E Procurement PT Jamsotek (Persero)Makalah

Diajukan Sebagai Tugas Akhir SemesterIMata Kuliah E Business.

Dosen: Ibu Ellisa Kusrini,ir., MT., CPIM.

Disusun Oleh:

Sukriadi

NIM: 12917122

Magister Teknik Informatika

MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOKYAKARTA

2013

APLIKASI E PROCUREMENT‐ – PT. JAMSOSTEK (PERSERO)

Ketentuan Penggunaan eProcurement PT Jamsostek (Persero) oleh Penyedia Barang Dan

Jasa

Setiap Penyedia Barang dan Jasa pengguna aplikasi eProcurement PT Jamsostek

(Persero) diatur oleh ketentuan yang telah dipersyaratkan di bawah ini.

I. KETENTUAN UMUM

1. Sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero) adalah perangkat lunak aplikasi yang

bertujuan memfasilitasi Penyedia Barang dan Jasa dan PT Jamsostek (Persero)

agar dapat melakukan transaksi pengadaan barang dan jasa melalui media internet,

termasuk registrasi online untuk menjadi Penyedia Barang dan Jasa.

2. Penyedia Barang dan Jasa PT Jamsostek (Persero) wajib tunduk

pada persyaratan eProcurement PT Jamsostek (Persero) yang tertera dalam ketentuan i

ni serta kebijakan lain yang ditetapkan oleh PT Jamsostek (Persero).

3. Transaksi melalui eProcurement PT Jamsostek (Persero) hanya

boleh dilakukan/diikuti oleh Penyedia Barang dan Jasa yang sudah terdaftar

dan teraktivasi untuk bisa mengikuti transaksi secara elektronik.

II. PERSYARATAN KEANGGOTAAN EPROCUREMENT PT JAMSOSTEK (PERSERO)

1. Penyedia Barang dan

Jasa harus berbentuk badan usaha dan dianggap mampu melakukan perbuatan hukum.

2. Untuk mendapatkan account dalam sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero),

calon Penyedia Barang dan Jasa terlebih dahulu harus melakukan registrasi online

dengan data yang benar dan akurat, sesuai keadaan yang sebenarnya.

3. Calon Penyedia Barang dan Jasa akan dapat melakukan transaksi melalui Sistem eProcu

rement PT Jamsostek (Persero), apabila telah menerima

konfirmasi aktivasi keanggotaannya dari Biro Pengadaan PT Jamsostek (Persero).

4. Penyedia Barang dan Jasa wajib memperbaharui data perusahaannya jika tidak sesuai

lagi dengan keadaan yang sebenarnya atau jika tidak sesuai dengan ketentuan ini.

5. Account dalam Sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero) akan berakhir apabila:

Page 1 of 14

a. Penyedia Barang dan

Jasa mengundurkan diri dengan cara mengirimkan email kepada Biro Pengadaan PT

Jamsostek (Persero) dan mendapatkan email konfirmasi atas pengunduran dirinya.

b. Melanggar ketentuan yang telah ditetapkan oleh Biro Pengadaan

PT Jamsostek (Persero).

c. Kinerja Penyedia Barang dan Jasa berada pada status black list‐

sesuai dengan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa PT Jamsostek (Persero).

6. Penyedia Barang dan Jasa setuju bahwa transaksi melalui Sistem eProcurement PT

Jamsostek (Persero)

tidak boleh menyalahi peraturan perundangan maupun etika bisnis yang berlaku di Indo

nesia.

7. Penyedia Barang dan Jasa tunduk pada semua peraturan yang berlaku di Indonesia

yang berhubungan dengan, tetapi tidak terbatas pada, penggunaan jaringan yang

terhubung pada jasa dan transmisi data teknis, baik di

wilayah Indonesia maupun ke luar dari wilayah Indonesia melalui sistem ini.

8. Penyedia Barang dan Jasa menyadari bahwa usaha apapun untuk

dapat menembus sistem komputer dengan tujuan memanipulasi data

eProcurement PT Jamsostek (Persero) merupakan tindakan melanggar hukum.

