Daftar Isi : Form : - KHIFondation

PT. KHI Pipe Industries Group Information System

INSTRUKSI KERJA

GROUP INFORMATION SYSTEM

Doc. No. �� Section � Page ��

DAFTAR ISI (Content)

Date 7 Juli 2014 Revision ��

Daftar Isi :

No Title Section Date 1 Halaman Muka 1 7 Juli 2014 2 Daftar Isi 2 7 Juli 2014 3 Revision Status 3 7 Juli 2014 4 Struktur Organisasi 4 7 Juli 2014 5 Tugas Pokok Dinas TI 5 7 Juli 2014 6 Prosedur Perawatan Server 6 7 Juli 2014 7 Prosedur Evaluasi 7 7 Juli 2014 8 Prosedur Evaluasi Online 8 7 Juli 2014 8 Prosedur Inspeksi 9 7 Juli 2014 9 Prosedur Backup 10 7 Juli 2014

10 Pengumpulan Data & Informasi 11 7 Juli 2014 11 User& Password Management 12 7 Juli 2014 12 Prosedur Tanggap Darurat Sistem 13 7 Juli 2014

Form :

Typical Form Title Section

1

PERMINTAAN PERBAIKAN, PERUBAHAN, DAN PENGEMBANGAN SISTEM IT

14

2 FORM SERAH TERIMA PEKERJAAN IT SELESAI 15 3 FORM INSPEKSI BERKALA DINAS TI 16 4 FORM LAPORAN BACKUP SERVER 17 5 DISTRIBUTION LIST 18


INSTRUKSI KERJA GROUP INFORMATION SYSTEM


REVISION STATUS


REVISION STATUS

Revision Date Purpose

00 27 – 05 – 2013 Original Issue

01 10 – 09 – 2013 3 Procedure added (Sec. 10, 11,12)

02 07 – 07 – 2014 2 Procedure added (Sec 6, 8) 3 Procedure Modified (Sec 7, 10, 12) 2 Typical Form Modified (Sec 14, 15)

PT. KHI Pipe IndustriesGroup Information System

INSTRUKSI KERJA


Doc. No. �� Section Page ��

STRUKTUR ORGANISASI (Organization Structure)


General Manager Finance

0 1 0

Sr. Officer/Officer Information System

0 2 0

Sr. Officer/Officer Management System

Development

0 2 0

Sr. Officer/Officer Finance Accounting

& Reporting

0 3 0

Manager Accounting

0 1 0

Manager Treasury

0 1 0


INSTRUKSI KERJA


Doc. No. �� Section � Page � ��

TUGAS POKOKGROUP IS (Duty ofISGROUP)


TUGAS POKOK DINAS GROUP INFORMATION SYSTEM

1. Melakukan perencanaan, perumusan dan pembangunan terhadap system informasi ERP

yang disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan secara berkelanjutan.

2. Melakukan perbaikan maupun perubahan terhadap system informasi ERP yang dianggap

perlu yang disesuaikan dengan perubahan kebijakan baik dari internal perusahaan (bisnis

proses) maupun eksternal (regulasi pemerintah).

3. Melakukan pengawasan terhadap server, software, database dan jaringan yang ada untuk

memastikan system informasi ERP berjalan dan dapat menunjang dan memperlancar proses

bisnis perusahaan.

4. Mempelajari perkembangan teknologi informasi baik dari segi hardware, software, jaringan

dan infrastruktur dengan biaya yang optimal dalam upaya peningkatan kelancaran proses

produksi dan perkembangan bisnis perusahaan.

5. Melakukan pemetaan, pengadaan dan perawatan secara periodik baik hardware, software,

database dan jaringan yang dimiliki oleh perusahaan dalam rangka pemenuhan kebutuhan

dan optimalisasi penggunaan teknologi informasi dengan mengutamakan safety.

6. Mengidentifikasi dan melakukan pemecahan masalah yang berhubungan dengan sistem

ERP, software, hardware maupun jaringan dan infrastruktur.

7. Melakukan kajian dan evaluasi terhadap efektifitas penggunaan teknologi informasi sebagai

dasar perbaikan berkelanjutan.

