Surat Massal (Mail Merge) Word 2007

Oleh: Nur Hidayat [email protected]

www.matapelajaran.com

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

Surat Massal (Mail Merge ) Oleh: Nur Hidayat [email protected]

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu

hal yang sifatnya massal, misalnya:

Surat Undangan

Surat Pemberitahuan

Surat Promosi Produk

Dll

Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam

dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan

tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika

diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan

dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan Master Surat Undangan

Tora Sudiro

Jakarta

Ahmad Dhani Ambon

Baim Wong Jayapura

Megi Z Medan

Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth ………….. ………….. Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :




Berikut ini konsepnya

File Data penerima undangan File Master surat undangan

Langkah selanjutnya, kita akan menggabungkan kedua file tersebut, menjadi file hasil

pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data

penerima undangan.

Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah

data penerima undangan.


Nama Alamat

Tora Sudiro Jakarta

Ahmad Dhani Ambon

Baim Wong Jayapura

Megi Z Medan

Nama Alamat

Tora Sudiro Jakarta

Ahmad Dhani Ambon

Baim Wong Jayapura

Megi Z Medan


Penggabungan

(MERGE)

Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

File Data penerima undangan

File Master surat undangan

File Hasil Penggabungan




Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal, berikut

ini cara membuatnya pada Word 2007. Cara ini bukan satu-satunya, namun cara inilah yang paling

penulis sukai.

A. Membuat file master surat undangan

1. Anda jalankan aplikasi Word 2007 , kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office

Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini:

2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan

tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:

3. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, agar latihan ini sama dengan penulis

anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini:




Setelah selesai menuliskannya, pada lembar kerja Word 2007 anda, seharusnya akan tampak

seperti berikut ini:

LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA

Jl. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura

Kepada

Yth Bp/Ibu/Sdr

Di

Dengan Hormat,

Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada:

Hari, Tanggal : Selasa, 12 Desember 2005

Tempat : Hotel Patra jasa Semarang

Keperluan : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia.

Demikian Surat undangan ini, kami Buat dengan sebenar-benarnya.

Jayapura, 22 Agustus 2009

Hormat kami,

Nur Hidayat




4. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil dialog box

Save As. Seperti berikut ini:

5. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan

dengan ilustrasi diatas. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini

proses membuat master surat undangan selesai.




B. Membuat file Data Penerima Undangan

Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan. Yaitu sebuah file daftar data yang

berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Anda buka Word 2007 , kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office Button (

) -> New ilustrasinya berikut ini:

2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan

tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:

3. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, kita akan menuliskan daftar data

penerima undangan dalam bentuk tabel. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan

saja data berikut ini, seperti ilustrasi berikut ini:




Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007, seharusnya akan tampak seperti

ilustrasi berikut ini:

Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas, jangan diberi judul tabel atau apapun.

Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya. Ilustrasi

dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.

Nama Kota

Tora Sudiro Jakarta

Ahmad Dhani Ambon

Baim Wong Jayapura

Megi Z Medan




4. Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil

dialog box Save As. Seperti berikut ini:

5. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan

dengan ilustrasi diatas. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini

proses membuat file Data penerima undangan selesai.

Sebaiknya:

Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima

undangan sebaiknya dalam folder yang sama




C. Proses menggabungkan (Merge).

Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses

sebelumnya:

1. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka,

caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( )

->lalu klik ilustrasinya berikut ini:

2. Kemudian anda buka file Master surat undangan. Ada dua kemungkinan:

a. File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar

kerja Master surat undangan di taskbar. Berikut ini ilustrasinya:

Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut.

b. File master surat undangan sudah tertutup, dan kita harus mencarinya di folder

My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder

tersebut. Berikut ini langkahnya:




i. Anda jalankan aplikasi Word 2007, kemudian buka lembar kerja baru. Caranya

klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini:

ii. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in :

berisi My Documents pilih file Master surat undangan.

Selanjutnya klik tombol Open.




Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan, seperti


3. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas, anda klik Ribbon Mailings,

selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini:




4. Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients sehingga tampil seperti


5. Lalu pilih Use Existing List …, ini digunakan untuk mencari file Data penerima

undangan. Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut

ini:

Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima

undangan. Selanjutnya klik tombol Open.




6. Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings, ada beberapa toolbar yang semula

tidak aktif menjadi aktif. Perhatikan ilustrasi berikut ini:

7. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk

seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini:




8. Lalu pada Ribbon Mailings, Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya

akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima

undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota. Seperti ilustrasi berikut ini:

9. Lalu Klik field Nama. Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat

undangan akan seperti berikut ini:




10. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk

seperti ini “|” ) dibelakang kata Di. Klik toolbar Insert Merge Field

selanjutnya Klik field Kota. perhatikan ilustrasi berikut ini:

Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini:




11. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai, untuk

membuktikannya pada Ribbon Mailings, Klik toolbar . perhatikan ilustrasi

berikut ini:

12. Untuk menuju data selanjutnya gunakan, Ribbon Mailings klik tanda panah pada

toolbar . toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut:

Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada

toolbar tersebut.




D. Mencetak Surat-surat undangan

Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan, gunakan Ribbon

Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini:

Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga, yaitu:

a. Edit Individual Documents…

Ialah hasil pencetakan menjadi file baru, yang berisi halaman-halaman surat

undangan. Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box

Merge to New Document berikut ini:

Keterangan:

All

Mencetak seluruh data

Current record

Mencetak data yang sedang aktif saja.

From ..To

Mencetak data nomor tertentu. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3.




Kemudian anda klik Ok . otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007

yang berisi undangan yang sudah jadi. Tampilannya penulis kecilkan. Perhatikan


Pada ilustrasi diatas, terdapat 4 halaman surat undangan. Dan nama filenya otomatis

letters1.

b. Print Document…

Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.

Langkahnya sama persis pada langkah a, bedanya hasilnya langsung dicetak ke

Printer.

c. Send E-mail Messages…

Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email

seseorang, jika anda terhubung keinternet tentunya. Setelah anda pilih Send E-mail

Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini:

Surat Massal (Mail Merge) Word 2007

Documents

Transcript of Surat Massal (Mail Merge) Word 2007