e-Procurement

Pengalaman Implementasi Pengalaman Implementasi dan Perencanaan Ke Depandan Perencanaan Ke Depan

di Pemerintah Kota Surabayadi Pemerintah Kota Surabaya

Latar Belakang

• Pelaksanaan proyek selalu terlambat

• Harga kontrak relatif sama atau lebih mahal dibanding harga toko/pasar

• Ada tuduhan bahwa Walikota - Kepala Satuan Kerja – PPK/Pimpro – Panitia Pengadaan bisa menerima sesuatu dari peserta/pemenang lelang

Dasar Hukum

• UU nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi

• PP nomor 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi

• Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres nomor 8 tahun 2006

• Instruksi Presiden nomor 5 tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi

• Peraturan Walikota Surabaya nomor 4 tahun 2008 tentang Pedoman Teknis Pelaksanaan Anggaran Belanja Langsung dan Pengadaan Barang/Jasa.

Perjalanan Implementasi• Tahun 2003 dimulai dengan “Lelang

Serentak” dengan fasilitasi pendaftaran dan evaluasi prakualifikasi melalui internet (dasar Keppres nomor 18 thn 2000)

• Tahun 2004 – 2006 menerapkan semi eProcurement (dasar prosedur Keppres nomor 80 thn 2003)

• Tahun 2007 telah menerapkan 99% fully eProcurement (dasar prosedur Keppres nomor 80 thn 2003 jo Perpres nomor 8 thn 2006)

• Pelaksanaan pelelangan dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP)

• Tahun 2008 akan menerapkan 100% fully eProcurement (setelah UU ITE disahkan)

Konsep Dasar Implementasi

Prosedur pengadaan sebagaimana Peraturan dilaksanakan sebisa mungkin dengan cara elektronik (by internet) :

Lelang tetap dilakukan oleh Panitia Pengadaan (pembuatan OE, Aanwijzing, Evaluasi Penawaran – Kualifikasi, Usulan Calon Pemenang) di Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Dibentuk sekretariat layanan eProcurement sebagai admin sistem informasi & fasilitator para user/stake holder (Penyedia Brg/Jasa – Panitia Pengadaan – PPK)

Urut – urutan / tahapan lelang mengikuti ketentuan Keppres 80/2003 - jo Perpres 8/2006

Konsep Dasar Implementasi

Menghilangkan kontak langsung panitia pengadaan dengan peserta lelang, dan antara peserta dengan peserta lainnya kecuali pada pembukaan sampul

Semua reason Panitia untuk menggugurkan peserta lelang dapat diakses publik di situs e-Procurement

Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat diakses oleh publik di situs e-Procurement

Bagan Alur

Sistem Informasi

e-Proc

Server, fire wall

Admin

Staf

Sekretariat Layanan eProcUnit LayananPengadaan

Menyusun OEMenyusun dok lelang

Penyedia Barang/Jasa

up load

Mempelajari dok lelangMemilih paket pekerjaanMenghitung penawaran

down load

Nilai penawaran

submit

Menetapkan jadwalMengevaluasi Penawaran

submit

Pengumuman, alasan gugur, dokumen

lelang, pengaduan, dll

Alur Prosedur pada ULP1. Kepala Daerah2. Direktur Procurement Unit3. Gugus Tugas Pelelangan4. Manajer Procurement Unit5. Bagian Administrasi6. Bagian Teknis7. Bagian Sarana Prasarana8. Pengguna Anggaran9. Pejabat Pembuat Komitmen10. Sekretariat Layanan e-Procurement

Data staf bersertifikat keahlian pengadaan

barang/jasa pemerintah

Membentuk Gugus Tugas Pelelangan (2)

Menetapkan Gugus Tugas Pelelangan (1)

Gugus Tugas Pelelangan

Membagi pekerjaan ke Gugus Tugas Pelelangan

(4)

Data Pekerjaan di SKPD (5 hari sebelum pengumuman lelang)

(8)

Membuat dan menyerahkan rekap data lelang tertulis kepada Sekretariat

Layanan e-Procurement (5)

Memasukkan data detil pekerjaan (3,5)

Meng-upload dokumen pemilihan penyedia barang/jasa (3,5)

Menentukan HPS (3,6)

Mendaftarkan pekerjaan ke dalam putaran

(3 hari sebelum pengumuman lelang)

(3,5)

Perubahan data dan dokumen ?

Tanda tangan Berita Acara Kesepakatan Untuk

Pekerjaan Yang Akan Dilelang (3)

Melakukan perubahan data dan dokumen (3,5)

Pengumuman Lelang (10)

Menjawab pertanyaan aanwijzing (3)

Mencetak BAP, mengupload BAP dan addendum (3,5)

Membuka penawaran (3)

Melakukan evaluasi (3)Mengusulkan calon

pemenang (3)

Melaporkan usulan calon pemenang kepada PPKm (2)

Membuat laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa

kepada Direktur (3)

Menetapkan Pemenang (9)

Pertanyaan aanwijzing dan penawaran

Pengumuman Hasil Lelang (10)

INPUT PROSES OUTPUT

Teknis Operasional Implementasi

Ditetapkan Instruksi Walikota tentang

Penyelenggaraan lelang secara e-Procurement

Membentuk Sekretariat Layanan eProcurement

dengan payung hukum Peraturan Walikota

Membentuk Unit Layanan Pengadaan dengan

payung hukum Peraturan Walikota

Sosialisasi dan pelatihan serta penyediaan pusat on

line bagi penyedia barang/jasa 24 jam

Teknis Operasional Implementasi

Menyusun standar dokumen pemilihan

penyedia barang/jasa (untuk panitia

pengadaan)

Menyusun standar kontrak pengadaan

barang/jasa pemerintah (untuk panitia

pengadaan & penyedia barang/jasa)

Standarisasi Layanan

• Perolehan sertifikasi ISO 9001 : 2000 Quality Management System untuk Sekretariat Layanan e-Procurement di tahun 2005

• Perolehan sertifikasi ISO 27001 : 2005 Information Security Management System untuk Sekretariat Layanan e-Procurement di bulan Desember 2006, serah terima oleh Badan Sertifikasi SAI Global dgn Walikota pada 29 Maret 2007 (yang ketiga setelah Prsh Jasa Konsultan di Jkt & BI; yg pertama u/ Instansi Pemerintah)

Hasil – Hasil dan manfaat yang telah diperoleh

• Terjadi efisiensi :

- thd biaya proses s/d 80% (krn kertas kerja terkurangi)

- thd penawaran antara 20%-25%

• Mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang/jasa, shg paket – paket proyek berjalan relatif lebih tepat waktu (proyek lanjutan/luncuran menurun), layanan publik terjaga

• Panitia Pengadaan dapat melakukan evaluasi kualifikasi dan evaluasi penawaran dengan cepat dan akurat

• Memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan serta klarifikasi selama proses lelang

Hasil – Hasil dan manfaat yang telah diperoleh

• Mengurangi personil yang terlibat dalam penerimaan, pencatatan, maupun pendistribusian persyaratan administrasi lelang

• Memperbaiki rantai audit dalam rangka transparansi dan menilai integritas pihak – pihak yang terkait proses lelang (akuntabilitas terjaga)

Hasil – Hasil dan manfaat yang telah diperoleh

• Masyarakat bisa awasi pekerjaan, karena spesifikasi teknis pekerjaan dpt di-download dari situs (rasa memiliki timbul & partisipasi bisa meningkat)

• Menyediakan kesempatan kerja yang luas bagi penyedia barang/jasa kategori kecil

24.76%

20.63%22.27%

15.65%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

2004 2005 2006 2007Tahun Anggaran

2004200520062007

Statistik

Issue proteksi perusahaan lokal/daerah

TAHUN 2004 2005 2006

Perusahaan Pemenang

Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase

Domisili dari Surabaya

380 96,45% 1539 96.01% 1099 95.07%

Domisili luar Surabaya

14 3,55% 64 3.99% 57 4.93%

CATATAN : Paket pekerjaan pemenang luar Surabaya tak ada yang jasa konstruksi (pemasokan barang & jasa konsultansi)

Proses kerja ULP dalam pelayanan panitia dan penyedia

Pengembangan selanjutnya• Aplikasi e-Procurement di-install di

server Instansi Pemerintah lain dan dapat saling terintegrasi seolah-olah jadi 1 sistem tunggal (Sistem Pengadaan Nasional)

• Membentuk prototype kelembagaan Certificate Authority (CA) untuk menjalankan fungsi kendali terhadap penggunaan Infrastruktur Kunci Publik

Suplemen eProcurementyang sudah dikembangkan

• e-Sourcing, sebagai katalog elektronik, rujukan standar teknis barang/jasa publik bagi para user, salah satu source harga pasar u/ OE (dikembangkan dgn prinsip Supply Chain Management – SCM dgn enviroment public sector)

• m-Procurement, sebagai pemenuhan life style para user yang mempunyai mobilitas tinggi

• Help Desk application, sebagai panduan bagi semua user untuk menggunakan aplikasi eProc

• IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sebagai tools untuk pendukung transaksi elektronik

Prinsip penggunaan Infrastruktur kunci publik

Pemerintah Kota Surabayamenawarkan …

BAGAN ALUR PROSES PENYUSUNAN, PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN KEGIATAN/PROYEK

DI PEMERINTAH KOTA SURABAYA YANG TELAH BERJALAN SEJAK TAHUN 2007

e-Budgeting

-SHSD-HSPK-ASB

e-Project

-Renc. Pelaks. Keg.-Renc. Penyerapan-Renc. Pemilihan Penyedia B/J

e-Procurement e-Controlling

Proses PengadaanBrg/Jasa

e-Sourcing Standar Teknis

Brg/Jasa Publik & list kinerja

penyedia brg/jasa

e-Delivery

e-Contracting Pembuatan Kontrak dgn Standar Kontrak

Proses Pencairan Keuangan

Hasil Kegiatan dari masing-masing PA,

KPA, PPTKdibandingkan

dgn Renc. e-Project

Proses Penyusunan

APBD

e-Performance

Sistem Pengukuran Kinerja :

1Target & Realisasi2Ketepatan Waktu3Efisiensi Anggaran

Score Kinerja

Terima kasih

Pemakaian Teknologi Informasi untuk mewujudkan

Prinsip – prinsip Good Governance dan Clean Government

ProcurementPanitia

PengadaanPenyediaBarang/Jasa