BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - Repository BSI

31

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Prusahaan

Kata perusahaan mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama

menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi

perusahaan, rumah sakit, balai pengobatan atau klinik, perwakian pemerintah dan

lain – lain. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai

satu cara dimana kegiatan organisasi dialokasikan atau ditugaskan antara para

anggotanya agar tujuan orgaisasi dapat tercapai dengan efisien. Tinjauan terhadap

organisasi perusahaan secara umum untukendukung jalannya suatu sistem

organisasi, agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah dan sesuai

dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri, sedngkan secaa

khusus untuk menjalankan suatu sistem pelayanan kesehatan di kinik radiatie,

perlu adanya spesifikasi pekerjaan-pekerjaan, agar bagian-bagian dari setiap

organisasi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik, terarah sesuai dengan

peraturan yang telah ada.

Dari kegiatan yang telah ada perlu disusun tingkat pertanggung jawaban

secara vertikal dari atas kebawah atau sebaliknya sehigga pengorganisasian

pekerjaan dengan sempurna.

32

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Klinik Radiatie merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan

milik Dr.Pepen Sofyan Efendi yang berdiri sejak tahun 2013. Klinik ini memiliki

Surat Ijin Praktek (SIP) ; No.441.1.08.11.050.30. Klinik Radiatie beralamat di

Jl.Raya Cikampek – Purwakarta (Cikopo). Selain klinik radiatie, ada tiga klinik

yang juga merupakan milik Dr.Pepen Sofyan Efendi yang ber lokasi di Purwakara

yaitu klinik Wijaya kusuma dan klinik Waluya serta klinik Pramedika (telah di

tutup sejak 2 tahun yang lalu). Sebagai klinik yang berkembang di daerah

Cikopo, dengan nomor ijin 45.5/IKU.0084B-BPMPTSP/II/2015 dan

penanggung jawab klinik yaitu Bapak Dian Rianto sekaligus sebagai manager di

klinik tersebut. Klinik ini menawarkan jasa pelayanan medis yang ditangani oleh

tiga orang dokter profesional yaitu Dr. Mesara, Dr. Emi, Dr. Agung. Klinik ini

memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dan melayani klien dari

perusahaan yang berada di sekitar Cikopo. Muncul nya ide didirikannya klinik ini

adalah melihat keberadaan klinik kesehatan belum tersedia maka menjdi satu

peluang bagi pemilik ide untuk mendirikan klinik Radiatie.

Adapun Visi dan Misi dari klinik radiatie ini adalah :

Visinya yaitu “Menjadi Klinik Medias dengan pelayanan holistik terbaik dan

menjadi pilihan utama masyarakat di wilayah Cikopo”

Misinya yaitu “Menerapkan sistem pelayanan kesehatan holistik,siatem informasi

manajemen terintegrasi, pelayanan optimal yang berorienntasi bagi pelaggan,

meningkatkan tenaga medis dan non medis yang kompeen di bidangnya, setra

melakukan peningkatan infra struktur dan suprastruktur yang sesuai standar

kesehatan”.

33

Dalam pengabdian kepada masyarakat sangat penting berpegang pada motto

yaitu “Pehatian, Proaktif, dan Ramah” untuk mewujudkan cita-cita sebagai

klinik yang peduli terhadap kesehatan masyarakat.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan

wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang

menerapkan bagaimana tugas akan dibagi.

Adapun struktur organisasi pada klinik Radiatie adalah sebagai berikut:

Sumber: Klinik Radiatie

Gambar III.1. Struktur Organisasi Klinik Radiatie

Bag. Administrasi

(Wisyah)

President Direktur

(Dr.Pepen Sofian Efendy)

Penanggung jawab

(Dian Rianto)

Politekes

(Dr. Isma)

Dokter

(Dr. Rizal)

Bag. Apoteker

(Rizal)

34

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Pemilik Badan Usaha (president direktur)

Sebagai pemimpin sekaligus pemilik dari perusahaan dan yang menentukan

masa depan perusahaan

2. Bagian Managemen ( Penanggung jawab)

Berwenang dalam memberikan pengarahan dan pengawasan kinerja staf-staf

serta Memproses gaji karyawan. Selain itu, juga sekaligus sebagai direksi atau

manejer di klinik Radiatie.

3. Dokter

Berwenang memberikan pelayanan kesehan pada pasien 24 jam.

4. Bagian administrasi

Berwenang sebagai penginputan data-data pasien serta pembuatan laporan data

pasien.

5. Bagian apoteker

Berwenang meracik dan memberikan resep obat pasien.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan TA ini, saya akan

menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi :

1. Prosedur pendaftaran

Pasien datang ke bagian admin pendaftaran untuk mendaftar, lalu admin

meminta data pasien, dan pasien menyerahkan KTP sebagai data diri, setelah

menerima KTP, kenudian baigian admin mencatat data pasien di dalam buku

data pasien. Admin mengembalikan KTP dan meminta pasien untuk

35

menandatangani buku data pasien. Setelah buku data pasien di tandatangani,

lalu admin membuat kartu rekam medis pasien.

