20

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan yang akan dibahas oleh Tim Penyusun adalah

mengenai sejarah berdirinya perusahaan dan struktur organisasi beserta fungsinya.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Index Transportama berdiri pada tanggal 5 Desember 1991 dengan

alamat usaha di Stasiun Pasar Senen, Jakarta Pusat. Bidang usaha yang dijalankan

adalah jasa titipan dan angkutan barang baik melalui jasa transportasi kereta api

maupun armada truk ke berbagai tujuan di pulau Jawa dan Bali.

Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka dibuka Kantor

Operasional Jakarta di Stasiun Pergudangan PT.Kereta Api Indonesia (KAI) yang

beralamat di Kampung Bandan, Ancol Jakarta Utara. Selain membuka kantor

operasional di Jakarta, kami jua membuka kantor-kantor perwakilan di beberapa

daerah di kota-kota besar di Pulau Jawa. Kami juga membentuk divisi truk yang

berkedudukan di Bekasi untuk melayani pengiriman yang bersifat retail maupun

partai besar.

21

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Direktur

Kepala Operasional

Kepala Perwakilan

Kepala Perwakilan

Kepala Perwakilan

Kepala Perwakilan

Kepala Keuangan

Kepala Personalia

Gambar III.I

Struktur Organisasi PT. Index Transportama

Adapun fungsi dari masing-masing bagian yang terdapat pada PT.Index

Transportama adalah:

1. Direktur

Memutuuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi

perusahaan, bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan

perusahaan, bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan

termasuk juga keuntungan perusahaan, bertindak sebagai perwakilan

perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan

mengangkat dan memberentikan karyawan perusahaan.

22

2. Kepala Operasional

a. Menciptakan suasana kerja yang harmonis dan memotivasi personil

dibidangnya agar mampu menjalankan fungsi, tugas, tanggung jawab

dan kewenangan sesuai ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan

direktur.

b. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang bersifat operasional.

3. Kepala Keuangan

a. Bertanggung jawab atas keuangan yang menyangkut penerimaan dan

pengeluaran dana.

b. Bertanggung jawab atas semua Laporan Keuangan dan Laporan

Analisa yang dihasilkan

c. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.

4. Kepala Personalia

a. Bertanggung jawab terhadap pengadaan dan perekrutan karyawan.

b. Bertanggung jawab langsung kepada direktur.

c. Menghitung upah pekerja karyawan.

5. Kepala Perwakilan

a. Memiliki tugas dan tanggung jawab menjalankan semua kebijakan,

prosedur dan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan pusat.

b. Bertanggung jawab langsung terhadap direktur.

c. Bertanggung jawab terhadap pengambilan keputusan pada skala sedang

yang berkaitan pada wilayah kerjanya masing-masing.

d. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja terhadap direktur.

23

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Tim penyusun akan membahas 4 jenis prosedur yang sedang berjalan pada

PT.INDEX TRANSPORTAMA Cabang Bekasi Timur. Adapun prosedur sistem

yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pendaftaran

Customer datang kemudian admin melihat data barang yang akan dikirim.

Kemudian dari pihak admin menuliskan data kwitansi dalam 3 rangkap.

Rangkap yang pertama untuk customer sebagai bukti telah melakukan

transaksi, rangkap kedua untuk admin sebagai laporan untuk ke kepala

perwakilan cabang, rangkap yang ketiga untuk kurir sebagai bukti surat

jalan.

2. Prosedur Pembayaran

Setelah data kwitansi selesai dibuat, lalu di berikan kepada customer

sebagai bukti telah melakukan transaksi pengiriman barang.

3. Prosedur Pengiriman

Data barang yang ada akan siap di kirim oleh bagian kurir ke kota tujuan

yang tertera pada data kwitansi.

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Data kwitansi dipersiapkan untuk laporan pengiriman transaksi harian.

Admin membuat laporan pengiriman data kwitansi harian berdasarkan

arsip data sehari-hari, lalu laporan pengiriman data kwitansi harian

tersebut diberikan kepada kepala perwakilan cabang.

24

3.3 Use Case Diagram

Gambar III.2

Use Case Diagram Pengiriman Barang

1. Definisi Aktor

Berikut ini merupakan deskripsi pendefinisian actor pada sistem

pengiriman barang, adalah:

25

Tabel III.1

Deskripsi Aktor dalam Use Case Diagram

Aktor Deskripsi

Admin Aktor yang dapat melayani customer

mulai dari pendaftaran hingga biaya

pengiriman barang.

Customer Aktor yang dapat melakukan

pendaftaran hingga biaya pengiriman

barang.

Kurir Aktor yang dapat melakukan

pengiriman barang.

Kepala Perwakilan Aktor yang menerima laporan dari

admin.

