34

ANALISIS EFEKTIVITAS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

SIKLUS PENGGAJIAN PADA UNIPDU JOMBANG

Luphi Nikiya Sari

Universitas Negeri Surabaya

Luphinikiyasari@yahoo.co.id

ABSTRACT

This study aims to determine the effectiveness of system internal control cycle

payroll in UNIPDU Jombang. A method this research using descriptive qualitative with

primary data and secondary data. The results of research shows that system internal

control cycle payroll UNIPDU there are some of thr funcation of the less adequate,

namely on the task and its function. To the present employees and making a list of pay

UNIPDU done in the same functions. But according to the James A Hall system internal

control that is good may not be there are two the functionof the task of done with

employees are the same, because it is feared there manipulation data.

Keyword : system internal control, System Payroll Accounting, UNIPDU

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas sistem pengendalian internal

siklus penggajian pada UNIPDU Jombang. Metode penelitian ini menggunakan metode

kualitatif deskriptif dengan data primer dan data sekunder. Hasil penelitian menunjukan

bahwa sistem pengendalian internal siklus penggajian UNIPDU ada sebagian fungsi

yang kurang memadai, yakni pada pembagian tugas dan fungsinya. Untuk perekapan

daftar hadir karyawan dan pembuatan daftar gaji UNIPDU dilakukan dalam fungsi yang

sama. Padahal menurut James A. Hall sistem pengndalian internal yang baik tidak boleh

ada 2 fungsi tugas yang dilakukan dengan karyawan yang sama, karena dikhawatirkan

ada menipulasi data.

Kata Kunci : Sistem Pengendalian Internal, Sistem Akuntansi Penggajian, UNIPDU

PENDAHULUAN

Pengolahan data sistem informasi akuntansi pada perusahaan yang tidak baik

dapat menimbulkan dampak yang merugikan bagi perusahaan. Untuk itu, diperlukannya

pengendalian internal yang memadai pada siklus penggajian. Maka dari itu, pegendalian

internal sangat diperlukan agar sistem yang ada dalam perusahaan dapat berjalan

dengan baik. Dalam proses penggajian, pengendalian internal berguna untuk

menghindari kemungkinan kecurangan maupun kesalahan yang dapat merugikan

perusahaan (Septiara, 2012). Pentingnya penerapan sistem pengendalian internal yang

35

baik dalam suatu perusahan bertujuan untuk mencapai apa yang menjadi tujuan

perusaaan serta dapat meningkatkan kinerja karyawan (Winanda, 2012).

Hal yang penting dalam perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia.

Sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu

perusahaan dan juga sebagai faktor utama tujuan perusahaan. Sehingga salah satu cara

untuk meningkatkan hal tersebut adalah dengan memberikan gaji yang sesuai kepada

setiap pegawai. Gaji pada umumnya dikelola oleh bidang personalia atau di kelola oleh

bidang keuangan. Semua tergantung pada struktur organisasi usaha masing-masing

perusahaan. Gaji yang diberikan oleh perusahaan, umunya tergantung dengan pangkat

atau jabatan karyawan dan masa kerja karyawannya.

Manipulasi data gaji bisa saja dilakukan oleh pihak-pihak tertentu apabila tidak

adanya sistem yang baik dan benar dalam pengolahan gaji. Oleh karena itu, untuk

menjalankan kegiatan ini agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien, sebuah

peusahaan membutuhkan sistem pengolahan data dengan sistem informasi akuntansi.

Hal ini merupakan bagian yang terpenting bagi seorang menajemen untuk mengetahui

perkembangan seluruh informasi karyawan yang ada di perusahaan.

UNIPDU (Universitas Pondok Tinggi Darul Ulum) Jombang merupakan

perusahaan nirlaba hasil dari merger beberapa pendidikan tinggi yang sebelumnya

sudah dikelola oleh Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, yaitu ; STAI

(Sekolah Tinggi Agama Islam), STIBA (Sekolah Tinggi Bahasa Asing), AKPER

(Akademi Perawat), dan AKBID (Akademi Kebidanan) yang disahkan oleh pemerintah

sesuai dengan SK.Mendiknas RI Nomor : 121/D/O/2001. Pada tanggal 9 September

2001 UNIPDU Jombang telah diresmikan oleh Bapak Wakil Presiden RI Dr.HM

Hamzah Haz dengan disaksikan oleh para kyai sepuh ponpes Darul ‘Ulum dan pondok

pesantren lain.

Perkembangan tenaga kerja pada UNIPDU Jombang ini memerlukan

pengawasan yang baik. Sistem pengendalian intern pada sistem penggajian Unipdu

Jombang harus memiliki sistem yang efektif dan efisien dengan tujuan agar proses

pengolahan gaji dapat diketahui dengan cepat dan mudah. Selain itu, pengendalian

internal yang ada pada UNIPDU Jombang juga berfungsi untuk meminimalkan tindakan

kecurangan-kecurangan yang dapat terjadi. Oleh karena itu, penulis akan membahas

36

tentang “Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Penggajian

UNIPDU Jombang’’

Perumusan masalah yang akan dibahas yaitu bagaimana penerapan sistem

pengendalian intenal siklus penggajian yang telah diterapkan pada UNIPDU Jombang.

Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian internal

siklus penggajian UNIPDU Jombang.

Sistem Pengendalian Intern

Ika (2006), pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan

komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk

mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut ini:

keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undangundang, dan peraturan yang

berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi.

Pengertian sistem pengendalian intern menurut AICPA (American Institute of

Certified Public Accountants) yang dikutip oleh Bambang Hartadi (2003) menyebutkan,

sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-

ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta

kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya

meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang

telah diterapkan.

Komponen Pengendalian internal

James A Hall dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System

(2007:186), menjelaskan bahawa pengendalian internal terdiri atas lima komponen,

yakni: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi,

pengawasan, dan aktivitas pengendalin

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar dari empet

komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah

perusahaan dan mempengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan

karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah:

a) Integritas dan nilai etika manajemen

b) Struktur organisasi

37

c) Keterlibatan dewan kopmisaris dan komite audit, jika ada

d) Filosofi manajemen dan siklus operasionalnya

e) Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas.

f) Metode manajemen untuk menilai kinerja

g) Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan badan pemerintah.

h) Kebijakan atau praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.

Penilaian Risiko

Perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assessment) untuk

mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan

laporan keuangan. Risikp dapat muncul atau berubah berdasarkan berbagai kondisi,

seperti:

a) Perubahan dalam lingkungan operasinalnya yang membebankan tekanan baru

atau perubahan tekanan atas perusahaan

b) Personel baru yang memiliki pemahaman yang berbeda atau tidak memadai atas

pengendalian intenal

c) Sistem informasi baru atau yang baru direkayasa ulang, yang mempengaruhi

pemrosesan transasksi

d) Pertumbuhan signifikan dan cepat yang menghambat pengendalian internal yang

ada

e) Prinsip akuntansi baru yang berdampak pada pembuatan laporan keuangan

Infomasi dan Komunikasi

Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdamapk pada kemempuan

pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan dalam

hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang

andal. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan :

a) Menidentifikasi dan mencatat semua transasksi keuangan yang valid

b) Memberikan informasi secara tepat waktu mengenai berbagai ttransaksi dalam

perincian yang memadai untuk memungkinkan klasifikasi serta laporan

keuangan

c) Secara akurat mengukur nalai keuangan berbagai transaksi agar pengaruhnya

dapat dicatat pada laporan keuangan

38

d) Secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya.

Pengawasan

Pihak manajemen harus memasttikan bahwa pengendalian internal berfungsi

seperti yang dimaksudkan. Pengawasan (monitoring) adalah proses memungkinkan

kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat

diwujudkan melalui beberpa prosedur terpisah atau melalui aktiviotas yang berjalan.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian (control activities) adalah berbagai kebijakan dan

prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil

untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. Aktivitas pengendalian

dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yang berbeda: pengendalian komputer dan

pengendalian fisik. Pengendalian komputer adalah hal yang penting sebara khusus

berhubungan dengan lingkungan IT dan audit IT, terbagi menjadi dua kelompok umum:

pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum (general control)

berkaitan dengan perhatuian pada keseluruhan perusahaan, seperti pengendalian atas

pusat data, basisi data perusahaan, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program.

