Procurement Project Management

of 32/32
Procurement Project Management
  • date post

    19-Jan-2016
  • Category

    Documents

  • view

    203
  • download

    32

Embed Size (px)

description

Procurement Project Management. Project Procurement Management. Procurement berarti pengadaan, memperoleh barang dan / atau jasa dari sumber luar Istilah lainnya termasuk purchasing and outsourcing - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Procurement Project Management

  • Procurement Project Management

  • Project Procurement ManagementProcurement berarti pengadaan, memperoleh barang dan / atau jasa dari sumber luar

    Istilah lainnya termasuk purchasing and outsourcing

    Contoh: membeli hardware atau software, mempekerjakan petugas kebersihan atau layanan penggajian, melibatkan konsultan atau pengacara, web hosting

  • Why Outsource?Untuk mengurangi biaya tetap dan berulang Untuk memungkinkan organisasi klien fokus pada bisnis utamanya To access skills and technologiesTo provide flexibilityTo share risk

  • Project Procurement Management ProcessesProcurement planning: determining what to procure and when

    2. Solicitation (permohonan) planning: documenting product requirements and identifying potential sources

    3. Solicitation: obtaining quotations, offers, or proposals as appropriate

  • Project Procurement Management Processes4. Source selection: choosing from among potential vendors

    5. Contract administration: managing the relationship with the vendor

    6. Contract close-out: completion and settlement of the contract

  • Project Procurement Management Processes and Key OutputsFig 12-1

  • Procurement PlanningPerencanaan pengadaan yang melibatkan identifikasi kebutuhan proyek, dengan menggunakan produk atau jasa di luar organisasi. Hal ini termasuk memutuskan:how to procurewhat to procurehow much to procurewhen to procure

  • Procurement PlanningUsually involves the selection of one of the following as the primary objective: Procure all goods/services from a single source.Procure all goods/services from multiple sources.Procure only a small portion of the goods/services.Procure none of them

  • Procurement Planning Tools and TechniquesMake-or-buy analysis: menentukan apakah suatu produk atau jasa tertentu harus dibuat atau dilakukan di dalam organisasi atau dibeli dari pihak lain. Sering melibatkan financial analysis

    Experts, baik internal maupun eksternal, dapat memberikan masukan yang berharga dalam keputusan pengadaan

  • Make, buy, or outsourceStrategic ImportanceCompanys Skills Related to Best External SourceLowLowHighHighEqualBuy/OutsourceMake or Buy/Out.Tend to makeTend to makeMakeStrategic AlliancesRands (1993)

  • Sourcing StrategyHighLowNeed for tailor made supportLowHighMarket Potential to provide the supportIn-house solutionCost sharing or strategic alliance/Selective outsourcingTrue spin-Off or outsourcing

  • The make decisionLess costly (but not always!!)Easy integration of operationsMemanfaatkan kapasitas yang ada yang menganggur Maintain direct controlMaintain design/production secrecyAvoid unreliable supplier baseMenstabilkan tenaga kerja yang ada

  • The Buy decisionLess costly (but not always!!) Keterampilan memanfaatkan suppliers Small volume requirement (not cost effective to produce)Having limited capacity or capabilityMaintain multiple sources (qualified vendor list)Indirect control

  • Make-or-Buy ExampleAsumsikan Anda dapat menyewa item yang Anda butuhkan untuk sebuah proyek sebesar $ 150/day. Untuk membeli item, biaya investasi adalah $ 1.000, dan biaya sehari-hari $ 50/day. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk biaya sewa menjadi sama dengan biaya pembelian? Jika anda memerlukan item selama 12 hari, harus Anda sewa atau beli?

  • Make-or Buy SolutionSet up an equation so the lease is equal to the purchaseLet d be the number of days to use the item$150d = $1,000 + $50dSolve for dBiaya sewa guna usaha adalah sama dengan biaya pembelian pada 10 hari Jika anda memerlukan item selama 12 hari, akan lebih ekonomis untuk membeli itu

  • Leasing : Ld = 150d($)Purchasing: Pd = 1000 + 50 d($)

  • Types of ContractJenis kontrak yang dipilih didasarkan pada berikut: Type and complexity of requirement (technical risk)Tingkat persaingan harga Urgency of the requirementsContractor's responsibility (and risk)Tingkat subkontrak (berapa banyak pekerjaan akan kontraktor outsource?)

