33  

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Proses Bisnis Penjualan Pada PT.

KCM

Sebagai salah satu situs berita di Indonesia, berita di Kompas.Com selalu

diupdate selama 24 jam sehari, dengan total readership lebih dari 15 juta orang.

Tingkat kunjungan ke Kompas.com atau lebih dikenal dengan sebutan page view

rata-rata mencapai 40 juta setiap bulan. Tak heran bila hingga saat ini Kompas.Com

merupakan situs berita terpercaya bagi masyarakat khususnya di Indonesia. Selain itu,

Kompas.Com juga berperan sebagai media online juga menawarkan layanan

pemasangan iklan kepada para pelanggannya. Jenis produk iklan yang ditawarkan

Kompas.Com diantaranya:

1. Banner

Banner adalah media iklan melalui internet (online advertising), dimana jenis

iklan disini berbeda dengan media konvensional lain. Banner menawarkan

bentuk-bentuk iklan yang kreatif (Rich Media Ads), interaktif, dan sangat atraktif

(visualisasi). Banner pada Kompas.Com ini pun memiliki berbagai jenis iklan

34  

tambahan lain yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan customer, seperti email

blast (email broadcast), microsite, advertorial, polling/quiz/games, editorial

marketing yang dapat digunakan untuk tujuan edukasi, public services, special

services, dll. Banner ini merupakan main source yang ada pada divisi sales

Kompas.Com. Dan sudah lebih dari sembilan tahun ratusan perusahaan dalam dan

luar negeri telah menggunakan jasa iklan banner pada Kompas.Com.

2. Web Services

Kompas.Com juga memberikan layanan lain yang berhubungan dengan

Internet dan Multimedia, seperti web services yang mencakup mulai dari

development sampai maintenance website, video profile, serta berbagai aplikasi

pemrograman, yang dapat digunakan dalam website maupun non website,

misalnya product launching, dll.

3. Iklan Baris

Sebagai salah satu bisnis unit dari Kompas Group, Kompas.Com juga

melayani pemasangan iklan pada beberapa media cetak Kompas group yakni di

harian media Kompas, Jakarta Post dan tabloid Nova melalui jasa booking online

yang sudah sistematis dan terkomputerisasi untuk pemasangan iklan print media.

Disini, Kompas.Com berperan sebagai agensi iklan yang tidak berbeda dengan

agensi iklan lainnya, yang pendapatannya diperoleh dari komisi dari setiap

pemasangan iklan cetak di beberapa media tersebut.

35  

4. Iklan Kolom

Sama halnya dengan iklan baris, Kompas.Com juga berperan sebagai agensi

iklan pada ketiga media cetak tersebut (Kompas, Jakarta Post dan tabloid Nova)

yang pemasarannya dilakukan oleh seorang telemarketing. Hanya saja, bila

pelanggan ingin dibuatkan design iklannya dari pihak Kompas.Com,

Kompas.Com hanya melayani untuk iklan kolom dengan display Black & White.

Untuk mencapai visi sebagai perusahaan media online terbesar, terbaik dan

menguntungkan di Indonesia dengan memanfaatkan jaringan global, maka visi

tersebut hanya bisa tercapai melalui kreatifitas orang-orang yang ada didalamnya

sebagai aset berharga dalam mencapai visi dan misi Kompas.Com. Adapun

departemen-departemen yang terkait langsung dengan proses bisnis penjualan

jasa pemasangan iklan di Kompas.Com di antaranya:

1. Sales & Marketing Department

Departemen ini memiliki tugas, yakni :

a. Menangkap kebutuhan pasar.

b. Membuat dan mengembangkan konsep penjualan dan paket

penawarannya.

c. Mengelola penjualan iklan online, mobile, dan produk lainnya.

d. Menyusun tarif dan harga iklan serta produk.

e. Menganalisis data-data untuk mendukung penjualan.

36  

f. Membina relasi dengan pelanggan (database, bukti pemasangan iklan,

marketing gathering).

2. Creative Department

Departemen ini memiliki tugas, yakni :

a. Mengelola semua proses design dan kreatif untuk mendukung seluruh

kinerja perusahaan.

b. Mengembangkan design web dan produk kreatif untuk kebutuhan unit-

unit di KG.

3. Information Technology Department

Departemen ini memiliki tugas, yakni :

a. Mengelola infrastruktur, teknologi, dan platform untuk mendukung

seluruh kinerja perusahaan.

b. Mengembangkan sistem integrasi dan standarisasi semua jenis konten

yang ada di lingkungan KG.

c. Melakukan fungsi helpdesk & support.

4. Finance and Accounting Department

Departemen ini memiliki tugas, yakni :

a. Menyusun dan melakukan kajian (evaluasi) anggaran program kerja.

b. Mengelola penagihan piutang (Cash in) dan pengeluaran (Cash out).

c. Mengelola Cash flow.

d. Menyusun anggaran.

e. Mengembangkan sistem dan prosedur administrasi keuangan.

37  

Untuk produk Banner dan Web Services, pengerjaan pemasarannya dilakukan

oleh seorang Account Executive (AE), dimana AE tersebut melakukan langkah-

langkah pemasaran yang strategis untuk menjual produk tersebut melalui kunjungan

fisik ke client, email, telepon dan juga melibatkan beberapa departemen didalamnya

sebagaimana ditunjukkan oleh bagan proses bisnis produk layanan banner dan web

services Kompas.Com sebagai berikut:

 

Gambar 4.1 Proses bisnis banner & web services Kompas.Com

Untuk produk iklan baris dan iklan kolom, pengerjaan pemasarannya

dilakukan oleh seorang Telemarketing. dimana Telemarketing tersebut juga

melakukan langkah-langkah pemasaran yang strategis untuk menjual produk tersebut

terutama dengan menggunakan strategi telepon kepada pelanggan dan juga

melibatkan beberapa departemen didalamnya sebagaimana ditunjukkan melalui bagan

proses bisnis produk layanan Iklan baris dan Kolom Kompas.Com sebagai berikut:

38  

Gambar 4.2 Proses bisnis iklan baris & iklan kolom Kompas.Com

4.2 Analisa Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

Dalam penulisan thesis ini, kami menganalisa proses bisnis yang sekarang

berjalan pada Kompas.Com berdasarkan produk layanannya.

4.2.1. Iklan Banner

Gambar 4.3 Proses bisnis penjualan iklan banner pada Kompas.Com

39  

Proses penjualan Banner diawali oleh kegiatan Marketing dengan

membuat Form Penawaran Iklan Banner. Penawaran iklan ini selanjutnya

diberikan kepada bagian Account Executive untuk dijadikan pedoman dalam

melakukan penawaran Iklan Banner kepada client. Setelah menerima form

penawaran iklan tersebut, selanjutnya AE mengajukan pembuatan Dummy

Iklan ke Departemen Creative. Dummy Iklan ini yang nantinya akan diajukan

kepada Client. Proses pengerjaan order desain iklan ini masih dilakukan

langsung oleh AE dan dilakukan dengan cara informal, yakni dengan cara

lisan dan email.

Sistem pengerjaan seperti ini memiliki kekurangan:

- Dummy order yang selama ini dilakukan oleh AE membuat kinerja AE

menjadi kurang maksimal, karena AE harus mengejar penjualan tanpa

harus terpecah konsenterasinya untuk pekerjaan administratif yang

seharusnya bisa dilakukan oleh orang lain.

- Cara informal yang dilakukan oleh AE dengan memberikan dummy order

melalui cara lisan atau email ini, mengakibatkan tidak terdokumentasinya

dummy order tersebut dengan rapi dan teratur.

- Tidak adanya dokumentasi order bisa dapat menyebabkan kekeliruan

pemesanan ataupun kesalahan atas pengerjaan dummy order pada

departemen creative.

Setelah dummy sudah selesai dibuat, dummy tersebut dibawa oleh AE

bersamaan dengan Form Penawaran Iklan untuk diajukan kepada client dan

melakukan presentasi. Bila client setuju dengan penawaran yang diberikan

40  

oleh AE, client akan menandatangani approval banner tersebut pada proposal

dan selanjutnya client harus mengirimkan form confirmation order kepada

AE. Proses ini memiliki kelemahan, yaitu :

- Selain proposal yang harus di tanda tangani oleh client, client juga harus

menandatangani form confirmation order ,mengisi nomor NPWP dan

harus mengirimkan kembali kepada AE, hal ini menjadikan proses yang

berjalan tidak efektif dan terlalu bertele-tele.

Selanjutnya Bagian Traffic (AE Support) melakukan booking untuk

penempatan iklan sesuai dengan kesepakatan dari pihak client dan dilanjutkan

ke bagian Finance untuk dibuatkan Invoice disertai oleh Form New Order.

Proses pembuatan invoice setelah AE melakukan proses placement booking

memiliki kelemahan, yakni:

- Bila terjadi pembatalan sepihak oleh client, maka invoice yang telah

dibuat akan sulit untuk dilakukan perbaikan, karena invoice sudah masuk

ke dalam sistem aplikasi keuangan.

Proses selanjutnya, AE akan menerima Creative Brief berdasarkan

materi iklan yang diberikan oleh Client yang akan diberikan kepada

Departemen Creative sebagai acuan untuk membuat desain iklan. Terdapat

kelemahan pada proses ini yaitu sama seperti pada proses dummy order,

proses order desain iklan ini masih dilakukan secara konvensional, yakni

dengan cara lisan dan email, sehingga tidak ada dokumentasi yang teratur

setiap pembuatan desain iklan yang dikerjakan oleh departemen creative.

41  

Setelah desain iklan tersebut dibuat, selanjutnya AE mengirimkan

desain iklan tersebut kepada client. Untuk desain iklan yang disetujui,

selanjutnya AE menerima approval (persetujuan) tersebut dari client berupa

bukti tanda tangan yang dilakukan di atas kertas print out desain yang

diberikan oleh AE dan dikirim melalui Fax atau email.

Setelah approval client diterima, maka AE akan meminta IT Web

Programmer untuk melakukan upload iklan banner. Sama halnya dengan

proses order desain iklan kepada departemen creative, Proses pengerjaan

upload banner yang dilakukan oleh Departemen IT juga dilakukan dengan

cara informal, yakni dengan cara lisan atau email. Cara ini memiliki

kekurangan, karena dengan cara informal ini, tidak ada dokumentasi order

upload yang rapi dan teratur sehingga bisa menyebabkan kekeliruan apakah

order upload oleh AE A sudah dilakukan, atau bahkan sebaliknya order

upload yang dilakukan oleh AE B terlebih dahulu dilakukan karena tidak

adanya dokumentasi yang konkrit.

Setelah Proses Upload selesai, maka IT Web Programmer akan

mengkonfirmasikan kepada AE bahwa Banner telah di Upload dan dapat

dilihat hasil banner tersebut pada web secara online.

Banner yang sudah tayang di web selanjutnya akan di print out disertai

tanda tangan approval oleh AE dan IT Programmer diatas kertas print out

tersebut yang selanjutnya dijadikan sebagai bukti tayang.

Diproses yang sedang berjalan ini, Bukti tayang dan report data

statistik yang dijadikan sebagai dokumen pendukung ini baru dibuat apabila

42  

ada permintaan dari client atau agent iklan dari client tersebut dan tidak

diberikan sebagai proses yang rutin pada setiap pemesanan iklan banner.

4.2.2. Web Services

Gambar 4.4 Proses bisnis penjualan web services pada Kompas.Com

Proses penjualan Web dimulai saat AE menerima pesanan pembuatan

web services dari client. Selanjutnya dilakukan technical meeting yang

melibatkan AE, tim creative dan IT dengan pihak client untuk membahas

material brief sebagai acuan pengerjaan web service nantinya. Sayangnya

Kondisi ini masih memiliki kelemahan didalamnya, yaitu tidak adanya

seorang project leader yang seharusnya mengatur jadwal pekerjaan masing-

masing tim didalamnya, dan pada akhirnya jadwal pekerjaan yang sudah ada

pada tim creative dan IT tersebut dapat menjadi terganggu.

43  

Hasil pembahasan material brief melalui technical meeting tersebut

dijadikan acuan oleh Departemen Creative untuk membuat dummy. Setelah

dummy web selesai dibuat, selanjutnya dummy tersebut diserahkan kembali

kepada AE untuk selanjutnya akan dipresentasikan kepada client. Bila

disetujui, AE meminta bukti approval client tersebut berupa proposal yang

sudah di tanda tangani oleh client dan meminta kelengkapan berupa data

NPWP dari client. Proses ini memiliki kelemahan, karena selain proposal

yang harus di tandatangani, client juga harus menandatangni form

confirmation order ,mengisi nomor NPWP dan harus mengirimkan kembali

kepada AE. Hal ini menjadikan proses yang berjalan tidak efektif dan terlalu

bertele-tele.

Selanjutnya AE menerima Form Confirmation Order dari client dan

mengisi Form New Order untuk selanjutnya diajukan kepada departemen

Finance untuk dibuatkan invoice pembayaran ke Client. Proses dilanjutkan

dengan AE meminta order kepada Departemen IT untuk dibuatkan registrasi

domain. dan melakukan order desain layout web services kepada Departemen

Creative disertai proposal yang sudah di setujui oleh client.

Setelah Desain layout web services selesai dibuat oleh Departemen

Creative, selanjutnya diserahkan kepada client. Sesudah desain layout web

services disetujui, maka tahap selanjutnya AE meminta Departemen Creative

untuk dibuatkan web pages. Setelah web pages selesai dikerjakan, selanjutnya

AE mengirimkan hasil web pages tersebut kepada client.

44  

Setelah pengerjaan web pages di setujui oleh client selanjutnya AE

meminta Departemen IT Production untuk melakukan proses development

aplikasi. Selesai pengerjaan tersebut, selanjutnya AE melakukan presentasi

development aplikasi web services tersebut kepada client. Dari hasil

presentasi itulah diputuskan apakah Client setuju atau tidak terhadap

pengerjaan development aplikasi web services tersebut.

Setelah proses development aplikasi web services tersebut disetujui

oleh client, maka selanjutnya akan dilakukan proses upload melalui Web

Progammer pada Departemen IT, dan bila proses Upload tersebut sudah

selesai dikerjakan, selanjutnya IT Web Programmer akan mengkonfirmasikan

kepada AE bahwa Web Services tersebut telah di Upload dan hasil akhirnya

sudah berupa link web secara keseluruhan beserta content-nya

Bukti tayang berupa link web yang sudah sesuai dengan order

selanjutnya akan dikirim melalui AE kepada client melalui email, fax atau

presentasi langsung kepada client.

Bila Link Web tesebut sudah disetujui oleh client, AE support akan

membuat bukti tayang untuk diberikan kepada Departemen Finance untuk

keperluan penagihan pembayaran kepada Client. Selanjutnya Traffic (AE

Suport) akan mencetak report data statistik dari web yang sudah berjalan.

