Perencanaan Strategi Teknologi Informasi
dan Konsep Pengelolaannya
Ridwan Rahmatillah, S.Kom (57.101.12.014)
Mahasiswa Magister Sistem Informasi
Program Pascasarjana – UNIKOM Bandung
Dalam rangka memenuhi salah satu tugas matakuliah Information
System Strategy
Peran Teknologi Informasi (TI) di sebuah organisasi selayaknya
untuk mendukung pencapaian organisasi tersebut. Untuk mencapai
tujuan tersebut maka perlu dipastikan adanya keselarasan (IT
Alignment) antara TI dengan visi dan misi organisasi tersebut.
Arsitektur TI organisasi yang dibangun tentunya perlu
mendukung hal tersebut. IT Strategic/Master Plan merupakan
sebuah rencana induk bagi TI sebuah organisasi yang sangat
diperlukan guna menjamin TI dan implementasinya dapat benar-
benar optimal mendukung pencapaian tujuan strategis jangka
panjang organisasi tersebut. Penerapan TI di suatu perusahaan
tidak selamanya selaras dengan strategi dan tujuan organisasi.
Untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap infrastruktur dan
Pengelolaan TI yang ada agar dapat selalu dipastikan
kesesuaian infrastruktur dan pengelolaan yang ada dengan
tujuan organisasi.
Keyword : IT Strategic Planning, IT Governance, Framework.
Definisi Perencanaan
(Planning)
Menurut Robbins dan Coulter
(2002, p200), perencanaan
adalah suatu proses yang
melibatkan penentuan sasaran
atas tujuan organisasi,
menyusun strategi secara
menyeluruh untuk mencapai
sasaran yang ditetapkan dan
mengembangkan hierarki
rencana secara menyeluruh
untuk meng-integrasikan dan
mengkoordinasikan kegiatan.
Perencanaan dibuat sebagai
upaya untuk merumuskan apa
yang sesungguhnya ingin
dicapai oleh sebuah
organisasi atau perusahaan
serta bagaimana sesuatu yang
ingin dicapai tersebut dapat
diwujudkan melalui
serangkaian rumusan rencana
kegiatan tertentu.
Definisi Strategi
Menurut Thomson & Strickland
(2005, p1), strategi
perusahaan adalah strategi
yang terdiri atas langkah-
langkah kompetitif dan
pendekatan-pendekatan bisnis
yang digunakan oleh manager
untuk menarik dan memuaskan
pelanggan, bersaing,
mengembangkan bisnis,
melaksanakan operasional
sehari-hari dan mencapai
tujuan yang ditargetkan.
Strategi perusahaan
mengindikasikan pilihan-
pilihan yang diambil tentang
bagaimana perusahaan
mendapatkan pelanggan,
merespon, perubahan-perubahan
pasar, ber-kompetisi,
mengembangkan bisnis dan
bagaimana cara untuk mencapai
target.
Menurut Robson (1997, p5),
strategi merupakan suatu pola
pendayagunaan dan alokasi
sumber daya dalam sebuah
organisasi, dimana pola
tersebut menformulasikan
tujuan utama organisasi dan
serangkaian usaha yang harus
dilakukan untuk mencapai
tujuan tersebut. Dari
beberapa definisi di atas
mengenai strategi, dapat
disimpulkan bahwa strategi
adalah rencana tentang
serangkaian manufer yang
mencakup seluruh elemen yang
kasat mata maupun yang tak
kast mata untuk menjamin
keberhasilan mencapai tujuan.
Proses IT Strategic Planning
Dalam lingkungan bisnis yang
sangat kompetitif saat ini,
perencanaan anggaran yang
berorientasi pra kiraan tidak
cukup untuk menjamin daya
tahan dan keunggulan
organisasi. Organisasi harus
terlibat dalam perencanaan
strategis yang secara jelas
mendefinisikan tujuan dan
mempertimbangkan internal dan
eksternal untuk merumuskna
dan menerapkan strategi,
mengevaluasi kemajuan, dan
membuat penyesuaian yang
diperlukan untuk tetap pada
jalur pencapaian tujuannya.
Tampilan yang disederhanakan
dari proses perencanaan
strategis ditunjukkan dengan
diagram berikut :
Gambar 2. Strategic Planning
Process
Gambar 3. Framework Strategy
Planning
"The strategic intent of our IT strategy
is to enable the business to win in the
marketplace every day, with every
customer, and with every purchase. By
repositioning IT assets, we will
empower our employees so that they
can routinely delight and excite our
customers. Through our unique
appreciation of the value if IT, we will
elevate our IT to the point where it
becomes a compelling and durable
contributor to the sustainable and
temporary competitive advantage of
the business. In this way IT will enable
the business to impress its attitude on
the marketplace and prevail over its
competitiors who have already lost."
Bernard H Boar (2001).
