Aplikasi E-SMART 2020

LOREM IPSUM PT HUTAMA KARYA

TRI WIJAYA KUSUMA

PT TEKNOLOGI APLIKASI SEJAHTERA

PT TEKNOLOGI APLIKASI SEJAHTERA

2

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ 2

Mengakses Aplikasi............................................................................................................ 4

Membuka Halaman Dashboard ......................................................................................... 5

Akun Pengguna Pada Aplikasi ............................................................................................ 6

Menambah User Baru .................................................................................................... 6

Mengatur Perizinan Pada Akun .......................................................................................... 8

Mempersiapkan Master Data .......................................................................................... 10

Divisi (Menambah Divisi Baru) ...................................................................................... 10

Menambah Proyek Baru............................................................................................... 11

Menambah Jenis Keahlian Pekerja ............................................................................... 12

Menambah Jenis Status Alat ........................................................................................ 14

Menambah Jenis Kategori Alat ..................................................................................... 15

Menambah Jenis Kondisi Alat ....................................................................................... 16

Menambah Jenis Operasional Alat ............................................................................... 17

Menambah Jenis Nama Alat ......................................................................................... 18

Menambah Jenis Kriteria Rating ................................................................................... 19

Menambah Kategori Dokumen .................................................................................... 21

Menambah Tindak Lanjut QA-TS .................................................................................. 23

Menambah Penyebab Tidak Sesuai .............................................................................. 24

Menambah Kriteria QHSE............................................................................................. 25

Melakukan Pengaturan ................................................................................................ 27

Menambah Jenis Kelompok Keahlian ........................................................................... 27

Menambah Jam Kerja .................................................................................................. 28

Menambah Kriteria Rating Alat .................................................................................... 29

Menambah Kriteria Rating Alat .................................................................................... 31

Menambah Rating Kriteria Subkon ............................................................................... 32

QHSSE MOBILE ................................................................................................................ 34

Menambah Cek Harian ................................................................................................. 34

3

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Laporan Tidak Sesuai ................................................................................. 36

Membuka QHSSE Report .............................................................................................. 38

E-SMART 2020 ................................................................................................................. 39

Menambah Data Pekerja .............................................................................................. 39

Mencetak Kartu QR Pekerja ......................................................................................... 41

Melihat Rekap Presensi ................................................................................................ 44

Melihat Data Subkon / Supplier.................................................................................... 45

Menambah Kontrak Subkon ......................................................................................... 46

Menambah Data Alat ................................................................................................... 48

4

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

Mengakses Aplikasi

Berikut ini adalah cara bagaimana anda dapat mengakses aplikasi E-Smart

1. Silahkan buka aplikasi peramban anda (Google chrome, Mozilla Firefox, Safari, dll.) 2. Ketikkan alamat URL aplikasi yaitu: hkqhse.com

3. Maka pada peramban anda akan muncul halaman seperti pada gambar dibawah ini

4. Isikan username dan password akun anda, setelah itu tekan “LOGIN”.

5

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

Membuka Halaman Dashboard

Berikut ini bagaimana cara untuk melihat statistik pada menu dashboard

1. Pilih menu dashboard

2. Maka akan muncul halaman seperti pada gambar dibawah ini

6

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

Akun Pengguna Pada Aplikasi

Sebelum bisa masuk ke sistem, tentunya perlu adanya akun yang bisa digunakan untuk bisa

masuk kesistem, akun pengguna hanya bisa diatur pada bagian admin.

Menambah User Baru

1. Pilih menu “Pengaturan” lalu pilih sub menu “Pengguna”

2. Maka akan muncul halaman seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah user baru, tekan tombol “+” pada bagian kiri atas halaman

4. Maka akan muncul form seperti pada gambar berikut.

7

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan yang ada 6. Pada bagian unit notifikasi, anda dapat mengatur notifikasi apa saja yang bisa akun

tersebut dapatkan. 7. Apabila telah selesai mengisi data, tekan tombol “add” untuk menyimpan data

8

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Mengatur Perizinan Pada Akun

Setiap akun tentunya memiliki tingkatan yang berbeda sehingga fungsi, hak dan kewajiban

tiap akun berbeda tergantung tingkatnya.

1. Buka menu “Pengaturan” lalu pilih sub menu “Level Pengguna”

2. Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini

3. Untuk menambah level baru, maka tekan tombol “+” 4. Maka akan muncul form seperti gambar dibawah ini

9

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan nama level dan permission yang bisa dilakukan, setelah itu tekan tombol “add” untuk menyimpan data

6. Untuk pengaturan lebih detail anda bisa menekan tombol permission seperti berikut (bertanda kotak merah)

7. Maka akan muncul form seperti pada gambar dibawah ini

Anda dapat mengatur beberapa perizinan sesuai dengan kebutuhan

8. Setelah selesai tekan tombol “update” untuk menyimpan perubahan

10

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Mempersiapkan Master Data

Untuk persiapan tahap awal aplikasi, master data berguna untuk kelengkapan pengisian data

pada sistem, apabila data induk belum terisi maka sistem tidak dapat berjalan dengan

semestinya (error).

Divisi (Menambah Divisi Baru)

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Divisi”.

2. Maka akan muncul halaman Divisi seperti pada gambar dibawah ini.

3. Untuk menambah divisi baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

11

Panduan Penggunaan

Panduan Admin 5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

Menambah Proyek Baru

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Proyek”

2. Maka akan muncul halaman Proyek seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Proyek baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

12

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

Menambah Jenis Keahlian Pekerja

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Jenis Keahlian Kerja”

2. Maka akan muncul halaman Jenis Keahlian Pekerja seperti pada gambar dibawah ini

13

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

3. Untuk menambah keahlian baru maka tekan tombol “+”

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

14

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Jenis Status Alat

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Jenis Status Alat”

2. Maka akan muncul halaman Status seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Status Alat baru maka tekan tombol “+”

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

15

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Jenis Kategori Alat

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Jenis Kategori Alat”

2. Maka akan muncul halaman Kategori Alat seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Kategori Alat baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

16

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Jenis Kondisi Alat

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Jenis Kondisi Alat”

2. Maka akan muncul halaman Kondisi Alat seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Kondisi Alat baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

17

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Jenis Operasional Alat

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Jenis Operasional Alat”

2. Maka akan muncul halaman Operasional Alat seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Operasional Alat baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

18

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Jenis Nama Alat

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Jenis Nama Alat”

2. Maka akan muncul halaman Nama Alat seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Operasional Alat baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

19

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

Menambah Jenis Kriteria Rating

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Kriteria Rating Pekerja”

2. Maka akan muncul halaman Jenis Kriteria Rating seperti pada gambar dibawah ini

20

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

3. Untuk menambah Kriteria Rating baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

21

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Kategori Dokumen

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Kategori Dokumen”

2. Maka akan muncul halaman Kategori Dokumen seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Kriteria Rating baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

22

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

23

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Tindak Lanjut QA-TS

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Tindak Lanjut”

2. Maka akan muncul halaman Tindak Lanjut seperti pada gambar dibawah ini

3. Untuk menambah Tindak Lanjut baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

24

Panduan Penggunaan

Panduan Admin 5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

Menambah Penyebab Tidak Sesuai

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Penyebab Tidak Sesuai”

2. Maka akan muncul halaman Penyebab QA-TS seperti pada gambar dibawah ini.

3. Untuk menambah Tindak Lanjut baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

25

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data

Menambah Kriteria QHSE

1. Buka menu “Master Data” lalu pilih sub menu “Kriteria QHSE”

2. Maka akan muncul halaman Kriteria QHSE seperti pada gambar dibawah ini.

26

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

3. Untuk menambah Tindak Lanjut baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

27

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Melakukan Pengaturan

Untuk persiapan tahap awal aplikasi, setelah mengisi master data, maka dilakukan

pengaturan aplikasi demi kelancaran dalam proses bisnis aplikasi.

Menambah Jenis Kelompok Keahlian

1. Buka menu “Pengaturan” lalu pilih sub menu “Jenis Kelompok Keahlian”.

2. Maka akan muncul halaman Kelompok Keahlian seperti pada gambar dibawah ini.

3. Untuk menambah kelompok keahlian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

28

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

Menambah Jam Kerja

1. Buka menu “Pengaturan” lalu pilih sub menu “Jam Kerja”.

2. Maka akan muncul halaman Jam Kerja seperti pada gambar dibawah ini.

29

Panduan Penggunaan

Panduan Admin 3. Untuk menambah kelompok keahlian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

Menambah Kriteria Rating Alat

1. Buka menu “Pengaturan” lalu pilih sub menu “Kriteria Rating Alat”

2. Maka akan muncul halaman Jenis Rating Kriteria Alat seperti pada gambar dibawah

ini.

30

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

3. Untuk menambah kelompok keahlian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

31

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Kriteria Rating Alat

1. Buka menu “Pengaturan” lalu pilih sub menu “Kriteria Rating Alat”.

2. Maka akan muncul halaman Jenis Rating Kriteria Alat seperti pada gambar dibawah

ini.

