Langkah - Langkah Membuat Mail Merge Dengan Menggunakan Database Access Pada Ms. Word 2007

A. Langkah – langkah untuk membuat Mail Merge dengan Database Access adalah sebagai berikut :

1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:

2. Pilih menu Mailings Kemudian Pilih Start Mail Merge

4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard

5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

7. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

8. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

9.Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.

10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menuinsert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)

11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK

12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.

13. Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.

14. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.

15. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.

16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results

17. Hasilnya :

Langkah - Langkah Membuat Mail Merge Dengan Menggunakan Database Ms. Excel Pada Ms. Word 2007

Langkah – langkah untuk membuat Mail Merge dengan database Ms. Excel adalah sebagai berikut :

1. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu

 Gambar : Contoh file Database yang kita siapkan

2. Rename nama sheet di bagian bawah, name sheet akan dijadikan sebagai acuan pada saat mensetting mail merge

3. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewatmenu – save.

4. buat desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongkan untuk diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini:

5. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya. Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard

6. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita.Seperti ini:

Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya.

7. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..

8. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang

9. setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kitarename tadi,, seperti di sini: ALAMAT, setelah itu klik OK

10. Ketika muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang maudipakai dalam keadaan ter-centang.Setelah itu klik OK.

11. Kemudian inputkan nama, alamat dan sebagainya dengan cara mengklik insert merge field.

dan seterusnya caranya sama untuk Hari dan tanggal sebagaimana gambar berikut

12. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan kita: