MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTION INTEGRADO

Código: PL-IC-07 Fecha: 25-10-2019

Versión: 11

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Referenciales NTC ISO 9001:2015 BASC V5:2017 Estandar Terminal Portuario Marítimo y Fluvial Código PBIP


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Contenido

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 5

1. RAZON SOCIAL Y UBICACIÓN GEOGRAFICA ................................................... 6

2. ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN ......................................................... 6

3. CARACTERIZACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO ................................................... 7

3.1 HORARIO LABORAL ................................................................................... 7

4. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .................................... 8

4.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN............................... 8

4.1.1 Enfoque al Cliente .................................................................................. 9

4.1.2 Mapa de Procesos ............................................................................... 10

4.1.3 Comprensión de la organización y de su contexto .................................... 10

4.1.4 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas . 11

4.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. .................................. 11

4.3 NO APLICABILIDAD DE REQUISITOS DE NORMA .................................... 12

5. ELEMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .................................. 14

5.1. PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ......................... 14

5.2. COMPROMISO DE LA DIRECCION .......................................................... 14

5.3. MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................. 15

5.4. VISION DE LA ORGANIZACIÓN .............................................................. 15

5.5. POLITICAS ............................................................................................ 16

5.5.1. POLITICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .............................. 16

5.5.2. POLITICA DE PREVENCIÓN DE CONSUMO DE ALCOHOL, TABACO Y DROGAS ..................................................................................................... 17

5.6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO .............................. 17

5.7. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES ..................... 18

5.8. ELEMENTOS VISIBLES DEL COMPROMISO GERENCIAL .......................... 18

5.9. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS ........................................................ 20

5.10. RECURSOS ......................................................................................... 21

5.11. PERSONAS ........................................................................................ 21

5.11.1.CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN ......................................... 21

6. COMPETENCIAS DEL PERSONAL ................................................................. 22

6.1. TOMA DE CONCIENCIA ......................................................................... 22

6.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO ............................. 23

6.3. PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCION ........................................ 23

6.4. INFRAESTRUCTURA .............................................................................. 23

6.5. AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS ............................ 24

6.6. COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA .................................... 24


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7. INFORMACIÓN CONTROLADA ..................................................................... 25

7.1. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN .............................................. 25

7.1.2. CREACION Y ACTUALIZACIÓN.............................................................. 26

8. OPERACION ................................................................................................. 27

8.1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ............................................ 27

8.1.1. Comunicación .......... con el cliente y determinación de los requisitos para los productos y servicios .................................................................................... 27

8. 2. CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE ................................................................ 28

9. PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO .................................................. 29

9.1. PROPIEDAD DE LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS ................. 29

9.2. PRESERVACIÓN .................................................................................... 30

9.3. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ........................................................ 30

9.4. CONTROL DE LOS CAMBIOS .................................................................. 30

9.5. LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ..................................... 30

9.6. CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES ......................................... 30

10. RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN .............................................. 31

11. EVALUACION DEL DESEMPEÑO ............................................................... 31

11.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE .............................................................. 31

11.2. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN ................................................................... 31

11.3. AUDITORÍAS INTERNAS ..................................................................... 33

12. MEJORA .................................................................................................. 33

13. ASPECTOS ESPECÍFICOS DE BASC ........................................................... 33

13.1. PLANEACIÓN ..................................................................................... 33

13.2. CONTROL DEL MANUAL ..................................................................... 40

13.3. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE LAS COPIAS ........................................ 41


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INTRODUCCIÓN

La ubicación estratégica de la ciudad de Barranquilla es muy llamativa para las empresas del sector industrial y portuario. Es por eso que las empresas buscan mejorar sus estrategias y métodos para cubrir las exigencias de un mercado globalizado y cambiante, pues los clientes día a día son más rigurosos a la hora de elegir sus productos o servicios y requieren con mayor frecuencia de los servicios prestados por las organizaciones portuarias. Hoy en día las organizaciones portuarias en búsqueda de la excelencia en la prestación de sus servicios, buscan implementar estándares internacionales como herramienta para la implementación de acciones que aseguren su éxito y permanencia en el mercado. Entre estos estándares encontramos las normas internacionales ISO 9001:2015, BASC V5:2017, estándar Terminal Portuario Marítimo y Fluvial, así como las exigencias nacionales en materia de seguridad y salud en el trabajo. Este manual sirve como una guía que describe de manera general el Sistema de Gestión Integrado implementado en PORTMAGDALENA S.A, en función de los requisitos que establecen las normas referenciadas.


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1. RAZON SOCIAL Y UBICACIÓN GEOGRAFICA

La empresa PORTMAGDALENA SA, domiciliada en la ciudad de Barranquilla tiene como objeto social prestar el servicio de Atención de Buques en instalación portuaria a las empresas usuarias de la Zona Franca de Barranquilla, que tengan la necesidad de cargar o descargar productos a granel líquido. Está ubicada en la siguiente dirección: Domicilio: Kilometro 22 desembocadura del Rio Magdalena Departamento: Barranquilla - Atlántico Teléfonos: 3701211 Nit. 802.018.456-3 Representante legal: Zoraida Molina

2. ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN En el siguiente organigrama se detalla la estructura de la organización:


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3. CARACTERIZACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

De acuerdo a la legislación nacional decreto 1607 de 2002 la clasificación de riesgos según las actividades es la siguiente:

Actividad Nivel de Riesgo Descripción

Personal Operativo

V

Almacenamiento y depósito, incluyendo almacenamiento de sustancias químicas, petroleo, explosivos en zonas francas portuarias, marítimas y fluviales.

Personal Administrativo

I

Actividades relacionadas con la administración de servicios financieros, de recursos humanos, gerenciales, de recepción, de seguridad y salud en el trabajo, gestión de compras y actividades administrativas relacionadas con la operación portuaria

3.1 HORARIO LABORAL

Personal

Administrativo Jornada Mañana Jornada Tarde

Lunes a Viernes 7:30 am – 12:30 am 1:00 – 5:30 pm

Servicios Generales Jornada Mañana Jornada Tarde Lunes a Viernes 6:00 am – 12:30 am 1:00 pm – 4:00 pm

Personal Operativo Jornada Mañana Jornada Tarde

Lunes a Viernes 7:30 am – 12:30 am 1:00 pm – 5:30 pm

Periodos de demanda de servicios portuarios 6:00 am – 6:00 pm 2:00 pm – 6:00 pm

4. OBJETIVOS DEL MANUAL

Este manual sirve como una guía para todas las partes interesadas sobre el compromiso de la organización para la implementación del Sistema integrado de gestión, y sirve de orientación para la implementación a la mejora continua de nuestros procesos para lograr la completa satisfacción y expectativas de


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nuestros clientes, y el completo cumplimiento de los requisitos y necesidades de nuestra organización y nuestros asociados de negocio relacionados con las actividades desarrolladas por nuestra empresa. A demás describe las disposiciones adoptadas por PORTMAGDALENA SA, para cumplir nuestras Políticas, nuestros Objetivos, los Requisitos Legales, Contractuales y Normativos relacionados con la Calidad, Seguridad y Protección, en relación con las Normas ISO 9001:2015 – BASC V5:2017 - Estandar Terminal Portuario Marítimo y Fluvial – Código PBIP – Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SGSST, Decreto 1072 de 2015. Describir la estructura, contexto, procesos, actividades, responsables, métodos de medición, control y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integrado de la Organización.

