34
ANALISIS EFEKTIVITAS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
SIKLUS PENGGAJIAN PADA UNIPDU JOMBANG
Luphi Nikiya Sari
Universitas Negeri Surabaya
ABSTRACT
This study aims to determine the effectiveness of system internal control cycle
payroll in UNIPDU Jombang. A method this research using descriptive qualitative with
primary data and secondary data. The results of research shows that system internal
control cycle payroll UNIPDU there are some of thr funcation of the less adequate,
namely on the task and its function. To the present employees and making a list of pay
UNIPDU done in the same functions. But according to the James A Hall system internal
control that is good may not be there are two the functionof the task of done with
employees are the same, because it is feared there manipulation data.
Keyword : system internal control, System Payroll Accounting, UNIPDU
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas sistem pengendalian internal
siklus penggajian pada UNIPDU Jombang. Metode penelitian ini menggunakan metode
kualitatif deskriptif dengan data primer dan data sekunder. Hasil penelitian menunjukan
bahwa sistem pengendalian internal siklus penggajian UNIPDU ada sebagian fungsi
yang kurang memadai, yakni pada pembagian tugas dan fungsinya. Untuk perekapan
daftar hadir karyawan dan pembuatan daftar gaji UNIPDU dilakukan dalam fungsi yang
sama. Padahal menurut James A. Hall sistem pengndalian internal yang baik tidak boleh
ada 2 fungsi tugas yang dilakukan dengan karyawan yang sama, karena dikhawatirkan
ada menipulasi data.
Kata Kunci : Sistem Pengendalian Internal, Sistem Akuntansi Penggajian, UNIPDU
PENDAHULUAN
Pengolahan data sistem informasi akuntansi pada perusahaan yang tidak baik
dapat menimbulkan dampak yang merugikan bagi perusahaan. Untuk itu, diperlukannya
pengendalian internal yang memadai pada siklus penggajian. Maka dari itu, pegendalian
internal sangat diperlukan agar sistem yang ada dalam perusahaan dapat berjalan
dengan baik. Dalam proses penggajian, pengendalian internal berguna untuk
menghindari kemungkinan kecurangan maupun kesalahan yang dapat merugikan
perusahaan (Septiara, 2012). Pentingnya penerapan sistem pengendalian internal yang
35
baik dalam suatu perusahan bertujuan untuk mencapai apa yang menjadi tujuan
perusaaan serta dapat meningkatkan kinerja karyawan (Winanda, 2012).
Hal yang penting dalam perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia.
Sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu
perusahaan dan juga sebagai faktor utama tujuan perusahaan. Sehingga salah satu cara
untuk meningkatkan hal tersebut adalah dengan memberikan gaji yang sesuai kepada
setiap pegawai. Gaji pada umumnya dikelola oleh bidang personalia atau di kelola oleh
bidang keuangan. Semua tergantung pada struktur organisasi usaha masing-masing
perusahaan. Gaji yang diberikan oleh perusahaan, umunya tergantung dengan pangkat
atau jabatan karyawan dan masa kerja karyawannya.
Manipulasi data gaji bisa saja dilakukan oleh pihak-pihak tertentu apabila tidak
adanya sistem yang baik dan benar dalam pengolahan gaji. Oleh karena itu, untuk
menjalankan kegiatan ini agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien, sebuah
peusahaan membutuhkan sistem pengolahan data dengan sistem informasi akuntansi.
Hal ini merupakan bagian yang terpenting bagi seorang menajemen untuk mengetahui
perkembangan seluruh informasi karyawan yang ada di perusahaan.
UNIPDU (Universitas Pondok Tinggi Darul Ulum) Jombang merupakan
perusahaan nirlaba hasil dari merger beberapa pendidikan tinggi yang sebelumnya
sudah dikelola oleh Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, yaitu ; STAI
(Sekolah Tinggi Agama Islam), STIBA (Sekolah Tinggi Bahasa Asing), AKPER
(Akademi Perawat), dan AKBID (Akademi Kebidanan) yang disahkan oleh pemerintah
sesuai dengan SK.Mendiknas RI Nomor : 121/D/O/2001. Pada tanggal 9 September
2001 UNIPDU Jombang telah diresmikan oleh Bapak Wakil Presiden RI Dr.HM
Hamzah Haz dengan disaksikan oleh para kyai sepuh ponpes Darul ‘Ulum dan pondok
pesantren lain.
