Siklus Penjualan Tunai dan Kredit

  Sejak dulu sampai sekarang penjualan masih tetap berperan

paling penting diantara aktivitas lainnya. Penjualan merupakan

sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat

diperoleh laba. Banyak faktor selain usaha promosi termasuk segi

pelayanan atau pemberian service, harga yang cocok, juga bagian

pimpinan perusahaan dapat mengikuti order penjualan yang masih

luas/terbuka. Maka aktivitas penjualan dapat di kronologiskan

sebagai berikut:

1) Penerimaan pesanan

2) Penegasan pesanan

3) Pengiriman barang

4) Pembuatan faktur

5) Pembuatan laporan operasional penjualan

  Prosedur penjualan adalah urutan-urutan sejak diterimanya

pesanan dari pembeli pengiriman barang, pembuatan faktur

(penagihan) dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan

melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar

penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.

  Penjualan dapat dibagi 2 dalam pelaksanaannya, yaitu:

o   Penjualan secara tunai

o   Penjualan secara kredit

  Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai

1. Prosedur Order Penjualan

2. Prosedur Penerimaan Kas

3. Prosedur Penyerahan barang

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan  Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai1. Faktur Penjualan Tunai (FPT)2. Pita Register Kas (PRK)3. Credit Card Sales Slip4. Bill Of Lading5. Faktur Penjualan COD6. Bukti Setor Bank

7. Rekap Harga Pokok Penjualan  Prosedur Penjualan KreditPelanggan datang ke perusahaan dan melihat barang yangdiinginkan. Setelah pelangganmendapatkan barang yang diinginkandan cocok dengan harga yang diajukan, pelangganmengajukanpermohonan kredit, maka fungsi penjualan akan memberikanformulir  penjualan kredit dan menjelaskan persyaratan untukmengajukan penjualan kredit.Setelah formulir diisi danditandatangani oleh pelanggan, formulir tersebut diserahkankepadafungsi penjualan kembali beserta data-data yang diperlukan untukdiperiksakelengkapannya, setelah di cek kelengkapannya, fungsipenjualan akan mengirim formulir penjualan kredit dan persyaratanyang diperlukan ke fungsi kredit.

  Prosedur – Prosedur Penjualan Kredit1.    Prosedur penjualan2.    Prosedur persetujuan kredit3.    Prosedur pengiriman barang4.    Prosedur pembuatan faktur5.    Prosedur akuntansi penjualan kredit  Prosedur pesanan penjulan informasi yang pada umumnyadibutuhkan meliputi:o  Pesanan-pesanan yang belum dapat dipenuhio  Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentu

  Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit

1.         Penawaran Harga  (PH)

2.         Order Form  (OF)

3.         Memo 

4.         Purcahse Order (PO)

5.         Surat Pengantar Supplier (SPS)

6.         Berita Acara Penerimaan

7.         Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)

8.         Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

9.         Invoice/Faktur

10.     Faktur Pajak

11.     Kwitansi

  Keterangan Siklus Pembelian Tunai:

o   CustomerCustomer melakukan order barang yang dikirim ke Bagian Penjualan.Lalu mendapatkan Bukti Pembelian. Setelah diproses, customer akanmendapatkan kiriman barang dari Bagian Pengiriman. Barang yangditerima lalu dicek apakah sama dengan Bukti Pembelian. Jikacocok, customer menandatangani dan mengembalikan Surat Jalan danBukti Pembelian ke Bagian Pengiriman.

o   Bagian PenjualanSetelah menerima Order Barang dari Customer, Bagian Penjualanmembuat Bukti Pembelian yang dirangkap 3, lembar pertama untukCustomer, lemabar kedua untuk Bagian Gudang, dan lembar ketigauntuk Bagian Keuangan. Dari Bukti Pembelian tersebut, BagianPenjualan membuat Surat Jalan yang dirangkap 3. Lembar pertamadan kedua untuk Bagian Pengiriman dan lembar ketiga untuk BagianGudang. Dari Bukti Pembelian 1 dan 2 yang diterima dari BagianPengiriman, lalu dibuat Laporan Penjualan rangkap 2, lembarpertama sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke Pimpinan.o   Bagian GudangDari Bukti Pembelian yang diterima dari Bagian Penjualan, BagianGudang menyiapkan barang yang diorder. Barang tersebut dikirim keBagian Pengiriman. Bagian Gudang juga menerima Surat Jalan dariBagian Penjualan sebagai arsip.o   Bagian PengirimanSetelah menerima Barang dari Bagian Gudang dan Surat Jalan dariBagian Penjualan, lalu barang dikirim bersama Surat Jalantersebut ke Customer.Bukti Pembelian dan Surat Jalan yang telah ditandatangani olehCustomer diberikan ke Bagian Penjualan.o   Bagian KeuanganMenerima Bukti Pembelian dari Bagian Penjualan sebagai dasarpembuatan Laporan Keuangan yang dirangkap 2, yang pertamadiberikan ke Pemimpin dan lembar kedua untuk arsip.o   PemimpinMenerima Laporan Keuangan dari Bagian Keuangan dan LaporanPenjualan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.

