21

BAB 4

HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

PT Kayaba Indonesia merupakan perusahaan otomotif

manufacturing yang memproduksi shock absorber, didirikan pada 25

Februari 1976. PT Kayaba Indonesia ini merupakan anak perusahaan Astra

International yang mana kepemilikan sahamnya dimiliki oleh ASTRA Otopart

(50%), Kayaba Industry Co. Ltd (30%), Toyota Tsusho Corporation (10%),

dan Yamaha Indonesia Motor Mfg. (10%).

PT Kayaba Indonesia ini memiliki 2 plant produksi, yaitu Plant I di

Kawasan Industri Pulogadung yang juga merupakan Head Office dan Plant II

di Kawasan Industri MM2100 Cibitung dengan luas tanah 100000 m2 dan luas

building factory 40130 m2 dan total karyawan sebesar 1742 orang. Dimana

Plant I ini digunakan untuk memproduksi shock absorber kendaraan roda 4

dan shock absorber untuk kereta api, sedangkan Plant II digunakan untuk

memproduksi shock absorber kendaraan roda 2.

Adapun struktur organisasi BOD PT Kayaba Indonesia adalah

sebagai berikut :

Board Of Commissioners

President Commissioners : Budi Setiawan Pranoto

22

Commissioners : Katsuma Ohara

Leonard Lembong

Eko Deddy Haryanto

Hitoshi Nitta

Ryoji Shimizu

Board Of Director

President Director : Janto Pangestu

Vice President Director : Koji Masuda

Director : Iwan Hariyanto

Djuanda Danuatmadja

Yo Nakaya

Hiroshi Ogawa

Yoshiteru Takahashi

Gunardi Hadi A.

Hiroyuki Isono

Dan untuk besarnya sales amount PT Kayaba Indonesia dalam

beberapa tahun belakangan adalah sebgai berikut :

Tahun 1998 : Rp 103.000.000.000

Tahun 1999 : Rp 181.000.000.000

Tahun 2000 : Rp 374.000.000.000

Tahun 2001 : Rp 505.000.000.000

Tahun 2002 : Rp 594.000.000.000

Tahun 2003 : Rp 578.000.000.000

23

Tahun 2004 : Rp 754.000.000.000

Tahun 2005 : Rp 1.018.000.000.000

Tahun 2006 : Rp 908.000.000.000

Sedangkan customer dari PT Kayaba Indonesia adalah sebagai

berikut :

Automobile :

PT Astra Daihatsu Motor ( Daihatsu )

PT Astra Nissan Diesel Indonesia ( Nissan Diesel )

PT Daimler Chrysler Indonesia ( Mercedes Benz )

PT General Motor Indonesia ( Chevrolet )

PT Hino Indonesia MFG. ( Hino )

PT Hyundai Indonesia Motor ( Hyundai )

PT Indomobil Suzuki International ( Suzuki )

PT KIA Mobil International ( KIA )

PT Krama Yudha Tiga Berlian Motor ( Mitsubishi )

PT National Assembler ( Mazda )

PT Nissan Motor Indonesia ( Nissan )

PT Pantja Motor ( Isuzu )

PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia ( Toyota )

PT Wahana Perkasa Autojaya ( Perkasa )

PT Body Maker Company ( 6 Customer )

Motorcycle :

PT Yamaha Indonesia Motor MFG. ( Yamaha )

24

PT Indomobil Suzuki International ( Suzuki )

PT Kawasaki Motor Indonesia ( Kawasaki )

PT Danmotor Indonesia ( Vespa )

Railway Vehicle :

PT Cakra Buana Pesona

After Market :

PT ASTRA Otopart ( Unit Astra Niaga )

PT ASTRA Komponen Indonesia

Export :

Daytona Int. Trading Corp. ( Daytona )

Incolmotos Yamaha S.A ( Yamaha Colombia )

Kayaba Industry Co., Ltd ( Suzuki japan )

Kayaba Vietnam ( Yamaha Vietnam )

Yamaha Motor Da Amazonia (Yamaha Brazil )

Suzuki Motorcycle Pakistan Co., Ltd ( Suzuki Pakistan )

4.2. Background Informasi

Pada suatu siang di bulan Februari 2001, Tutuka Andriyatno,

Direktur MIS, HRD, dan Warehouse memanggil Suroto Sunaryo, Manager

MIS. Dia diminta untuk mengembangkan suatu sistem aplikasi yang

terintegrasi, yang diharapkan nantinya dapat menghasilkan akurasi data stock

inventory dan transaksi yang ada di PT Kayaba Indonesia. Karena pada waktu

itu, sistem aplikasi yang digunakan di PT Kayaba Indonesia ada 3 yaitu sistem

25

aplikasi Man-Man, sistem aplikasi Foxpro, dan sistem aplikasi Power Builder.

Tutuka Andriyatno memanggil Suroto Sunaryo untuk membangun sistem

aplikasi yang dapat mengintegrasikan ketiga aplikasi tersebut. Karena ketiga

aplikasi yang berbeda tersebut sering mengakibatkan perbedaan stock

inventory yang ada sehingga menyebabkan kerugian pada perusahaan yang

cukup besar.

Berdasarkan keinginan dari pihak management tersebut akhirnya,

Suroto Sunaryo selaku Manager MIS kemudian memikirkan untuk mencari

sistem aplikasi apa yang cocok untuk menggantikan ketiga sistem aplikasi

yang lama tersebut, sehingga menghasilkan sistem aplikasi yang terintegrasi.

Kemudian Suroto Sunaryo mencari referensi mengenai sistem aplikasi yang

cocok dengan proses bisnis perusahaan. Melalui sharing knowledge yang

diadakan perusahaan-perusahaan dibawah ASTRA Otopart, Suroto Sunaryo

mencari tahu software apa yang cocok untuk PT Kayaba Indonesia. Setelah

dilakukan penelitian, akhirnya Suroto Sunaryo mencoba untuk mengajukan

proposal kepada pihak management mengenai software yang akan digunakan

untuk men-support proses bisnis PT Kayaba Indonesia yaitu software BaaN

ERP. Adapun alasan pemilihan menggunakan menggunakan software BaaN

ERP ini adalah sebgai berikut :

a. Menghasilkan integritas data yang tinggi, dimana hanya memiliki satu

data source.

b. Menghasilkan keakuratan data yang tinggi, tidak membingungkan, less

time untuk reconcile data.

26

c. Menghasilkan availability data yang tinggi, karena data bersifat online,

anytime, sehingga disini memudahkan top management dalam mengambil

keputusan yang cepat dan tepat.

d. Meningkatkan produktivitas dalam hal inventory reduction, dalam

produktivitas purchasing, BaaN ERP sistem menghasilkan schedule

pengiriman yang baik, priority yang baik, serta dalam membuat purchase

karyawan dapat membuat antisipasi ketersediaan stock material yang baik.

e. Meningkatkan produktivitas engineering dalam menghasilkan BOM ( Bill

Of Material) yang baik. Dari sis produktivitas quality, menghasilkan

schedule kedatangan material yang baik sehingga no rush order, yang

berarti better quality.

f. BaaN ERP sistem menghasilkan inventory control yang baik, improved

delivery, dan improved customer satisfaction.

g. BaaN ERP sistem merupakan tools dari top management dalam

melakukan reactive management dalam menentukan planned dan control

management.

h. Software BAAN ERP 5.0 ini, di kemudian hari dapat dilakukan

improvement sesuai dengan perkembangan sistem aplikasi (A computer

system that can meet future needs for improvement).

Atas dasar feature-feature yang ada pada software BaaN ERP

tersebut, kemudian Suroto Sunaryo mengajukan proposal project MIS kepada

pihak management.

27

Pada proposal tersebut Suroto Sunaryo mencari vendor-vendor yang

menawarkan software BaaN ERP tersebut. Adapun beberapa vendor software

BaaN ERP tersebut adalah sebagai berikut :

a. Atos Origin

b. IS3C

c. Godrej

d. BSI

Dalam proposal tersebut, juga disebutkan software paket yang ada

pada BaaN ERP itu, yaitu sebagai berikut :

a. BaaN ERP 5C Software

b. Annual Maintenance Fee

c. BaaN EBM

d. Oracle 8i Database

e. Implementation Fee.

Pada pengajuan proposal ini, tidak semudah yang dibayangkan

karena untuk mengimplementasikan software ERP membutuhkan biaya

investasi yang cukup besar. Oleh karena itu, pihak management meminta

Suroto Sunaryo untuk mencari referensi perusahaan mana saja yang

mengimplementasikan BaaN ERP di Indonesia maupun diluar negeri dan

bagaimana hasil implementasinya. Dan ketika menunggu proposal ini

disetujui oleh pihak management, pada bulan Mei 2001 Suroto Sunaryo

mengundurkan diri dari Kayaba Indonesia. Dengan kekosongan manager

MIS, maka project dipegang langsung oleh Tutuka Andriyatno selaku

28

Direktur MIS. Dan tak lama kemudian, pada bulan Juli masuk manager MIS

yang baru yaitu Ng Khin Tjai. Ng Khin Tjai inilah yang kemudian

meneruskan proposal yang sudah dibuat oleh Suroto Sunaryo sebelumnya.

Pada saat manager MIS dipegang oleh Ng Khin Tjai ini, proposal tersebut

disetujui oleh pihak management dengan nilai project paket BaaN ERP 5.C

sebesar US $ 299,200,00 dengan vendor software BaaN ERP yaitu BSI

Singapore.

Setelah proposal ini disetujui, maka Ng Khin Tjai kemudian

menyusun BaaN project schedule, mulai dari installasi software BaaN ERP

sampai dengan proses implementasinya ( untuk lebih jelasnya dapat dilihat di

lampiran ).

Sambil menunggu proses installasi software BaaN ERP, Ng Khin

Tjai membentuk struktur organisasi BaaN ERP untuk memudahkan dalam

proses pengimplementasian software BaaN ERP nantinya. Dan didalam

struktur organisasi BaaN ERP tersebut ditunjuk key user yang bertanggung

jawab untuk pengimplementasian software ERP di departemen masing-

masing.

