Gastos deInversión (porprograma) /Gastos deFuncionamiento)* 100

Por cada peso invertidoen el programa “s”, seha involucrado “x” $ o“y” cantidades derecurso, actividad uoficio.

Manejo dePersonal

( Gastos deCapacitación /N° total depersonalcapacitado) *100

Muestra el costopromedio del personalcapacitado durante elperíodo

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N° total depersonalcapacitado / N°total personalplanta)* 100

Muestra que porcentajedel total de personalde planta ha sidocapacitado

( Gastospersonalcapacitado poractividad /Gastos total decapacitación) *100

Muestra que porcentajede los recursos paracapacitación se hanutilizado por actividad

Gastos deFuncionamiento

( Gastos demantenimiento /GastosGenerales) * 100

El resultado estableceque porcentaje de losgastos generales seestán utilizando paramantenimiento.

( Gastos deOperación / N°total deServiciosOfrecidos) * 100

Que porcentaje porservicio ofrecido se hainvolucrado de gastosde operación (esteindicador se utiliza enlos casos en los cualesse pueda cuantificar elservicio prestado).

9.3. Indicadores de Eficiencia

9.3.1. Objetivos

Medir la productividad administrativa y operativa en relación con elrecurso utilizado frente al servicio prestado.

Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidad públicao social), que permite valorar los costos y beneficios de la empresa ala sociedad.

Identificar los procesos administrativos y operativos en latransformación de los recursos, a fin de evaluarles la celeridad y loscostos incurridos en el proceso productivo.

Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en el logrode objetivos previstos.

Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación delservicio, logro las metas establecidas al mínimo costo.

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La eficiencia involucra la racionalidad en el uso de los recursos para elcumplimiento de los objetivos y metas trazadas.


Para el diseño de indicadores que midan el principio de a eficiencia sedebe tener en cuenta, los siguientes criterios:

Relacione los costos en los cuales haya incurrido la entidad en undeterminado proceso, proyecto o programa frente al tiempo utilizado.

Relacione los costos incurridos en los diferentes proceso frente alpersonal empleado.

Analice y evalúe la planeación de las actividades propias de cadaproceso e identifique las variables relevantes del mismo.

Relacione los recursos utilizados frente a los objetivos previstos. Relacione los servicios prestados frente a los costos incurridos. Establezca la eficiencia en el recaudo de los ingresos (en aquellas

entidades donde el porcentaje de ingresos propios ser representativa). Lo que realmente se mide es la forma como se manejan los recursos

disponibles para la obtención de productos o resultados. El concepto de eficiencia es relativo, es decir, siempre se es mejor o

peor que algo o alguien. Por lo tanto se puede tener eficiencia mayoro menor que cien. Para el cálculo de la eficiencia es necesariocompararse con alguien.

La eficiencia está dada como el número de unidades producidas porunidad de recurso utilizado, con respecto al número esperado deunidades producidas por unidad de recurso.

La eficiencia está dada en porcentaje, como una relación del número deveces por cada cien.

La eficiencia está dada como una medida del manejo del manejo de losrecursos o de las variables existentes en el proceso.

Otras variables a considerar, además de las anotadas en el numeralanterior, son las siguientes:

Tiempo: requerido para la ejecución de los procesos, actividades otareas

Cobertura: número de beneficiarios por clase de servicio Cantidad. Unidad de servicio o producto por unidad de tiempo Recursos: unidades utilizadas en los procesos de transformación o

producción Costos unitarios y totales (por programas, por servicio, por recurso,

por actividad)

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9.3.3. Cuadro de Indicadores de Eficiencia

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIACLASE INDICADOR QUÉ EVALUA

Recursos Humanos

Puede ser clasificado segúnel grado de formación, tipode actividad que desarrollay la naturaleza de suvinculación (a términoindefinido, por contrato deprestación de servicios,temporal) .

Número deservicios /Número deempleados

Con estas relaciones sepretende establecer elvolumen de carga de trabajopor empleado con relación asu actividad; esta razóndebe compararse con otropatrón que bien puede serrespecto a un año base o enuna norma técnicaestablecida

Volumen deproducción /Número deempleadosVolumen deventas / Númerode empleadosValor de lossalarios y/oprestaciones /Números deservicios y/ovolumen deproducción o deventas

Nos muestra el costolaboral por unidad deservicio o de producto, sutendencia en el tiempo debeser decreciente en términosreales si se tiene encuenta un cambio positivoen la productividad.

Valor de lossalarios /Costo deproducción y/ocosto de compraa terceros

Se busca establecer elgrado de participación delfactor relevante en laadministración pública. Seexpresa en porcentajes.

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Valor de lossalarios yprestaciones /valor de losingresos

Mide el grado departicipación del factor enla generación de losingresos. Puede ser sobrelos ingresos operativos,los no operativos oconjuntos y según el casose debe hacer la relaciónde forma que se atribuyasólo la porción del factorque este vinculada con lageneración específica deingreso cuando se busquemedir la participacióndirecta del factor en estageneración específica áreao programa.

Número depersonal deNómina / Númerode personal dela planta total

Mide el grado deutilización del factortrabajo. La relación se daen porcentaje.

Valor de laNómina anual /Valor de laPlanta anual dePersonalUtilidades opérdidas(operacional odelejercicio) /número deempleados(directos ototales)

Nos indica el aporte porindividuo de losresultados, es deseable queeste aporte sea positivo yen una proporción mayor alsalario promedio anual.

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Productividadmedia de losfuncionarios =Número depersonasbeneficiariasdel plan deinversión /número defuncionarios ytécnicosencargados enla ejecucióndel plan deinversiones

Permite medir y evaluar laproductividad media de cadafuncionario del áreaoperativa, administrativa ytotal, entendida como elnúmero de beneficiarios delplan que en promediocorresponden a cadafuncionario o técnico.