IT Governance
IT Governance bukan bidang
yang terpisah dari
pengelolaan organisasi,
melainkan merupakan komponen
dari pengelolaan organisasi
secara keseluruhan, dengan
tanggung jawab utama yang
memastikan kepentingan
stakeholder diikutsertakan
dalam penyusunan strategi
organisasi, memberikan arahan
kepada proses-proses yang
menerapkan strategi
organisasi, memastikan
proses-proses tersebut
menghasilkan keluaran yang
terukur, memastikan adanya
informasi mengenai hasil yang
diperoleh dan memastikan
keluaran yang dihasilkan
sesuai dengan yang
diharapkan. Penerapan TI di
suatu perusahaan tidak
selamanya selaras dengan
strategi dan tujuan
organisasi. Untuk itu perlu
dilakukan analisis terhadap
infrastruktur dan Pengelolaan
TI yang ada agar dapat selalu
dipastikan kesesuaian
infrastruktur dan pengelolaan
yang ada dengan tujuan
organisasi.
Analisis yang dilakukan
haruslah berdasarkan standar
yang umum dan diakui secara
luas. Ada beberapa standar
yang telah mendapat pengakuan
secara luas, antara lainITIL,
ISO/IEC 17799,
COSO dan COBIT.
Dengan menggunakan standar-
standar tersebut, maka tujuan
penerapan TI di sebuah
perusahaan akan sesuai dengan
tujuan yang diharapkan dan
menghindarkan dari terjadinya
kerugian akibat risiko-risiko
penerapan yang tidak
terpetakan.
Konsep IT Governance
Penerapan TI di perusahaan
akan dapat dilakukan dengan
baik apabila ditunjang dengan
suatu pengelolaan TI (IT
Governance) dari mulai
perencanaan sampai
implementasinya. Definisi IT
Governance menurut ITGI
adalah: “Suatu bagian
terintegrasi dari
kepengurusan perusahaan serta
mencakup kepemimpinan dan
struktur serta proses
organisasi yang memastikan
bahwa TI perusahaan
mempertahankan dan memperluas
strategi dan tujuan
organisasi.”
Kegunaan IT Governance adalah
untuk mengatur penggunaan TI,
dan memastikan performa TI
sesuai dengan tujuan berikut
ini :
1. Keselarasan TI dengan
perusahaan dan realisasi
keuntungan-keuntungan
yang dijanjikan dari
penerapan TI.
2. Penggunaan TI agar
memungkinkan perusahaan
mengekploitasi
kesempatan yang ada dan
memaksimalkan
keuntungan.
3. Penggunaan sumber daya
TI yang bertanggung
jawab.
4. Penanganan manajemen
risiko yang terkait TI
secara tepat.
Alasan terpenting mengapa IT
governance penting adalah
bahwa ekspektasi dan realitas
sering kali tidak sesuai.
Shareholder perusahaan selalu
berharap tentang perusahaan
untuk :
1. Memberikan solusi TI
dengan kualitas yang
bagus, tepat waktu, dan
sesuai dengan anggaran.
2. Menguasai dan
menggunakan TI untuk
mendatangkan keuntungan.
3. Menerapkan TI untuk
meningkatkan efisiensi
dan produktifitas sambil
menangani risiko TI.
IT governance yang tidak
efektif akan menjadi awal
terjadinya pengalaman buruk
yang dihadapi perusahaan
seperti:
1. Kerugian bisnis,
berkurangnya reputasi, dan
melemahnya posisi kompetisi.
2. Tenggat waktu yang
terlampaui, biaya lebih
tinggi dari yang
diperkirakan, dan kualitas
lebih rendah dari yang telah
diantisipasi.
3. Efisiensi dan proses
inti perusahaan terpengaruh
secara negatif oleh rendahnya
kualitas penggunaan TI.
4. Kegagalan inisiatif TI
untuk melahirkan inovasi atau
memberikan keuntungan yang
dijanjikan.
Dalam studi ITGI mengenai
Status Global Penguasaan IT,
ada 10 masalah besar di
bidang TI yang dialami oleh
para CEO dan CIO, yaitu
1. Kurangnya pandangan
mengenai seberapa baik TI
berfungsi.
2. Kegagalan operasional
TI.
3. Masalah penempatan
karyawan bidang TI.
Kegunaan TI Governance adalah
untuk mengatur penggunaan TI,
dan memastikan performa TI
sesuai dengan tujuan berikut
ini :
1. Keselarasan TI dengan
perusahaan dan realisasi
keuntungan-keuntungan yang
dijanjikan dari penerapan TI.
2. Penggunaan TI agar
memungkinkan perusahaan
mengekploitasi kesempatan
yang ada dan memaksimalkan
keuntungan.
3. Penggunaan sumber daya TI
yang bertanggung jawab.
4. Penanganan manajemen
risiko yang terkait TI secara
tepat.
Alasan terpenting mengapa IT
governance penting adalah
bahwa ekspektasi danrealitas
sering kali tidak sesuai.
Shareholder perusahaan selalu
berharap perusahaan untuk :
1. Memberikan solusi TI
dengan kualitas yang bagus,
tepat waktu, dan sesuai
dengan anggaran.
