MANEJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI ...repository.unjaya.ac.id/2080/2/AYU MADE...
54
MANEJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI DESENTRALISASI KE SENTRALISASI BERDASARKAN FMEA (FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr. TJITROWARDOJO PURWOREJO KARYA TULIS ILMIAH Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Disusun oleh: AYU MADE PURNAMASARI (1314037) PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) STIKES JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA 2017
Transcript of MANEJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI ...repository.unjaya.ac.id/2080/2/AYU MADE...
MANEJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI
DESENTRALISASI KE SENTRALISASI BERDASARKAN FMEA
(FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.
TJITROWARDOJO PURWOREJO
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Perekam Dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
AYU MADE PURNAMASARI
(1314037)
PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Allah yang Maha memudahkan segala urusan hamba-
Nya di muka bumi ini. Dengan segala kemudahan-Nyalah penulis selaku hamba-
Nya dapat menyelesaikan pemyusunan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul
“Manejemen resiko perubahan sistem penyimpanan dari Disentralisasi ke
Sentralisasi berdasarkan FMEA (failure mode and effect analysis) di RSUD Dr.
Tjitrowardojo purworejo”
Karya Tulis ilmiah ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, bantuan
dan saran berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya kepada
1. Kuswanto Hardjo., Dr., M.Kes sebagai ketua STIKES Jendaral Achmad
Yani Yogyakarta
2. Sis Wuryanto., A.Md.Perkes., SKM., MPH sebagai Kepala prodi Perekam
dan Informasi Kesehatan (D-3) di STIKES Jendaral Achmad Yani
Yogyakarta
3. Kori Puspita Ningsih., A.Md., SKM selaku dosen pembimbing
4. Ery Rustiyanto., SKM., N.Kes selaku penguji
5. Drg.Gustanul Arifin, M.Kes sebagai Direktur RSUD Dr. Tjitrowardojo
purworejo
6. Kedua orang tua tercinta yang telah banyak memberikan motivasi dan
kakaku tercinta sebagai penyemangat.
7. Teman-teman yang banyak membantu dan memberikan semangat.
8. Dan semua pihak yang teelah banyak membantu secara langsung maupun
tidak langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa hasil penelitian yang peneliti buat ini masih jauh
dari yang diharapkan, sehingga banyak terdapat kekurangan bahkan kesalahan
yang terdapat dalam penulisan penelitian ini dari segi isi maupun penulisannya.
Dalam hal ini penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun dalam
menyusun penelitian ini sehingga dapat menjadi penelitian yang baik dan dapat
digunakan pada masa yang akan datang
Yogyakarta, 05 Agustus 2017
Penulis
v
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ ii
HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix
DAFTAR SINGKATAN ....................................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xi
INTISARI ............................................................................................................. xii
ABSTRACT ......................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ......................................................................................... 2
C. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 2
D. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 3
E. Keaslian Penelitian ........................................................................................ 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 5
A. Tinjauan Teoritis ............................................................................................ 5
1. Rekam Medis ............................................................................................ 5
2. Sistem Penyimpanan Rekam Medis.......................................................... 8
3. Manajemen Risiko .................................................................................... 9
4. FMEA ..................................................................................................... 10
vi
B. Landasan Teori ............................................................................................ 14
C. Kerangka Konsep......................................................................................... 15
D. Pertanyaan Penelitian................................................................................... 16
BAB III METODE PENELITIAN ....................................................................... 17
A. Jenis Penelitian ............................................................................................ 17
B. Desain Penelitian ......................................................................................... 17
C. Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 17
D. Subjek dan Objek Penelitian ........................................................................ 18
1. Subyek Penelitian.................................................................................... 18
2. Obyek Penelitian ..................................................................................... 18
E. Definisi Operasional .................................................................................... 18
F. Teknik Pengumpulan Data .......................................................................... 20
G. Instrumen Pengumpulan Data...................................................................... 21
H. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ......................................................... 22
I. Metode Pengolahan dan Analisis Data ........................................................ 23
J. Etika Penelitian ............................................................................................ 24
K. Jalannya Penelitian ...................................................................................... 25
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 27
A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSUD Dr.
Tjitrowardojo Purworejo ............................................................................. 27
B. Hasil ............................................................................................................. 32
C. Pembahasan ................................................................................................. 50
vii
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 57
A. Kesimpulan .................................................................................................. 57
B. Saran ............................................................................................................ 57
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 58
LAMPIRAN
viii
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 2. 1 Tingkat Keparahan ............................................................................... 11
Tabel 2. 2 Level Probabilitas ................................................................................ 12
Tabel 2. 3 Metode Deteksi .................................................................................... 13
Tabel 4. 1 Rating Severity ..................................................................................... 34
Tabel 4. 2 Nilai Severity ........................................................................................ 35
Tabel 4. 3 Rating Occurrence ............................................................................... 39
Tabel 4. 4 Nilai Occurrence .................................................................................. 40
Tabel 4. 5 Rating Detection .................................................................................. 42
Tabel 4. 6 Nilai Detection .................................................................................... 43
Tabel 4. 7 Nilai RPN untuk perubahan sistem penyimpanan desentralisasi ke
sentralisasi .............................................................................................................. 46
Tabel 4. 8 Rangking dari Nilai RPN perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi ................................................................................... 47
Tabel 4. 9 Usulan Perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi ................................................................................... 49
ix
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 2. 1 Kerangka Konsep Penelitian ........................................................... 15
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo ............................................................................................................... 31
x
DAFTAR SINGKATAN
Dr = Dokter
FMEA = Failure Mode and Effect Analysis
MenKes = Menteri Kesehatan
RPN = Risk Priority Number
RSU = Rumah Sakit Umum
RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah
SDM = Sumber Daya Manusia
SOP = Standar Oprasional prosedur
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Pengantar penelitian Izin Studi Pendahuluan Dari Stikes jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
Lampiran 2. Permohonan izin studi pendahuluan Dari RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo
Lampiran 3. Permohonan Izin Studi Pendahuluan ke Bappeda Purworejo
Lampiran 4. Surat Rekomendasi Studi Pendahuluan dari Kesbanpol Purworejo
Lampiran 5. Surat Rekomendasi Penelitian dari RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo
Lampiran 6. Surat Rekomendasi penelitian dari Kesbanpol DIY
Lampiran 7. Permohonan Izin Penelitian ke RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo
Lampiran 8. Permohonan izin Penelitian ke Bapeda Purworejo
Lampiran 9. Permohonan Izin Penelitian ke Kesbanpon Purworejo
Lampiran 10. Surat Rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan
Pelayanan terpadu Satu Pintu Provinsi Jawa Tengah
Lampiran 11. Surat Rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu Dari Purworejo
Lampiran 12. Keterangan Persetujuan Etika Penelitian Dari Stikes jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
Lampiran 13. Lembar Bimbingan Karya Tulis Ilmiyah
Lampiran 14. Lembar Persetujuan Responden
Lampiran 15. Pedoman Wawancara
Lampiran 16. Cheklist Observasi
Lampiran 17. Tabel Mode Kegagalan
xii
MANEJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI
DESENTRALISASI KE SENTRALISASI BERDASARKAN FMEA
(FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.
TJITROWARDOJO PURWOREJO
Oleh:
Ayu Made purnamasari1, Kori Puspita Ningsih
2
INTISARI
Latar belakang : sistem penyimpanan merupakan salah satu bagian dari
pelayanan di rumah sakit. Sistem penyimpanan di RSUD dr. Tjitrowardojo
Purworejo menggunakan sistem desentralisasi sehingga penyimpanan berkas
rekam medis rawat jalan dan rawat inap terpisah, Penyimpanan berkas secara
desentralisasi sudah lama digunakan. Faktor yang mempengaruhi belum adanya
perubahan terkait dengan sistem penyimpanan yaitu tempat dan petugas
Tujuan : Menganalisa moda kegagalan dengan menggunakan metode FMEA,
Mendapatkan nilai RPN (Risk Priority Number), memberikan usulan perbaikan
untuk perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi.
Metode Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dan rancangan Cross Sectional. Metode pengumpulan data
dengan menggunakan Studi dokumentasi, Chack list wawancata, Observasi dan
FGD.
Hasil : berdaasarkan hasil FGD mode kegagalan yang menyebabkan cacat pasa
perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi di penengaruhi
oleh 3 faktor (SDM, Sarana prasarana, Sistem), dan didapatkan nilai RPN
tertinggi yaitu 252 dan usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan
dari desentralisasi adalah revisi regulasi Internal Rumah sakit (kebijakan,
pedoman, SOP assembling dan SOP penyimpanan)
Kata kunci : Sistem Penyimpanan, Perubahan Sistem, FMEA
1 Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Dan Informasi kesehatan Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2 Dosen Pembimbing Program studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad yani Yogyakarta.
xiii
RISK MANAGEMENT OF STORAGE SYSTEM CHANGE FROM
DECENTRALIZATION TO CENTRALIZATION BASED ON FMEA
(FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS) IN Dr. TJITROWARDOJO
PURWOREJO HOSPITAL
By:
Ayu Made purnamasari1, Kori Puspita Ningsih
2
ABSTRACT
Background: storage system is a part of hospital service. Dr. Tjitrowardojo
Purworejo hospital use decentralized storage system, so the outpatient and
inpatient medical record file are separated. Decentralized file storage has been
used for a long time. Factors that make the hospital has not change the storage
system is space and officers.
Objective: Analyze modes of failure using FMEA methods, Obtain RPN (Risk
Priority Number) scores, proposed improvements to change storage systems from
decentralization to centralization.
Methods: The research use descriptive with qualitative approach and Cross
Sectional design. Data collection using documentation study, interview, Chack list
Observation and FGD.
Result: Based on the FGD result, the failure mode causing defect in the change of
the storage system from decentralization to centralization was influenced by 3
factors (HR, infrastructure, System), and obtained the highest RPN value of 252.
And the proposed improvement for the storage system change from
decentralization is revision Internal hospital regulations (policies, guidelines, SOP
assembling and SOP storage)
Keywords: Storage System, System Change, FMEA
1Student Diploma 3 Program Recorder And Health information High School
Health Science General Achmad Yani Yogyakarta
2Supervisor of Diploma 3 Study Program Recorder and Health Information
College of Health Sciences General Achmad yani Yogyakarta.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang
menyediakan rawat inap dan rawat jalan. Pelayanan kesehatan jangka pendek
dan jangka panjang yang terdiri dari observasi, diagnosis, terapeutik dan
rehabilitatif untuk orang-orang yang menderita sakit, cidera dan melahirkan
(Permenkes, 2006).
Salah satu peran yang paling pentng dari sebuah rumah sakit adalah
menyediakan informasi dari rekam medis yang baik dan lengkap. Rekam medis
merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam medis juga harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas
atau secara elektronik (Permenkes, 2008).
Pelayanan rekam medis pasien salah satunya dilakukan oleh bagian
penyimpanan (filing). Dimana filing adalah kegiatauan menyimpan, penataan
atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah
pengambilan kembali (Retrieval) (Rustiyanto, 2011)
Berdasarkan hasil studi pendahuluan pada tanggal 15 Mei 2017 diketahui
bahwa sistem penyimpanan Di RSUD dr. Tjitrowardojo purworejo menggunakan
sistem penyimpanan desentralisasi, yaitu dengan cara pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat, berkas rekam medis
rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan yang terpisah.
Sehingga penyimpanan berkas rekam medis tidak berpusat di satu tempat saja.
Sistem penyimpanan secara desentralisasi memiliki beberapa kekurangan di
antaranya: banyak terjadi duplikasi data rekam medis, biaya untuk pembuatan rak
dan ruangan lebih banyak, membutuhkan rak dan ruangan yang banyak,
membutuhkan banyak tenaga pelaksana. Secara teori cara sentralisasi lebih baik
2
diterapkan daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanannya tergantung pada
situasi dan kondisi masing – masing rumah sakit.
Sehubungan dengan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian tentang perencanaan perubahan sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke
sentralisasi di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo. Dengan penggunaan FMEA
mampu mengidentifikasi resiko kegagalan yang terjadi selama proses perubahan
sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah pada penulisan Karya
Tulis Ilmiah adalah “Bagaimana manajemen resiko perencanaan perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi berdasarkan FMEA (FAILURE
MODE AND EFFECT ANALYSIS) di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo?”
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan umum
Mengetahui Manajemen Resiko Perubahan Sistem penyimpanan dari
Desentralisasi menjadi Sentralisasi di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo
2. Tujuan khusus
a. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada saat
perubahan sistem penyimpanan dengan menggunakan metode FMEA
b. Mendapatkan resiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority
Number)
c. Memberikan usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan
desentralisasi ke sentralisasi.
3
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi mahasiswa
Dapat meningkatkan pengetahuan penulis tentang sistem Penyimpanan
berkas rekam medis dan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Ahli Madya Perekam & Informasi Kesehatan
2. Bagi institusi pendidikan
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan
melakukan praktik kerja lapangan yang akan datang dan menambah
kerja sama dengan rumah sakit pemerintah maupun swasta.
3. Bagi rumah sakit
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi)
pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas rekam medis
dimasa yang akan datang di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo
E. Keaslian Penelitian
Menurut pengamatan pneliti, penelitian dengan menggunakan judul
“Perencanaan Perubahan Sistem Penyimpanan dari Desentralisasi menjadi
Sentralisasi Di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo” belum pernah dilakukan,
namun ada beberapa penelitian yang hamper sama, yaitu:
a. Marjeki (2016) yang berjudul “Gambaran Tata Kelola Sistem Filling Rekam
Medis Rawat Jalan Di RSU Imelda Pekerja Indonesia”.
Penelitian ini bertujuan untuk Mengetahui cara penerapan sistem filing
dengan sistem angka langsung (straight numerical filing system) di rekam
medis rawat jalan di RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2015 sampai
dengan tahun 2016.
Hasil penelitian ini adalah penelitian sistem filing rekam medis rawat
jalan menggunakan sistem desentralisasi, yaitu terjadi pemisahan antara
rawat inap dan rawat jalan. Sistem filing yang diterapkan menggunakan
sistem angka langsung.
4
Persamaan penelitian Marjeki (2016) adalah meneliti bagian rekam
medis tentang sistem penjajaran serta mencari hambatan- hambatan yang
terjadi dan penelitian nya dengan deskriptif kualitatif. Perbedaan adalah
penulis bertujuan untuk mengetahui Perencanaan Perubahan sistem
Penyimpanan dari Desentralisasi menjadi Sentralisasi sedangkan penelitian
Marjuki ini bertujuan untuk mengetahui cara penerapan sistem filling dengan
sistem angka langsung (straight numerical filing system) di rekam medis
rawat jalan di RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2015 sampai dengan
tahun 2016.
b. Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif. (2004) dengan judul “Penggunaan
FMEA Dalam Mengidentifikasi Resiko Kegagalan Proses Produksi Sarung
ATM (Alat Tenun Mesin)
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis moda kegagalan yang
menyebabkan cacar produk dengan menggunakan FMEA, menganalisis
moda kegagalan proses produksi terbesar dalam RPM (Risk Priority
Number), memberikan usulan perbaikan untuk produksi selanjutnya di PT.