Utilización de los recursosfísicos Los recursos físicos son losque corresponden en esenciaa los activos fijos, puedena su vez están clasificadosen bienes productivos oimproductivos y estasligados directa oindirectamente con losprocesos o actividades

Valor de laMateria Primay/o Insumos /Número deservicios ovolumen deproducción

Muestra el costo promedio ounitario de los costosatribuibles directamente ala generación del bien oservicio. Su tendencia debeser decreciente enconsideración a incrementosen la productividad y a acambios tecnológicos queoptimicen la utilización deellos.

Valor de loscostosindirectos /Número deservicios ovolumen deproducción

Muestra el costo promedio oespecífico de los costos noatribuibles directamente ala generación del bien oservicio. Su tendencia debeser decreciente enconsideración a incrementosen la productividad.

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Ingresos(operativos,financieros,totales) /Valor activosfijos(operativos y/ono operativos)

Muestra la capacidad degenerar ingresos de losactivos fijos. Es deseableque esta relación sea igualo superior a la tasa derentabilidad pública queestablezca el DNP para losproyectos de inversión. Asímismo, se estimaconveniente que esteindicador evolucione deforma creciente en lamedida que los activosfijos que se adquieran,incorporen mejorastecnológicas y su manejosea cada vez más adecuado yeficiente y a su vez losexistentes mejoren suscondiciones físicas y deexplotación.

Recursos de CarácterFinanciero

Ingresostotales oespecíficos /Número deservicios ovolumen deproducción o deventas (totaleso específicos).

Esta relación muestra elvalor promedio o unitariosegún los ingresos tomados,totales o específicos,respectivamente. Por sí mismo no es uno delos indicadores buscados,pero constituye un elementobásico en la construcciónde otro indicadorfundamental como es larelación existente entre elvalor de producción ogeneración vs. el costo degeneración o producción deun bien o servicio dado.

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Costo deproducción y/ocomercialización / volumen deproducción, deservicios oventas (totaleso específicos)

Esta relación expresa elcosto unitario promedio oespecífico para un ítem,necesario para poderestablecer la relaciónentre costo unitario yvalor unitario promedio oespecífico de la actividad.

(Valor Unitario/ Costounitario) 1 X100

Esta relación muestra elmargen generado por laactividad bien sea de formaagregada o específica porbien, servicio o concepto.Está expresado enporcentajes. Este margendebe ser en lo posiblepositivo.

Margen deproducción =valorunitario /Costo unitario

Es el margen unitario deproducción este valor debeser positivo.

Valor depresupuesto (deinversión,funcionamiento,total) / Númerode servicios ovolumen deproducción o deventas

Muestra la proporción derecursos del presupuestoejecutado y causado porunidad de producto. Suvariación deberá guardarrelación con los cambios enla productividad.

Deuda (corto,mediano y largoplazo) / númerode bienes y/oserviciosgenerados

Muestra el valor unitariode la deuda por unidadproducida, es lo quecorrespondería a lacontribución de pago porcada unidad. Valor que debeen lo posible ser inferioral margen de producción.

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Deuda (corto,mediano y largoplazo) / losingresos(operativos, nooperativos ytotales)

Indica el grado departicipación de losrecursos de terceros en lafinanciación de lasactividades que generaningresos. Se expresa enporcentaje y es deseableque su tendencia en eltiempo sea decreciente.

Valor de laproducción ogeneración /costo de suproducción

Esta relación indica encierta forma el excedentegenerado por la entidad ensus actividades y el ideales que la relación seasuperior a 1.

EL valor de producción alque aquí se refiere esaquel al cual se valora elbien en términos económicoses decir, el que tenga encuenta el precio demercado, si lo tiene, susdistorsiones, la necesidady plausibilidad para lasociedad de contar con estebien o servicio.

Productividad =inversión /gasto total

Señala la relación entrelos recursos dedicados ainversión y los gastostotales del presupuesto.

Productividad =Volumen deproducción oprestación deservicios /Volumen de losinsumos(costos)

Este indicador muestra porcada peso de recursoinvertido en el procesoproductivo, cuanto haobtenido la entidad porproducto

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Costos deoperación =gastosfinancieros /inversión

Indica la relación entrelos gastos defuncionamiento por cadaunidad de inversión.

Costos deOperación =Valor delProgramaInversiónsocialRepresentativo / Total GastosdeFuncionamiento

Muestra la participación delos gastos defuncionamiento con respectoal valor de la inversiónsocial del plan o proyectode la referencia

Eficienciaadministrativa= gastos defuncionamiento / usuariosatendidos

Costos globales y gastos defuncionamiento por usuario.Establece el costo promediode funcionamiento por cadauno de los usuariosbeneficiarios de bienes yservicios.

Este indicador se puedehacer específico para cadauno de los programas oproyectos que hacen partedel plan de inversión, conrelación a la poblacióndirectamente beneficiaria.

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Indicadores derentabilidadpúblicaI.R.P. =ExcedentePúblico /Activos FijosOperativosRevaluados

El cálculo sólo es factiblepara entidades productorasde bienes y servicios porlas características queéstas poseen.

En las entidadesadministrativas no esposible la aplicación delindicador, por serprestadoras de serviciossociales y por dependeraltamente del presupuestonacional y del presupuestodistrital.

Esta razón se define comoel rendimiento obtenido porun administrador, dado unstock de capital puesto asu disposición; relacionados variables: el excedentepúblico y los activos fijosoperativos revaluados.

La información necesariapara el desarrollo de esteindicador, se obtiene delos datos financieros delbalance y estado deganancias y pérdidas.

Costo Total porServicio / N°Total deusuariosatendidos

Muestra el costo promediopor usuario atendido.

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Grado deeficiencia enla ejecución deprogramas (B) =Cantidad deservicio *TiempoProgramado *CostoProgramado /CantidadProgramada *Tiempo Real *Tiempo real

Mediante la elaboración deun cuadro analíticodescriba: Costos totales,Costos incurridos en cadaproceso, Costos incurridosen el aprovisionamiento,Unidades de servicioprestadas.

Con la informaciónanterior, calcule y evalúelos costos unitarios,promedios, totales, porproducto, por servicio ypor proceso, paraestablecer la eficiencia(costo mínimo deproducción) y suracionalidad, y compare losresultados con entidades desimilares características oestándares en la prestacióndel mismo tipo de servicio.

Si B es > 1; el programa esmás que eficiente

Si B es = 1; el programa eseficiente

Si B es < 1; el programa esineficiente

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Eficiencia enel Servicio=Volumen ocantidad deServicios / N°Total deBeneficiarios

Indica cuántos del total deusuarios con derecho alservicio han sidobeneficiados del mismo,donde la variable serviciosse refiere a los programaso actividades decoordinación, control,supervisión, salud,educación, bienestarsocial, de conservación ymantenimiento del medioambiente, entre otros.

Beneficiarias son laspersonas y/o lasorganizaciones receptorasde los servicios ofrecidopor entidades clasificadasdentro del sector central ydescentralizado como:

Estudiantes, enfermeras,colegios, jardines, etc.

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Indicadores para procesosAdministrativos

Esta evaluación se realizarácon base en determinar laeficiencia fundamentada enlos resultados obtenidos,los cuales reflejan si laentidad cumplió con losprincipios básicos de laAdministración (planeación,organización, dirección ycontrol).

ProcesosOperativos

Tienen que vercon lacapacidad detransformación,cuyo resultadoes un productoo servicio.Cuando se hablade servicios,el bien seconsideraintangible:educación,salud,transporte,etc.

Etapas a considerar en laevaluación de éstosprocesos:

Tener claros los objetivosy metas a desarrollar.

Elaborar un cuadro donde seespecifique:

Los procesos necesariospara la prestación deun determinadoservicio.

Número de personas queintervienen en cadaproceso.

Tiempo empleado en cadaproceso para analizarla duración del ciclode los mismos,Requisitos exigidos enlos procesos, Costospor proceso.

Con los datos obtenidos,realice un análisis,utilizando indicadores,gráficos, diagramas u otrasherramientas de evaluación,con el propósito dedeterminar los niveles deeficiencia en cada uno delos procesos, paraidentificar las fortalezasy debilidades, así como lasactividades que pueden sermodificadas para su mayoragilidad.

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ProcesoContractual

Es uno de losprocesos demayorrelevancia.

Debe desarrollarse unanálisis exhaustivo desdela planeación hasta lafinalización del proceso.

La información obtenida enel principio de economíasirve de punto de partidapara establecer el manejode este proceso y susincidencias tantooperativas comofinancieras, en la gestiónde las entidades.

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Indicadores Sociales

Para medir el beneficio quelas entidadesadministrativas,caracterizadas por serprestadoras de serviciossociales, le aportan a lasociedad se deben utilizarindicadores de tipo social.

La informaciónrequerida paraeste tipo deindicadoresestá dada por:

Los censos depoblación yvivienda;encuestas paralacaracterizaciónsocioeconómicade los hogares;sistemas deestratificaciónsocioeconómicasde zonasurbanas yrurales;sistemas deselección debeneficiariosde programassociales;encuestas deingresos ygastos;registroscontables;estadísticasentre otros.

Para el análisis de estosindicadores, es necesarioque las entidades dispongande normas técnicas en eldesarrollo de losproyectos, tales como:coeficientes derendimiento, estadísticashistóricas, e indicadorescomparativos, de acuerdocon los requerimientosexigidos por PlaneaciónNacional y acordes a lossectores que hacen partedel Plan de Desarrollo.

Los coeficientes derendimiento establecen unamedida de productividad alcomparar los resultadosobtenidos con los recursosutilizados.

La mayoría de las veces elrecurso que se toma comoreferencia es el tiempo.

Las medidas estándarcomparan los resultadosobtenidos de un proyectocon parámetrospreestablecidos.

En la definición de estasmedidas estándar se tomanvalores promediointernacionales, nacionaleso históricos de la entidad.

Los indicadorescomparativos utilizanindicadores relacionadoscon otros programas oproyectos que se supone

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9.4. Indicadores de Eficacia

9.4.1. Objetivos

Verificar el cumplimiento de las metas, planes y programaspreestablecidos en el ámbito institucional y sectorial, fundamentadosen la política de desarrollo económico y social determinada por elGobierno Distrital.

Medir el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados frente alplan indicativo.

Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, en el tiempoestipulado, en la cantidad determinada, en el volumen ejecutado porunidad de tiempo y con la calidad requerida a satisfacción del usuario

Establecer el grado de cobertura del servicio prestado, de acuerdo alo contenido en el Plan de Desarrollo Distrital.

9.4.2. Criterios para la elaboración

Relacionar lo ejecutado frente a lo planeado para determinar el gradode desviación en el cumplimiento de objetivos y metas previstas.

Evaluar si los resultados obtenidos fueron alcanzados en formaeficiente y económica (utilización de recursos a un mínimo costo).

Determinar la calidad del bien o servicio, cantidad suministrada y laoportunidad de los mismos.

La eficacia es absoluta, es decir, se alcanza o no el resultadopropuesto, por lo tanto no se tendrán valores de eficacia superioresal cien por ciento.

La evaluación de planes se realizará con base en el análisis deresultados contra objetivos establecidos inicialmente, a partir de lacomparación de metas previstas contra las alcanzadas.

Estos indicadores permiten evaluar la calidad de la planeación, laprogramación y el cumplimiento de las metas propuestas y físicas.

Las variables que pueden involucrase en el diseño de los indicadores son:

Gastos programados Gastos reales ejecutados Tiempo previsto Tiempo utilizado Recurso planeado Recurso utilizado Número potencial de usuarios por servicio Número de usuarios atendido por servicio Resultado planeado Resultado obtenido, entre otros.

