i

LAPORAN TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA

MENGGUNAKAN e-PROCUREMENT

DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL

KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA

Disusun oleh :

PERMATA NADA ALCHUSNA

D1514081

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

iii

iii

iv

PERNYATAAN

Nama : PERMATA NADA ALCHUSNA

N I M : D1514081

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul „SISTEM

INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA MENGGUNAKAN

e-procurement DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL

KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA” adalah betul-betul karya

sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda

citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 4 April 2017

Yang Membuat Pernyataan,

PERMATA NADA ALCHUSNA

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO

“Man Jadda Wa Jadda”

Barang siapa yang bersungguh-sungguh akan mendapatkannya

“sesuatu yang belum dikerjakan, seringkali tampak mustahil: kita baru yakin

ketika kita telah berhasil melakukannya dengan baik” (Evelyn Enderhill)

“waktu itu bagaikan pedang, jika kamu tidak memanfaatkannya menggunakan

untuk memotong, ia akan memotongmu (menggilasmu)” H.R. Muslim

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk:

1. Papah dan Mamahku yang tiada henti-

hentinya memdoakanku, mendukungku

dengan penuh kasih sayang.

2. Adik-adikku tersayang Rizqi Fermata Amru,

Achmad Roudloh Musthofa „Allaam.

3. Rum Atarsa Eza Faturahman yang selalu

mendoakanku, sabar mendukungku, dan

menyemangatiku.

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan segala berkah, rahmat, dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan tugas akhir serta dapat menyusun laporan tugas akhir dengan baik

tanpa hambatan yang berarti. Sholawat serta salam selalu tercurah kepada manusia

mulia sepanjang zaman, teladan bagi setiap manusia Nabi Muhammad SAW.

Penulis menyadari proses penyusunan Tugas Akhir ini berjalan dengan

lancar dan tepat waktu tentunya bukan hanya karena usaha penulis sendiri, tetapi

juga atas bantuan, kerjasama, semangat dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh

karena itu dengan segenap kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih

kepada:

1. Bapak Bonni Sonjani, A.Md selaku Penata Madya Umum BPJS

Ketenagakerjaan Surakarta yang telah memberikan banyak sekali

memberikan informasi, pengalaman, dan bimbingan kepada penulis

selama kegiatan magang dan pengamatan

2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Dosen Pembimbing dalam penyusunan

Laporan Tugas akhir dari awal hingga akhir penulisan.

3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

5. Ibu Retno Suryawati, S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik

yang banyak memberikan masukan bagi penulis.

6. Para dosen pengajar di Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta yang telah banyak memberikan ilmu yang sangat bermanfaat

kepada penulis.

vii

vii

7. Segenap karyawan BPJS Ketenagakerjaan Surakarta yang telah berkenan

membagikan pengalaman dan ilmunya kepada penulis.

8. Papah, mamah, yang telah memberikan kasih sayang, dukungan moril

maupun materiil, nasehat-nasehat yang sangat penting bagi penulis hingga

dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

9. Adik-adikku tersayang Rizqi Fermata Amru, Achmad Roudloh Musthofa

„Allaam atas doa dan dukungannya.

10. Rum Atarsa Eza Faturahman atas segala bentuk dukungan, doa, kalimat-

kalimat penyemangat, kesabarannya dalam mendukung penulis dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

11. Saudara-saudaraku Monika, Hasna, Yogi, Singgih yang telah memberikan

banyak warna yang berarti dalam perjalanan awal kuliah penulis hingga

penulis menyelesaikan Tugas Akhir.

12. Sahabat-sahabatku Malinda, Apri, Andira, Fafa dan kesemuanya yang

tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu atas semangatnya.

13. Tim magangku Intan, Dessy, Niki atas masukannya dalam melakukan

pengamatan selama proses magang.

14. Teman rumpikku asoy geboy, untuk obrolan-obrolan santai yang

bermanfaat untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

15. Teman-temanku DIII Manajemen Administrasi kelas A ‟14 yang aku

sayangi, atas diskusinya selama kurang lebih 3 tahun ini.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih banyak

kekurangan dan jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan

saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan laporan ini.