Report Data Statistik ini dibuat dalam periode bulanan. Report Data Statistik

yang telah dibuat, selanjutnya akan diberikan kepada Departemen Finance

untuk keperluan penagihan pembayaran kepada client

45  

4.2.3. Iklan Baris

Gambar 4.5 Proses bisnis penjualan iklan baris pada Kompas.Com

Pekerjaan dimulai pada saat Admin Telemarketing memeriksa iklan

yang sudah masuk dalam aplikasi iklan baris. Selanjutnya Admin tersebut

melakukan pencatatan Iklan yang masuk pada buku keuangan. Dan

dilanjutkan dengan melakukan Update status iklan pada aplikasi yang sudah

dibayar lunas oleh client. Update status iklan yang sudah lunas ini nantinya

akan dikirim kepada Publisher.

Selanjutnya Admin Melakukan Konfirmasi pada IT Production untuk

melakukan Pengiriman Order Basket (list materi iklan baris pada aplikasi).

Kembali lagi, dengan tidak adanya dokumentasi dan tanda bukti untuk proses

perpindahan kerja dari admin telemarketing kepada bagian IT production

dapat menyebabkan terjadinya kesalahan pada proses yang berjalan.

Selanjutnya, IT production mengirim file yang berisi data-data file

iklan yang akan ditayangkan kepada publisher dan admin telemarketing

tersebut akan mengkonfirmasikan kepada Publisher bahwa materi iklan

tersebut sudah dikirim melalui telepon.

46  

4.2.4. Iklan Kolom

Gambar 4.6 Proses bisnis penjualan iklan kolom pada Kompas.Com

Pekerjaan dimulai ketika Telemarketing menerima pemesanan

pemasangan iklan kolom dan pada saat menerima pesanan iklan kolom harus

disertai oleh materi iklan. Bila desain iklan tidak disiapkan oleh client, maka

telemarketing akan memberikan materi iklan tersebut untuk selanjutanya akan

dibuat dummy iklan oleh departemen IT production.

Setelah dummy desain iklan dibuat, telemarketing menghubungi

publisher untuk melakukan pemesanan space iklan. Setelah space iklan

dinyatakan masih tersedia oleh publisher, selanjutnya telemarketing akan

meminta konfirmasi persetujuan client dengan mengirim form confirmation

order kepada client .

47  

Tahap selanjutnya telemarketing melakukan booking order kepada

publisher dengan mengisi tanggal Penayangan iklan dan ukuran kolom iklan

yang dipesan oleh client dan dilanjutkan dengan mengirim form new order

beserta form Confirmation order kepada Departemen finance untuk dibuat

invoice pembayaran ke Client.

Desain iklan dibuat oleh Departemen IT Production, maka

telemarketing akan mengirimkan form order pembuatan display iklan ke IT

production. Display iklan yang dibuat oleh IT production hanya melayani

pembuatan display iklan Black & White (BW). Setelah desain iklan dibuat

akan di ajukan kepada client untuk dilakukan approval. Setelah client

menyetujui desain iklan tersebut selanjutnya akan di serahkan kepada

publisher untuk selanjutnya akan di naik cetak.

Dan untuk desain iklan yang telah dibuat oleh client, desain iklan BW

yang dikirim melalui CD tersebut akan di ajukan ke Publisher untuk

dilakukan naik cetak. Sedangkan, bila desain iklan yang telah dibuat oleh

client adalah desain iklan yang berwarna, maka telemarketing akan

mengirimkan CD display iklan tersebut ke Publisher untuk dilakukan proses

Digital Color Printing (DCP).

Selesai dilakukan proses DCP oleh Publisher, selanjutnya akan

diberikan kembali kepada Telemarketing untuk mengkonfirmasi hasil DCP

tersebut kepada client. Dan Telemarketing akan mengirimkan hasil DCP

tersebut kepada client berupa contoh hasil cetak display iklan diatas kertas

48  

koran untuk meminta approval apakah DCP tersebut disetujui oleh client atau

tidak.

Setelah hasil DCP disetujui oleh client, maka telemarketing meminta

bukti approval atau persetujuan dari client yang sudah ditandatangani. Bukti

approval tersebut bisa dikirimkan melalui fax atau email dan dilanjutkan

dengan mengirimkan display iklan kepada publisher untuk selanjutnya

dilakukan naik cetak.

4.3 Analisa Proses Bisnis yang Diusulkan

Proses bisnis baru yang kami usulkan berdasarkan produk layanan iklan

Kompas.Com yang kami jelaskan sebagai berikut.

49  

4.3.1. Iklan Banner

Gambar 4.7 Proses bisnis usulan penjualan iklan banner

Untuk proses bisnis usulan pada banner ini, ada beberapa perubahan

proses yang kami usulkan. Dimulai dari pekerjaan yang dilakukan oleh bagian

AE. AE mengajukan proposal dan package list yang diperoleh dari bagian

Marketing yang nantinya akan diajukan kepada client untuk penawaran iklan

banner. Melalui proposal dan package list ini, client dapat memilih jenis iklan

banner yang akan diambil dan material brief dikirimkan melalui email atau

fax kepada AE.

50  

Material Brief yang dikirimkan oleh client tersebut selanjutnya ditulis

kembali melalui Form Banner Creative Brief untuk nantinya digunakan

sebagai pedoman untuk membuat dummy iklan banner kepada bagian creative

yaitu kepada koordinator Departemen Creative. Form Banner Creative Brief

ini merupakan salah satu dari dokumen proses bisnis yang kami usulkan.

Pengajuan Form Creative Brief ini juga kami usulkan untuk tidak dilakukan

lagi oleh AE, melainkan dilakukan oleh seorang Traffic (AE Support) yang

bertugas untuk memberikan setiap form atau dokumen lainnnya yang berasal

dari divisi sales & marketing kepada departemen lainnya. Hal ini kami

lakukan agar AE nantinya bisa lebih memfokuskan diri untuk melakukan

penjualan tanpa harus memikirkan pekerjaan administratif yang dapat menyita

waktu mereka. Dan kami juga mengusulkan dengan mengadakan Standard

Operating Procedure (SOP) yang baku, yang dapat dilihat pada SOP Creative

– (SOP/CR/001). Pengajuan pembuatan Dummy tersebut harus mengikuti

urutan proses pada SOP Creative - Banner (SOP/CR/001).

Setelah dummy sudah selesai dibuat, dummy tersebut selanjutnya

diserahkan kembali kepada AE untuk dilakukan pengecekan atau Quality

Control (QC).

QC ini merupakan usulan dari kami yang bertujuan untuk memeriksa

kembali apakah dummy yang dibuat sudah sesuai dengan Creative brief yang

di order dari AE atau tidak. QC ini juga kami usulkan untuk layanan lainnya,

yakni pada web services, iklan baris dan iklan kolom.

51  

Setelah dummy sudah sesuai dengan order dari AE, maka tahap selanjutnya

AE akan mengajukan kepada client dan dilakukan presentasi oleh AE. Penawaran

Iklan Banner ini diajukan melalui Form Banner Package yang sebelumnya sudah

diterima oleh AE melalui Marketing.