2. Prosedur pemeriksaan

Bagian admin menyerahkan kartu rekam medis kepada dokter untuk di isi

diagnosa penyakit, dan menuliskan resep dokter. Kemudian dokter melakukan

pemeriksaan kepada pasien , lalu dokter menyerahkan kartu rekam medis yang

sudah di isi kepada pasien. kemudian kartu rekam medis diserahkan kepada

admin, untuk kemudian admin menyerahkan kepada apoteker.

3. Prosedur penyerahan obat dan pembayaran

Apoteker menerima kartu rekam medis dari, lalu apoteker menyiapkan obat

yang akan diberikan kepada paasien. Setelah obat selesai dibuat, apoteker

menyerahkan obat dan kartu rekam medis kepada admin. Admin menerima

menerima obat dan katu rekam medis. Kemudian admin membuat kwitansi

dan resep obat, Setelah kwitansi dan resep obat dibuat, admin mengarsipkan

kartu rekam medis. Pasien melakukan pembayaran lalu admin menyerahkan

kwitansi dan resep obat beserta obat kepada pasien . kemudian admin mencatat

pembayaran pada buku pembayaran pasien.

4. Prosedur pembuatan laporan

Admin membuat laporan pembayaran berdasarkan arsip buku data pasien dan

buku pembayarn pasien. Lalu laporan tersebut diserahkan kepada pemilik

klinik.

36

3.3. Use Case diagram

Sumber: Klinik Rdiatie

Gambar III. 2. Use Case Diagram

3.3.1. Deskripsi Skenario Use Case diagram

Tabel III .1 Deskripsi use case skenario pendaftaran

Use Case Name Pendaftaran

Requirements Calon pasien datang untuk mendaftar

Goal Data pasien d icatat secara manual

Pre-Conditions Admin telah mencatat data pasien

Post-Conitions Calon pasien melakukan pendaftaran

untuk mendapatkan nomor antrian

Failed end Condition Pasien belum pernah berobat

37

Actor Admin

Main flow/Basic path

1.pasien datang kebagian admin untuk

melakukan pendaftaran

2.petugas megecek data pasien apakah

sudah pernah berobat atau belum

3. jika sudah pernah berobat, petugas

akan meminta karu pasien

4.jika belum pernah berobat, maka

petugas meminta KTP untuk

dibuatkan kartu pasien.

Alternate Flow/Invariant A A1.pasien baru menerima kartu

pasien, dan pasien menunggu

dipanggil oleh petugs sesuai

dengan nomor antrian

A2.petugas akan merekap data

kunjungan berobat pasien untuk

dibuatka laporan kunjungan harian

Invariant B B1.pasien yang sudah pernah berobat

memberikan kartu pasien kepada

petugas, dan yang belum pernah

berobat menunggu kartu pasien

selesai.

B2.petugas mencatat data pasien dan

membuatkan kartu pasien bagi

yang belum pernah berobat.


Tabel III .2. Skenario use case pemeriksaan

Use Case Name Pemeriksaan

Requirements Dokter menanyakan keluhan sakit

pasien

Goal Dokter memeriksa dan mencatat

keluhan pasien kedalam kartu rekam

medis pasien.

Pre-Conditions Dokter telah melakukan pemeriksaan

Post-Conitions Dokter melakukan pemeriksaan

untuk mengetahui keluhan pasien

Failed end Condition Dokter tidak menemukan keluhan

sakit pasien

38

Actor Dokter


1.petugas memberikan kartu rekam

medis pasien kepada dokter dan

memanggil pasien sesuai nomor

antrian melakukan pendaftaran

2.pasien masuk keruangan

pemeriksaan

3.dokter memeriksa pasien

Alternate Flow/Invariant A A1.dokter mencatat keluhan pasien

kedalam kartu rekam medis pasien.

Invariant B B1.dokter mencatat resep obat pada

kartu rekam medis untuk

kemudian diserahkan ke pada

bagian admin melalui pasien.

B2.pasien menerima kartu rekam

medis kemudian menyerahkan

kembali ke bagian admin.


Tabel III .3. Skenario use case mengelola obat

Use Case Name Mengelola obat

Requirements Apoteker menerima kartu rekam

medis

Goal Apoteker meracik obat sesuai yang

catatan dokter di kartu rekam medis

pasien

Pre-Conditions Apoteker telah meracik obat

Post-Conitions Daftar data obat yang dari stok

minimum

Failed end Condition Stok obat kosong untuk keluhan

penyakit pasien

Actor Apoteker dan pasien


1.pasien memberikan kartu rekam

medis kepada bagian apoteker.