ASAPUTEX JAYA TEGAL.
Hasil pengamatan ini cacat produksi yang terjadi pada perusahaan
masih ada yang diluar dari ketentuan batas perusahaan yaitu diatas angka
persentase yang telah diterapkan oleh perusahaan yaitu sebesar 2%, sehingga
perusahaan segera melakukan perbaikan agar tidak terjadi waste yang
merugikan perusahaan.
Persamaan penelitian Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif (2014)
adalah sama-sama meneliti dengan menggunakan metode FMEA (Failure
Mode And Effect Analysis). Perbedaannya adalah penulis meneliti tentang
manajemen risiko perubahan sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke
Sentralisasi sedangkan penelitian Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif
meneliti tentang resiko kegagalan proses produksi sarung ATM (Alat Tenun
Mesin).
27
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSUD Dr.
Tjitrowardojo Purworejo
1. Gambara Umum Rumah Sakit
a. Sejarah RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo
RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo terletak di Jalan Jenderal
Sudirman No. 60 Kelurahan Doplang, Kecamatan Purworejo, Kabupaten
Purworejo, Propinsi Jawa Tengah. RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo
didirikan pertama kali pada tahun 1915 dengan nama Zenden. RSUD
Dr.Tjitrowardojo Purworejo merupakan rumah sakit kelas B pendidikan
yang telah ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor. HK.02.03/I/0216/2014 tentang Penetapan Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo sebagai rumah sakit pendidikan
pada tanggal 21 Februari 2014. RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo
memiliki kapasitas tempat tidur yang beroperasi saat ini sebanyak 262
tempat tidur. Luas Tanah 58.123 m2, luas bangunan 18.727.80 m2 terdiri
dari Gedung Farmasi, 19 Bangsal Perawatan, Kantor dan Auditorium.
Melalui pendekatan manajemen mutu, RSUD Dr.Tjitrowardojo
Purworejo selalu berusaha untuk meningkatkan dan mengembangkan
mutu pelayanan di seluruh jajaran rumah sakit. Peningkatan dan
pengembangan mutu pelayanan ini tercapai berkat partisipasi, dorongan
dan dukungan dari seluruh jajaran Pemerintah Daerah Kabupaten
Purworejo dibawah kepemimpinan bapak Bupati, serta komitmen dari
DPRD Kabupaten Purworejo.
28
Latar belakang pada tahun 1915 RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo
didirikan pertama kali dengan nama Zenden. Tahun 1951 Zenden berubah
nama menjadi Rumah Sakit Umum Purworejo. Tahun 1979 penetapan
kelas Rumah Sakit Umum Purworejo menjadi Rumah Sakit Umum Type
D. Tahun 1983 penetapan kelas Rumah Sakit Umum Purworejo menjadi
Rumah Sakit Umum Type C. 22 Desember 1994 penetapan kelas Rumah
sakit Umum Purworejo menjadi Rumah sakit Umum Daerah Type B Non
Pendididkan. Januari 1997 Rumah Sakit umum Daerah Purworejo
Terakreditasi Penuh 5 Bidang Pelayanan. 5 Oktober 2005 Rumah Sakit
Umum Daerah purworejo resmi berganti nama menjadi Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo. Tahun 2008 Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo mendapat Piagam Penghargaan
Prima dari Menteri Negara Pembedayaan Aparatur Negara atas
prestasinya dan Peningkatan Pelayanan Publik di Bidang “Pelayanan dan
Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat”. 29 Desember 2009 Rumah Sakit
Umum Daerah saras Husada Purworejo Terakreditasi 16 Bidang
Pelayanan dengan sertifikat Nomor: YK.01.10/III/5053/09. Tahun 2009
Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada Purworejo ditetapkan sebagai
Badan Layanan Umum Daerah (BLUD). Tahun 2011 Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo menjadi juara ke II untuk
Kategori I Kompetisi Pelayanan Publik Se-Kabupaten Purworejo. 21
Februari 2014 Penetapan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada
Purworejo menjadi Rumah Sakit Pendidikan dengan sertifikat Nomor :
1069/Menkes/SK/XI/2008. 26 September 2015 perubahan nomenklatur
menjadi Rumah Sakit Umum daerah Dr.Tjitrowardojo Purworejo
diresmikan oleh presiden ke 3 B.J. Habibie yang merupakan cucu Dr.
Tjitrowardojo.
29
b. Visi dan Misi
Rumah sakit Umum daerah Dr.Tjitrowardojo Purworejo memiliki
visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan arah kebijakan sebagai berikut :
1) Visi
Terwujudnya Kabupaten Purworejo yang semakin sejahtera
berbasis pertanian, pariwisata, industri dan perdagangan yang
berwawasan budaya, lingkungan dan ekonomi kerakyatan.
2) Misi
Mewujudkan kabupaten purworejo sebagai kabupaten yang
unggul di bidang pendidikan dan pelayanan kesehatan.
3) Tujuan
Meningkatkan pemberdayaan masyarakat dan akses pelayan
kesehatan dasar dan rujukan berkualitas selama 24 jam.
4) Sasaran
Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
5) Strategi
Meningkatkan kualitas pelayan kesehatan dasar dan rujukan
selama 24 jam melalui pelayan berdasarkan siklus daur kehidupan.
6) Arah kebijakan
Pelayan kesehatan berdasar siklus daur kehidupan denagn
pelayan skrining dan pelayanan kesehatan, peningkatan kualitas
sarana prasarana kesehatan, penanganan penyakit menular dan
peningkatan kesehatan lingkungan.
c. Pelayanan
1) Poliklinik
a) Klinik Dalam
b) Klinik Anak
c) Klinik Kebidanan dan Kandungan
d) Klinik Bedah
30
e) Klinik Bedah Orthopedi
f) Klinik Syaraf
g) Klinik Kulit dan Kelamin
h) Klinik Mata
i) Klinik Jiwa
j) Klinik THT
k) Klinik Gigi
l) Klinik Paru
m) Klinik Psikologi
n) Klinik Rehabilitasi Medik
o) Klinik DOTS/VCT
p) Klinik Konsultasi Gizi
2) Penunjang
a) Radiologi
b) Anesthesi
c) Laboratorium
3) Jam Pelayanan
a) Senin - Kamis : 07.00 WIB - 12.00 WIB
b) Jumat - Sabtu : 07.00 WIB - 10.00 WIB
31
2. Gambaran Umum Unit Rekam Medis
a. Struktur Organisasi Rekam Medis
Struktur Organisasi Rekam Medis
di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo
32
B. Hasil
Pengambilan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara
wawancara, observasi dan FGD. FDG di lakukan pada hari selasa tanggal 28
juli 2017 FGD, kegiatan FGD dibuka dengan pemaparan pengertian dan Tujuan
di FMEA dan dilanjutkan dengan memberikan reting pada tabel moda
kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem desentralisasi ke
sentralisasi, FGD dihadiri oleh Responden C,E,F dan Triangulasi sumber.
1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke Sentralisasi.
Berdasarkan hasil wawancara dan FGD dengan responden dan
triangulasi sumber diperoleh pengetahuan petugas tentang FMEA
masih terbatas, hal ini sesuai pernyataan responden berikut.