Perkembangan tenaga kerja pada UNIPDU Jombang ini memerlukan
pengawasan yang baik. Sistem pengendalian intern pada sistem penggajian Unipdu
Jombang harus memiliki sistem yang efektif dan efisien dengan tujuan agar proses
pengolahan gaji dapat diketahui dengan cepat dan mudah. Selain itu, pengendalian
internal yang ada pada UNIPDU Jombang juga berfungsi untuk meminimalkan tindakan
kecurangan-kecurangan yang dapat terjadi. Oleh karena itu, penulis akan membahas
36
tentang “Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Penggajian
UNIPDU Jombang’’
Perumusan masalah yang akan dibahas yaitu bagaimana penerapan sistem
pengendalian intenal siklus penggajian yang telah diterapkan pada UNIPDU Jombang.
Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian internal
siklus penggajian UNIPDU Jombang.
Sistem Pengendalian Intern
Ika (2006), pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan
komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk
mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut ini:
keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undangundang, dan peraturan yang
berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi.
Pengertian sistem pengendalian intern menurut AICPA (American Institute of
Certified Public Accountants) yang dikutip oleh Bambang Hartadi (2003) menyebutkan,
sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-
ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta
kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya
meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang
telah diterapkan.
Komponen Pengendalian internal
James A Hall dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System
(2007:186), menjelaskan bahawa pengendalian internal terdiri atas lima komponen,
yakni: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi,
pengawasan, dan aktivitas pengendalin
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar dari empet
komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah
perusahaan dan mempengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan
karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah:
a) Integritas dan nilai etika manajemen
b) Struktur organisasi
37
c) Keterlibatan dewan kopmisaris dan komite audit, jika ada
d) Filosofi manajemen dan siklus operasionalnya
e) Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas.
f) Metode manajemen untuk menilai kinerja
g) Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan badan pemerintah.
h) Kebijakan atau praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.
Penilaian Risiko
Perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assessment) untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan
laporan keuangan. Risikp dapat muncul atau berubah berdasarkan berbagai kondisi,
seperti:
a) Perubahan dalam lingkungan operasinalnya yang membebankan tekanan baru
atau perubahan tekanan atas perusahaan
b) Personel baru yang memiliki pemahaman yang berbeda atau tidak memadai atas
pengendalian intenal
c) Sistem informasi baru atau yang baru direkayasa ulang, yang mempengaruhi
pemrosesan transasksi
d) Pertumbuhan signifikan dan cepat yang menghambat pengendalian internal yang
ada
e) Prinsip akuntansi baru yang berdampak pada pembuatan laporan keuangan
Infomasi dan Komunikasi
Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdamapk pada kemempuan
pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan dalam
hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang
andal. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan :
a) Menidentifikasi dan mencatat semua transasksi keuangan yang valid
b) Memberikan informasi secara tepat waktu mengenai berbagai ttransaksi dalam
perincian yang memadai untuk memungkinkan klasifikasi serta laporan
keuangan
c) Secara akurat mengukur nalai keuangan berbagai transaksi agar pengaruhnya
dapat dicatat pada laporan keuangan
38
d) Secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya.
Pengawasan
Pihak manajemen harus memasttikan bahwa pengendalian internal berfungsi
seperti yang dimaksudkan. Pengawasan (monitoring) adalah proses memungkinkan
kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat
diwujudkan melalui beberpa prosedur terpisah atau melalui aktiviotas yang berjalan.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian (control activities) adalah berbagai kebijakan dan
prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil
untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. Aktivitas pengendalian
dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yang berbeda: pengendalian komputer dan
pengendalian fisik. Pengendalian komputer adalah hal yang penting sebara khusus
berhubungan dengan lingkungan IT dan audit IT, terbagi menjadi dua kelompok umum:
pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum (general control)
berkaitan dengan perhatuian pada keseluruhan perusahaan, seperti pengendalian atas
pusat data, basisi data perusahaan, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program.