Form Banner Package ini juga merupakan salah satu dokumen baru yang

kami usulkan. Pada Form Banner Package ini, sudah terlampir kolom material

brief untuk desain iklan banner yang diinginkan client dan kolom approval

sehingga tidak perlu membutuhkan banyak form lagi untuk melakukan

pengajuan approval penawaran iklan banner kepada client. Secara lengkap,

Isi Form Banner Package yang kami usulkan meliputi:

a. Bentuk iklan

b. Keterangan iklan

c. Periode tayang iklan

d. Nominal nilai iklan

e. Kolom data Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

f. Kolom Material Brief

g. Approval

Bila penawaran iklan disetujui, maka tahap selanjutnya, AE akan meminta

persetujuan pemasangan iklan (approval) dari client berupa Form Banner Package

yang sudah ditanda tangani oleh client dengan dilengkapi materi iklan (material

brief) yang akan dipasang. Bisa saja material brief yang diinginkan client berbeda

52  

dengan material brief yang sudah diajukan client sebelumnya untuk pembuatan

dummy iklan.

Selanjutnya Traffic (AE Support) akan melakukan booking untuk

penempatan iklan sesuai dengan kesepakatan dari pihak client disertai keterangan

nama Client dan jangka waktu pemasangan iklan banner.

Selanjutnya Traffic akan memberikan Form Banner Creative Brief yang

telah dibuat oleh AE untuk melakukan order desain iklan yang ditujukan kepada

Departemen Creative. Proses pembuatan desain iklan akan memenuhi urutan proses

pada SOP yang kami usulkan yaitu pada SOP Creative – Banner (SOP/CR/001).

Setelah melakukan order desain, selanjutnya Traffic akan mengajukan

pembuatan invoice kepada bagian Finance disertai dengan Form Banner Package

yang sudah disetujui oleh client. Proses pembuatan Invoice akan memenuhi urutan

proses pada SOP yang kami usulkan yaitu SOP Finance – Invoice (SOP/FN/001).

Setelah desain iklan banner selesai dibuat oleh departemen creative, AE

akan mengirimkan desain iklan tersebut kepada client yang sebelumnya telah

dilakukan proses QC oleh AE. Bila desain iklan disetujui, maka AE akan

menerima approval dari client untuk selanjutnya akan dilakukan proses Upload

Banner. Bila desain iklan tidak disetujui, maka AE akan melakukan revisi Form

Banner Creative Brief yang selanjutnya mengkonfirmasikan kepada Departemen

Creative untuk dilakukan revisi desain iklan.

Setelah approval client diterima, maka AE akan meminta IT Web

Programmer untuk melakukan upload iklan banner tersebut ke Web melalui

53  

pengisian form yang kami usulkan yaitu Form Banner IT Brief. Proses pembuatan

upload iklan banner harus mengikuti urutan proses pada SOP yang kami usulkan

yaitu sesuai dengan SOP IT - Upload Banner (SOP/IT/001).

Setelah Proses Upload selesai, maka IT Web Programmer akan

mengkonfirmasikan kepada AE bahwa Banner telah di upload dan bisa dilihat hasil

Banner tersebut di web. AE mengkonfirmasikan kepada client perihal penayangan

Banner yang sudah selesai dikerjakan. Konfirmasi ini dilakukan dengan memberikan

link dari page banner iklan yang di pesan oleh client.

Banner yang sudah tayang di web selanjutnya akan di print out disertai tanda

tangan approval oleh AE dan IT Programmer diatas kertas print out tersebut dan

selanjutnya dijadikan sebagai bukti tayang. AE Suport juga akan mencetak report

data statistik dari iklan yang sudah berjalan. Report Data Statistik ini dibuat dalam

periode bulanan. Kedua bukti tayang ini selanjutnya akan diberikan kepada

Departemen Finance dan kedua dokumen pendukung tersebut kami usulkan untuk

selalu diberikan kepada client sebagai salah satu bentuk after sales service kepada

client.

Kedua bukti tayang ini diberikan untuk keperluan penagihan pembayaran

kepada client. Proses pemberian bukti tayang kepada Departemen Finance harus

mengikuti urutan proses pada SOP yang kami usulkan yaitu SOP Finance – Invoice

(SOP/FN/001).

54  

4.3.2. Web Services

Gambar 4.8 Usulan proses bisnis penjualan web services

Proses dimulai setelah ada permintaan dari Client untuk dibuatkan web

services. Selanjutnya AE berkoordinasi dengan koordionator creative dan IT

untuk membentuk tim project yang akan dipimpin oleh seorang project leader

untuk menangani pengerjaan web service tersebut.

Pembentukan tim project dengan adanya project leader ini merupakan

usulan dari kami agar semua pekerjaan web ini nantinya dapat terkoordinasi

dengan baik dan mendapatkan hasil yang maksimal. Tim project ini terdiri

dari: copy writer, web designer dan web programmer.

55  

Selanjutnya, bersama dengan tim project, AE melakukan technical

meeting dengan client untuk membahas konsep dan segala sesuatunya yang

berhubungan dengan web services yang diinginkan oleh client. Dalam hal ini,

kami mengusulkan agar tim creative dan tim IT memiliki dokumentasi hasil

technical meeting tersebut yaitu material brief yang dibawa oleh mereka.

Material brief yang dihasilkan dari technical meeting tersebut

selanjutnya dicatat dan dirapikan kembali oleh salah satu tim project dari

bagian creative melalui form yang kami usulkan yakni form web creative brief

untuk selanjutnya dikirimkan untuk dibuat dummy melalui Koordinator

Departemen Creative. Pembuatan Dummy Web Services oleh Departemen

Creative ini mengikuti urutan proses pada SOP yang kami usulkan yaitu SOP

Creative - Web Services (SOP/CR/002).

Setelah dummy selesai dikerjakan, selanjutnya AE akan melakukan

presentasi dummy web services tersebut didepan client yang sebelumnya

dilakukan proses QC oleh AE. Bila dummy disetujui, maka selanjutnya adalah

tahap approval dan data kelengkapan NPWP dari client yang diisi dalam

Form Web Package yang juga merupakan salah satu form usulan dari kami.

Bila dummy web services tidak disetujui maka dummy tersebut akan di

kembalikan lagi ke Departemen Creative melalui AE untuk dilakukan revisi.

Setelah mendapat approval, Traffic AE akan memberikan Form Web

Package yang sudah disetujui oleh client kepada Departemen Finance untuk

56  

dibuatkan invoice pembayaran ke Client. Proses pembuatan Invoice harus

memenuhi urutan proses pada SOP yang kami usulkan yaitu Finance –

Invoice (SOP/FN/001).

Langkah selanjutnya adalah memasuki proses teknikal pembuatan

web. Untuk proses bisnis usulan ini,sudah mengalami perubahan dari proses

bisnis sebelumnya dimana bila proses bisnis sebelumnya tim IT baru mulai

bekerja setelah desain layout selesai dilakukan oleh tim creative, maka proses

bisnis yang kami usulkan, tim IT sudah bisa melakukan pengerjaannya, yaitu

proses registrasi domain dan dilanjutkan dengan pengerjaan aplikasi admin

(backend) tanpa harus menunggu selesainya pengerjaan desain layout oleh tim

creative dan approval desain layout dari client. Proses pengerjaan aplication

development untuk aplikasi admin (backend) tersebut dilakukan berdasarkan

urutan proses pada SOP yang telah kami usulkan yaitu SOP IT - Banner

(SOP/IT/001) yang telah kami buat sehingga proses kerja dilakukan secara

bertahap dan teratur dan hasil yang didapatkan lebih maksimal.

Sama hal nya dengan tim IT, proses pekerjaan oleh tim creative

dilakukan secara paralel dengan proses pekerjaan tim IT. Proses pembuatan

desain layout web services oleh Departemen Creative akan memenuhi urutan

proses pada SOP yang kami usulkan yaitu SOP Creative - Web Services

(SOP/CR/002) yang dilanjutkan dengan proses generating pages.