4.3. Struktur Organisasi Implementasi BaaN ERP

Berikut ini adalah struktur organisasi implementasi software BaaN

ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia pada awal-awal implementasi pada tahun

2001.

29

Pada struktur organisasi implementasi BaaN ERP di PT Kayaba

Indonesia ini dipimpin oleh Steering Committee yang terdiri oleh BOD. Dan

secara operasional dipimpin oleh seorang project manager. Untuk mendukung

keberhasilan dalam pengimplementasian software BaaN ERP ini, maka

dibentuk area committee dibawahnya yaitu sebagai berikut :

a. Finance Area Committee

b. Manufacturing Area Committee

Gambar 4.1 Struktur organisasi implementasi BaaN ERP

30

c. Distribution Area Committee

d. Tools Area Committee

Dimana masing-masing area committee ini terdiri dari beberapa

team member dibawahnya guna mendukung kegiatan operasional di lapangan.

4.4. Proses Implementasi BaaN ERP di PT Kayaba Indonesia

Setelah struktur organisasi BaaN ERP terbentuk, masing-masing

key user mempersiapkan data-data yang diperlukan pada saat

pengimplementasian BaaN ERP. Diantaranya yaitu mempersiapkan proses

bisnis yang ada di masing-masing departemen, stock inventory yang nantinya

digunakan sebagai acuan stock di software BaaN ERP, mempersiapkan

trainning kepada end user di masing-masing departemen. Secara detail

prosesnya dapat dilhat pada lampiran mengenai BaaN Project Schedule. Pada

awal pengimplementasian BaaN ERP ini, pihak management memutuskan

untuk menjalankan aplikasi secara paralel yaitu antara current system dan new

system dengan BaaN ERP sambil menunggu akurasi stock inventory yang ada.

Pada Januari 2003, project installasi BaaN ERP telah selesai dan

siap Go Live. Pada saat Go Live ini, PT Kayaba Indonesia didampingi oleh

konsultan BaaN ERP dari BSI Singapore yang sudah include dalam

implementation fee. Pada saat Go Live, aplikasi dijalankan secara paralel

antara current system dan new system dengan BaaN ERP ini sesuai dengan

permintaan pihak management sambil melihat akurasi stock inventory yang

dihasilkan. Pada saat implementasi BaaN ERP ini, banyak dilakukan

31

customisasi repoting yang disesuaikan dengan kebutuhan reporting yang ada

di PT Kayaba Indonesia.

Pada bulan November 2003 dilakukan stock taking, guna

mengetahui stock inventory yang ada sekaligus untuk mencocokkan stock

inventory yang ada di software BaaN ERP. Setelah dilakukan proses stock

taking ini, diketahui bahwa stock inventory yang ada di software BaaN ERP

lebih akurat dibandingkan dengan yang ada di curent system.

Seiring dengan bertambahnya transaksi yang dilakukan di software

BaaN ERP, maka kebutuhan akan space hardisk server juga semakin besar

dan juga proses transaksi juga semakin lambat karena di akses oleh 2 plant

yantu Pulogadung dan Cibitung. Oleh karena itu perlu dilakukan penambahan

hardisk dan memori server.

Pada bulan Juli 2004, Ng Khin Tjai mengundurkan diri dari PT

Kayaba Indonesia. Pada saat kekosongan manager MIS, maka project BaaN

ERP ini dipegang oleh Iwan Hariyanto, selaku General Manager MIS dan

HRD. Dibawah coordinator project manager Iwan Hariyanto ini, PT Kayaba

Indonesia ganti menggunakan konsultan BaaN Biz Infosis dengan konsultan

Ilham Surya Nanggala dan transaksi di software BaaN ERP berjalan seperti

biasanya.

Januari 2005, akhir masuk manager MIS yang baru yaitu Edy Victor

dan Iwan Hariyanto naik posisi menjadi Direktur MIS, HRD, dan Warehouse

menggantikan Tutuka Andriyatno yang dimutasi ke perusahaan lain. Pada saat

manager MIS dipegang oleh Edy Victor ini, pihak management minta

32

dilakukan proses simplifikasi BaaN, yaitu proses pemangkasan terhadap

proses-proses yang ada di dalam software BaaN ERP sehingga proses yang

dilakukan di dalam software BaaN ERP ini menjadi lebih cepat. Pada proses

simplifikasi ini, banyak proses-proses yang dihilangkan yang dirasa tidak

perlu dilakukan sehingga bisa mempercepat transaksi yang ada pada software

BaaN ERP.

