27

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Pembelian adalah suatu sistem kegiatan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. PT.Pokta Terbit Industri

Karawang merupakan salah satu perusahan yang bergerak di bidang

manufacturing. Untuk melakukan pengembangan usaha peranan sistem informasi

sangat berpengaruh besar bagi perusahaan ini, tanpa adanya sistem informasi

kegiatan transaksi pembelian belum dapat berjalan secara optimal. Saat ini sistem

yang berjalan pada PT.Pokta Terbit Industri Karawang masih dilakukan secara

manual. Sistem yang ada saat ini mengakibatkan lambatnya pengolahan informasi

yang dibutuhkan. Untuk dapat memberikan pelayanan yang tepat dan cepat maka

penulis berusaha untuk membuat suatu rancangan sistem dari yang belum

terkomputerisasi untuk dikembangkan agar sistem yang ada menjadi lebih

maksimal dalam segi penggunaannya.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan penulis akan menjelaskan mengenai sejarah

perusahaan, struktur organisasi dan fungsi dari setiap bagian pada PT. Pokta

Terbit Industri Karawang.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Pokta Terbit Industri Karawang merupakan perusahaan yang bergerak

28

dibidang Shoes Machinery & Component Industri serta Engeenering Construction

Services yang beralamat di Dusun Dukuh, Ds. Anggadita, Kecamatan Klari,

Karawang, Jawa Barat dan kantor pusat yang beralamat di Perum Griya

Metropolitan Kelurahan Pekayon Jaya RT.005/RW.03 Jalan Laskar No.1A

Bekasi. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 11 Maret 1991 dan mulai beroperasi

pada tahun 1999, PT. Pokta Terbit Industri Karawang termasuk kedalam kategori

Perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA) dengan nomor Surat Izin Usaha

Perdagangan No. 90/II/PMA/2001 pada tanggal 29 Maret 2001. Target pasar

dalam perusahaan ini adalah pasar domestik. Pemegang saham PT. Pokta Terbit

Industri Karawang ini terdiri dari satu orang warga negara Indonesia yaitu Bapak.

Bungai Johan dan dua orang warga negara Korea Selatan yaitu Mr. Sang Wook

Seo dan Mrs. Jung Sook Sur. Perusahaan ini mempunyai 200 karyawan, sebagian

karyawan tetap, karyawan kontrak dan karyawan lepas dengan sistem PKWT

(Pekerja Kontrak Waktu Terbatas).

29

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber : Hasil Olahan Penulis

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Pokta Terbit Industri Karawang

Adapun Fungsi dari masing-masing bagan struktur organisasi sesuai dengan

uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

1. Presiden Direktur

a. Menyusun strategi dan visi.

b. Mengatur investasi, alokasi dan disvestasi.

c. Memimpin redaksi.

d. Memastikan bahwa prinsip tatakelola perusahaan benar-benar diterapkan

dengan baik.

e. Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam

30

jangka pendek dan jangka panjang.

f. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai

dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan.

2. Direktur

a. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian

(manajer).

b. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

c. Menerima laporan aktivitas dari semua bagian.

d. Membuat laporan aktivitas perencanaan produk terhadap presiden direktur.

3. Manajer

a. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam

perusahaan.

b. Membuat peraturan entern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan

kebijakan perusahaan.

c. Memperbaiki dan menyempurnakan segi penataan agar tujuan organisasi

dapat tercapai dengan efektif dan effisien.

d. Menjadi perantara dalam komunikasi ide, gagasan dan strategi antara

pimpinan dan staff.

e. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat

dikerjakan oleh bawahan secara jelas.

f. Posisi manajer harus bisa mengatur suatu pekerjaan dan harus bisa

mengevaluasi pekerjaan yang sudah selesai.

4. Personalia

a. Mempersiapkan Sumber Daya Manusia (SDM).

31

b. Melakukan Reqruitment tenaga kerja.

c. Melakukan Seleksi tenaga kerja.

d. Mengembangkan dan mengevaluasi karyawan.

5. Penjualan

a. Menerima semua PO dari pelanggan.

b. Menginput data pelanggan.

c. Menginput data barang yang dipesan pelanggan.

d. Membuat sales order.

6. Pengiriman

a. Mengirimkan barang kepada pelanggan.

b. Mengirimkan berkas-berkas sebagai penghantar barang.

7. Pembelian

a. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang.

b. Menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang.

c. Mengeluarkan purchase oder (PO) kepada supplier yang dipilih.

d. Melakukan transaksi pembelian.

8. Gudang

a. Memeriksa stok barang.

b. Menyiapkan barang yang siap diproduksi.

c. Mencatat penerimaan material dari supplier.

d. Menyimpan material di gudang.

e. Mencatat distribusi material untuk produksi.

9. Produksi

a. Melaksanakan kebijakan dan rencana produksi.

32

b. Melaksanakan proses produksi dan prosedur kualitas sesuai dengan

ketentuan perusahaan.

c. Memahami kerja dengan standar keamanan, kesehatan dan keselamatan

dalam bekerja.

10. Accounting

a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan.

b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan.

c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan.

d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik

(bulanan atau tahunan).

e. Menyusun dan membuat anggaran dana pendapatan perusahaan secara

periodik (bulanan atau tahunan).

f. Melakukan pembayaran gaji karyawan.

g. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankkan

dan kemampuan keuangan perusahaan.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Untuk menganalisa sistem yang berjalan, penulis melakukan wawancara

dengan ibu Tessa selaku staff pembelian PT. Pokta Terbit Industri Karawang.