Este manual es referencia permanente para los colaboradores de la organización, en el cometido de alcanzar los objetivos y metas planteados por la Alta Dirección de la Organización.

A través del propio texto del manual, o de la referencia a procedimientos e instructivos de trabajo se describen las operaciones que se realizan, las tareas y sus responsables, así como los puntos y métodos de medición para el control de los procesos.

4. REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 4.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La planeación del Sistema Integrado de Gestión, se define teniendo en cuenta el ciclo PHVA. El cual se da inicio a la Planeación mediante la elaboración del Mapa de Procesos que contempla los procesos necesarios para la prestación del servicio de PORTMAGDALENA SA, La planeación detallada de cada proceso se realiza mediante Caracterizaciones, en donde se describe la aplicación de dicho ciclo, donde el P (Planear), H (Hacer), V (Verificar) y el A (Actuar) han sido determinados de una misma manera como se muestra a continuación de una manera detallada.

P: Planificación Procesos Gerenciales

H: Hacer Procesos Misionales

V: Verificar Proceso de Apoyo

A: Actuar


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4.1.1 Enfoque al Cliente La Alta Dirección muestra cómo los requisitos del cliente, requisitos legales y otros requisitos son determinados y atendidos a través de sus procesos, para dar cumplimiento a los requisitos del cliente, con el propósito de aumentar la satisfacción del mismo. Se tiene en cuenta:

• Los requisitos determinados por el cliente. • Los requisitos no determinados por el cliente, pero que, sin embargo, son

necesarias debido a la naturaleza del servicio. • Los requisitos legales y Organizacionales.

El enfoque al cliente más que un requisito es una cultura para PORTMAGDALENA SA, donde se trabaja en equipo a través de la cadena de valor, por cumplir los requisitos reflejados en las Solicitudes de clientes, resolviendo las diferencias antes de formalizar los mismos.

Las exigencias relativas a la protección del Medio Ambiente, Seguridad, Salud en el trabajo, Protección, y Calidad aplicables a las actividades de PORTMAGDALENA SA, se derivan de:

• Normas ambientales, de Seguridad, Salud en el trabajo y Protección

expedidas por el Gobierno a través de las instituciones del orden nacional, regional o local, facultadas para ello.

• Compromisos adquiridos con sus Clientes y/o accionistas.

• Los lineamientos corporativos de la organización

• Entre otros


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4.1.2 Mapa de Procesos 4.1.3 Comprensión de la organización y de su contexto La organización ha determinado aspectos externos e internos que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión integrado. Estos aspectos incluyen las condiciones ambientales, de Seguridad y Protección y Calidad, los cuales son capaces de afectar o de verse afectados por la organización. Las condiciones para asegurar la sostenibilidad de la empresa se definen en la planificación estratégica donde se realiza el DOFA de la Organización. Portmagdalena S.A. es una sociedad portuaria de servicio público, habilitada mediante Resolución 810 de 2 de Febrero de 2010 de la Dian, la cual opera desde el año 2004 se encuentra ubicada dentro de las instalaciones de la Zona Franca de Barranquilla, exactamente a 22 Kilómetros de la desembocadura del rio Magdalena. Presta el servicio de Atención de Buques en instalación portuaria a las empresas usuarias de la Zona Franca de Barranquilla, que tengan la necesidad de cargar o descargar productos a granel líquido a través de buques tanques o barcazas que reúnan las condiciones y características técnicas que le permitan atracar en el muelle de Portmagdalena S.A.


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El servicio abarca los siguientes cargos fijados autorizados por la Superintendencia de Puertos y Transportes:

• Muellaje: Es el cargo que se le hace a cada nave por atracar a lo largo del

muelle. Este cargo será determinado por metro de eslora y por día o fracción de día que permanezca atracada la nave.

• Uso de instalaciones a la carga: Es el cargo que se le hace a cada tonelada métrica de carga que se cargue o descargue, desde / hacia la nave, desde o hacia el muelle.

• Uso de instalaciones operador portuario: Es el valor que se carga para que el personal de operadores del usuario o cliente haga uso de la instalación portuaria de Portmagdalena S.A.

4.1.4 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas Se han identificado las partes interesadas y sus requisitos, así como las expectativas de la Organización, ver PL-IC-06 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

El Alcance del Sistema de Gestion de Calidad, seguridad y salud en el trabajo, control y seguridad, y Protección aplica a todos los procesos de la organización y para todas las operaciones de cargue y descargue de buques de granel liquido llevadas a cabo en la instalación portuaria.


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4.3 NO APLICABILIDAD DE REQUISITOS DE NORMA

Para la prestación el servicio, la Organización ha determinado que, no aplican los siguientes requisitos para el Sistema de Gestión Integrado: ISO 9001:2015 Numeral Descripción

8.3.

DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Porque la actividad que realiza Portmagdalena S.A., es repetitiva dictada por la reglamentación de los organismos de control del estado, como la Dian, la Superinten|dencia de Puertos y Cormagdalena entre otros, los cuales no se puede

Estándar Terminal Portuario Marítimo y Fluvial BASC V5 – 2017:

Numeral Descripción

2 Seguridad de las Unidades de Carga y

Unidades de Transporte de Carga

2.1 – 2.2 – 2.3 – 2.4 – 2.5 – 2.6 – 2.7

Portmagdalena es un puerto en el cual se carga y descargan líquidos a granel y la OPERACIÓN DE CARGUE Y DESCARGUE ES REALIZADA POR EL USUARIO OPERADOR, a través, de tuberías conectadas directamente desde los tanques de almacenamiento en tierra ubicados en las instalaciones del cliente, hasta los buques, por lo tanto la carga no se almacena dentro del Puerto, ni se manejan contenedores, ni unidades de carga, ni unidades de transporte de carga; tampoco hay áreas de almacenamiento, carga y

3 Seguridad en los procesos de manejo de

carga 3.1 – 3.2 – 3.3 – 3.4

En Portmagdalena no se tiene la custodia de la carga, esta se almacena fuera de la instalaciónes en la plantas de almacenamiento de los clientes, por lo tanto no se produce, ni se fabrica, ni se empaca la carga dentro de Portmagdalena.

Sistema de Gestion Integrado

Verificar equipos de calibración, en caso que no aplique se debe justificar


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5.1.7 b) Control operacional en las

instalaciones que incluya controlar las áreas de

casilleros (lockers) de los colaboradores y estas

deberían estar separadas del area de manejo y almacenaje de carga

En portmagdalena no hay área de lockers o casilleros

5.1.4 Inspeccionar los vehículos que entren o

salgan de la instalación. Se debe mantener los

registros correspondientes

A portmagdalena no ingresan ni salen vehículos.

5.1.5 Inspeccionar las unidades de transporte

de carga

A portmagdalena no ingresan unidades de transporte de carga.


