Mail merge makalah tik

25
PEMBAHASAN MAIL MERGE DALAM MEDIA BLOG MAKALAH Makalah ini diajukan untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur mata kuliah Teknologi Komunikasi dan Informasi Pendidikan Dibina oleh Asep Lilik, S.Pd., M.PFis. Disusun oleh: KELOMPOK VI Sayida Al Adawi (1209207070) Setiadi Nurzaman (1209207071) Sevi Apriani (1209207072) Sisca Devi Rosdiana (1209207073) PRODI PENDIDIKAN FISIKA FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG 2012

description

 

Transcript of Mail merge makalah tik

Page 1: Mail merge makalah tik

PEMBAHASAN MAIL MERGE DALAM MEDIA BLOG

MAKALAH

Makalah ini diajukan untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur mata kuliah Teknologi

Komunikasi dan Informasi Pendidikan

Dibina oleh Asep Lilik, S.Pd., M.PFis.

Disusun oleh:

KELOMPOK VI

Sayida Al Adawi (1209207070)

Setiadi Nurzaman (1209207071)

Sevi Apriani (1209207072)

Sisca Devi Rosdiana (1209207073)

PRODI PENDIDIKAN FISIKA

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

2012

Page 2: Mail merge makalah tik

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb

Alhamdulillah puji dan syukur saya panjatkan kehadiran Allah SWT. Berkat rahmat

dan hidayah – Nya, saya dapat menyelesaikan tugas terstruktur Mata Kuliah Teknologi

Komunikasi dan Informasi Pendidikan yang dibina oleh Asep Lilik, S.Pd, M.PFis mengenai

makalah “ Penerapan Mail Merge dalam Ms. Word dan Ms. Excel ” dengan tepat waktu dan

sebaik-baiknya. Sholawat serta salam semoga dicurahkan kepada junjungan nabi Muhammad

SAW yang telah membawa umatnya dari zaman kebodohan menuju zaman yang penuh ilmu

pengetahuan.

Komputer Teknologi ini merupakan suatu mata kuliah yang penting bagi mahasiswa

pelajari dan pahami dengan sungguh-sungguh karena mata kuliah inilah yang akan

menambah wawasan mahasiswa pengembangan kegunaan komputer.

Dengan selesainya makalah ini, kami mengucapkan terima kasih kepada Asep Lilik,

S.Pd karena telah memberikan tugas ini sehingga kami dapat lebih leluasa menambah

khazanah keilmuan dengan seluas-luasnya. Kami pun dengan senang hati mengharapkan

saran dan kritik yang membangun sehingga penyusunan makalah ini menjadi lebih baik lagi.

Semoga makalah yang kami susun bermanfaat dan mendapatkan nilai yang memuaskan.

Wassalamu’alaikum wr.wb

Bandung, Mei 2012

Penulis

i

Page 3: Mail merge makalah tik

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................i

DAFTAR ISI.............................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................1

A. Latar Belakang...............................................................................................1

B. Rumusan Masalah..........................................................................................1

C. Tujuan Penulisan............................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................3

A. Pengertian Mail Merge...................................................................................3

B. Kegunaan Mail Merge....................................................................................3

C. Penggunaan Mail Merge................................................................................3

D. Cara Print Mail Merge...................................................................................13

BAB III PENUTUP..................................................................................................15

A. Simpulan........................................................................................................15

B. Saran...............................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................16

ii

Page 4: Mail merge makalah tik

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi informasipun semakin berkembang

pesat. Hampir setiap lapisan masyarakat sudah menggunakan teknologi seperti komputer,

baik dalam dunia kerja, bisnis, perdagangan dan pendidikan. Salah satu hasil dari

perkembangan teknologi informasi adalah dengan munculnya internet. Hampir seluruh

lapisan masyarakat di Indonesia mengenal istilah internet. Produk teknologi ini digunakan

sebagai media informasi dan komunikasi yang bersifat mendunia. Semua informasi di dunia

dapat diakses secara cepat dan mudah. Salah satu aplikasi internet yang berfungsi sebagai

wadah informasi adalah blog.

Dunia kerja bukan dunia yang santai, bukan dunia yang memiliki waktu banyak.

Banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dengan cepat, tepat dan efisien. Tidak dipungkiri

lagi, pada zaman yang serba modern ini para pekerja bekerja dengan menggunakan sistem

komputer dalam setiap aspek.

Dalam pembuatan surat, sertifikat, transkrip nilai dan sebagainya, merupakan

pekerjaan umum yang sering dilakukan oleh pegawai di sekolah, kantor, maupun di instansi-

instansi lain. Untuk satu kegiatan dibutuhkan sertifikat dan undangan sampai beribu lembar

dengan data yang berbeda-beda. Hal ini tidak akan efisien jika memasukan data-data yang

dibutuhkan secara manual kedalam sertifikat atau surat. Microsoft word memiliki fasilitas

Mail Merge yang akan mempermudah pekerjaan tersebut.

Namun, tidak semua orang mengetahui tentang aplikasi Mail merge, bagaaimana cara

penggunaannya, dan untuk apa penggunaanya. Disini penulis ingin berbagi informasi tentang

mail merge dengan bantuan aplikasi blog agar informasi ini bisa diakses diseluruh dunia.

Maka untuk itu di dalam makalah ini, penulis mendapatkan/mengambil judul

“PEMBAHASAN MAIL MERGE DALAM MEDIA BLOG”.

Mudah-mudahan apa yang terdapat dalam makalah ini dapat bermanfaat bagi pihak yang

memerlukan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian mail merge?

2. Apa kegunaan mail merge bagi pendidik dan tenaga kependidikan?

1

Page 5: Mail merge makalah tik

3. Bagaimana langkah-langkah penggunaan mail merge?

4. Bagaimana cara memposting tulisan kedalam Blog?

5. Apa manfaat Blog?

C. Tujuan Penulisan

Dengan tidak menyimpang dari rumusan masalah, maka tujuan dari penulisan makalah ini

sebagai berikut :

1. Mengetahui pengertian mail merge.

2. Mengetahui keguanaan mail merge bagi pendidik dan tenaga kependidikan.

3. Menghasilkan cara kerja yang efektif setelah mengetahui fasilitas mail marge yang

terdapat dalam Microsoft word.

4. Menerapkan Mail Merge yang terdapat dalam Microsoft Word untuk mempermudah

pekerjaan.

5. Menshare tulisan kedalam Blog

2

Page 6: Mail merge makalah tik

BAB II

PEMBAHASAN

A. MAIL MERGE

1. Pengertian

Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan

dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Mail merge atau surat masal

adalah salah satu fasilitas di Ms Word dan Ms. Excel untuk mempermudah user melakukan

pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat

dan nama yang berbeda.

Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat diselesaikan secara

cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen

utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer).

2. Fungsi Setiap Penggunaan dan Bagian dalam Mail Merge

a) Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Dokumen" yaitu

dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat

tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.

b) Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam

Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta

informasiinformasi penting lainnya.

c) Envelopes, berfungsi untuk membuat dan mencetak amplop

d) Labels, berfungsi untuk membuat dan mencetak label. Disini bisa menggunakan

bentuk dan style yang diinginkan.

e) Start Mail Merge, berfungsi untuk memulai menggunakan Mail Merge untuk

membuat bentuk surat yang diperlukan dengan tujuan atau penerima yang banyak.

f) Select Resipient, berfungsi untuk memilih daftar orang-orang atau nama-nama

yang diperlukan untuk dikirimi surat.

g) Edit Recipient List, berfungsi untuk mengubah daftar penerima dan memutuskan

untuk memilih mereka yang akan dimasukkan ke dalam surat

h) Highlight Merge Fields, berfungsi untuk memasukkan field pokok pada

dokumen master

3

Page 7: Mail merge makalah tik

i) Address Block, berfungsi untuk menambahkan alamat ke surat di dokumen

master. Kamu menentukan format dan tempat, dan kata yang dapat menggantinya

dengan alamat nyata dari daftar penerima yang telah di buat ketika kamu selesai

menggunakan mail merge.

j) Greeting line, berfungsi untuk menambahkan baris salam di surat seperti dear

<<first name>> .

k) Insert Merge Field, berfungsi untuk menambahkan setiap field dari daftar

penerima yang sudah di buat ke dokumen, seperti nama, tempat dan tanggal lahir,

judul, dan lain-lainnya.

l) Rules, berfungsi untuk menentukan peraturan untuk menambahkan keputusan-

membuat kecakapan ke mail merge.

m) Match Field, untuk mengganti kata-kata yang ada dalam match field dengan kata-

kata yang ada pada daftar match Field.

n) Preview Results, untuk melihat hasil dari mail merge yaitu daftar penerima yang

sudah dibuat sebelumnya.

o) Next Record, untuk menampilkan field berikutnya

p) Previous Record, untuk menampilkan Field sebelumnya.

q) First Record, untuk menampilkan Field pertama.

r) Last Record, untuk menampilkan Field terakhir.

s) Finish & Merge, untuk membuat salinan dokumen jika seluruh mail merge sudah

lengkap. Kita dapat menyalin satu per satu surat, semuanya, atau dikirim via

email.

B. KEGUNAAN MAIL MERGE

Sebagai seorang yang bekerja di lembaga pendidikan, pekerjaan menyangkut surat

menyurat dan pembuatan sertifikat bisa dilakukan dengan cepat dan tepat. Jika pembuatan

sertifikat sedikit tentunya dapat dibuat satu-persatu tanpa menggunakan mail merge. Namun,

jika pembuatannya mencapai ribuan, bagaimana cara membuat sertifikatnya? Membuat satu

persatu? Tentunya hal ini akan merepotkan. Lain halnya jika pembuatan menggunakan mail

merge. Cukup dengan membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar

dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge.

Oleh karena itu, kegunaan mail merge penting bagi pendidik dan tenaga kependidikan

dalam pembuatan:

1) Seritifikat

2) Transkrip nilai

4

Page 8: Mail merge makalah tik

3) Surat undangan orang tua

4) Raport

5) Database siswa

6) Administrasi tenaga kependidikan, dll.

C. PENGGUNAAN MAIL MERGE

a. Langkah-langkah Pembuatan

1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang

lain)

2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge

Wizard

3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk

melanjutkan.

5. Pilih Use the current document kemudian klik Next

5

Page 9: Mail merge makalah tik

6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new

list kemudian klik Create.

7. Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya

sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan

yang dibutuhkan. Berikut langkahnya.

a. Klik Customize columns

6

Page 10: Mail merge makalah tik

b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan

kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb).

d. Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e. Jika dirasa sudah cukup klik OK.

7

Page 11: Mail merge makalah tik

f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai

selesai, kemudian klik OK.

g. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete.

Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

i. muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua

beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan

daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

8. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

9. Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk

dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

8

Page 12: Mail merge makalah tik

10. Pada pilihan write your letter, pilih More item

11. Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik

insert.

12. Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya

akan seperti dibawah ini.

9

Page 13: Mail merge makalah tik

13. kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau

kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

14. Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah

cukup klik Next untuk complete the merger.

15. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika

anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika

dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman

langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.

b. Contoh Mail Merge

10

Page 14: Mail merge makalah tik

D. Menyelesaikan Ketidaksesuaian Format Dalam Excel Dalam Format Mail Merge

Permasalahan timbul dalam mengerjakan mail merge ketika menulis data source pada Ms

Excel dengan format yang sesuai pada Ms Excel. Misalnya, menulis format number pada

excel yaitu Rp, persentase, waktu, dan lainnya. Ketika format tersebut digabungkan dalam

dokumen master pada Ms Word, format yang sudah ditulis di Excel tadi berubah. Seperti Rp.

1000, 00 menjadi 1000, 6% menjadi 0,06, dan lain-lainnya.

Solusi untuk memecahkan masalah tersebut akan diuraikan dalam langkah berikut.

1. Membuat data source pada Ms Excel seperti pada gambar dibawah

2. Membuka Ms Word (pada Ms Word 2007), kemudian pilih tombol Microsoft Office

Button . Pilih Word Option, kemudian Advanced kemudian contreng pada Confirm

file format conversation on open lalu Ok.

11

Page 15: Mail merge makalah tik

3. Buka menu Mailings, pilih Select Recipients kemudian Use Existing List.

4. Buka file yang dibuat dalam Ms Excel tadi lalu Open. Setelah itu, akan muncul kotak

dialog Confirm Data Source kemudian pilih Show all. Kemudian pilih Ms Excel

Worksheets via DDE, klik Ok.

5. Muncul kotak dialog Microsoft Office Excel. Pada Named or cell range klik Ok.

12

Page 16: Mail merge makalah tik

6. Menu dalam Mailings telah aktif. Pilih Insert Mail Merge lalu pilih Fields Angka A dan

seterusnya pada tempat yang diinginkan seperti pada gambar.

7. Pilih Preview Results untuk menampilkan hasil seperti pada gambar.

E. CARA PRINT MAIL MERGE

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

a. Print Documents

Untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.

2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

13

Page 17: Mail merge makalah tik

3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih

saja.

b. Edit Individual Documents

Untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru langkah sama dengan di

atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat

akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

F. Cara Posting Blog

1) Memposting Data Secara Langsung

Beberapa langkah dalam memposting data secara langsung, diantaranya:

1. Loggin di Blogger yang telah di buat

2. Selanjutnya akan langsung masuk pada halaman Dasbor. Kemudian klik entri

baru, maka akan muncul halaman baru.

3. Kemudian isi judul yang dikehendaki.

14

Page 18: Mail merge makalah tik

4. Selanjutnya tulis sesuatu yang akan di postingkan, jika telah selesai klik

Publikasikan atau Terbitkan Entri.

5. Selesai, entri anda telah dipostingkan.

2) Memposting Data melalui Pihak Ketiga

1. Data yang sudah dibuat dapat berupa pdf, doc, ppt, flash, dan lain-lainnya.

Sebelum data tersebut dimasukkan ke blog, terlebih dahulu masuk ke situs

slideshare.net

2. Daftar terlebih dahulu ke slideshare.net untuk membuat akun agar dapat masuk ke

slide share

3. Setelah masuk klik Upload yang gratis

4. Pilih file yang akan di upload

5. Copy kode yang terdapat dalam embed kemudian paste dipostingan blog

6. Untuk melihat hasil, klik Pratinjau jika sudah sesuai dengan keinginan klik

terbitkan.

15

Page 19: Mail merge makalah tik

BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

Mail merge adalah salah satu fasilitas yang terdapat di Ms. Word dan Ms. Excel,

yang digunakan untuk pembuatan sertifikat, transkip nilai, surat menyurat dan lain

sebagainya. Pada dasarnya mail merge mempermudah user melakukan pekerjaan

dengan hanya membuat satu format untuk print out dengan nama atau tujuan yang

berbeda dalam jumlah yang banyak.

Untuk menshare makalah ini kami menggunakan blog. Karena blog merupakan

sebuah situs sosial yang dapat dilihat oleh setiap orang dimanapun dan kapanpun

yang sedang melakukan akses internet.

B. Saran

1) Bagi para calon pendidik dan tenaga kependidikan dianjurkan untuk

mempelajari mail merge guna mempermudah pekerjaan dalam

administrasi pendidikan.

2) Bagi pendidik dan tenaga kependidikan disarankan untuk mempelajari

mail merge guna mempermudah dalam pengolahan data, pembuatan

transkip nilai dan sebagainya dengan waktu yang lebih efisien dan efektif.

3)

1

Page 20: Mail merge makalah tik

DAFTAR PUSTAKA

http://news.palcomtech.com/2011/02/fungsi-mail-merge-pada-microsoft-excel/

file:///H:/Fungsi%20Mail%20Merge%20Pada%20Microsoft%20Excel

%20%20%20PalComTech%20Student%20Portal.htm

http://mugi.or.id/blogs/bfindarto/archive/2011/07/15/mengirimkan-email-ke-beberapa-user-

menggunakan-microsoft-word-2010-mail-merge.aspx

http://keranmedia.blogspot.com/2012/02/tips-microsoft-word-cara-menggunakan.html

file:///H:/Membuat%20Mail%20Merge%20Dengan%20OpenOffice.org

%20%20%20Istiyanto.Com%20-%20Media%20Online%20Belajar%20Matematika%20dan

%20TIK.htm

http://ilmukomputer.com/

2