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9.4.3. Cuadro de Indicadores de Eficacia

INDICADORES DE EFICACIACLASE FORMULA CÓMO EVALUAR

Indicador de Calidad Cumplimiento en metasfísicas / Metasprogramadas en el plan deinversión

Relaciona característicasdel bien o serviciofrente al grado desatisfacción denecesidades requeridaspor el usuario. Ejemplos:reclamos recibidos,documentación en trámite,reprocesamiento deinformación odocumentación y grado desatisfacción entre otros.Deben definirse tresniveles de acuerdo conlos siguientes criterios:· Nivel sobresaliente:califica una altaefectividad en el logrode objetivos con relacióna unas normas técnicasestandarizadas. Engeneral se puede definircomo un cumplimiento,parcial o acumulado, porencima del 80% del nivelprevisto de ejecución. · Nivel satisfactorio:califica el cumplimientoestricto de las normastécnicas. El nivelsatisfactorio seencuentra en el rango de60 a 80% frente a loprevisto. · Nivel mínimo: indicaque el cumplimiento demetas es ineficiente.Implica una ejecución pordebajo del 60% previsto.

Indices de Cobertura N° de usuarios atendidosMuestra qué porcentaje de

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por servicio / N°Potencial de usuarios porservicio

la población potencial aatender tuvo acceso obeneficio al servicio.· Si el indicador esigual a 1 se cumplió lameta · Si es < 1 se hablaríade una pérdida social alno cumplir con la metaestablecida · Si es > 1 existeefectividad en laprestación del servicio.

Indicadores deOportunidad

Tiempo Ejecutado / TiempoProgramado

Muestra el grado decumplimiento con respectoal tiempo programado. Unmargen de desviaciónamplio en esta relacióngenera un incremento enlos costos, así comodemora en la prestaciónde los servicios.

Tiempo requerido porservicio / N° deservicios prestados

Mide la cantidad detiempo que ser requierepor servicio

Indicador de Cantidad Recurso utilizado (pesosy cantidades) / Recursoplaneado (pesos ycantidades)

Muestra el volumen derecursos utilizadosfrente a lo planeado, esdecir, relaciona elvolumen del bien oservicio programadofrente al volumen deservicios atendidos oejecutados. Ej: No. pacientes poratender, sobre el númerode pacientes atendidos;cantidad de kilómetros apavimentar, sobre lacantidad de kilómetrospavimentados, entre otros

Gastos Ejecutados /Gastos Programados

Muestra el grado decumplimiento de los

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gastos establecidos,frente a lo ejecutadopresupuestalmente

N° de Servicios Prestados(programa o actividad) /N° de ServiciosProyectados.

Muestra cuánto delservicio proyectado se hacumplido o qué coberturaha tenido el servicio.

Indicado de eficacia enel desarrollo de losproyectos

Unidades de metas logradas por Tiempo planeadopara alcanzar la meta total / Unidades de metasprogramadas por Tiempo real para llegar al logroobtenido

9.5. Indicadores de Equidad

9.5.1. Objetivos

Identificar los receptores del bien o servicio por estratosocioeconómico

Analizar la distribución de los recursos financieros frente a losdiferentes factores productivos necesarios para la prestación del bieno servicio

Determinar los criterios que se tuvieron en la selección de lapoblación beneficiaria en la ejecución de planes y programas

Determinar el agente económico de mayor participación


Debe verificarse la participación en el beneficio de acuerdo a:

Lo político: en los campos geográfico, demográfico y sociográfico. Lo económico: debe verificarse en los estratos bajo, medio y alto. Lo social: la participación debe ser en cuanto a las necesidades

primarias, secundarias y terciarias de cada región o grupo.

El indicador de equidad se calcula teniendo en cuenta la participación dela comunidad en el total de la población y se confronta frente al totalde los beneficios recibidos frente al total de los mismos.

Análisis y Distribución del excedente total generado

El excedente total generado es la diferencia entre los ingresos totales ylos costos operacionales.

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Resultado que se distribuye entre los diferentes agentes económicos queintervienen en el proceso productivo. Para su análisis tener en cuenta: Cómo se realizó la distribución del excedente generado por la entidad

entre los diferentes agentes económicos que participaron en el procesoproductivo (Estado, trabajadores, empresas financieras, proveedores ypropietarios de activos fijos); a través de este mecanismo se puedeestablecer el mayor receptor del mismo, por medio de un análisis departicipación.

Para medir la equidad, en el ámbito externo los atributos a considerarson: la población beneficiaria, la cobertura del bien o servicio y elimpacto de los diferentes proyectos y la redistribución del ingreso.

Los aspectos mencionados deben ser analizados e interpretados acorde alas características propias de cada entidad, las cuales ofrecendiversidad de servicios que permiten el diseño de indicadores de acuerdocon las políticas gubernamentales, por ejemplo:

Cobertura programas de vacunación. Cobertura centros de salud. Cobertura sistema escolar. Cobertura en la distribución de la tierra. Proyectos de investigación, órganos sectorizados. Gastos fiscales por servicio sociales.

9.5.3. Cuadro Indicadores de Equidad

Análisis de la Distribución de Ingreso

CURVA DE LORENZDEFINICIÓN CONSTRUCCIÓN

Es la representación gráficadel Coeficiente de Gini. Separte del diseño en un planocartesiano de una línea deequidistribución querepresenta la hipótesis de unavariable que se encuentradistribuida equitativamenteentre los miembros de unapoblación; correspondiéndole acada uno, una fracción

Para construir la Curva de Lorenz se tienen encuenta los siguientes pasos: - Se organiza la información de ingresos ensentido ascendente, a partir de los individuosque reciben menos ingreso. En la práctica,posiblemente no se tendrá información para cadaindividuo sino que operan rangos de ingresos encada uno de los cuales aparecerá un ciertonúmero de individuos . - Una vez organizada la información de estemodo, se obtienen los porcentajes acumulados de

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CURVA DE LORENZDEFINICIÓN CONSTRUCCIÓN

proporcional al total,representada mediante unadiagonal que relaciona losvalores porcentualesacumulados de la variable deleje de las abscisas, con suscorrespondiente valoresporcentuales acumulados deleje de las coordenadas.

individuos y sus correspondientes ingresos,para un número suficiente de rangos (mínimo 12rangos). - Cada par de porcentajes acumulados, como porejemplo 20% para población y 5% para ingresospuede ubicarse como un punto en el gráfico. - El anterior punto indica que el 20% más pobrede la población recibe el 5% del ingreso oalternativamente, se lee del extremo opuestodel gráfico que el 80% más rico recibe el 95%de los ingresos. Puede hacerse una lecturasemejante para cualquier punto. - Los diferentes puntos que se van graficandopodrán conectarse mediante trazos ascendentes ala derecha, los cuales conforman la denominada“Curva de Lorenz”. La curva de Lorenz sirve de parámetros decomparación para analizar la forma cómo sedistribuye el ingreso; la curva que más sealeje de esta línea es la que representa mayorconcentración del ingreso.

COEFICIENTE DE GINIDEFINICIÓN CONSTRUCCIÓN

Es un indicador que permitecomparar dos o más situacionesde distribución. Para que sucálculo sea más preciso sedebe aplicar a distribucionesde más de ocho grupos.

Los datos a utilizar en la diagramación de laCurva de Lorenz sirven para el cálculo delcoeficiente con base en la siguiente fórmula: G= 1 + (1/n) – (2n2m) (Yi +Y2 + ... + nYn, paraY1 >Y2 > Yn n : número de miembros de la población Yi: Ingresos correspondientes para cadaindividuo M: Ingreso promedio de toda la población

El Coeficiente de Gini depende de la sumaponderada de los ingresos de todos losindividuos (se selecciona un individuorepresentativo del grupo). Las posiciones sonen orden descendente del grupo más rico al máspobre de la población. Su resultado varía entre cero y uno y entre másse acerca a uno es donde existe mayorconcentración del ingreso.

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9.6. Indicadores de Efectividad 9.6.1. Objetivos

Controlar y medir si el producto cumple con el propósito final parael que fue diseñado.

Medir la satisfacción o el impacto que produzca en la comunidad ocliente el producto o servicio.

Medir el impacto o efectividad de la gestión


Es importante medir los siguientes aspectos en el momento de medir laeficiencia de una compañía, proceso o proyecto:

Rendimiento: Es la relación entre las unidades producidas, sobre lasunidades esperadas programadas.

Productividad: Es la relación entre las unidades producidas, sobre lasunidades esperadas.

Competitividad: Es la relación existente entre las unidadesproducidas, sobre las unidades producidas por la competencia.

Participación: Es la relación existente entre las unidades vendidas odemandadas y las vendidas por todo el sector.

Adaptación: Es la relación existente entre las unidades vendidas y lasunidades solicitadas a la empresa o al sector.

Cobertura: Es la relación existente entre las unidades vendidas y lasunidades necesitadas por todo el sector.

Otro variable importante a medir en este punto es la medida del impactode una gestión. A continuación se presenta dónde y qué se puede medirpara hallar este término:

Institucionales:

Rendimiento: Significa el desempeño o la producción obtenida por todoel sistema, con respecto a una producción esperada (programada).

Productividad: Significa el desempeño del sistema en conjunto dentrode un proceso, con respecto a una producción esperada o teórica de losmismos.

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Competitividad: Significa el desempeño de los diferentes recursos o detodo el sistema en conjunto dentro de un proceso, con respecto a unaproducción esperada de la mejor competencia.

Sociales:

Participación: Significa el grado de intervención que tiene la empresaen un mercado definido.

Crecimiento: Significa el grado de adaptación que tiene la empresa alos deseos de los clientes potenciales.

Cobertura: Significa el grado de cobertura que tiene la empresa a lasnecesidades de la población que tiene por ese producto.

9.7. Anexo Ejemplos

PRINCIPIO INDICADORFactor

crítico queapoya

FUENTE OBSERVACIÓN

Economía GastosDirectos /GastosTotales

Rendición dela cuenta

ActivosProductivos /ActivosTotales

Rendición decuenta eInformes deAuditoría

Activosproductivosligadosdirectamenteal procesoproductivo

InversionesTemporales /ActivosCorrientes.


Altoporcentaje desus recursosen ITsignifica lafalta deutilizaciónen eldesarrollo desu misión

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crítico queapoya

FUENTE OBSERVACIÓN

Valor decostosindirectos /Volumenproducción debienes oservicios


IngresosOperacionales/ IngresosTotales


Eficiencia

Valor totalde laproducción /Costo Total

Margen deOperación


Valor totalde laproducción /ActivosTotales

Productividaddel capital


Volumen deproducción /VolumenInsumosUtilizados


Costo totaldeservicios /N° Total deusuariosatendidos

Costopromedio porusuario


Eficacia N° usuariosatendidos /N° potencialde usuariospor servicios

Cobertura delServicio


ProgramasRealizados /Programasplaneados

Cumplimientode metas


106


crítico queapoya

FUENTE OBSERVACIÓN

Tiempoejecutado /Tiempoprogramado

Oportunidaddel servicio


Equidad

N°beneficiariosporestrato* /Poblaciónobjetivosestrato

Cobertura porestrato

Informes deauditoría yestadísticasdel sector

* Proyectoejecutado

Volumen deproducción /N°beneficiariospor sector*

* O porestrato,proyecto,etc.

Ingresopercápita porestrato* /Tarifa porestrato

Progresividadde tarifas

Mide elesfuerzoeconómico delusuario

INDICADORES GENERALES PARA LA EVALUACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE LA GESTIONFISCAL

A continuación se presentan una serie de indicadores generales que comomínimo deben aplicarse para la evaluación de las entidades sujetas decontrol. Estos indicadores junto con los específicos deben contribuir ala emisión del fenecimiento de la cuenta en el informe anual de laevaluación a la gestión de dichas entidades. Los indicadores deeficiencia deben ser comparados con períodos anteriores y en lo posiblecon estándares internos o externos.