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5. ELEMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

5.1. PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

La Alta direccón para documentar, implementar y mantener los Sistemas de Gestión, ha:

i. Establecido y determinado una secuencia e interacción lógica de los

procesos que conforman los Sistemas Integrado de Gestión para una óptima prestación del servicio, siguiendo los lineamientos del ciclo PHVA propuestos en la Norma ISO 9001:2015, BASC V5:2017, Estándar Terminal Portuario Marítimo, Código PBIP y del Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SGSST Decreto 1072 de 2015.

ii. Implementados procedimientos exigidos por las Normas y Estándares y los necesarios para el desarrollo de los demás procesos de la Organización.

iii. Asegurado la planeación de cada proceso por medio de las caracterizaciones.

iv. Revisado y aprobado las caracterizaciones y los procedimientos de los

Sistemas de Gestión.

v. Implementados indicadores de gestión por procesos, de acuerdo a los resultados esperados de los sistemas de gestión implementados.

vi. Aplicado las normas y estándares, para el Sistema de Gestión de Integrado la

implementación de política y objetivos y el cumplimiento de los requisitos establecidos en los procedimientos, instructivos, caracterizaciones en los cuales se han identificado y contemplado cada uno de los requisitos de esta norma.

La Alta Dirección asegura que cuando haya cambios significativos debido a nuevos proyectos que puedan afectar los procesos, procedimientos y recursos, éstos se realicen de manera planificada para que no alteren la integridad del mismo, mediante la planificación de cambios.

5.2. COMPROMISO DE LA DIRECCION

La Alta Dirección, declara el compromiso con la implementación y mantenimiento del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, orientado a la Satisfacción del Cliente, Calidad, la Seguridad y Protección, Seguridad y salud en el trabajo, aplicado a la cadena logística de la Organización; a través de la asignación y monitoreo del talento humano seleccionado, la planificación y desembolso de recursos técnicos,


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financieros, y tecnológicos, para lograr el cumplimiento de las actividades relacionadas con la seguridad y su mejoramiento revisando permanentemente la eficacia y eficiencia del sistema. La dirección de la empresa delega en cada líder de proceso la responsabilidad de mantener la mejora continua del Sistema de gestión Integrado. Las perspectivas del negocio y el cambiante entorno han motivado la redefinición de lo que PORTMAGDALENA SA, piensa que es y lo que se espera que sea. La Alta Dirección, ha trabajado en reflejar el resultado de este análisis adecuadamente en la Visión del futuro y la Misión, de tal forma que todo el equipo laboral tenga claro el camino a seguir y el fundamento de sus actividades. En esta sección se presentan: Visión, Misión, Políticas del Sistema Integrado de Gestión, Objetivos del Sistema Integrado de Gestión, la Estructura Organizacional de la compañía como los elementos que permitirán la unidad organizacional para el logro de los objetivos empresariales. En pro de la mejora en la prestación del servicio de Portmagdalena S.A., se cuenta con la certificación en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC (SGCS), el cumplimiento del decreto 730 de 2004 Código PBIP avalado por la DIMAR y el cumplimiento del decreto 1072 de 2015 en materia de seguridad y salud en el trabajo, permitiéndonos garantizar procesos confiables, seguros y trazables en la cadena logística de comercio exterior. 5.3. MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes prestando servicios portuarios competitivos, mediante la optimización de los recursos, con los más altos estándares de seguridad y calidad. Contribuir al desarrollo del comercio exterior Colombiano en forma sostenible, comprometidos con nuestros clientes, accionistas y colaboradores. 5.4. VISION DE LA ORGANIZACIÓN

Ser reconocidos como la mejor instalación portuaria marítima y fluvial de gráneles líquidos sobre el Río Magdalena, manteniendo nuestro liderazgo en seguridad,


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eficiencia y productividad.

5.5. POLITICAS

5.5.1. POLITICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Portmagdalena S.A. como puerto fluvial y marítimo especializado en la atención de buques para el cargue y descargue de gráneles líquidos, se compromete a: Satisfacer las necesidades, requisitos y expectativas de nuestras partes interesadas, bajo estándares nacionales e internacionales y con responsabilidad social empresarial. Así mismo se compromete con la seguridad y salud de los trabajadores en general, proporcionando condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo, identificando los peligros, y los aspectos existentes en el desarrollo de nuestras actividades, evaluando y valorando los riesgos e impactos que puedan generar daños a la propiedad y estableciendo los respectivos controles, en el marco del cumplimiento de los requisitos legales. Promover el cuidado y prevenir el deterioro del medio ambiente resultado de sus operaciones, por medio de la identificación de aspectos e impactos ambientales y la implementación de controles que prevengan accidentes ambientales. Contar con trabajadores competentes, motivados y comprometidos, proveedores confiables que contribuyan al desempeño eficaz de la organización. Garantizando con nuestras acciones la mejora continua del sistema de gestión integrado, manteniendo la integridad de los procesos, y la prevención de las actividades ilícitas, financiación del terrorismo, corrupción y soborno.


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5.5.2. POLITICA DE PREVENCIÓN DE CONSUMO DE ALCOHOL,

TABACO, DROGAS Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS. En Portmagdalena S.A. estamos comprometidos a mantener un ambiente sano y seguro para todos los trabajadores y contratistas, controlando los riesgos a los que están expuestos, incluyendo aquellos relacionados con el consumo de alcohol, drogas y/u otras sustancias psicoactivas, con la implementación de una política de cero tolerancias sobre el consumo de drogas y alcohol. Definiendo los siguientes lineamientos: Se prohíbe a todo el personal la producción, fabricación, exportación, importación, distribución, comercio, uso y posesión de estupefacientes (Ley 30 de 1986 Artículo 3º). Está prohibida la utilización indebida de medicamentos formulados o el uso, posesión, distribución o venta de drogas no recetadas o de sustancias alucinógenas, enervantes o que generen dependencia, en funciones del trabajo y dentro de las instalaciones.(Código Sustantivo del Trabajo Art. 60).Está expresamente prohibido en cualquier horario de trabajo efectuar celebraciones en el que se pueda dar algún grado de embriaguez. No se permite la ejecución de labores, a empleados en las instalaciones o en la prestación del servicio que presenten síntomas de incoordinación o falta de control por embriaguez o uso de drogas. 5.6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

• Cumplir los requisitos legales aplicables y otros voluntariamente aceptados. • Asegurar el funcionamiento normal e ininterrumpido del servicio en la

instalación portuaria. • Brindar un servicio con Calidad buscando la satisfacción del Cliente. • Identificar, evaluar y valorar los peligros, para evitar la materialización de

todos los riesgos identificados, manteniendo controles de Protección, Seguridad Física y Seguridad y salud en el trabajo (SST) buscando siempre la satisfacción del cliente y la salud de los trabajadores.

• Mejorar continuamente los Sistemas Integrados de Gestión, fortaleciendo las competencias del personal mediante entrenamiento, capacitación y optimización de las medidas de control.