Dari pernyataan yang diberikan oleh Responden A dan
Responden B maka peneliti melakukan wawancara dengan triangulasi
sumber untuk memvalidkan data yang sudah diperoleh.
Untuk metode FMEA saya pernah mendengar tetapi belum
mengetahui banyak tentang itu
Responden A
Untuk metode FMEA saya pernah mendengar tetapi belum tau
pasti tentang penggunaanya dan penerapannyaa
Triangulasi Sumber
33
Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta
Triangulasi Sumber mengenai analisa moda kegagalan yang
menyebabkan cacat pada perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi dilihat dari 3 aspek (SDM, Sarana
prasarana dan Sistem Penyimpanan), sebagai berikut:
a. SDM
1) Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai dengan
jenis pelayanannya.
2) Petugas mencari berkas rekam medis lebih lama
3) Petugas sering bertanya kepada petugas yang lebih
berkompeten.
b. Sarana Prasarana
1) Belum adanya penyekat/ guide
2) Penyekat/guide tidak tersedia pada saat petugas akan
melakukan assembling
3) Kesalahan penataan ruang penyimpanan
4) Kesalahan penataan rak penyimpanan
5) Berkas tidak di assembling
c. Sistem
1) Regulasi internal rumah sakit (kebijakan, Pedoman, SOP)
belum di revisi masih menerapkan sistem desentralisasi
34
2. Mendapatkan resiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority
Number)
Berdasarkan hasil FGD terkait pembahasan RPN diperoleh
hasil berikut :
a. Nilai RPN dari tabel kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi
didapatkan dari hasil perkalian antara Severity, Occurrence,
Detection yang dihasilkan dari rating mode kegagalan.
b. severity menetukan tingkat keparahan dari mode kegagalan yang
menyebabkan cacat pada perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi. Skala/rangking pada saka severity
yang disepakati pada saat FGD adalah sebagai berikut :
Tabel 4. 1 Rating Severity
Rangking Kriteria
1
Negligible Severity (Pengaruh buruk yang dapat diabaikan),
kita tidak perlu memikirkan bahwa akibat ini akan berdampak
pada kinerja produk. Pengguna akhir mungkin tidak akan
memperhatikan kecacatan ini.
2
3
Mild Severity (Pengaruh buruk yang ringan), Akibat yang
ditimbulkan hanya bersifat ringan. Pengguna akhir tidak akan
merasakan perubahan kinerja. Perbaikan dapat dikerjakan pada
saat pemeliharaan regular.
4
Moderate severity (Pengaruh buruk yang moderat). Pengguna
akhir akan merasakan penurunan kinerja, namun masih dalam
batas
5
6
toleransi. Perbaikan yang dilakukan tidak mahal dan dapat
selesai dalam waktu singkat.
7 High severity (Pengaruh buruk yang tinggi) pengguna akhir
akan merasakan akibat buruk yang tidak akan diterima, berada
diluar batas
8 toleransi. Perbaikan yang dilakukan sangat mahal.
9
Potential Safety Problem (Masalah keamanan potensial).
Akibat yang ditimbulkan sangat berbahaya dan pengaruh
terhadap keselamatan
10 pengguna. Bertentangan dengan hukum.
35
Berdasarkan hasil FGD terdapat perbedaan penetapan rangking,
dan disepakati nilai severity diperoleh dari rata-rata nilai yang
diberikan oleh responden. Berikut hasil severity :
Tabel 4. 2 Nilai Severity
N
o Aspek
Modus
Kegagalan
Efek
Kegagalan
Severity
A B C D E F Rata-
tara
1 SDM 1. Petugas
megambil
berkas
rekam medis
sesuai
dengan jenis
kunjunganny
a
Pengambila
n berkas
rekam medis
menjadi
lebih lama 2 2 2 2 1 1 2
2. Petugas
mencari
berkas
rekam medis
lebih lama
Komplain
pasien,
komplain
dokter,
komplain
perawat,
pasien batal
periksa,
sasaran
mutu tidak
tercapai
2 3 3 3 1 1 3
3. Petugas
sering
bertanya
kepada
petugas yang
lebih
berkompeten
Waktu kerja
petugas
yang ahli
menjadi
berkurang
karena harus
mentrening
berulang
kali
2 1 1 1 1 1 2
4. Petugas
menyediaka
n berkas
rekam medis
yang sama
untuk semua
jenis
pelayanan
1.
Memerlukan
waktu untuk
penggabung
an berkas
rekam
medis,
terjadi
kesalahan
pada saat
penggabung
an
3 2 2 2 6 6 4
36
2. Masalah
pencarian/pe
ngamilan
kembali
berkas
rekam medis
menjadi
lebih lama
3 1 1 1 4 4 3
2 Sarana
Prasara
na
Belum
adanya
penyekat/
guide
1. Tidak ada
penyekat
pada map
rekam medis
2 1 1 1 2 2 2
2. Berkas
rekam medis
rawat jalan
dan rawat
inap
digabung
2 1 1 1 1 1 2
N
o Aspek
Modus
Kegagalan
Efek
Kegagalan
Severity
A B C D E F Rata-
tara
3. Perawat
atau dokter
akan
kesulitan
membedaka
n form
rawat jalan
dan rawat
inap
2 1 1 1 1 1 2
Penyekat/gui
de tidak
tersedia pada
saat petugas
akan
melakukan
assembling
1. Tidak ada
penyekat
pada map
rekam medis 2 2 3 3 1 1 2
2. Berkas
rekam medis
rawat jalan
dan rawat
inap
digabung
2 1 3 3 1 1 2
3. Perawat
atau dokter
akan
kesulitan
membedaka
n form
rawat jalan
2 1 3 3 1 1 2
37
dan rawat
inap
Kesalahan
penataan
ruang
penyimpana
n
1. Waktu
penyedian
berkas
rekam medis
pasien lama
belum dapat
diprediksi
2 3 3 3 3 3 3
2. Ketidak
tepatan
pembagian
penyimpana
n berkas
rekam medis
2 2 2 2 6 6 4
Kesalahan
penataan rak
penyimpana
n
1. Berkas
rekam medis
susah di
temukan
2 3 2 3 2 2 3
2. Waktu
pencarian/
pengambila
n berkas
lebih lama
3 3 3 3 7 7 5
N
o Aspek
Modus
Kegagalan
Efek
Kegagalan Severity
A B C D E F Rata-
tara
Berkas tidak
melakukan
assembling
1. Dokter/
perawat
kesulitan
mencari
urutan/
menggunaka
n berkas
rekam medis
karena tidak
sesuai
urutan
2 8 8 8 8 8 7
38
2. Tidak
terdapat
guide untuk
memisahkan
rekam medis
rawat jalan
dan rekam
medis rawat
inap
2 8 8 8 1 1 5
3. Tidak
mengetahui
klengkapan
dari berkas
rekam medis
2 8 8 8 5 5 6
Berkas tidak
digabung
1. Tidak
tergambar
kontunuitas/
kesinambun
gan riwayat
kesehatan
pasien
2 8 8 8 7 7 7
2. Formulir
rekam medis
rawat jalan
dakn
terpisah
dengan
rawat inap
2 8 7 7 1 1 5
3 sistem
regulasi
internal
rumah sakit
(Kebijakan,
Pedoman,
SOP) belum
direvisi
petugas
masih
bekerja
dengan
menggunaka
n sistem
yang lama
2 8 8 8 5 5 6
c. Occurrence menetukan berapa banyak gangguan yang akan
menyebabkan kegagalan dalam perubahan sistem penyimpanan
dari desentralisasi ke sentralisasi. Skala/rangking pada skala
Occurrence yang disepakati pada saat FGD adalah sebagai berikut:
39
Tabel 4. 3 Rating Occurrence
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1
