Post on 17-Feb-2023
LAPORAN OBSERVASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT POS INDONESIA
TUGAS PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSIInstruktur: Nabella Duta Nusa, SE, Ak., CA.
Oleh
(Sido Dea Auvia - 350766)
Program Diploma Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah
basis data menggunakan model dan media teknologi informasi
digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah
organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan
sesuatu yang penting di dalam mendukung proses pengambilan
keputusan oleh pihak manajemen. Sistem ini memanfaatkan
perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,
model manajemen dan basis data.
Sedangkan sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah,
menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan
pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan
dan pihak ekstern.
Sehingga sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk
membuat basis informasi strategis (strategic information
base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung
strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset
yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien
dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh,
banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer
tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye
pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen. Fungsi
dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi,
penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan.
Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end
user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi
sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan
yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi
strategis menyajikan end usersmanajerial dengan tantangan
manajerial yang besar.
Didalam system yang menjadi kendala dalam menerapkan system
informasi akuntansi salah satunya adalah biaya, karena tidak
mungkin dalam peningkantan system informasi tidak dibutukhanya
sebuah sumber pikiran dan tenaga yang entah didapat dari pihak
eksternal (perusahaan lain) untuk konsultasi ataupun pihak
pengembangan (development) sendiri. Selain itu penerapan dari
pergantian system informasi memakan waktu yang cukup lama dan
perlu pembiasaan bagi karyawan yang telah terlalu lama memakai
system terdahulu.
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong
operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi
operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi
keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan menanamkan
investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga
dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut
(barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya
investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk
memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat
ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan
cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan
mereka.
Saya meilih PT POS Indonesia karena pada matakuliah Sistem
Informasi Akuntansi telah diberikan tugas mengenai system
informasi juga, dan saya telah mengetahui lebih dulu dan
memberikan kemudahan dalam pengerjaan laporan observasi ini.
Tahapan yang saya lakukan terhadap laporan observasi ini
sebagian besar data sudah saya dapatkan dari wawancara pada
Perushaan PT Pos Indonesia kala itu, sehingga hanya perlu
menambahkan beberapa informasi yang bisa didapat dari
internet.
1.2 Tujuan Penulisan Laporan
Adapun tujuan dari penulisan laporan ini ialah :1. Untuk mengetahui seberapa baik perusahaan PT Pos Indonesia
menerapkan system infromasi akuntansi di dalam perusahaanya .
2. Memberikan feedback positif pada perusahaan terkait.
3. Untuk memenuhi tugas praktikum Sistem Informasi Akuntansi
2014.
1.3 Manfaat Penulisan Laporan
a. Akademisi
Para akademisi mampu menganalisa sebuah system iformasi
yang terkait guna menambah pengetahuan dan pengalaman
dalam menilai serta menidentifikasikan kebutuhan dan
masalah. Bekal latihan untuk menjadi konsultan sisitem
informasi.
b. Pemilik Usaha
Pemilik usaha dapat mengetahui kefektifitasan dari
penggunaan sistem informasi pada perusahaannya melalui
analasia flowchart dan dapat mempertimbangkan saran dari
penulis laporan bila dirasa mungkin.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Profil Umum Perusahaan
Pos Indonesia merupakan badan usaha milik negara yang
berbentuk perseroan terbatas atau sering disebut PT Pos
Indonesia. Pos Indonesia telah mengalami beberapa kali
perubahan sebelum akhirnya menjadi bentuk badan usaha
perseroan. Peralihan bentuk pos yang sebelumnya berupa
perusahaan umum menjadi perusahaan persero terdapat pada
peraturan pemerintah nomor 5 tahun 1995. Perusahaan tersebut
bergerak dalam bidang layanan jasa pengiriman (pos) dalam
bentuk barang maupun jasa. PT Pos Indonesia kini mampu
menunjukkan kreativitasnya dalam pengembangan bidang perposan
Indonesia dengan memanfaatkan infrastruktur jejaring yang
dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang
menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen
kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi
transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan
perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi PT Pos
Indonesia mempunyai jaringan yang sangat luas yaitu kurang
lebih 3800 kantor pos di Indonesia dan 3726 diantaranya telah
onlineserta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar.
Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain
secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk
mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di
Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat. PT Pos Indonesia
memiliki berbagai bentuk layanan diantaranya dalam bentuk
kantor pos sendiri, agen pos, pos keliling, pos sekolah,
postmall, dll. Melalui jaringan tersebut
2.2 Ruang Lingkup Bisnis
PT Pos Indonesia merupakan media yang strategis dalam
melakukan pengiriman barang dan jasa diantaranya layanan
kiriman pos domestik, layanan pengiriman pos internasional,
wesel pos domestik, wesel pos internasional, dan western
union. Produk tersebut terbagi menjadi tiga yaitu surat dan
paket terdiri dari : (pos express, surat pos biasa, paket pos,
pos kilat khusus, express mail service, admail pos, dan
filateli), jasa keuangan terdiri dari : (pos pay, wesel pos,
giro pos, fund distribution, dan bank changing) dan Logistik
terdiri dari : (customized, layanan kargo, wesel housing,
customs clearance, management inventory, marking &
leabelling/praposting, dan tracking). Inovasi terus dilakukan
oleh PT Pos Indonesia antara lain pengembangan Post Shop yang
merupakan pengembangan bisnis ritel Pos Indonesia yang
diimplementasikan untuk merubah kantor pos yang konvensional
menjadi kantor pos masa depan (modern) dengan pola layanan one
stop shopping, yaitu melayani postal service (jasa ritel pos)
berupa jasa pengiriman surat , paket jasa keuangan (postpay,
remmitance , dll), postalitems ( materai, perangko, produk
filateli), books & gift, stationary, digital imaging, gadget,
organizer, convenience goods, consumer goods, bread drink &
coffee shop, handycraft, online shopping dll. Saat ini PT Pos
Indonesia telah mempunyai 53 post shop yang tersebar di
Indonesia sehingga memudahkan masyarakat untuk mendapatkan
kebutuhan sehari-hari dengan mudah dijangkau.
2.3 Struktur Organisasi
2.4 Pengendalian Internal Perusahaan
Secara garis besar dalam pengendalian internal PT Pos
Indonesia dalam pengendalian sistem operasi dibagi menjadi dua
yaitu :
Manual :
Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara
manual
Penerimaan pendapatan hanya melalaui tunai dengan cara
langsung datang ke kantor pos
Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di
brankas
Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint
tapi dengan form yang belum terstandarisasi
Absensi karyawan dengan cara manual
Informasi antar divisi dilakukan dengan bertatap muka
langsung
Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda
Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan
dengan tanda tangan manual
Berbasis Komputer/CBIS :
Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan
komputerisasi sehingga kontrol dapat dilakukan dengan
mudah.
Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM,
Debit, Visa, Cek)
Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga kontrol atas
kas lebih terjamin
Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua
divisi dapat menerima informasi yang sama dari bukti
tersebut
Absensi karyawan yang terkomputerisasi sehingga dapat
terintegrasi ke bagian SDM sebagai informasi kehadiran
untuk penilai kinerja karyawan.
Informasi antar divisi dapat dilakukan secara
intranet/internet karena penyimpanan data semua divisi
dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi
sudah terintegrasi dengan aplikasi ERP
Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai
kebutuhan
Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda
tangan digital
Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi
dan setiap divisi diberi kata sandi agar lebih aman dalam
pencarian data
Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mudah
sehingga memudahkan dalam jejak audit
2.5 Siklus Bisnis dan Flowchart
Siklus Bisnis digambarkan melalui diagram konteks
Diagram Konteks :
http://1.bp.blogspot.com/-4p2F6560JVM/TxL5gKIBpuI/AAAAAAAAABc/G0uK7Tr5WgU/
s1600/7.png
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dari laporan observasi inventory pada PT Pos yang telah
dibuat, dapat disimpulkan bahwa sangat dibutuhkanya system
informasi yang merupakan komponen organisasi dalam
mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan
segala informasi mengenai status barang maupun keuangan dan
pengambilan keputusan bagi pihak perusahaan maupun pihak luar
perusahaan. Sistem informasi akuntansi dalam perusahaan yang
sudah didukung oleh teknologi informasi (SIA berbasis
komputer) merupakan bagian dari sistem yang ada yang dapat
memberikan informasi bagi semua tingkat manajemen, mulai dari
manajemen tingkat atas (Top Level Management) seperti direktur
dan Eksekutif, manajemen menengah (Midle Level Management)
seperti kepala cabang, divisi serta manajemen tingkat bawah
(Lower Level management) seperti mandor, supervisor.
3.2 Rekomendasi Perbaikan
Adapun saran yang dapat diberikan kepada perusahaan
meliputi :
1. Sistem Pencatatan bukti terima, laporan barang masuk,
laporan pengecekan status barang, laporan pengiriman
dilakukan dengan komputerisasi sehingga memudahkan dalam