MENCATAT PENJUALAN KREDIT

Langkah-langkah mencatat penjualan barang dagangan secara kredit,diantaranya :

1. Dari Command Centre – pilih menu Sales – klik Enter Sales

2.  Pilih nama customer dengan menekan drop down pada bagianCustomer. MYOB akan menampilkan jendela Select from list, bloknama Customer kemudian klik Use Customer. Apabila nama Customerbelum ada atau baru, maka klik New dan masukkan data-dataCustomer, seperti pada waktu membuat daftar Customer.

3. Klik Layout untuk menentukan jenis penjualan yang dilakukan.Ada empat pilihan dalam Select Layout, diantaranya :

Service , untuk mencatat penjualan jasa Item, untuk mencatat penjualan barang dagangan Profesional, untuk mencatat jasa professional Miscellaneous, untuk mencatat penjualan lain-lain yang tidak

memerlukan order tercetak.

1. Masukkan tanggal transaksi pada bagian Date2. Masukkan nomor faktur pada bagian Customer PO #3. Masukkan syarat pembayaran pada bagian Term

a)      Tekan panah Terms, untuk memasukkan syarat pembayaran,dan MYOB akan menampilkan Credit Term

b)      Payment is Due diisi deangan pilihan syarat pembayaran.Terdapat enam pilihan syarat pembayaran, diantaranya :

C.O.D artinya pembayaran dilakukan ketika barang dikirimkanke konsumen

Prepaid artinya pembayaran dilakukan ketika terjadi transaksi In a given # of Days artinya tanggal pembayaran dan tanggal

diberikannya diskon, ditetapkan mulai dari tanggal transaksi On a Day of the Month artinya tanggal pembayaran dan tanggal

diberikannya diskon berdasarkan hari dan tanggal yang kitatetapkan dalam Discount Date dan Balance Due Date dalambulan yang sama

# of Days after EOM artinya tanggal pembayaran dan tanggaldiberikannya diskon berlaku pada tanggal setelah berakhirnyabulan transaksi

Days of Month after EOM artinya tanggal pembayaran dan tanggaldiberikannya diskon berlaku setelah berakhirnya bulantransaksi, berdasarkan hari dan tanggal yang telah kitatetapkan dalam Discont Date dan Balance Due Date

c)      Discount Date diisi dengan batas tanggal diberlakukannyapemberian diskon

d)     Balance Due Date diisi dengan batas tanggal pembayaran

e)      % Discount for Early Payments diisi dengan besarnya prosentasediskon

f)       % Monthly Charge for Late Payment diisi dengan besarnyaprosentase denda jika pembayaran melebihi tanggal yang ditetapkan

g)      Di bagian bawah  Credit Term, MYOB menampilkan keterangan,sebagai hasil pengisian kita tersebut di atas, diantaranya :

Discount Expires, artinya batas tanggal diberlakukannya diskon

Discount Ammount, artinya jumlah diskon yang diberikan Due Date, artinya batas tanggal pembayaran Monthly Finance Charge, artinya jumlah denda yang harus

dibayarkan.

1. Aktifkan (beri tanda √) pada kotak Tax Inclusive, jika hargajual sudah termasuk pajak

2. Masukkan jumlah barang yang dijual pada  kolom Ship3. Masukkan jumlah barang yang belum dikirim pada kolom

Backorder. Apabila barang yang dijual semuanya terkirim,maka biarkan terisi nol.