57  

Setelah tim IT selesai mengerjakan proses technical hingga melalui

proses pengerjaan application development untuk aplikasi admin (backend)

dan tim creative juga sudah selesai mengerjakan proses design layout dan

generating pages, proses selanjutnya adalah melakukan compiling

(penggabungan) kedua pekerjaan technical dari dua departemen tersebut

untuk selanjutnya dilakukan proses IT Application development. Proses

application development ini dilakukan untuk aplikasi pada front page web

yang baru bisa dilakukan setelah design layout diserahkan kepada IT untuk di

online-kan pada server development.

Untuk pengerjaan application development tersebut menggunakan

Form Web IT Brief yang merupakan usulan dari kami. Form Web IT Brief

tersebut terdiri dari :

a. Data Project (PIC AE, data client)

b. IT brief

c. Result ( keterangan dan paraf IT yang mengerjakan)

d. Approval (Koordinator IT, AE)

Proses pengerjaan aplikasi Development untuk aplikasi web tersebut

dilakukan berdasarkan urutan proses pada SOP IT - Banner (SOP/IT/001)

yang telah kami buat sehingga proses kerja dilakukan secara bertahap dan

teratur dan hasil yang didapatkan lebih maksimal.

58  

Selanjutnya, AE akan melakukan presentasi dari web versi beta

tersebut kepada client. Web versi beta ini sudah menggambarkan secara

keseluruhan bentuk akhir dari web yang akan ditampilkan untuk umum.

Setelah mendapatkan approval dari client maka Person in Charge (PIC) Sales

akan mengkonfirmasi kepada pihak IT untuk melakukan upload web ke

domain server.

PIC sales akan menerima link untuk Web yang sudah live untuk

diberikan kepada client. Sebelumnya dilakukan proses Quality Control yang

kami usulkan oleh pihak AE terlebih dahulu untuk memastikan berjalannya

web sesuai dengan order. Setelah itu, PIC Sales akan memberikan link final

web kepada client dan menandatangani semua form untuk creative dan IT

yang menandakan bahwa project sudah selesai dikerjakan.

Bila Link Web tesebut sudah disetujui oleh client, AE Support akan

membuat bukti tayang dan mencetak Report Data Statistik dari web yang

sudah berjalan untuk diberikan kepada Departemen Finance untuk keperluan

penagihan pembayaran kepada Client. AE Suport akan memberikan bukti

tayang yang telah dibuat kepada Departemen Finance untuk keperluan

penagihan pembayaran kepada Client. Sama halnya dengan layanan iklan

banner, kedua dokumen pendukung tersebut kami usulkan untuk selalu diberikan

kepada client sebagai salah satu bentuk after sales service kepada client. Proses

pemberian bukti tayang kepada Departemen Finance untuk keperluan

59  

penagihan pembayaran kepada Client harus memenuhi urutan proses pada

SOP yang kami usulkan yakni SOP Finance – Invoice (SOP/FN/001).

4.3.3. Iklan Baris

Gambar 4.9 Usulan proses bisnis penjualan iklan baris

Untuk proses bisnis pada layanan iklan baris tidak banyak mengalami

perubahan secara signifikan karena proses binisnya dijalankan melalui system

aplikasi yang sudah terkomputerisasi. Admin telemaketing memeriksa iklan

yang sudah masuk dalam aplikasi iklan baris setiap hari. Bila ada iklan masuk,

maka Admin telemaketing akan melakukan pencatatan Iklan yang masuk

tersebut pada buku keuangan. Hal–hal yang dicatat dibuku keuangan tersebut

diantara Nama pemasang iklan, Biaya iklan dan tanggal iklan yang ingin

dipasang. Namun kami mengusulkan untuk membuat SOP pada proses

pencatatan iklan masuk pada buku keuangan yakni SOP Finance – Invoice

(SOP/FN/002).

Selanjutnya, Admin telemaketing melakukan Update status iklan pada

aplikasi yang sudah dibayar lunas oleh client. Update status iklan yang sudah

lunas ini nantinya akan dikirim kepada Publisher.

Admin telemaketing selanjutnya mengirimkan Order Basket, yakni list

materi iklan baris yang dimasukan kedalam 1 folder pemesanan (basket)

60  

dengan menggunakan form IT Brief. Dengan digunakannya form IT Brief yang

kami usulkan ini, maka dalam setiap proses perpindahan pekerjaan dari pihak

admin telemarketing kepada IT production akan terdeskripsi dalam dokumen

yang resmi. Sehingga tracking dapat dilakukan jika terjadi kesalahan pada

proses tersebut. Pengiriman Order Basket kepada Departemen IT harus

memenuhi urutan proses pada SOP IT – Iklan Baris (SOP/IT/004).

Selanjutnya, IT production mengirim file yang berisi data-data file

iklan yang akan ditayangkan kepada publisher. Setelah selesai dilakukan,

Admin Sales akan mengkonfirmasikan kepada Publisher hasil bahwa materi

iklan tersebut sudah dikirim. Konfirmasi dilakukan melalui telepon atau

email, dan memastikan bahwa jumlah iklan yang diterima sesuai dengan

jumlah iklan yang dikirim.

61  

4.3.4. Iklan Kolom

Gambar 4.10 Usulan proses bisnis penjualan iklan kolom

Proses bisnis dimulai setelah telemarketing menerima pemesanan

pemasangan iklan kolom dari client. Setelah menerima pesanan iklan kolom

dari client, selanjutnya telemarketing melakukan pemesanan space iklan

kepada publisher. Usulan ini kami buat agar telemarketing mengetahui apakah

space iklan yang diinginkan oleh client masih tersedia atau tidak. Bila tidak

ada space iklan yang kosong maka telemarketing akan menghubungi client

untuk menawarkan placement di periode yang lain.

62  

Bila Space iklan tersedia, telemarketing akan mengirimkan Form

Kolom Package kepada Client, sebagai approval pemesanan iklan kolom.

Selanjutnya telemarketing memberikan Form Kolom Package yang sudah

ditanda tangani oleh client kepada departemen finance untuk dibuatkan

invoice pembayaran ke client. Proses pembuatan Invoice pada Departemen

Finance harus memenuhi urutan proses pada SOP yang kami usulkan yaitu

SOP Finance - Invoice (SOP/FN/003).

Bila client tidak menyediakan display iklan dan hanya memberikan

materi iklan, maka telemarketing akan memberikan materi iklan tersebut

untuk selanjutnya akan dibuat dummy iklan oleh departemen Creative.

Pengajuan pembuatan dummy iklan di isi dalam Form Kolom Creative Brief

yang telah kami usulkan. Kami juga mengusulkan dengan membuat SOP pada

proses pembuatan dummy iklan agar sesuai dengan materi iklan oleh

departemen creative yakni SOP Creative – Iklan Kolom (SOP/CR/003).

Bila dummy sudah sesuai dengan materi iklan, selanjutnya

telemarketing akan mengirim dummy iklan kolom tersebut kepada Client

untuk dilakukan approval.

63  

Telemarketing akan memberikan display iklan kepada publisher.

Untuk display iklan, perlu diperhatikan apakah display iklan tersebut dibuat

oleh client atau tidak. Untuk display iklan yang dibuatkan oleh Kompas.Com,

maka display iklan tersebut diperiksa kembali melalui proses quality control,

sehingga bila masih ditemukan kesalahan dapat dilakukan revisi dan

selanjutnya meminta approval kepada client.

