Perencanaan Strategi Teknologi Informasi

dan Konsep Pengelolaannya

Ridwan Rahmatillah, S.Kom (57.101.12.014)

Mahasiswa Magister Sistem Informasi

Program Pascasarjana – UNIKOM Bandung

Dalam rangka memenuhi salah satu tugas matakuliah Information

System Strategy

Peran Teknologi Informasi (TI) di sebuah organisasi selayaknya

untuk mendukung pencapaian organisasi tersebut. Untuk mencapai

tujuan tersebut maka perlu dipastikan adanya keselarasan (IT

Alignment) antara TI dengan visi dan misi organisasi tersebut.

Arsitektur TI organisasi yang dibangun tentunya perlu

mendukung hal tersebut. IT Strategic/Master Plan merupakan

sebuah rencana induk bagi TI sebuah organisasi yang sangat

diperlukan guna menjamin TI dan implementasinya dapat benar-

benar optimal mendukung pencapaian tujuan strategis jangka

panjang organisasi tersebut. Penerapan TI di suatu perusahaan

tidak selamanya selaras dengan strategi dan tujuan organisasi.

Untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap infrastruktur dan

Pengelolaan TI yang ada agar dapat selalu dipastikan

kesesuaian infrastruktur dan pengelolaan yang ada dengan

tujuan organisasi.

Keyword : IT Strategic Planning, IT Governance, Framework.

Definisi Perencanaan

(Planning)

Menurut Robbins dan Coulter

(2002, p200), perencanaan

adalah suatu proses yang

melibatkan penentuan sasaran

atas tujuan organisasi,

menyusun strategi secara

menyeluruh untuk mencapai

sasaran yang ditetapkan dan

mengembangkan hierarki

rencana secara menyeluruh

untuk meng-integrasikan dan

mengkoordinasikan kegiatan.

Perencanaan dibuat sebagai

upaya untuk merumuskan apa

yang sesungguhnya ingin

dicapai oleh sebuah

organisasi atau perusahaan

serta bagaimana sesuatu yang

ingin dicapai tersebut dapat

diwujudkan melalui

serangkaian rumusan rencana

kegiatan tertentu.

Definisi Strategi

Menurut Thomson & Strickland

(2005, p1), strategi

perusahaan adalah strategi

yang terdiri atas langkah-

langkah kompetitif dan

pendekatan-pendekatan bisnis

yang digunakan oleh manager

untuk menarik dan memuaskan

pelanggan, bersaing,

mengembangkan bisnis,

melaksanakan operasional

sehari-hari dan mencapai

tujuan yang ditargetkan.

Strategi perusahaan

mengindikasikan pilihan-

pilihan yang diambil tentang

bagaimana perusahaan

mendapatkan pelanggan,

merespon, perubahan-perubahan

pasar, ber-kompetisi,

mengembangkan bisnis dan

bagaimana cara untuk mencapai

target.

Menurut Robson (1997, p5),

strategi merupakan suatu pola

pendayagunaan dan alokasi

sumber daya dalam sebuah

organisasi, dimana pola

tersebut menformulasikan

tujuan utama organisasi dan

serangkaian usaha yang harus

dilakukan untuk mencapai

tujuan tersebut. Dari

beberapa definisi di atas

mengenai strategi, dapat

disimpulkan bahwa strategi

adalah rencana tentang

serangkaian manufer yang

mencakup seluruh elemen yang

kasat mata maupun yang tak

kast mata untuk menjamin

keberhasilan mencapai tujuan.

Proses IT Strategic Planning

Dalam lingkungan bisnis yang

sangat kompetitif saat ini,

perencanaan anggaran yang

berorientasi pra kiraan tidak

cukup untuk menjamin daya

tahan dan keunggulan

organisasi. Organisasi harus

terlibat dalam perencanaan

strategis yang secara jelas

mendefinisikan tujuan dan

mempertimbangkan internal dan

eksternal untuk merumuskna

dan menerapkan strategi,

mengevaluasi kemajuan, dan

membuat penyesuaian yang

diperlukan untuk tetap pada

jalur pencapaian tujuannya.

Tampilan yang disederhanakan

dari proses perencanaan

strategis ditunjukkan dengan

diagram berikut :

Gambar 2. Strategic Planning

Process

Gambar 3. Framework Strategy

Planning

"The strategic intent of our IT strategy

is to enable the business to win in the

marketplace every day, with every

customer, and with every purchase. By

repositioning IT assets, we will

empower our employees so that they

can routinely delight and excite our

customers. Through our unique

appreciation of the value if IT, we will

elevate our IT to the point where it

becomes a compelling and durable

contributor to the sustainable and

temporary competitive advantage of

the business. In this way IT will enable

the business to impress its attitude on

the marketplace and prevail over its

competitiors who have already lost."

Bernard H Boar (2001).