4. Masukkan nomor item barang yang dijual pada kolom ItemNumber.

5. Masukkan harga jual pada kolom Price6. Masukkan besarnya prosentase potongan yang diberikan pada

kolom Disc%

10.  Masukkan kode Job pada kolom Job (jika berkaitan dengansuatu job)

11.  Masukkan kode pajak pada kolom Tax (jika pemjualan dikenakanpajak)

12.  Masukkan komentar pada bagian Comment

13.  Masukkan metode pengiriman barang pada bagian Ship Via

14.  Masukkan tanggal kesanggupan bayar pada bagian Promised Date

15.  Masukkan keterangan singkat pada bagian Journal Memo

16.  Masukkan ongkos angkut (jika ada) pada bagian Freight

17.  Masukkan kode pajak untuk ongkos angkut (jika ada) padabagian Tax

18.  Klik Record

MENCATAT PENJUALAN KREDIT

Langkah-langkah mencatat penjualan barang dagangan secara kredit,diantaranya :

1. Dari Command Centre – pilih menu Sales – klik Enter Sales

2.  Pilih nama customer dengan menekan drop down pada bagian Customer. MYOB akan menampilkan jendela Select from list, blok nama Customer kemudian klik Use Customer. Apabila nama Customer belum ada atau baru, maka klik New dan masukkan data-data Customer, seperti pada waktu membuat daftar Customer.

3. Klik Layout untuk menentukan jenis penjualan yang dilakukan. Ada empat pilihan dalam Select Layout, diantaranya :

Service , untuk mencatat penjualan jasa Item, untuk mencatat penjualan barang dagangan Profesional, untuk mencatat jasa professional Miscellaneous, untuk mencatat penjualan lain-lain yang tidak

memerlukan order tercetak.

1. Masukkan tanggal transaksi pada bagian Date2. Masukkan nomor faktur pada bagian Customer PO #3. Masukkan syarat pembayaran pada bagian Term

a)      Tekan panah Terms, untuk memasukkan syarat pembayaran, dan MYOB akan menampilkan Credit Term

b)      Payment is Due diisi deangan pilihan syarat pembayaran. Terdapat enam pilihan syarat pembayaran, diantaranya :

C.O.D artinya pembayaran dilakukan ketika barang dikirimkan ke konsumen

Prepaid artinya pembayaran dilakukan ketika terjadi transaksi In a given # of Days artinya tanggal pembayaran dan tanggal

diberikannya diskon, ditetapkan mulai dari tanggal transaksi On a Day of the Month artinya tanggal pembayaran dan tanggal

diberikannya diskon berdasarkan hari dan tanggal yang kita tetapkan dalam Discount Date dan Balance Due Date dalam bulan yang sama

# of Days after EOM artinya tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon berlaku pada tanggal setelah berakhirnyabulan transaksi

Days of Month after EOM artinya tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon berlaku setelah berakhirnya bulan transaksi, berdasarkan hari dan tanggal yang telah kita tetapkan dalam Discont Date dan Balance Due Date

c)      Discount Date diisi dengan batas tanggal diberlakukannya pemberian diskon

d)     Balance Due Date diisi dengan batas tanggal pembayaran

e)      % Discount for Early Payments diisi dengan besarnya prosentase diskon

f)       % Monthly Charge for Late Payment diisi dengan besarnya prosentase denda jika pembayaran melebihi tanggal yang ditetapkan

g)      Di bagian bawah  Credit Term, MYOB menampilkan keterangan, sebagai hasil pengisian kita tersebut di atas, diantaranya :

Discount Expires, artinya batas tanggal diberlakukannya diskon Discount Ammount, artinya jumlah diskon yang diberikan Due Date, artinya batas tanggal pembayaran Monthly Finance Charge, artinya jumlah denda yang harus

dibayarkan.

1. Aktifkan (beri tanda √) pada kotak Tax Inclusive, jika hargajual sudah termasuk pajak

2. Masukkan jumlah barang yang dijual pada  kolom Ship3. Masukkan jumlah barang yang belum dikirim pada kolom

Backorder. Apabila barang yang dijual semuanya terkirim, maka biarkan terisi nol.