Untuk display iklan BW dari client, telemarketing akan mengirimkan

CD display iklan tersebut ke publisher untuk dilakukan naik cetak. Sedangkan

untuk display iklan dari client berwarna, maka telemarketing akan mengirim

display iklan tersebut ke Publisher untuk dilakukan proses Digital Color

Printing (DCP).

Setelah dilakukan proses DCP oleh Publisher, selanjutnya akan

diberikan kembali kepada Telemarketing untuk mengkonfirmasi hasil DCP

tersebut kepada client. Dan Telemarketing akan mengirimkan hasil DCP

tersebut kepada client berupa contoh hasil cetak display iklan diatas kertas

Koran untuk meminta approval. Setelah hasil DCP disetujui oleh client, maka

telemarketing meminta bukti approval dari client yang sudah ditandatangani.

Bukti approval tersebut bisa dikirimkan melalui fax atau email.

Selanjutnya telemarketing mengirimkan display iklan kepada

publisher. Display iklan yang dikirimkan berupa file soft copy melalui email.

64  

Telemarketing melakukan konfirmasi kepada Publisher untuk dilakukan naik

cetak. Konfirmasi dilakukan dengan menggunakan telepon atau email.

4.4 Analisa Perbandingan Proses Bisnis yang Sedang

Berjalan Dengan yang Diusulkan

Hasil dari analisa kami mengenai perbandingan proses bisnis yang sedang

berjalan dan diusulkan berdasarkan produk jasa pemasangan iklan di departemen

sales Kompas.Com adalah sebagai berikut:

4.4.1. Iklan Banner

4.4.1.1. Proses Dummy by Creative

Proses Sekarang:

Gambar 4.11 Proses dummy by creative

Pemberian informasi antar departemen yang dilakukan

sekarang ini secara informal yaitu dengan lisan atau email memiliki

kekurangan:

a. AE harus memberikan order secara personal kepada creative

sehingga kinerja AE menjadi kurang maksimal.

65  

b. Tidak adanya dokumentasi dari setiap order dari AE kepada

departemen creative, hal ini dapat menimbulkan kesalahan

dalam pembuatan dan dapat menjadi pemicu sebuah masalah

karena tidak adanya bukti order.

Proses Usulan:

Gambar 4.12 Proses usulan dummy by creative

Dengan usulan yang kami berikan proses order dummy ini

memiliki kelebihan sebagai berikut:

a. Secara fisik proses dummy order to creative akan memiliki

dokumentasi resmi.

b. Proses pengerjaan dummy tersebut dilakukan berdasarkan

urutan proses pada SOP Creative - Banner (SOP/CR/001).

c. Adanya Traffic pada setiap departemen akan membuat proses

administrasi lebih teratur dimana traffic menjadi gerbang

penerimaan dan pengiriman order lintas departemen.

d. Proses quality control yang dilakukan baik pada departemen

sales dan pada departemen creative akan memastikan bahwa

66  

pemesanan desain dummy akan sesuai dengan permintaan

client sesuai dengan material brief yang diberikan.

4.4.1.2. Proses Confirmation Approval dari Client

Proses Sekarang:

Gambar 4.13 Proses confirmation approval dari client

Proses confirmation approval yang berjalan sekarang ini

memiliki kelemahan seperti:

a. Selain proposal yang harus di tandatangani, client juga harus

menandatangni form confirmation order. Selain itu client juga

harus memberikan informasi data NPWP mereka dalam

informasi yang terpisah. Hal ini menjadikan proses yang

berjalan tidak efektif dan terlalu bertele-tele.

Proses Usulan:

67  

Gambar 4.14 Usulan proses confirmation approval dari client

Usulan yang diberikan adalah dengan adanya Form Banner

Package sebagai tools untuk perantara informasi produk antara client

dan AE selain itu juga sebagai approval resmi yang sudah berisi

informasi yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah pemesanan iklan,

hal ini akan memberikan keuntungan :

a. Client cukup menandatangani form tersebut sebagai tanda jadi

pemesanan iklan, serta di dalamnya sudah terdapat informasi

yang perlu diberikan oleh client seperti data NPWP sehingga

client tidak perlu lagi melakukan 2 kali proses kerja.

b. Secara fisik proses approval akan memiliki dokumentasi resmi

dan dapat menjadi dokumen yang dapat diproses oleh

departemen finance dalam melakukan proses invoicing.

4.4.1.3. Proses Creative Design Order

Proses Sekarang:

Gambar 4.15 Proses creative design order

68  

Sama halnya dengan proses pembuatan dummy order ke

departemen creative dimana tidak adanya tools dalam penyaluran

informasi dari departemen sales ke departemen creative.

Proses Usulan:

Gambar 4.16 Usulan proses creative design order

Dengan usulan yang kami berikan pada proses ini, akan

terdapat kelebihan sebagai berikut:

a. Secara fisik proses creative design order akan memiliki

dokumentasi resmi.

b. Proses pengerjaan design dilakukan berdasarkan urutan proses

pada SOP Creative - Banner (SOP/CR/001).

c. Adanya Traffic pada setiap departemen akan membuat proses

administrasi lebih teratur dimana traffic menjadi gerbang

penerimaan dan pengiriman order lintas departemen.

d. Proses quality control yang dilakukan baik pada departemen

sales dan pada departemen creative akan memastikan bahwa

pemesanan design dummy akan sesuai dengan permintaan

client sesuai dengan material brief yang diberikan.

69  

4.4.1.4. Proses Invoice Keuangan

Proses Sekarang:

Gambar 4.17 Proses invoice keuangan

Pada proses invoice yang sekarang ini berjalan terdapat

kelemahan, seperti:

a. Akan terjadi kesulitan jika terjadi pembatalan yang

dikarenakan pembuatan iklan tidak dapat dilakukan oleh

creative karena konfirmasi dengan pihak creative dilakukan

setelah order masuk ke departemen finance.

Proses Usulan:

Gambar 4.18 Usulan proses invoice keuangan

Usulan pada proses ini adalah invoice yang akan dibuat oleh

bagian keuangan baru dilakukan bila AE melalui trafficnya sudah

70  

memberikan creative design order yang penjelasannya telah tertera

lengkap pada form banner creative brief. Usulan pada proses ini

memiliki kelebihan, yakni:

a. Jika terjadi pembatalan order, invoice masih belum di proses

oleh departemen finance.

b. Proses pengerjaan invoice dan penagihan dilakukan

berdasarkan urutan proses pada SOP Finance - Invoice

(SOP/FN/001).

c. Form banner package yang telah ditandatangani oleh client

menjadi dokumen yang masuk ke dalam departemen finance

untuk diproses dimana dokumen tersebut sudah memuat

informasi yang cukup untuk proses invoicing.

4.4.1.5. Proses Dokumen Pendukung

Proses Sekarang:

Dokumen pendukung baru dibuat apabila ada permintaan dari

client atau agent iklan dari client tersebut dan tidak diberikan sebagai

sebuah proses yang mandatory.

Proses Usulan:

71  

Gambar 4.19 Usulan proses dokumen pendukung

Dokumen pendukung berupa bukti tayang dan report data

statistik akan dibuat secara bulanan dan teratur sesuai dengan lamanya

kontrak pemasangan, tanpa menunggu permintaan dari client. Bisa

dikatakan dokumen pendukung ini menjadi standar sebagai value dari

sales after service kepada para client nya.

4.4.1.6. Proses Upload Banner

Proses Sekarang:

72  

Gambar 4.20 Proses upload banner

AE secara langsung meminta bagian IT, yakni web developer

untuk melakukan upload banner dan dilakukan dengan cara informal,

yakni dengan cara lisan atau email. Cara ini memiliki kekurangan,

yakni:

a. Cara informal yang dilakukan AE dengan memberikan order

upload banner melalui cara lisan atau email ini,

mengakibatkantidak terdokumentasinya order upload pada

divisi IT.