IT Governance

IT Governance bukan bidang

yang terpisah dari

pengelolaan organisasi,

melainkan merupakan komponen

dari pengelolaan organisasi

secara keseluruhan, dengan

tanggung jawab utama yang

memastikan kepentingan

stakeholder diikutsertakan

dalam penyusunan strategi

organisasi, memberikan arahan

kepada proses-proses yang

menerapkan strategi

organisasi, memastikan

proses-proses tersebut

menghasilkan keluaran yang

terukur, memastikan adanya

informasi mengenai hasil yang

diperoleh dan memastikan

keluaran yang dihasilkan

sesuai dengan yang

diharapkan. Penerapan TI di

suatu perusahaan tidak

selamanya selaras dengan

strategi dan tujuan

organisasi. Untuk itu perlu

dilakukan analisis terhadap

infrastruktur dan Pengelolaan

TI yang ada agar dapat selalu

dipastikan kesesuaian

infrastruktur dan pengelolaan

yang ada dengan tujuan

organisasi.

Analisis yang dilakukan

haruslah berdasarkan standar

yang umum dan diakui secara

luas. Ada beberapa standar

yang telah mendapat pengakuan

secara luas, antara lainITIL,

ISO/IEC 17799,

COSO dan COBIT.

Dengan menggunakan standar-

standar tersebut, maka tujuan

penerapan TI di sebuah

perusahaan akan sesuai dengan

tujuan yang diharapkan dan

menghindarkan dari terjadinya

kerugian akibat risiko-risiko

penerapan yang tidak

terpetakan.

Konsep IT Governance

Penerapan TI di perusahaan

akan dapat dilakukan dengan

baik apabila ditunjang dengan

suatu pengelolaan TI (IT

Governance) dari mulai

perencanaan sampai

implementasinya. Definisi IT

Governance menurut ITGI

adalah: “Suatu bagian

terintegrasi dari

kepengurusan perusahaan serta

mencakup kepemimpinan dan

struktur serta proses

organisasi yang memastikan

bahwa TI perusahaan

mempertahankan dan memperluas

strategi dan tujuan

organisasi.”

Kegunaan IT Governance adalah

untuk mengatur penggunaan TI,

dan memastikan performa TI

sesuai dengan tujuan berikut

ini :

1.  Keselarasan TI dengan

perusahaan dan realisasi

keuntungan-keuntungan

yang dijanjikan dari

penerapan TI.

2. Penggunaan TI agar

memungkinkan perusahaan

mengekploitasi

kesempatan yang ada dan

memaksimalkan

keuntungan.

3.  Penggunaan sumber daya

TI yang bertanggung

jawab.

4.  Penanganan manajemen

risiko yang terkait TI

secara tepat.

Alasan terpenting mengapa IT

governance penting adalah

bahwa ekspektasi dan realitas

sering kali tidak sesuai.

Shareholder perusahaan selalu

berharap tentang perusahaan

untuk :

1. Memberikan solusi TI

dengan kualitas yang

bagus, tepat waktu, dan

sesuai dengan anggaran.

2. Menguasai dan

menggunakan TI untuk

mendatangkan keuntungan.

3. Menerapkan TI untuk

meningkatkan efisiensi

dan produktifitas sambil

menangani risiko TI.

IT governance yang tidak

efektif akan menjadi awal

terjadinya pengalaman buruk

yang dihadapi perusahaan

seperti:

1. Kerugian bisnis,

berkurangnya reputasi, dan

melemahnya posisi kompetisi.

2. Tenggat waktu yang

terlampaui, biaya lebih

tinggi dari yang

diperkirakan, dan kualitas

lebih rendah dari yang telah

diantisipasi.

3. Efisiensi dan proses

inti perusahaan terpengaruh

secara negatif oleh rendahnya

kualitas penggunaan TI.

4. Kegagalan inisiatif TI

untuk melahirkan inovasi atau

memberikan keuntungan yang

dijanjikan.

Dalam studi ITGI mengenai

Status Global Penguasaan IT,

ada 10 masalah besar di

bidang TI yang dialami oleh

para CEO dan CIO, yaitu

1. Kurangnya pandangan

mengenai seberapa baik TI

berfungsi.

2. Kegagalan operasional

TI.

3. Masalah penempatan

karyawan bidang TI.

Kegunaan TI Governance adalah

untuk mengatur penggunaan TI,

dan memastikan performa TI

sesuai dengan tujuan berikut

ini :

1. Keselarasan TI dengan

perusahaan dan realisasi

keuntungan-keuntungan yang

dijanjikan dari penerapan TI.

2. Penggunaan TI agar

memungkinkan perusahaan

mengekploitasi kesempatan

yang ada dan memaksimalkan

keuntungan.

3. Penggunaan sumber daya TI

yang bertanggung jawab.

4. Penanganan manajemen

risiko yang terkait TI secara

tepat.

Alasan terpenting mengapa IT

governance penting adalah

bahwa ekspektasi danrealitas

sering kali tidak sesuai.