4. Masukkan nomor item barang yang dijual pada kolom Item Number.

5. Masukkan harga jual pada kolom Price6. Masukkan besarnya prosentase potongan yang diberikan pada

kolom Disc%

10.  Masukkan kode Job pada kolom Job (jika berkaitan dengan suatu job)

11.  Masukkan kode pajak pada kolom Tax (jika pemjualan dikenakanpajak)

12.  Masukkan komentar pada bagian Comment

13.  Masukkan metode pengiriman barang pada bagian Ship Via

14.  Masukkan tanggal kesanggupan bayar pada bagian Promised Date

15.  Masukkan keterangan singkat pada bagian Journal Memo

16.  Masukkan ongkos angkut (jika ada) pada bagian Freight

17.  Masukkan kode pajak untuk ongkos angkut (jika ada) pada bagian Tax

18.  Klik Record

“Penjualan Tunai Lewat Aplikasi MYOB”

MYOB Accounting adalah sebuah software akuntansi yangdiperuntukkan bagi usaha kecil menengah ( UKM ) yang dibuatsecara terpadu (integrated software ). Program aplikasi akuntansiyang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap,cepat dan akurat. Disini saya akan mebahas tentang pencatantransaksi penjualan tunai.

Langkah-langkah mencatat penjualan barang dagangan secara tunai,diantaranya :

Langkah 1

Dari Command Centre – pilih menu Sales – klik Enter Sales

Pilih nama penjualan tunai pada bagian Customer. Apabila  belum ada atau baru, maka klik New dan masukkan data-data Customer,

Klik Layout untuk menentukan jenis penjualan yang dilakukan. Ada empat pilihan dalam Select Layout, diantaranya :

Service , untuk mencatat penjualan jasa Item, untuk mencatat penjualan barang dagangan Profesional, untuk mencatat jasa professional Miscellaneous, untuk mencatat penjualan lain-lain yang tidak

memerlukan order tercetak.

Langkah 2

Masukkan data-data yang diperlukan dalam penjualan kita.

Masukkan tanggal transaksi pada bagian Date Masukkan nomor faktur pada bagian Customer PO # Masukkan syarat pembayaran C.O.D pada bagian Term Aktifkan (beri tanda √) pada kotak Tax Inclusive, jika harga jual

sudah termasuk pajak Masukkan jumlah barang yang dijual pada  kolom ShipMasukkan

jumlah barang yang belum dikirim pada kolom Backorder. Apabila barang yang dijual semuanya terkirim, maka biarkan terisi nol.

Masukkan nomor item barang yang dijual pada kolom Item Number. Masukkan harga jual pada kolom Price Masukkan besarnya prosentase potongan yang diberikan pada kolom

Disc% Masukkan kode Job pada kolom Job (jika berkaitan dengan suatu

job) Masukkan kode pajak pada kolom Tax (jika pemjualan dikenakan

pajak) Masukkan komentar pada bagian Comment Masukkan metode pengiriman barang pada bagian Ship Via Masukkan tanggal kesanggupan bayar pada bagian Promised Date Masukkan keterangan singkat pada bagian Journal Memo Masukkan nilai transaksi pada bagian Paid Today sama dengan Total

Amount Masukkan ongkos angkut (jika ada) pada bagian Freight Masukkan kode pajak untuk ongkos angkut (jika ada) pada bagian

Tax Klik Record

2.Setting awal   Myob

Pada awal kita buka program Myob, maka akan diperlihatkan sebuah tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Untuk selanjutnya kita akan membuat file untuk perusahaan bar, langkahnya sebagai berikut :

1. Pilih Create, kemudian akan tampil gambar sebagai berikut.

2. Klik next saja, karena itu adalah informasi awal program Myob.

3. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama Perusahaan, alamat, No. Telepon, Fax dam Email, lalu klik Next.

4. Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.

Untuk setting diatas, anda harus pastikan settingan tahun benar yaitu 2008 dan settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri bulan desember pada Last month of financial (bulan akhir periode akuntansi) serta bulan Januari pada Conversion Month (bulan awal periode akuntansi). Karena kalau anda sala, makapada waktu menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klik Next.

5. Maka akan tampil informasi yag telah di set tadi. Pada tahap ini cukup klik Next saja.

6. Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk memilih Perkiraan.Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari program MyobPilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lainPilihan ketiga = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut.

Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No. 1 lalu klik Next.

7. Kemudian silahkan jenis Perusahaan anda, dan type bisnis dari perusahaan tersebut. Ini pun boleh anda abaikan, lalu klik aja Next.

8. Pada langkah ini tentukan tempat penyimpanan file anda.

Setelah itu, silahkan klik Next. maka tampil proses dari settingan awal file anda.9. Kemudian pada pilihan terakhir , pilih Command Center.10.Setelah anda klik Command Center maka akan muncul tampilan awal file anda seperti gambar dibawah ini :

Demikian settingan awal dalam membuat file data Myob.