2.kemudian bagian apoteker

menerima kartu rekam medis

pasien.

39

3.bagian apoteker meracik obat

sesuai yang catatan dokter di kartu

rekam medis pasien.

4.setelah itu bagian apoteker

menghitung total biaya obat.

5.kemudian bagian apoteker

memanggil pasien untuk

menyerahkan obat dan menjelaskan

aturan pakainya.

Alternate Flow/Invariant A A1.pasien menerima obat, resep obat

dan rincian total biaya obat untuk

kemudian diserahkan kepada

petugas untuk transaksi

pembayaran

Invariant B B1.bagian apoteker kemudian

merekap total pemakaian dan stok

obat yang tersedia untuk kemudian

dibuatkan laporan stok obat yang

nantinya akan diserahkan kepada

pimpinan.


Tabel III .4. Skenario use case pembayaran

Use Case Name Pembayaran

Requirements Admin mencatat rincian total biaya

Goal Pasien membayar jasa pengobatan dan

obat yang diberikan.

Pre-Conditions Pasien telah membayar membayar

biaya jasa pengobatan dan obat

Post-Conitions Rincian total biaya jasa pengobatan

dan obat

Failed end Condition Pasien tidak bisa membayar jasa

pengobatan dan obat

Actor Admin dan pasien


1.pasien memberikan rincian biaya

obat kepada admin.

2.admin mencatat rincian total biaya

dan memberikannya kepada pasien

3.pasien menerima rincian biaya dan

membayar sesuai jumlah

40

pembayaran

4.admin menerima pembayaran,

kemudian mencetak sruk bukti

pembayaran pasien beserta uang

kembalian.

Alternate Flow/Invariant A A1.pasien menerima struk

pembayaran

Invariant B B1.admin mencatat transaksi-transaksi

yang ada.


Tabel III .5 Skenario use case membuat laporan

Use Case Name Membuat laporan

Requirements Admin dapat melihat data dan

transaksi yang ada

Goal Admin membuat laporan dari data-

data yang sudah direkap

Pre-Conditions Pimpinan telah memvalidasi laporan

yang ada

Post-Conitions Rekapan data kunjungan pasien dan

transaksi pembayaran

Failed end Condition Data kunjungan dan transaksi

pembayaran tidak sesuai

Actor Admin dan pimpinan


1.bagian admin mengarsipkan data-

data kunjungan pasien yang sudah

direkap.

2.admin mengecek kelengkapan data-

data kunjungan pasien.

3.jika data-dat tersebut sudah lengkap,

kemudian admin membuatkan

laporan unjungan pasien perbulan.

4.admin merekap data transaksi

pembayaran pasien, kemudian

admin mengecek kelengkapan data

transaksi pembayaran tersebut.

5.jika data-data transaksi tersebut

sudah lengkap, data laporan tersebut

diserahkan kepada pimpinan.

6.bagian apoteker mengarsipkan

rekapan pemakaian dan stok obat.

41

8.apoteker mengecek kelengkapan

data rekapan pemakaian dan stok

obat.

9.jika sudah lengkap, kemudian data

tersebut diserahkan kepada

pimpinan.

Alternate Flow/Invariant A A1.pimpinan memvalidasi laporan

yang ada

Invariant B B1.pimpinan menerima laporan-

laporan yang diserahkan oleh

bagian admin dan apoteker


3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Analisis sistem berjalan merupakan analisa prosedur yang diperlukan

untuk memenuhi kebutuhan akan data suatu sistem yang sedang berjalan di suatu

perusahaan. Tahap analisa merupakan tahap penting, karena kesalahan dalam

tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap perancangan.

Analisa sistem diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan data dan

prosedur sistem yang sedang berjalan, selain itu bertujuan juga untuk mengetahui

lebih jelas bagaimana cara sistem tersebut dan masalah apa saja yang dihadapi

sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem.

3.4.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen mempunyai tujuan untuk mengetahui dokumen-

dokumen apa saja yang terkait dalam sistem serta hal-hal apa saja yang berkaitan

dengan dokumen tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan informasi

sebagai masukan pada pengembangan sistem yang sedang berjalan.

Berikut adalah analisis dari dokumen-dokumen yang terlibat dalam

prosedur yang sedang berjalan pada klinik radiatie :

42

1. Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk input atau masukan yang

berfungsi untuk mengetahui dokumen yang masuk. Sistem berjalan meliputi

parameter-parameter dokumen sebagai berikut:

1. Nama : Kartu pasien

Fungsi : Sebagai validasi pasien yang akan berobat dan untuk

mengetahui identitas pasien.