2
Sangat jarang
dan hampir tidak
ada
1 dalam 10.000 Tidak ada atau sedikit
diketahui; sangat tidak
mungkin kondisi akan
terjadi
3
4
Kemungkinan
rendah
1 dalam 5.000 Mungkin, tapi tidak
diketahui datanya; kondisi
terjadi dalam kasus
terisolasi, tetapi
kemungkinannya rendah
5
6
Kemungkinan
moderat
1 dalam 200 Didokumentasikan, tetapi
jarang; kondisi tersebut
memiliki kemungkinan
cukup besar terjadi
7
8
Kemungkinan
tinggi
1 dalam 100 Didokumentasikan dan
sering ; kondisi tersebut
terjadi sangat teratur dan
atau selama jangka waktu
yang wajar
9 Yakin terjadi 1 dalam 20 Didokumentasikan hamper
pasiti; kondisi tersebut pasti
akan terjadi selama periode
panjang yang spesifik untuk
langkah atau hubungan
tertentu
10 Selalu terjadi 1 dalam 10 Didokumentasikan dan
selalu terjadi pada langkah
atau hubungan tertentu
Berdasarkan hasil FGD terdapat perbedaan penetapan
rangking, dan disepakati nilai Occurrence diperoleh dari rata-rata
nilai yang diberikan oleh responden. Berikut hasil Occurrence:
40
Tabel 4. 4 Nilai Occurrence
No Aspek Modus
Kegagalan Efek Kegagalan
Occurrence
A B C D E F Rata-
rata
1 SDM 1. Petugas
megambil berkas rekam
medis sesuai
dengan jenis kunjungannya
Pengambilan
berkas rekam medis menjadi
lebih lama 4 2 2 2 1 1 2
2. Petugas
mencari berkas
rekam medis
lebih lama
Komplain pasien,
komplain dokter,
komplain perawat,
pasien batal periksa, sasaran
mutu tidak tercapai
4 3 3 3 1 1 3
3. Petugas
sering bertanya kepada petugas
yang lebih
berkompeten
Waktu kerja
petugas yang ahli menjadi berkurang
karena harus
mentrening berulang kali
5 1 1 1 1 1 2
4. Petugas
menyediakan berkas rekam
medis yang
sama untuk semua jenis
pelayanan
1. Memerlukan
waktu untuk penggabungan
berkas rekam
medis, terjadi kesalahan pada saat
penggabungan
5 2 2 2 6 6 4
2. Masalah
pencarian/pengamilan kembali berkas
rekam medis
menjadi lebih lama
5 1 1 1 3 3 3
2 Sarana
Prasarana
Belum adanya
penyekat/ guide
1. Tidak ada
penyekat pada map
rekam medis 4 1 1 1 1 1 2
2. Berkas rekam
medis rawat jalan
dan rawat inap digabung
4 1 1 1 1 1 2
No Aspek Modus
Kegagalan Efek Kegagalan
Occurrence
A B C D E F
Rata-
rata
3. Perawat atau
dokter akan
kesulitan membedakan form
rawat jalan dan
rawat inap
4 1 1 1 1 1 2
41
Penyekat/guide
tidak tersedia pada saat
petugas akan
melakukan assembling
1. Tidak ada
penyekat pada map rekam medis 4 1 3 3 1 1 3
2. Berkas rekam medis rawat jalan
dan rawat inap
digabung
3 1 3 3 1 2 2
3. Perawat atau
dokter akan kesulitan
membedakan form
rawat jalan dan rawat inap
3 1 3 3 1 1 2
Kesalahan penataan ruang
penyimpanan
1. Waktu penyedian berkas
rekam medis
pasien lama belum dapat diprediksi
4 3 3 3 3 3 4
2. Ketidak tepatan pembagian
penyimpanan
berkas rekam medis
4 2 2 2 4 4 3
Kesalahan
penataan rak penyimpanan
1. Berkas rekam
medis susah di temukan
4 3 2 3 2 2 3
2. Waktu
pencarian/ pengambilan
berkas lebih lama
4 3 3 3 6 6 5
Berkas tidak
melakukan
assembling
1. Dokter/ perawat
kesulitan mencari
urutan/ menggunakan
berkas rekam
medis karena tidak sesuai urutan
5 8 8 8 8 8 8
No Aspek Modus
Kegagalan Efek Kegagalan
Occurrence
A B C D E F
Rata-
rata
2. Tidak terdapat guide untuk
memisahkan rekam
medis rawat jalan dan rekam medis
rawat inap
4 8 8 8 1 1 5
42
3. Tidak
mengetahui klengkapan dari
berkas rekam
medis
4 8 8 8 4 4 6
Berkas tidak digabung
1. Tidak tergambar kontunuitas/
kesinambungan
riwayat kesehatan pasien
4 8 8 8 8 8 8
2. Formulir rekam
medis rawat jalan dakn terpisah
dengan rawat inap
4 8 7 7 1 1 5
3 Sistem
regulasi internal
rumah sakit
(Kebijakan, Pedoman, SOP)
belum direvisi
petugas masih
bekerja dengan menggunakan
sistem yang lama 4 8 8 8 4 4 6
d. Detection menetukan bagaimana kegagalan tersebut dapat
diketahui sebelum terjadi perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi. Skala/rangking pada skala Detection
yang disepakati pada saat FGD adalah sebagai berikut:
Tabel 4. 5 Rating Detection Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1
2
Pasti terdeteksi 1 dari 10 Hamper selalu terdeteksi dengan segera
3
4
Kemungkinan
rendah
7 dari 10 Kemungkinan terdeteksi
5
6
Kemungkinan
moderat
5 dari 10 Kemungkinan sedang untuk terdeteksi
7
8
Kemungkinan
tinggi
2 dari 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah
9 Hamper pasti
tidak terdeteksi
0 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya
serius
10 Tidak ada upaya
deteksi
0 dari 10 Tidak ada mekanisme deteksi atau proses
baru
43
Berdasarkan hasil FGD terdapat perbedaan penetapan
rangking, dan disepakati nilai Detection diperoleh dari rata-rata
nilai yang diberikan oleh responden. Berikut hasil Detection:
Tabel 4. 6 Nilai Detection
No Aspek Modus
Kegagalan Efek Kegagalan
Detection
A B C D E F Rata-
rata
1 SDM 1. Petugas megambil
berkas rekam
medis sesuai dengan jenis
kunjungannya
Pengambilan berkas rekam
medis menjadi
lebih lama 2 2 2 2 1 1 2
2. Petugas mencari berkas
rekam medis lebih lama
Komplain pasien, komplain dokter,
komplain perawat, pasien batal
periksa, sasaran
mutu tidak tercapai
2 3 3 3 1 1 3
No Aspek Modus
Kegagalan Efek Kegagalan
Detection
A B C D E F
Rata-
rata
3. Petugas
sering bertanya
kepada petugas yang lebih
berkompeten
Waktu kerja
petugas yang ahli
menjadi berkurang karena harus
mentrening
berulang kali
2 1 1 1 1 1 2
4. Petugas
menyediakan
berkas rekam medis yang
sama untuk
semua jenis pelayanan
1. Memerlukan
waktu untuk
penggabungan berkas rekam
medis, terjadi
kesalahan pada saat penggabungan
2 2 2 2 3 3 3
2. Masalah
pencarian/pengamil
an kembali berkas
rekam medis
menjadi lebih lama
2 1 1 1 4 4 3
2 Sarana Prasarana
Belum adanya penyekat/ guide
1. Tidak ada penyekat pada map
rekam medis 2 1 1 1 1 1 2
2. Berkas rekam medis rawat jalan
dan rawat inap
digabung
2 1 1 1 1 1 2
44
3. Perawat atau
dokter akan kesulitan
membedakan form
rawat jalan dan rawat inap
2 1 1 1 1 1 2
Penyekat/guide tidak tersedia
pada saat
petugas akan melakukan
assembling
1. Tidak ada penyekat pada map
rekam medis 2 1 3 3 1 1 2
2. Berkas rekam
medis rawat jalan
dan rawat inap
digabung
2 1 3 3 1 2 2
3. Perawat atau dokter akan
kesulitan
membedakan form rawat jalan dan
rawat inap
2 1 3 3 1 1 2
No Aspek Modus
Kegagalan Efek Kegagalan
Detection
A B C D E F
Rata-
rata
Kesalahan
penataan ruang
penyimpanan
1. Waktu
penyedian berkas
rekam medis
pasien lama belum dapat diprediksi
2 3 3 3 3 3 3
2. Ketidak tepatan pembagian
penyimpanan
berkas rekam medis
2 2 2 2 4 4 3
Kesalahan
penataan rak penyimpanan
1. Berkas rekam
medis susah di temukan
2 3 3 3 2 2 3
2. Waktu
pencarian/ pengambilan
berkas lebih lama
2 3 3 3 6 6 4
Berkas tidak
melakukan
assembling
1. Dokter/ perawat
kesulitan mencari
urutan/ menggunakan
berkas rekam
medis karena tidak sesuai urutan
2 8 8 8 8 8 7
45
2. Tidak terdapat
guide untuk memisahkan rekam
medis rawat jalan
dan rekam medis rawat inap
2 8 8 8 1 1 5
3. Tidak mengetahui
klengkapan dari
berkas rekam medis
2 8 8 8 4 4 6
Berkas tidak
digabung
1. Tidak tergambar
kontunuitas/ kesinambungan
riwayat kesehatan
pasien
2 8 8 8 8 8 7
2. Formulir rekam medis rawat jalan
dakn terpisah
dengan rawat inap 2 8 7 7 1 1 5
No Aspek Modus
Kegagalan Efek Kegagalan
Detection
A B C D E F
Rata-
rata
3 sistem
regulasi internal
rumah sakit (Kebijakan,
Pedoman, SOP)
belum direvisi
petugas masih bekerja dengan
menggunakan
sistem yang lama 4 8 8 8 5 5 7
e. Berdasarkan hasil FGD nilai RPN akan menetukan rengking dari
mode kegagalan dan akan menetukan prioritas dari usulan
perbaikan dari mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi,
f. Pada saat FGD terdapat perbedaan dalam penentuan reting yang di
berikan oleh responden dan triangulai sumber maka untuk
mendapatkan nili RPN disepakati mengambil rata dari nilai yang
diberikan. Berikut adalah tabel Nilai RPN.
46
Tabel 4. 7 Nilai RPN untuk perubahan sistem penyimpanan
desentralisasi ke sentralisasi
No Aspek Modus Kegagalan Severit
y
Occurr
ence
Detecti
on RPN
1 SDM
1. Petugas mengambil
berkas rekam medis
sesuai dengan jenis kunjungannya
2 2 2 8
2. Petugas mencari
berkas rekam medis
lebih lama 3 3 3 27
3. Petugas sering
bertanya kepada petugas
yang lebih berkompeten 2 2 2 8
4. Petugas menyediakan
berkas rekam medis yang sama untuk semua
jenis pelayanan
4 4 3 48
2 Sarana
Prasarana
Belum adanya penyekat/ guide 2 2 2 8
Penyekat/guide tidak tersedia pada saat
petugas akan melakukan
assembling 2 3 2 12
Kesalahan penataan ruang penyimpanan 4 4 3 48
Kesalahan penataan rak penyimpanan 4 4 6 96
Petugas tidak melakukan
assembling 6 7 6 252
Berkas tidak digabung 6 7 6 252
3 Sistem
Regulasi intrnal rumah
sakit (kebijakan, pedoman, SOP) belum
direvisi masih
menerapkan sistem desentralisasi
5 4 6 120
g. Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta
Triangulasi Sumber mengenai analisa moda kegagalan didapatkan
nilai RPN tertinggi dari tabel moda kegagalan yang menyebabkan
cacat pada perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke
47
sentralisasi yaitu 252 yaitu Petugas tidak melakukan assembling.
Berikut adalah rengking dari RPN
Tabel 4. 8 Rangking dari Nilai RPN perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi
No Aspek Modus
Kegagalan
Sever
ity
Occu
rrenc
e
Detec
tion RPN
Rengki
ng
1 sarana
Prasara
na
Petugas tidak
melakukan
assembling
6 7 6 252 I
2 Berkas tidak
digabung 6 7 6 252 II
3 Sistem
Regulasi
intrnal rumah
sakit
(kebijakan,
pedoman,
SOP) belum
direvisi masih
menerapkan
sistem
desentralisasi
5 4 6 120 III
4
sarana
Prasara
na
Kesalahan
penataan rak
penyimpanan
4 4 6 96 IV
5 SDM
Petugas
menyediakan
berkas rekam
medis yang
sama untuk
semua jenis
pelayanan
4 4 3 48 V
6
sarana
Prasara
na
Kesalahan
penataan
ruang
penyimpanan
4 4 3 48 VI
7 SDM
Petugas
mencari
berkas rekam
medis lebih
lama
3 3 3 27 VII
48
8
sarana
Prasara
na
Penyekat/guid
e tidak
tersedia pada
saat petugas
akan
melakukan
assembling
2 3 2 12 VIII
9
SDM
Petugas sering
bertanya
kepada
petugas yang
lebih
berkompeten
2 2 2 8 IX
No Modus
Kegagalan
Sever
ity
Occu
rrenc
e
Detec
tion RPN
Rengki
ng
10
1. Petugas
mengambil
berkas rekam
medis sesuai
dengan jenis
kunjungannya
2 2 2 8 X
11
sarana
Prasara
na
Belum adanya
penyekat/
guide
2 2 2 8 XI
3. Memberikan usulan perbaikan untuk perubahan sistem
Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta
tiangulasi sumber mengenai analisia mode kegagalan urutan prioritas
berdasarkan rengking dari mode kegagalan berikut adalah Usulan
tindakan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi yaitu sebagai berikut :
49
Tabel 4. 9 Usulan Perbaikan untuk perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi
No Tindakan yang di
rekomendasikan Modus Kegagalan RPN Rangking
1
Revisi regulasi
Internal Rumah
sakit (kebijakan,
pedoman, SOP
assembling dan
SOP penyimpanan)
Petugas tidak melakukan
assembling 252 I
Berkas tidak digabung 252 II
regulasi intrnal rumah sakit
(kebijakan, pedoman, SOP)
belum direvisi masih
menerapkan sistem
desentralisasi
120 III
Petugas mencari berkas
rekam medis lebih lama 27 VIII
No Tindakan yang di
rekomendasikan Modus Kegagalan RPN Rangking
2
evaluasi
penghitungan rak
penyimpanan
rekam medis
dengan sistem
sentralisasi
Kesalahan penataan rak
penyimpanan 96 IV
3
evaluasi kebutuhan
luas ruang
penyimpanan
dengan sistem
sentralisasi
Kesalahan penataan ruang
penyimpanan 48 V
4
pengajuan jadwal
untuk menyatukan
berkas rekam medis
rawat jalan dan
rawat inap (SDM,
Waktu dan Biaya)
Petugas menyediakan berkas
rekam medis yang sama
untuk semua jenis pelayanan
48 VI
5
pengadaan guide
dan perencanaan
anggaran
Penyekat/guide tidak
tersedia pada saat petugas
akan melakukan assembling
12 VIII
Belum adanya penyekat/
guide 8 IX
6
pelatihan petugas
filing untuk sistem
penyimpanan
sentralisasi
Petugas sering bertanya
kepada petugas yang lebih
berkompeten
8 X
Petugas mengambil berkas
rekam medis sesuai dengan
jenis kunjungannya
8 XI
50
Dari tabel diatas dapat disimpulkan perbaikan perubahan sistem dari
desentralisasi ke sentralisasi berdasarkan prioritas tertinggi dari nilai RPN adalah
Revisi regulasi Internal Rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP assembling dan SOP
penyimpanan).
