Nama : FauziahIne SRisadella R.INina Solihat

Vina Wina

Kelas : XI- Ips 4

Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga bisa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

Apa itu mail marge ??

MEMBUAT MAIL MERGE  

 Untuk membuat surat undangan dengan beberapa penerima yang berbeda kita tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undangan, word telah memudahkan hal tersebut dengan fasilitas mail merge. kita hanya perlu membuat dokumen sekali yang kemudian kita gunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.

Pengertian Mail Merge

Dalam kehidupan sehari-hari kita sering membuat surat yang sama untuk tujuan berbeda. Contohnya, surat undangan, surat panggilan erja, dan laporan. Semua mempunyai format surat yang sama tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda.

dengan menggumakan MS. Word, pembuatan surat ini dapat dilakuan dengan cepat dan hasilnya sangat baik. Hal ini karena MS. Word, memiliki fasilitas mail merge (surat massal) dan merupakan salah satu kendala dari MS. Word. Untuk membuat mail merge di butuhkan dua buah data, yaitu master surat data.

Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu

mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge.

 Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge

Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.

Gambar 2 : Memilih type document

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current documentklik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

 Gambar 3 : Memilih menu use the current documen

Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

Gambar 4 : Membuat list penerima baru

Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns

Gambar 5 : Customisasi kolom field

Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita

akan gunakan field tersebut.

 Gambar 6 : List kolom field

Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian

ketik nama field lalu tekan tombol OK. 

Gambar 7 : Menambahkan field baru

Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

Gambar 8 : Mengisi data pada field

  Gambar 9 : Menyimpan data

pada field

Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik

tombol OK.

Gambar 10 : List penerima undangan

Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang

dibuat sebelumnya.

 Gambar 10 : Memilih menu use an existing list

Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan

tombol insert.

Gambar 11 : Memasukkan merge field ke dalam document

Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun

dengan field data.

Gambar 12 : Susunan field yang di masukkan ke document

 Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.

 Gambar 13 : Tampilan  field yang berubah ke document

Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita

inginkan.

Gambar 14 : Undangan siap cetak