Proses Usulan:

Gambar 4.21 Usulan proses upload banner

73  

Untuk pengerjaan upload banner ke departemen IT, kami

mencoba memberi usulan untuk untuk melakukan proses upload

banner ke departemen IT dengan menggunakan Form Banner IT Brief.

Usulan proses upload banner ini memiliki kelebihan sebagai berikut:

a. Proses upload banner akan memiliki dokumentasi resmi

sehingga uploader dapat mengetahui detail pekerjaan yang

harus dilakukan mulai dari menaikan banner pada saat online

dan menurunkan banner pada saat banner habis masa tayang.

b. Proses pengerjaan upload banner tersebut dilakukan

berdasarkan urutan proses pada SOP IT - Banner

(SOP/IT/001).

c. Adanya traffic pada departemen IT sebagai pintu gerbang

dalam menerima order.

4.4.2. Web Services

4.4.2.1. Proses Pembentukan Team Project

Proses Sekarang:

74  

Gambar 4.22 Proses pembentukan team project

Tidak adanya seorang project leader menjadi kelemahan utama

dalam proses ini dimana cara AE mengajak tim creative dan IT untuk

melakukan technical meeting dengan pihak client tanpa adanya

koordinasi dengan project leader tersebut akan menyebabkan jadwal

pekerjaan yang sudah ada pada tim creative dan IT tersebut dapat

menjadi terganggu.

Proses Usulan:

Gambar 4.23 Usulan proses pembentukan team project

75  

Dengan adanya koordinator pada creative dan IT, dapat

dibentuk tim project yang dengan dipimpin oleh seorang project

leader untuk menangani pengerjaan web service tersebut sehingga

scheduling yang dilakukan menjadi efektif dan efisien.

a. Pembentukan tim dilakukan di awal project sebelum bertemu

dengan client dan menentukan siapa yang akan menjadi

Project Leader untuk proses produksi web tersebut.

4.4.2.2. Proses Technical Meeting

Proses Sekarang:

Gambar 4.24 Proses technical meeting

Pada proses terdapat kelemahan dimana tidak adanya

dokumentasi resmi yang dibuat sehingga informasi pekerjaan tidak

tertata dengan baik dan lagi pekerjaan-pekerjaan mana yang harus

dilakukan oleh tim creative dan pekerjaan mana yang harus dilakukan

oleh tim IT tidak terdokumentasi dengan rapi dan teratur.

Proses Usulan:

76  

Gambar 4.25 Usulan proses technical meeting

Dengan tim creative dan tim IT memiliki form dokumentasi

hasil technical meeting mereka masing-masing, yaitu material brief

yang harus dilakukan oleh tim creative di dokumentasikan melalui

form Web creative brief dan material brief yang harus dilakukan oleh

tim IT di dokumentasikan melalui form Web IT brief. Dengan

demikian, masing-masing departemen bisa fokus untuk melakukan

pekerjaan membuat project web service sesuai dengan kompetensi

mereka masing-masing dan untuk meminimalisasikan adanya

kesalahan dalam membuat web nantinya. Dan dapat menjadi

dokumentasi resmi dalam project pembuatan web service terhadap

client.

4.4.2.3. Proses: Confirmation Approval

Proses Sekarang:

77  

Gambar 4.26 Proses confirmation approval

Proses ini memiliki kelemahan dimana client harus

menandatangni form confirmation order yang dikirim kembali setelah

client menyetujui project yang ditawarkan ,dan juga data informasi

NPWP juga harus diberikan kembali kepada AE secara terpisah. Hal

ini menjadikan proses yang berjalan tidak efektif dan terlalu bertele-

tele.

Proses Usulan:

Gambar 4.27 Usulan proses confirmation approval

Melalui Form Web Package yang sudah client terima

sebelumnya disaat presentasi dummy web services yang dilakukan oleh

AE semua informasi yang perlu dicantumkan oleh client tertera pada

form tersebut. Hal ini akan memberikan keuntungan, diantaranya:

a. Client cukup memberikan approval dengan menandatangani

form web package dan informasi di dalamnya sudah cukup

lengkap dalam memproses pemesanan dari client.

78  

b. Adanya dokumentasi resmi sebagai form pemesanan web

services yang dapat digunakan oleh departemen finance untuk

melakukan proses invoicing.

4.4.2.4. Proses Application Development IT (Backend)

Proses Sekarang:

Gambar 4.28 Proses application development (backend)

Saat ini, tim IT baru mulai bekerja setelah design layout selesai

dilakukan oleh Tim creative. Kondisi seperti ini membuat proses

pengerjaan web service menjadi lama, dan menjadi kurang efektif dan

efisien.

Proses Usulan:

79  

Gambar 4.29 Usulan proses application development (backend)

Kami mengusulkan, selagi tim creative melakukan pengerjaan

design layout web nya, tim IT juga sudah bisa memulai pekerjaan

development nya. Terlebih lagi proses pengerjaan design layout oleh

creative membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga seharusnya

tim IT sudah bisa melakukan pengerjaan aplikasi admin (backend)

tanpa harus menunggu selesainya pengerjaan desain layout oleh tim

creative dan approval desain layout dari client. Keuntungan dari

pekerjaan paralel oleh 2 departemen ini adalah:

a. Pekerjaan pada bagian IT tidak akan menumpuk karena IT

sudah bisa mulai bekerja setelah approval project dari client

tanpa harus menunggu pengerjaan design layout oleh tim

Creative, sehingga waku pengerjaan project web service nya

pun bisa lebih cepat diselesaikan.

80  

b. Dengan adanya Form Web IT Brief IT dapat melakukan

pengerjaan pada beberapa aplikasi dengan detail pekerjaan

yang sudah tercantum pada form tersebut, dan pekerjaan dapat

disebar ke beberapa orang sesuai dengan kapasitasnya, serta

form yang ada.

c. Proses pengerjaan aplikasi Development untuk aplikasi admin

(backend) tersebut dilakukan berdasarkan urutan proses pada

SOP IT - Banner (SOP/IT/001).

4.4.2.5. Proses Application Development IT

(Frontpage)

Proses Sekarang:

Gambar 4.30 Proses application development (frontpage)

Saat ini, application development dilakukan setelah pengerjaan

design layout oleh tim creative. Proses ini menjadi bertele-tele dan

kurang efektif.

Proses Usulan:

81  

Gambar 4.31 Usulan proses application development (frontpage)

Kami mengusulkan bahwa Application development pada

bagian IT dibagi menjadi 2 bagian yaitu :

• Development untuk aplikasi admin (backend)

• Development untuk aplikasi web (frontpage)

Development untuk aplikasi admin (backend) dapat dilakukan

tanpa harus menunggu selesainya pengerjaan design layout oleh tim

creative dan approval design layout dari client. Dan development

untuk aplikasi pada frontpage web baru bisa dilakukan setelah design

layout diserahkan kepada IT untuk di online-kan pada server

development.

a. Dengan adanya Form Web IT Brief IT dapat melakukan

pengerjaan pada beberapa aplikasi dengan detail pekerjaan

82  

yang sudah tercantum pada form tersebut, dan pekerjaan dapat

disebar ke beberapa orang sesuai dengan kapasitasnya, serta

form yang ada.

b. Proses pengerjaan aplikasi Development untuk aplikasi web

(frontpage) tersebut dilakukan berdasarkan urutan proses pada

SOP IT - Banner (SOP/IT/001).