9. Biro Pengadaan PT Jamsostek

(Persero) berhak memutuskan perjanjian dengan Penyedia Barang dan Jasa secara

sepihak apabila Penyedia Barang dan

Jasa dianggap tidak dapat menaati ketentuan yang ada.

III. TANGGUNG JAWAB PENYEDIA BARANG DAN JASA

1. Penyedia Barang dan Jasa bertanggung jawab atas penjagaan

kerahasiaan passwordnya dan bertanggung jawab atas transaksi dan kegiatan lain

yang menggunakan account miliknya.

2. Penyedia Barang dan Jasa setuju untuk segera memberitahukan kepada

Biro Pengadaan PT Jamsostek (Persero) apabila mengetahui adanya penyalahgunaan ac

count miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak atau jika ada

gangguan keamanan atas account miliknya itu.

Page 2 of 14

IV. PERUBAHAN KETENTUAN

PT Jamsostek (Persero) dapat memperbaiki, menambah, atau mengurangi ketentuan ini seti

ap saat, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Setiap Penyedia Barang dan Jasa te

rikat dan tunduk kepada ketentuan yang telah diperbaiki/ditambah/dikurangi.

BERPARTISIPASI DALAM eProcurement JAMSOSTEK

1. Bagaimana supaya bisa / dapat berpartisipasi dalam eProcurement Jamsostek?

Mendaftar secara online di website eprocurement PT. Jamsostek (Persero)

Melengkapi dokumen pendaftaran

Setelah semua dokumen dinyatakan lengkap, status perusahan anda akan di

aktifasi

oleh Pihak PT. Jamsostek (Persero)

Memiliki fasilitas untuk akses ke internet

PC – modem dial up

PC LAN – dial up / leased line

Warnet

Memiliki alamat email / email address.

2. Saya menghadapi masalah ketika menekan tombol "Simpan & lanjut" , aplikasi

tidak

bisa melanjutkan kehalaman selanjutnya, padahal saya telah mengisi lengkap data sebelu

mnya. Apayang harus saya lakukan?

Error tersebut menandakan bahwa Anda belum lengkap mengisi semua

field yang ada pada halaman tersebut, coba cek semua field yang ada pada halaman

tersebut, pastikan semua field sudah diisi

lengkap, apabila masih belum berhasil, pastikan data yang diisipada field tersebut

tersimpan pada database, dengan cara menekan tombol

"tambah data" dan muncul tabel data dibawah field tersebut.

Bila mana memang ada field yang datanya tidak ada, ada bisa menekan tombol “Lew

at & Lanjut”

3. Apa yang harus saya lakukan setelah melengkapi registrasi secara on line?

Page 3 of 14

Setiap Penyedia Barang dan Jasa yang telah melengkapi pengisian informasi di

sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero), diminta membawa dokumen‐

dokumenterlampir, berupa :

o 1 set copy dokumen

o 1 set dokumen asli, hanya untuk di tunjukkan ke petugas registrasi.

o Soft copy / scan dari semua dokumen dalam format Adobe Acrobat (.pdf) dan di

o simpan di compact disc (CD)

Daftar dokumen yang harus dibawa:

o “Surat Pernyataan Penyedia Barang Dan Jasa “ yang telah

ditandatangani pemimpin atau pengurus perusahaan di atas materai

o Akte pendirian & perubahan terakhir �o Ijin domisili perusahaan yang masih berlaku

o Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan

o Bukti Setoran Pajak Tahunan (SPT), untuk tahun terakhir

o Surat Pengusaha Kena Pajak (PKP) ‐ (Jika ada)

o Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)

o Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

o Nomor Pendaftaran Peserta (NPP) Jamsostek

o Surat Keagenan (Jika ada)

o Angka Pengenal Import ‐ (Jika ada)

o KTP Komisaris & Direktur

o Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Komisaris & Direktur

o Neraca dan Laporan Rugi Laba (3 tahun terakhir), yang audit atau non audit

o Ijazah terakhir tenaga ahli ‐ (Jika ada)

o Sertifikasi tenaga Ahli ‐ (Jika ada)

o Sertifikasi perusahaan / asosiasi ‐ (Jika ada)

o Kontrak / Perjanjian / SPK dari pengalaman perusahaan(3 tahun terakhir)

o Struktur organisasi

4. Bagaimana memasukkan tanggal?

Page 4 of 14

Untuk memasukkantanggal bulan‐ -tahun, aplikasi telah menyediakan

sistem penanggalan yang terintegrasi, silahkan klik tanda "...", kemudian klik

tanggal yang muncul,

Apabila bulan yang Anda maksud tidak sesuai, silahkan klik "bulan,tahun".

Kemudian akan munculbulan bulan‐ di tahun tersebut, klik "bulan" yang Anda

maksud. Akan muncul tanggal‐

tanggal di bulan tersebut, silahkan klik "tanggal" yang Anda maksud.

Apabila tahun yang Anda maksud tidak sesuai, silahkan klik "bulan,tahun".

Kemudian klik "tahun", maka akan muncul tahun tahun.Klik‐ "tahun" yang Anda maks

ud.

5. Komputer yang bagaimana yang bisa / ideal di gunakan untuk mengakses

eprocurement PT. Jamsostek (Persero)?

Prosesor minimum Pentium III

System operasi 2000, XP, Vista

RAM 128 Mb

Hard disk 2 GB

Modem o Line telp

Akses Internet (berlangganan ISP atau memakai telkomnet instant)

Aplikasi yang digunakan IE versi 6 atau lebih

Aplikasi Microsoft Office

Aplikasi Adobe PDF Reader

Aplikasi tambahan Winzip atau Winrar

6. Bagaimana cara mengakses PT. Jamsostek (Persero)?

Buka browser internet menggunakan Internet Explorer dari Microsoft.

Pergi ke situs : www.pegadaan.com

Pilih link merah “eProcurement JAMSOSTEK”

Masukan User Login (ID dan Password) Anda

Lakukan proses Bidding

7. Apakah vendor yang sudah terdaftar di sebagai DRJ akan otomatis bisa mengikuti tender

secara online di eProcurement PT. Jamsostek (Persero)?

Page 5 of 14

Vendor yang bisa mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) adalah vendor y

ang sudah terdaftar di eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dan statusnya

sudah diaktivasi, bukan vendor yangg terdaftar di dalam DRJ

Vendor dan perusahaan afiliasi tidak dapat mengikuti tender untuk suatu kualifikasi

dan klasifikasi yang sama

8. Bagaimana cara untuk bertransaksi secara online melalui internet di eProcurement

PT. Jamsostek (Persero)?

Persiapkan data sebelum memasukannya penawaran di eProcurement PT.

Jamsostek (Persero)

Simpanlah password dan digunakan hanya untuk kepentingan Anda.

Penyalahgunaan password menjadi tanggung jawab vendor masing masing.‐

Sebaiknya menggunakan internet tidak pada waktu padat

9. Mengapa terkadang membutuhkan waktu

lama untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) ?

Untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek

(Persero) akan melewati beberapajaringan kerja system mulai dari komputer

lokal, Modem, jaringan telephone(telkom), akses lalulintas data dari dan ke ISP

(Internet Service Provider), jaringaninternet nasional (IIX) dan akhirnya jaringan

system kerja di eProcurement PT.Jamsostek (Persero). Ini merupakan rangkaian

proses untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero).

10. Gangguan Koneksi ke eProcurement PT. Jamsostek (Persero) bisa di sebabkan oleh :

Masalah dengan komputer Anda.

Line telp yang kurang baik (bila menggunakan jalur telepon)

Lalu lintas internet sedang padat / jam sibuk

Ada gangguan pada Internet Service Provider (ISP) Anda

Ada gangguan di server eProcurement PT. Jamsostek (Persero)

Item dalam quotation cukup banyak misalnya lebih dari 20

11. Bagaimana mengidentifikasi masalah gangguan pada system koneksi

internet ke eProcurementPT. Jamsostek (Persero)?

