Pengelolaan Database

Pengumpulan, Pengisian, Pengolahan dan Penyajian Database

Pengumpulan, Pengisian,Pengolahan dan Penyajian

Database

Disampaikan dalam:PEMBINAAN PEGAWAI BIDANG PENGEMBANGAN WEBSITE

BALAI PELATIHAN KONSTRUKSI YOGYAKARTAYogyakarta, 14 s.d. 16 Juli 2010

Dartar Isi1.Pendahuluan........................................................2

1.1........................................................Pengantar.................................................................2

1.2...........................................................Tujuan.................................................................2

1.3........................................Lingkup Penguasaan Materi.................................................................2

3.Metoda Pengumpulan Data............................................2

4.Latihan 1: Membangun Database Daftar Tenaga kerja Konstruksi.......3

7.Latihan 2: Membuat Form Pengisian dan Mengisi Data................10

8.Latihan 3: Menyaring Database.....................................12

9.Latihan 4: Mengolah Database......................................13

6.Latihan 5: Membuat Tampilan Grafik................................18

7.Latihan 6: Menyajikan Pelaporan Data Base.........................20

1


1. Pendahuluan1.1 PengantarPada sesi hari pertama dan kedua pada kegiatan pembinaan pegawai BidangPengembangan Website ini, telah diajarkan kepada peserta tentangbagaimana cara mengoperasikan system pengelolaan database melaluiMs.Access. Pada sesi penyampaian materi ini akan dilatihkan kepadapeserta bagaimana menggunakan Ms.Acces. Ms.Word dan Ms.Excel dalammenyusun format-format dalam lingkup pengumpulan, pengisian, pengolahandan penyajian database dalam Sistem informasi Manajemen berbasis Websiteterkait pengelolaan kegiatan pelatihan yang menjadi tugas utama dariBalai Pelatihan Konstruksi Yogyakarta.

1.2 TujuanTujuan dari penyampaian materi ini adalah sebagai berikut ini;

1. Peserta dapat melakukan pengumpulan dan pengisian data base2. Peserta dapat melakukan pengolahan dan penyajian data base

1.3 Lingkup Penguasaan MateriLingkup penguasaan mater yang akan disampaikan meliputi:

1. Metoda pengumpulan data-data 2. Cara pengisian (inputing) data base3. Metoda pengolahan data-data4. Metoda penyajian data (tabulasi dan grafik)5. Mempresentasikan data

Model penyampaian pelatihan akan dilakukan melalui latihan-latihan yangharus diselesaikan oleh peserta dengan bimbingan dari instruktur. Setiaplatihan akan diberikan uraian tahapan-tahapan penyelesaian pemecahannya.Semoga materi ini dapat diterima dengan baik oleh peserta dan bermanfaatbagi pelaksanaan tugas pelatihan yang diemban oleh SDM internal BalaiPelatihan Konstruksi Yogyakarta.

Pada latihan ini peserta akan ditutun untuk membangun suatu database yangakan digunakan dalam suatu Sistem Informasi Manajemen kegiatan pelatihan.Peserta akan membangun suatu system database yang dapat mengumpulkan danmenginformasikan data-data hasil pelatihan oleh BPKY, meliputi data-data:

2


1. Lokasi Kabupaten/Kota dan Provinsi pelaksanaan pelatihan dan ujikompetensi

2. Tahun pelaksanaan pelatihan3. Jenis pelatihan dan uji kompetensi4. Data Peserta Pelatihan5. Peserta Lulus Uji Kompetensi/Tenaga Kerja Bersertifikat

3. Metoda Pengumpulan DataDalam penyusunan suatu data base, pada tahap awal data-data harusdikumpulkan terlebih dahulu, metoda pengumpulan data dapat dilakukandengan tahapan sebagai berikut ini:

1. Tentukan tujuan pengumpulan data, bertujuan untuk inventarisasi atauevaluasi dsb.

2. Buat form isian data dalam bentuk table dan atau daftar cheklist3. Laksanakan pengumpulan data secara bertahap dan cermat bisanya

dilakukan pleh pencacah “enumerator”4. Bangun sistem database berbasis komputer5. Lakukan entry data6. Data dapat diolah dan diinformasikan

4. Latihan 1: Membangun Database Daftar Tenaga kerjaKonstruksi

Anda ditugaskan oleh Kepala Balai untuk membuat Database daftar tenagakerja konstruksi peserta kegiatan-kegiatan pelatihan yang telahdiselenggarakan oleh balai pada kurun waktu Tahun 2005 hingga Tahun 2007.

Langkah Penyelesaian:1. Buka Ms.Access2. Buat Database baru klik Blank Database

3


3. Simpan Database beri nama file: “Kegiatan Pelatihan dan UjiKompetensi” pilih folder dimana file akan disimpan, selanjutnya klikoke

4. Lalu klik Create maka akan tampil sebagai berikut

4


5. Close table di atas dengan langkah berkut klik table 1>klikkanan>close>no lalu buat table baru dengan klik create> table design

6. Klik Create>Table Design untuk membuat table database baru7. Masukan Field name sebagai berikut

5


8. Tambahkan baris dengan clik kanan di atas baris yang akan ditambahlalu klik insert row

9. lalu tambahkan filed name sehingga filed name lengkapnya terdiridari:

Nama Tenaga Kerja Jenis kelamin Tempat lahir Tanggal Lahir Alamat Tingkat Pendidikan Terakhir Pelatihan dan Uji Kompetensi Kabupaten/Kota

6


Provinsi Tahun Status Kelulusan Lampiran Foto Lampiran Daftar Riwayat Hidup Jumlah

10. Atur Data Type, dengan mengklik pada baris yang dimaksud laluklik pada tanda panah kebawah lalu pilih data type yang diinginkansesuai kebutuhan jenis data apakah type, number, data dsb.

11. Lakukan point diatas pada semua data, sehingga menjadi sepertiini

7


12. Buat Data Type jenis pilihan untuk field name Jenis kelaminberi pilihan pria atau wanita dengan klik panah kebawah>Lookupwizard

13. Lalu klik pilihan “I will type in the values that I want”

8


14. Lalu ketik “Pria” dan “Wanita” sebagai berkut lalu klik next

15. Lalu klik Finish

9


16. Buat data type jenis pilihan dengan cara yang sama pada fieldname:

a. Tingkat Pendidikan terakhir, dengan pilihan: SLTA D3 S1

b. Pelatihan dan Uji Kompetensi, dengan pilihan: Pelaksana Pekerjaan Jalan Pelaksana Pekerjaan Bangunan Gedung Pelaksana Pekerjaan Bangunan Irigasi Mandor Kontruksi Tahan Gempa

c. Status Kelulusan, dengan pilihan: Lulus/Bersertifikat Tidak Lulus

17. Lalu simpan table dengan member nama “Daftar Tenaga kerjaKonstruksi ”

7. Latihan 2: Membuat Form Pengisian dan Mengisi DataPada latihan 2 ini peserta mencoba membuat form pengisia data.a. Membuat Form Isian Data Daftar Tenaga Kerja Konstruksi Langkah Penyelesaian

1. Klik pada table Daftar Tenaga Kerja Konstruksi seperti gambar dibawah ini

10


2. lalu klik Create>Form, maka akan tampak seperti di bawah ini

3. Lalu save dengan nama form: “Form Isian Daftar Tenaga KerjaKonstruksi”

4. Coba isikan data sebagai berikut ini

11


5. Klik Next Record lalu coba isikan data sebagai berikut ini

8. Latihan 3: Menyaring Database Penyaringan (filtering) akan membatasi sementara jumlah record data yangakan ditampilkan sesuai dengan criteria yang ditentukan. Buatlah filterdata dengan menentukan Daftar nama peserta yang lulus/bersertifikatMandor Konstruksi Tahan Gempa dengan latar belakang pendidikan S1.