Pengendalian fisik berhubungan dengan sktivitas manusia yang digunakan

dalam sistem akuntansi. Aktivitas ini benar-benar manual, seperti penjagaan aktiva

secara fisik, atau dapat melibatkan penggunaan komputer untuk mencatat berbagai

transaksi atau pembaruan akun. Pengendalian fisik ini berkaitan dengan enam kategori

aktivitas, diantaranya: otorisasi transaksi, pemisahan fungsi, supervisi, pencatatan

akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen.

Sistem Akuntansi Penggajian

Alvin A Arens dkk daam bukunya yang berjudul Jasa Audit dan Assurance buku

2 (2008:144), menjelaskan bahwa silkus penggajian dan personalia dimuali dengan

perekrutan karyawan dan diakhiri dengan pembayaran jasa yang mereka berikan. Siklus

penggajian juga meliputi pembayaran kepada pemerintah dan institusi lainnya atas

pemotongan dan pembayaran pajak gaji serta tunjangan lainnya. Penyediaan jasa dari

karyawan yang sejalan dengan tujuan perusahaan dan pencatatan akunatansi yang benar

atas jasa tersebut juga termasuk ke dalam siklus penggajian dan personalia

39

Personalia dan Kepegawaian

Departemen sumber daya manusia merupakan sumber daya yang independen

untuk mewancarai dan memperkerjakan karyawan berkualitas. Departemen ini juga

merupakan sumber independen untuk mencatat verifikasi internal terhadap infomasi

penggajian, termasuk penambahan dan penghapusan pada sistem penggajian, serta

mencatatat perubahan dan pemotongan dalam pengupahan. Pencatatan personalia

meliputi tanggal karyawan mulai bekerja, invertigasi personalia, tingkat gaji,

pemotongan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan pemutusan hubungan kerja.

Persiapan Pencatatan Waktu dan Penggajian

Persiapan pencatatan waktu dan penggajian merupakan hal penting dalam audit

penggajian karena secara langsung mempengaruhi beban gaji setiap periode. Kontro

yang memadai diperlukan untuk mencegah terjadinya salah saji atas keempat aktivitas

berikut :

a) Menyiapkan kartu poencatat waktu

b) Meringkas dan menghitung gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih.

c) Menyiapkan cek gaji

d) Menyiapakan pencatatan penggajian

Pembayaran Gaji

Pembayaran dan pendistribusikan gaji harus dikendalikan dengan hati-hati untuk

mencegah pencurian. Untuk meningkatkan pengendalian, cek pembayaran biasanya

diproses terpisah dari pembeyaran lainnya. Cek penggajian ditujuakan kepada karyawan

atas jasa yang diberikannnya. Jumlah yang ditulis dalam cek adalah jumlah pembayaran

kotor dikurangi pajak dan pemotongan lainnya. Cek tersebut dibuat sebagai bagian dari

fungsi persiapan, namun adanya tanda tangan resmi (otorisasi) menjadikannya sebagai

asset. Setelah cek penggajian dicairkan oleh karyawan, cek yang dibatalkan

dikembalikan kepada perusahaan oleh pihak bank. Cek penggajian biasanya disimpan

langsung di rekening bank karyawan.

Rekonsiliasi bank untuk penggajian yang independen merupakan hal yang

penting untuk semua akun kas, ternmasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan

kecurangan. Akun penggajian impress adalah akun penggajian terpisah dengan jumlah

saldo kecil. Setiap jumlah penggajian (bersih) ditransfer melalui cek atau transfer

40

elektronik dari akun umum ke akun impres segera sebelum penggajian didistribusikan.

Akun impress mengurangi kemungkinan pencurian pada klien, memperbolehkan adanya

pendeglasian dalam otorisasi cek penggajian, dan memisahkann biaya gaji ruti dari

biaya rutin lainnya. Selain itu, akun impress juga memudahkan rekonsiliasi akun bank

untk penggajian.

Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian

Alvin A. Arens dkk dalam bukunya yang berjudul Jasa Audit dan Assurance

buku 2 (2008:119) menjelaskan bahwa sistem pengendalian internal dalam siklus

penggajian terdiri dari 5 komponen, diantaranya adalah:

a) Pemisahan Tugas yang Memadai

Pemisahan tuga sangat penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama

untuk menghindari pembayaran yang terlalu besar dan pembayaran kepada karyawan

yang tidak benar-benar ada. Fungsi penggajian harus dijaga agar tetap independen

terhadap departemen sumber daya manusia, yang mengandalikan aktivitas kunci

penggajian, seperti menambah dan mengurangi karyawan. Peroses penggajian juga

harus terpisah dari pihak otorisasi cek gaji.

b) Otorisasi yang Tepat.

Departemen sumber daya manusia mempunyai wewenang untuk melakukan

otorisasi penembahan dan pengurangan karyawan dari daftar penggajian atau

menambah dan mengurangi tarif pembayaran. Jumlah jam kerja setiap karyawan,

terutama waktu lembur, harus diotorisasi oleh penyedia karyawan tersebut. Persetujuan

harus dilakukan pada semua kartu pencatat waktu atau dilakukan berbasisi pengecualian

hanya untuk jam kerja lembur.

c) Dokumen dan Pencatatan yang Memadai

Dokumen dan pencatatan yang memadi bergantung pada sifat sistem penggajian.

Kartu pencatatat waktu duperlukan untuk karyawan berbasis jam kerja, tetapi tidak

demikian bagi karyawan yang digaji. Bagi karyawan yang dikompensasi berdasarkan

tarif atau sistem intensif lainnya, maka diperlukan pencatatan yang berbeda. Bagi

banyak perusahaan, pencatatan waktu harus memadai untuk mengakomulasi biaya

penggajian berdasarkan pekerjaan atau penugasan. Dokumen yang bernomor urut untuk

mencatat waktu tidak terlalu diperlukan karena tujuan kelengkapan tidak terlalu penting.

41

d) Pengendalian Fisik atas Aset dan Pencatatan

Akses terhadap cek penggajian yang belum ditangani hatus dijaga. Cek harus

ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab dann gaji harus dibagikan oleh

seseorang yang independen terhadap fungsi penggajian dan pencatata waktu. Cek yang

tidak diklaim harus dikembalikan untuk disimpan kembali. Jika cek ditandatangani oleh

mesin penenda tangan, maka akses ke mesin tersebut harus dijaga ketat.

e) Pengujian Independen atas Kinerja

Perhitungan gaji harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan

antara total per bagian dengan laporan ringkasannya. Anggota manajemen atau

karyawan lain yang beryanggung jawab harus menelaah hasil penggajian agar tidak

terjadi salah saji dalam jumlah yang tidak wajar.

METODE PENELITIAN

Rancangan Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif.

Menurut Moleong (2006 :3), data kualitatif yang dikumpulkan berupa kata-kata,

gambar, dan bukan angka-angka. Hal ini disebabkan adanya penerapan dari metode

kualitatif, dimana metedologi kualitatif merupakan prosedur penelitian yang

menghasilakan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan

perilaku yang diamati. Metode atau pendekatan penelitian yang digunakan adalah

deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk mengetahui sistem pengendalain intern sistem

penggajian pada UNIPDU Jombang.

Objek Penelitian

UNIPDU (Universitas Pesantren Tinggi Darul Ulum) Jombang berada di

kawasan Pondok Pesantren Darul Ulum yang terletak di Desa Rejoso-Peterongan-

Jombang

Tekni Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode

sebagai berikut:

1. Survey Pendahuluan

42

Pada teknik ini peneliti mengajukan ijin penelitian kepada pimpinan UNIPDU

Jombang agar dapat diijinkan melakukan penelitian dan diijinkan untuk mendapatkan

data terkait dengan penelitian yang dilakukan.