Pastikan line telephone (Telkom) dalam kondisi baik, misalnya nada terdengar

keras, jelas,tidak ada noise misalnya bunyi kresekkresek. Untuk akses yang

lebih baik ke ISP disarankan menggunakan nomer depan telephone yang

Page 6 of 14

sama untuk dial up, misalnya no. telp Anda dengan kepala 4xx

xxx dan no. untuk dial up ke ISP

juga kepala 4xx.xxx untuk mempersingkat jalur hubungan antar telephone.

Setelah terhubung dengan internet maka akan ada icon pada pojok kanan

bawah dengan icon bergambar dua komputer terkoneksi yang saling berkedip.

Jika

keduanya menyala warna hijau maka internet sedalam proses down load / up load d

ata ini sangat baik. Jika hanya satu yang berkedip maka hubungan dengan ISP

kurang baik atau sebaliknya. Dan jika tidak berkedip maka hubungan ke ISP

adalah buruk. Di sarankan untuk mencari ISP yang lebih baik koneksinya.

12. Bagaimana mengetahui besarnya akses aliran data dari dan ke ISP?

Letakkan pointer mouse ke icon koneksi internet pada pojok kanan

bawah bergambar dua pc (personal computer) yang saling terkoneksi, setelah

beberapawaktu komputer akan memberikan keterangan besarnya aliran data denga

n satuan

byte atau kilo byte.

13. Mengapa hanya Microsoft Internet Explorer dengan versi 6 atau lebih yang di

sarankan untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) ?

Dari segi keamanan / security akan lebih baik mengontrol dengan

hanya menggunakan satu program saja misalnya IE (internet explorer).

14. Apakah data quotation yang dikirim melalui eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dapa

t dilihat pihak lain?

Sistem eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dilengkapi dengan data

encryption technology dengan 256 bit yang biasa dipakai oleh perbankkan

sehingga setiap penawaran yang masuk tidak dapat dilihat orang

lain bahkan pihak PT.

Jamsostek (Persero) sekalipun, selama proses tender belum berakhir (sebelum closin

g date)

Dengan menggunakan HTTPS, memastikan data yang anda kirim sama dengan data

yang diterima oleh pihak eProcurement PT. Jamsostek (Persero), tidak mungkin

datanya berbeda, karena proses ini di verifikasi oleh sebuah perusahaan

security secara online, yaitu RSA.

Page 7 of 14

15. Kapan waktu yang baik untuk mengirim quotation?

Pengiriman quotation dapat dilakukan kapan saja sebelum closing date, dan

akan lebih baik dilakukan segera mungkin jika sudah mendapatkan harga

/ data. Untuk menghindari halhal yang tidak dan dapat di up date kapan saja

quotation tsb. selama belum closing date.

16. Apa dasar pengiriman quotation tidak memakai meterai?

Penawaran secara elektronis disampaikan tanpa meterai untuk proses

pengadaan tsb.. PO akan diterbitkan kepada vendor pemenang yang selanjutnya

akan menandatangani penerimaan PO tersebut di atas meterai.

17. Apakah pemenang tender dapat diketahui oleh vendor ?

Pemenang tender bisa dilihat pada bid opening dengan mengklik nomer tender, dan

dapat dilihatstatus masingmasing vendor yang di ikutkan dalam tender

tersebut. Pada kolom paling kanan adalah status vendor misl. New, register,

send, atau winner jika

sudah ditentukan pemenang dari tender tsb. oleh pihak PT. Jamsostek (Persero).

Pesan pemenang akan diterima oleh di pemenang tender tersebut pada folder

“Award Announcement”.

18. Mengapa pengiriman quotation / penawaran dengan banyak item dapat

menyebabkan pengiriman lambat?

Dikarenakan banyaknya item maka data yang dikirimkan akan semakin besar

dan menyebabkan lamanya proses pengiriman via internet. Jika lalu

lintas sedang padat maka akan terjadi kemacetan dan pada

layar pc dapat dilihat “ The page cannot be display”. Jika hal ini terjadi

lakukan back pada icon menu dan lakukan pengiriman kembali.