Pada Desember 2006, PT Kayaba Indonesia membeli server baru

yang nantinya digunakan untuk menggantikan server yang lama karena sudah

berusia lebih dari 10 tahun dengan tipe IBM series. Dengan penggantian

server ini diharapkan proses transaksi yang ada di software BaaN ERP

menjadi semakin cepat. Pada saat manager MIS dipegang oleh Edy Victor,

proses simplikasi berhasil dilakukan. Pada Agustus 2007, Edy Victor

mengundurkan diri sebagai manager MIS. Dan kemudian dia digantikan oleh

Edi Kurniawan sebagai manager MIS yang masuk pada bulan September

2007. Edi Kurniawan ini meneruskan project yang sudah dijalankan oleh Edy

Victor hingga saat ini dan melakukan improvement di dalam departemen MIS,

terutama berkaitan dengan pengimplementasian software BaaN ERP,

sehingga pengimplementasian software BaaN ERP ini dapat berjalan dengan

baik.

4.5. Global Bisnis Proses PT Kayaba Indonesia

PT Kayaba Indonesia merupakan perusahaan otomotif

manufacturing, dimana didalamnya terdapat departemen – departemen yang

33

bertanggung jawab pada proses bisnis yang ada masing-masing departemen

guna terlaksananya kegiatan operasional perusahaan. Adapun pihak-pihak

yang terlibat dalam global bisnis proses di PT Kayaba Indonesia adalah

sebagai berikut :

a. Customer

b. KYBJ ( Kayaba Japan )

c. Marketing

d. Warehouse Finish Good ( F/G )

e. Production Planning Control ( PPC )

f. Engineering

g. Procurement

h. Warehouse CKD / RM + Jigtools

i. Quality

j. Supplier

k. Accounting

l. Process Engineering & Maintenance

m. Production

Dimana masing-masing pihak diatas mempunyai peranan sendiri-

sendiri terhadap jalannya proses bisnis yang ada di PT Kayaba Indonesia agar

proses bisnis yang ada dapat berjalan dengan lancar dan baik.

34

Gambar 4.2 Global Bisnis Proses PT Kayaba Indonesia

35

4.6. Block Design Business Process PT Kayaba Indonesia

Pada block design business process ini berisi tentang proses bisnis

jalannya data yang ada pada sistem aplikasi yang digunakan di PT Kayaba

Indonesia. Aliran data tersebut berisi tentang data-data yang digunakan pada

bisnis proses yang ada di masing-masing departemen yang di PT Kayaba

Indonesia guna mendukung kegiatan operasional perusahaan. Adapun pada

block design business process di PT Kayaba Indonesia ini dibagi kedalam

beberapa block desig didalamnya, yaitu :

a. Costing

b. Production Control

c. Sales Administration

d. Purchase Control

Dimana masing-masing block design tersebut terdapat aliran data

yang saling memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya karena data

tersebut saling terkait dengan proses bisnis yang di PT Kayaba Indonesia.

36

Gambar 4.3 Block Design Business Process PT Kayaba Indonesia

37

4.7. Global Flow System BaaN ERP PT Kayaba Indonesia

Gambar 4.4 Global Flow System BAAN PT Kayaba Indonesia

38

Pada gambar flow sistem BaaN diatas, dapat dilihat dengan jelas

tentang gambaran flow sistem yang ada. Baik itu yang berkaitan dengan aliran

dokumen proses yang ada pada PT Kayaba Indonesia.

4.8. BaaN Workstation Schema PT Kayaba Indonesia

Pada dibawah ini, merupakan gambar skema tentang konfigurasi PC

client di masing-masing departemen yang ada di PT Kayaba Indonesia yang

menggunakan software BaaN ERP ini. Dimana masing-masing PC client ini

terhubung dengan server BaaN. Adapun BaaN schema workstation ini terdiri

dari 2 plant yaitu Pulogadung dan Cibitung. Antara plant Pulgadung dan

Cibitung secara sistem yang digunakan adalah sama, yang membedakan

adalah item yang digunakan pada masing-masing proses. Karena plant

Pulogadung untuk memproduksi sparepart shock absorber roda 4 dan plant

Cibitung untuk memproduksi sparepart shock absorber roda 2.

39

Gambar 4.5 BAAN Workstation Schema KYBI Pulogadung

40

4.9. Benefit Of Implementing Software BaaN ERP

Pada diagram diagram dibawah ini, menggambarkan mengenai kondisi

sistem yang berjalan sekarang dan keuntungan yang akan diperoleh setelah

mengimplementasikan software BaaN ERP.

BENEFIT OF IMPLEMENTING SOFTWARE BAAN ERP

No. DESCRIPTION CURRENT CONDITION

NEXT CONDITION ACTION BENEFIT

1 Inventory Control

Inventory data at Warehouse doesn’t conform to T&C because it uses 2 different software, which are not integrated (ManMan and FoxPro).

T&C, PPC and other related department could access inventory data inputted by Warehouse.

Use one integrated package software, so data could be access by every related department.

More efficient, better control, more accurate data, reduces airfreight, shortage delivery and production line stop.

Difficult to control on material usage per unit, purchase price per unit, etc. because doesn’t have program with those facilities.

Could produce variance analysis and then could control material usage, purchase price, etc.

Could do the control on material usage on each department and make better analysis à better CRP.

PPC doesn’t have up-to-date data at Warehouse, Subcontractor and WIP.

Data available up-to-date at Warehouse, Subcontractor and WIP.