4.4.3. Iklan Baris

4.4.3.1. Proses Pengiriman File Iklan ke Publisher

Proses Sekarang:

Gambar 4.32 Proses pengiriman file iklan ke publisher

Pada proses yang saat ini sedang berjalan, proses pengiriman

iklan dari sisi KCM sebagai pihak agency ke beberapa publisher, saat

ini dilakukan oleh bagian IT Production. Pihak admin pada bagian

telemarketing akan mengkonfirmasi setiap hari kepada bagian IT

Production pada waktu tertentu untuk mengirimkan batch pemesanan

iklan baris untuk selanjutnya dikirimkan kepada publisher. Setelah itu

pihak admin akan melakukan kontak dengan pihak publisher untuk

83  

mengkonfirmasi penerimaan batch iklan yang sebelumnya telah

dikirim.

Kelemahan pada proses ini adalah :

a. Tidak adanya dokumentasi dan tanda bukti untuk proses

perpindahan kerja dari admin telemarketing kepada bagian IT

production sehingga jika terjadi suatu kesalahan pada proses

yang berjalan, akan sulit untuk melacak pada bagian mana

kesalahan tersebut terjadi.

Proses Usulan:

Gambar 4.33 Usulan proses pengiriman file iklan ke publisher

Usulan yang diberikan untuk proses ini adalah, dengan

menggunakan form IT brief maka dalam proses perpindahan pekerjaan

dari pihak admin telemarketing kepada IT production akan

terdeskripsi dalam dokumen yang resmi. Sehingga tracking dapat

dilakukan jika terjadi kesalahan pada proses tersebut.

Secara Fisik, Form IT Brief mendeskripsikan pekerjaan yang

dilakukan oleh IT yaitu mengirim file kepada publisher dan berisi

data-data file iklan yang akan dikirim kepada publisher dengan

approval dari pihak telemarketing dan IT production.

84  

4.4.4. Iklan Kolom

4.4.4.1. Proses Design Dummy Iklan Kolom

Proses Sekarang:

Gambar 4.34 Proses design dummy iklan kolom

Proses yang sekarang ini dilakukan memiliki kelemahan, yakni:

a. Proses konfirmasi space availibility kepada publisher yang

baru dilakukan setelah dummy selesai dibuat tidak efektif dan

efisien, karena apabila dummy sudah selesai dikerjakan dan

ternyata space iklannya sudah penuh, maka dummy iklan yang

telah dibuat tersebut menjadi sia-sia, dan waktu yang berjalan

pun juga terbuang sia-sia.

Proses Usulan:

85  

Gambar 4.35 Usulan proses design dummy iklan kolom

Usulan untuk proses pembuatan desain dummy pada iklan

kolom adalah :

a. Pembuatan desain dummy iklan kolom akan dikerjakan setelah

client melakukan pelunasan pembayaran, yang dalam

prosesnya sesuai dengan proses pada SOP Finance Invoicing

(SOP/FN/003).

Usulan proses iklan kolom ini memiliki kelebihan, yakni:

a. Adanya konfirmasi kepada publisher sebelum proses kerja

membuat tidak ada lagi dummy iklan yang sia-sia karena telah

dibuat namun space iklan yang tersedia sudah habis di pesan

oleh client lain.

b. Pembuatan design dummy iklan yang dilakukan setelah adanya

pelunasan pembayaran, dapat menjadikan efisiensi pada tenaga

86  

kerja untuk menghindari pembuatan design dummy untuk iklan

yang tidak dibayar atau di-cancel.

c. Untuk pengerjaan design dummy kepada departemen Creative,

kami mencoba memberi usulan untuk untuk melakukan proses

tersebut dengan menggunakan Form Kolom Creative Brief.

4.4.4.2. Proses Client Approval

Proses Sekarang:

Gambar 4.36 Proses client approval

Proses yang terjadi sekarang ini memiliki kelemahan dimana

selain form new order yang harus di tandatangani, client juga harus

menandatangni form confirmation order. Selain itu client juga harus

memberikan informasi data NPWP mereka dalam informasi yang

terpisah. Hal ini menjadikan proses yang berjalan tidak efektif dan

terlalu bertele-tele.

Proses Usulan:

87  

Gambar 4.37 Usulan proses client approval

Usulan yang diberikan untuk proses Client Approval adalah

dengan diadakannya Form Kolom Package, yang akan memiliki

kelebihan :

a. Client cukup memberikanapproval dengan menandatangani

form kolom package serta mengisi informasi yang

dibutuhkan untuk melakukan proses pemesanan seperti

informasi NPWP.

b. Form tersebut juga menjadi dokumen resmi untuk diproses

pada departemen finanace untuk proses invoice dan

penagihan.

4.4.4.3. Proses Finance Invoicing

Proses Sekarang:

Gambar 4.38 Proses finance invoicing

Proses yang sekarang ini berjalan pada alur proses finance

memiliki kekurangan dimana menggunakan 2 form yaitu form new

order yang berisi informasi nilai nominal dari order iklan dan

membutuhkan confirmation order yang dilampirkan bersama dengan

form new order.

88  

Proses Usulan:

Gambar 4.39 Usulan proses finance invoicing

Dengan menggunakan form kolom package sebagai tools

dalam mendapatkan informasi pemesanan oleh client, departemen

finance cukup menggunakan form tersebut untuk melakukan proses

invoicing dimana di dalamnya sudah terdapat semua informasi yang

dibutuhkan seperti nilai nominal penjualan dan informasi NPWP

client.

Proses pengerjaan invoice dilakukan berdasarkan urutan proses

pada SOP Finance - Invoice (SOP/FN/003) yang telah kami buat

sehingga proses kerja dilakukan secara bertahap dan teratur.

4.4.4.4. Proses Artwork Revision

Proses Sekarang:

Gambar 4.40 Proses artwork revision

89  

Proses yang sekarang ini berlangsung terdapat beberapa

kelemahan, seperti :

a. Telemarketing melakukan pemesanan order pada departemen

IT dengan cara informal, yakni dengan cara lisan atau email,

hal seperti ini mengakibatkan tidak adanya dokumentasi dari

setiap order, dan dapat menyebabkan kesalahan dalam

pembuatan atau menjadi pemicu sebuah masalah karena tidak

adanya bukti order.

b. Proses pengerjaan artwork yang selama ini dikerjakan oleh IT

tidak sesuai dengan fungsi IT yang seharusnya. Dimana

pengerjaan ini seharusnya dilakukan oleh departemen creative

yang memang bertanggung jawab penuh terhadap proses

pekerjaan yang berhubungan dengan design.

Proses Usulan:

Gambar 4.41 Usulan proses artwork revision

Usulan yang diberikan pada proses ini akan memiliki kelebihan

sebagai berikut:

90  

a. Proses pengerjaan artwork kini dikerjakan oleh departemen

creative dimana proses pengerjaan design dilakukan

berdasarkan urutan proses pada SOP Column-Creative

(SOP/CR/003).

b. Secara fisik proses artwork revision akan memiliki

dokumentasi resmi yaitu Form Kolom Creative Brief.

c. Adanya Traffic pada setiap departemen akan membuat proses

administrasi lebih teratur dimana traffic menjadi gerbang

penerimaan dan pengiriman order lintas departemen.

d. Proses quality control yang dilakukan baik pada departemen

sales dan pada departemen creative akan memastikan bahwa

order akan sesuai dengan permintaan client sesuai dengan

material brief yang diberikan.