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5.7. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

La Organización al planificar el sistema de gestión integrado, considerara las cuestiones referidas a través del numeral 3.1.3 y los requisitos referidos en el numeral 3.1.4, y determina los riesgos y oportunidades que son necesarios abordar con el fin de: a) asegurar que el sistema de gestión integrado pueda lograr sus resultados

previstos; b) aumentar los efectos deseables; c) prevenir o reducir efectos no deseados; d) lograr la mejora. De igual manera planifica: a) las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades; b) la manera de: 1) integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión integrado 2) evaluar la eficacia de estas acciones. La Organización se asegura, que las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades son proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los servicios. La Organización ha considerado que las opciones para abordar los riesgos pueden incluir: evitar riesgos, asumir riesgos para perseguir una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar la probabilidad o las consecuencias, compartir el riesgo o mantener riesgos mediante decisiones informadas.

La Organización ha considerado que las oportunidades pueden conducir a la adopción de nuevas prácticas, lanzamiento de nuevos productos, apertura de nuevos mercados, acercamiento a nuevos clientes, establecimiento de asociaciones, utilización de nuevas tecnologías y otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades de la organización o las de sus clients. PL-R-01 MATRIZ DE RIESGOS.

5.8. ELEMENTOS VISIBLES DEL COMPROMISO GERENCIAL

6.4.1. Revisión Gerencial: La Revisión por la Dirección es liderada por el Gerente, se efectúa 1 vez al año la cual consolida la información de las sucursales para realizar la revisión por la Dirección a nivel nacional; estos informes se apoyan en los consolidados que presenta cada responsable de proceso y sobre los cuales se definen los planes de acción encaminados al mejoramiento de los Sistemas de Gestión.


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En un acta se consignan los resultados de la revisión, en la que se incluye los planes de acción o mejoramiento a realizar por parte de la Organización.

La información de entrada para la revisión por Dirección es el resultado de los informes requeridos por las normas y estandares, e informes adicionales que sirven de retroalimentación para el mejoramiento continuo de la Organización.

La verificación del estado de la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integrado, se realiza mediante evaluación del estado del sistema el cual se indica en la Revisión por Dirección. La Gerencia, toma como resultados de la Revisión por Dirección todas las decisiones y acciones relacionadas con:

− Mejora de la eficacia de los Sistemas de Gestión, mediante la

implementación de acciones correctivas, acciones preventivas y el Plan General de Mejoramiento.

− Mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente y de otra índole Las necesidades de recursos de infraestructura, humanos y financieros para apoyar los servicios que presta la Organización.


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6.4.2. Comité de Calidad y Seguridad El comité de calidad y seguridad de Portmagdalena S.A. es quien establece las directrices y sobre sus decisiones se apoya la estructura del Sistema de Gestión, lo conforma un grupo interdisciplinario, quienes orientan su esfuerzo y toman decisiones hacia el mejoramiento y logro de los objetivos en todos los procesos de la organización y se reúne trimestralmente. Está conformado por:

• Gerente • Coordinador Administrativo • Jefe de Operaciones y Seguridad - OPIP

Sus funciones están encaminadas en:

• Aprobar los proyectos de mejoramiento continuo del servicio y procesos. • Hacer revisiones periódicas al proceso e implementación del Sistema de

Gestión. • Realizar seguimiento a los indicadores. • Evaluar los resultados de las auditorías.

El comité se reunirá periódicamente de acuerdo a las necesidades del sistema de gestión. 5.9. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

Los cambios en el Sistema de Gestión Integrado, deben ser autorizados por la Alta Dirección, y ser análizados en conjunto con el Líder del Proceso, Miembros del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

Deben realizarse en forma planificada.

Se deben registrar dichos cambios, con el propósito del cambio y sus consecuencias potenciales.

La Alta Dirección aprobará o no el cambio. Para aprobarlo, deberá asegurarse de la integridad del Sistema de Gestión Integrado, de luego de la aplicación del cambio, dispondrá los recursos necesarios y, de ser necesario, asignará o reasignará las responsabilidades y autoridades que correspondan. La Organización para la planificación, análisis y puesta en marcha de los cambios, tendrá en cuenta lo dispuesto en el GM-P-06 PROCEDIMIENTOS DE


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GESTIÓN DE CAMBIOS

5.10. RECURSOS

Para el desarrollo de los objetivos propuestos de acuerdo a las Políticas se establecen los siguientes recursos humanos, físicos, tecnológicos y económicos.

5.11. PERSONAS

PORTMAGDALENA SA, se asegura de determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz de su Sistema de Gestión de Integrado, y el adecuado funcionamiento y control de sus procesos y monitorea su desempeño en Evaluaciones de Desempeño realizadas en forma anual a todo el personal.

5.11.1.CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN A los efectos de la correcta operación de sus procesos y de garantizar la conformidad de sus productos y servicios, se ha determinado que los conocimientos necesarios son:

6.7.1.1. Normas legales y reglamentarias aplicables a la actividad de la

empresa. 6.7.1.2. Conocimiento del mercado y de los requisitos de los clientes. 6.7.1.3. Posicionamiento de la empresa. 6.7.1.4. Conocimientos técnicos relativos a la actividad. 6.7.1.5. Forma de operar los procesos, riesgo de fallo y acciones de

contingencia cuando sean requeridas. Estos conocimientos deben estar disponibles en la cantidad y los niveles que sean necesarios.

La organización cuenta con una base de datos corporativa de la empresa, en donde se almacenan y están disponibles a todos los niveles de acceso, los procedimientos e instructivos relacionados con los procesos pertinentes, incluyendo cuando es necesario los conocimientos técnicos apropiados y Auditorías Internas.

Para el aprovechamiento de la experiencia y el aprendizaje de los éxitos y errores, generadas a lo largo de la historia, su resolución y evaluación.


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6. COMPETENCIAS DEL PERSONAL La Alta Dirección asegura que la asignación de responsabilidades y autoridades están determinadas y que son difundidas dentro de la Organización.

El Proceso de Gestión Humana, ha establecido el MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS para todos los cargos establecidos en la Estructura Organizacional para la prestación de los servicios, basados en las competencias necesarias para el cargo a ocupar: educación, formación, habilidades y experiencia.

Para llevar a cabo la evaluación periódica del cumplimiento de las funciones y responsabilidades establecidas, se cuenta con el Procedimiento TH-P-01 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN, MANTENIMIENTO Y DESVINCULACIÓN DE PERSONAL.

La selección y contratación del personal se realiza teniendo en cuenta el cumplimiento del perfil interno, del cliente y/o contrato y lo establecido en el procedimiento TH-P-01 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN, MANTENIMIENTO Y DESVINCULACIÓN DE PERSONAL.

6.1. TOMA DE CONCIENCIA

Una vez seleccionado el personal se realizan los trámites de afiliación a seguridad social, AFP, Caja de compensación y ARL. Al personal vinculado se le brinda inducción general de la Organización, sobre los Sistemas de Gestión y del proceso en el cual participa, todo orientado hacia la importancia del cumplimiento de sus actividades, acorde con las políticas establecidas y al logro de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado de la Organización.

