MAIL MERGE

Langkah-langkah membuat Mail merge1. Pertama-tama kita siapkan data/berkas yang akan kita buat mail merge.Dalam hal ini saya contohkan Laporan Hasil Try Out.

2. Kemudia kita siapkan Data Source nya. (Data Source adalah data yang akan kita gunakan untuk referensi mail merge. Biasanya berupa data base atau data dalam bentuk tabel, bisa di Microsoft Excel atau Microsoft Word).Dalam hal ini saya contohkan Nilai Try Out di Microsoft Excel.

Bila Data Source membuat dari awal atau mengetik sendiri, maka Judul table haruslah di baris pertama (lihat di contoh gambar), kemudia data di baris berikutnya. Jika tidak demikian maka Data Source tidak bisa dip roses.Jika Data Source sudah ada atau hasil copy paste maka harus diperhatikan seperti ketentuan diatas (Judul table haruslah di baris no. 1). Contoh kasus :

Keterangan :Di Baris 1 ada Judul yang bukan merupakan Judul/Header table (lihat kotak merah). Maka Judul itu harus di Hapus. Caranya : Blok baris dari baris 1 sampai 3.

Klik kanan di area Blok tadi kemudian klik DeleteKlik buletan Entry Row kemudian tekan OK.

Sehingga hasilnya seperti ini

Kemudian sebagai catatan penting, untuk cara menuliskan nilai. Misal Nilai 8,75 ; cara penulisan di Ms Excel adalah 8.75 (menggunakan titik bukan koma). Sebab jika koma maka nilai tidak bisa dijumlah dengan rumus. Bila Data Source sudah terlanjur menggunakan koma, maka gunakan Find and Repace untuk merubah koma jadi titik. Caranya : Blok semua data nilai. Klik menu Home ReplaceIni adalah tampilan Find and Replace

*) Find what = tuliskan apa yang hendak diganti/replace dalam hal ini adalah koma ( , )*) Replace with = tuliskan mau diganti dengan apa, dalam hal ini adalah titik ( . )*) Kemudian klik Replace All OK*) Klik Close Find And Replace tadi untuk menutup.

Okeh.. semua sudah diganti dengan titik, maka kita lanjut ke langkah selanjutnya..

3. Gantilah Format Nilai pada Data Source menjadi TEXT agar tidak terjadi error number saat dip roses. Caranya : Pertama kita copy dulu nilainya dan paste dengan paste special untuk menghilangkan rumusnya.*)Blok semua nilai Klik kanan copy Klik kanan lagi Paste Spesial Value OK.

Blok lagi Nilai tadi, Klik kanan Format Cell TEXT OK.

Sampai disini berarti Data Source sudah jadi dan siap dip roses.Tutup/Close Data Source NilaiTry Out tadi.

4. Buka file laporan hasil try out yang akan kita buat mail merge tadi.Setelah terbuka ikuti langkah berikut :*) Klik menu Mailings*) Klik Select Recipients*) Klik Use Existing List

*) Maka akan muncul Select Data Source Mailing

Cari lokasi Data Source yang tadi kita buat. Sebagai contoh Data Source saya simpan di D My Doc Nilai Try Out.Jika sudah ketemu klik tombol OPEN.

*) Maka otomatis akan muncul dialog berikut

Kita OK saja karena Data nilai yang kita buat tadi berada di Sheets1, jika Data nilai tadi kita buat di sheet 2 maka kita harus pilih sheets 2 dalam dialog ini.Setelah di Klik OK maka dialog akan menutup. Kita biarkan saja.

5. Okeh sampai tahap ini Data Source telah berhasil kita impor ke lembar Laporan hasil Try Out. Langkah selanjutnya adalah memasukan tiap Field/ item ke dalam lembar laporan. Masukan sesuai dengan criteria. Misal Nama di text nama, nilai di kolom nilai. Ikuti langkah2 berikut untuk memasukan Field nya.*) Klik menu Mailings*) Tempatkan Kursor di tab Nama*) Agar spasinya sama dibuat aja 3 spasi didepan titik dua ( : )*) Klik Insert Merge Field (klik panah kecil di bawah)*) Klik Nama karena kita akan memasukan Source Nama

*) Tempatkan kursor di Depan Tempat tanggal lahir*) Klik Insert Merge Field pilih Tempat tanggal lahir.*) Begitu juga seterusnya sampai semua Field masuk ke lembar laporan termasuk nilai dalam table juga disesuaikan dengan nilai dalam Sourc Field.*) Jika sudah terisi semua maka tampilahnya menjadi sepeti ini :

Untuk melihat hasil yang sebenarnya *) Klik Preview Result di Menu Mailings Maka hasilnya seperti berikut :

6. Selesai sudah Mail Merge sudah jadi. Untuk melihat hasilnya klik saja anak panah kanan atau kiri maka data akan berubah dengan sendirinya sesuai denhan data siswa.7. Untuk Print Mail Merge, bisa dengan print manual biasa satu per satu.Atau menggunakan Fasilitas Print yang disediakan oleh Ms Excel di Mail Merge.Caranya :*) Klik Finis Mail Merge

Keterangan Menu :

Edit Individual Document = Untuk mengeluarkan masing masing record ke lembar baru. Pilih Opsi All jika hendak edit semua. Curen Record untuk mengeluarkan record yang sedang tampil. Dan From untuk mengeluarkan record dari no. berapa sampai nomor berapa tingggal tulis saja di kolom yang disediakan. Print Document = Untuk mencetak / Print Record.

All Untuk mencetak semua record dokumen yang ada. Current record untuk mencetak dokumen yang sedang tampil saja. From untuk cetak dari record berapa dan To sampai record berapaSampai disini Selesailah pembahasan tentang Mail Merge. Semoga bermanfaat.

Alexander Agung Setiawan | Belajar Membuat Mail Merge1