More accurate material planning and better control on part shortage.

No integrated control between production and delivery.

There is integrated control between production and delivery.

Better order calculation, reduce human error and time consuming.

2 Warehouse Management

No administration to separate location for each material category such as good, rejects, consignment, etc.

Stock by location and material condition.

Use integrated software, which can overcome that entire problem.

Easy to locate goods, deviation analysis and FIFO could be implemented easier.

No cycle counting. Cycle counting could be done for selected item.

Increase in stock data accuracy.

No pallet management on requirement calculation and location identification.

Control on pallet. No line stop or late delivery due to pallet.

41

Could not use barcode technology

Could utilize barcode technology.

Reduce human error and increase data accuracy.

3 General Ledger Single entry journal. Multi journal entry Use integrated software, which have those functionality and security control.

More efficient on material and time.

Unable to print Ledger

Able to print journal

More efficient on material and time.

Low level security Higher level security

More assurance on security.

4 Costing Unable to calculate process cost and material cost in detail.

Able to calculate process cost and material cost in detail.

Change WIP calculation system to actual basis and use integrated software with capability to calculate cost variance.

More accurate and more detail on calculation of material cost and process cost.

WIP is pre-determined once in 6 month period (fix amount)

WIP is calculated in actual basis

Better control on WIP à minimized WIP

Could analyze cost variance à CRP.

5 Planning Could not implement Budget per department.

Able to implement Budget per department easier.

Use application software with Budgeting capability.

Able to control operational expenses, i.e.: expense and capital expenditure.

Production plan not flexible

Able to anticipate the effect of changes in schedule/order from customer, able to give faster order confirmation to customer (Available To Promise).

Use application which can do order simulation repeatedly and fast response time.

Better Customer Service.

MRP less accurate Better accuracy on MRP due to WIP inclusion on calculation.

Change work procedure, which enable to have actual WIP and integrate to MRP module.

Inventory optimization.

6 Bill of Material No integration. Fully integrated Use integrated software.

Accurate and efficient data which could make better result on :

Cost calculation.

Material requirement calculation.

Stock calculation at warehouse.

42

7 Product Cost Calculation

Less detail and accurate

Able to use ABC method, more accurate

Use an integrated application, which have ABC costing.

Shorter lead-time on quotation calculation à better customer service.

Semi manual Fully automatic

No integration Up to date

8 Capacity Requirement Planning

Not available Able to implement Capacity Planning.

Use an integrated application which could calculate Production Capacity

Able to have accurate and up to date data on condition of production machine capacity.

4.10. Department Requirement For Software BaaN Selection

Process

Didalam pengimplementasian software BaaN ERP ini, tentunya

banyak requirement yang diajukan oleh user selaku pengguna dari aplikasi ini

dalam menjalankan kegiatan proses yang berhubungan dengan departemennya

masing-masing. Adapun user requirement yang diajukan oleh masing-masing

departmen tersebut adalah sebagai berikut :

A. Marketing Requirement

1. General Requirement

a. Dapat menerima dan memproses fix order dan forecast order dari

customer berupa file/email ( 1bln fix order + 5 bln forecast order).

b. Order Tracking

- customer order versus production planning

- customer forecast versus production planning

43

c. Revisi Order ( penambahan, pengurangan, pembatalan, penundaan,

percepatan), baik pada bulan yang sama maupun lewat masa bulan

tersebut.

d. Back order.

e. Customer claim handling (RC, SPPC), ganti barang atau ganti

uang ditambah summary report-nya.

f. Delivery schedule, bisa partial delivery.

g. Invoicing, bisa partial invoicing.

h. Sales Forecast.

i. Sales order versus sales forecast (sampai dengan forecast 5 bln

yang lalu) bisa berupa graphical report.

j. Historical Sales Order versus Back Order ( Supply Performance to

Customer ) graphical report.

k. Sales Report : by Product Type, by Customer Group, etc.

2. Spesific Requirement

a. Pengiriman barang sample (baik yang free of charge maupun

tidak), entertainment, dan lain-lain.

b. New model project.

c. Price quotation calculation (with simulation capabilities).

d. Price history.

- Active period.

44

- By model.

- By percentage.

- Weighted.

e. Price changes mechanism : effective date.

f. One year and five year sales plan.

- By car/motorcycle model.

- By product type.

- Market share.

g. Inventory control of customer supplied product (example.: sticker,

knucle).

h. Inventory control of promotion material.

i. Monthly report, PPR report.r

j. Daily report : Plan versus actual delivery (schedule & kanban)

k. Promotion budget administration : Entertaintment & Joint Promo

(bisa berupa uang ataupun barang)

B. Production Planning Control ( PPC ) Requirement

1. General Requirement

45

a. Berdasarkan fix order dari marketing, memproses dan create

Master Production Schedule (MPS) serta Daily Production

Schedule.

b. Membuat Production Order / WO, dengan kemampuan pemisahan

part antara yang langsung di-supply dan yang dengan bon

permintaan (langsung dari Daily Production Schedule).

c. Monitoring production actual versus plan yang link/connect

dengan delivery schedule.

d. Integrasi data finished good transfer from production to

warehouse.

e. Up to date stock RM, CKD, F/G.

f. Capacity Requirement Planning (CRP).

g. Simulasi untuk customer order versus production plan versus

production capacity.

h. Fasilitas break-down part based on delivery schedule.