Cuando se requiere formación ésta es solicitada a través del responsable del proceso para que el área de Gestión del Talento Humano, realice la programación y gestión necesaria. Así mismo la Organización se encarga de capacitar a todo el personal en temas referentes a Calidad, Seguridad y Protección, con el apoyo de la Gerencia, para lo cual establece el Porgrama de Capacitación, de lo cual hace seguimiento al mismo para validar su cumplimiento. La Organización define un programa de Capacitación para garantizar la toma de conciencia que permite, que todos sus colaboradores, tengan conciencia sobre:

a) La política del Sistema de Gestión Integrado


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b) Los objetivos del Sistema de Gestión Integrado pertinentes

c) La contribución de la eficiencia del Sistema de Gestión Integrado, se incluyen los beneficios de mejorar el desempeño

d) Lo que implica incumplir los requisitos del Sistema de Gestión Integrado. 6.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

PORTMAGDALENA SA, cuenta con un Programa de Capacitación con el propósito de brindar conocimiento en Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y protección, necesarios para desempeñar sus actividades en forma eficiente y segura. Este programa incluye una identificación de las necesidades de entrenamiento de acuerdo con las competencias requeridas por cargo y su actualización de acuerdo con las necesidades de la empresa

Este programa es revisado anualmente con la participación de la Gerencia, los responsables de las áreas y el Vigia de Seguridad y Salud en el Trabajo para analizar los indicadores (cumplimiento, cobertura y eficacia). Estas actividades hacen parte de las necesidades de capacitación y entrenamiento identificadas por la Organización.

6.3. PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCION

PORTMAGDALENA SA, ha establecido el Programa de Inducción / Re-inducción se realiza a todo el personal que se vincula por primera vez a la empresa o ha permanecido por fuera de ella más de 6 meses o sean reasignadas a otro proyecto en la Organización. Anualmente se realiza la re-inducción de los aspectos generales del Sistema de Gestión Integrado de la Organización, a fin de reforzar conceptos, riesgos, programas, peligros, entre otros aspectos. 6.4. INFRAESTRUCTURA

La Organización ha determinado y proporcionado la infraestructura necesaria para la operación de los procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios, incluyendo: El muelle de Portmagdalena S.A cuenta con un Puerto de atraque compuesto por dos piñas de atraque con sus respectivas bitas, construida en concreto reforzado con capacidad de hasta 55.000 Toneladas de peso muerto, una


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plataforma de operaciones en concreto reforzado con dos defensas marca FENDER TEAM la zona de atraque tiene la capacidad para recibir un buque de hasta 187 metros de Eslora. Oficinas Administrativas donde se desarrollan labores que soportan los procesos operativos. Portmagdalena cuenta con un procedimiento y un plan de inspección y mantenimiento para la infraestructura. Equipos de Cómputo: necesario para la ejecución de actividades administrativas, como operativas Equipos de trabajo: corresponde al insumo puntual empleado por la Organización, para la ejecución de las labores Mecanismos de comunicación: Celulares, correos electrónicos, empleados para permitir la comunicación en doble vía de la Organización. 6.5. AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS

PORTMAGDALENA SA, determina, proporciona y mantiene el ambiente necesario para la operación de los procesos y la conformidad de los productos y los monitorea periódicamente a través de encuestas de clima organizacional, mediciones ambientales, encuesta de riesgo psicosocial, etc.

Para la ejecución de las operaciones, la empresa cuenta con la instalación portuaria descrita en el anterior ítem, con un servicio de vigilancia y se realizan mediciones de gases al realizar trabajos en caliente para preservar la seguridad y además cuando se reciben embarcaciones con hidrocarburos. En el área administrativa se cuenta con espacios climatizados, con buena iluminación, sillas cómodas y suficiente espacio para movilización; en el área operativa, los empleados cuentan con equipos de protección personal y procedimientos para realizar la operación segura.

6.6. COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

En relación con nuestros peligros y nuestro Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, y protección, la Empresa ha establecido, implementado y mantiene procedimientos para:


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La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la

organización. La comunicación con los visitantes del lugar de trabajo. Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las

partes interesadas externas. La participación de los trabajadores mediante su:

Adecuada involucración en la identificación de los peligros, la evaluación

de riesgos, aspectos ambientales y la determinación de controles.

Adecuada participación en la investigación de accidentes e incidentes

Involucramiento en el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

Consultar cuando exista cualquier cambio que afecte su Seguridad y

Protección, Salud en el Trabajo o aspectos relacionados con el Ambiente. Para cumplir con dichas actividades se ha establecido la Matriz de Comunicaciones (Internas – Externas)

7. INFORMACIÓN CONTROLADA Se cuenta con un PROCEDIMIENTO GM-P-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN, que establecen la metodología para el control, emisión, revisión, distribución y archivo de los documentos y registros del Sistema para evitar el uso de documentos y registros desactualizados, facilitar su consulta y prevenir su deterioro.

7.1. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

El Sistema de Gestión Integrado de PORTMAGDALENA SA, se describe globalmente en el Manual del Sistema Integrado de Gestión. Cada proceso que conforma el Sistema tiene una caracterización de proceso, procedimientos e Instructivos que se generan en las etapas de los mismo y finalmente existen registros que evidencian la realización de las actividades de cada uno de los procesos.

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión, se encuentra estructurado de la siguiente manera:


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7.1.2. CREACION Y ACTUALIZACIÓN Los requisites establecidos por PORTMAGDALENA SA, para la creación y actualización de la información documentada, se encuentran definidos en el PROCEDIMIENTO GM-P-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN V01, a través de este procedimiento, se describen:

• Proceso al que pertenece el documento o registro. • Identificación y descripción de documentos y registros. • Medio de Soporte • Versión Actual • Mecanismo de Protección • Modo de Almacenamiento y preservación • Control de los Cambios • Mecanismo de Disposición


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Por ultimo esta información se consolida en el documento denominado, LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 8. OPERACION

8.1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL Para la planificación de los Sistemas de Gestión y de la prestación del servicio en común acuerdo con los clientes mensualmente son asignadas las ventanas, posteriormente son publicadas en el cuadro PROGRAMACIÓN DE ATRAQUE MUELLE PORTMAGDALENA en la página web de la empresa. También se ha diseñado la caracterización del proceso Atención de Buques en Instalación Portuaria en la cual se muestran las actividades del planear, hacer, verificar y actuar. Los requisitos del cliente relacionados con el servicio se determinan de acuerdo al PROCEDIMIENTO COMERCIAL en el cual se detallan cada una de las actividades relacionadas con la comunicación con el cliente. De igual manera se identifican los requisitos legales aplicables al servicio y los que la organización considera necesarios. La organización cuenta con el GP-P-01 PROCEDIMIENTO RECIBO, ATENCION Y DESPACHO DE BUQUES, que permite planear y desarrollar los procesos necesarios para la ejecución del servicio bajo condiciones controladas que incluyen:

Información que describe las características del servicio Método de ejecución del servicio 8.1.1. Comunicación con el cliente y determinación de los requisitos para los productos y servicios Las disposiciones para la comunicación con los clientes están descritas en el PROCEDIMIENTO COMERCIAL y una encuesta de Satisfacción de Clientes. De igual manera se realizan visitas aleatorias a clientes para recopilar oportunidades de mejoras para el Sistema de gestión de la Organización. Adicionalmente el Gerente mantiene comunicación directa con los clientes con el fin de programar las ventanas y dar información acerca del producto, consultas y quejas. La empresa proporciona a los clientes la información relativa a los productos y servicios en forma clara, veraz y suficiente. Esta información se expresa en contratos escritos, y comunicaciones masivas entre el cliente y la Organización. Se tienen en cuenta adicionalmente, los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.