NOMBRE OBJETIVO FORMULA DEFINICIÓN DEVARIABLES NOTAS PRINCIPIO

GESTIÓN Y RESULTADOS

107


RENTABILIDAD PUBLICA

Evaluar a laentidad comoproductora debienes oservicios ycomo usuariay generadorade recursospúblicos

utilidadpública*100 /activosoperativos

Utilidadpública:Diferenciaentre el valoragregado y elretorno afactores.

ActivosOperativos:activos queparticipandirectamenteen laproducción delbien oservicio.

para mayorilustración, revisaren elManual,herramientas paraevaluareficiencia

eficiencia

valoragregado*100 /ingresosoperaciona

les

Valoragregado:Diferenciaentre losingresosoperativos ylos insumosintermedios

Ingresosoperacionales:valor recibidopor la venta del producto oservicio,adicionado conotros ingresosoperativos.

valoragregado*100 /activos

operativos

108


activos operativos*100 /total activosutilidadpública*100 /ingresosoperaciona

les

FACTOR TRABAJO: valor sueldos y salarios *100 / Nº Total de funcionarios (por niveles)

Nº total defuncionarios(por nivel):cantidad defuncionariosde cada nivel(Directivo,asesor, profesional,técnico oasistencial)

Valor sueldosy salarios:Monto total dela de lanómina



109


RENTABILIDADPUBLICA

valor prestaciones sociales *100 / Nº total funcionarios (por niveles)

Valorprestacionessociales:Monto total delasremuneracionesestablecidaspor la leycomo Prestaciónsocial de losfuncionarios

FACTOR CAPITAL FINANCIERO:capital financiero(total o individual) *100 /ingresos operativoso totales

Composición del crédito externo e interno

110


EXCEDENTE DEPRODUCTIVIDAD GLOBAL

Determinar los niveles de productividad

Variación de productos o servicios / Variación de cantidad de factores utilizados

Variación de productos oservicios: Incremento odecremento entre elperiodo base y el periodoen estudio, en precios ycantidades de losproductos o servicios quegenera la entidad.

Variación de cantidad defactores utilizados:Incremento o decremento,entre el periodo base yel periodo en estudio, delos insumos, factortrabajo, factor capital,factor financiero, plantay equipo, otros gastosoperativos y otros nooperativos

eficiencia

Mostrar el costo laboral por unidad de servicio o de producto,

Valor de los salarios y/o prestaciones / # de servicios y/o volumen deproduccióno ventas

Valor de lossalarios

sutendenciaen eltiempodebe ser decreciente entérminosreales sise tiene encuenta uncambiopositivoen laproductividad.



111


EXCEDENTE DEPRODUCTIVIDAD GLOBAL

Valor depresupuesto (deinversión,funcionamiento,total) /# deservicioso volumendeproduccióno deventasVolumen deproducción

oprestación

deservicios / Volumende losinsumos(costos)Gastos defuncionamiento /usuariosatendidosCosto

Total porServicio /N° Total

deusuariosatendidos

EXCEDENTEPUBLICO

Activosfijos

operativosrevaluadosVolumen ocantidad

de

112


Servicios / N° Total

deBeneficiar

iosCONTROL INTERNO


CUMPLIMIENTODE OBJETIVOS

Medir el grado de cumplimientode la Oficina de Control Interno en la ejecuciónde los objetivos

No. Objetivos logrados O.C.I. * 100 / No. Objetivos Programados O.C.I.

No. Objetivoslogrados:entiéndase porla cantidad deobjetivoscumplidostotalmente porla oficina decontrolinterno(O.C.I)

No. Objetivosprogramados:son aquellosque seencuentrancontenidos enel plan de laoficina decontrolinterno

Se debentener encuenta losobjetivosque seencuentranenejecuciónparaefectosdelanálisiscualitativo.

Eficacia

CORRECTIVOS Medir el grado de eficiencia de las áreas para subsanar observaciones

No. Observaciones Subsanadas*100 / No. Observaciones Formuladas

No. Observacionessubsanadas: entiéndase laque fue aceptada por elárea y conllevó unaacción correctiva.

No. Observacionesformuladas: son aquellasque señalan en formaconcreta las deficienciasencontradas.

Eficiencia

113


AREASEVALUADAS

Establecer el porcentaje de las áreasevaluadas enel período

No. áreas func. eval. por O.C.I. *100 / No. áreas funcionales de la entidad

No. áreasfuncionalesevaluadas porControlInterno:corresponde alas áreasseleccionadaspor la O.C.I.

El nivel dedesglosepuede serhastaprocesosmínimos deacuerdo ala entidad

Eficacia

No. DEREUNIONESEFECTUADAS

Medir el grado de cumplimientoen la programaciónde reuniones

No. Reuniones efectuadasComité C.I* 100 / No. Reuniones program. por el Comité

No. reuniones programadaspor el Comité de C.I. deacuerdo a la normatividadvigente

Eficacia

CONTROL INTERNO


ATENCIÓN DERECLAMOS*

Mide el porcentaje de las quejas justificadasque se solucionaron

Quejas Resueltas *100 / Quejas Justificadas

Quejas Resueltas:Entiéndase la que fueatendida y subsanadaQuejas Justificadas:aquellas en las queexistía deficiencias ofallas en el servicio porparte de la entidad.

Eficiencia

ATENCIÓN DESOLICITUDES*

Mide el porcentaje de solicitudes atendidas

No. de solicitudes atendidas * 100 / No. de solicitudes

No. De solicitudesatendidas: cantidad desolicitudes queobtuvieron respuesta porparte de la entidad

No. De solicitudesrealizadas: cantidad de

Eficiencia

114


realizadassolicitudes de prestacióndel servicio recibidaspor la entidad

TIEMPOPROMEDIO DEATENCIÓN*

Medir el tiempo de atención

Tf -Tin

Tf: hacereferencia almomento enque seresuelve lasolicitud.Ti: momento enque serealiza unasolicitud.n: es lacantidad desolicitudes

Se mide enhoras, díaso meses.