Harapan penulis semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Surakarta, 24 Maret 2017

Permata Nada Alchusna

viii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI Halaman

HALAMAN JUDUL .................................................................................. i

PERSETUJUAN ........................................................................................ ii

PENGESAHAN ......................................................................................... iii

PERNYATAAN .......................................................................................... iv

MOTTO & PERSEMBAHAN ................................................................... v

KATA PENGANTAR ................................................................................ vi

DAFTAR ISI ............................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................. x

DAFTAR TABEL ....................................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xii

ABSTRAK .................................................................................................. xiii

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

B. Perumusan Masalah ................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ................................................................. 4

BAB II TINJAAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........... 5

A. Tinjauan Pustaka ....................................................................... 5

1. Sistem Informasi ................................................................ 5

2. Pengadaan Barang dan atau Jasa ...................................... 6

B. Metode Pengamatan ................................................................... 8

1. Lokasi Pengamatan ............................................................ 8

2. Jenis Pengamatan ............................................................... 8

3. Teknik Pengumpulan Data ................................................. 9

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI ......................................... 11

1. Gambaran Umum Perusahaan ........................................... 11

2. Sejarah Singkat .................................................................. 11

3. Logo BPJS ......................................................................... 13

ix

ix

4. Visi dan Misi ..................................................................... 14

5. Produk BPJS Ketenagakerjaan .......................................... 15

6. Struktur Organisasi ............................................................ 21

BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENGAMATAN ....................... 27

A. Sistem Pengadaan Barang dan atau jasa e-procurement ............ 27

B. Komponen Sistem Informasi e-procurement ............................. 28

C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi e-procurement ... 48

BAB V PENUTUP ...................................................................................... 50

A. Kesimpulan ............................................................................... 50

B. Saran .......................................................................................... 50

Daftar Pustaka ............................................................................................. 52

Lampiran-lampiran

x

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

1. Gambar 2.1 Logo BPJS Ketenagakerjaan ........................................ 13

2. Gambar 3.2 Struktur Organisasi BPJS Ketenagakerjaan Surakarta .. 26

3. Gambar 4.1 Proses Pembelian Langsung Menggunakan

e-procurement Di BPJS Ketagakerjaan Surakarta ........ 30

4. Gambar 4.2 Tampilan Log In role pelaksana e-procurement .......... 31

5. Gambar 4.3 Tampilan awal setelah Log In role pelaksana

e-procurement ............................................................... 32

6. Gambar 4.4 Tampilan Kotak Dialog e-procurement ....................... 33

7. Gambar 4.5 Tampilan Pilihan Mata Anggaran ............................... 34

8. Gambar 4.6 Tampilan Saat Melampirkan Dokumen

Spesifikasi Barang ....................................................... 34

9. Gambar 4.7 Tampilan Log In role approval e-procurement ........... 35

10. Gambar 4.8 Tampilan awal setelah Log In role approval

e-procurement ............................................................. 35

11. Gambar 4.9 Tampilan Daftar Pekerjaan yang Perlu diapproval ..... 36

12. Gambar 4.10 Tampilan Daftar Pekerjaan Untuk

dilakukan Pembuatan Permintaan ................................ 37

13. Gambar 4.11 Tampilan Pilihan Komponen dan Jenis Ajuan ............. 37

14. Gambar 4.12 Tampilan Nominal Mata Anggaran ............................. 38

15. Gambar 4.13 Tampilan Penunjukan Petugas Perencana ................... 39

16. Gambar 4.14 Tampilan Pada Saat Melampirkan Dokumen HPS ....... 40

17. Gambar 4.15 Tampilan Pilihan Metode Pengadaan ........................... 41

18. Gambar 4.16 Tampilan Penunjukan Petugas Pelaksana ..................... 43

19. Gambar 4.17 Tampilan Pekerjaan Pengadaa ..................................... 44

20. Gambar 4.18 Tampilan Pada Saat Melampirkan Dokumen

Pembelian ...................................................................... 45

xi

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

1. Tabel 1.1 Data Pengadaan Barang dan atau Jasa

BPJS Ketenagakerjaan Surakarta ..................................... 2

2. Tabel 4.1 Dasar Penetapan Metode Pengadan Barang dan atau Jasa

BPJS Ketenagakerjaan Surakarta ...................................... 42

xii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Tugas Magang Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret

2. Surat Keterangan Selesai Magang dari BPJS Ketenagakerjaan Surakarta

3. Form Penilaian Magang

4. Form Monitoring Magang Periode Minggu I

5. Form Monitoring Magang Periode Minggu II

6. Form Monitoring Magang Periode Minggu III

7. Form Monitoring Magang Periode Minggu IV

8. Form Monitoring Magang Periode Minggu V

9. Pedoman Wawancara

10. Kwitansi Pembayaran

11. Faktur Penjualan

12. Surat Jalan

13. Faktur Pajak

14. Permohonan Pembayaran

15. Penawaran Harga

16. Berita Acara Negosiasi Harga

17. Memo Dinas

18. Kertas Kerja KK5

19. Spesifikasi Belanja Modal Peralatan Komputer tahun 2017

20. HPS (Harga Perkiraan Sendiri)

xiii

ABSTRAK

PERMATA NADA ALCHUSNA, D1514081. “SISTEM INFORMASI

PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA MENGGUNAKAN

e-procurement DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL

KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir.

Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2017. 52 Halaman

BPJS Ketenagakerjaan ialah Badan yang bergerak di bidang jasa telah

menerapkan sistem e-procurement dalam pengadaan barang dan atau jasa sejak

tahun 2014. Dengan menggunakan e-procurement, dapat meningkatkan

transparansi dan dapat memberikan efisiensi yaitu dalam hal penekanan biaya

untuk pengumuman disiplin dalam waktu, mempermudah proses penelitian

dokumen, mempermudah komunikasi, paperless (mengurangi penggunaan

kertas), layanan publik yang lebih baik, dan siklus pengadaan yang lebih pendek.

BPJS Ketenagakerjaan Surakarta merupakan tempat Penulis melakukan

pengamatan yang berjudul “SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG

DAN ATAU JASA MENGGUNAKAN e-procurement DI BADAN

PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN CABANG

SURAKARTA”. Tujuan penelitian ini adalah Untuk mengetahui bagaimana

pengadan barang dan atau jasa menggunakan e-procurement di BPJS

Ketenagakerjaan Surakarta. Dengan menggunakan jenis pengamatan Observasi

Berperan maka penulis dapat mengamati, mendengarkan, mengetahui, dan

berpartisipasi dalam proses sebenarnya pengadaan barang dan atau jasa

menggunakan e-procurement di BPJS Ketenagakerjaan Surakarta. Teknik

pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara, observasi dan

analisis dokumen.

Berdasarkan hasil pengmatan dapat disimpulkan bahwa guna menunjang

kegiatan operasional karyawan, BPJS Ketenagakerjaan melakukan pengadaan

barang dan atau jasa menggunakan sistem e-procurement. Komponen Sistem

Informasi pada e-procurement yang terdiri dari Sumber Daya Manusia, software,

hardware, data, dan jaringan yang saling berkaitan guna mencapai tujuan

pengadaan barang dan atau jasa yang sesuai dengan Pedoman Pengadaan Barang

dan atau Jasa di Lingkungan BPJS Ketenagakerjaan. Tentunya dengan

menggunakan sistem e-procurement, pengadaan barang dan atau jasa dapat

terhindar dari permainan dan penyelewengan, paperless, dan hemat waktu.

Namun, dalam pelaksanaannya, tahapan-tahapan sistem e-procurement tidak

dapat diulang apabila terjadi kesalahan dan masih rumit karena memerlukan

approval pada setiap tahapannya..

Kata Kunci: BPJS Ketenagakerjaan, Pengadan Barang dan atau Jasa, Sistem

Iinformasi e-procurement