2. Menguasai dan menggunakan
TI untuk mendatangkan
keuntungan.
3. Menerapkan TI untuk
meningkatkan efisiensi dan
produktifitas sambil
menangani risiko TI.
IT governance yang tidak
efektif akan menjadi awal
terjadinya pengalaman buruk
yang dihadapi perusahaan,
seperti:
1. Kerugian bisnis,
berkurangnya reputasi, dan
melemahnya posisi kompetisi.
2. Tenggat waktu yang
terlampaui, biaya lebih
tinggi dari yang
diperkirakan, dan kualitas
lebih rendah dari yang telah
diantisipasi.
3. Efisiensi dan proses inti
perusahaan terpengaruh secara
negatif oleh rendahnya
kualitas penggunaan TI.
4. Kegagalan inisiatif TI
untuk melahirkan inovasi atau
memberikan keuntungan yang
dijanjikan.
Dalam studi ITGI mengenai
Status Global Penguasaan IT,
ada 10 masalah besar di
bidang TI yang dialami oleh
para CEO dan CIO, yaitu
1. Kurangnya pandangan
mengenai seberapa baik TI
berfungsi.
2. Kegagalan operasional
TI.
3. Masalah penempatan
karyawan bidang TI.
4. Jumlah masalah dan
kejadian dalam TI.
5. Biaya TI yang tinggi
dengan perolehan kembali
modal (ROI) yang rendah.
6. Kurangnya pengetahuan
mengenai sistem penting.
7. Kurangnya kemampuan
mengelola data.
8. Pemutusan hubungan
antara strategi TI dan
bisnis.
9. Ketergantungan pada
entitas di luar pengawasan
langsung.
10. Jumlah kesalahan yang
disebabkan oleh sistem
penting.
11. Jumlah masalah dan
kejadian dalam TI.
Marios Damianides, ketua
internasional ITGI
menyatakan, "Hasil-hasil ini
menunjukkan kesenjangan
antara masalah TI dan
pendahuluan rencana aksi
untuk memusatkan perhatian
pada masalah tersebut".
Penggunaan standar IT
Governance mempunyai
keuntungan-keuntungan sebagai
berikut:
1. The Wheel Exists –
penggunaan standar yang sudah
ada dan mature akan sangat
efisien. Perusahaan tidak
perlu mengembangkan sendiri
frameworkdengan mengandalkan
pengalamannya sendiri yang
tentunya sangat terbatas.
2. Structured – standar-
standar yang baik menyediakan
suatu framework yang sangat
terstruktur yang dapat dengan
mudah difahami dan diikuti
oleh manajemen. Lebih lanjut
lagi, framework yang
terstruktur dengan baik akan
memberikan setiap orang
pandangan yang relatif sama.
3. Best Practices –
standar-standar tersebut
telah dikembangkan dalam
jangka waktu yang relatif
lama dan melibatkan ratusan
orang dan organisasi di
seluruh dunia. Pengalaman
yang direfleksikan dalam
model-model pengelolaan yang
ada tidak dapat dibandingkan
dengan suatu usaha dari satu
perusahaan tertentu.
4. Knowledge Sharing –
dengan mengikuti standar yang
umum, manajemen akan dapat
berbagi ide dan pengalaman
antar organisasi melalui user
groups, website, majalah,
buku, dan media informasi
lainnya.
5. Auditable – tanpa
standar baku, akan sangat
sulit bagi auditor, terutama
auditor dari pihak ketiga,
untuk melakukan kontrol
secara efektif. Dengan adanya
standar, maka baik manajemen
maupun auditor mempunyai
dasar yang sama dalam
melakukan pengelolaan TI dan
pengukurannya.
Model Standar IT Governance
Ada berbagai standar model IT
Governance yang banyak
digunakan saat ini, antara
lain:
1. ITIL (The IT
Infrastructure Library)
2. ISO/IEC 17799 (The
International Organization
for Standardization / The
International
Electrotechnical Commission)
3. COSO (Committee of
Sponsoring Organization of
the Treadway Commission)
4. COBIT (Control
Objectives for Information
and related Technology)
DAFTAR PUSTAKA
slide presentasi "Chap 1 :
Introduction Information
System Strategy", Dr. Ir.
Yeffry Handoko Putra, M.T,
Magister Sistem Informasi
UNIKOM Bandung.
slide presentasi "Chap 2 : IT
Strategic Principle", Dr.
Ir. Yeffry Handoko Putra,
M.T, Magister Sistem
Informasi UNIKOM Bandung.
library.binus.ac.id/eColls/
eThesisdoc/.../TSA-2012-
0050%20BAB%202.pdf
http://artikel-teknologi-
informasi.blogspot.com/
2012/10/artikel-standar-
framework-pada-proses.html
http://www.ivitc.com/
index.php?
option=com_content&view=cat
egory&id=3&Itemid=12
Top Related