Pengendalian fisik berhubungan dengan sktivitas manusia yang digunakan
dalam sistem akuntansi. Aktivitas ini benar-benar manual, seperti penjagaan aktiva
secara fisik, atau dapat melibatkan penggunaan komputer untuk mencatat berbagai
transaksi atau pembaruan akun. Pengendalian fisik ini berkaitan dengan enam kategori
aktivitas, diantaranya: otorisasi transaksi, pemisahan fungsi, supervisi, pencatatan
akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen.
Sistem Akuntansi Penggajian
Alvin A Arens dkk daam bukunya yang berjudul Jasa Audit dan Assurance buku
2 (2008:144), menjelaskan bahwa silkus penggajian dan personalia dimuali dengan
perekrutan karyawan dan diakhiri dengan pembayaran jasa yang mereka berikan. Siklus
penggajian juga meliputi pembayaran kepada pemerintah dan institusi lainnya atas
pemotongan dan pembayaran pajak gaji serta tunjangan lainnya. Penyediaan jasa dari
karyawan yang sejalan dengan tujuan perusahaan dan pencatatan akunatansi yang benar
atas jasa tersebut juga termasuk ke dalam siklus penggajian dan personalia
39
Personalia dan Kepegawaian
Departemen sumber daya manusia merupakan sumber daya yang independen
untuk mewancarai dan memperkerjakan karyawan berkualitas. Departemen ini juga
merupakan sumber independen untuk mencatat verifikasi internal terhadap infomasi
penggajian, termasuk penambahan dan penghapusan pada sistem penggajian, serta
mencatatat perubahan dan pemotongan dalam pengupahan. Pencatatan personalia
meliputi tanggal karyawan mulai bekerja, invertigasi personalia, tingkat gaji,
pemotongan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan pemutusan hubungan kerja.
Persiapan Pencatatan Waktu dan Penggajian
Persiapan pencatatan waktu dan penggajian merupakan hal penting dalam audit
penggajian karena secara langsung mempengaruhi beban gaji setiap periode. Kontro
yang memadai diperlukan untuk mencegah terjadinya salah saji atas keempat aktivitas
berikut :
a) Menyiapkan kartu poencatat waktu
b) Meringkas dan menghitung gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih.
c) Menyiapkan cek gaji
d) Menyiapakan pencatatan penggajian
Pembayaran Gaji
Pembayaran dan pendistribusikan gaji harus dikendalikan dengan hati-hati untuk
mencegah pencurian. Untuk meningkatkan pengendalian, cek pembayaran biasanya
diproses terpisah dari pembeyaran lainnya. Cek penggajian ditujuakan kepada karyawan
atas jasa yang diberikannnya. Jumlah yang ditulis dalam cek adalah jumlah pembayaran
kotor dikurangi pajak dan pemotongan lainnya. Cek tersebut dibuat sebagai bagian dari
fungsi persiapan, namun adanya tanda tangan resmi (otorisasi) menjadikannya sebagai
asset. Setelah cek penggajian dicairkan oleh karyawan, cek yang dibatalkan
dikembalikan kepada perusahaan oleh pihak bank. Cek penggajian biasanya disimpan
langsung di rekening bank karyawan.
Rekonsiliasi bank untuk penggajian yang independen merupakan hal yang
penting untuk semua akun kas, ternmasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan
kecurangan. Akun penggajian impress adalah akun penggajian terpisah dengan jumlah
saldo kecil. Setiap jumlah penggajian (bersih) ditransfer melalui cek atau transfer
40
elektronik dari akun umum ke akun impres segera sebelum penggajian didistribusikan.
Akun impress mengurangi kemungkinan pencurian pada klien, memperbolehkan adanya
pendeglasian dalam otorisasi cek penggajian, dan memisahkann biaya gaji ruti dari
biaya rutin lainnya. Selain itu, akun impress juga memudahkan rekonsiliasi akun bank
untk penggajian.
Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian
Alvin A. Arens dkk dalam bukunya yang berjudul Jasa Audit dan Assurance
buku 2 (2008:119) menjelaskan bahwa sistem pengendalian internal dalam siklus
penggajian terdiri dari 5 komponen, diantaranya adalah:
a) Pemisahan Tugas yang Memadai
Pemisahan tuga sangat penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama
untuk menghindari pembayaran yang terlalu besar dan pembayaran kepada karyawan
yang tidak benar-benar ada. Fungsi penggajian harus dijaga agar tetap independen
terhadap departemen sumber daya manusia, yang mengandalikan aktivitas kunci
penggajian, seperti menambah dan mengurangi karyawan. Peroses penggajian juga
harus terpisah dari pihak otorisasi cek gaji.
b) Otorisasi yang Tepat.
Departemen sumber daya manusia mempunyai wewenang untuk melakukan
otorisasi penembahan dan pengurangan karyawan dari daftar penggajian atau
menambah dan mengurangi tarif pembayaran. Jumlah jam kerja setiap karyawan,
terutama waktu lembur, harus diotorisasi oleh penyedia karyawan tersebut. Persetujuan
harus dilakukan pada semua kartu pencatat waktu atau dilakukan berbasisi pengecualian
hanya untuk jam kerja lembur.
c) Dokumen dan Pencatatan yang Memadai
Dokumen dan pencatatan yang memadi bergantung pada sifat sistem penggajian.
Kartu pencatatat waktu duperlukan untuk karyawan berbasis jam kerja, tetapi tidak
demikian bagi karyawan yang digaji. Bagi karyawan yang dikompensasi berdasarkan
tarif atau sistem intensif lainnya, maka diperlukan pencatatan yang berbeda. Bagi
banyak perusahaan, pencatatan waktu harus memadai untuk mengakomulasi biaya
penggajian berdasarkan pekerjaan atau penugasan. Dokumen yang bernomor urut untuk
mencatat waktu tidak terlalu diperlukan karena tujuan kelengkapan tidak terlalu penting.
41
d) Pengendalian Fisik atas Aset dan Pencatatan
Akses terhadap cek penggajian yang belum ditangani hatus dijaga. Cek harus
ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab dann gaji harus dibagikan oleh
seseorang yang independen terhadap fungsi penggajian dan pencatata waktu. Cek yang
tidak diklaim harus dikembalikan untuk disimpan kembali. Jika cek ditandatangani oleh
mesin penenda tangan, maka akses ke mesin tersebut harus dijaga ketat.
e) Pengujian Independen atas Kinerja
Perhitungan gaji harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan
antara total per bagian dengan laporan ringkasannya. Anggota manajemen atau
karyawan lain yang beryanggung jawab harus menelaah hasil penggajian agar tidak
terjadi salah saji dalam jumlah yang tidak wajar.
METODE PENELITIAN
Rancangan Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif.
Menurut Moleong (2006 :3), data kualitatif yang dikumpulkan berupa kata-kata,
gambar, dan bukan angka-angka. Hal ini disebabkan adanya penerapan dari metode
kualitatif, dimana metedologi kualitatif merupakan prosedur penelitian yang
menghasilakan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan
perilaku yang diamati. Metode atau pendekatan penelitian yang digunakan adalah
deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk mengetahui sistem pengendalain intern sistem
penggajian pada UNIPDU Jombang.
Objek Penelitian
UNIPDU (Universitas Pesantren Tinggi Darul Ulum) Jombang berada di
kawasan Pondok Pesantren Darul Ulum yang terletak di Desa Rejoso-Peterongan-
Jombang
Tekni Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode
sebagai berikut:
1. Survey Pendahuluan
42
Pada teknik ini peneliti mengajukan ijin penelitian kepada pimpinan UNIPDU
Jombang agar dapat diijinkan melakukan penelitian dan diijinkan untuk mendapatkan
data terkait dengan penelitian yang dilakukan.
2. Observasi/Pengamatan Langsung
Dimana peneliti melakukan secara langsung kelapangan terhadap sistem
pengendalain intern sistem penggajian pada UNIPDU Jombang
3. Wawancara atau Interview
Peneliti menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian. Pada
penelitian ini adalah bagian Administrasi mengenai sistem pengendalain intern
sistem penggajian pada UNIPDU Jombang. Responden wawancara ini nantinya akan
ditujukan kepada:
a) Kepala Biro Kepegawaian UNIPDU
b) Kepala Biro Keuangan UNIPDU
c) WARKU (Wakil Rektor Bidang SDM Keuangan) UNIPDU
Teknik Analisis Data
Metode analisis yang digunakan adalah dengan menggunakan kualitatif
deskriptif yaitu metode dengan cara menyusun data yang diperoleh kemudian dianalisis,
sehingga memberikan informasi yang lengkap untuk pemecahan yang dihadapi. Unit
analisis dalam penelitian ini adalah pelaksanaan sistem pengendalain intern siklus
penggajian pada UNIPDU Jombang. Adapun langkah analisis data yang digunakan
dalam penelitian ini adalah:
a) Reduksi Data
Peneliti akan merangkum dari berbagai macam literatur yang berhubungan dengan
sistem pengendalian internal siklus penggajian.
b) Penyajian Data
Peneliti menyajikan data-data sistem pengendalian internal siklus penggajian dalam
bentuk singkat, bagan, flowchart dan sejenisnya yang dapat membantu untuk
memahami hasil pembahasan.
c) Verifikasi atau Kesimpulan
43
Peneliti akan menyimpulkan data dari hasil penelitian mengenai sistem
pengendalian internal siklus penggajian UNIPDU. Kemudian peneliti akan
menjawab rumusan masalah dalam penelitian tersebut
Selain dari ketiga teknik anailisi data di atas, peneliti juga melakukan keabsahan
data dengan menggunakan triangulasi. Menurut Meleong (2008:330) triangulasi adalah
tenik pemeriksaan keabsahan data untuk pemeriksaan hasil data tersebut. Peneliti
menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Hasil wawancara dari Sie
Kepegawaian akan dideskripsikan kemudian akan dicocokkan dengan hasil wawancara
BAK (Biro Administrasi Keuangan).
HASIL PEMBAHASAN
Setelah memperoleh data yang dibutuhkan melalui wawancara dari beberapa
narasumber serta hasil observasi dan dokumentasi, maka peneliti melakukan tahap
analisis selanjutnya yaitu pengolahan data penelitian. Pada tahap ini, peneliti akan
mendeskripsikan data yang didapat melalui hasil wawancara dan observasi.
Menguraikan data dengan teroru-teori yang digunakan oleh peneliti. Kemudian menarik
kesimpulan dari hasil wawancara dan observasi.
Sejarah UNIPDU
Awalnya KH As’ad Umar selaku pimpinan Ponpes Darul Ulum Peterongan
Jombang mendirikan STAIDU (Sekolah Tinggi Agama Islam Darul Ulum) sebagai
lembaga pendidikan tinggi yang berada ditengah-tengah pesantren melengkapi lembaga-
lembaga pendidikan dasar dan menengah formal lain yang telah berdiri. Seiring dengan
perkembangan STAIDU maka beliau mendirikan pendidikan tinggi lain yaitu AKPER
(Akademi Perawat) dan STIBA (Sekolah Tinggi Bahasa Asing) dan yang terakhir
adalah AKBID (Akademi Kebidanan)
UNIPDU hasil dari merger beberapa pendidikan tinggi yang sebelumnya sudah
dikelola oleh Yayasan Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum Jombang, yaitu ; STAI (Sekolah
Tinggi Agama Islam), STIBA (Sekolah Tinggi Bahasa Asing), AKPER (Akademi
Perawat), dan AKBID (Akademi Kebidanan) yang disahkan oleh pemerintah sesuai
dengan SK.Mendiknas RI Nomor : 121/D/O/2001. Pada tanggal 9 September 2001 ini
44
diresmikan oleh Bapak Wakil Presiden RI Dr.HM Hamzah Haz dengan disaksikan oleh
para kyai sepuh ponpes Darul ‘Ulum dan pondok pesantren lain.
UNIPDU telah berkembang dan menjadi satu-satunya universitas yang terletak
di tengah tengah pesantren dan juga satu-satunya yang menyandang nama universitas
pesantren di Indonesia. Kampus UNIPDU Peterongan Jombang menempati areal seluas
kurang lebih 40 hektar dengan luas bangunan seluruhnya kurang lebih 10.000 m2.