Eficiencia

*Estos indicadores además de contribuir a la evaluación del control interno, reflejan directamente la gestión global de la entidad.

EVALUACIÓN PRESUPUESTAL


EJECUCIÓNPRESUPUESTAL

Medir el grado de ejecución presupuestal

Presupuesto ejecutado *100 / Presupuesto definitivo

El presupuesto ejecutadose refiere al ValorRecaudado y a lasReservas más Compromisos.El presupuesto definitivoes el presupuesto inicialmás las modificaciones.

Eficacia

VARIACIÓNDEL

PRESUPUESTO

Medir el grado de eficiencia en la planeación del presupuesto

Ppto definitivo- Ppto inicial *100 / Presupuesto inicial

Presupuesto inicial: serefiere al liquidadooriginalmente.

Eficiencia

RECURSOGENERADO ENOPERACIÓN

Medir la capacidad degeneración de recursos

Ing. corrientes- Gtos Func.-

Ingresos ctes:son aquellosque recibenlos

Aplicapara lasEntidadesque tienen

Eficiencia

115


Transf. *100 / Total Ingresos

establecimientos por laprestación deun servicio,el desarrollode unaactividad o laexplotación derecursos.

Gastos deFuncionamiento: desembolsospara el normaldesarrollo delasactividadesadm. y técnica

ingresosporprestacióndeservicios

SOSTENIBILIDAD DE LADEUDA

Mide el porcentaje de los ingresos corrientes que pueden cubrir la deuda

Servicio de la Deuda * 100 / Ingresos Corrientes

El servicio de la deudaincluye los pagos decapital, intereses,comisiones e imprevistosderivados de estasoperaciones, su cálculose realiza sobre loscompromisos a pagar en lavigencia.

Eficiencia

SALDOPRESUPUESTAL

Mide el déficit o superávit dela entidad

Ingresos Tot. - Egresos Tot. * 100 / Ingresos Totales

Ingresos Totales:totalidad de rentas yrecursos con que cuentala entidad.

Egresos Totales:totalidad de gastos enque incurre la entidadpara cumplir con suobjeto social.

Eficiencia

AHORROCORRIENTE

Determinar el nivel de ahorro de las entidades

Recursos Generados en Operación - Intereses

RecursosGenerados enOperación:representa losingresoscorrientes

Aplica enlaEmpresasquegeneranrecursos

Eficiencia

116


deuda

menos losgastos defuncionamiento. Interesesdeuda:representa ungastofinanciero porlos recursosdel crédito.

Para las entidades que generan recursos propios se puede aplicar laMetodología de Análisis de Gestión Presupuestal que se encuentraimplementada en las E.S.P.

EVALUACIÓN FINANCIERA


PARTICIPACIÓN

Medir el porcentaje de participación

X i . Xi

Entiéndese por'Xi lascuentas ogrupos decuentas y lasumatoria deestas o delgrupo

AnálisisVertical

Eficienciay Economía

VARIACIÓN

Mide el porcentaje de variaciónentre dos cuentas de distinto período

Xn - Xn-1 * 100 'Xn-1

Xn es lavariable delperíodo aanalizarXn-1 es lavariable delperíodoanterior

AnálisisHorizontal: se deberealizar apreciosconstantes.

Eficienciay Economía

RENTABILIDADDE ACTIVOS

Capacidad delos activos para generarrentabilidad

Utilidad Neta de laExplotación * 100 / Activos Totales

Utilidad Netade laExplotaciónrepresenta lautilidad netasin descontarlos interesesde las

Paraentidadesquegeneranrentabilidad orecursospropios

Eficiencia

117


obligacionesfinancieras.

MARGEN NETO

Determina lacapacidad que tienen los ingresospara generarutilidad

Utilidad Neta de laExplotación * 100 / Ingresos Totales

(Se expresa ennúmero de veces)

Ingresos totales:representan la suma delos ingresosoperacionales y nooperacionales

Eficiencia

ROTACIÓN DEACTIVOS

Mide la rapidez con que rotan los activos para contribuir ala generación de ingresos

Ingresos Totales / Activos Totales Se expresaen número de veces

Activostotalesrepresenta losbienes yderechos queposee laentidad

Se sugierecomplementarlo conunindicadoroperacional

Eficiencia

ROTACIÓN DECARTERA

Mide el tiempo promedio en que la entidad demora en recaudar su cartera

Ingresos Totales del Período / Cuentas por Cobrarpromedio Se expresaen número de veces

Cuentas porcobrarpromedio:(Valor inicial+ valor final)/ 2.

Hacereferenciaa lacarterageneradaen elcumplimiento delobjetosocial.

Eficiencia

118

EVALUACIÓN FINANCIERA


ROTACIÓN DEINVENTARIOS

Mide el tiempo promedio quela entidad

Costos y gastos operac. del Período /Inventarios promedios

Inventariospromedios:(Valor inicial+ valor final)/ 2.

Los costosy gastosoperacionales hacenreferenciaal totalde costosy gastosnecesariospara laobtencióndel bien oelservicio

Eficiencia

COSTOFINANCIEROPROMEDIO

Determina elcosto promedio de la deuda

Gastos Financieros *100 / Obligaciones Financieras Promedio

Obligacionesfinancieraspromedio:(Valor inicial+ Valor Final)/ 2

En losgastosfinancieros seincluyenlos gastoscapitalizados en elperíodo

Eficiencia

De acuerdo a la naturaleza de las entidades auditadas se pueden aplicarlos indicadores financieros tradicionales En las Entidades que generanrentabilidad se puede aplicar la Metodología de Análisis de GestiónFinanciera, que aporta elementos para interrelacionar los indicadores yaexpuestos.