Sumber : Pasien

Tujuan : Bagian administrasi

Media : Kertas

Volume : 1 lembar

Frekuensi : Setiap berobat

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama : Buku pendaftaran

Fungsi : Mengetahui data lengkap pasien

Sumber : Bagian administrasi

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Volume : 2 lembar

Frekuensi : setiap melakukan pendaftaran


3. Nama : Kartu rekam medik

Fungsi : Sebagai catatan riwayat penyakit pasien dan hasil

diagnosa pasien

43


Tujuan :Bagian medis

Media : Kertas

Volume : 1 lembar

Frekuensi : Setiap melakukan cek up


4. Nama : Resep

Fungsi : Sebagai dokumen untuk mencatat daftar resep untuk

pasien.

Sumber : Dokter

Tujuan : bagian apoteker

Media : Kertas

Volume : 1 lembar



2. Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk output atau keluaran yang

berfungsi untuk mengetahui dokumen yang keluar. Sistem berjalan meliputi

parameter-parameter dokumen sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Kartu berobat

Fungsi : Sebagai kartu tanda pasien


Tujuan : Pasien

Media :Kertas

44

Volume : 1 lembar


Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama dokumen : Kartu rekap medis

Fungsi : Sebagai tempat pencatatan hasil pemeriksaan kesehatan

pasien


Tujuan : Bagian medis

Media : Kertas

Volume : 1 lembar



3. Nama dokumen :Resep obat

Fungsi : Untuk mencatat obat yang diberikan kepada pasien

Sumber : Bagian medis

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Volume : 1 lembar

Frekuensi : Setiap melakukan cek up


4. Nama : Laporan kunjungan pasien

Fungsi : Mengetahui data kunjungan pasien


Tujuan : Pemilik klinik

45

Media : Kertas

Volume : Rata-rata 30 lebar

Frekuensi : Setia bulan


5. Nama : Data obat

Fungsi : Mengetahui data tentang obat

Sumber : Bagian apotek

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Volume : 1 lembar



6. Nama : Laporan pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran pasien


Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Volume :Rata-rata 30 lembar

Frekuensi : Setiap bulan


3.5. Permasalahan Pokok

Sistem pelayanan kesehatan pasien pada klinik Radiatie umumnya telah

berjalan dengan baik. Dalam proses pendaftaran, proses pemeriksaan, proses

taransaksi pembayaran, sampai dengan proses pembuatan laporan . Akan tetapi

46

penulis melihat adanya kelemahan sistem tersebut. Kelemahan tersebut akan

mengakibatkan permasalahan pada saat penginputan maupun pengelolaan data

pasien. Secara umum penulis menemukan beberapa permasalahan yaitu sebagai

berikut:

1. Proses penginputan data diri pasien masih menggunakan sistem secara manual,

Sehingga memperlambat proses pencarian data pasien.

2. Kurangnya tenaga perawat.

3. Stok obat masih sangat terbatas

4. Kedisiplinan karyawan dalam menjalankan tugasnya masih sangat minim.

5. Kurangnya pengawasan yang tegas dari pimpinan kepada karyawan dalam

tanggung jawab pelayanan kesehatan pasien.

Namun secara spesifikasi permasalahan pokok yang dihadapi oleh klinik

Radiatie adalah proses pengolahan data pasien mulai dari proses pendaftaran,

proses pemeriksaan, proses trransaksi pembayaran, sampai dengan proses

pembuatan laporan, prosses penginputannya masih menggunakan sistem secara

manual. Dapat dikatakan penginputan data pasien masih belum terkomputerisasi.

3.6. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka penulis menyarankan

beberapa poin yang harus diterapkan dalam klinik radiatie guna menciptakan

kepuasan pasien dalam pelayanan kesehatan oleh klinik radiatie. Adapun poin-

poin yang di sarankan penulis yaitu sebagai berikut:

1. Mengganti alih sistem pengimputan data diri pasien dari yang sistem manual

menjadi sistem yang sudah terkomputerisasi.

47

2. Pengadaan tenaga perawat.

3. Penyediaan stok obat yang cukup memadai

4. Kesadaran para karyawan dalam setiap tanggung jawab kerja dalam pelayanan

kesehatan pasien.

5. Penegasan peraturan yang tegas dari atas kepada bawahan.

Selain poin-poit tersebut diatas, penulis menyarankan supaya klinik

Radiatie menerima perubahan sistem peginputan data pasien yang awalnya secara

manual menjadi terkomputerisasi. Tentunya sistem tersebut berupa web yang akan

diusulkan oleh penulis. Web tersebut akan membantu user untuk proses

pengolahan data pasien secara cepat dan efektif. Dengan demikian permasalahan

yang timbul pada saat penginputan ataupun pengelolaan data pasien dapat di

netralisir. Sehingga tercipta Kenyamanan karyawan pada saat pelayanan serta

kesejahteraan pasien.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - Repository BSI

Documents

Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - Repository BSI