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Cuando se presentan cambios (Clientes Actuales) relacionados con las necesidades del cliente, el proceso de Gestión Portuaria, comunica los cambios que se presentan a los procesos involucrados para que se tomen las medidas necesarias y cumplir así con las necesidades del cliente. La selección de clientes, la existencia y legalidad de los mismos es revisada antes de atender cualquier compromiso comercial para clientes del sector privado, en el caso de clientes del sector público no se requiere revisión de estos aspectos. Los requisitos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión, se han identificado y determinado dentro de los procedimientos e instructivos que hacen parte de este proceso. Como parte del mejoramiento se ha establecido la toma de acciones correctivas y preventivas que son generadas de la información analizada. 8. 2. CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

Los productos y servicios que sean comprados o contratados a proveedores y que estén destinados a incorporarse dentro de los productos y servicios de PORTMAGDALENA SA, o a formar parte de un proceso, deben estar controlados, de acuerdo con el GC-P-01 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS V06

Se han establecido una serie de criterios para los proveedores y contratistas la Organización, esto con el fin de controlar de una manera más efectiva los aspectos de Calidad, Seguridad, Protección, Salud en el Trabajo y Ambiente, de las personas y demás partes interesadas. Estos proveedores y contratistas han sido seleccionados de acuerdo a los parámetros establecidos en el GB-P-02 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES, que incluye aspectos para selección, evaluación y re-evaluación de proveedores y contratistas, mecanismos para la solicitud y consecución de insumos y servicios y buenas prácticas para las compras responsables.

Otros mecanismos de control establecidos para el proveedor y contratistas, son monitoreos realizandos por la Organización a través de las inspecciones y la re-evaluación donde se verifica el cumplimiento a los acuerdos de responsabilidad, con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los requisitos establecidos, estas mismas actividades se llevan a cabo con los


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proveedores directos de la Organización siguiendo los parámetros de selección y evaluación para prestadores de servicios.

De acuerdo con la comunicación de las necesidades del cliente emitida por el proceso de Contratación, los proveedores y contratistas, realizan la entrega de sus productos o servicios, previo cumplimiento de los criterios y/o parámetros de PORTMAGDALENA SA, mediante la adecuada evaluación, selección y re-evaluación de los proveedores. Este proceso es controlado por el Coordinador Administrativo en apoyo con el Jefe de Seguridad.

9. PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO

PORTMAGDALENA SA, planifica y lleva a cabo las operaciones y prestación de servicio bajo condiciones controladas.

Dentro de las condiciones controladas se incluyen, si corresponde:

• La disponibilidad de información que describa las características de los bienes y servicios.

• La disponibilidad de instrucciones de trabajo.

• El uso de equipo adecuado.

• La disponibilidad y uso de dispositivos de monitoreo y medición.

• La implementación de monitoreo y medición.

• La implementación de actividades de liberación de los bienes y servicios, entrega y post-entrega.

9.1. PROPIEDAD DE LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS PORTMAGDALENA SA, maneja con sumo cuidado la propiedad del cliente mientras esté siendo usada o se halle bajo el control de la organización.

La organización vela por la seguridad de los equipos o elementos que son propiedad del cliente y que se encuentran en las instalaciones de Portmagdalena, y supervisa que estos no sean utilizados por personas u organizaciones diferentes a su propietario.

Cuando un bien propiedad del cliente sufre deterioro o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización informa de ello al cliente y mantiene los registros.

La Organización en caso que los proveedores suministren sus propios equipos y herramientas garantizará la preservación de los mismos.


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Con respecto a la información documentada suministrada por el proveedor, la información.

9.2. PRESERVACIÓN

La organización preserva la instalación portuaria para la prestación de un servicio seguro, para ello se realiza mantenimiento de la misma.

Esta preservación incluye la identificación, el manejo, el empaque, el almacenamiento y la protección. La preservación también se extiende a las partes constitutivas de los bienes y servicios.

9.3. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD PORTMAGDALENA SA identifica los bienes y servicios a lo largo de la realización del mismo, la identificación del servicio se hace por número consecutivo de buques atendidos por año la información se recopila en el Cuadro de Buques. 9.4. CONTROL DE LOS CAMBIOS La Organización ha establecido en el GM-P-06 PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE CAMBIOS en el cual se establece la metodología apropiada para asegurar que los procesos de cambio que surjan dentro y fuera de la Organización, sean controlados y acordes a la prestación del servicio y que afecten en lo mínimo el Sistema Integrado de Gestión de la Organización.

9.5. LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Esta es la etapa final del proceso de prestación de los servicios ejecutados por PORTMAGDALENA SA, y se describen en los procedimientos establecidos en el proceso de Gestión Portuaria. 9.6. CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES Cuando se realiza seguimiento al producto - servicio, PORTMAGDALENA SA, asegurará que el product que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Cuando se corrige un producto-servicio no conforme se somete a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.


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Cuando se detecta un producto-servicio no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, PORTMAGDALENA SA, toma las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad. Se cuenta con el GM-P-05 PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO SALIDAS NO CONFORMES.

10. RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN La organización posee un Detector multigases ALTAIR 4x usado para detectar y medir la concentración de gases y vapores inflamables (LEL) y peligro de explosión el cual es Calibrado mensualmente siempre y cuando se realicen trabajos en caliente. El Jefe Operaciones y Seguridad - OPIP realiza la calibración, usando como patrón un cilindro que contiene un combustible, oxigeno (O2), Monóxido de Carbono (CO) y sulfuro de Hidrogeno (H2S). El Registro de calibración lo mantiene el Jefe de Seguridad. 11. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 11.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Como una de las medidas de desempeño del Sistema de Gestión Integrado de la Organización, se realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos y características del servicio por parte de la organización. Cada vez que PORTMAGDALENA SA, ejecuta proyectos, por otro lado, a través de las Quejas, reclamos y sugerencias de los clientes y demás partes interesadas, también permite identificar la percepción que tienen los clientes en relación con el servicio a través de la información que se obtiene por medio de las sugerencias.

11.2. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN El comité de Calidad y Seguridad ejecuta acciones de seguimiento y medición de los procesos y del servicio, con el propósito de tomar acciones que tienden al mejoramiento continuo del Sistema de Gestión, a través de indicadores de gestión e inspecciones y cuando estos no alcancen los resultados esperados se llevan a cabo correcciones. La empresa cuenta con controles establecidos en el GP-P-01 PROCEDIMIENTO RECIBO, ATENCION Y DESPACHO DE BUQUES, para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. PORTMAGDALENA SA, planifica e implementa procesos de seguimiento,


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medición análisis y mejora, esto se evidencia con los informes de gestión de cada uno de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión, así mismo las Fichas Técnicas de los indicadores, permite identificar las variables a medir las cuales están directamente relacionados con los objetivos de Calidad, Seguridad, Protección, Salud en el Trabajo y Ambiente.