2. Spesific Requirement

a. History perubahan forecast.

b. Perhitungan additional order.

c. Intervensi kebutuhan part.

d. Print option, e.g. : regular or additional order.

46

e. Usage of kanban system.

C. Inventory Control Section

1. General Requirement

a. Proses MRP, with processing speed of 10 min. max.

b. History perhitungan Part Order Calculation.

c. Integrasi data inventory/stock, material incoming, Work In Process

(WIP).

d. Control of material usage at production floor.

e. Order tracking (fix order versus aktual kedatangan barang).

f. Actual order versus Forecast.

g. Previous Forecast versus Current Forecast by model.

h. Perhitungan Additional Order.

i. Option : Print to file excel.

j. Inventory level calculation dengan kemampuan untuk

melakukan trace-back untuk mencari ketidaksamaan dengan

plan/target.

2. Spesific Requirement

a. Monitoring rencana kedatangan barang berdasarkan Packing List /

Pre Invoice.

47

b. Barcode system.

c. Quota system untuk pengeluaran barang.

d. Calculation of equipment requirement, e.g. : plastic box, pallet.

D. Procurement Requirement

1. General Requirement

a. Dapat menerima Purchase Requisition (PR) dalam bentuk file,

memproses PR dan menerbitkan Purchase Order ke supplier

berdasarkan Vendor Percentage Allocation (on multi vendor item).

b. Satu PO bisa beberapa kali delivery.

c. Kontrol terhadap kedatangan / keterlambatan barang.

d. Klaim atas barang yang di Quality Control (QC) maupun yang

sudah ditransfer ke gudang barang return.

e. Monitoring Outstanding PR, outstanding PO summary &

detail.

f. Laporan Vendor Performance berdasarkan konsep Quality-Cost-

Delivery (QCD) dan Capacity.

g. Proses tagihan dari supplier.

h. Laporan Penyimpangan Delivery / Shipment.

i. Pricing.

48

- Dapat menampilkan dan mencetak harga dalam mata uang

asing (US$,S$,DM).

- Historical data kenaikan harga.

- Perbandingan harga dan penawaran.

j. Laporan On Time Delivery

2. Spesific Requirement

a. Revisi order : penambahan, pengurangan, pembatalan, penundaan

atau percepatan order.

b. Ada 2 macam order : lokal supplier dan overseas. Overseas PO

(khususnya ke KYB Jepang), mempunyai bentuk/format khusus

(a.l. : fix order + 3 bulan forecast order, quantity per line order <

99.999).

c. Selain pembelian untuk barang-baang produksi, juga terdapat

pembelian Jig & Tool dan pembelian barang-barang non produksi.

d. Terdapat non regular supplier / one time supplier, cash payment,

dan lain-lain.

e. Dapat secara otomatis melakukan alokasi order untuk part yang

mempunyai multi-vendor.

f. Order Control Report (bisa dalam bentuk grafik per item, per

supplier, per deviasi).

49

- Laporan Deviasi antara Forecast versus Actual Order.

- Laporan jumlah order per bulan pada saat PO diterbitkan.

- Monitoring order versus shipment.

g. Mengolah data pre-invoice sebagai contoh KYB-J kedalam bentuk

.dbf, transfer data ke PIB, dan dapat mengontrol / membandingkan

price yang ada dengan price pada pre-invoice.

h. Database document import.

- Input invoice, P/L, B/L, AWB, PIB, dan lain-lain.

- Menampilkan resume amount invoice per bulan, per supplier,

amount asuransi.

- Kontrol lama proses custom clearance ( grafik, rata-rata).

- Frekuensi delivery by air dan amount per bulan.

E. Quality Assurance Requirement

1. General Requirement

a. Menerima data PO dari Procurement berupa file dan kertas (tanpa

harga).

b. Menerima barang dari supplier berdasarkan schedule sesuai PO.

c. Melakukan Quality Check berdasarkan spesifikasi yang telah

ditentukan.

d. Mengembalikan barang yang tidak masuk spesifikasi.

e. Men-transfer barang ke warehouse department, CKD Part/RM

Section.

50

f. Vendor evaluation report : by quantity, by delivery, by model.

g. Customer claim evaluation report : by customer, by model.

h. Document control administration – untuk mengetahui dokumen-

dokumen yang valid yang beredar di pabrik.

i. Customer claim control.

- Menerima data claim – barang diganti atau ditolak.

- Mengelompokkan claim tersebut per customer dan per model

j. Defect and reject control.

- Menerima data defect & reject dan mengelompokkannya per

line.

- Membandingkan data tersebut dengan data bulan-bulan

sebelumnya.

2. Spesific Requirement

a. Control of Quality Record.

- Menerima data tentang dokumen yang masuk ke document

room.