Shareholder perusahaan selalu

berharap perusahaan untuk :

1. Memberikan solusi TI

dengan kualitas yang bagus,

tepat waktu, dan sesuai

dengan anggaran.

2. Menguasai dan menggunakan

TI untuk mendatangkan

keuntungan.

3. Menerapkan TI untuk

meningkatkan efisiensi dan

produktifitas sambil

menangani risiko TI.

IT governance yang tidak

efektif akan menjadi awal

terjadinya pengalaman buruk

yang dihadapi perusahaan,

seperti:

1. Kerugian bisnis,

berkurangnya reputasi, dan

melemahnya posisi kompetisi.

2. Tenggat waktu yang

terlampaui, biaya lebih

tinggi dari yang

diperkirakan, dan kualitas

lebih rendah dari yang telah

diantisipasi.

3. Efisiensi dan proses inti

perusahaan terpengaruh secara

negatif oleh rendahnya

kualitas penggunaan TI.

4. Kegagalan inisiatif TI

untuk melahirkan inovasi atau

memberikan keuntungan yang

dijanjikan.

Dalam studi ITGI mengenai

Status Global Penguasaan IT,

ada 10 masalah besar di

bidang TI yang dialami oleh

para CEO dan CIO, yaitu

1. Kurangnya pandangan

mengenai seberapa baik TI

berfungsi.

2. Kegagalan operasional

TI.

3. Masalah penempatan

karyawan bidang TI.

4. Jumlah masalah dan

kejadian dalam TI.

5. Biaya TI yang tinggi

dengan perolehan kembali

modal (ROI) yang rendah.

6. Kurangnya pengetahuan

mengenai sistem penting.

7. Kurangnya kemampuan

mengelola data.

8. Pemutusan hubungan

antara strategi TI dan

bisnis.

9. Ketergantungan pada

entitas di luar pengawasan

langsung.

10. Jumlah kesalahan yang

disebabkan oleh sistem

penting.

11. Jumlah masalah dan

kejadian dalam TI.

Marios Damianides, ketua

internasional ITGI

menyatakan, "Hasil-hasil ini

menunjukkan kesenjangan

antara masalah TI dan

pendahuluan rencana aksi

untuk memusatkan perhatian

pada masalah tersebut".

Penggunaan standar IT

Governance mempunyai

keuntungan-keuntungan sebagai

berikut:

1. The Wheel Exists –

penggunaan standar yang sudah

ada dan mature akan sangat

efisien. Perusahaan tidak

perlu mengembangkan sendiri

frameworkdengan mengandalkan

pengalamannya sendiri yang

tentunya sangat terbatas.

2. Structured – standar-

standar yang baik menyediakan

suatu framework yang sangat

terstruktur yang dapat dengan

mudah difahami dan diikuti

oleh manajemen. Lebih lanjut

lagi, framework yang

terstruktur dengan baik akan

memberikan setiap orang

pandangan yang relatif sama.

3. Best Practices –

standar-standar tersebut

telah dikembangkan dalam

jangka waktu yang relatif

lama dan melibatkan ratusan

orang dan organisasi di

seluruh dunia. Pengalaman

yang direfleksikan dalam

model-model pengelolaan yang

ada tidak dapat dibandingkan

dengan suatu usaha dari satu

perusahaan tertentu.

4. Knowledge Sharing –

dengan mengikuti standar yang

umum, manajemen akan dapat

berbagi ide dan pengalaman

antar organisasi melalui user

groups, website, majalah,

buku, dan media informasi

lainnya.

5. Auditable – tanpa

standar baku, akan sangat

sulit bagi auditor, terutama

auditor dari pihak ketiga,

untuk melakukan kontrol

secara efektif. Dengan adanya

standar, maka baik manajemen

maupun auditor mempunyai

dasar yang sama dalam

melakukan pengelolaan TI dan

pengukurannya.

Model Standar IT Governance

Ada berbagai standar model IT

Governance yang banyak

digunakan saat ini, antara

lain:

1. ITIL (The IT

Infrastructure Library)

2. ISO/IEC 17799 (The

International Organization

for Standardization / The

International

Electrotechnical Commission)

3. COSO (Committee of

Sponsoring Organization of

the Treadway Commission)

4. COBIT (Control

Objectives for Information

and related Technology)

DAFTAR PUSTAKA

slide presentasi "Chap 1 :

Introduction Information

System Strategy", Dr. Ir.

Yeffry Handoko Putra, M.T,

Magister Sistem Informasi

UNIKOM Bandung.

slide presentasi "Chap 2 : IT

Strategic Principle", Dr.

Ir. Yeffry Handoko Putra,

M.T, Magister Sistem

Informasi UNIKOM Bandung.

library.binus.ac.id/eColls/

eThesisdoc/.../TSA-2012-

0050%20BAB%202.pdf

http://artikel-teknologi-

informasi.blogspot.com/

2012/10/artikel-standar-

framework-pada-proses.html

http://www.ivitc.com/

index.php?

option=com_content&view=cat

egory&id=3&Itemid=12