MAIL MERGE

Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen berangkai (dokumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang dengan format, isi dan maksud yang sama).

Pengertian

Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:1.Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);2.Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);3.Menggabungkan Main Document dengan Data Source4.Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document5.Menampilkan data pada Main Document

Tahapan Membuat Mail Merge

Tahap 1

A. Buat dokumen baru, dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Klik tombol Office Button.2. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. 3. Klik tombol Blank document pada kotak

dialog yang ditampilkan. 4. Klik tombol Create. Sebuah dokumen kosong

akan ditampilkan.5. Ketik dokumen surat yang akan dibuat mail

merge.

Tahap 1

B. Simpan dokumen surat, dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Klik tombol Office Button.2. Klik tombol Save As pada daftar yang

ditampilkan. 3. Ketik Surat Undangan sebagai nama dokumen

surat mail merge di kotak isian File Name. 4. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian

Folders.5. Klik tombol Save.

Tahap 1

C. Buat dokumen Surat Undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.

1. Klik tab Maillings pada Ribbon.2. Klik tombol Start Mail Merge pada Group

Start Mail Merge.3. Klik tombol Letter pada daftar yang

ditampilkan

Tahap 2

A. Buat dokumen baru, dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Klik tombol Microsoft Office Button.2. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. 3. Klik tombol Blank document pada kotak dialog

yang ditampilkan. 4. Klik tombol Create. Sebuah dikumen kosong

akan ditampilkan.

Tahap 2

B. Buat tabel dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut.

1.Klik tab Insert pada Ribbon.2.Klik tombol Tabel pada Group Table.3.Klik tombol Insert Table pada daftar

yang ditampilkan. Melalui langkah ini kotak dialog Insert Table ditampilkan.

Tahap 2

3. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns. 4. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows. 5. Tekan OK6. Ketik data ke dalam tabel.7. Simpan ke dalam folder yang ditentukan

Tahap 3Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan), dengan menggunakan langkah-langkah berikut.1.Klik tab View pada Ribbon.2.Klik tombol Switch Windows pada Group Windows. 3.Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.

Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai) melalui langkah-langkah berikut.1.Klik tab Maillings pada Ribbon.2.Klik tombol Select Recipients pada Group Start Mail Merge. 3.Klik tombol Use Existing List pada daftar yang ditampilkan.4.Tentukan Folder tempat penyimpanan file Data Pegawai.5.Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan. Misalnya Data Pegawai. 6.Klik tombol Open.

Tahap 3

Gunakan langkah-langkah berikut untuk menyisipkan data source (Data Pegawai) ke dalam main document surat mail merge (Surat Undangan).1.Klik pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth. pada alamat surat.2.Klik tab Mailings pada Ribbon.3.Klik tombol Insert Merge Field pada Group Write & Insert Fields. 4.Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge, sebagai berikut

Tahap 4

Gunakan langkah-langkah berikut untuk menampilkan data pada main document surat mail merge.1.Klik tab Mailings pada Ribbon.2.Klik tombol Preview Results pada Group Preview Results.

Tahap 5