Se ha determinado y establecido la recopilación y análisis de la información necesaria para demostrar la eficacia de LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, mediante la evaluación de los indicadores de Gestión que se elaboran para demostrar el cumplimiento de los objetivos establecidos para el Sistema Integrado de Gestión; también se analizan los indicadores establecidos en cada una de las caracterizaciones para asegurar que se está cumpliendo con lo planeado y dónde se puede aplicar mejoramiento continuo. Todos estos aspectos se encuentran relacionados en GM-P-04 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.

Se revisa el cumplimiento de los objetivos y los indicadores de desempeño establecidos para cada objetivo del Sistema de Gestión en las revisiones gerenciales que se realizan por lo menos una vez al año; de acuerdo a los resultados obtenidos se implementan o actualizan planes de acción.

Se llevan indicadores de gestión para cada uno de los programas implementados.

La Organización es consciente de que la medición eficaz permite evaluar el desempeño del Sistema de Gestión en Seguridad, Protección, Salud en el Trabajo y Ambiente, y por ello monitorea y revisa que:

• Se publique y comuniquen las políticas • Se lleven a cabo las evaluaciones de riesgos requeridas • Los controles de riesgos funcionen • Las reuniones de los comités de seguridad y salud en el trabajo incluyendo el

COPASST y cumplan con la frecuencia establecida y sean eficaces • Se cumplan las competencias • Sean eficaces las capacitaciones, inducciones y reinducciones • Se realicen los diagnósticos de salud • Se lleven a cabo las auditorías internas • Se implementes las recomendaciones hechas en las auditorias en un tiempo

prudencial • Se inspeccionen los niveles de exposición en el sitio de trabajo • Se utilice y mantenga adecuadamente el equipo de protección personal • Se haga seguimiento al estado de los actos y condiciones no seguras

reportadas • Se cuantifiquen los accidentes, casi accidentes y el ausentismo laboral de


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la población trabajadora, así como que se especifiquen sus causas.

11.3. AUDITORÍAS INTERNAS

Con el fin de garantizar la eficacia del Sistema Integrado de Gestión se realizan auditorias de acuerdo a lo establecido en el GM-P-02 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS. Los resultados de las mismas son comunicados a los responsables de proceso, con el fin de que se tomen las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras necesarias para el óptimo funcionamiento del mismo.

Los resultados de las auditorias son comunicados a la Gerencia y en la reunión de cierre de cada auditoria, líder de los SG, envía el resumen que contiene las no conformidades y observaciones detectadas para que sean evaluadas las acciones tomadas en la revisión por la Dirección. Para analizar los resultados de la gestión en de todos los sistemas se realizan informes de Gestión que son revisados por la Gerencia.

12. MEJORA 12.1 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y MEJORA

Con la información analizada del seguimiento de los procesos, auditorias, quejas o cualquier otra fuente que permita el mejoramiento continuo de los Sistemas de Gestión, se determinan las acciones correctivas, preventivas o planes de mejoramiento que contribuyen al cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. Las acciones correctivas y preventivas del Sistema de Gestión Integrado, serán realizadas por medio del GM-P-03 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

13. ASPECTOS ESPECÍFICOS DE BASC 13.1. PLANEACIÓN • GENERALIDADES: Los criterios de desempeño se encuentran definidos en las Metas y Evaluación de desempeño del personal


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• GESTIÓN DEL RIESGO El PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL RIESGO establece las actividades y disposiciones que permiten identificar, administrar y controlar los riesgos en la organización. • REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE: Por medio del PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES se gestiona todo lo referente al cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

• PREVISIONES: La organización realiza previsiones con el fin de mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión por medio de la revisión por la alta dirección, asignación de recursos, comités de calidad y seguridad, toma de decisiones, analizando los cambios que puedan afectar el sistema, capacitaciones para el desarrollo del sistema, asesorías externas con el fin de mejorar continuamente los procesos y el sistema. 13.2. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN • ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Las responsabilidades, funciones y autoridades del personal se encuentran establecidas en los manuales de funciones y perfiles de cargo. • ENTRENAMIENTO CAPACITACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA Se realizan charlas y entrenamientos relativos a la seguridad en diferentes niveles de la organización.

• COMUNICACIÓN

Con el fin de mantener una comunicación abierta con relación a la seguridad en el comercio internacional se realizan actividades tales como: interfaz buque-puerto, comunicación con las autoridades de control, informes a la DIAN y cualquier ente regulador que lo solicite. Las diferentes comunicaciones internas son detalladas al final de las caracterizaciones. La junta directiva demuestra su compromiso implementando y apoyando la mejora continua del sistema de gestión. Antes de iniciar cada operación se realiza el key meeting entre los asociados de negocio (cliente-buque). De igual


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manera se realizan reuniones operativas con los clientes con el fin de establecer acuerdos para mantener las condiciones óptimas de operación en el muelle. • CONTROL OPERACIONAL La empresa mediante su sistema integrado de gestión asegura que todos los planes y programas se encuentran aplicados dentro de todos sus procesos y actividades. Con el fin de garantizar el cumplimiento de la Política se realizan actividades tales como: Seguimiento a los indicadores de gestión, se establecen procedimientos/registros, gestión de riesgos, revisiones por la alta dirección, asignación de recursos, acciones correctivas/preventivas y de mejora. • PREPARACIÓN Y RESPUESTA A EVENTOS CRÍTICOS: La empresa cuenta con un PLAN DE CONTINGENCIA con el fin de preparar al personal para dar respuesta a eventos críticos y se realizan ejercicios y simulacros con el fin de probar las medidas de protección para dar respuesta a los mismos. Además se cuenta con el PROCEDIMIENTO PARA HACER FRENTE A LAS AMENZAS O FALLOS EN LA MEDIDAS DE PROTECCIÓN.

13.3. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO • PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD La empresa cuenta con procedimientos para cada uno de los asociados de negocios de la Organización, en donde se detallan cada una de las actividades para el control de asociados que le generen riesgos a la organización. • PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO

La empresa cuenta con el sistema SARLAFT para evitar que en el desarrollo de cualquiera de las actividades comprendidas dentro del objeto social pudiera ser utilizada para el lavado de activos y financiación del terrorismo. 13.4. CONTROL DE ACCESO FÍSICO La empresa cuenta con control de acceso y sus actividades están detalladas en el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACCESO, adicionalmente se cuenta CCTV y otros


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equipos de seguridad cuyo objetivo es preservar la seguridad de la organización y mantener control sobre la misma.

