Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

25

Transcript of Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

Page 1: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge
Page 2: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

Anggota : Diyah Agustina P. () Febrina Hafida B. () Rizka Nur A. (19) Umi Rahmawati (25)

Page 3: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

Mail Merge Mail merge adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat surat ataupun undangan yang berjumlah besar. Dengan fasilitas ini hanya perlu membuat satu dokumen induk dan database sehingga bisa mencetaknya berulang kali sebanyak database yang dimasukkan.

Page 4: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: 1. Dokumen Master (Master Surat), dokumen yang

isinya sama untuk semua penerima. 2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus

untuk masing-masing penerima, yang akan diubah-ubah isinya.

Page 5: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

Dalam data dikenal 2 istilah:

1. Field, yaitu bagian data yang isinya sama.2. Record, yaitu kumpulan dari field.

Page 6: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

Cara membuat mail merge :

1. Buat dokumen master pada microsoft word 2007 seperti yang anda butuhkan, misalnya surat undangan, sertifikat, lamaran kerja, dll.

Page 7: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

2. Perhatikan bagian-bagiannya yang akan dibuat mail merge

Page 8: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

3. Pilih Submenu Mailings, Start Mail Merge lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard

1

3

2

Page 9: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

4. Di bagian kanan Ms. Word akan muncul kotak , pada Select document type pilih Letters lalu klik Next : Staring document

1

2

Page 10: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

5. Selanjutnya, pada Select starting document pilih use the current document lalu pilih Next : Select recipient.

1

2

Page 11: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

6. Setelah itu, perhatikan Select recipient. Pilihlah type a new list dan klik Create. 1

2

Page 12: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

7. Maka muncul akan muncul kotak dialog New Address List. Selanjutnya pilihlah Customize Coloumns...

Page 13: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

8. Munculah Coztumize Address List Box seperti gambar disamping. Hapuslah semua list yang tidak anda perlukan untuk membuat data source mail merge.

Page 14: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

9. Setelah menghapus semua yang tidak diperlukan, ketik add dan tambahkan field yang anda perlukan untuk membuat mail merge.

Page 15: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

10. Setelah anda selesai menambahkan field, klik ok.

NameCountryOfficeAddress

Page 16: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

11. Isilah kotak dialoag new address list dengan data yang anda perlukan. Setelah selesai klik ok.

Page 17: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data sources yang telah dibuat.

Page 18: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

13. Setelah itu akan muncul menu Mail Merge Recipients. Jika Anda sudah yakin dengan data yang dimasukan pilihlah OK.

Page 19: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

14. Namun, jika Anda menemukan ada data yang salah saat proses pemasukan, maka klik nama file yang ada di kolom Data Source. Selanjutnya, pilih menu Edit.

Page 20: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

15. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results.

Untuk Halaman Selanjutnya

Page 21: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

Untuk berjaga-jaga apakah ada kesalahan atau kekurangan pada master surat, sebaiknya master surat dicek seteliti mungkin.

Master surat sebaiknya disimpan, bila memungkinkan dapat digunakan lagi lain waktu

NB

Page 22: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

16. Bila anda sudah yakin dengan hasil anda. Klik kembali preview result, klik finish and merge dan pilih print document..

Page 23: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

17. Sedangkan jika anda ingin melihat hasilnya satu persatu, pilih edit individual document. Barulah setelah anda yakin anda bisa mencetak dokumen tersebut secara keseluruhan.

Page 24: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

18. Jika sudah yakin dengan hasil kerja tersebut, dokumen sudah siap dicetak.

Page 25: Langkah - Langkah Membuat Mail Merge

?