119

EVALUACIÓN AL PLAN DE DESARROLLO


NIVEL DEEJECUCIÓN

Medir elnivel deejecución delosprogramas,proyectos,metas entiempo ycantidad derecursos

Yi Ejecutado * 100 / Yi Programado

Yi representaRecursos(Dinero,tiempo,cantidad deobra),prioridades oprogramas oproyectos ometas oactividades

Se aplicaindependientementepara cadavariable

Eficacia

VARIACION DECOSTOS

Medir la variación delos costos

Costo final - Costo inicial *100 /Costo inicial

Los costos sepuedendeterminar porprioridad,programa,proyectos,contrato oactividad.

Se puedeaplicar alfinalizarlosproyectoso parahacerseguimientoperiódico

Economía

DÉFICIT DECOBERTURA

Medir el porcentaje de la población que no tieneacceso al servicio

1 - (Poblaciónatendida /Población que demanda elservicio) * 100

PoblaciónatendidaPoblación quedemanda elservicio

Se aplicaa nivelgeneral dela Entidad Eficacia y

Equidad

COBERTURA Medir en queporcentajela poblaciónprogramadafue atendida

No. de usuarios beneficiados * 100 / No.de usuarios programados a

No. deusuariosbeneficiados

No. deusuariosprogramados abeneficiar

Se da anivel decontratos,proyectosyprogramas

Eficacia yEquidad

120

beneficiar

EFICIENCIAEN LA

EJECUCIÓN DELOS

PROGRAMAS

Medir elgrado deeficienciaen laejecución delosprogramas

(Qe / (Te*Ce) / (Qp / (Tp*Cp)

Si el resultado es >= 1 eseficiente

Si el resultado es < 1 es ineficiente

Qe es lacantidadejecutada. Qpla cantidadprogramada.

Te es eltiempo deejecución.

Tp el tiempoprogramado.

C representael costo

Esteindicadorse aplicaaproyectosycontratosquemanejen lamismaunidad demedida.

Eficiencia

MEDIO AMBIENTE


INDICADORESBIOFÍSICOS

Comparar losniveles decontaminación con losestándares.

Niveles de contaminación / Estándares establecidos según normatividad.

Losestándaresdeterminanla calidadpermisibledel agua,aire ysuelo

Costosambientale

s

COSTOS DEREPOSICIÓN

Evalúa elcosto derestaurarlos recursosfrente a lainversióndel proyecto

Costo de Repos. del Recurso Natural Total inversión del Proyecto

Costosambientale

s

COSTO DERESPUESTA EN

SALUD

Evalúa elcosto deatención(tratamiento,rehabilitación, entre

Costo de Atención a Enfermedades derivadas de Problemas Ambientales / Inversión Total en Salud

Costosambientale

s

121

otros) pararestablecerla saludafectada porfactoresambientales.

9.8. CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE EFICIENCIA 9.8.1. INDICADORES DE RENTABILIDAD PÚBLICA I.R.P. = Excedente Público/Activos Fijos Operativos Revaluados Este Indicador permite:

Medir la eficiencia operativa, a partir de la determinación delrendimiento de los activos dentro de la operación.

Valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.

El criterio de evaluación de las empresas públicas difieresustancialmente frente a las privadas, puesto que en estas últimas larazón principal es la búsqueda de utilidades, mientras que en la empresapública influyen factores de diferente índole que impiden analizarlasbajo la óptica del análisis financiero tradicional, debido a:

Su función es social Las políticas de gobierno inciden en su gestión por medio de múltiples

mecanismo directos e indirectos Algunos rubros, contablemente representan costos para la empresa

privada; para la pública corresponden a mecanismos de distribución delsuperávit (impuestos, transferencias, pago de interese y donaciones).

Parte de los ingresos registrados en los estados financieros nocorresponden a producto del desarrollo de su objeto social, por lotanto, se excluyen de los ingresos operativos, los dividendos yparticipaciones en otras sociedades, ganancias de capital,transferencias presupuestales y utilidades en operaciones cambiarias.

El capital de trabajo se evalúa en términos de costos de oportunidad. El denominador del indicador sólo tiene en cuenta los activos de

operación.

9.8.2. EXCEDENTE PÚBLICO Mide la capacidad de la entidad para generar riqueza a la sociedad, enotras palabras, el excedente público es el beneficio neto variable.

122

El excedente público consta de dos partes: la generación (utilidadpública) y la distribución del excedente total. La primera mide laeficiencia operacional en el corto plazo, y la segunda permite observarqué agente económico es el más beneficiado con esa utilidad.

GENERACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL EXCEDENTEGeneración:+ Producción o Ingresos de Operación (a costo de factores) - IVA, impuestos indirectos - Subsidios = Producción o ingreso a precios de mercado - Insumos intermedios =Valor agregado (a precios de mercado) - Sueldos y salarios (personal activo) - Rentas y alquileres - Costo de Oportunidad del capital de trabajo = EXCEDENTE PÚBLICO

GENERACIÓN DEL EXCEDENTE TOTAL + Producción o Ingresos de Operación (a costo de factores) - IVA, impuestos indirectos - Subsidios = Producción o ingreso a precios de mercado - Insumos intermedios =Valor agregado (a precios de mercado) - Sueldos y salarios (personal activo) - Rentas y alquileres + Otros ingresos no operacionales = EXCEDENTE A DISTRIBUIR

DISTRIBUCIÓN DEL EXCEDENTE TOTAL

Capital: Intereses y comisiones pagados a capital de terceros

Fluctuación en cambio

Sociedad: Transferencias al sector público

Impuestos indirectos

IVA

Otros impuestos indirectos

123

Otros egresos

Pensiones de Jubilación

Ahorro interno para la empresa:

Depreciación

Amortización

Provisión y Reservas

Utilidad o pérdida del ejercicio

124

PROGRAMA AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

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