12


Langkah penyelesaian:1. Klik pada kolom status kelulusan lalu klik Home>Sort &

Filter>Filter>Lulus/Bersetifikat>Oke

2. Seperti pada langka point satu lanjutkan pada field/kolom pelatihandan Uji Kompetensi, dan Tingkat Pendidikan tentukan sesuai criteriaMandor Konstruksi Tahan Gempa dengan latar belakang pendidikan S1,maka hasilnya akan menjadi sebagai berikut:

13


9. Latihan 4: Mengolah DatabaseMengolah database menggunakan Query Design berfungsi untuk mengolah danmenganalisis data.Pada tabel “Daftar Tenaga Kerja Konstruksi” dicoba untuk mengolah:

1. Jumlah Tenaga Kerja Peserta Pelatihan pertahun 2. Jumlah tenaga kerja Lulus Pelatihan per Jenis Pelatihan dan

Kabupaten/Kota

langkah penyelesaian1. Menghitung jumlah Tenaga Kerja Peserta pelatihan Pertahun2. Klik Create>Query Design

3. Keluar Show table lalu klik add

14


4. lalu buat query sebagai berikut pada kolom pertama pilih field namejumlah lalu pada kolom kedua pilih field tahun, kemudian klik Sum

5. Pada baris total pada filed jumlah pilih Sum sedangkan pada tahunpilih Group By

15


6. Setelah itu klik run maka akan menampilkan sebagai berikut

7. lalu save query dengan nama “Jumlah peserta pelatihan per tahun”

16


8. Selanjunya menghitung jumlah tenaga kerja bersertifikat perkabupaten per tahun

9. Klik Run maka tampilan akan menjadi sebagai berikut ini

17


10. lalu Home>Sort & filter> filter filter berdasarkanlulus/bersetifikat dengan klik filter lalu pilih lulus/bersetifikat saja

11. Maka tampilan Jumlah Tenaga Kerja Lulus/bersertifikat perJenis Pelatihan per kabupaten per tahun menjadi sebagai berikut ini

18


12. Lalu save menjadi “Jumlah Tenaga Kerja Bersertifikat”

6. Latihan 5: Membuat Tampilan GrafikSekarang coba membuat grafik yang menyajikan jumlah pesertalulus/bersertifikat dan tidak lulus per tahunLangkah penyelesaian

1. Klik Create>Report>Desig Report

2. Setelah itu insert grafik dengan klik Design>Controls>Insert Chart

19


3. Pilh char column lalu next

4. lalu tempatkan Tahun pada axis x dan status kelulusan pada seriesklik next>finsih

20


5. maka gambar grafik akan menjadi seperti ini lalu save as “GrafifDaftra Tenaga Kerja Konstruksi”

7. Latihan 6: Menyajikan Pelaporan Data BaseSajikan pelaporan Database dengan menampilkan data nama tenaga kerja,jenis kelamin,tempat dan tanggal lahir, tingkat pendidikan, memilikisertifikat atau telah lulus, jenis pelatihan dan uji kompetensi yangpernah dilalui, tempat kabupaten, berikut tahun kelulusan:Langkah penyelesaian:

1. dari table: “Daftar Tenaga Kerja Konstruksi” buat table baru dengancriteria data nama tenaga kerja, jenis kelamin, tempat dan tanggallahir, memiliki tingkat pendidikan, sertifikat atau telah lulus,jenis pelatihan dan uji kompetensi yang pernah dilalui, tempatkabupaten dan provinsi,, berikut tahun kelulusan, namai tabletersebut dengan nama “Daftar Ringkas Tenaga konstruksiBersertifikasi”

21


2. Selanjutnya Klik form report, maka tampilan akan menjadi seperti ini

Teruslah Belajar dan Berlatih… Insyaallah Kesuksesan akan Menjadi Milik Anda…TerimaKasih…

22

Pengelolaan Database

Documents

Transcript of Pengelolaan Database