- Mengontrol dokumen yang harus masuk ataupun keluar.

b. Monthly report.

- Summary tentang Customer Claim by product.

- Defect and Reject by Line.

- Claim part to vendor.

- Vendor performance report.

c. Laboratorium activity administration.

51

d. Calibration activity administration.

e. Measurement System Analysis (MSA) program.

f. Statistical Process Control Program.

F. Warehouse Requirement

KD Part / RM Section

1. General Requirement

a. Menerima barang dari QA yang telah di cek.

b. Meretur barang yang NG dari gudang ke QA/supplier.

c. Schedule pengiriman KD Part ke Produksi.

d. Mengeluarkan barang ke Produksi

e. Memonitor stock barang secara up-to-date.

2. Spesific Requirement

a. Mengatur penempatan barang digudang berdasarkan lokasi.

b. Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan FIFO.

c. Memakai dimensi/ukuran yang berbeda antara penerimaan barang

dan pengeluaran barang (missal : terima dalam satuan Kg, keluar

dalam satuan Batang)

d. Satu jenis barang bisa disimpan di lebih dari satu lokasi.

e. Kegiatan Stock Taking dapat dilaksanakan tanpa mengganggu

aktifitas transaksi harian.

F/G Section

a. General Requirement

a. Menerima F/G Delivery Schedule (dalam bentuk file dan kertas)

52

b. Memonitor schedule delivery harian.

c. Membuat Surat Jalan untuk pengiriman barang ke customer

(schedule & kanban).

d. Menerima barang retur dari customer.

e. Menerima barang F/G dari bagian Produksi sesuai dengan WO

(bisa menggunakan Barcode).

f. Mengeluarkan barang reject dari gudang.

g. Mengeluarkan barang untuk keperluan sample, claim, dll.

h. Mengontrol dan monitor back order.

i. Control stock yang terintegrasi antara Marketing, PPC, Produksi

dan Warehouse.

b. Spesific Requirement

a. Mengatur penempatan barang digudang berdasarkan lokasi.

b. Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan FIFO.

c. Merencanakan dan mengontrol pemakaian palet.

d. Reporting.

- Actual delivery (harian, mingguan, bulanan)

- Late delivery (harian, mingguan, bulanan)

G. Production Department Requirement

1. General Requirement

a. Menerima Work Order (WO) dalam bentuk file dan kertas.

b. Melakukan entry data transfer barang F/G ke warehouse

berdasarkan WO yang ada.

53

c. Laporan Hasil Produksi : (bisa per Line)

- Harian

- Bulanan

d. Laporan Outstanding WO harian.

e. Laporan Late Production harian.

f. Laporan reject, defect per mesin, per line.

g. Laporan Loss Time.

2. Spesific Requirement

a. Laporan efisiensi : MSPU

H. Process Engineering & Maintenance Requirement

Process Engineering Section :

1. General Requirement

a. Machinery administration.

b. Jig and Tool administration : inventory and ordering system.

c. Jig administration : identification, checking schedule and

reporting.

2. Spesific Requirement

a. Link proces cost ke accounting.

Maintenance Section :

1. General Requirement

a. Preventive Maintenance administration : Scheduling, inputting

and report.

b. Breakdown Maintenance.

54

c. Spare Part administration : inventory and ordering system.

2. Spesific Requirement

a. Database mesin.

b. Link permintaan dan pembelian part / tool ke Warehouse dan

Procurement (kontrol pembelian dan kedatangan).

I. Product Engineering Department Requirement

1. General Requirement

a. Engineering Data Management

- Data part yang perlu / mandatory harus diinput PDE adalah

sebagai berikut :

Part number

Description

Class Code : perlu diperjelas lagi karena yang menentukan

part tersebut import atau lokal adalah Procurement

department.

Marking number (hanya untuk F/G).

Customer number.

Consumption UOM Purchase UOM dan Conversion

factor-nya sebaiknya diisi oleh Procurement department.

Weight

Source Code (Buy or Make) dihubungkan dengan ‘Part

Location’

55

Consumption UOM (untuk produksi) conversion factor

diisi oleh PDE

Yield factor.

Data-data wajib isi tersebut harus diisi dulu baru bisa

lakukan ‘save record’.

- Setiap part number mempunyai field sendiri untuk berbagai

informasi.

- Setiap PDE menginput ‘New Part No.’, maka departemen lain

dapat dengan segera mengetahui dan diminta untuk segera

meng-input data-data / field lain yang diperlukan dan PDE

dapat memonitor apakah data part tersebut sudah lengkap atau

belum.

- Setiap part number yang tidak aktif lagi dalam kurun waktu

tertentu (yang akan ditentukan bersama kemudian), secara

otomatis diinformasikan ke PDE dept.

- Substitute part ( part yang dapat digunakan untuk

menggantikan suatu part lain).

b. Bill Of Material (BOM )

- Format BOM dapat dicetak dengan :

Dengan format ‘Part List’

Mencetak data yang aktif saja.

- Setiap BOM mempunyai ‘Control No.’

