LAPORAN OBSERVASI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT POS INDONESIA

TUGAS PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSIInstruktur: Nabella Duta Nusa, SE, Ak., CA.

Oleh

(Sido Dea Auvia - 350766)

Program Diploma Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi

Universitas Gadjah Mada2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah

basis data menggunakan model dan media teknologi informasi

digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah

organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan

sesuatu yang penting di dalam mendukung proses pengambilan

keputusan oleh pihak manajemen. Sistem ini memanfaatkan

perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,

model manajemen dan basis data.

Sedangkan sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen

organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah,

menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan

pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan

dan pihak ekstern.

Sehingga sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk

membuat basis informasi strategis (strategic information

base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung

strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset

yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien

dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh,

banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer

tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye

pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen. Fungsi

dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi,

penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan.

Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end

user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi

sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan

yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi

strategis menyajikan end usersmanajerial dengan tantangan

manajerial yang besar.

Didalam system yang menjadi kendala dalam menerapkan system

informasi akuntansi salah satunya adalah biaya, karena tidak

mungkin dalam peningkantan system informasi tidak dibutukhanya

sebuah sumber pikiran dan tenaga yang entah didapat dari pihak

eksternal (perusahaan lain) untuk konsultasi ataupun pihak

pengembangan (development) sendiri. Selain itu penerapan dari

pergantian system informasi memakan waktu yang cukup lama dan

perlu pembiasaan bagi karyawan yang telah terlalu lama memakai

system terdahulu.

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong

operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi

operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi

keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan menanamkan

investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga

dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut

(barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya

investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk

memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat

ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan

cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan

mereka.

Saya meilih PT POS Indonesia karena pada matakuliah Sistem

Informasi Akuntansi telah diberikan tugas mengenai system

informasi juga, dan saya telah mengetahui lebih dulu dan

memberikan kemudahan dalam pengerjaan laporan observasi ini.

Tahapan yang saya lakukan terhadap laporan observasi ini

sebagian besar data sudah saya dapatkan dari wawancara pada

Perushaan PT Pos Indonesia kala itu, sehingga hanya perlu

menambahkan beberapa informasi yang bisa didapat dari

internet.

1.2 Tujuan Penulisan Laporan

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini ialah :1. Untuk mengetahui seberapa baik perusahaan PT Pos Indonesia

menerapkan system infromasi akuntansi di dalam perusahaanya .

2. Memberikan feedback positif pada perusahaan terkait.

3. Untuk memenuhi tugas praktikum Sistem Informasi Akuntansi

2014.

1.3 Manfaat Penulisan Laporan

a. Akademisi

Para akademisi mampu menganalisa sebuah system iformasi

yang terkait guna menambah pengetahuan dan pengalaman

dalam menilai serta menidentifikasikan kebutuhan dan

masalah. Bekal latihan untuk menjadi konsultan sisitem

informasi.

b. Pemilik Usaha

Pemilik usaha dapat mengetahui kefektifitasan dari

penggunaan sistem informasi pada perusahaannya melalui

analasia flowchart dan dapat mempertimbangkan saran dari

penulis laporan bila dirasa mungkin.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Profil Umum Perusahaan

Pos Indonesia merupakan badan usaha milik negara yang

berbentuk perseroan terbatas atau sering disebut PT Pos

Indonesia. Pos Indonesia telah mengalami beberapa kali

perubahan sebelum akhirnya menjadi bentuk badan usaha

perseroan. Peralihan bentuk pos yang sebelumnya berupa

perusahaan umum menjadi perusahaan persero terdapat pada

peraturan pemerintah nomor 5 tahun 1995. Perusahaan tersebut

bergerak dalam bidang layanan jasa pengiriman (pos) dalam

bentuk barang maupun jasa. PT Pos Indonesia kini mampu

menunjukkan kreativitasnya dalam pengembangan bidang perposan

Indonesia dengan memanfaatkan infrastruktur jejaring yang

dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang

menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen

kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi

transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan

perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi PT Pos

Indonesia mempunyai jaringan yang sangat luas yaitu kurang

lebih 3800 kantor pos di Indonesia dan 3726 diantaranya telah

onlineserta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar.

Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain

secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk

mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di

Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat. PT Pos Indonesia

memiliki berbagai bentuk layanan diantaranya dalam bentuk

kantor pos sendiri, agen pos, pos keliling, pos sekolah,

postmall, dll. Melalui jaringan tersebut

2.2 Ruang Lingkup Bisnis

PT Pos Indonesia merupakan media yang strategis dalam

melakukan pengiriman barang dan jasa diantaranya layanan

kiriman pos domestik, layanan pengiriman pos internasional,

wesel pos domestik, wesel pos internasional, dan western

union. Produk tersebut terbagi menjadi tiga yaitu surat dan

paket terdiri dari : (pos express, surat pos biasa, paket pos,

pos kilat khusus, express mail service, admail pos, dan

filateli), jasa keuangan terdiri dari : (pos pay, wesel pos,

giro pos, fund distribution, dan bank changing) dan Logistik

terdiri dari : (customized, layanan kargo, wesel housing,

customs clearance, management inventory, marking &

leabelling/praposting, dan tracking). Inovasi terus dilakukan

oleh PT Pos Indonesia antara lain pengembangan Post Shop yang

merupakan pengembangan bisnis ritel Pos Indonesia yang

diimplementasikan untuk merubah kantor pos yang konvensional

menjadi kantor pos masa depan (modern) dengan pola layanan one

stop shopping, yaitu melayani postal service (jasa ritel pos)

berupa jasa pengiriman surat , paket jasa keuangan (postpay,

remmitance , dll), postalitems ( materai, perangko, produk

filateli), books & gift, stationary, digital imaging, gadget,

organizer, convenience goods, consumer goods, bread drink &

coffee shop, handycraft, online shopping dll. Saat ini PT Pos

Indonesia telah mempunyai 53 post shop yang tersebar di

Indonesia sehingga memudahkan masyarakat untuk mendapatkan

kebutuhan sehari-hari dengan mudah dijangkau.

2.3 Struktur Organisasi

2.4 Pengendalian Internal Perusahaan

Secara garis besar dalam pengendalian internal PT Pos

Indonesia dalam pengendalian sistem operasi dibagi menjadi dua

yaitu :

Manual :

Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara

manual

Penerimaan pendapatan hanya melalaui tunai dengan cara

langsung datang ke kantor pos

Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di

brankas

Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint

tapi dengan form yang belum terstandarisasi

Absensi karyawan dengan cara manual

Informasi antar divisi dilakukan dengan bertatap muka

langsung

Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda

Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan

dengan tanda tangan manual

Berbasis Komputer/CBIS :

Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan

komputerisasi sehingga kontrol dapat dilakukan dengan

mudah.

Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM,

Debit, Visa, Cek)

Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga kontrol atas

kas lebih terjamin

Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua

divisi dapat menerima informasi yang sama dari bukti

tersebut

Absensi karyawan yang terkomputerisasi sehingga dapat

terintegrasi ke bagian SDM sebagai informasi kehadiran

untuk penilai kinerja karyawan.

Informasi antar divisi dapat dilakukan secara

intranet/internet karena penyimpanan data semua divisi

dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi

sudah terintegrasi dengan aplikasi ERP

Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai

kebutuhan

Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda

tangan digital

Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi

dan setiap divisi diberi kata sandi agar lebih aman dalam

pencarian data

Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mudah

sehingga memudahkan dalam jejak audit

2.5 Siklus Bisnis dan Flowchart

Siklus Bisnis digambarkan melalui diagram konteks

Diagram Konteks :

http://1.bp.blogspot.com/-4p2F6560JVM/TxL5gKIBpuI/AAAAAAAAABc/G0uK7Tr5WgU/

s1600/7.png

Flowchart (Penerimaan Barang)

Flowchart (Pengiriman Barang)

Flowchart (Pengecekan Barang)

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dari laporan observasi inventory pada PT Pos yang telah

dibuat, dapat disimpulkan bahwa sangat dibutuhkanya system

informasi yang merupakan komponen organisasi dalam

mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan

segala informasi mengenai status barang maupun keuangan dan

pengambilan keputusan bagi pihak perusahaan maupun pihak luar

perusahaan. Sistem informasi akuntansi dalam perusahaan yang

sudah didukung oleh teknologi informasi (SIA berbasis

komputer) merupakan bagian dari sistem yang ada yang dapat

memberikan informasi bagi semua tingkat manajemen, mulai dari

manajemen tingkat atas (Top Level Management) seperti direktur

dan Eksekutif, manajemen menengah (Midle Level Management)

seperti kepala cabang, divisi serta manajemen tingkat bawah

(Lower Level management) seperti mandor, supervisor.

3.2 Rekomendasi Perbaikan

Adapun saran yang dapat diberikan kepada perusahaan

meliputi :

1. Sistem Pencatatan bukti terima, laporan barang masuk,

laporan pengecekan status barang, laporan pengiriman

dilakukan dengan komputerisasi sehingga memudahkan dalam

menindaklanjuti barang yang bermasalah serta guna

meningkatkan efisiensi dan efektifitas perushaan.

2. Jumlah dokumen bukti terima kiriman 4 dokumen bisa

diminimanilisir menjadi 3 dokumen karena pencatatan bukti

terima kiriman kepada perusahaan bisa langsung didapat

dari laporan barang masuk.