Adapun proses bisnis sistem pembelian yang sedang berjalan pada PT. Pokta

Terbit Industri Karawang adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Prosedur pemesanan diawali dari permintaan bahan baku barang yang akan

diproduksi oleh bagian produksi, bagian produksi akan meminta barang yang

33

diperlukan ataupun yang kosong kepada bagian gudang, bagian gudang

memeriksa persediaan barang yang diperlukan oleh bagian produksi. Apabila

persediaan di gudang tidak mencukupi permintaan barang yang diperlukan

ataupun barang yang diperlukan kosong, bagian gudang akan mengajukan

permintaan proses pembelian barang kepada bagian pembelian sesuai dengan

barang apa saja yang dibutuhkan beserta jumlahnya secara lisan. Bagian

pembelian menerima permintaan proses pembelian yang diajukan oleh bagian

gudang, bagian pembelian mengecek permintaan proses pembelian tersebut,

jika disetujui maka akan dilanjutkan pada proses pembelian. Jika tidak

disetujui permintaan proses pembelian tersebut akan dikembalikan ke bagian

gudang untuk direvisi.

2. Prosedur Pembelian Bahan Baku

Sebelum melakukan transaksi pembelian, bagian pembelian akan menghubungi

para suplier terlrbih dahulu untuk menanyakan harga barang yang akan dibeli

dan menerima penawaran harga dari suplier yang selanjutnya diproses menjadi

Purchase Order (PO) yang dikirimkan kepada suplier.

3. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Suplier menerima Purchase Order (PO) selanjutnya suplier menyiapkan

barang yang dibeli dan langsung mengirimkannya beserta dokumen

pelengkapnya berupa surat jalan, faktur pembelian dan faktur pajak ke bagian

pembelian. Bagian pembelian akan mengecek bahan baku yang datang apakah

sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika sudah sesuai maka bagian

pembelian akan meneruskan bahan baku tersebut ke bagian gudang, tapi jika

tidak sesuai maka akan dilakukan retur pembelian.

34

4. Prosedur Pembayaran

Bagian accounting menerima faktur pembelian dan faktur pajak dari bagian

pembelian. Setelah barang yang dibeli datang, bagian accounting akan

membayar berdasarkan faktur pembelian yang diterima.

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap bulannya bagian accounting akan membuat laporan pembelian dan

laporan keuangan yang akan diberikan kepada manajer. Manajer akan

mengecek laporan tersebut, jika disetujui maka laporan tersebut akan diterima

jika tidak disetujui maka laporan tersebut akan dikembalikan ke bagian

accounting pembelian untuk direvisi

35

3.4. Activity Diagram

1. Activity Diagram Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Sumber : Hasil Olahan Penulis

Gambar III.2. Activity Diagram Prosedur Pemesanan Bahan Baku

36

2. Activity Diagram Prosedur Pembelian Bahan Baku

Sumber : Hasil Olahan Penulis

Gambar III.3. Activity Diagram Prosedur Pembelian Bahan Baku

37

3. Activity Diagram Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Sumber : Hasil Olahan Penulis

Gambar III.4. Activity Diagram Prosedur Penerimaan Bahan Baku

38

4. Activity Diagram Prosedur Pembayaran

Sumber : Hasil Olahan Penulis

Gambar III.5. Activity Diagram Prosedur Pembayaran

39

5. Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan

Sumber : Hasil Olahan Penulis

Gambar III.6. Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan

5.1. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari bentuk dokumen

masukan dan dokumen keluaran.

40

5.1.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

1. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Sebagai arsip perusahaan

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pembuatan PO

Format : Lampiran A.1 (Dok. Sistem Berjalan)

2. Nama Dokumen : Data Supplier

Fungsi : Sebagai arsip perusahaan

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pembuatan PO

Format : Lampiran A.2 (Dok. Sistem Berjalan)

3. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengantar penerimaan barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian

41

Format : Lampiran A.3 (Dok. Sistem Berjalan)

4. Nama Dokumen : Faktur Penjualan

Fungsi : Sebagai bukti penagihan pembelian

Sumber : Suplier

Tujuan : Accounting

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap terjadi proses pembelian

Format : Lampiran A.4 (Dok. Sistem Berjalan)

5. Nama Dokumen : Faktur Pajak

Fungsi : Sebagai bukti penagihan pajak pembelian

Sumber : Suplier

Tujuan : Accounting

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap terjadi proses pembelian

Format : Lampiran A.5 (Dok. Sistem Berjalan)

5.1.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Purchase Order (PO)

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Suplier

Media : Kertas

42

Jumlah : 2 Rangkap

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian

Format : Lampiran B.1 (Dok. Sistem Berjalan)

2. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Bagian Accounting

Tujuan : Suplier

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran

Format : Lampiran B.2 (Dok. Sistem Berjalan)

3. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Sebagai laporan pembelian

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Manajer

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap akhir periode

Format : Lampiran B.3 (Dok. Sistem Berjalan)

5.2. Permasalahan Pokok

Adapun pokok permasalahan yang terjadi pada PT.Pokta Terbit Industri

Karawang adalah:

1. sistem penmbelian yang belum terkoordinir dengan baik disebabkan sistem

43

pembelian yang masih dikelola secara manual.

2. belum adanya sistem yang terkomputerisasi yang mengakibatkan kurang

falidnya data keuangan dan data pembelian serta mngakibatkan sering

terjadinya kesalahan dalam pencatatan laporan pembelian.

5.3. Pemecahan Masalah

Adapun solusi pemecahan masalah yang penulis sarankan untuk perm

asalahan yang terjadi pada PT.Pokta Terbit Industri Karawang adalah mengubah

sistem pencatatan manual menjadi sistem yang terkomputerisasi yang disesuaikan

dengan kebutuhan perusahaan pada bidang pembelian agar pencatatan dapat

dilakukan dengan baik dan meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan.