MENGENAL SISTEM E-PROCUREMENT -...

16
Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org MENGENAL SISTEM E-PROCUREMENT Magdhalena Octaviana [email protected] Abstrak Proses pengadaan barang dan jasa di pemerintahan saat ini memasuki sebuah babak baru, yaitu dengan mulai diterapkannya pengadaan barang/jasa berbasis elektronik atau e-procurement. Secara umum, e-procurement dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu e- tendering dan e-purchasing. E-Tendering sama persis dengan pola pengadaan yang selama ini dilaksanakan secara manual, perbedaannya hanya seluruh tahapan dilaksanakan secara elektronik, sedangkan E-Purchasing menggunakan cara pengguna barang/jasa tinggal memilih barang/jasa yang diinginkan melalui katalog elektronik yang terbuka serta transparan. Kata kunci : e-procurement, elektronik, catalog Pendahuluan Untuk keperluan e-Procurement ini, maka dikeluarkan dua Instruksi Presiden: Inpres 1 tahun 2015 tentang Percepatan Pelaksanaan PBJP (Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah) melalui elektronik (e-Procurement); 2. Inpres2 tahun 2016 tentang Pelaksanaan PBJP melalui e-Tendering; e-Purchasing /e-Catalog dan Lelang Cepat (SIKAP atau Sisfor Kinerja Penyedia) dengan memanfaatkan informasi SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) untuk Percepatan Proyek Strategis Nasional. Pengembangan SPSE dikantor pusat LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah) sangat kompleks meliputi aspek regulasi; kelembagaan; Sistem dan Teknologi serta Sistem Informasi Manajemen LKPP, termasuk monitor dan konsolidasi

Transcript of MENGENAL SISTEM E-PROCUREMENT -...

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

MENGENAL SISTEM E-PROCUREMENT

Magdhalena Octaviana

[email protected]

Abstrak

Proses pengadaan barang dan jasa di pemerintahan saat ini memasuki sebuah babak

baru, yaitu dengan mulai diterapkannya pengadaan barang/jasa berbasis elektronik atau

e-procurement. Secara umum, e-procurement dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu e-

tendering dan e-purchasing. E-Tendering sama persis dengan pola pengadaan yang

selama ini dilaksanakan secara manual, perbedaannya hanya seluruh tahapan

dilaksanakan secara elektronik, sedangkan E-Purchasing menggunakan cara pengguna

barang/jasa tinggal memilih barang/jasa yang diinginkan melalui katalog elektronik

yang terbuka serta transparan.

Kata kunci : e-procurement, elektronik, catalog

Pendahuluan

Untuk keperluan e-Procurement ini, maka dikeluarkan dua Instruksi Presiden: Inpres 1

tahun 2015 tentang Percepatan Pelaksanaan PBJP (Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah) melalui elektronik (e-Procurement); 2. Inpres2 tahun 2016 tentang

Pelaksanaan PBJP melalui e-Tendering; e-Purchasing /e-Catalog dan Lelang Cepat

(SIKAP atau Sisfor Kinerja Penyedia) dengan memanfaatkan informasi SIRUP (Sistem

Informasi Rencana Umum Pengadaan) untuk Percepatan Proyek Strategis Nasional.

Pengembangan SPSE dikantor pusat LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan

Jasa Pemerintah) sangat kompleks meliputi aspek regulasi; kelembagaan; Sistem dan

Teknologi serta Sistem Informasi Manajemen LKPP, termasuk monitor dan konsolidasi

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) di 508 Kabupaten/Kota yang tersebar di

34 Propinsi serta 86 Kementrian Lembaga total 628 LPSE. Besaran Nilai belanja

(Modal, Barang dan Jasa) Pemerintah sekitar 30-40% dari Total APBN dan APBD yang

harus dimonitor Monev (Monitoring dan Evaluasi) PBJB oleh LKPP.

Kesibukan luar biasa dari Direktorat e-Procurement salah satu contoh adalah melakukan

sosialisasi SIKAP (Sistim Informasi Kinerja Penyedia) bagi Penyedia maupun ULP dan

PPK Pemda Jatim dan tim lainnya tersebar ke Pemda Kaltara dan Kaltim serta tim

operasional menyiapkan instalasi SPSE4 cloudnya di kantor pusat LKPP yang diakses

secara remote ujar melalui e-messenger-nya

Pembahasan

E-Procurement atau lelang secara elektronik adalah proses pengadaan barang/jasa dalam

lingkup pemerintah yang menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi

dalam setiap proses dan langkahnya. Secara umum, e-procurement dapat dilakukan

melalui 2 cara, yaitu e-tendering dan e-purchasing. Instrumen ini memanfaatkan fasilitas

teknologi komunikasi dan informasi meliputi pelelangan umum secara elektronik yang

diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).

Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan e-

Tendering atau e-Purchasing:

Pengertian

Beberapa definisi e-procurement dari berbagai sumber yaitu:

Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government

Information Management, AGIMO) : e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis

(business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet.

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

b. Menurut daftar kata X-Solutions : e-procurement merupakan sebuah istilah dari

pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan

bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet

yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan

proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan

pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses

pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang

berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat

diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang

berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada

pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif

mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah

sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan

jasa. http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar).

c. Menurut daftar kata Siemens : e-procurement atau e-purchasing adalah pengadaan

yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain.

Sistem e-procurement memusatkan pada platform (perangkat keras maupun lunak)

komersial bagi para pembeli.

d. Menurut Wikipedia : e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B)

dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan

jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource

Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement

juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara

khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan

terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada

pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang

tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran

khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan

penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan

inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan

meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan

dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.

e. Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-

procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan

dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga

pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak.

f. Menurut Infonet dalam makalahnya tentang e-procurement menyebutkan bahwa e-

procurement adalah nama lain untuk pembelian barang dan jasa B2B melalui pertukaran

dagang extranet, antar ERP langsung, dan koneksi internet dengan pemasok-pemasok.

g. Beberapa definisi oleh Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer dalam

jurnal “Moving Procurement Systems to The Internet” (2003) menyebutkan e-

procurement :

- Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet.

- Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik.

- Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk

komunikasi secara elektronik.

h. Bank Dunia menyebutkan sebuah definisi berlapis tiga dari e-procurement dari segi

pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank

Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-

pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk

memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor

publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering

dengan e-purchasing.

i. Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-procurement sebagai seperangkat

teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan

pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh

internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi Bank Dunia tetapi

menghilangkan “pengadaan karya”.

1.3 Tujuan

Pengadaan barang/jasa secara elektronik bertujuan untuk:

1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas;

2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat;

3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan;

4. Mendukung proses monitoring dan audit; dan

5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.

1.4 Dasar Hukum e-procurement

Dalam Pengelolaan sistem e-procurement di Instansi Pemerintah berdasarkan pada :

1. Instruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional

Pengembangan e-Government di Indonesia

2. Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah jo. Keppres No 61 Tahun 2004, Perpres No 32 Tahun 2005, Perpres No

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

70 Tahun 2005, Perpres No 8 Tahun 2006, Perpres No 79 Tahun 2006, Perpres No

85 Tahun 2006, Perpres No 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh Atas

Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah

3. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik

4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah

2. E-Procurement Pemerintah Sesuai Perpres 54 Tahun 2010

Ketentuan Umum

Dalam Pasal 1 mengenai pengertian dan istilah pada butir 37 yang dimaksud dengan

Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang

dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai

dengan ketentuan perundang-undangan. Maksud dari butir ini adalah proses pengadaan

barang dan jasa pemerintah yang dilakukan secara elektronik terutama berbasis web

atau internet. Instrumen ini memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi

meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan

Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dimana fitur untuk e – procurement meliputi :

• Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.

• Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang

dinamis/bermacam-macam.

• Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli

secara teratur.

• Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran

belanja.

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

• Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.

Dalam Pasal 2 mengenai ruang lingkup pada butir 1 adalah Pengadaan Barang/Jasa di

lingkungan Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya

(K/L/D/I) yang pembiayaannya baik sebagian atau seluruhnya bersumber dari Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

(APBD).

Tata Nilai Pengadaan

Dalam Pasal 5 tertuang bahwa pengadaan barang/jasa harus menerapkan prinsip sebagai

berikut :

• Efisien;

• Efektif;

• Transparan;

• Terbuka;

• Bersaing;

• Adil/tidak diskriminatif; dan

• Akuntabel.

Jadi nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi :

- Pengurangan dalam biaya, yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui

proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik,

dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.

- Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan

masyarakat.

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

- Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang

dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak

terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.

- Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis

menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta.

Prinsip :

• At the right place.

E-procurement memastikan bahwa barang dikirim ke tempat yang benar. Hal ini

meningkatkan efektifitas karena barang akan sampai ke tempat yang benar dengan

tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem.