3. Untuk menambah kelompok keahlian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

32

Panduan Penggunaan

Panduan Admin 5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

Menambah Rating Kriteria Subkon

1. Buka menu “Pengaturan” lalu pilih sub menu “Kriteria Rating Subkon”

2. Maka akan muncul halaman Jenis Rating Kriteria Subkon seperti pada gambar

dibawah ini.

3. Untuk menambah kelompok keahlian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

33

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

34

Panduan Penggunaan

Panduan Admin QHSSE MOBILE

Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai aplikasi E-SMART QHSE

Menambah Cek Harian

1. Buka menu “QHSSE Mobile” lalu pilih sub menu “Cek Harian”

2. Maka akan muncul halaman Cek Harian pada gambar dibawah ini.

3. Untuk menambah laporan cek harian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

35

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

36

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Menambah Laporan Tidak Sesuai

1. Buka menu “QHSSE Mobile” lalu pilih sub menu “Tidak Sesuai”

2. Maka akan muncul halaman Tidak Sesuai pada gambar dibawah ini.

3. Untuk menambah laporan cek harian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

37

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

38

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Membuka QHSSE Report

1. Buka menu “QHSSE Report”

2. Maka halaman akan kealihkan ke aplikasi “https://qhse.hutamakarya.com/”

3. Login kedalam aplikasi dengan memasukkan “Username” dan “Password”.

39

Panduan Penggunaan

Panduan Admin E-SMART 2020

Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai panduan aplikasi E-Smart

Menambah Data Pekerja

1. Buka menu “Man Power” lalu pilih sub menu “Data Pekerja”

2. Maka akan muncul halaman Pekerja pada gambar dibawah ini.

3. Untuk menambah laporan cek harian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

40

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.

41

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Mencetak Kartu QR Pekerja

1. Pada Halaman pekerja pilih data pekerja yang akan di cetak kartu pekerjanya 2. Setelah itu tekan tombol pilih

3. Setelah itu tekan tombol “cetak Kartu QR”

4. Maka akan muncul seperti pada gambar dibawah ini

42

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Selain itu anda bisa memilih semua data pekerja dengan menekan tombol “pilih

semua”

6. Lalu tekan tombol cetak kartu QR, maka akan muncul halaman seperti pada gambar

dibawah ini

7. Untuk mencetak, tekan klik kanan, lalu pilih “Print”

43

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

8. Maka akan muncul halaman seperti pada gambari dibawah ini

9. Atur pengaturan pencetakan dokumen sesuai dengan kebutuhan, lalu tekan tombol

“print” untuk mencetak.

44

Panduan Penggunaan

Panduan Admin Memberikan Rating Pekerja

Melihat Rekap Presensi

1. Buka menu “Man Power” lalu pilih sub menu “Rekap Presensi”

2. Maka akan muncul halaman Rekap Kehadiran pada gambar dibawah ini.

3. Untuk melihat detail rekap kehadiran maka tekan tombol “kaca pembesar”.

4. Maka akan muncul detail seperti pada berikut ini.

45

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

Melihat Data Subkon / Supplier

1. Buka menu “Subkon” lalu pilih sub menu “Data Subkon”

2. Maka akan muncul halaman Subkon/Supplier pada gambar dibawah ini.

46

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

3. Untuk melihat detail rekap kehadiran maka tekan tombol “plus hitam”.

4. Maka akan muncul detail seperti pada berikut ini.

5. Anda bisa melihat detail kontrak subkon dan rating subkon

Menambah Kontrak Subkon

1. Buka menu “Subkon” lalu pilih sub menu “Kontrak Subkon”

47

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

2. Maka akan muncul halaman Subkon/Supplier pada gambar dibawah ini.

3. Untuk melihat detail rekap kehadiran maka tekan tombol “plus”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

5. Anda juga bisa menambah kontrak subkon pada halaman data subkon. Pada halaman

data subkon, pada bagian detail.

48

Panduan Penggunaan

Panduan Admin 6. Tekan tombol + untuk menambah kontrak baru.

7. Maka akan muncul form tambah subkon seperti pada penjelasan sebelumnya.

Menambah Data Alat

1. Buka menu “Alat Berat”

2. Maka akan muncul halaman Alat Berat pada gambar dibawah ini.

49

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

3. Untuk menambah laporan cek harian baru maka tekan tombol “+”.

4. Maka akan muncul form seperti pada berikut ini.

50

Panduan Penggunaan

Panduan Admin

5. Isikan data sesuai dengan kebutuhan, setelah itu tekan tombol “add” untuk

menyimpan data.