19. Tips apa saja yang perlu di perhatian dalam berpartisipasi dalam

setiap undangan Pengadaan yang diterima?

Pengiriman penawaran jangan mendekati waktu penutupan tender,

pengiriman lebih awal di waktu off peak‐ internet / jalur komunikasi yang tidak sibuk

akan lebihbaik.

Sangat disarankan untuk mempercepat proses pengiriman penawaran, ukuran

file jaminan penawaran yang dilampirkan tidak melebihi 200 KB.

Penawaran dapat diubah selama tender belum ditutup

Page 8 of 14

Verifikasi data sebelum mengirim penawaran, untuk menghindari

kesalahan input data.

Gantilah password secara berkala dan simpanlah secara rahasia, password minimal 8

karakter

Lakukan refresh screen untuk mendapatkan tampilan data yang up to date.

Screen eProcurement PT. Jamsostek (Persero) akan logout secara otomatis jika tidak

digunakan setelah kurun waktu tertentu, sehingga jangan membuka

screen eProcurement PT. Jamsostek (Persero) tanpa melakukan apapun transaksi

SURAT PERNYATAAN

PENYEDIA BARANG DAN JASA DALAM PELAKSANAAN

PENGADAAN BARANG DAN JASA SECARA ELEKTRONIK (eProcurement)

PT JAMSOSTEK (PERSERO)

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :_____________________________________________________

Jabatan : _____________________________________________________

Email : _____________________________________________________

HP : _____________________________________________________

Bertindak untuk dan atas nama

Perusahaan : _____________________________________________________

Alamat : _____________________________________________________

_____________________________________________________

Dengan ini menyatakan bersedia untuk mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa

secara elektronik (eProcurement) di PT JAMSOSTEK (PERSERO) dan tunduk pada

Page 9 of 14

Persyaratan Persyaratan‐ Yang Berlaku Sebagai Berikut.

1. Telah melakukan registrasi Penyedia Barang dan Jasa di PT JAMSOSTEK

(PERSERO) secara online;

2. Setuju untuk menegakkan Pakta Integritas Penyedia Barang dan Jasa di

PT JAMSOSTEK (PERSERO):

a. Tidak akan melakukan praktek Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) dengan oknum

karyawan PT JAMSOSTEK (PERSERO) atau sesama Penyedia Barang dan Jasa

dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan

PT JAMSOSTEK (PERSERO);

b. Sanggup memenuhi segala persyaratan yang tercantum pada

dokumen pengadaan dan tunduk pada peraturan peraturan‐ di lingkungan PT

JAMSOSTEK (PERSERO) serta peraturan perundang undangan‐ yang berlaku;

c. Dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT

JAMSOSTEK (PERSERO), berjanji akan menyampaikan informasi yang benar dan

dapat dipertanggungjawabkan serta melaksanakan tugas secara bersih, transparan,

dan profesional dalam arti akan mengerahkan segala kemampuan

dan sumber daya secara optimal untuk memberikan hasil kerja terbaik mulai dari pe

nyiapan penawaran, pelaksanaan, dan penyelesaian pekerjaan/pengiriman barang;

d. Apabila di kemudian hari kami mengingkari pernyataan di atas atau ditemui bahwa

keterangan/data penawaran yang kami berikan tidak benar, maka kami bersedia

dituntut di muka pengadilan dan bersedia dikeluarkan dari Daftar Penyedia

Barang dan Jasa serta dimasukkan dalam Daftar

Hitam (black list) PT JAMSOSTEK (PERSERO).