Berbagai fasilitas yang tersedia relative lengkap dan cukup memadai. Pengembangan
program studi, peningkatan kualitas SDM serta peningkatan peran serta unit-unit
penunjang serta lembaga juga telah memberikan hasil yang signifikan bagi kemajuan
kelembagaan.
SDM UNIPDU
Jumlah karaywan yang terdapat pada UNIPDU (Universitas Pesantren Tinggi
Darul Ulum) adalah sebanyak dua ratus lima oranng. Rata-rata karyawan pada
perusahaan ini berlatar belakang pendidikan S1, S2, dan S3. Jam kerja pada UNIPDU
adalah hari sabtu sampai kamis. Dengan jam kerja rata-rata delapan jam per hari.
45
A. Flowchart Siklus Penggajian UNIPDU
Sumber: Peneliti (2016)
Gambar 1
Flowchart Siklus Penggajian UNIPDU
46
B. Analisis Terhadap Prosedur Penggajian Karyawan.
Prosedur penggajian UNIPDU dibagi menajdi 3 yaitu: 1) Prosedur Finger Print,
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji, 3) Prosedur Pencairan Gaji. Ketiga prosedur
tersebut gunanya untuk memperkecil kemungkinan kecurangan yang akan terjadi,
karena telah ditangani oleh pihak yang berwenang, berikut flowchart siklus penggajian
UNIPDU:
1) Prosedur Finger Print
Setiap karyawan yang hadir wajib absen dengan menggunakan Finger Print. Hal ini
dilakukan untuk mengetahui kehadiran karyawan. Kemudian data yang telah
terinput ke dalam mesin akan direkap oleh Sie Kepegawaian yang selanjutnya akan
di serahakan ke BAK untuk dibuatkan rekap gaji dan persetujuan tanda tangan.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam pembuatan daftar gaji, perhitungan waktu kerja, jabatan karyawan, dan masa
pengabdian adalah hal yang utama. Karena perhitungan kehadiran ini menjadi dasar
sebagai perhitungan karyawan yang dokumen yang diibayarkan. Dengan Dari hasil
wawancara dengan pihak Biro Kepegawaian dan BAK selaku yang mengelola
perhitungan gaji dan pengumpulan dokumen yang diperlukan dari hasil laporan
absensi karyawan dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Proses perhitungan waktu kerja.
Perhitungan ini dengan melihat laporan absen yang dikirim oleh Biro
Kepegawaian. Dan laporan tersebut membuktikan kehadiran dan ketidakhadiran
pada tiap harinya melalui Finger Print. Dengan adanya finger print tersebut
tidak ada karyawan yang memanipulasi kehadirannya. Karena setiap awal jam
kerja sampai akhir jam kerja karyawan wajib melakukan absen dengan finger
print. Sehingga akan terlihat absensi sesuai dengan keterangan yang ada.
b. Proses jabatan karyawan
Perhitungan jabatan karyawan sesuai dengan jabatan yang mereka duduki.
Semakin tinggi jabatannya, maka semakin tinggi pula gaji yang akan diberikan,
begitu juga sebaliknya, berikut daftar jabatan karyawannya.
c. Proses masa pengabdian
47
Perhitungan masa pengabdian karyawan hampir sama dengan perhitungan
jabatan karyawan. Semakin lama pengabdian karyawan pada UNIPDU, maka
semakin tinggi pula gaji yang akan diberikan, begitu juga sebaliknya
3) Prosedur Pencairan Gaji
Proses pencairan gaji dilakuakn oleh bagian Biro Administrasi Keuangan. Nilai
nominal gaji akan diberikan sesuai dengan bukti dari prosedur finger print dan
prosedur daftar gaji. Setelah itu diserahkan kepada WARKU untuk bukti kepada
Rektor. Dengan demikian proses pencairan gaji tersebut tidak memerlukan waktu
yang panjangn dan prosedur yang ada telah sesuai dengan sistem yang baik dan
melalui tahap yang semestinya.