  • Types of ContractsFixed-price melibatkan harga total tetap ditetapkan dengan baik produk atau jasa Cost-reimbursable (Biaya dapat diganti dengan): melibatkan pembayaran kepada penjual untuk biaya langsung dan tidak langsung Time and material hibrida dari kedua fixed-harga dan biaya-diganti, sering digunakan oleh konsultan Unit price membutuhkan pembeli untuk membayar penjual yang telah ditetapkan jumlah per unit pelayanan

  • Statement of Work (SOW)Pernyataan kerja adalah deskripsi dari pekerjaan yang diperlukan untuk pengadaan include SOWs Banyak kontrak, atau saling mengikat perjanjianA good SOW memberikan pemahaman yang lebih baik dari harapan pembeli

  • Statement of Work (SOW) Templateback

    I. Scope of Work: Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and software involved and the exact nature of the work.

    II. Location of Work: Describe where the work must be performed. Specify the location of hardware and software and where the people must perform the work

    III. Period of Performance: Specify when the work is expected to start and end, working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must be performed, and related schedule information.

    IV. Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and specify when they are due.

    V. Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that are relevant to performing the work.

    VI. Acceptance Criteria: Describe how the buyer organization will determine if the work is acceptable.

    VII. Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or software certifications, minimum degree or experience level of personnel, travel requirements, and so on.

  • Solicitation PlanningPerencanaan permohonan mungkin melibatkan menyiapkan beberapa dokumen: Requests for Quotes (Permintaan Penawaran): digunakan untuk meminta kutipan untuk pengadaan didefinisikan dengan baik Nilai rendah, standar item Request for Proposals : digunakan untuk meminta proposal dari calon penjual Nilai tinggi, non-standar

  • Solicitation PlanningSolicitation Documents - cont.Undangan untuk tawaran atau negosiasi dan tanggapan kontraktor awal juga merupakan bagian dari perencanaan permohonan High value, standardizedTugas utama selama perencanaan permohonan untuk mengembangkan kriteria evaluasi pengajuan

  • Outline for a Request for Proposal (RFP)Fig 12-4back

    I.Purpose of RFP

    II.Organizations Background

    III.Basic Requirements

    IV.Hardware and Software Environment

    V.Description of RFP Process

    VI.Statement of Work and Schedule Information

    VII.Possible Appendices

    A.Current System Overview

    B.System Requirements

    C.Volume and Size Data

    D.Required Contents of Vendors Response to RFP

    E. Sample Contract

  • SolicitationPermohonan melibatkan mendapatkan proposal atau tawaran dari calon penjual Organisasi dapat beriklan untuk pengadaan barang dan jasa dalam beberapa cara mendekati vendor pilihan mendekati beberapa vendor potensial iklan untuk siapa saja yang tertarik Seorang penawar konferensi (terbuka untuk semua penawar) dapat membantu memperjelas harapan pembeli

  • Source SelectionSource selection involves:Evaluating bidders proposalsChoosing the best oneNegotiating the contractAwarding the contract

    Sering kali perlu mempersiapkan prosedur evaluasi formal (jika tidak dilakukan pada saat perencanaan)

  • Sample Proposal Evaluation SheetFig 12-5

  • Detailed Criteria for Selecting Suppliers

  • Careful Selecting Suppliers and Writing ContractsBanyak perusahaan dot-com diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pasar potensial, tetapi banyak keluar dari bisnis, terutama disebabkan oleh perencanaan bisnis yang buruk, kurangnya pengalaman operasi manajemen senior, kurangnya kepemimpinan, dan kurangnya penglihatan. Periksa stabilitas pemasok Be careful even with real suppliers

  • Contract AdministrationAdministrasi kontrak memastikan bahwa kinerja penjual memenuhi persyaratan kontrak Contracts are legal relationships, so it is important that legal and contract professionals be involved in writing and administering contractsPMs must monitor contractual issues

  • Suggestions on Change Control for ContractsPerubahan pada bagian manapun dari proyek perlu ditinjau, disetujui, dan didokumentasikan oleh orang yang sama dengan cara yang sama yang asli bagian dari rencana itu disetujui Evaluasi setiap perubahan harus mencakup impact analysis. Mempengaruhi pada lingkup, waktu, biaya, dan kualitas barang atau jasa yang disediakan? Perubahan harus didokumentasikan secara tertulis. Juga harus mendokumentasikan semua pertemuan-pertemuan penting dan panggilan

  • Order of PrecedenceIf found that there are contract inconcistencies in various documents, then the order will beA. Specifications (first priority)B. Other instructions (second priority)C. Other documents, such as exhibits, attachments, appendices, SOW, contract data requirements list [CDRL], etc. (third priority)D. Contract clauses (fourth priority)E. The schedule (fifth priority)

  • Contract Close-outContract close-out includes:Product verification untuk menentukan apakah semua pekerjaan itu selesai dengan benar dan memuaskan Kegiatan administratif untuk memperbarui catatan untuk mencerminkan hasil akhir Pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan Pengadaan audit mengidentifikasi pelajaran yang diperoleh dalam proses pengadaan

    ********************************