3. Dalam hal pengurus / direksi perusahaan Penyedia Barang dan

Jasa melimpahkan tugas pemasukan penawaran dan registrasi Penyedia Barang dan

Jasa kepada staf yang ditunjuk, maka pengurus / Direksi tetap bertanggung jawab

atas semua informasi penawaran yang dimasukkan ke dalam sistem eProcurement

PT JAMSOSTEK (PERSERO);

4. Dalam transaksi eProcurement ini saya menugaskan staf berikut sebagai

contact person dan memasukkan penawaran secara elektronis (jika ada):

a. Nama : ____________________________________________

Page 10 of 14

b. Jabatan : ____________________________________________

c. Email : ____________________________________________

d. HP : ____________________________________________

5. Penyedia Barang dan Jasa bertanggungjawab atas penjagaan kerahasiaan password nya‐

dan bertanggungjawab atas transaksi dan kegiatan lain yang

menggunakan sistem eProcurement PT JAMSOSTEK (PERSERO);

6. Penyedia Barang dan Jasa wajib mematuhi peraturan perundang ‐

undangan maupun etika bisnis / norma norma‐ yang berlaku di Indonesia;

7. Penyedia Barang dan Jasa tunduk pada semua peraturan yang berlaku di

Indonesia yang berhubungan dengan, tetapi tidak terbatas pada, penggunaan

jaringan yang terhubung pada internet khususnya pada fasilitas eProcurement PT

JAMSOSTEK (PERSERO);

8. Penyedia Barang dan Jasa menyadari bahwa usaha apapun untuk dapat menembus sist

em komputer dengan tujuan memanipulasi data eProcurement PT

JAMSOSTEK (PERSERO) merupakan tindakan melanggar hukum;

9. Penyedia Barang dan Jasa setuju untuk segera memberitahukan kepada

Biro Pengadaan PT JAMSOSTEK

(PERSERO) apabila mengetahui adanya penyalahgunaan account eProcurement

miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak atau jika

ada gangguan keamanan atas account eProcurement miliknya.

PT JAMSOSTEK (PERSERO) dapat memperbaiki, menambah, atau mengurangi ketentuan

ini setiap saat, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Setiap Penyedia Barang

dan Jasa terikat dan tunduk kepada ketentuan yang telah diperbaiki/ditambah/dikurangi.

Tanda Tangan di atas Meterai Rp. 6.000,‐

Nama : _________________________

Tanggal : _________________________

Page 11 of 14

Catatan:

Surat pernyataan ini harus ditandatangani oleh Pengurus Perusahaan yang tercantum

dalam Akte Perusahaan terakhir pada saat ditandatangani.

KRITIK DAN SARAN

PT Jamsostek (Persero) membuka diri bagi kritik dan saran dari Penyedia Barang dan

JasaKritik dan saran dapat disampaikan melalui email kepada eproc.support@jamsostek.

co.id

Lampiran

Informasi Lelang Pada Aplikasi E Procurement PT Jamsostek (Persero)

 INFORMASI UMUM

Page 12 of 14

Nomor Pengadaan 3075

Deskripsi Pekerjaan Pembuatan Konten eLearning PT Jamsostek (Persero) Tahun 2013 

Lokasi Pekerjaan KANTOR PUSAT 

Valuta IDR 

Jenis Kontrak LUMPSUM 

Referensi Induk  

Referensi Anak  

Pelaksana Non Lelang/Lelang Yudi Sudrajat 

 

 ITEM PENGADAAN

Deskripsi

Pembuatan Konten eLearning

 DOKUMEN PENDUKUNG

 INFORMASI PENGADAAN

Metode Pengadaan Pelelangan

Metode Pengiriman Dokumen 2 Sampul

Metode Evaluasi Pengadaan Evaluasi Pembuatan Konten eLearning 2013

Grup Barang/Jasa - Konsultan Perencana Teknologi Informasi 

Persyaratan Klasifikasi Perusahaan - Menengah - Besar 

Pembukaan Pendaftaran 18.02.2013 08:00:00

Penutupan Pendaftaran 22.02.2013 10:00:00

Tanggal Aanwijzing 22.02.2013 14:00:00 

Lokasi Aanwijzing Gedung Kantor Pusat PT. Jamsostek (Persero) Lt.11 

Pembukaan Pengadaan 01.03.2013 10:00:00 

Lokasi Pengiriman KANTOR PUSAT 

Catatan  

Source :- http://eproc.jamsostek.co.id.

Page 13 of 14