PRINSIP-PRINSIP SISTEM MANAJEMEN MUTU

SESUAI ISO-9000

Ir. Darwin Kadarisman,MS

Edisi Awal, Januari 2005

Revisi 1, Mei 2007

DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGANFAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

PENDEKATAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN MUTU MENDORONG PERUSAHAAN :1. Menganalisis persyaratan pelanggan (fokus kepada pelanggan)

2. Menentukan dan menspesifikasikan semua proses yang berkontribusi terhadap pencapaian mutu produk

3. Memelihara agar seluruh proses selalu terkendali

4. Menyusun kerangka kerja untuk perbaikan berkesinambungan agar pelanggan selalu puas

5. Memberikan keyakinan dan jaminan untuk selalu konsisten dalam memenuhi persyaratan mutu dengan melakukan audit internal dan review manajemen

PENDAHULUAN

SISTEM MANAJEMEN MUTUISO-9000

PERTAMA : 1987

REVISI I : 1994

REVISI II : 2000 (ada perubahan mendasar)

REVISI III : 2008 ( hanya untuk ISO – 9001)

ISO-9000 versi 2000( REVISI II )

● ISO-9000 : - Pokok-pokok sistem manajemen mutu

- Terminologi● ISO-9001 : - Persyaratan sistem manajemen mutu

● ISO-9004 : - Panduan aplikasi ISO-9001

Beberapa Standar Yang MendukungISO-9000

ISO – 19011 (2002) : Pedoman audit sistem manajemen mutu dan lingkungan

ISO – 10005 (1995) : Pedoman untuk rencana mutu

ISO – 10006 (1997) : Pedoman mutu dalam manajemen proyek

ISO – 10007 (1995) : Pedoman untuk susunan manajemen

ISO – 10013 (1995) : Pedoman untuk menyusun pedoman mutu

ISO – 10014 (1998) : Pedoman untuk pengelolaan ekonomi mutu

ISO – 10015 : Pedoman pelatihan

SMM ISO-9000

EDISI 2000

I S O

9000

I S O

9004

I S O

9001Persyaratan SMM

Konsep dan kosa kata

Pedoman penerapan SMM

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU

1. Fokus kepada pelanggan2. Kepemimpinan3. Keterlibatan karyawan4. Pendekatan proses5. Pendekatan sistem dalam manajemen6. Perbaikan kontinyu7. Pendekatan faktual dlm pengambilan keputusan8. Hubungan pemasok dgn manfaat bersama

1. Fokus kepada pelanggan

Manfaat Kunci :● Meningkatkan pendapatan dan pangsa pasar melalui respon

lentur dan cepat terhadap peluang pasar● Meningkatkan efektivitas penggunaan sumberdaya● Meningkatkan loyalitas pelanggan untuk pembelian berulang

Perusahaan tergantung pelanggannya, oleh karena itu harus memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan dimasa mendatang, memenuhi persyaratan dan berupaya melebihi harapan pelanggan

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :• Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan• Memastikan bahwa tujuan perusahaan berkaitan dengan kebutuhan

dan harapan pelanggan• Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh

perusahaan• Mengukur kepuasan pelanggan dan melakukan tindak lanjut

terhadap hasil• Mengelola hubungan dengan pelanggan secara sistematis• Memastikan pendekatan berimbang antara kepuasan pelanggan

dengan pihak berkepentingan lainnya

2. Kepemimpinan

Manfaat Kunci :● Karyawan akan memahami dan termotivasi terhadap tujuan

perusahaan● Kegiatan-kegiatan dilakukan, diluruskan dan dievaluasi dalam

suatu kesatuan cara● Miskomunikasi antar tingkatan organisasi, minimal

Para pimpinan membangun kasatuan tujuan dan arah perusahaan. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar semua karyawan terlibat penuh dalam pencapaian tujuan perusahaan

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :• Mempertimbangkan kebutuhan seluruh pihak yang berkepentingan• Menyusun suatu visi perusahaan yang jelas di masa depan• Menyusun tujuan dan sasaran yang menantang• Menyusun dan menerapkan “shared values”, keadilan dan etika

pada seluruh tingkatan organisasi• Membangun “rasa percaya” dan menghilangkan “rasar takut”

karyawan• Menyiapkan karyawan dengan sumber daya yang diperlukan,

pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung jawab, dan akuntabilitas

• Memberi semangat, dorongan dan pengakuan terhadap kontribusi karyawan

3. Keterlibatan Karyawan

Manfaat Kunci :● Motivasi, komitmen dan keterlibatan karyawan pada perusahaan● Inovasi dan kreativitas dalam pencapaian tujuan organisasi● Karyawan akan akuntabel untuk kinerjanya● Karyawan berkeinginan berpartisipasi dan berkolaborasi terhadap

perbaikan berkelanjutan

Karyawan pada seluruh tingkat adalah inti suatu perusahaan. Keterlibatan mereka secara penuh memungkinkan kemampuannya dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :

• Memahami pentingnya kontribusi dan peranan karyawan bagi perusahaan

• Mengidentifikasi hambatan kinerjanya• Membangun rasa memiliki masalah dan tanggung jawab

mengatasinya• Mengevaluasi kinerjanya dibandingkan sasaran kinerja individu• Secara aktif mencari peluang meningkatkan kompetensi,

pengetahuan dan pengalaman• Secara sadar bertukar pengetahuan dan pengalaman• Secara terbuka mendiskusikan masalah dan isu

4. Pendekatan Proses

Manfaat Kunci :● Biaya lebih murah dan waktu lebih singkat melalui penggunaan

sumberdaya yang efektif ● Hasil lebih baik, konsisten dan dapat diprediksi● Peluang perbaikan lebih terfokus dan diprioritaskan

Suatu hasil yang diinginkan akan dicapai lebih efisien jika kegiatan dan sumberdaya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses.

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :

• Secara sistematis menetapkan aktivitas yang penting untuk memperoleh hasil yang diinginkan

• Membangun tanggung jawab dan akuntabilitas untuk mengelola aktivitas kunci

• Menganalisis dan mengukur kemampuan aktivitas kunci• Identifikasi hubungan aktivitas-aktivitas kunci di dalam atau antar

fungsi perusahaan• Fokus terhadap faktor-faktor sumberdaya, metoda, dan bahan

yang akan memperbaiki aktivitas kunci

5. Pendekatan Sistem

Manfaat Kunci :● Integrasi dan pengaturan proses-proses yang akan memberikan

hasil terbaik● Kemampuan untuk memfokuskan upaya pada proses kunci● Memberikan keyakinan kepada pihak berkepentingan tentang

konsistensi, efektivitas dan efisiensi perusahaan

Identifikasi, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan berkontribusi terhadap efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan.

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :

• Mengstrukturkan suatu sistem untuk mencapai tujuan perusahaan dengan cara paling efisien dan efektif

• Memahami saling ketergantungan antara proses dalam sistem tersebut

• Pendekatan terstruktur yang mengharmonikan dan mengintegrasikan berbagai proses

• Memberikan pemahaman lebih baik mengenai peranan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama sehingga mengurangi hambatan lintas fungsional

• Memahami kemampuan perusahaan dan pengetahui hambatan sumberdaya sebelum melakukan tindakan

6. Perbaikan Berkesinambungan

Manfaat Kunci :● Peningkatan kinerja melalui perbaikan kemampuan perusahan● Pelurusan kegiatan-kegiatan perbaikan pada seluruh tingkat

terhadap strategi perusahaan● Kelenturan untuk kecepatan reaksi terhadap peluang

Perbaikan berkesinambungan kinerja keseluruhan perusahaan harus menjadi tujuan permanen perusahaan.

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :• Penjabaran pendekatan perusahaan secara luas dan konsisten

terhadap perbaikan berkesinambungan kinerja perusahaan• Menyiapkan karyawan dengan pelatihan tentang metoda dan

perangkat perbaikan berkesinambungan• Melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap produk, proses

dan sistem• Menyusun sasaran sebagai pedoman dan melakukan pengukuran

untuk mengetahui pencapaian perbaikan• Pengakuan dan pernyataan terhadap perbaikan

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta

Manfaat Kunci :● Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas

keputusan sebelumnya melalui referensi catatan faktual● Meningkatkan kemampuan me-review, mengelola opini dan

mengambil keputusan● Meluasnya informasi tentang keputusan yang diambil

Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan kepada analisis data dan informasi.

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :

• Memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan andal (reliable)

• Membuat data mudah diakses bagi yang memerlukan• Menganalisis data dan informasi dengan metoda yang sahih• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan analisis

faktor seimbang dengan intuisi dan pengalaman

8. Hubungan Saling menguntungkanDengan Pemasok

Manfaat Kunci :● Meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan

nilai tambah● Fleksibiltas dan kecepatan respon bersama terhadap perubahan

pasar serta kebutuhan dan harapan pelanggan● Optimisasi biaya dan sumberdaya

Suatu perusahaan dan pemasok saling tergantung. Suatu hubungan dengan prinsip manfaat bersama memperkuat kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai tambah.

Upaya-upaya (program) yang dapat dilakukan :

• Membangun hubungan yang seimbang antara jangka pendek dan jangka panjang

• Menyatakan keahlian dan sumberdaya bersama mitra (pemasok)• Identifikasi dan seleksi pemasok kunci• Komunikasi terbuka dan jelas• Berbagi nformasi dan rencana masa depan• Membangun aktifitas pengembangan dan perbaikan bersama• Memberi semangat, dorongan dan pengakuan perbaikan dan

prestasi yang dicapai pemasok

terima kasih