• Delivered at the right time.

E-procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu. Hal ini juga

meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa

mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.

• Are of the right quality.

E-procurement memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan

benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan

karena kualitas barang yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan

terjadi defect.

• Of the right quantity.

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang

tepat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi

perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang lagi karena akan

memakan waktu yang panjang dan terbuang sia-sia.

• From the right source.

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar.

Hal ini sangatlah berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang

dipesan, sehingga mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam proses

bisnisnya.

Pengadaan Secara Elektronik

Dalam Pasal 106 ayat 2 bahwa Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik dilakukan

dengan cara e- tendering atau e-purchasing. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan

penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua

penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan elektronik dengan cara

menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Ruang lingkup

e-Tendering meliputi proses pengumuman pengadaan barang/jasa sampai dengan

pengumuman pemenang.

Para pihak yang terlibat dalam e-Tendering adalah Pejabat Pembuat Komitmen

(PPK)/Unit Layanan Pengadaan (ULP)/Pejabat Pengadaan dan Penyedia barang/jasa.

Aplikasi e-Tendering wajib memenuhi unsur perlindungan hak atas kekayaan

intelektual dan kerahasiaan dalam pertukaran dokumen serta tersedianya sistem

keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang menjamin dokumen elektronik

tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang telah ditentukan. E-Tendering

dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang

diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

ULP/Pejabat Pengadaan dapat menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang

diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik terdekat.

Sistem Pengadaan Secara Elektornik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan

Secara Elektronik wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:

- mengacu pada standar yang telah ditetapkan LKPP berkaitan dengan

interoperabilitas dan intergerasi dengan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang

dikembangkan oleh LKPP;

- mengacu pada standar proses pengadaan secara elektronik yang ditetapkan oleh

LKPP; dan

- bebas lisensi.

E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog

elektronik. E-Purchasing diselenggarakan dengan tujuan:

- terciptanya proses pemilihan barang/jasa secara langsung melalui sistem katalog

elektronik sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat Pengadaan dapat memilih

barang/jasa pada pilihan terbaik; dan

- efisiensi biaya dan waktu proses pemilihan barang/jasa dari sisi penyedia

barang/jasa dan pengguna.

Sistem katalog elektronik diselenggarakan oleh LKPP dan sekurang-kurangnya memuat

informasi spesifikasi dan harga barang/jasa. Pemuatan informasi dalam sistem katalog

elektronik oleh LKPP di lakukan dengan membuat frame work contact dengan penyedia

barang/jasa. Barang/jasa yang di informasikan pada sistem katalog elektronik di

tentukan oleh LKPP.

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

Perbedaan e – procurement dengan pengadaan konvensional

a. Tahap Persiapan

Tahap ini khusus untuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Panitia. Yang perlu

diperhatikan pada tahapan ini adalah dokumen pemilihan. Dokumen untuk e-

procurement dengan konvensional amat berbeda, utamanya pada tahapan pengadaan,

penyampaian dokumen dan bentuk surat penawaran serta lampirannya.

b.Lembaga Penyelenggara

Pelaksanaan pengadaan secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di

pemerintahan, unit tersebut bernama Layanan Pengadaan Secara Elektronik disingkat

LPSE. LPSE inilah yang berfungsi sebagai penghubung antara PPK/Panitia dengan

Penyedia Barang/Jasa melalui aplikasi e-procurement. LPSE bertugas untuk

membangun sistem e-proc, memberikan username dan password kepada semua pihak

yang terlibat, memberikan pelatihan kepada semua pihak yang terlibat, serta menjaga,

merawat, dan memperbaiki sistem e-procurement.

c. Pendaftaran

Proses pendaftaran lelang mengalami perubahan yang cukup signifikan. Dalam sistem

manual, panitia harus menyiapkan meja dan kursi khusus untuk menerima pendaftar,

juga harus ada orang yang menjaga untuk menerima pendaftar, serta menyiapkan

formulir pendaftaran untuk diisi oleh calon penyedia barang/jasa. Dari sisi penyedia

barang/jasa juga harus menyiapkan fotokopi SIUP dan membawa aslinya, juga

menyiapkan surat kuasa yang bermaterai kalau yang mendaftar bukan direktur atau

yang berada di dalam akte, dan persyaratan lainnya. Namun, dengan sistem e-proc,

pendaftaran dilakukan secara online saja. Dari sisi panitia tidak melakukan apa-apa,

cukup melihat layar monitor sekali-sekali untuk mengecek jumlah pendaftar, dan dari