8. Melakukan Backup baik Data maupun Sistem sebagai aset penting perusahaan secara

mingguan, bulanan dan tahunan sesuai dengan standar teknologi informasi.


INSTRUKSI KERJA


Doc. No. �� Section ��

Page ��

PROSEDUR PERAWATAN SERVER (Maintain Server Procedure)


PROSEDUR PERAWATAN SERVER

1. Perawatan server meliputi Hardware, Software, Infrastruktur, dan kelistrikan yang terdapat

di dalam ruang Server (Data Center).

2. Perawatan server dilakukan secara berkala, yaitu :

Monthly: Kamis minggu terakhir, pukul 18.00 WIB.

3. Perawatan server meliputi beberapa pekerjaan, diantaranya :

a. Restart Server (clear cache, clear buffer, and refresh memory).

b. Hardware & Software health check.

c. Offline Backup Production Server.

d. UPS & Generator-Set testing.

4. Tim wajib memberikan informasi kepada user 1 hari, 2 jam, dan 30 menit sebelum

pelaksanaan pekerjaan dimulai melalui beberapa media, yaitu :

a. E-Mail.

b. Popup Windows Message.

c. Messenger.

5. Estimasi pekerjaan dilakukan 2 jam apabila tidak terjadi gangguan yang signifikan. Apabila

terjadi gangguan, maka Tim harus segera memberikan informasi kepada user atas kondisi

yang terjadi.

6. Pada saat pekerjaan berlangsung, harap dipastikan koneksi internet berjalan normal.

7. Setelah pekerjaan selesai, agar segera memberikan informasi kepada seluruh user bahwa

pekerjaan telah selesai dan sistem dapat digunakan kembali.


INSTRUKSI KERJA



PROSEDUR EVALUASI (Evaluation Procedure)


PROSEDUR PERMINTAAN PENGEMBANGAN, PERUBAHAN,

PERBAIKAN SISTEM 1. Permintaan dilakukan oleh user terkait pada divisi yang bersangkutan dengan mengisi Form

Permintaan Perbaikan, Perubahan, dan Pengembangan Sistem (Doc. No. IK-IS-01Section

14) dengan lengkap dan diketahui Kadiv terkait. Khusus untuk permintaan mengenai SAP,

harus diketahui juga oleh key user yang bersangkutan jika diperlukan.

2. Senior Officer akan menugaskan Officer ITuntuk mengevaluasi masalah yang ada.

3. Officer IT melakukan eksekusi permintaan dari user.

4. Officer IT mengisi Form Serah Terima Pekerjaan Selesai (Doc. No. IK-IS-01 Section 15)

dan ditandatangani oleh Supervisoryang bersangkutan.

Mengisi Form Permintaan IT

Senior Officer

Laporan Tindakan Selesai

user divisi terkait

Kadiv Terkait

Eksekusi oleh Officer


INSTRUKSI KERJA GROUP INFORMATION SYSTEM


PROSEDUR EVALUASI ONLINE (Online Evaluation Procedure)


PROSEDUR PERMINTAAN PENGEMBANGAN, PERUBAHAN,

PERBAIKAN SISTEM SECARA ONLINE 1. Prosedur permintaan terkait pada Doc. No. IK-IS-01 Section 7 dapat dilakukan secara

online untuk lebih mempermudah dan mempercepat komunikasi dengan Tim Officer IT.

2. Permintaan dilakukan oleh usersecara online melalui web dengan membuka alamat

urlhttp://khifondation.khipipe.com/khisupport atau http://172.168.0.11/khisupport pada

aplikasi web browser(Chrome, Firefox, IE, dll).

3. User dapat langsung melaporkan setiap kendala menggunakan menu “Open New Ticket”

dan mengisi detil problem beserta identitas user terkait.

4. Setelah user melakukan submit ticket, maka otomatis sistem akan mengirimkan notifikasi

berupa email baik kepada Tim Officer IT dan user terkait perihal nomor tiket dan detil

masalah.

5. Tim Officer IT akan segera melakukan tinjauan terhadap laporan email mengenai masalah

yang ada.

6. Apabila laporan tersebut sudah ditangani, maka Tim Officer berkewajiban memberitahukan

kepada user terkait hasil dari progress tersebut.

7. Apabila user ingin melihat status tiket yang sudah dilaporkan, dapat menggunakan menu

“Check Ticket Status” dengan mengisi identitas dan nomor tiket terkait.

8. Seluruh pelaporan secara online akan dicatat secara otomatis oleh server.


INSTRUKSI KERJA



PROSEDUR INSPEKSI (Inspection Procedure)

Date 7 Juli 2014 Revision 02

PROSEDUR INSPEKSI BERKALA 1. Inspeksi dilakukan mencakup Hardware, Software, dan Networking secara keseluruhan guna

menjaga kelancaran dan kestabilan sistem.

2. Inpeksi keseluruhan dilakukan oleh Officer IT dengan mendapat otorisasi penuh.

3. Inspeksi dilakukan secara berkala setiap 12 bulan sekali pada masa awal tahun pada bulan

kedua.

4. Setiap melakukan inspeksi, masalah-masalah yang kemungkinan timbul akan dimasukkan ke

dalam Form Inspeksi Berkala (Doc. No. IK-IS-01 Section 16) dan akan ditindaklanjuti

kemudian.

5. Seluruh data user berhak di akses keseluruhan oleh Officer IT guna keamanan data dan

menghindari serangan virus.

6. Officer IT berhak memberikan sanksi tegas jika terdapat gangguan-gangguan oleh user yang

menyebabkan sistem berjalan tidak normal.


INSTRUKSI KERJA


Doc. No. �� Section �� Page ��

PROSEDUR BACKUP (Backup Procedure)


PROSEDUR BACKUP SISTEM 1. Sistem Backup ditujukan untuk mem-backup seluruh data server baik database dan aplikasi

di PT. KHI termasuk data penunjang operasional dalam sistem ERP-SAP.

2. Backup menggunakan 3 tipe media, yaitu :

a. Disk (sebagai media awal backup dari database)

b. Tape (merupakan duplikat backup dari disk)

c. Compact Disc/CD (sebagai media backup penunjang)

3. Online Backup dilakukan secara otomatis oleh serversecara periodik :

a. Harian (Daily) : Senin – Sabtu

b. Mingguan (Weekly) : setiap hari Minggu

c. Bulanan (Monthly) : full backup setelah Perawatan Server (IK-IS-01 Section 06)

d. Tahunan (Yearly) : full backup setiap hari ke-1 kerja.

4. Monitoring terhadap backup dilakukan sepenuhnya oleh Officersetiap hari.

5. Officer membuat laporan secara bulanan (monthly) dituangkan ke dalam Form Laporan

backup Server (Doc. No. IK-IS-01 Section 17) dan disahkan oleh Senior Officer.

6. Media backup (Tape) yang sudah penuh dijadikan arsip (archive) dan disimpan di tempat

terpisah yang telah ditentukan.

7. Seluruh kegiatan transaksi data ke server selama proses backup tetap dapat dilakukan secara

normal.

8. Setiap akhir bulan tim IT KHI melakukan beberapa proses backup-restore terhadap server

diantaranya :

a. Offline Backup semua server dan disimpan di tempat terpisah dengan Online Backup.

b. Hardware Maintenancedengan selalu memeriksa kondisi server agar dalam keadaan

normal.

c. Restore Simulationagar hasil backup yang sudah selama ini dilakukan dapat

digunakan ketika terjadi kondisi darurat atau data yang existing rusak.

d. Power Maintenance dengan memeriksa kondisi UPS, Genset, AC dan pendukung

listrik lainnya agar server dalam keadaan normal.