2. Definisi Use Case

Berikut ini merupakan deskripsi pendefinisian use case pada sistem

pengiriman barang, adalah:

26

Tabel III.2

Deskripsi Use Case Pendaftaran

Use Case Name pendaftaran

Requirements Customer melakukan pendaftaran

Goal Untuk melakukan pengiriman barang

Pre-conditions Admin melakukan pengisian data untuk

melakukan pengiriman barang

Post-conditions Customer melakukan pengiriman

barang

Failed end condition Customer tidak bisa melakukan

pengiriman barang

Actors Admin dan customer

Main flow/basic path 1. Admin melakukan pengisian

data customer

Alternate flow/Invariant A A1. Admin menyiapkan kertas

pendaftaran

Invariant B

27

Tabel III.3

Deskripsi Use Case Transaksi

Use Case Name transaksi

Requirements Customer melakukan transaksi

Goal Untuk melakukan pengiriman barang

Pre-conditions Customer melakukan pendaftaran

Post-conditions Customer melakukan pengiriman

barang

Failed end condition Customer tidak bisa melakukan

transaksi

Actors Admin dan customer

Main flow/basic path 1. Admin melakukan pengisian

data customer

2. Customer melakukan transaksi

Alternate flow/Invariant A A1. Sebelum melakukan transaksi harus

melakukan pendaftaran

Invariant B

28

Tabel III.4

Deskripsi Use Case Laporan

Use Case Name Laporan

Requirements Admin membuat laporan

Goal Untuk diserahkan ke kepala perwakilan

Pre-conditions Customer melakukan pendaftaran dan

transaksi

Post-conditions Kepala perwakilan menerima laporan

Failed end condition Customer tidak membuat laporan

Actors Admin dan Ketua Cabang

Main flow/basic path 1. Admin melakukan pengisian

data customer

2. Customer melakukan transaksi

3. Admin membuat laporan

Alternate flow/Invariant A A1. Admin membuat laporan baru

Invariant B

29

Tabel III.5

Deskripsi Use Case Pengiriman Barang

Use Case Name Pengiriman Barang

Requirements Kurir melakukan pengiriman barang

Goal Untuk dikirim ke penerima

Pre-conditions Customer melakukan pendaftaran dan

transaksi

Post-conditions Kurir mengirim barang

Failed end condition Kurir tidak mengirim barang karena

customer tidak melakukan pendaftaran

dan transaksi

Actors kurir

Main flow/basic path 1. Admin melakukan pengisian

data customer

2. Customer melakukan transaksi

3. Kurir melakukan pengiriman

barang

Alternate flow/Invariant A A1. Kurir mengirim barang

Invariant B

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang

terjadi didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan untuk

mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran.

Adapun spesifikasi sistem pengiriman barang Pada PT.INDEX

TRANSPORTAMA Cabang Bekasi Timur adalah sebagai berikut:

30

3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen-dokumen masukan

baik yang berasal dari lngkungan dalam maupun luar perusahaan. Adapun

dokumen-dokumen masukan pada PT.INDEX TRANSPORTAMA Cabang

Bekasi sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Data Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Customer

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap terjadinya pengiriman barang

Jumlah : 1 (Satu) lembar

Bentuk : Lampiran A-1

3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen-dokumen keluaran

yang mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan

atau pelaporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran pada PT.INDEX

TRANSPORTAMA Cabang Bekasi Timur adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Data Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran pengiriman barang

Sumber : Admin

Tujuan : Customer

Frekuensi : Setiap terjadinya transaksi

Jumlah : 1 (Satu) lembar

Bentuk : Lampiran B-1

31

2. Nama Dokumen : Data Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti surat jalan pengiriman barang

Sumber : Admin

Tujuan : Kurir

Frekuensi : Setiap terjadinya pengiriman barang

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Bentuk : Lampiran B-2

3. Nama Dokumen : Laporan

Fungsi : Sebagai bukti laporan setiap pengiriman barang

Sumber : Admin

Tujuan : Kepala Perwakian

Frekuensi : Setiap adanya laporan

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Bentuk : Lampiran B-3

3.5 Permasalahan Pokok

Setelah mempelajari serta mengamati sistem berjalan pada PT.Index

Transportama Cabang Bekasi Timur, penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem

yang berjalan pada perusahaan tersebut masih belum terkomputerisasi.

Permasalahan pokok yang terjadi pada perusahaan tersebut antara lain:

32

1. Dalam Pengolahan data dan pemprosesan datanya masih dilakukan secara

manual yang belum terkomputerisasi sehingga menyebabkan kesulitan

dalam mengolah datanya.

2. Proses pencarian data barang yang masih manual membuat bagian

kesulitan mencari data barang karena harus kembali membuka buku

pendataan barang tersebut.

3. Kurang efektif dan efisien mengingat proses manualisasi sudah tertinggal

dengan sistem komputerisasi.

3.6 Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan

dalam perusahaan tersebut, maka penulis mengajukan beberapa alternatif

pemecahan masalah yang mungkin berguna dalam mengatasi dan memperbaiki

sistem. adapun beberapa alternatif pemecahan masalah yang diajukan penulis

adalah sebagai berikut:

1. Perlu dibentuk sistem pengolahan data terkomputerisasi. Hal ini akan

mempermudah pekerjaan dalam mengolah dan memproses data. Selain itu

sistem yang terkomputerisasi akan memberikan efisien dan efektifitas bagi

perusahaan.

2. Sistem yang dirancang untuk PT.INDEX TRANSPORTAMA Cabang

Bekasi Timur bisa mendata barang yang akan dikirim dan proses

pencarian data yang sebelumnya menggunakan media buku sekarang

sudah menggunakan sistem yang akan mempermudah bagian administrasi

mengolah data.