• PERSONAL DE SEGURIDAD La empresa tiene contratado el servicio de vigilancia con una empresa certificada por BASC. El personal de operaciones hace seguimiento a las actividades del personal de vigilancia, adicionalmente se cuenta con el CCTV y equipo electrónico de control de acceso y libro de minuta. Se realizan enlaces permanentes con el personal de seguridad con la nave (OPIP-OPB) y las autoridades competentes. Adicionalmente se realiza la interfaz buque/puerto en donde se establecen acuerdos de seguridad. • EMPLEADOS: Todos los empleados poseen un Carnet de identificación. Adicionalmente, la empresa cuenta con un control de acceso, CCTV y personal de vigilancia, tiene procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso. • VISITANTES, VENDEDORES Y PROVEEDORES DE SERVICIOS El PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACCESO detalla cada una de las actividades y directrices para el ingreso y la estadía en la instalación tales como la identificación del personal que va a ingresar, registro de los ingresos, metodología de uso de carnés de identificación de visitantes y vendedores, entre otras • REQUISAS

El personal que desee ingresar a la instalación portuaria el vigilante que se encuentre en el control de acceso realiza una requisa no intrusiva a la persona y requisa su equipaje. Quien se niegue a la misma le será impedido el ingreso, así mismo se verifica los correos y paquetes de correspondencia. • PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN Y RETIRO DE PERSONAS NO

AUTORIZADAS

En el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACCESO se detallan las actividades requeridas para dirigirse a un intruso y la respectiva notificación a las autoridades pertinentes. • SEGURIDAD DEL PERSONAL


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Se cuenta con una política DE PREVENCIÓN DEL ABUSO DE ALCOHOL Y CONSUMO DE DROGAS, con el fin de sensibilizar el personal sobre la temática y de esta manera ejercer control sobre la seguridad de la empresa y sus operaciones. • PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

La empresa cuenta con PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACCESO y dispositivos de seguridad que permiten controlar la entrada y salida de personas, PROCEDIMIENTO DE RECIBO, ATENCION Y DESPACHO DE BUQUES, y procedimiento de GESTION DEL RIESGO para controlar los peligros asociados con la operación. Se cuenta con un REGISTRO FIRMAS Y HUELLAS DE TODOS LOS EMPLEADOS y el CONTROL DE LOS SELLOS autorizados por la organización. • ENTREGA Y RECEPCIÓN DE CARGA

Por el muelle de la empresa solo se maneja graneles líquidos que son bombeados desde el buque hasta tanques de los terminales que utilizan el puerto en el caso de importaciones, y desde los terminales hacia el buque para exportaciones. Todas las transferencias se hacen a través de tuberías siguiendo el procedimiento de atención de buques. Los movimientos de ingreso y salida de carga son reportados mensualmente a la Superintendencia General de Puertos mediante el Sistema Electrónico SIGP productos y naves. • CONTROL DE ELEMENTOS PERSONALES Y EQUIPAJES

En el CONTROL DE ACCESO se verifican los equipajes y efectos personales del personal que ingresa a la instalación portuaria (SISTEMA MANUAL) con el fin de ejercer control sobre estos y evitar cualquier evento negativo de protección. 13.5. SEGURIDAD FÍSICA Se aplica el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACCESO. • SEGURIDAD DEL PERÍMETRO / CERCADO La instalación portuaria se encuentra cerrada a través de Cercado perimétrico y es inspeccionada para identificar su integridad e identificar daños por medio de verificación visual y el CCTV. • PUERTAS Y CASETAS Solo hay acceso peatonal, se mantiene cerrado y es controlado por personal de vigilancia.


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• ESTRUCTURA DE LOS EDIFICIOS

La empresa se encuentra construida con materiales apropiados y se realizan inspecciones

• CONTROL DE CERRADURAS Y LLAVES Los accesos a las instalaciones de la empresa cuentan con mecanismos de cierre y se encuentran controladas por medio del personal de vigilancia y el CCTV. Adicionalmente se ejerce control sobre los dispositivos de acceso. • ILUMINACIÓN

Para realizar las operaciones se cuenta con adecuada iluminación con el fin de ejercer seguridad y control sobre la integridad de la operación. • SISTEMAS DE ALARMAS Y VIDEOCÁMARAS DE VIGILANCIA ( La empresa cuenta con dispositivos de seguridad tales como: CCTV, LECTOR BIOMÉTRICO, ALARMA y CERCADO PERIMÉTRICO.

• OTROS CRITERIOS DE SEGURIDAD El OPIP es el responsable por la seguridad de la instalación portuaria quien tiene las funciones documentadas en su perfil de cargos. Toda la instalación portuaria se considera como área sensible. Se cuenta con un servicio de seguridad contratado que presta sus servicios 24 horas al día y se encuentra certificado por BASC con el cumplimiento de los estándares de seguridad. Se cuenta con dispositivos de comunicación tales como: AVANTEL, TELEFONO FIJO, MAIL, RADIO PORTATIL, CELULAR para comunicarse con el personal de seguridad y las autoridades que se requieran. La empresa cuenta con un PLAN DE CONTINGENCIA en donde se detallan las actividades a realizar en caso de una amenaza o falla en las medidas de protección. 13.6. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN La empresa cuenta con una política de seguridad informática donde se establece:


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Políticas y normas de uso de la tecnología Cuentas individuales con contraseña que exigen cambio periódico para el control de los archivos y prevenir el acceso no autorizado Para identificar el abuso y el acceso no autorizado de los sistemas informáticos se cuenta con: ACCESO CON CONTRASEÑA/HUELLA a los equipos, Las cuentas del MAIL tienen acceso únicamente con contraseña y todos los equipos de cómputo cuenta con ANTIVIRUS instalados para detectar AMENAZAS o fallas en los equipos. Son supervisados por medio del CCTV. El procedimiento de Control de la Documentación detalla la metodología como se realizan las copias de seguridad (BACKUP). Al técnico que se encuentra contratado para el mantenimiento de los sistemas de cómputos, se le aplica el proceso de selección de asociados de negocios

• PROTECCIÓN A LOS SISTEMAS Y DATOS Todos los equipos de cómputo cuentan con ANTIVIRUS Y ANTI-SPY instalados para los cuales se mantienen los registros que demuestran el cumplimiento de las normas relativas a proteger la propiedad intelectual. 13.7. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN SOBRE

AMENAZAS • ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

Existe un plan de capacitación que incluye las diferentes actividades y procesos de la empresa. La compañía incentiva a sus empleados, especialmente para aquellos empleados de áreas o con cargos críticos. Se difunde charlas para reportar actividades sospechosas. El plan de capacitación incluye formación en el SG BASC. 13.8. EVALUACIÓN DE SEGURIDAD, RESPUESTA Y MEJORA Con el fin de mejorar el sistema de gestión continuamente se evalúan diferentes aspectos en el comité de calidad y seguridad, revisión gerencial, reuniones operativas internas y/o con los clientes, entre otros.


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El PLAN DE CONTINGENCIA detalla las actividades a realizar en caso de los incidentes de seguridad. 13.2. CONTROL DEL MANUAL

14.1 REVISIÓN Y APROBACIÓN

La revisión y aprobación del Manual del Sistema Integrado de Gestión está a cargo de la Gerencia General de la Organización


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14.2. CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL

El Líder de los SG, es el encargado de realizar las modificaciones a este Manual de acuerdo al GM-P-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN, cuando sea necesario. Los cambios son registrados en el ítem “CONTROL DE CAMBIOS” contenida en el mismo documento; en este se identifica el número de versión, descripción del cambio, fechas y firmas de revisión y aprobación.

13.3. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE LAS COPIAS Una vez aprobados los cambios por las funciones pertinentes, estos son difundidos por el Líder de lo SGde acuerdo al GM-P-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN, a través del Sistema Interno o Red SGI de la organización:

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

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