INSTRUKSI KERJA



Page ��

PENGUMPULAN DATA & INFORMASI (Collecting Data & Information)


PENGUMPULAN DATA & INFORMASI

Data dan Informasi dikumpulkan ke dalam databasedan diinformasikan kepada seluruh

pengguna melalui beberapa cara, yaitu:

1. Public Web (www.khipipe.com), yaitu web yang dapat diakses oleh siapapun melalui media

internet dan berisikan informasi perusahaan beserta informasi produk yang ditawarkan oleh

pelanggan atau konsumen.

a. Akses melalui browser dengan mengetikkan www.khipipe.com dengan kondisi

perangkat terhubung ke internet.

b. Media pengumpulan data berada di dalam cloud google.com.

c. Sistem backup sudah dilakukan oleh pihak cloud itu sendiri tercantum dalam SLA

d. Update content dilakukan oleh pihak Marketing KHI.

2. Local Web (http://khifondation.khipipe.com), yaitu web internal yang hanya dapat diakses

oleh karyawan KHI dan berisikan data & informasi perusahaan yang bersifat rahasia.

a. Akses melalui browser dengan mengetikkan khifondation.khipipe.com atau

http://172.168.0.11 dengan kondisi perangkat terhubung ke jaringan intranet KHI.

a. Media pengumpulan data dimasukkan ke dalam database Server.

b. Sistem backup dilakukan secara berkala mengikuti Prosedur tercantum pada Doc.

No. IK-IS-01 Section. 10

3. Social Media (Facebook & Twitter), Media untuk komunikasi secara up-to-date oleh

pihakperusahaan kepada pelanggan dan menyediakan informasi tambahan yang tidak

tercantum dalam Public web. Komunikasi dilakukan oleh pihak Sales dan Marketing

perusahaan dengan memberikan tanya-jawab baik kepada pelanggan maupun pemasok.

Seluruh Informasi yang bersifat internal dan rahasia tidak dimasukkan ke dalam Public Web

dan Social Mediadan hanya digunakan dalam lingkungan internal KHI. Selain itu, seluruh

informasi yang akan dimasukkan ke dalam database internal harus diseleksi terlebih dahulu oleh

Kadiv dan Tim IT untuk dapat disampaikan kepada semua user.


INSTRUKSI KERJA



Page ��

USER & PASSWORD MANAGEMENT


USER & PASSWORD MANAGEMENT 1. Setiap user dalam setiap Sistem Informasi KHI adalah karyawan KHI aktif bekerja di

lingkungan KHI.

2. Setiap karyawan yang akan menggunakan user KHI wajib melakukan pendaftaran (register)

dengan cara sebagai berikut :

Email :

a. Dengan cara melapor kepada bagian IT KHI dengan menunjukkan badge karyawan

dan surat permintaan sesuai Doc. No. IK-IS-01 Section 14.

b. Surat tersebut ditandatangi oleh user dan Kadiv yang bersangkutan.

c. Email dibuatkan dengan format standar user IT KHI dengan password sesuai

keinginan user terkait.

khifondation :

a. Masuk ke dalam halaman daftar/register dengan mengisikan data-data yang

diperlukan.

b. Notifikasi Email akan dikirimkan kepada admin (Tim Officer IT).

c. user dapat akses ke dalam semua menu khifondation setelah mendapatkan approval

dari admin dan Kadiv terkait.

3. Password hanya digunakan oleh user yang bersangkutan dan tidak boleh diberitahukan

orang lain kecuali dalam kondisi tertentu.

4. Apabila user lupa password, maka user diwajibkan segera melapor kepada tim IT untuk

dilakukan reset password.

5. Audit dilakukan setiap tahun mengikuti jadwal & prosedur inspeksi berkala.


INSTRUKSI KERJA



Page ��

PROSEDUR TANGGAP DARURAT SISTEM (Emergency Response Procedure for System)


PROSEDUR TANGGAP DARURAT SISTEM

Apabila terjadi kondisi darurat (mati listrik, kebakaran, gempa, banjir, dll) yang dapat

mengancam seluruh Sistem Informasi KHI, maka beberapa langkah yang harus dilakukan oleh

tim :

1. Gunakan peralatan safety, tidak boleh panik dan tetap tenang dalam setiap menghadapi

kondisi darurat.

2. Menyalakan sirine tanda bahaya apabila mungkin dan gunakan lampu darurat (Emergency

Lamp) untuk membantu penglihatan.