56

- Untuk setiap BOM yang menggunakan part tertentu (misalnya)

Part A dapat diganti dengan part lain (Part B) dengan hanya

satu langkah saja (tidak perlu merevisi BOM satu per satu).

Pilihan a) Change all BOM

b) Except BOM ( manual pick-up no. )

Apabila ada 2 part atau lebih yang direvisi, revision level

tidak akan berubah sebelum di execute.

Perubahan dilakukan hanya pada BOM yang aktif.

- BOM yang aktif saja yang bisa dibuat WO nya.

- Part A akan diganti part B, efektif saat part A sudah habis.

Kapan effective date ditentukan oleh komputer dengan

mempertimbangkan stock dengan forecast.

Order langsung menggunakan Part B.

- Grouping BOM

Beberapa BOM dapat dikelompokkan sesuai dengan project

untuk model tersebut, karena dalam satu project dapat terjadi

beberapa kali perubahan Kayaba number.

J. Treasury & Control Department Requirement

1. General Requirement

a. General Ledger

b. Account Receivable :

- Invoicing : Specific due date per customer

- Credit Note and Debit Note processing

57

- Customer Performance Evaluation

- A/R Schedule

c. Account Payable

- Specific due date per supplier

- Credit Note and Debit Note processing

- A/P Schedule

d. Product Costing : Standard Cost

e. Activity-Based Costing (ABC) – for quotation

f. Budget System : Preparation and Control, variance analysis

g. Fixed Asset Management: depreciation.

h. Cash Management.

2. Spesific Requirement

a. Receiving Voucher for non-sales transaction.

b. Payment Voucher for non-purchase transaction.

c. Outlook system : compose outlook report, comparing to budget

and data could transferred to MS-Excel.

4.11 Analisis Efektifitas Implementasi Software BaaN ERP 5.0

di PT Kayaba Indonesia

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di PT Kayaba Indonesia

berkaitan dengan pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 dapat

dilakukan dilakukan analisis sebagai berikut :

a. Interaksi user dengan penggunaan software BaaN ERP 5.0

58

Di PT Kayaba Indonesia dalam pengimplementasian software BaaN ERP

5.0 ini, dibentuk sebuah commitee yang didalamnya terdapat key user

yang bertangung jawab terhadap pengimplementasian software BaaN ERP

5.0 di departemennya masing-masing dan bertugas memberikan trainning

kepada user dilapangan. Selain itu, PT Kayaba Indonesia bekerja sama

dengan perusahaan di Astra Group yang menggunakan software BaaN

ERP dengan membentuk sebuah forum yang didalamnya melakukan

sharing atau bertukar pengalaman dalam melakukan implementasi

software BaaN ERP ini.

b. Isi (content) dari software BaaN ERP 5.0

Isi (content) dari software BaaN ERP 5.0 ini, sesuai dengan bidang

perusahaan yaitu manufacturing, feature-feature yang ada didalamnya

dapat memberikan integritas data yang baik, sehingga dapat menghasilkan

akurasi stock inventory yang baik.

c. IT support

IT support, disini memberikan support berkaitan dengan hardware &

infrastrukur yang mendukung implementasian software BaaN ERP di PT

Kayaba Indonesia. IT support ini lebih berperan pada awal-awal

pengimplementasian software BaaN ERP ini, setelah itu lebih banyak

melakukan maintenance sistem yang ada.

d. Dukungan manajemen terhadap pengimlementasian software BaaN ERP

5.0

59

Dukungan manajemen perusahaan ini sangatlah penting, karena segala

keputusan dalam pengimplementasi softaware ERP 5.0 diputuskan oleh

pihak manajemen perusahaan. Jadi dukungan manajemen perusahaan

sangat berpengaruh terhadap hasil yang akan dicapai dalam

pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia.

e. Feature dari software BaaN ERP 5.0

Ketersediaan feature-feature yang ada pada software BaaN ERP 5.0,

sangatlah mempengaruhi dalam mendukung proses transaksi yang ada di

lapangan. Karena semakin banyak feature-feature yang diberikan gunakan

mendukung proses transaksi, maka hasil yang akan dicapai juga akan

semakin baik sehingga dapat memberikan kegunaan yang maksimal bagi

perusahaan.

f. Latar belakang user selaku pengguna software BaaN ERP 5.0

Latar belakang user penggunaan ini dapat dipengaruhi dari usia pengguna,

background pendidikan, pengalaman kerja, level jabatan dan trainning

yang diberikan perusahaan. Dalam pengimplementasian software BaaN

ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia ruang lingkup kerja dalam menggunakan

software ini dibagi berdasarkan level jabatan & departemen yang terkait

dengan sistem. Disini latar belakang user tidak terlalu berpengaruh

terhadap pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba

Indonesia, karena selama user memperhatikan terhadap trainning yang

diberikan maka user dapat menggunakan software tersebut dengan baik.

Justru yang sangat berpengaruh adalah interaksi user yang menjalankan

60

implementasi software BaaN ERP 5.0, karena dengan adanya interaksi

user yang baik maka implementasi software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba

Indonesia dapat berjalan dengan baik.