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

sisi peserta cukup login menggunakan username dan password yang telah dimiliki,

membaca pengumuman lelang dan syarat-syaratnya, kemudian mengklik tombol daftar

pada lelang tersebut. Dengan mengklik tombol daftar, maka secara otomatis sudah

dilakukan penandatanganan Pakta Integritas juga. Jadi tidak perlu meja pendaftaran,

tidak perlu fotokopi SIUP, tidak perlu datang jauh-jauh ke kantor pelaksana lelang, dan

cukup dilakukan dari kantor penyedia masing-masing.

d. Proses Pengumuman

Pengumuman lelang e-procurement berbeda dengan lelang konvensional. Coba kita

lihat harian Media Indonesia. Beberapa lelang yang dilakukan dengan sistem e-

procurement selalu mengarahkan pembaca untuk membuka sebuah laman. Biasanya

dimulai dengan http://lpse.xxxxxxxx.xxx.id

e. Rapat Penjelasan (Aanwijzing)

Dengan sistem e-procurement, tidak dilakukan tatap muka pada tahapan ini. Masing-

masing pihak cukup berada di depan komputer mereka. Penjelasan, pertanyaan dan

jawaban dilakukan secara online. Bentuknya mirip mengisi komentar pada facebook.

Panitia dan seluruh pendaftar pada lelang tersebut bisa saling bertukar penjelasan,

pertanyaan, dan jawaban. Dengan cara seperti ini, tidak ada kontak fisik yang terjadi,

dan tidak ada emosi yang tertumpah. Tanya jawab dilakukan sampai batas waktu

Aanwijzing selesai. Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis penyedia

tidak bisa mengirimkan pertanyaan lagi, namun panitia masih punya waktu minimal 1

jam untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada akhir waktu. Tugas

berikutnya bagi panitia adalah menyusun adendum dokumen pengadaan yang

selanjutnya diunggah pada sistem LPSE.

f. Pemasukan Dokumen

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

Di dalam sistem lelang konvensional, kita mengenal sistem satu sampul, dua sampul,

dan dua tahap. Untuk e-procurement dikenal yang namanya satu file dan dua file. Yang

dulunya berupa sampul, sekarang berganti menjadi file. Dengan sistem ini, maka

penyedia tidak perlu repot-repot menyiapkan dana untuk fotokopi semua dokumen

pendukung kualifikasi (Akta, SIUP, kontrak-kontrak, dan lain-lain) serta dokumen

administrasi maupun teknis. Seluruh dokumen yang sifatnya fisik, diganti menjadi

elektronik dalam format PDF atau JPEG. Dari semua dokumen itu, hanya 1 yang

bentuknya masih harus secara fisik, yaitu Jaminan Penawaran dan tidak dikirimkan ke

panitia pengadaan melainkan dititipkan ke LPSE penyelenggara. istem e-proc telah

menyediakan sebuah aplikasi khusus yang akan menggabungkan seluruh file yang akan

dikirim sekaligus melakukan enskripsi data agar aman dari “kejahilan” dunia maya.

Aplikasi ini dibuat oleh Lembaga Sandi Negara dan dapat diunduh pada akun masing-

masing penyedia. Setelah dikompres dan dienskripsi, maka seluruh dokumen yang

sudah disiapkan (dokumen administrasi, teknis dan harga untuk sistem satu sampul; dan

dokumen administrasi dan teknis untuk dua sampul) akan menjadi 1 (satu) file saja.

Inilah yang disebut dengan sistem satu file, dan ini yang dikirim ke panitia untuk

dilakukan evaluasi.

g. Pembukaan Dokumen

Dalam sistem e-proc, tidak ada “kumpul-kumpul rekanan” pada satu tempat. Karena

pada tahapan ini yang dimaksud pembukaan artinya benar-benar hanya membuka

dokumen yang telah dikirimkan oleh peserta pengadaan. Seluruh file yang telah

dikirimkan oleh peserta, hanya dapat dibuka pada waktu yang telah ditentukan, yaitu

pada saat pembukaan dokumen. Pembukaan filenya juga tidak bisa menggunakan

aplikasi sembarangan, melainkan juga harus menggunakan aplikasi yang dibuat oleh

Lembaga Sandi Negara.

h. Evaluasi

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

Tahapan evaluasi antara sistem konvensional dengan sistem e-proc sama saja. Yaitu

sama-sama memeriksa dokumen dari peserta. Yaitu dokumen administrasi, teknis,

harga, dan kualifikasi. Bedanya, pada sistem konvensional, panitia melihat dokumen

fisik, sedangkan pada sistem e-proc, panitia melihat layar komputer atau layar LCD

Projector

i. Usulan Calon Pemenang dan Penetapan Pemenang

Pada tahapan ini di dalam sistem pengadaan konvensional, ketua panitia akan membuat

surat resmi yang ditujukan kepada PPK yang berisi permintaan penetapan pemenang

dan 2 cadangan. Setelah itu PPK juga akan mengeluarkan surat resmi menjawab surat

dari ketua panitia yang berisi penetapan pemenang. Pada sistem e-proc, seluruh kegiatan

tadi dilaksanakan hanya dengan klik pada tombol mouse dan sedikit pengetikan pada

keyboard. Ketua panitia mengklik pada nama peserta yang diusulkan sebagai pemenang,

memberikan sedikit catatan untuk PPK kemudian mengklik tombol kirim ke PPK.

Segera setelah itu, PPK dapat login menggunakan username dan password yang dimiliki

kemudian membaca seluruh tahapan yang telah dilakukan panitia termasuk semua

Berita Acara yang telah diunggah.

j. Pengumuman

Pada sistem konvensional, pengumuman dipasang pada papan pengumuman di institusi

masing-masing. Sedangkan untuk sistem e-procurement, pengumuman pemenang dapat

dilihat pada website LPSE serta seluruh peserta akan dikirimi email secara resmi yang

berisi pengumuman pemenang. Pengumuman tidak hanya berisi nama perusahaan

pemenang, melainkan juga akan memperlihatkan siapa saja yang kalah, mengapa

sampai kalah, gugurnya pada tahapan mana, kenapa sampai gugur dan berapa harga

masing-masing peserta. Jadi, setiap peserta tidak akan berpraduga yang tidak-tidak

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

mengenai hasil pengadaan. Masing-masing secara terbuka akan mengetahui

kesalahannya.

k. Sanggah

Dari 2 tahapan sanggah (sanggah awal dan sanggah banding), e-procurement hanya

melaksanakan 1 tahap saja, yaitu sanggah awal. Sanggahan hanya dapat dilakukan oleh

perusahaan yang memasukkan dokumen penawaran. Sanggahan ini juga hanya dapat

dilihat oleh perusahaan yang memberikan sanggahan. Sistemnya mirip dengan

aanwijzing tetapi lebih dibatasi. PPK juga hanya bisa menjawab sanggahan ini sebanyak

1 (satu) kali saja. Apabila peserta lelang tidak puas dengan jawaban PPK, maka dapat

melakukan sanggah banding yang kembali kepada sistem konvensional, yaitu melalui

surat kepada PA/KPA dan ditembuskan kepada Inspektorat dan unit pengawasan

lainnya.

Penutup

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang /Jasa

dengan menggunakan E-procurement untuk proses lelang barang dan jasa di

pemerintahan, dimana sangat berguna untuk mengurangi waste sesuai dengan tujuan

utama dari sistem tersebut. Namun untuk implementasi e-procurement membutuhkan

investasi yang cukup besar, oleh karena itu penerapan e-procurement dilakukan oleh

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/jasa Pemerintah (LKPP).

Referensi

http://blog.pasca.gunadarma.ac.id/2012/11/19/2969/

https://komite.id/2016/03/03/nawacita-visi-lkpp-transparansi-dan-efisiensi-apbn-via-e-

procurement/

Lisensi Dokumen: Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

http://www.khalidmustafa.info/2010/03/08/pengadaan-barang-dan-jasa-di-

pemerintahan-bagian-iv-e-procurement-apa-dan-bagaimana.php

Biografi

Saya Magdhalena Octaviana sedang fokus kuliah. Bagi saya

membahagiakan kedua orangtua adalah yang utama, jadi fokus untuk

mencapai target lulus kuliah 3,5 tahun walau tidak cumlaude. Untuk

mencapai tujuan tidak harus menjadi terbaik, tetapi menurut saya bernilai di

mata orang lain itu lebih penting. Bernilai yang saya maksudkan yaitu menjadi suatu

kebanggaan atas apa yang kita lakukan kepada orang lain. Demikian sekilas bio saya,

selanjutnya tanya aja langsung di kampus.