3. Gunakan peralatan darurat untuk mengatasi kondisi bahaya (ex. APAR) apabila

memungkinkan.

4. Apabila memungkinkan, cek kondisi server dan sistem utama agar dapat melakukan sistem

backup dan shutdown secara normal.

5. Segera bawa tape backup yang berisi data terbaru ke tempat yang lebih aman apabila

memungkinkan.

6. Pastikan selalu menutup rapat ruang server agar memperkecil resiko bahaya dari luar.

7. Juga selalu melakukan cek terhadap UPS dan Genset bekerja dengan normal agar server

mendapat pasokan listrik.

8. Apabila kondisi sudah normal, cek kondisi hardware dan software server apakah masih bisa

digunakan atau tidak.

9. Apabila kondisi server tidak normal, segera lakukan penggatian spare part server dan

instalasi software dengan menggunakan sistem restore dari backup yang sudah diamankan

sebelumnya.

a. DNS Restore

b. SQL Database Restore

c. ERP SAP System & Database Restore


INSTRUKSI KERJA



TYPICAL FORM 1


FORM PERMINTAAN PERBAIKAN, PERUBAHAN, DAN

PENGEMBANGAN SISTEM To : Senior Officer

IDENTITAS PERSONAL DIISI OLEH OFFICER

NAMA LENGKAP NO SURAT KHI/IS/……………..

DIVISI TANGGAL ……../………./20…….

JABATAN PRIORITAS LOW

LOKASI MEDIUM

TELEPON/EMAIL HIGH

JENIS PERMINTAAN JENIS PERANGKAT REMARKS/CATATAN

PERBAIKAN HARDWARE

INSTALASI SOFTWARE

UPDATE/UPGRADE INFRASTRUCTURE

SCAN/MONITORING ERP SAP

Cilegon ,___________________20_____

Menyetujui, KEY USER (SAP)* Yang bersangkutan,

(______________________________) (_____________________) (____________________________)

��

*) Ditandatangani oleh masing-masing key user SAP yang bersangkutan jika diperlukan.


INSTRUKSI KERJA


Doc. No. �� Section �� Page � � ��

TYPICAL FORM 2


FORM SERAH TERIMA PEKERJAAN SELESAI

IDENTIFIKASI MASALAH STATUS PEKERJAAN

HARDWARE DESKRIPSI PERSOALAN REF. NO SURAT KHI/IS/………………

SOFTWARE TANGGAL SELESAI ……../………./20…….

INFRASTRUCTURE WORK STATUS SELESAI

ERP-SAP ADVANCED*

LAINNYA : REMARKS/CATATAN :

�

SUKU CADANG �

SOLUSI PERMASALAHAN jml.

��

��

��

��

��

Cilegon, ________________________20____

Diterima oleh Mengetahui, Diserahkan Oleh

(_________________________) (________________________) (______________________________)

��

*) Advanced dilakukan jika solusi diselesaikan oleh pihak lain (diluar KHI).


FORM INSPEKSI BERKALA GROUP INFORMATION SYSTEM

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

�

�� !� � ��

�� " �� #� $�%� & � �

��"�'��(� �

��("��)"��

Cilegon, ________20__ Mengetahui ( ) Senior Officer

INSTRUKSI KERJA



TYPICAL FORM 3 Date 7 Juli 2014

Revision ��


INSTRUKSI KERJA



TYPICAL FORM 4


FORM LAPORAN BACKUP SERVER

Periode : ___________ 20____

� � ��

� ()��*(�� +�("��,��)�*� ��

�("��& �� ' �� "�"�(� ��

�$�� ((� �� & ��)(�

��

��

��

Cilegon, __________20__ Mengetahui

(____________________)

Senior Officer


INSTRUKSI KERJA



DISTRIBUTION LIST


DISTRIBUTION LIST

Distribution No. Name Of Holder Receipt Departement / Position

01 Sucipto General Manager Finance

02 Azan Fajri Senior Officer Information System

03 Johan Wibisono Officer Information System

04 File QA

Daftar Isi : Form : - KHIFondation

Documents

Transcript of Daftar Isi : Form : - KHIFondation