2. Observasi/Pengamatan Langsung

Dimana peneliti melakukan secara langsung kelapangan terhadap sistem

pengendalain intern sistem penggajian pada UNIPDU Jombang

3. Wawancara atau Interview

Peneliti menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian. Pada

penelitian ini adalah bagian Administrasi mengenai sistem pengendalain intern

sistem penggajian pada UNIPDU Jombang. Responden wawancara ini nantinya akan

ditujukan kepada:

a) Kepala Biro Kepegawaian UNIPDU

b) Kepala Biro Keuangan UNIPDU

c) WARKU (Wakil Rektor Bidang SDM Keuangan) UNIPDU

Teknik Analisis Data

Metode analisis yang digunakan adalah dengan menggunakan kualitatif

deskriptif yaitu metode dengan cara menyusun data yang diperoleh kemudian dianalisis,

sehingga memberikan informasi yang lengkap untuk pemecahan yang dihadapi. Unit

analisis dalam penelitian ini adalah pelaksanaan sistem pengendalain intern siklus

penggajian pada UNIPDU Jombang. Adapun langkah analisis data yang digunakan

dalam penelitian ini adalah:

a) Reduksi Data

Peneliti akan merangkum dari berbagai macam literatur yang berhubungan dengan

sistem pengendalian internal siklus penggajian.

b) Penyajian Data

Peneliti menyajikan data-data sistem pengendalian internal siklus penggajian dalam

bentuk singkat, bagan, flowchart dan sejenisnya yang dapat membantu untuk

memahami hasil pembahasan.

c) Verifikasi atau Kesimpulan

43

Peneliti akan menyimpulkan data dari hasil penelitian mengenai sistem

pengendalian internal siklus penggajian UNIPDU. Kemudian peneliti akan

menjawab rumusan masalah dalam penelitian tersebut

Selain dari ketiga teknik anailisi data di atas, peneliti juga melakukan keabsahan

data dengan menggunakan triangulasi. Menurut Meleong (2008:330) triangulasi adalah

tenik pemeriksaan keabsahan data untuk pemeriksaan hasil data tersebut. Peneliti

menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Hasil wawancara dari Sie

Kepegawaian akan dideskripsikan kemudian akan dicocokkan dengan hasil wawancara

BAK (Biro Administrasi Keuangan).

HASIL PEMBAHASAN

Setelah memperoleh data yang dibutuhkan melalui wawancara dari beberapa

narasumber serta hasil observasi dan dokumentasi, maka peneliti melakukan tahap

analisis selanjutnya yaitu pengolahan data penelitian. Pada tahap ini, peneliti akan

mendeskripsikan data yang didapat melalui hasil wawancara dan observasi.

Menguraikan data dengan teroru-teori yang digunakan oleh peneliti. Kemudian menarik

kesimpulan dari hasil wawancara dan observasi.

Sejarah UNIPDU

Awalnya KH As’ad Umar selaku pimpinan Ponpes Darul Ulum Peterongan

Jombang mendirikan STAIDU (Sekolah Tinggi Agama Islam Darul Ulum) sebagai

lembaga pendidikan tinggi yang berada ditengah-tengah pesantren melengkapi lembaga-

lembaga pendidikan dasar dan menengah formal lain yang telah berdiri. Seiring dengan

perkembangan STAIDU maka beliau mendirikan pendidikan tinggi lain yaitu AKPER

(Akademi Perawat) dan STIBA (Sekolah Tinggi Bahasa Asing) dan yang terakhir

adalah AKBID (Akademi Kebidanan)

UNIPDU hasil dari merger beberapa pendidikan tinggi yang sebelumnya sudah

dikelola oleh Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, yaitu ; STAI (Sekolah

Tinggi Agama Islam), STIBA (Sekolah Tinggi Bahasa Asing), AKPER (Akademi

Perawat), dan AKBID (Akademi Kebidanan) yang disahkan oleh pemerintah sesuai

dengan SK.Mendiknas RI Nomor : 121/D/O/2001. Pada tanggal 9 September 2001 ini

44

diresmikan oleh Bapak Wakil Presiden RI Dr.HM Hamzah Haz dengan disaksikan oleh

para kyai sepuh ponpes Darul ‘Ulum dan pondok pesantren lain.

UNIPDU telah berkembang dan menjadi satu-satunya universitas yang terletak

di tengah tengah pesantren dan juga satu-satunya yang menyandang nama universitas

pesantren di Indonesia. Kampus UNIPDU Peterongan Jombang menempati areal seluas

kurang lebih 40 hektar dengan luas bangunan seluruhnya kurang lebih 10.000 m2.

Berbagai fasilitas yang tersedia relative lengkap dan cukup memadai. Pengembangan

program studi, peningkatan kualitas SDM serta peningkatan peran serta unit-unit

penunjang serta lembaga juga telah memberikan hasil yang signifikan bagi kemajuan

kelembagaan.

SDM UNIPDU

Jumlah karaywan yang terdapat pada UNIPDU (Universitas Pesantren Tinggi

Darul Ulum) adalah sebanyak dua ratus lima oranng. Rata-rata karyawan pada

perusahaan ini berlatar belakang pendidikan S1, S2, dan S3. Jam kerja pada UNIPDU

adalah hari sabtu sampai kamis. Dengan jam kerja rata-rata delapan jam per hari.

45

A. Flowchart Siklus Penggajian UNIPDU

Sumber: Peneliti (2016)

Gambar 1

Flowchart Siklus Penggajian UNIPDU

46

B. Analisis Terhadap Prosedur Penggajian Karyawan.

Prosedur penggajian UNIPDU dibagi menajdi 3 yaitu: 1) Prosedur Finger Print,

2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji, 3) Prosedur Pencairan Gaji. Ketiga prosedur

tersebut gunanya untuk memperkecil kemungkinan kecurangan yang akan terjadi,

karena telah ditangani oleh pihak yang berwenang, berikut flowchart siklus penggajian

UNIPDU:

1) Prosedur Finger Print

Setiap karyawan yang hadir wajib absen dengan menggunakan Finger Print. Hal ini

dilakukan untuk mengetahui kehadiran karyawan. Kemudian data yang telah

terinput ke dalam mesin akan direkap oleh Sie Kepegawaian yang selanjutnya akan

di serahakan ke BAK untuk dibuatkan rekap gaji dan persetujuan tanda tangan.

2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Dalam pembuatan daftar gaji, perhitungan waktu kerja, jabatan karyawan, dan masa

pengabdian adalah hal yang utama. Karena perhitungan kehadiran ini menjadi dasar

sebagai perhitungan karyawan yang dokumen yang diibayarkan. Dengan Dari hasil

wawancara dengan pihak Biro Kepegawaian dan BAK selaku yang mengelola

perhitungan gaji dan pengumpulan dokumen yang diperlukan dari hasil laporan

absensi karyawan dapat disimpulkan sebagai berikut:

a. Proses perhitungan waktu kerja.

Perhitungan ini dengan melihat laporan absen yang dikirim oleh Biro

Kepegawaian. Dan laporan tersebut membuktikan kehadiran dan ketidakhadiran

pada tiap harinya melalui Finger Print. Dengan adanya finger print tersebut

tidak ada karyawan yang memanipulasi kehadirannya. Karena setiap awal jam

kerja sampai akhir jam kerja karyawan wajib melakukan absen dengan finger

print. Sehingga akan terlihat absensi sesuai dengan keterangan yang ada.

b. Proses jabatan karyawan

Perhitungan jabatan karyawan sesuai dengan jabatan yang mereka duduki.

Semakin tinggi jabatannya, maka semakin tinggi pula gaji yang akan diberikan,

begitu juga sebaliknya, berikut daftar jabatan karyawannya.

c. Proses masa pengabdian

47

Perhitungan masa pengabdian karyawan hampir sama dengan perhitungan

jabatan karyawan. Semakin lama pengabdian karyawan pada UNIPDU, maka

semakin tinggi pula gaji yang akan diberikan, begitu juga sebaliknya

3) Prosedur Pencairan Gaji

Proses pencairan gaji dilakuakn oleh bagian Biro Administrasi Keuangan. Nilai

nominal gaji akan diberikan sesuai dengan bukti dari prosedur finger print dan

prosedur daftar gaji. Setelah itu diserahkan kepada WARKU untuk bukti kepada

Rektor. Dengan demikian proses pencairan gaji tersebut tidak memerlukan waktu

yang panjangn dan prosedur yang ada telah sesuai dengan sistem yang baik dan

melalui tahap yang semestinya.

C. Analisis Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian

Menurut Alvin A Arens dkk sistem pengendalian intern dalam sistem

penggajian dan pengupahan ada 5, berikut adalah penjelasan dari pengendalian intern

yang diterapakn oleh UNIPDU Jombang dan dianalisis berdasarkan teori yang ada.

1) Pemisahan Tugas yang Memadai

UNIPDU Jombang menerapakan pengendalian yang belum sesuai dengan sistem

pengendalian siklus penggajian. Terbukti dari salah satu pemisahan fungsi dan

tugas pada setiap bagian ada satu karyawan yang menjalankan 2 tugas berbeda

secara bersamaan. Karena pengendalian yang baik adalah tidak boleh seseorang

menangani dua transaksi dalam satu fungsi secara bersamaan, berikut pemisahan

tugas siklus penggajian UNIPDU:

a) Seluruh karyawan UNIPDU melakukan Finger Print, kemudian data karyawan

tersebut diserahkan kepada Sie Kepegawaian untuk melakukan rekap presensi

karyawan yang ditugaskan kepada Ibu Liawati.

b) Perhitungan rekap waktu kerja, jabatan karyawan, dan masa pengabdian ini

dihitung oleh Sie Kepegawaian UNPDU dengan satu karyawan saja yang

bernama Ibu Nur Sholiha. Setelah terbentuk rekap gaji, maka bagian Sie

Kepegawaian yang bernama Pak Teguh Utomo dengan dibantu Ibu Irmawati

dan Ibu Nur Sholiha untuk membuat daftar gaji yang kemudian diserahkan

kepada Pak Ismawan bagian BAK (Biro Administrasi Keuangan). Dalam

pemisahan tugas siklus penggajian ini Ibu Nur Sholihah bertugas melakukan 2

48

tahap siklus pengajian. Padahal dalam siklus penggajian antara rekap presensi

karyawan dengan pembuatan daftar rekap gaji harus dibuat oleh orang yang

berbeda, karena dikhawatirkan akan menimbulkan risiko manipulasi data.

c) BAK (Biro Administrasi Keuangan) melakukan pengecekan slip gaji karyawan

yang disetujui oleh Ainun Najih sebagai otorisator. Jika slip gaji tersebut terjadi

salah saji, maka akan diserahkan kembali kepada Pak Teguh. Sedangkan jika

slip gaji tersebut benar penyajiannya, maka akan diserahkan langsung kepada

karyawan untuk melakukan tanda tangan. Penyerahan slip gaji kepada karyawan

ini dilakukan oleh Pak Moch. Nawawi. Setelah itu diserahkan kepada Pak

Slamet Supi’i untuk membuat laporan penggajian.

d) WARKU (Wakil Rektor Bidang SDM Keuangan) yang bernama Dr.

H.M.Zulfikar As’ad, MMR akan menerima laporan penggajian dari Pak Slamet

Supi’i

e) Setelah Pak Zulfikar menerima laporan penggajian, maka beliau akan

menyerahkan kepada Rektor yang bernama Prof. Dr. Ahmad Zahro, MA untuk

menyetujui laporan penggajian UNIPDU tersebut.

2) Otorisasi yag Tepat

Pengendalian internal terhadap sitem otorisasi proses penggajian, adalah terkait

dengan perubahan gaji disebakan oleh waktu kerja, kenaikan jabatan dan masa

pengabdian. Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh Biro Administrasi Keuangan

yang bernama Ainun Najih.

3) Dokumen dan Pencatatan yang Memadai

Siklus penggajian UNIPDU ada 4 dokumen pencatatan, diantaranya adalah:

a) Rekap absensi harian, dokumen ini berisi tentang rekap absensi seluruh

karyawan yang diolah sistem operasi computer (finger print) berguna untuk

merekam kehadiran karyawan setiap harinya sebelum mulai kerja dan sesudah

bekerja untuk mempertimbangkan jumlah gaji yang akan diberikan.

b) Rekap gaftar gaji, dokumen ini berisi tentang penjumlahan seluruh perhitungna

gaji antara rekap absensi harian, waktu kerja, jabatan, dan masa pengabdian

untuk melihat kehadiran karyawan dalam mempertimbangkan nominal gaji yang

diberikan dalam slip gaji karyawan.

49

c) Slip gaji, dokumen ini memuat rincian komponen gaji yang diberikan kepada

karyawan yang diotorisasi oleh Pak Ainun Najih.

d) Laporan penggajian, dokumen ini berisi tentang laporan penggajian seluruh

karyawan UNIPDU atas persetujuan WARKU dan REKTOR UNIPDU.

4) Pengendalian Fisik atas Aset dan Pencatatan

Pengedalian fisik siklus penggajian pada UNIPDU dilakukan sangat ketat dan ektra

hati-hati. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan penjumlahan total

gaji pada karyawan. Dokumen penggajian slip gaji akan diserahkan kepada

karyawan untuk tandatangan pencairan gaji.

5) Pengujian Independen atas Kinerja

Pengujian independen atas kinerja dalam melaksanakan tugasnya, UNIPDU ini

menunjukkan dengan pembuatan laporan penggajian yang diverifikasi kebenaran

dan ketelitian perhitungan oleh BAK dan WARKU, kemudian laporan penggajian

seluruh karyawan UNIPDU akan ditunjukkan kepada Rektor.

SIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang efektivitas sistem

pengendalian internal siklus penggajian pada UNIPDU Jombang dapat disimpulkan

bahwa prosedur penggajian pada UNIPDU melibatkan karyawan, BAKep, BAK,

WARKU, dan Rektor. Adapun kesimpulan sistem pengendalian internal siklus

penggajian UNIPDU, sebagai berikut:

1. Pemisahan tugas siklus penggajian UNIPDU kurang memadai, dikarenakan

pemisahan tugas antara rekap perhitungan waktu kerja, jabatan, dan masa jabatan

dengan pembuatan daftar gaji masih ada campuran dalam satu fungsi.

2. Otirisasi yang memadai dipertanggung jawabkan kepada Pak Ainun Najih BAK

untuk melakukan persetujuan iya dan tidaknya slip gaji karyawan.

3. Dokumen dan pencatatan siklus penggajiann UNIPDU sangat memadai, dikarenakan

memiliki 4 dokumenn yang mencakup siklus penggajian, yaitu: rekap absebsi harian,

rekap daftar gaji, slip gaji, dan laporan penggajian.

50

4. Pengendalian fisik atas aset dan pencatatan sudah smemadai, disebabkan slip gaji

yang sudah diotorisasi diserahkan dan ditandatangani oleh karyawan yang

bersangkutan.

5. Pengujian independen atas kinerja sangat memadai, karena pengecekan laporan

penggajian diserahan kepada WARKU dan persetujuan laporam penggajian oleh

Rektor UNIPDU.

SARAN

Saran yang dapat diberikan peneliti untuk UNIPDU dalam menjalankan sistem

pengendalian internal siklus penggajian adalah pemisahan tugas yang efektif dan

efesien. Menurut hasil penelitian, sebaiknya pemisahan tugas perhitungan waktu kerja,

jabatan karyawan, dan masa jabatan dengan pembuatan daftar gaji dilakukan oleh orang

yang berbeda. Hal ini dilakukan sebagai antisipasi terjadinya salah saji penggajian agar

tercipta sistem pengendalian internal yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

A Hall, James. 2007. Accounting Infomation System. Jakarta: Salemba Empat

Arens, Alvin dkk. 2008. Jasa Audit dan Assurance. Jakarta: Salemba Empoat

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Haripratiwi, Ika. 2006. Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian Karyawan

pada BMT AL IKHLAS Yogyakarta STAIN, Surakarta.

Septiara, Elmira. (2012). Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Penggajian Pada PT.Ningrat Muda Mandiri. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta:

Universitas BINUS.

Moleong, Lexy J. 2006. Metode Penelitian Kualitataif . Bandung : PT Remaja

Rosdakarya

Singleton, Hall. 2007. Information Technology and Asurance. Edisi Kedua, Salemba

Empat, Jakarta.

Zamzami, Bani. 2013. Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem

Penggajian Pt Taspen (Persero) Jakarta. Universitas Gunadarma.