C. Analisis Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian
Menurut Alvin A Arens dkk sistem pengendalian intern dalam sistem
penggajian dan pengupahan ada 5, berikut adalah penjelasan dari pengendalian intern
yang diterapakn oleh UNIPDU Jombang dan dianalisis berdasarkan teori yang ada.
1) Pemisahan Tugas yang Memadai
UNIPDU Jombang menerapakan pengendalian yang belum sesuai dengan sistem
pengendalian siklus penggajian. Terbukti dari salah satu pemisahan fungsi dan
tugas pada setiap bagian ada satu karyawan yang menjalankan 2 tugas berbeda
secara bersamaan. Karena pengendalian yang baik adalah tidak boleh seseorang
menangani dua transaksi dalam satu fungsi secara bersamaan, berikut pemisahan
tugas siklus penggajian UNIPDU:
a) Seluruh karyawan UNIPDU melakukan Finger Print, kemudian data karyawan
tersebut diserahkan kepada Sie Kepegawaian untuk melakukan rekap presensi
karyawan yang ditugaskan kepada Ibu Liawati.
b) Perhitungan rekap waktu kerja, jabatan karyawan, dan masa pengabdian ini
dihitung oleh Sie Kepegawaian UNPDU dengan satu karyawan saja yang
bernama Ibu Nur Sholiha. Setelah terbentuk rekap gaji, maka bagian Sie
Kepegawaian yang bernama Pak Teguh Utomo dengan dibantu Ibu Irmawati
dan Ibu Nur Sholiha untuk membuat daftar gaji yang kemudian diserahkan
kepada Pak Ismawan bagian BAK (Biro Administrasi Keuangan). Dalam
pemisahan tugas siklus penggajian ini Ibu Nur Sholihah bertugas melakukan 2
48
tahap siklus pengajian. Padahal dalam siklus penggajian antara rekap presensi
karyawan dengan pembuatan daftar rekap gaji harus dibuat oleh orang yang
berbeda, karena dikhawatirkan akan menimbulkan risiko manipulasi data.
c) BAK (Biro Administrasi Keuangan) melakukan pengecekan slip gaji karyawan
yang disetujui oleh Ainun Najih sebagai otorisator. Jika slip gaji tersebut terjadi
salah saji, maka akan diserahkan kembali kepada Pak Teguh. Sedangkan jika
slip gaji tersebut benar penyajiannya, maka akan diserahkan langsung kepada
karyawan untuk melakukan tanda tangan. Penyerahan slip gaji kepada karyawan
ini dilakukan oleh Pak Moch. Nawawi. Setelah itu diserahkan kepada Pak
Slamet Supi’i untuk membuat laporan penggajian.
d) WARKU (Wakil Rektor Bidang SDM Keuangan) yang bernama Dr.
H.M.Zulfikar As’ad, MMR akan menerima laporan penggajian dari Pak Slamet
Supi’i
e) Setelah Pak Zulfikar menerima laporan penggajian, maka beliau akan
menyerahkan kepada Rektor yang bernama Prof. Dr. Ahmad Zahro, MA untuk
menyetujui laporan penggajian UNIPDU tersebut.
2) Otorisasi yag Tepat
Pengendalian internal terhadap sitem otorisasi proses penggajian, adalah terkait
dengan perubahan gaji disebakan oleh waktu kerja, kenaikan jabatan dan masa
pengabdian. Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh Biro Administrasi Keuangan
yang bernama Ainun Najih.
3) Dokumen dan Pencatatan yang Memadai
Siklus penggajian UNIPDU ada 4 dokumen pencatatan, diantaranya adalah:
a) Rekap absensi harian, dokumen ini berisi tentang rekap absensi seluruh
karyawan yang diolah sistem operasi computer (finger print) berguna untuk
merekam kehadiran karyawan setiap harinya sebelum mulai kerja dan sesudah
bekerja untuk mempertimbangkan jumlah gaji yang akan diberikan.
b) Rekap gaftar gaji, dokumen ini berisi tentang penjumlahan seluruh perhitungna
gaji antara rekap absensi harian, waktu kerja, jabatan, dan masa pengabdian
untuk melihat kehadiran karyawan dalam mempertimbangkan nominal gaji yang
diberikan dalam slip gaji karyawan.
49
c) Slip gaji, dokumen ini memuat rincian komponen gaji yang diberikan kepada
karyawan yang diotorisasi oleh Pak Ainun Najih.
d) Laporan penggajian, dokumen ini berisi tentang laporan penggajian seluruh
karyawan UNIPDU atas persetujuan WARKU dan REKTOR UNIPDU.
4) Pengendalian Fisik atas Aset dan Pencatatan
Pengedalian fisik siklus penggajian pada UNIPDU dilakukan sangat ketat dan ektra
hati-hati. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan penjumlahan total
gaji pada karyawan. Dokumen penggajian slip gaji akan diserahkan kepada
karyawan untuk tandatangan pencairan gaji.
5) Pengujian Independen atas Kinerja
Pengujian independen atas kinerja dalam melaksanakan tugasnya, UNIPDU ini
menunjukkan dengan pembuatan laporan penggajian yang diverifikasi kebenaran
dan ketelitian perhitungan oleh BAK dan WARKU, kemudian laporan penggajian
seluruh karyawan UNIPDU akan ditunjukkan kepada Rektor.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang efektivitas sistem
pengendalian internal siklus penggajian pada UNIPDU Jombang dapat disimpulkan
bahwa prosedur penggajian pada UNIPDU melibatkan karyawan, BAKep, BAK,
WARKU, dan Rektor. Adapun kesimpulan sistem pengendalian internal siklus
penggajian UNIPDU, sebagai berikut:
1. Pemisahan tugas siklus penggajian UNIPDU kurang memadai, dikarenakan
pemisahan tugas antara rekap perhitungan waktu kerja, jabatan, dan masa jabatan
dengan pembuatan daftar gaji masih ada campuran dalam satu fungsi.
2. Otirisasi yang memadai dipertanggung jawabkan kepada Pak Ainun Najih BAK
untuk melakukan persetujuan iya dan tidaknya slip gaji karyawan.
3. Dokumen dan pencatatan siklus penggajiann UNIPDU sangat memadai, dikarenakan
memiliki 4 dokumenn yang mencakup siklus penggajian, yaitu: rekap absebsi harian,
rekap daftar gaji, slip gaji, dan laporan penggajian.
50
4. Pengendalian fisik atas aset dan pencatatan sudah smemadai, disebabkan slip gaji
yang sudah diotorisasi diserahkan dan ditandatangani oleh karyawan yang
bersangkutan.
5. Pengujian independen atas kinerja sangat memadai, karena pengecekan laporan
penggajian diserahan kepada WARKU dan persetujuan laporam penggajian oleh
Rektor UNIPDU.
SARAN
Saran yang dapat diberikan peneliti untuk UNIPDU dalam menjalankan sistem
pengendalian internal siklus penggajian adalah pemisahan tugas yang efektif dan
efesien. Menurut hasil penelitian, sebaiknya pemisahan tugas perhitungan waktu kerja,
jabatan karyawan, dan masa jabatan dengan pembuatan daftar gaji dilakukan oleh orang
yang berbeda. Hal ini dilakukan sebagai antisipasi terjadinya salah saji penggajian agar
tercipta sistem pengendalian internal yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
A Hall, James. 2007. Accounting Infomation System. Jakarta: Salemba Empat
Arens, Alvin dkk. 2008. Jasa Audit dan Assurance. Jakarta: Salemba Empoat
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Haripratiwi, Ika. 2006. Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian Karyawan
pada BMT AL IKHLAS Yogyakarta STAIN, Surakarta.
Septiara, Elmira. (2012). Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian Pada PT.Ningrat Muda Mandiri. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta:
Universitas BINUS.
Moleong, Lexy J. 2006. Metode Penelitian Kualitataif . Bandung : PT Remaja
Rosdakarya
Singleton, Hall. 2007. Information Technology and Asurance. Edisi Kedua, Salemba
Empat, Jakarta.
Zamzami, Bani. 2013. Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem
Penggajian Pt Taspen (Persero) Jakarta. Universitas Gunadarma.
Top Related