C. Pembahasan
1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan
sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke Sentralisasi.
Berdasarkan hasil wawancara dan FGD untuk Menganalisa perubahan
sistem penyimpanan dari desentraisasi ke sentralisasi dilakukan
manajemen resiko yang bersifat proakktif terkait dengan mode kegagalan
menggunakan metode FMEA (Failure Moda And Effect Analysis) untuk
melihat mode kegagalan. Hal ini didukung oleh pernyataan penelitian dari
Stamatis (1995) yang menyatakan FMEA (Failure Mode and Effect
Analysis) adalah sebuah teknik rekayasa yang digunakan untuk
menerapkan, mengidentifikasi dan untuk menghasilkan kegagalan yang
diketahui, permasalahan, error dan sejenisnya dari sebuah sistem, desain,
proses dan atau jasa sebelum mencapai konsumen.
Pernyataan ini didukung juga oleh penelitaian dari Andiyanto,
Sutrisno dan Punuhsingo (2016) yang menyatakan bahwa FMEA adalah
sebuah metode evaluasi kemungkinan terjadinya sebuah kegagalan dari
sebuah sistem, desain, proses atau servis untuk dibuat langkah
penanganannya. Sedangkan menurut PERMENKES RI
No.1961/MENKES/PER/III/2011, kembangkan kejadian yang
menjabarkan dengan jelas kriteria pelaksanaan analisis akar masalah (Root
Cause Analysis/RCA) yang mencakup insiden yang terjadi dan minimum
51
satukali pertahun melakukan Failure Mode And Effect Analysis (FMEA)
untuk proses resiko tinggi.
Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta Triangulasi
Sumber terdapat tingkat keparahan yang dihasilkan dari proses analisa
moda kegagalan berdasarkan 3 aspek yaitu Sistem, SDM, Sarana
Prasarana dan yang mengakibatkan keparahan yang timbul dinilai dari
tingkat keparahan salah satunya mengadakan pelatihan terhadap petugas
filling.
Berdasarkan hasil FGD sistem juga merupakan salah satu faktor
penting dalam perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke
sentralisasi, dalam penelitian ini yang dimaksut dengan sistem adalah
regulasi internal rumah sakai yaitu kebijakan, pedoman dan SOP.
Sedangkan menurut penelitian Awaludin, dan Saputra (2016) Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Berdasarkan hasil FGD kebijakan adalah sebagai keputusan untuk
mencapai tujuan tertentu, berisikan ketentuan yang dijadikan pedoman.
Sedangkan menurut Tahir dan Arifin (2014) kebijakan adalah suatu
tindakan yang mepunyai tujuan yang dilakukan seseorang pelaku atau
sejumlah pelaku untuk memecahkan suatu masalah.
Berdasarkan hasil FGD SOP merupakan panduan untuk kegiatan yang
dilakukan oleh petugas pada setiap pelayanan. Menurut Sailendra (2015)
SOP adalah panduan yang digunakan untuk memeastikan kegiatan
oprasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancer.
52
Berdasarkan hasil FGD Sumber Daya Manusia merupakan salah satu
faktor yang penting dalam sebuah organisasi dan untuk menganalisis
moda kegagalam dalam perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi
ke sentralisasi. Sedangkan menurut Hasibuan (2016) Sumber Daya
Manusia memiliki peran sentral pada perkembangan suatu organisasi.
SDM merupakan komponen kritis yang berarti tingkat manfaat suber daya
lainya tergantung kepada bagaimana kita memanfaatkan SDM.
Berdasarkan hasil FGD salah satu faktor yang mendukung perubahan
sistem adalah sarana prasarana. Sarana prasarana merupakan fasilitas yang
sangat dibutuhkan dalan perubahan sistem penyimpanan,
Dari hasil FGD guide adalah kertas yang yang berfungsi memisahkan
antara sattus lama dan satus baru pasien rawat inap. Di RSUD
tjitrowardojo Purworejo guide dikenal dengan istilah Cover. Sedangkan
menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) Guide card (tanda batas/sekat
penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tabal yang
berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang
ada dibelakangnya.
Ruang penyimpanan berkas rekam medis dan berkas rawat inap masih
terpisah, ruang penyimpann rawat jalan letaknya dibelakang tempat
pendaftaran pasien rawat jalan, sedangkan ruang penyimpanan rawat inap
berada di lantai dua gedung perkantoran. Ruang penyimpanan rekam
medis rawat inap tidak dekat dengan tempat pendaftaran rawat inap karena
setiap pasien mondok akan dibuatkan berkas baru dan tidak digabung
dengan status sebelumnya.
53
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) Work space atau area kerja di
bagian filing seharusnya dekat dengan unit kerja rekam medis, agar
supaya dalam mencari dan pendistribusian dokumen rekam medis lebih
cepat. Ruang penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya terpusat
menjadi satu ruangan, baik rawat jalan maupun rawat inap maupun gawat
darurat. Pernyataan ini juga didukug dengan pernyataan dari Budi (2011)
yang menyatakan Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis
yang disimpan dalam rak filing, mudah mengambil dari tempat
penyimpanan, mudah mengambilnya, melindungu berkas rekam medis
dari pencuri, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
Rak penyimpanan di ruang filing rawat jalan sudah menggunakan rool
o’pack sedangkan rak penyimpanan berkas rekam medis rawat inap masih
menggunakan rak manuat dan di bedakan berdasarkan bulan kunjungan
pasien. Sedangakn menurut Rustiyanto dan Rahayu, (2011) Perlengkapan
utama dari ruang filing adalah almari atau rak penyimpanan. Di dalam
memilih atau menentukan almari atau rak penyimpanan dokumen rekam
medis juga harus memperhatikan struktur atau atau bentuk folder dari
dokumen rekam medis yang akan di simpan, baik dari tinggi maupun lebar
dokumen rekam medis.
2. Mendapatkan resiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority
Number)
Berdasarkan hasil FGD nilai RPN akan menentukan rengking dari
mode kegagalan dan akan menetukan prioritas dari usulan perbaikan dari
mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi. Sedangkan menurut
Stamatis (1995), Nilai ini merupakan produk dari hasil perkalian tingkat
54
keparahan, tingkat ketajaman, dan tingkat deteksi. RPN menentukan
prioritas dari kegagalan. RPN tidak memiliki nilai atau arti. Nilai tersebut
digunakan untuk merengking kegagalan proses yang potensial.
Berdasarkan hasil FGD severity menentukan tingkat keparahan dari
mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi. Menurut penelitian dari
andiyanto (2016) Dalam menentukan tingkat kerusakan (severity) ini
dapat ditentukan seberapa serius kerusakan yang dihasilkan dengan
terjadinya kegagalan proses dalam hal operasi perawatan dan kegiatan
operasional pabrik. Pernyatan ini juga di dukung oleh penelitaian stamatis
(1995) yang menyatakan bahwa Severity adalah penilaian terhadap
keseriusan dari efek yang ditimbulkan. Dalam arti setiap kegagalan yang
timbul akan di nilai seberapa besarkah tingkat keseriusannya. Terdapah
hubungan secara langsung antara efek dan severity.
Berdasarkan hasil FGD Occurrence menentukan berapa banyak
gangguan yang akan menyebabkan kegagalan dalam perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi.
Menurut penelitian dari andiyanto (2016) Dalam menentukan
occurrence ini dapat ditentukan seberapa banyak gangguan yang dapat
menyababkan sebuah kegagalan pada operasi perawatan dan kegiatan
operasional pabrik. Hal ini juga di dukung oleh penelitian dari Stamatis
(1995) yang menyatakan bahwa Occurance adalah kemungkinan bahwa
penyebab tersebut akan terjadi dan menghasilkan bentuk kegagalan
selama masa penggunaan produk. Occurance merupakan nilai reting yang
disesuaikan dengan frekuensi yang diperkirakan dan atau angka kumulatif
dari kegagalan yang terjadi.
Berdasarkan hasil FGD Detection menetukan bagaimana kegagalan
tersebut dapat diketahui sebelum terjadi perubahan sistem penyimpanan
55
dari desentralisasi ke sentralisasi. Menurut penelitian dari andiyanto
(2016) Dalam menentukan tingkat deteksi ini dapat ditentukan bagaimana
kegagalan tersebut dapat diketahui sebelum terjadi. tingkat deteksi juga
dapat dipengaruhi dari banyaknya kontrol yang mengatur jalanya proses.
Hal ini di dukung juga dengan penelitian dari Stamatis (1995) yang
menyatakan bahwa Nilai detection diasosiasikan dengan pengendalian saat
ini. Detection adalah pengukuran terhadap kemampuan
mengendalikan/mengontrol kegagalan yang dapat terjadi.
Berdasarkan hasil wawancara dan FGD didapatkan nilai RPN terbesar
yaitu 252. Nilai RPN didapatkan dari perkalian Severity dikali Occurance
dikali Detection. Hasil dilihat dari nilai keparahan atau severity karena
kalau nilai keparahan besar maka mode kegagalannya juga sangat banyak
terjadi.
Menurut Stamatis (1995), RPN menentukan Prioritas dari kegagalan.
RPN tidak memiliki Nilai atau arti. Nilai tersebut digunakan untuk
merangking kegagalan proses yang potensial. Nilai RPN dapat ditinjau
dengan persamaan sebagai berikut :
3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi
ke sentralisasi
Perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi di
RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo pasti akan mengalami kendala, maka
dari itu ada usulan perbaikan dari perubahan sistem dari desentralisasi ke
sentralisasi. Prioritas usulan perbaikan berdasarkan nilai RPN tertinggi
adalah revisi regulasi internal rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP)
Assembling dan penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke
sentralisasi.
RPN=Severity x Occurrence x Detection
56
Menurut Azwar (2011), Perencanaan sebagai menyusun rencana
(Plan) cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur-
unsur rencana yang lengkap serta saling terkait terpadu sehingga dapat
dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah.
D. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini yaitu sulit bertemu dengan triangulai
sumber karena melanjutkan pendidikannya di luar kota serta banyak petugas
yang belum mengerti tentang sistem penyimpanan dan FMEA.
57
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Mode kegagalan yang menempati urutan teratas atau yang mendapat
rangking tertinggi dalam tabel mode kegagalan yang menyebabkan cacat
pada perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi
yaitu pada aspek sarana prasarana.
2. Risiko kegagalan tertinggi sebesar 252 di dapatkan dari rumus RPN (Risk
Priority Number yaitu pada mode kegagalan petugas tidak melakukan
assembling sedangkan risiko ke gagalan terendah ada di angka 8 yaitu
pada mode kegagalan belum adanya penyekat/guide pada berkas rekam
medis.
3. Priorita Usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi berdasarkan nilai RPN tertinggi adalah revisi
regulasi internal rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP ) Assembling dan
penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi
B. Saran
1. Sebaiknya prioritas perbaikan dilakukan pada aspek sarana prasarana, agar
nilai kegagalan pada aspek sarana prasarana dapat diturunkan.
2. Sebaiknya prioritas perubahan sistem penyimpanan dilakukan dari yang
mendapat rangking tertinggi dari nilai RPN yaitu sebaiknya petugas
melakukan assembling pada berkas rekam medis.
3. Sebaiknya dilakukan revisi regulasi internal rumah sakit (Kebijakan,
Pedoman, SOP assembling dan SOP penyimpanan)
58
DAFTAR PUSTAKA
Andiyanto, Sutrisno, dan Punuhsingon (2016). Penerapan Metode FMEA (Falilure
Mode and Effect) untuk Kualifikasi dan Pencegahan Resiko Akibat
Terjadinya Lean Waste. Teknik Mesin Universitas Sam Ratulangi.
Manado, Indonesia. Vol.6. No.1.2016.
Arikunto, S. (2013). Prosedur penelitian suatu pendekatan praktik. Rineka Cipta,
Jakarta
Awaludin, dan Saputra (2016). Sistem Informasi Manajemen Sarana Prasarana
Sekolah (Studi Kasus : Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Siak). Pekanbaru Riau : Universitas Suska Riau. Vol. 2, No. 2.2016.
Azwar, Azrul. 2011. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa Aksara
Damin dan Darwis, (2012), Metode Penelitian Kebinanan, EGC, Jakarta
DepKes RI., 2006. Profil Kesehatan Indonesia. Jakarta, Indonesia
Hasibuan, Malayu S.P (2016) Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. PT
Bumi Aksara : Jakarta
Hatta, G. R. (2013) Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan. UI Press, Jakarta
Indrawan, Rully dan Yaniawati, Poppy. (2014), Metodologi Penelitian Kuantitatif,
Kualitatif, dan Campuran untuk Manajemen, Pengembangan, dan
Pendidikan. PT Refika Aditama, Dandung
Notoadmodjo, S. (2012) Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta
PERMENKES RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Keselamatan Pasien.
Jakarta, Indonesia
PERMENKES RI No. 1691/MENKES/PER/III/2011 tentang rekam medis. Jakarta,
Indonesia
Rustiyanto, Ery (2011), Manajemen Filing Dokumentasi Rekam medis dan Informasi
kesehatan. Yogyakarta: Poltekes Permata Indonesia.
59
Rustiyanto, Ery dan Rahayu, Warih Ambar (2011) Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Poltekes Permata
Indonesia.
Sailendra, Annie (2015). Langkah-langkah Praktis Membuat SOP. Trans Idea
Publishing, Yogyakarta
Stamatis, D. H. (1995). Falilure Mode and Effect Analysis : FMEA from Theory to
Execution. ASQC Quality Press, Milwaukee
Sugiyono. (2010) Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Alfabeta,
Bamdung
Sulistiyaningsih, (2011), Metodologi Penelitian Kebidanan Kuantitatif-Kualitatif.
Graha Ilmu, Yogyakarta
Tahir, Arif (2014). kebijakan Public dan Daerah. Alfabeta, Bandung
60
L
A
M
P
I
R
A
N
81
98
99
