Import Word Document, Mail Merge di Publisher 2003

Import Word Document

Untuk membuat sebuah publikasi di Publisher 2003 kita dapat langsung menuliskannya,

namun apabila kita menginginkan sebuah naskah digunakan dalam desain, kita juga

dengan mudah dapat menggunakannya, caranya adalah dengan cara mengimportnya.

Naskah atau text yang dapat diimport hanya boleh ber-extensi *.doc atau *.rtf. Pengertian

import di Ms. Publisher adalah mengcopy document di word untuk dapat digunakan di

publisher. Dengan kata lain naskah sudah terlebih dahulu diketik di Word.

Langkah-langkah import document dari Word

1. klik menu File kemudian klik Import Word Document. Pilih File klik New

terlebih dahulu agar kita dapat menggunakan halaman aktif.

2. tampil kotak dialog sebagai berikut. Pilih direktori naskah yang ingin diimport

kemudian klik OK.

3. Setelah klik Ok, naskah yang diimport dari Ms.Word akan tampil seperti dibawah

ini.

4. Lakukan costumisasi naskah anda agar lebih enak untuk dipandang dan dibaca

isinya dengan cara klik pada task pane publication design dan pilih salah satu dari

aneka template yang disediakan. Didalam modul ini template dengan nama Studio

yang digunakan.

5. Tips : Apabila ingin mengedit teks, namun tulisan yang anda edit tidak dapat

menjadi huruf kecil atau sebaliknya, maka gunakanlah custom text dengan cara

blok atau hover text yang ingin dirubah, klik kanan change text kemudian pilih

text dan hilangkan checkbox All Caps pada kotak dialog font.

6. Selanjutnya costumisasi naskah anda agar kelihatan baik, rapi dan bagus untuk

dibaca, didalam modul ini, costumisasi naskah berbentuk seperti dibawah ini.

Note : Jangan lupa apabila anda meng-custom theme dengan memberikan warna tertentu

pada sebuah objek, lakukan ungroup untuk mengcostom sesuai dengan keinginan anda

dengan warna-warna yang lebih baik menurut anda.

Mail and Catalog Merge di Publisher 2003

Mail merge bisa juga disebut dengan surat masal yaitu sebuah utilitas atau alat yang

dimiliki dalam hal ini Ms.Publisher, untuk mengelola dokumen dalam jumlah yang

banyak dengan satu jenis format tertentu namun dalam format tersebut memiliki record

yang berbeda satu dengan yang lainnya dan digunakan untuk tugas-tugas tertentu yang

bersifat korporat. Untuk dapat menggunakan mail and catolog merge adalah sebagai

berikut ini :

7. klik Tools pilik Mail and Catalog Merge pilih Mail and Catalog Merge Wizard

seperti gambar berikut ini. Contoh kasus dalam modul ini merupakan lanjutan

dengan topik diatas.

8. Setelah klik, perhatikan task pane disebelah kiri area desain publikasi anda yang

tampak seperti gambar berikut ini.

9. Terdapat 5 langkah utama yang harus dilakukan untuk membuat mail merge, klik

Next : Select data source untuk melanjutkan.

10. Anda akan diperhadapkan dengan 3 opsi pemilihan sumber data yaitu :

Use an existing list : menggunakan data source berupa record-record

tertentu yang telah dibuat sebelummya.

Select from Outlook Contacts : menggunakan data source berupa record-

record yang telah ada di Ms. Outlook Express.

Type a New List : menggunakan data source dengan cara membuatnya

sendiri sesuai dengan kebutuhan. Gunakan saja tipe ini.

11. Setelah memilih Type a New List kemudian pilih Create.

12. Custumi record-record yang ada sesuai dengan kebutuhan kita, caranya dengan

klik Costumize, dan tulis record baru (rename) sesuai dengan kebutuhan kita,

misalkan Nama, Alamat, Nama Barang, Jumlah Terjual, Harga,Total dan

Komisi sesuai dengan contoh yang akan kita buat. Dan hasilnya akan tampil

seperti berikut ini.

13. Isilah record-record tersebut sesuai dengan data yang telah dibuat, setelah selesai

satu perikop, untuk menambahkannya klik New Entry dan untuk menghapuskan

klik Delete Entry, sedangkan apabila ingin melakukan sorting atau pemilihan data

klik Filter and Sorting kemudian isi parameternya. Tombol First dan Previous

digunakan untuk melihat data yang telah diinputkan seperti pada gambar dibawah

ini.

14. Record-record yang tertulis pada kotak dialog New Address List akan tersimpan

sebagai database dengan extensi *.mdb, namailah database anda tersebut. Dalam

modul ini database diberi nama publisher surat pengantar.mdb.

15. Selanjutnya anda akan diperhadapkan dengan kotak dialog Mail Merge Recipient,

disini anda dapat pula melakukan sorting terhadap data anda. Pilihlah yang

menurut anda berguna. Kemudian klik OK.

16. Kembali seperti langkah awal dari mail and catalog merge pilih Insert Field

17. Tampilan document anda akan seperti dibawah ini.

18. Hasil mail merge anda sudah dapat dilihat dengan cara Priview your publication

pada task pane Mail and Catalog Merge disebelah kiri area desain anda. Jika anda

memilih Exclude this recipient brarti anda menhapus data dari format document.

19. Tahap terakhir atau tahap ke 5 anda akan diperhadapkan dengan kotak dialog

seperti pada gambar. Ada 3 pilihan utama yaitu print, create new publication dan

add to exiting publication. Dalam modul ini dipilih Print pilih OK dan Lihat

hasilnya.